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PASO
Solicitar el viaje de vacaciones en el país de origen (HL)
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PARTE RESPONSABLE
Personal
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- El período de HL se cargará al saldo de licencia anual, menos el tiempo de viaje permitido, salvo en los casos en que el miembro del personal se encuentre en licencia sin sueldo, licencia por maternidad/paternidad o licencia especial.
- La solicitud de HL debe presentarse con antelación al viaje.
- Los miembros del personal que:
Tengan acceso a UNALL y tomen las HL junto con su licencia anual deben solicitarlas desde el módulo de licencias; el supervisor recibirá por correo electrónico la solicitud para su aprobación. No tengan acceso al módulo de licencias en UNALL deberán continuar solicitando las HL manualmente utilizando los formularios correspondientes (versión en papel). Tomen las HL junto con licencias como sin sueldo, maternidad/paternidad o licencia especial, deberán seguir solicitando las HL manualmente y asegurarse de que las licencias estén aprobadas conforme a los marcos normativos aplicables.
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2
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PASO
Solicitar el viaje de vacaciones en el país de origen en conjunto con una reasignación
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PARTE RESPONSABLE
Personal
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- El primer tramo del viaje, considerado período de HL, se cargará al saldo de licencia anual menos el tiempo de viaje permitido.
- La solicitud de HL debe presentarse con antelación al viaje.
- El segundo tramo del viaje se considerará bajo la prestación de viaje monetizado.
Para calcular los costos de boletos de un viaje de HL en conjunto con una reasignación, el primer tramo del viaje se procesará conforme a los procedimientos de viaje de HL, pero al 100 % del costo de la tarifa económica sin restricciones de la aerolínea programada menos costosa y por la ruta más directa. El segundo tramo del viaje se procesará de acuerdo con los procedimientos para la monetización del viaje de reasignación. El derecho de viaje desde el destino de las HL hasta el nuevo lugar de destino se basará en el tiempo de viaje entre el lugar de destino actual y el nuevo.
Cuando el tiempo de viaje entre ambos lugares sea inferior a 9 horas, el derecho de viaje desde la ciudad de HL hasta el nuevo destino será en clase económica, independientemente del tiempo real entre las dos ciudades. Para efectos de cálculo del costo: El viaje principal corresponde a la tarifa más económica y sin restricciones en clase económica entre el lugar de destino actual y el nuevo. El costo adicional por HL es la diferencia entre el “viaje principal” y la tarifa sin restricciones en clase económica desde el lugar de destino actual hasta el lugar de HL.
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3
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PASO
Procesar la solicitud de viaje de vacaciones en el país de origen (HL) y autorizar los arreglos de viaje correspondientes
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- La ausencia deberá aprobarse conforme al plan de licencias del despacho.
- Después de aprobar la solicitud de vacaciones en el país de origen (HL), el supervisor la enviará al punto focal de RR. HH. mediante:
Para el personal que utiliza el módulo de licencias en UNALL, se enviará un mensaje automatizado al punto focal de RR. HH. correspondiente (para el personal con base en la sede, el punto focal de RR. HH. es el BES en el GSSC; para el personal de las oficinas de país, el punto focal de RR. HH. es el servicio de RR. HH. de la oficina de país); o Un formulario manual, para el personal o los casos no cubiertos por eServices.
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5
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PASO
Procesar derechos y pago de vacaciones en el país de origen (HL)
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PARTE RESPONSABLE
BES/GSSC
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- Obtener una cotización para el itinerario de viaje solicitado.
Confirmar con el miembro del personal el destino del pago. - El miembro del personal recibe el pago conforme a la determinación del monto global (lump sum).
Consultar las Directrices sobre vacaciones en el país de origen (HL) para más detalles. - El miembro del personal puede optar por que la Organización asista con el viaje de HL cuando esta opción sea la más adecuada para facilitar el uso de su derecho. Antes de proceder con el viaje asistido por la Organización, se deberá notificar al Especialista o Analista de RR. HH. del GSSC/BES para recibir asesoramiento y orientación.
