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1
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PASO
Autoridad para establecer el PCF y su nivel El tesorero delega al Jefe de Oficina su autoridad para establecer el PCF, hasta el nivel máximo del PCF, para sus actividades normales.
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PARTE RESPONSABLE
Tesorero
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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2
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PASO
Solicitar la aprobación por adelantado del Tesorero mediante el envío de la documentación con justificaciones detalladas.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Toda Oficina de País que requiera un PCF superior a USD 2500.
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3
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PASO
El Tesorero evaluará dicha solicitud y considerará las necesidades operativas de la Oficina de País y su historial de cumplimiento con el marco de control interno (ICF) y las directrices de Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP), particularmente al cumplimiento en lo que respecta a las áreas de monitoreo, conciliación y procedimientos de fin de año del PCF, y tomará la decisión de autorizar el nivel más alto solicitado.
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PARTE RESPONSABLE
Tesorero
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El hecho de no registrar de manera precisa y oportuna los gastos del PCF y de conciliar la cuenta PCF 16105 del libro mayor (GL) puede ocasionar que se demore o se rechace la solicitud hasta que se resuelvan los problemas de control interno.
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4
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PASO
Gastos aptos para PCF Los gastos aptos para pagarse con el PCF son los siguientes: Compras menores para las operaciones de gestión de la oficina (no programas), y ninguna de estas compras individuales debe exceder los USD 250 o su equivalente.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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5
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PASO
Nombramiento de un Custodio del PCF El Jefe de Oficina designa al Custodio del PCF en virtud de los siguientes criterios de nombramiento: a) El miembro del personal posee un contrato a plazo fijo (FT) con el PNUD. b) El miembro del personal cuenta con la competencia profesional para cumplir con las responsabilidades, incluida la protección, el uso adecuado, la contabilidad y el conteo físico del PCF, así como el mantenimiento de registros del PCF. c) El miembro del personal acepta los términos y las condiciones del formulario de nombramiento del Custodio de Caja Chica (véase Anexo 1), incluido el hecho de que el Custodio de PCF deberá reembolsar cualquier pérdida en el PCF al PNUD, de lo contrario, esta se le deducirá de su sueldo.
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de oficina
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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6
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PASO
Seguridad física del PCF El RRAd (Representante Residente Adjunto) de Operaciones o el Gerente de Operaciones deben garantizar la seguridad física del PCF de la siguiente manera:
a) La Oficina de País debe tener una caja de seguridad con sólidas características de seguridad. b) La caja de seguridad debe colocarse en una habitación con acceso limitado únicamente al personal autorizado. c) El efectivo debe mantenerse en la caja de seguridad en todo momento.
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PARTE RESPONSABLE
RRA(O) o Gerente de Operaciones
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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7
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PASO
Responsabilidades de un Custodio de PCF Ponga en la caja fuerte de la oficina el efectivo recibido para la financiación inicial del PCF y las reposiciones posteriores.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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8
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PASO
Mantener los registros del PCF para hacer un seguimiento de todas las actividades relacionadas con el PCF.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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9
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PASO
Usar el comprobante del PCF previamente numerado en orden consecutivo para cada desembolso de dinero del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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10
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PASO
Garantizar que cada comprobante del PCF se complete para fines contables/presupuestarios, se apruebe adecuadamente y tenga una factura o un recibo como documento de respaldo.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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11
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PASO
Contar el saldo del PCF después de cada desembolso y reabastecimiento para garantizar que el monto sea igual al saldo corriente en el Registro del PCF, todo bajo la supervisión del Gerente de Operaciones.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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12
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PASO
Hacer todos los esfuerzos razonables para evitar el robo.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Por ejemplo, el mantenimiento del PCF en un lugar seguro (es decir, en la caja de seguridad de la oficina), el requisito de dos llaves para ingresar a la sala de seguridad y la presencia de dos personas cuando se abra la caja de seguridad.
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13
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PASO
Solicitar la reposición cuando el saldo del PCF alcance el 20 % del saldo inicial.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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14
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PASO
La financiación inicial del PCF se realiza mediante una Factura de Prepago Permanente pagadera al Custodio del PCF como "Proveedor" registrada contra: Cuenta GL Débito: 16105 – Fondo de Caja Chica (PCF)
Unidad Operativa: Unidad operativa del CO
Código de Fondo: 00001 (siempre para la cuenta GL 16105)
Departamento: Departamento correspondiente
Proveedor: ID de personal/proveedor del Depositario del PCF
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El documento justificativo de la factura de cuentas a pagar sin orden de compra es el visto bueno del Jefe de Oficina o del Tesorero, según proceda.
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15
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PASO
Contar el saldo del PCF después de cada desembolso y reabastecimiento para garantizar que el monto sea igual al saldo corriente en el Registro del PCF, todo bajo la supervisión del Gerente de Operaciones.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El monto del reaprovisionamiento posterior debe ser igual al monto del APJV (véase Control Interno y Contabilidad del PCF), que registra el total de los desembolsos efectuados durante el período previo al reaprovisionamiento.
El APJV y las facturas/recibos adjuntos sirven como documentos de respaldo para el reaprovisionamiento posterior.
