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PASO
El Cuestionario de familiar a cargo (P.84), disponible en el sitio de intranet de la ORH en formato papel o a través del enlace para el formulario en línea, debe completarse en los siguientes casos: a) Al incorporarse al servicio, para establecer el derecho a la prestación por familiares a cargo; o b) En cualquier momento en que se produzca un cambio en el estado de familiar a cargo, es decir:
i) Matrimonio
ii) Divorcio
iii) Separación legal
iv) Nacimiento
v) Fallecimiento
vi) Cese de la asistencia escolar a tiempo completo de un hijo entre 18 y 21 años
vii) Hijo de cualquier edad con discapacidad permanente o de larga duración que impida un empleo remunerado
viii) Cualquier cambio en las subvenciones gubernamentales recibidas por hijos
ix) Cualquier cambio en los ingresos brutos anuales del cónyuge; los ingresos brutos anuales, si los hubiera, no deben exceder los montos establecidos en las secciones 2.1 (a) o 2.1 (b) de la ST/AI/2016/8, según corresponda
x) Cualquier cambio que afecte la elegibilidad como progenitor sin cónyuge. c) En el ejercicio anual en que todos los miembros del personal deben informar cualquier cambio en su estado de familiares a cargo o confirmar que no se han producido cambios.
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PARTE RESPONSABLE
Miembro del personal
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
La presentación oportuna de la información sobre los cambios en el estado de familiar a cargo garantiza el pago correcto y puntual de las prestaciones.
El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a importantes recuperaciones, ya que los pagos en exceso se recuperan en su totalidad. Cualquier miembro del personal que, en los cinco años siguientes al pago de la prestación familiar, no pueda demostrar su elegibilidad cuando se le solicite, podrá estar sujeto a recuperaciones y sanciones disciplinarias. Cada año se enviará un mensaje a todos los miembros del personal internacionales y locales del PNUD, así como a los administrados por el PNUD en nombre de otros organismos, solicitándoles que informen sobre cualquier cambio o confirmen que no lo ha habido.
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PASO
El formulario P.84, junto con la documentación justificativa necesaria, debe presentarse para su revisión y la emisión de la acción de personal correspondiente que refleje el derecho del miembro del personal a la prestación o su suspensión.
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PARTE RESPONSABLE
JPOSC HR,
Director de operaciones
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Plantilla/Directriz
Para los miembros del personal reclutados internacionalmente y para los reclutados localmente en Nueva York, el formulario y la documentación deben enviarse al punto focal de RR. HH. del GSSC o del JPOSC.
Para los miembros del personal reclutados localmente fuera de Nueva York, al Gerente local de RR. HH./Operaciones.
Enlace a mi punto focal de RR. HH.
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Notas explicativas
Documentación justificativa Estado civil
Al incorporarse al servicio o al producirse un cambio en el estado civil, el miembro del personal deberá presentar los documentos que correspondan:
a) Casado: certificado de matrimonio.
b) Unión de hecho:
i) Prueba documental de la validez de la unión en el país donde se contrajo.
ii) Carta de una autoridad judicial o funcionario del país de origen que confirme que la unión de hecho no contraviene las leyes locales.
iii) Prueba de capacidad para contraer matrimonio (soltería o divorcio previo).
iv) Prueba de acuerdo mutuo de cumplir las obligaciones legales del matrimonio.
c) Separado legalmente: documento de separación legal.
d) Divorciado: sentencia de divorcio.
e) Viudo: certificado de defunción. Cónyuge
Al incorporarse o cambiar el estado civil, se debe proporcionar el acta de nacimiento, documento nacional de identidad o pasaporte del cónyuge con nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad. Si el miembro del personal solicita la prestación por cónyuge a cargo, deberá conservar durante cinco años la documentación necesaria (por ejemplo, declaración de impuestos, comprobante de ingresos o certificado de ingresos brutos anuales emitido por el empleador) para responder a auditorías o revisiones. Los ingresos brutos anuales incluyen todos los ingresos laborales, de inversiones, pensiones (jubilación o invalidez) y prestaciones por desempleo. Si el miembro del personal está separado legalmente y solicita la prestación, podrá requerirse prueba del apoyo financiero continuo proporcionado al cónyuge. La prestación se basa en los ingresos anuales y se suspende por todo el año si los ingresos brutos superan los montos establecidos en la ST/AI/2016/8, secciones 2.1 (a) o 2.1 (b). Hijos menores de 21 años
Al incorporarse al servicio o al nacimiento de un hijo, se requiere acta de nacimiento para establecer la relación de dependencia.
