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1
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PASO
Entregar obras
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PARTE RESPONSABLE
Proveedor
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Finalización de hitos/obras
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2
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PASO
Presentar la documentación de las obras realizadas
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PARTE RESPONSABLE
Proveedor
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Presente al supervisor (Jefe de Proyecto / Solicitante) la documentación justificativa adecuada, como un PC, un informe, una hoja de horas, etc., de los trabajos realizados.
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3
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PASO
Preparar la factura AP
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PARTE RESPONSABLE
Directamente por el proveedor a través del Portal de Proveedores (preferible por transparencia y eficiencia del proceso de pago) o indirectamente a través del personal de finanzas y de los gestores del PNUD.
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los documentos presentados a través del portal del proveedor se almacenan electrónicamente. El personal financiero custodia las copias impresas de los documentos justificativos. Personal de finanzas / gestores: - Comprobar la exactitud del importe del pago.
- Asegurarse de que la modalidad de pago es correcta.
- Asegurarse de que el campo del cuadro de distribución y PPM es correcto.
- Confirmar que el pago no se ha efectuado ya. Verificar los datos bancarios del proveedor.
- Asegurarse de que las notas de crédito recibidas se compensan con el importe pagado.
- Asegurarse de que los pagos se introducen en el sistema con la fecha de vencimiento correcta (plazo), de modo que el pago pueda programarse de acuerdo con las condiciones de pago acordadas.
Además, para las facturas de pedido, el personal financiero debe:
- Asegurarse de que los términos y condiciones de pago son coherentes con el documento de pedido o contrato;
- Verificar, si el Director de Proyecto (o su designado) ha registrado la recepción satisfactoria de los bienes/servicios en Quantum (o confirmar fuera de Quantum que los servicios se entregaron en caso de pagos de viajes) y adjuntarlo a la factura en Quantum,
- Señalar cualquier excepción, como el incumplimiento de las tolerancias, el uso de códigos de cuenta, divisas y fechas contables erróneos, etc., al gestor que aprobó el pedido.
Además, en el caso de las facturas que no son de pedido, el personal financiero debe: - Verificar que la solicitud de pago no relacionado con un pedido ha sido aprobada por el director del proyecto (incluida, en su caso, la verificación de la recepción satisfactoria de los bienes/servicios);
- Verificar si el pago no requiere una orden de compra (es decir, anticipos NIM/DIM, anticipos a organismos de ejecución de las Naciones Unidas, pagos de servicios públicos nacionales, anticipos de salarios del personal, etc.);
- Comprobar que el pago cumple los procedimientos del PNUD;
- Obtener explicaciones del Director del Proyecto sobre cualquier excepción, como la falta de un recibo documentado, la falta de un presupuesto adecuado, la falta de una autorización de gasto, etc., y ponerlas en conocimiento del Director responsable de la aprobación, antes de que apruebe el pago sin orden de compra.
- La factura debe gestionarse y conservarse de conformidad con la política de Conservación de Documentos, Protección de Datos e Imprevistos .
Fechas importantes para el cómputo del SGC en PPM y la contabilización en el Libro Mayor - Factura sin orden de compra: - La fecha de la transacción será la fecha de la factura (en la cabecera de la factura).
o Si el proveedor presenta la factura a través del portal del proveedor, la fecha de la factura será por defecto la fecha en que el proveedor cargue la factura, no la fecha impresa en la factura. Esto se hace para garantizar que la fecha de vencimiento del pago se calcule correctamente.
o Si el proveedor envía la factura al PNUD por correo postal o por correo electrónico, y un usuario de Finanzas del PNUD introduce la factura, la fecha de la factura aparece por defecto en Quantum como la fecha de hoy, pero debe cambiarse manualmente para reflejar la fecha impresa en la factura del proveedor, ya que Quantum deriva la fecha contable, y todas las demás fechas, de la fecha de la factura. - Los usuarios no deben ajustar ninguna fecha en Quantum que no sea la fecha de la factura en la cabecera al introducir una transacción.
- La «fecha contable» en Quantum es la base para registrar la transacción en los libros de contabilidad del PNUD y para reconocer el gasto a efectos de informes financieros y de donantes. Si el periodo financiero de la fecha de facturación está abierto, la «fecha contable» es la misma que la fecha de facturación; si el periodo financiero está cerrado, la «fecha contable» es el primer día del periodo financiero abierto más antiguo en Quantum.
