| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1.0

PASO

Preparar el informe final de revisión del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Guía de Gestión Basada en Resultados (RBM) sobre el cierre de proyectos

Notas explicativas

Modelo del informe final de revisión del proyecto próximamente.

El informe debe generarse directamente desde el sistema de planificación corporativa.

Considerar usar la Guía RBM para mejorar el cierre de proyectos.

2.0

PASO

Si es necesario, encomendar una evaluación final del proyecto, preparar una respuesta de la gestión y compartir las los hallazgos y las recomendaciones para el aprendizaje

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) para la supervisión de proyectos FMAM (en inglés)

Notas explicativas

Modelos para este paso:

Términos de referencia para evaluaciones descentralizadas (Véase la Guía de evaluación)
Formato del informe de evaluación (Véase la Guía de evaluación)

Es necesario evaluar los proyectos si están incluidos en el plan de evaluación del programa, o si los asociados así lo requieren (Véase la Guía de evaluación). El gerente del programa puede solicitar al gerente del proyecto que respalde la puesta en marcha, la gestión y el uso de la evaluación, incluida la preparación de una respuesta de gestión y la ejecución de las acciones comprometidas.

Las evaluaciones intermedias/de mitad de período y finales de los proyectos financiados por fondos verticales ambientales deben cumplir tanto con los requisitos del PNUD como con los del fondo correspondiente.

Con respecto a los proyectos financiados por el FMAM, véase la orientación sobre cómo llevar a cabo una evaluación final y la orientación sobre cómo llevar a cabo una evaluación de mitad de período. Se puede acceder a estos documentos en el sitio web de la Oficina de Evaluación Independiente del PNUD en español, francés e inglés (haga clic en la pestaña Evaluación de proyectos del FMAM).

La matriz RACI (en inglés) define los roles y las responsabilidades en esta etapa de los proyectos financiados por el FMAM.

Se requieren respuestas de gestión para todas las evaluaciones. El avance realizado en las acciones comprometidas podrá rastrearse en el Centro de recursos de evaluaciones del PNUD

3.0

PASO

Llevar a cabo una revisión final del proyecto, que incluye el informe final, el avalúo de garantía de calidad del cierre del proyecto y el presupuesto de cierre del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Estado del proyecto (Adjudicaciones > Proyecto > Estado del proyecto) se cambia de En curso (O) a (C) = Operacionalmente cerrado

Garantía de Calidad de Proyecto - Cierre (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

La junta del proyecto garantiza que todos los entregables del proyecto han sido producidos de manera satisfactoria y respalda el informe final de revisión del proyecto, incluidas las lecciones aprendidas.

El avalúo de garantía de calidad del proyecto (etapa de cierre) se prepara y revisa durante la revisión final del proyecto. Las lecciones se capturan durante este proceso. Véanse Estándares de calidad para la programación.

Guía del usuario - garantía de calidad al cierre de proyectos (Quantum+) (en inglés).

4.0

PASO

Transferir o enajenar activos y archivos del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Formulario de transferencia de propiedad (en inglés)

Formulario de transferencia de activos (sede) (en inglés)

Formulario de transferencia de activos (oficina en el país) (en inglés)

Formulario de enajenación de activos (por debajo de USD 5000) (sede) (en inglés)

Formulario de enajenación de activos (a partir de USD 5000) (sede) (en inglés)

Formulario de enajenación de activos (por debajo de USD 5000) (oficina en el país) (en inglés)

Formulario de enajenación de activos (a partir de USD 5000) (oficina en el país) (en inglés)

Notas explicativas

Los activos y los documentos del proyecto deben transferirse a los beneficiarios o representantes nacionales. Los activos sin valor se descartan. Véase Transferencia o enajenación de activos.

4.1 ALT

PASO

Transferir activos del proyecto a otro proyecto del PNUD por donación.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Nota sobre los pasos necesarios para realizar donaciones (en inglés)

Notas explicativas

Orientación sobre donaciones de terceros (en inglés).

5.0

PASO

Preparar y presentar el informe financiero final al PNUD

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Informe sobre la ejecución de un proyecto; solo para implementación o ejecución de un organismo de la ONU

Formulario FACE

Notas explicativas

En virtud del HACT, las instituciones nacionales y las organizaciones no gubernamentales que funcionan como asociados en la ejecución preparan el formulario FACE final. Para obtener los procedimientos detallados, véase Transferencias directas de efectivo y reembolsos.

Los organismos de la ONU que llevan a cabo actividades conforme a la implementación nacional informan los gastos mediante un informe sobre la ejecución de un proyecto

6.0

PASO

Completar las actividades de cierre del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Quantum > Projects > Project Results and Project Closure Workbench

Notas explicativas

En esta etapa se debe realizar una verificación de los resultados financieros (fondos en efectivo y fondos de asignación) para garantizar que sean coherentes con las fuentes de financiamiento del proyecto. Esto detectará problemas, como errores de codificación de fondos, donantes, etc., que necesitan corrección. El proyecto debe cerrarse con saldo cero en el balance y el balance de fondo cero.