En ausencia de ésta, se aceptará el documento nacional de identidad o pasaporte con nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad. Cuando el miembro del personal solicite la prestación por hijo a cargo, deberá conservar durante cinco años la documentación justificativa, entre ella:
a) Para hijos de 18 a 21 años, certificado de asistencia escolar a tiempo completo (emitido por el centro educativo).
b) Si el hijo no reside con el miembro del personal (en caso de divorcio o separación), prueba del apoyo económico principal y continuo (extractos bancarios, cheques cancelados, giros postales con sello de fecha, etc.).
c) Si el hijo está casado, prueba de que el miembro del personal mantiene el apoyo económico principal y continuo. Cualquier miembro del personal que, durante los cinco años posteriores al pago de la prestación, no pueda demostrar su elegibilidad, podrá estar sujeto a recuperaciones y sanciones disciplinarias. Hijos con discapacidad (de cualquier edad)
Al ingresar al servicio o al nacimiento de un hijo, se requiere acta de nacimiento o documento equivalente.
Para solicitar la prestación especial por hijo con discapacidad, se debe enviar una solicitud al Director Médico de las Naciones Unidas a través del punto focal de RR. HH. (GSSC, JPOSC o RR. HH. local).
La prestación sólo se pagará una vez recibida la autorización del Director Médico. La solicitud debe incluir un informe médico confidencial del médico tratante del hijo, en un sobre sellado dirigido al Director Médico de la ONU.
No se conservarán copias en el expediente personal.
El Director Médico puede solicitar informes médicos actualizados periódicamente. Hijastros menores de 21 años
Al ingresar al servicio o al casarse, se requiere acta de nacimiento.
Si no existe, se acepta documento nacional de identidad o pasaporte. Cuando se solicite la prestación por hijo a cargo, deberá incluirse una copia de la sentencia de divorcio que otorgue la custodia legal al cónyuge del miembro del personal.
No se requerirá documentación adicional, pero el miembro deberá conservar pruebas de que:
a) El hijo reside con el miembro del personal (para los puestos no familiares, se considera que reside con el cónyuge).
b) El miembro proporciona el apoyo principal y continuo.
c) El otro progenitor no proporciona dicho apoyo. Hijos adoptivos menores de 21 años
En caso de adopción, se requiere acta de nacimiento o documento equivalente.
Si se solicita la prestación, se presentará:
a) Cuando exista procedimiento legal de adopción, prueba oficial de la adopción o reconocimiento legal de adopción de hecho.
b) Si el proceso está en curso, prueba de inicio y de que el niño está bajo el cuidado del miembro.
c) Si el niño adoptado no reside con el miembro, prueba de apoyo financiero continuo. Cuando no exista proceso legal de adopción, deberá presentarse una declaración de las autoridades competentes y una declaración jurada del miembro comprometiéndose a asumir las responsabilidades parentales y confirmando que el niño reside con él. Familiares secundarios a cargo
Al ingresar o solicitar por primera vez la prestación, se presentará:
a) Acta de nacimiento, documento nacional de identidad o pasaporte con nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
b) Declaración notarial del dependiente que certifique:
i) Que el apoyo recibido representa al menos la mitad del sustento total y el doble del monto de la prestación correspondiente.
ii) Que los pagos se realizan regularmente (mensuales o trimestrales).
iii) Que el dependiente reside con el miembro del personal.
iv) Prueba de ingresos del dependiente del año anterior (comprobante de pensión o declaración de impuestos). Si el dependiente no reside con el miembro, se presentarán pruebas de apoyo económico regular (extractos bancarios, giros, cheques, etc.). El miembro del personal debe conservar toda la documentación justificativa durante cinco años después del pago de la prestación.
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