- Los gastos deben reconocerse en el periodo en que se produjeron o lo más cerca posible si los periodos anteriores están cerrados.
- La «fecha de conversión» es la fecha utilizada para convertir a dólar estadounidense las transacciones que no sean en dólares estadounidenses, y por defecto es la fecha contable que figura en la cabecera de la factura.
- La «fecha presupuestaria» es por defecto la «fecha contable» y no debe sobrescribirse.
- Nota importante: cuando la moneda de la transacción no es el dólar estadounidense, el importe del SGM se calcula en la moneda de la transacción (es decir, una moneda local, por ejemplo, AFN) utilizando el UNORE basado en la «Fecha de la partida de gastos».
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4
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PASO
Validar la factura e iniciar la aprobación (opcional para facturas con orden de compra y sin órden de compra, de lo contrario Quantum batch process validará la factura e iniciará la aprobación cada 4 horas a partir de las 6 am, hora NY y de nuevo cada 4 horas)
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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5
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PASO
Corregir los errores relacionados con la combinación de distribución incoherente y los campos gráficos PPM y asegurarse de que todos los errores se corrigen, validan y vuelven a presentarse para su aprobación.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
La oficina en el país debe revisar los errores de validación y corregirlos. Los errores pueden deberse a un presupuesto insuficiente, a que el periodo presupuestario no está abierto, a un recibo insuficiente o a la falta de recibo, a que se ha seleccionado una línea de recibo incorrecta para la correspondencia, etc.
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6
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PASO
Aprobación de la factura con orden de compra AP.
La factura de pedido se aprueba automáticamente una vez validada. Si el importe supera los 20.000 dólares estadounidenses o equivalentes, la factura de pedido requiere una segunda aprobación por parte del GSSC.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Asegúrese de que los detalles coinciden con el pedido;
Compruebe que lo siguiente coincide con la factura del pedido:
Nota de recepción de mercancías (GRN) adjunta, La información de la factura como importe, moneda, fecha proveedor debe ser correcta y coherente con la factura del proveedor.
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7
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PASO
Aprobación de una factura sin pedido
La oficina de país debe aprobar todas las facturas que no sean de pedido. Si el importe supera los 5.000 dólares estadounidenses o equivalente, la factura sin pedido requiere la segunda aprobación del GSSC.
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PARTE RESPONSABLE
Aprobadores de la Oficina nacional y del GSSC
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Confirme que se adjuntan los documentos justificativos, que se indican correctamente las fechas, incluidas las fechas de las partidas de gastos, y que se han seleccionado el grupo de pago y el método de pago correctos.
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8
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PASO
Realizar un seguimiento con el personal pertinente de la oficina de compras o con el director del proyecto para garantizar la diligencia debida en el futuro cuando el error se encuentre en la información del proveedor.
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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10
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PASO
Archivar la factura AP firmada y aprobada junto con toda la documentación justificativa.
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los siguientes documentos son obligatorios y las copias impresas deben adjuntarse como justificantes a la factura AP:
Para el vale de pedido:
Pedido firmado y autorizado;
Recepción de mercancías firmada y autorizada;
Factura del proveedor. Para comprobantes que no sean de pedido:
Para los pagos de escasa cuantía y para los servicios prestados por un gobierno, no se requiere un documento de recepción, pero los bienes y servicios deben recibirse antes de emitir una factura AP. No obstante, deben adjuntarse documentos justificativos como las solicitudes de pago firmadas por el director del proyecto y las facturas de los proveedores.
Servicios de la agencia - formulario de solicitud de servicio de la agencia debidamente firmado y autorizado por el funcionario competente de la agencia para los pagos de la agencia no cuantificados;
pagos anticipados a la Parte Responsable -, formularios FACE debidamente firmados y autorizados por el funcionario apropiado de la Parte Responsable; Carta de Acuerdo (LOA) o Acuerdo de la Parte Responsable (RPA), Subvención de bajo valor - acuerdo LVG, solicitud de pago o factura del beneficiario para pagos posteriores al primero.
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