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1.0
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Pasos
Preparar el informe final de revisión del proyecto
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Responsable
Gestor del proyecto
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Modelo del informe final de revisión del proyecto próximamente.
El informe debe generarse directamente desde el sistema de planificación corporativa
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2.0
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Pasos
Si es necesario, encomendar una evaluación final del proyecto, preparar una respuesta de la gestión y compartir las los hallazgos y las recomendaciones para el aprendizaje
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Responsable
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Modelos para este paso: - Términos de referencia para evaluaciones descentralizadas (Véase la Guía de evaluación) - Formato del informe de evaluación (Véase la Guía de evaluación) Es necesario evaluar los proyectos si están incluidos en el plan de evaluación del programa, o si los asociados así lo requieren (Véase la Guía de evaluación). El gerente del programa puede solicitar al gerente del proyecto que respalde la puesta en marcha, la gestión y el uso de la evaluación, incluida la preparación de una respuesta de gestión y la ejecución de las acciones comprometidas.
Con respecto a los proyectos financiados por el FMAM, véase la orientación sobre cómo llevar a cabo una evaluación final y la orientación sobre cómo llevar a cabo una evaluación de mitad de período. Se puede acceder a estos documentos en el sitio web de la Oficina de Evaluación Independiente del PNUD en español, francés e inglés (haga clic en la pestaña Evaluación de proyectos del FMAM). Se requieren respuestas de gestión para todas las evaluaciones. El avance realizado en las acciones comprometidas podrá rastrearse en el Centro de recursos de evaluaciones del PNUD
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3.0
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Pasos
Llevar a cabo una revisión final del proyecto, que incluye el informe final, el avalúo
de garantía de calidad del cierre del proyecto y el presupuesto de cierre del proyecto
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Responsable
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Plantilla/Directriz
Estado del proyecto (Adjudicaciones > Proyecto > Estado del proyecto) se cambia de En curso (O) a (C) = Operacionalmente cerrado
Garantía de Calidad de Proyecto - Cierre (Quantum+)
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Notas explicativas
La junta del proyecto garantiza que todos los entregables del proyecto han sido producidos de manera satisfactoria y respalda el informe final de revisión del proyecto, incluidas las lecciones aprendidas.
El avalúo de garantía de calidad del proyecto (etapa de cierre) se prepara y revisa durante la revisión final del proyecto. Las lecciones se capturan durante este proceso. Véanse Estándares de calidad para la programación Guía del usuario - garantía de calidad al cierre de proyectos (Quantum+)
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4.0
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Pasos
Transferir o enajenar activos y archivos del proyecto
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Responsable
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los activos y los documentos del proyecto deben transferirse a los beneficiarios o representantes nacionales. Los activos sin valor se descartan. Véase Transferencia o enajenación de activos.
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4.1 ALT
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Pasos
Transferir activos del proyecto a otro proyecto del PNUD por donación.
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Responsable
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Orientación sobre donaciones de terceros
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5.0
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Pasos
Preparar y presentar el informe financiero final al PNUD
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Responsable
Gestor del proyecto
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
En virtud del HACT, las instituciones nacionales y las organizaciones no gubernamentales que funcionan como asociados en la ejecución preparan el formulario FACE final. Para obtener los procedimientos detallados, véase Transferencias directas de efectivo y reembolsos.
Los organismos de la ONU que llevan a cabo actividades conforme a la implementación nacional informan los gastos mediante un informe sobre la ejecución de un proyecto
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6.0
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Pasos
Completar las actividades de cierre del proyecto
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Responsable
Oficial de programas Oficial de seguimiento y evaluación
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
En esta etapa se debe realizar una verificación de los resultados financieros (fondos en efectivo y fondos de asignación) para garantizar que sean coherentes con las fuentes de financiamiento del proyecto. Esto detectará problemas, como errores de codificación de fondos, donantes, etc., que necesitan corrección. El proyecto debe cerrarse con saldo cero en el balance y el balance de fondo cero.
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6.1
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Pasos
Requisitos especiales de los donantes para los reembolsos
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Responsable
Gestor del proyecto
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Cualquier recurso financiero restante después de conciliar el proyecto debe reembolsarse al donante o transferirse a recursos generales de acuerdo con las políticas y los procedimientos pertinentes. Cualquier reembolso pendiente a los donantes debe trasladarse a la cuenta 21030 para evitar demoras en el cierre del proyecto.
Algunos donantes, como Bélgica, los Países Bajos y los Estados Unidos (Organismo de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional, Departamento de Estado de los Estados Unidos a través de una carta de crédito), la Comisión Europea, la Oficina del Fondo Fiduciario de Asociados Múltiples y los fondos fiduciarios, siguen los procedimientos del donante especial descritos en la política de Reembolsos a donantes. Para algunos donantes, como los Países Bajos, los proyectos no deben reabrirse una vez que se cerraron financieramente. Para otros donantes, el PNUD emite reembolsos como el último paso antes de designar un proyecto como financieramente cerrado en Quantum.
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6.2
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Pasos
Gestionar excepciones (es decir, avances pendientes en la implementación nacional, firmar un informe de gastos trimestrales, etc.)
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Responsable
Oficial de programas Oficial de seguimiento y evaluación
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Cuando se aplican excepciones en la lista de verificación de finalización del proyecto, la unidad de negocio debe ejercer la diligencia debida mediante la exploración de posibles soluciones en consulta con el asociado en la ejecución, el Buró Regional y el Buró de Servicios de Gestión/Oficina de Gestión de Recursos Financieros. Estas excepciones deben manejarse caso por caso con la aprobación, por parte de las respectivas divisiones de la sede, de los asuntos fuera de las políticas y los procedimientos corporativos. Las medidas que se tomen deben estar documentadas. Las oficinas no deben transferir los saldos no utilizados a la cuenta 21030 para reembolsos pendientes a los donantes antes de que se sigan los pasos correspondientes y la diligencia debida al adoptar los procedimientos alternativos y antes de confirmar los detalles de la cuenta bancaria con el donante. Se puede encontrar más información sobre la gestión de excepciones en las Directrices de cierre del proyecto (véase la sección 8.0).
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7.0
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Pasos
Revisar y firmar el informe final de gastos trimestrales
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Responsable
Gestor del programa/Representante Residente,Oficial del programa
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
En virtud del HACT, todas las transacciones financieras (FACE) se registran en Quantum para generar el informe de gastos trimestrales final.
El PNUD prepara el informe y lo presenta a la junta del proyecto para su revisión virtual. Luego lo firman el PNUD y el asociado en la ejecución para confirmar las cuentas financieras y los gastos finales del proyecto.
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8.0
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Pasos
Cerrar el proyecto
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Responsable
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Un proyecto está cerrado cuando se han informado y certificado todas las transacciones financieras, y se han cerrado todas las cuentas de proyecto. El gerente del programa/RR es responsable de garantizar que el proyecto se cierre de acuerdo con el plan de cierre aprobado presentado a la junta del proyecto. Esto debe hacerse a más tardar dentro de los 12 meses posteriores al cierre de la operación.
Acciones a realizar en Quantum disponibles proximamente
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9.0
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Pasos
Supervisar el cierre del proyecto
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Responsable
Oficina Regional (Aprobador de GC del programa)
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El Buró Regional es la responsable de supervisar el cierre financiero del proyecto para garantizar que se complete a más tardar dentro de los 12 meses posteriores al cierre de la operación.
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