6.1

PASO

Requisitos especiales de los donantes para los reembolsos

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Cualquier recurso financiero restante después de conciliar el proyecto debe reembolsarse al donante o transferirse a recursos generales de acuerdo con las políticas y los procedimientos pertinentes. Cualquier reembolso pendiente a los donantes debe trasladarse a la cuenta 21030 para evitar demoras en el cierre del proyecto.

Algunos donantes, como Bélgica, los Países Bajos y los Estados Unidos (Organismo de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, Departamento de Estado de los Estados Unidos a través de una carta de crédito), la Comisión Europea, la Oficina del Fondo Fiduciario de Asociados Múltiples y los fondos fiduciarios, siguen los procedimientos del donante especial descritos en la política de Reembolsos a donantes. Para algunos donantes, como los Países Bajos, los proyectos no deben reabrirse una vez que se cerraron financieramente. Para otros donantes, el PNUD emite reembolsos como el último paso antes de designar un proyecto como financieramente cerrado en Quantum.

6.2

PASO

Gestionar excepciones (es decir, avances pendientes en la implementación nacional, firmar un informe de gastos trimestrales, etc.)

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Cuando se aplican excepciones en la lista de verificación de finalización del proyecto, la unidad de negocio debe ejercer la diligencia debida mediante la exploración de posibles soluciones en consulta con el asociado en la ejecución, el Buró Regional y el Buró de Servicios de Gestión/Oficina de Gestión de Recursos Financieros. Estas excepciones deben manejarse caso por caso con la aprobación, por parte de las respectivas divisiones de la sede, de los asuntos fuera de las políticas y los procedimientos corporativos. Las medidas que se tomen deben estar documentadas. Las oficinas no deben transferir los saldos no utilizados a la cuenta 21030 para reembolsos pendientes a los donantes antes de que se sigan los pasos correspondientes y la diligencia debida al adoptar los procedimientos alternativos y antes de confirmar los detalles de la cuenta bancaria con el donante. Se puede encontrar más información sobre la gestión de excepciones en las Directrices de cierre del proyecto (en inglés) (véase la sección 8.0).

7.0

PASO

Revisar y firmar el Informe de Ejecución Combinado Final

PARTE RESPONSABLE

Gestor del programa/Representante Residente,Oficial del programa

Plantilla/Directriz

Informe de Ejecución Combinado

Notas explicativas

En virtud del HACT, todas las transacciones financieras (FACE) se registran en Quantum para generar el informe de gastos trimestrales final.
El PNUD prepara el informe y lo presenta a la junta del proyecto para su revisión virtual. Luego lo firman el PNUD y el asociado en la ejecución para confirmar las cuentas financieras y los gastos finales del proyecto.

8.0

PASO

Cerrar el proyecto

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Un proyecto está cerrado cuando se han informado y certificado todas las transacciones financieras, y se han cerrado todas las cuentas de proyecto. El gerente del programa/RR es responsable de garantizar que el proyecto se cierre de acuerdo con el plan de cierre aprobado presentado a la junta del proyecto. Esto debe hacerse a más tardar dentro de los 12 meses posteriores al cierre de la operación.

Acciones a realizar en Quantum disponibles próximamente.

9.0

PASO

Supervisar el cierre del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Oficina Regional (Aprobador de GC del programa)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Buró Regional es la responsable de supervisar el cierre financiero del proyecto para garantizar que se complete a más tardar dentro de los 12 meses posteriores al cierre de la operación.

