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PASO
Desarrollar una Evaluación de Riesgos de Adquisiciones (PRA, Procurement Risk Assessment, por sus siglas en inglés) en función de la nota conceptual del proyecto. Mantener como un registro de riesgos para ser monitoreado y actualizado regularmente.
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PARTE RESPONSABLE
Director de Programas y Operaciones
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Asegurarse de que tanto el Programa como las Operaciones estén al tanto de los desafíos en adquisiciones.
El formulario de la PRA debe ser adecuado para la escala y naturaleza del proyecto.
Las preguntas de evaluación incluyen, entre otras, las siguientes:
¿Sabemos cómo adquirir lo que el proyecto necesita para su entrega exitosa?
¿Existe una comprensión clara del proceso de adquisición y la necesidad particular de este proyecto?
¿Tenemos la capacidad (recursos y habilidad) para adquirir lo que el proyecto necesita para su entrega exitosa?
¿Qué riesgos clave podemos identificar den base a nuestras respuestas a las preguntas anteriores?
¿Qué pasos debemos seguir para minimizar la probabilidad de que ocurran los riesgos identificados y/o para minimizar el daño causado en caso de que ocurran los riesgos identificados?
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PASO
Aprobar un plan de adquisiciones
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los planes de adquisiciones son necesarios para "necesidades empresariales estándar o complejas", un Jefe de Unidad de Negocio tiene que aprobar todos los planes de aprovisionamiento supervisando el informe requerido en QUANTUM. Todos los planes de aprovisionamiento (Proyecto y Operaciones) se establecen a nivel de actividad en los proyectos en Quantum. Los planes consolidados pueden visualizarse y analizarse en Quantum ejecutando los informes correspondientes.
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PASO
Categorizar al proyecto indicando que tiene "Necesidades Comerciales Complejas"
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los proyectos con “Necesidades Comerciales Complejas” se definen como aquellos que cumplen una o más de las siguientes condiciones: - El presupuesto total del proyecto es superior a USD 1 000 000 (o su equivalente en la moneda local del país del programa).
- Las adquisiciones representan más del 60 % del presupuesto total del proyecto.
- El personal directivo superior de la BU considera que el proyecto tiene una importancia primordial para su desempeño general, en los años actuales o posteriores.
- La naturaleza del proyecto requiere actividades de adquisición en las que la BU no tiene experiencia previa, y requiere cantidades significativas de cualquiera de las siguientes categorías de "alto riesgo":
i. Medicamentos y productos farmacéuticos ii. Servicios de seguridad iii. Equipo de laboratorio y suministros médicos iv. Kits médicos (cuando son especializados) v. Anticonceptivos vi. Equipo para elecciones vii. Servicios de una empresa consultora viii. Estructuras permanentes ix. Servicios de construcción x.Estudios técnicos (cuando son altamente especializados y podrían afectar las actividades derivadas
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PASO
Informar a la PSU de los detalles del proyecto
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los proyectos categorizados como que tienen Necesidades Comerciales Complejas requieren una planificación de adquisiciones más rigurosa. En algunos casos, puede ser aconsejable que la BU se comunique con la Oficina de Adquisiciones para obtener la asistencia necesaria.
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PASO
Proporcionar orientación a la BU
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PARTE RESPONSABLE
Office of Procurement/Bureau for Management Services
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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6
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PASO
Desarrollar un plan detallado de mitigación de riesgos para todos los proyectos individuales en esta categoría usando la Matriz de Evaluación de Riesgos.
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PARTE RESPONSABLE
Director del programa,
Director de operaciones
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Plantilla/Directriz
La matriz de evaluación de riesgos es una herramienta que ha sido desarrollada junto con las políticas y los procedimientos que permitirán identificar los riesgos de un proyecto específico. La plantilla se vinculará a la pantalla de Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP, Programme and Operations Policies and Procedures, por sus siglas en inglés) para el lanzamiento inicial.
Matriz de Evaluación de Riesgos
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Notas explicativas
En particular, la matriz se ha diseñado para resaltar lo siguiente:
- el riesgo específico que ha sido identificado;
- las consecuencias de que ocurra ese riesgo;
- el impacto que el riesgo tendría en el desempeño de la BU;
- la probabilidad de que ocurra el riesgo;
- la sensibilidad del proyecto al riesgo; y
- soluciones propuestas para mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra, o el impacto que tendría el riesgo si ocurriera.
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PASO
Asegurar la implementación de los planes de mitigación
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Preparar un Plan de Adquisiciones usando la herramienta corporativa de planificación basada en la web.
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PARTE RESPONSABLE
Programme/DRR/Operations Manager/ Head of Procurement
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
En particular, los Programas deberían definir los requisitos clave de adquisición, mientras que las Operaciones deberían determinar los métodos de adquisición adecuados.
Usar la herramienta de planificación basada en la web para este paso.
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9
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PASO
Revisar la Matriz de Riesgos de Adquisiciones y el Plan de Adquisiciones
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
En función de las necesidades de la oficina en el país (CO, Country Office, por sus siglas en inglés), brindar orientación a la CO
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PARTE RESPONSABLE
Office of Procurement/Bureau for Management Services
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Aprobar el proyecto para su envío a Control de Compromisos (si se han seguido los pasos necesarios para cumplir con las políticas y se han abordado satisfactoriamente las necesidades de adquisición)
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Utilizar el Módulo de Finanzas de Quantum.
Las actualizaciones regulares de los planes de adquisiciones pueden ser necesarias cuando ocurre lo siguiente:
1. se reciben y programan nuevos fondos para el mismo proyecto;
2. se deben hacer revisiones del presupuesto; o
3. se necesita un cambio o una realineación de las actividades del proyecto.
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PASO
Garantizar que el "Plan Consolidado de Adquisiciones" de la BU se actualice cada vez que se aprueben nuevos proyectos, o cuando se modifiquen los planes de adquisiciones para proyectos ya aprobados.
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PARTE RESPONSABLE
DRR/OM/Jefe de adquisiciones
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
La herramienta en línea brinda acceso y actualizaciones en tiempo real.
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PASO
Llevar a cabo reuniones conjuntas de programas/operaciones de forma regular, según corresponda, para monitorear los riesgos por medio de preguntas de la Evaluación de Riesgos de Adquisiciones
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Para adquisiciones de alto riesgo
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PASO
Contactarse con la Oficina de Adquisiciones para obtener asesoramiento y orientación
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de la Unidad de Negocio
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Se recomienda a las unidades el informar a la Oficina de Adquisiciones cuando los proyectos se categoricen como que tienen "Necesidades Comerciales Complejas".
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PASO
Proporcionar apoyo personalizado
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PARTE RESPONSABLE
PSU/BMS
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Revisión de Previsión y Entrega de Adquisiciones para todos los proyectos categorizados como que tienen "Necesidades Comerciales Complejas"
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PARTE RESPONSABLE
Director de Programas y Operaciones
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
La Oficina de Adquisiciones y la Dirección de Servicios de Gestión codifican estudios de casos para mejorar la gestión del conocimiento en adquisiciones de alto riesgo y/o de gran volumen.
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