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6
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PASO
Ejercer el viaje de vacaciones en el país de origen (HL)
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PARTE RESPONSABLE
Personal
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- Asegurarse de obtener la autorización de seguridad para el viaje / notificación de viaje con antelación.
- La ausencia se carga al saldo de licencias anuales del miembro del personal, menos el tiempo de viaje permitido.
- La ausencia se registra en el módulo de ausencias, ya sea como SLWOP, ML, SLWFP u otra categoría aplicable.
- El miembro del personal deberá informar al BES/JPOSC si el viaje se aplaza, cancela o si uno o más de los viajeros no realizan el viaje, ya que esto conllevará un ajuste del monto global (lump sum).
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7
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PASO
Actualizar/ajustar la ausencia y el tiempo de viaje permitido en el sistema
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- Si el HL se solicita mediante UNALL, ajustar el período de HL en función del tiempo de viaje permitido, si es necesario.
- Si el HL se solicita de manera manual:
- Registrar el HL tomado. - Ingresar los períodos de tiempo de viaje permitido (si corresponde). - Deducir 24 puntos. - Para los viajes de ida y vuelta de HL o visitas familiares, los miembros del personal que opten por el pago global (lump sum) tendrán derecho a un tiempo fijo de viaje no deducible de la licencia anual, determinado según la duración del vuelo más directo disponible, como sigue:
- Un día para cada viaje de menos de 10 horas; - Dos días para cada viaje de 10 horas o más, pero menos de 16 horas; - Tres días para cada viaje de 16 horas o más. El tiempo de viaje se aprueba de conformidad con la política de viajes del PNUD e incluirá cualquier período de descanso o escala autorizada realizados hacia o desde el lugar de HL dentro del país de origen. - Cuando el miembro del personal opte por el pago global (lump sum), el tiempo de viaje se aplicará a los días laborables, independientemente de cuándo se haya realizado el viaje.
- Cuando el viaje sea organizado por la Organización, no se otorgará compensación por tiempo de viaje cuando este se realice durante un fin de semana o feriado oficial.
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8
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PASO
Verificación y presentación de documentos justificativos después de completar el viaje de HL
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PARTE RESPONSABLE
Personal
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- El miembro del personal deberá certificar que el viaje se realizó conforme a la autorización y cargar copias escaneadas de los documentos justificativos en UNALL dentro de los 30 días posteriores al regreso del HL.
- Los documentos justificativos pueden incluir, entre otros: Boletos de avión y pases de abordar utilizados, en formato físico o electrónico; Pasaporte nacional con las fechas de llegada y salida del país autorizado para las vacaciones en el país de origen; En caso de no disponer de esos documentos, se podrá presentar una copia del extracto bancario o de tarjeta de crédito, junto con la factura correspondiente; Si el viaje se realiza en automóvil, se deberá presentar prueba del viaje, como pasaportes sellados o recibos de peajes o combustible.
- Si el miembro del personal no certifica el viaje de HL ni presenta los documentos justificativos dentro de los 90 días posteriores al regreso, el monto global (lump sum) será recuperado.
- El GSSC realizará controles aleatorios periódicos para verificar el cumplimiento del requisito de certificación y carga de documentos de respaldo.
- La Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI) y/o la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas también podrán realizar verificaciones aleatorias como parte de sus auditorías.
- No se podrá emitir un nuevo pago de HL hasta que el viaje de HL anterior haya sido debidamente certificado.
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9
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PASO
Verificación del saldo de puntos de HL / tarjeta de registro de HL
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PARTE RESPONSABLE
Miembro del personal
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
- En caso de reasignación o traslado desde el lugar de destino, el miembro del personal deberá firmar la tarjeta de registro de ausencias (si se utiliza una tarjeta manual), confirmando el saldo exacto de puntos de HL en Quantum.
- Si el saldo de puntos de HL es incorrecto, el punto focal realizará los ajustes necesarios antes de la salida del miembro del personal.
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