1.0	PASO Contribuir a la hoja de ruta para un ACP y un Marco de Cooperación inclusivos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas UNSDG \| Anexos consolidados de las directrices sobre el marco de cooperación En entornos de transición, el equipo de la ONU en el país debe consultar con el equipo de tareas para misiones integradas o el equipo de tareas integrado para garantizar la coordinación. No se requiere una hoja de ruta para programas regionales y mundiales. Involucrar al equipo de Directores Regionales y los grupos de apoyo entre pares cuanto antes y tan frecuentemente como sea posible.
1.1	PASO Una vez que se tiene la versión final, enviar la hoja de ruta a todos los asociados nacionales y al equipo de Directores Regionales, el grupo de apoyo entre pares, las sedes de todos los organismos de la ONU y la Oficina de Coordinación de Operaciones para el Desarrollo.	PARTE RESPONSABLE Coordinador residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Esto permite a la sede posicionarse para proporcionar el apoyo según proceda.
2.0	PASO Preparar un análisis de calidad para el programa y contribuir al ACP según convenga.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Orientación sobre el ACP del GNUDS El análisis debe proporcionar aportes a la teoría del cambio y definir las prioridades de programación de la ONU, incluida la ventaja comparativa del PNUD en el contexto de programación y de financiación más amplio.
2.1	PASO Reenviar el análisis integrado del equipo de la ONU en el país al mecanismo del grupo de apoyo entre pares para respaldo y garantía de calidad.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas UNSDG \| Anexos consolidados de las directrices sobre el marco de cooperación
3.0	PASO Completar la macro evaluación a nivel de país del HACT	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Directrices sobre el HACT del GNUDS Debatir acuerdos para auditar los gastos del Gobierno con la autoridad de coordinación de desarrollo del Gobierno de acuerdo con el marco del HACT.
4.0	PASO Desarrollar aportes para la teoría del cambio del Marco de Cooperación.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Orientación del Marco de Cooperación sobre la teoría del cambio El Gobierno debe liderar un ejercicio de priorización estratégica que involucre a entidades del sistema de la ONU y partes interesadas para vincular las ventajas comparativas del sistema de la ONU con las prioridades de desarrollo nacional. Los aportes del PNUD a la teoría del cambio se deben desarrollar de manera participativa y con una base empírica, al identificar áreas donde la organización tenga una ventaja comparativa y la posibilidad de movilizar fondos, con base empírica en las evaluaciones y las lecciones aprendidas.
5.0	PASO Contribuir al Marco de Cooperación, adjuntar el anexo legal al Marco de Cooperación firmado .	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Marco de Cooperación Anexo Legal del Marco de Cooperación	Notas explicativas Guía sobre el Marco de Cooperación Luego del ejercicio de priorización estratégica, acordar sobre un conjunto de efectos para respaldar las prioridades de desarrollo nacional. Preparar una matriz de resultados SMART con base en el análisis del país. Si el Marco de Cooperación reemplazará al DPP, se debe adjuntar una matriz de resultados del programa de país específica para el PNUD. Los programas del país se evaluarán respecto a las normas de calidad del PNUD. *IMPORTANTE: Para que se aprueben documentos del proyecto individuales sin la firma de la autoridad de coordinación de desarrollo del Gobierno, el anexo legal del Marco de Cooperación debe especificar que todas las formas de asistencia provistas por el PNUD al Marco de Cooperación estarán cubiertas por los acuerdos básicos modelo de asistencia aplicables (SBAA o acuerdos previos más el anexo legal complementario). La Oficina Jurídica debe aprobar el texto para confirmar que cumple con los requisitos para considerar el Marco de Cooperación en lugar de un documento del proyecto firmado.
5.0 ALT 1	PASO Si no se adjunta el anexo legal a un MANUD firmado o si no hay un MANUD firmado con un Gobierno, preparar y firmar un plan de acción para el programa de país con el Gobierno.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Plan de acción para el programa de país	Notas explicativas
5.0 ALT 2	PASO Si no hay un Gobierno reconocido capaz de firmar el programa de país, buscar aprobación del Administrador Asociado a través del Buró de Políticas y de Apoyo de Programas/Grupo sobre el Impacto del Desarrollo para la ejecución directa del programa con base en el documento del programa de país.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Modelo de aprobación de ejecución directa	Notas explicativas Esto establece la ausencia de un Gobierno nacional reconocido que pueda aceptar la apropiación nacional del programa; el PNUD asume el riesgo de los programas ejecutados directamente (DEX).
6.0	PASO Desarrollar un documento del programa de país que cumpla con las normas de calidad.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Modelo de documento del programa de país	Notas explicativas El DPP puede especificar hasta cuatro efectos del Marco de Cooperación a los que contribuye el PNUD. Debe incluir productos indicativos coherentes con la teoría del cambio, y posibles recursos financieros del PNUD y los asociados.
6.0 ALT 1	PASO Desarrollar el documento del programa regional.	PARTE RESPONSABLE Director del Programa/ Representante Residente	Plantilla/Directriz Modelo de documento del programa regional	Notas explicativas
6.1	PASO Preparar un plan de evaluación presupuestada con suficiente cobertura del programa, coherente con el plan de evaluación del Marco de Cooperación, si fuera pertinente.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Plan de evaluación Modelo de plan de evaluación Lista de comprobación de la evaluabilidad	Notas explicativas Guías de Evaluación del PNUD
6.2	PASO Garantizar que el presupuesto del programa sea realista y refleje un uso eficiente de los recursos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Meta de movilización de recursos (RMT)	Notas explicativas Orientación sobre el GNUDS
6.3	PASO Asegurar la incorporación del PCAP en el diseño del programa.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz PCAP	Notas explicativas Los modelos en Herramientas para RM y Herramientas para comunicaciones contienen una guía con los elementos necesarios y un formato sugerido para la estrategia y plan de acción para asociaciones y comunicaciones (PCAP).
7.0	PASO En entornos de seguridad de riesgo alto, contribuir a la evaluación de la criticidad del programa de toda la ONU para determinar los niveles de riesgos de seguridad aceptables para el personal de la ONU en la frecuencia necesaria.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Criticidad del programa	Notas explicativas En una crisis prolongada con riesgo de seguridad elevado, se requiere una evaluación de la criticidad del programa de la ONU para determinar los niveles de riesgo aceptables para diferentes productos y para determinar dónde se requerirían medidas de gestión de riesgos de seguridad adicionales o modalidades de entrega alternativas. Se puede encontrar la orientación interna del PNUD sobre la criticidad de los programas aquí.
8.0	PASO Participar en grupos de resultados conjuntos y planes de trabajo conjuntos asociados, si corresponde.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Planes de trabajo de grupos de resultados conjuntos	Notas explicativas Orientación del GNUDS sobre programas conjuntos

1.0

PASO

Realizar un Diagnóstico social y ambiental para identificar posibles riesgos sociales y ambientales, incluidos riesgos de disputa.

PARTE RESPONSABLE

Promotor del proyecto y/o promotor de la cartera

Plantilla/Directriz

Registro de los riesgos de cartera y del proyecto

Nota orientativa Estándares Sociales y Ambientales (SES) del PNUD

Procedimiento de diagnóstico social y ambiental en Quantum+

Guía del usuario del procedimiento de evaluación social y ambiental en línea del PNUD

Notas explicativas

Guía SESP (Quantum+)

Orientación para el Procedimiento de diagnóstico social y ambiental (SESP)
Orientación para el Mecanismo de respuesta de la parte interesada (SRM)

Herramientas para las SES

Identificar y planificar medidas de gestión para abordar riesgos significativos, incluidos riesgos de disputas, y para construir o respaldar las capacidades de gestión de riesgos nacionales e integrarlas en el Documento del Proyecto.

Incluir resultados del SESP como Anexo al Documento del Proyecto.

Ingresar los riesgos identificados, incluidos riesgos de disputas, y las medidas de gestión en el Registro de riesgos del proyecto.

2.0

PASO

Implementar las medidas y las vías de gestión identificadas en el Registro de riesgos del proyecto.

Si se reciben reclamaciones mediante el Mecanismo de Respuesta de la Parte Interesada (SRM por sus siglas en inglés), gestionar y resolver las solicitudes de acuerdo con el proceso definido en la Orientación para el SRM.

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Registro de los riesgos de cartera y del proyecto

Notas explicativas

Orientación para el Mecanismo de respuesta de la parte interesada (SRM)

Herramientas para las SES

Evaluar el cumplimiento continuo de los Estándares sociales y ambientales como parte de la garantía de calidad y la presentación de informes de riesgo continuos.

Actualizar el SESP y la categorización de riesgos si hay una revisión sustantiva del proyecto o si el contexto ha cambiado de forma tal que altere el perfil de riesgo del proyecto.

3.0

PASO

Revisar la experiencia de prevención y gestión de riesgos sociales y ambientales; registrar las lecciones aprendidas y las oportunidades de mejora en el cierre/la evaluación del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Orientación para el Mecanismo de respuesta de la parte interesada (SRM)

Herramientas para las SES

1.0

PASO

Realizar un avalúo de garantía de calidad del cartera o proyecto en la etapa de diseño, que incluya la identificación de medidas de la gerencia para abordar cualquier área que requiera mejora

PARTE RESPONSABLE

Asesor de garantía de calidad

Plantilla/Directriz

Guía del usuario para Instrumento de calificación de avalúo de garantía de calidad de cartera/proyecto (Quantum+)

Instrumento de calificación de avalúo de garantía de calidad de cartera/proyecto (Quantum+)

Plan de evaluación

Lista de control de la garantía de calidad del plan de evaluación

Notas explicativas

Guía del usuario para Instrumento de calificación de avalúo de garantía de calidad de la cartera / proyecto (Quantum+)

El evaluador de GC es responsable de la garantía del proyecto, que es independiente del gestor de cartera o proyecto. Normalmente, un oficial de programa o de seguimiento y evaluación del PNUD desempeña la función de garantía del proyecto en nombre del PNUD. Para los proyectos financiados por el FMAM y el FVC, la garantía del proyecto se lleva a cabo según los requisitos de los fondos verticales, y estos servicios están cubiertos por los honorarios proporcionados por el fondo vertical.

El responsable del programa y/o el punto focal de M&E completan el plan de evaluación del Centro de Recursos de Evaluación tras la aprobación del documento de proyecto por el LPAC

1.1

PASO

Recomendar una decisión sobre si se deberían, o no, comprometer recursos en la cartera o proyecto y la forma de hacerlo

PARTE RESPONSABLE

Comité local de evaluación de proyectos, informado por el evaluador de GC o personal con autoridad delegada

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las decisiones incluyen lo siguiente:
• Aprobar
• Aprobar con modificaciones
• Desaprobar

1.2

PASO

Revisar el avalúo de garantía de calidad de cartera o proyecto , hacer las adaptaciones necesarias y aprobar

PARTE RESPONSABLE

Aprobador de control de calidad

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

2.0

PASO

Realizar un avalúo de garantía de calidad de cartera o proyecto en la etapa de ejecución cada dos años, que incluya la identificación de medidas de la gerencia para abordar cualquier área que requiera mejora

PARTE RESPONSABLE

Aprobador de control de calidad

Plantilla/Directriz

Guía del usuario del Instrumento de calificación de avalúo de garantía de calidad en la etapa de ejecución de cartera / proyecto (Quantum +)

Notas explicativas

Seleccione Unidad, Año, Portafolio o Proyecto, Nº de Proyecto y Nombre, y "Crear Nuevo Formulario de Implementación y Monitoreo"

2.1

PASO

Revisar el avalúo de garantía de calidad de la cartera o proyecto, hacer las adaptaciones necesarias y aprobar

PARTE RESPONSABLE

Aprobador de control de calidad

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Aprobador de garantía de calidad puede consultar con otros según proceda

2.2

PASO

Determinar una de las tres decisiones posibles para el proyecto y tomar las medidas correspondientes

PARTE RESPONSABLE

Director del programa

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las decisiones incluyen lo siguiente:
• Continuar
• Suspender
• Cancelar

3.0

PASO

Realizar un avalúo de garantía de calidad de cartera o proyecto en la etapa de cierre y agregar comentarios resumidos y lecciones aprendidas según sea necesario

PARTE RESPONSABLE

Asesor de garantía de calidad

Plantilla/Directriz

Garantía de calidad en la etapa de cierre de cartera / proyecto (Quantum +)

Notas explicativas

Guía del usuario para la Garantía de calidad en la etapa de cierre del cartera / proyecto (Quantum +)

3.1

PASO

Revisar el avalúo de garantía de calidad, hacer las adaptaciones necesarias y aprobar

PARTE RESPONSABLE

Aprobador de control de calidad

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Aprobador de garantía de calidad puede consultar con otros según proceda

1.0	PASO Realizar un avalúo de garantía de calidad del programa en la etapa de diseño, que incluya la identificación de medidas de la gerencia para abordar cualquier área que requiera mejora	PARTE RESPONSABLE BPPS, Equipo de Calidad de la Programación (Asesor de la Calidad del Programa)	Plantilla/Directriz Plantilla de evaluación de garantía de calidad (QA) del programa (en inglés) Plantilla de evaluación de la garantía de calidad (QA) del programa regional (en inglés) Plantilla del plan de evaluación (en inglés) Lista de control de la garantía de calidad del plan de evaluación (en inglés)	Notas explicativas
1.1	PASO Con base en una revisión de la calidad del programa, recomendar una decisión sobre si se debería enviar el programa a la Junta Ejecutiva para su aprobación	PARTE RESPONSABLE Director de Bx (Aprobador de la GC del Programa)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2.0	PASO Realizar un avalúo anual de garantía de calidad del programa en la etapa de ejecución mediante Informe de Análisis Orientado a Resultados (ROAR)	PARTE RESPONSABLE Gestor del programa Gestor del proyecto Responsable de seguimiento y evaluación	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La calidad del programa se evalúa a través de la descripción en el Informe Análisis Orientado a Resultados.
2.1	PASO Revisar el Informe de Análisis Orientado a Resultados, adaptar según sea necesario y aprobar para su presentación	PARTE RESPONSABLE Oficina Regional (Aprobador de GC del programa)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El Aprobador de garantía de calidad puede consultar con otros, según proceda, para revisar el programa
3.0	PASO Realizar un avalúo minucioso y objetivo del programa en la etapa de cierre, que incluya las lecciones aprendidas	PARTE RESPONSABLE Gestor del programa Gestor del proyecto Responsable de seguimiento y evaluación	Plantilla/Directriz Resumen del desempeño del programa de país (en inglés)	Notas explicativas Si no hay una Evaluación Independiente del Programa en el País (ICPE por sus siglas en inglés), la oficina en el país debe completar el resumen del desempeño del programa de país para la Junta Ejecutiva.
3.1	PASO Revisar la evaluación del programa o el informe resumido; aprobarlo para presentarlo a la Junta Ejecutiva	PARTE RESPONSABLE Oficina Regional (Aprobador de GC del programa)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

1.0

PASO

Completar la evaluación independiente del programa de país

PARTE RESPONSABLE

Director de la Oficina de Evaluación Independiente

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La evaluación independiente del programa de país se debe tener en cuenta en el desarrollo del nuevo programa y enviarse a la Junta Ejecutiva junto con el nuevo documento para el programa de país para su aprobación

ALT

PASO

Si no se completa una evaluación independiente del programa de país alguna, se debe preparar un resumen del desempeño del programa en el país

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Resumen del desempeño del programa de país

Notas explicativas

El resumen del desempeño del programa de país se envía a la Junta Ejecutiva en lugar de una evaluación independiente del programa de país.

ALT

PASO

Para los programas regionales, completar una evaluación independiente

PARTE RESPONSABLE

Director de la Oficina de Evaluación Independiente

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Desarrollar una Evaluación de Riesgos de Adquisiciones (PRA, Procurement Risk Assessment, por sus siglas en inglés) en función de la nota conceptual del proyecto.

Mantener como un registro de riesgos para ser monitoreado y actualizado regularmente.

PARTE RESPONSABLE

Director de Programas y Operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Asegurarse de que tanto el Programa como las Operaciones estén al tanto de los desafíos en adquisiciones.
El formulario de la PRA debe ser adecuado para la escala y naturaleza del proyecto.
Las preguntas de evaluación incluyen, entre otras, las siguientes:

¿Sabemos cómo adquirir lo que el proyecto necesita para su entrega exitosa?
¿Existe una comprensión clara del proceso de adquisición y la necesidad particular de este proyecto?
¿Tenemos la capacidad (recursos y habilidad) para adquirir lo que el proyecto necesita para su entrega exitosa?
¿Qué riesgos clave podemos identificar den base a nuestras respuestas a las preguntas anteriores?
¿Qué pasos debemos seguir para minimizar la probabilidad de que ocurran los riesgos identificados y/o para minimizar el daño causado en caso de que ocurran los riesgos identificados?

PASO

Aprobar un plan de adquisiciones

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Los planes de adquisiciones son necesarios para "necesidades empresariales estándar o complejas", un Jefe de Unidad de Negocio tiene que aprobar todos los planes de aprovisionamiento supervisando el informe requerido en QUANTUM. Todos los planes de aprovisionamiento (Proyecto y Operaciones) se establecen a nivel de actividad en los proyectos en Quantum. Los planes consolidados pueden visualizarse y analizarse en Quantum ejecutando los informes correspondientes.

PASO

Categorizar al proyecto indicando que tiene "Necesidades Comerciales Complejas"

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los proyectos con “Necesidades Comerciales Complejas” se definen como aquellos que cumplen una o más de las siguientes condiciones:

El presupuesto total del proyecto es superior a USD 1 000 000 (o su equivalente en la moneda local del país del programa).
Las adquisiciones representan más del 60 % del presupuesto total del proyecto.
El personal directivo superior de la BU considera que el proyecto tiene una importancia primordial para su desempeño general, en los años actuales o posteriores.
La naturaleza del proyecto requiere actividades de adquisición en las que la BU no tiene experiencia previa, y requiere cantidades significativas de cualquiera de las siguientes categorías de "alto riesgo":

i. Medicamentos y productos farmacéuticos

ii. Servicios de seguridad

iii. Equipo de laboratorio y suministros médicos

iv. Kits médicos (cuando son especializados)

v. Anticonceptivos

vi. Equipo para elecciones

vii. Servicios de una empresa consultora

viii. Estructuras permanentes

ix. Servicios de construcción

x.Estudios técnicos (cuando son altamente especializados y podrían afectar las actividades derivadas

PASO

Informar a la PSU de los detalles del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los proyectos categorizados como que tienen Necesidades Comerciales Complejas requieren una planificación de adquisiciones más rigurosa. En algunos casos, puede ser aconsejable que la BU se comunique con la Oficina de Adquisiciones para obtener la asistencia necesaria.

PASO

Proporcionar orientación a la BU

PARTE RESPONSABLE

Office of Procurement/Bureau for Management Services

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Desarrollar un plan detallado de mitigación de riesgos para todos los proyectos individuales en esta categoría usando la Matriz de Evaluación de Riesgos.

PARTE RESPONSABLE

Director del programa,

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

La matriz de evaluación de riesgos es una herramienta que ha sido desarrollada junto con las políticas y los procedimientos que permitirán identificar los riesgos de un proyecto específico. La plantilla se vinculará a la pantalla de Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP, Programme and Operations Policies and Procedures, por sus siglas en inglés) para el lanzamiento inicial.

Matriz de Evaluación de Riesgos

Notas explicativas

En particular, la matriz se ha diseñado para resaltar lo siguiente:
- el riesgo específico que ha sido identificado;
- las consecuencias de que ocurra ese riesgo;
- el impacto que el riesgo tendría en el desempeño de la BU;
- la probabilidad de que ocurra el riesgo;
- la sensibilidad del proyecto al riesgo; y
- soluciones propuestas para mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra, o el impacto que tendría el riesgo si ocurriera.

PASO

Asegurar la implementación de los planes de mitigación

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Preparar un Plan de Adquisiciones usando la herramienta corporativa de planificación basada en la web.

PARTE RESPONSABLE

Programme/DRR/Operations Manager/ Head of Procurement

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

En particular, los Programas deberían definir los requisitos clave de adquisición, mientras que las Operaciones deberían determinar los métodos de adquisición adecuados.

Usar la herramienta de planificación basada en la web para este paso.

PASO

Revisar la Matriz de Riesgos de Adquisiciones y el Plan de Adquisiciones

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

En función de las necesidades de la oficina en el país (CO, Country Office, por sus siglas en inglés), brindar orientación a la CO

PARTE RESPONSABLE

Office of Procurement/Bureau for Management Services

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Aprobar el proyecto para su envío a Control de Compromisos (si se han seguido los pasos necesarios para cumplir con las políticas y se han abordado satisfactoriamente las necesidades de adquisición)

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Utilizar el Módulo de Finanzas de Quantum.
Las actualizaciones regulares de los planes de adquisiciones pueden ser necesarias cuando ocurre lo siguiente:
1.    se reciben y programan nuevos fondos para el mismo proyecto;
2.    se deben hacer revisiones del presupuesto; o
3.   se necesita un cambio o una realineación de las actividades del proyecto.

PASO

Garantizar que el "Plan Consolidado de Adquisiciones" de la BU se actualice cada vez que se aprueben nuevos proyectos, o cuando se modifiquen los planes de adquisiciones para proyectos ya aprobados.

PARTE RESPONSABLE

DRR/OM/Jefe de adquisiciones

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

La herramienta en línea brinda acceso y actualizaciones en tiempo real.

PASO

Llevar a cabo reuniones conjuntas de programas/operaciones de forma regular, según corresponda, para monitorear los riesgos por medio de preguntas de la Evaluación de Riesgos de Adquisiciones

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Para adquisiciones de alto riesgo

PASO

Contactarse con la Oficina de Adquisiciones para obtener asesoramiento y orientación

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Se recomienda a las unidades el informar a la Oficina de Adquisiciones cuando los proyectos se categoricen como que tienen "Necesidades Comerciales Complejas".

PASO

Proporcionar apoyo personalizado

PARTE RESPONSABLE

PSU/BMS

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisión de Previsión y Entrega de Adquisiciones para todos los proyectos categorizados como que tienen "Necesidades Comerciales Complejas"

PARTE RESPONSABLE

Director de Programas y Operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La Oficina de Adquisiciones y la Dirección de Servicios de Gestión codifican estudios de casos para mejorar la gestión del conocimiento en adquisiciones de alto riesgo y/o de gran volumen.

PASO

Comunicaciones y consultas

PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de identificación y análisis del riesgo. Mantener informados a la Junta del Programa, a otros socios/partes interesadas de la oficina en el país y a la unidad de la Sede sobre los procesos de gestión de riesgos.

PASO

Alcance, contexto y criterios

PARTE RESPONSABLE

Director del Programa/ Representante Residente

Plantilla/Directriz

Orientación UNSDCF

Modelo de CPD (en inglés)

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Integrados en el Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (MANUD); el documento del programa para el país (DPP)/CPD por sus siglas en inglés; el IWP de la oficina en el país y la dependencia de la Sede

Tenga en cuenta que el sitio web del Sistema de Planificación Corporativa (CPS, Corporate Planning System, por sus siglas en ingés) funciona mejor cuando se utilizan los navegadores Internet Explorer, Firefox y Safari.

PASO

Evaluación de riesgos:

Identificación de riesgos

Análisis del riesgo

Evaluación del riesgo

PARTE RESPONSABLE

Director del Programa en consulta con expertos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

En consulta con las partes interesadas pertinentes, identificar los principales riesgos para los objetivos generales del programa y el respectivo IWP de la oficina en el país y la unidad y registrarlos en el Registro de riesgos del programa/dependencia, durante el diseño del proyecto / cartera y dos veces al año como mínimo durante la ejecución.

Analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del programa/dependencia mediante la aplicación del modelo de criterios de ERM y su registro en el Registro de riesgo.

Evaluar cada riesgo en el Registro de riesgos del programa específico para las oficinas en el país para determinar cuáles riesgos necesitan tratamiento y deben priorizarse, para cumplir los objetivos del IWP respectivo.

PASO

Tratamiento del riesgo

PARTE RESPONSABLE

Director del Programa en consulta con expertos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+)

Notas explicativas

Implementar las opciones de tratamiento. Responder a los riesgos elevados a un nivel superior. Elevar los riesgos que no pueden abordarse de manera adecuada en la oficina en el país y las unidades de la Sede al nivel del programa.

PASO

Supervisión y revisión de los riesgos

PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Supervisar los riesgos a la frecuencia más apropiada para el riesgo y la complejidad del programa/dependencia. Actualizar el Registro de riesgos en forma semestral como mínimo.

PASO

Registro y presentación de informes de riesgos

PARTE RESPONSABLE

Director del Programa en consulta con expertos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Registrar los riesgos en el Registro de riesgos de ERM e informar los principales riesgos de la oficina en el país y las unidades de la Sede en su IWP semestralmente y anualmente en el ROAR.

PASO

Comunicaciones y consultas

PARTE RESPONSABLE

Propietario del riesgo

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de identificación y análisis del riesgo. Mantener informados a la Junta del Proyecto y/o Cartera y a otros socios/partes interesadas sobre los procesos de gestión de riesgos al nivel de la cartera y / o proyect.

PASO

Alcance, contexto y criterios

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador la cartera , desarrollador del proyecto, gerente de la cartera o gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Modelo de documento del proyecto

Modelo de documento de cartera (en inglés)

Registro de riesgos de cartera / proyecto

Notas explicativas

Integrados en el documento del programa, documento de cartera y/o proyecto, plan de trabajo multianual.

PASO

Evaluación de riesgos:

Identificación de riesgos

Análisis del riesgo

Evaluación del riesgo

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador de cartera / proyecto o gerente de cartera/proyecto,

Desarrollador del proyecto o gerente del proyecto,

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos de cartera/proyecto

Notas explicativas

Evaluar los riesgos durante el diseño del proyecto y con la frecuencia necesaria durante la ejecución, una vez al año como mínimo. Registrar en el Registro de riesgos.

En consulta con las partes interesadas pertinentes, identificar los riesgos importantes para los objetivos del proyecto/cartera.

Analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto/cartera mediante la aplicación del modelo de criterios de ERM y su registro en el Registro de riesgos.

Evaluar cada riesgo del proyecto para determinar cuáles riesgos pueden aceptarse y cuáles riesgos requieren un tratamiento prioritario para cumplir los objetivos del proyecto y evitar el daño.

PASO

Tratamiento del riesgo

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador del proyecto o gerente del proyecto /cartera

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del proyecto / cartera (en inglés)

Notas explicativas

Identificar las medidas de tratamiento del riesgo en el Registro de riesgos durante el diseño del proyecto, antes de la aprobación del proyecto.

Durante la ejecución, actualizar/confirmar las medidas de tratamiento del riesgo para abordar los cambios en el contexto, la nueva información y los nuevos riesgos, según sea necesario y según el Paso 4. Ejecutar las medidas de tratamiento del riesgo identificadas. Elevar a un nivel superior/transferir los riesgos que cumplen con alguna de las condiciones de elevación a un nivel superior a la jerarquía de gestión aplicable.

PASO

Supervisión y revisión de los riesgos

PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del proyecto / cartera

Notas explicativas

Supervisar y revisar los riesgos a la frecuencia más apropiada para el riesgo y la complejidad del proyecto. Actualizar el Registro de riesgos una vez al año como mínimo.

PASO

Registro y presentación de informes de riesgos

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto / cartera

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del proyecto / cartera (en inglés)

Notas explicativas

Los riesgos deben registrarse en el Registro de riesgos de ERM y los informes sobre riesgos se integran en el ciclo acordado de presentación de informes de cartera/proyecto, una vez al año como mínimo. Los riesgos del proyecto / cartera se presentan a la Junta del Proyecto / Cartera.

1	PASO Revisar el alcance y el contenido de la enmienda.	PARTE RESPONSABLE Propietario de contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los cambios directos implican: La incorporación de reglamentos, reglas y decisiones nuevas/actualizadas de las Naciones Unidas. Alineación con las políticas, procesos, herramientas y prácticas existentes del PNUD para garantizar la coherencia. Los cambios editoriales implican: Ajustes del lenguaje para fines de «aclaración». Actualización de enlaces y fuentes de referencia obsoletos. Los cambios sustanciales implican: Cambios con consecuencias financieras y/o estratégicas significativas para el PNUD que introducen nuevos conceptos, roles o procesos. Para realizar cambios sustanciales en las políticas existentes, siga el procedimiento sobre las nuevas políticas.
2	PASO Consultar con otras oficinas y con BMS / Dirección para asegurar la coherencia en la formulación de una política y para identificar párrafos en políticas relevantes que deben mejorarse, y las políticas que deben eliminarse.	PARTE RESPONSABLE Propietario de contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Asegurar que los cambios también se reflejen en otros idiomas traducidos.	PARTE RESPONSABLE Propietario de contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO El punto focal de políticas de cada oficina propietaria de contenido realiza un seguimiento de qué políticas se han modificado y actualizado.	PARTE RESPONSABLE Propietario de contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Asegurar la estandarización del formato.	PARTE RESPONSABLE BMS / Dirección	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Enviar una versión limpia de la política modificada aprobada para publicación.	PARTE RESPONSABLE Oficina propietaria de los contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Proporcione un resumen de la modificación en la sección "Últimas actualizaciones" (en inglés) de la página de política y en la página "Novedades" (en inglés). Para obtener orientación, comuníquese con BMS / Dirección.
7	PASO Publicar el contenido aprobado y actualizar la página de «Novedades» (en inglés) en el POPP.	PARTE RESPONSABLE BMS / Dirección Punto Focal POPP para la Oficina Propietaria de Contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
8	PASO Comunicar con regularidad el contenido actualizado a las oficinas en el país.	PARTE RESPONSABLE Oficina propietaria de los contenidos	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

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