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16
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PASO
Después del reabastecimiento subsiguiente, el saldo del PCF, guardado en la caja fuerte de la oficina, debe ser igual al saldo inicial
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Para el reabastecimiento subsiguiente del PCF, el Gerente de Finanzas o el Gerente de Operaciones (siempre y cuando ninguno de los dos sea el Custodio del PCF) deberá revisar, certificar y aprobar (según sea el caso) lo siguiente:
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PARTE RESPONSABLE
Gerente de Finanzas o Gerente de Operaciones (distinto del Depositario del PCF)
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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18
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PASO
Subir hoja de cálculo creada por el Custodio del PCF para registrar los desembolsos del PCF, los documentos de respaldo pertinentes para los gastos y el cumplimiento del límite de USD 250 para cada desembolso.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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19
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PASO
El recuento físico para garantizar que el saldo del PCF que se encuentra en la caja de seguridad sea igual al saldo que figura en el Registro del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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20
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PASO
Una conciliación del PCF para garantizar que el saldo de la cuenta PCF 16105 del GL sea igual al saldo real en efectivo que se encuentra en la caja de seguridad (una vez publicado el APJV) y en el Registro del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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21
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PASO
Un bono de pago para pagarle al custodio del PCF para el reabastecimiento del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Controles internos del PCF Se debe mantener la separación de tareas en todo momento.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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23
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PASO
Para solicitar los desembolsos del PCF, deben utilizarse los comprobantes del PCF previamente numerados en orden consecutivo (ya sea en forma impresa o en forma de hoja de cálculo controlada por contraseña); además, se debe obtener la aprobación adecuada y se debe indicar el Plan de Cuentas (COA) completo.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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24
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PASO
Se debe adjuntar la factura o el recibo de compras menores a cada comprobante del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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25
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PASO
Generar un APJV para registrar los desembolsos del PCF mensualmente o antes de cada solicitud de reaprovisionamiento, lo que ocurra primero
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Utilizar el campo « Comprobante relacionado » (« Related Voucher ») en la página de información de la factura para incluir el ID del comprobante inicial relacionado con el anticipo, a fin de facilitar la revisión y la liquidación.
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26
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PASO
Se debe mantener cada transacción en el Registro del PCF, que debe emitirse al cierre de las operaciones en el último día del mes o antes de cada período de reabastecimiento sin ninguna modificación adicional.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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27
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PASO
Se debe crear un nuevo Registro del PCF para cada nuevo mes o nuevo período de reabastecimiento.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Se debe generar un informe AAA para la cuenta 16105 del GL para cada período mensual o de reabastecimiento para comparar el saldo presente en la caja de seguridad del PCF con el saldo que figura en el Registro del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
RRA(O) o Gerente de Operaciones
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
El gerente de Operaciones debe hacer un recuento físico del dinero en efectivo al final del mes o antes de cada solicitud de reabastecimiento, lo que ocurra primero, y firmar el Formulario de Recuento de PCF (véase el Anexo 3).
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PARTE RESPONSABLE
Director de operaciones
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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30
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PASO
Cualquier discrepancia que se identifique en los pasos 17 a 19 debe investigarse y resolverse dentro de los siete (7) días.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Se debe realizar todos los meses sin excepción.
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31
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PASO
Se debe notificar al Jefe de Oficina de la discrepancia y su resolución.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Se debe realizar todos los meses sin excepción.
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32
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PASO
A más tardar el 31 de diciembre de cada año, la Oficina de país (CO) deberá cargar la última hoja de cálculo de los gastos registrados y depositar el saldo del PCF guardado en la caja fuerte en la cuenta bancaria de la CO.
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PARTE RESPONSABLE
Oficina de país
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Si la oficina de País no deposita el saldo del PCF en la caja de seguridad de la cuenta bancaria para fin del año, la oficina deberá notificar a Tesorería y explicar las circunstancias que impiden esta acción.
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33
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PASO
Conciliación del PCF y cierre de fin de año La conciliación mensual del PCF debe realizarse todos los meses sin excepción, incluido el cierre de fin de año.
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PARTE RESPONSABLE
RRA(O)
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Si la Oficina de País sigue las directrices y los procedimientos aquí descritos, el informe AAA para la cuenta 16105 del GL al 31 de diciembre debe mostrar un saldo de cero en la moneda local.
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PASO
El RRAd de Operaciones debe revisar los resultados de la conciliación mensual del PCF, completar y firmar la Certificación de fin de año del PCF y el Formulario de recuento del PCF.
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PARTE RESPONSABLE
RRA(O)
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Estos dos documentos deben cargarse en el SharePoint designado a más tardar el 31 de enero como parte de los procedimientos de rutina para el cierre del año. Advertencia: Preste atención a la moneda que se utiliza en el GL. La conciliación se realizará en la moneda en que se mantiene el PCF. Normalmente, es la moneda local. La Oficina de País no debe conciliar el saldo en USD. Advertencia: El RRAd de Operaciones es responsable de la precisión y la coherencia de los saldos en el informe de AAA, en el Registro del PCF y en la caja de seguridad.
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PASO
Seguimiento del PCF El Jefe de Oficina es responsable de garantizar el seguimiento de rutina de la cuenta 16105 del GL para garantizar la calidad y la integridad de los datos.
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PARTE RESPONSABLE
Jefe de oficina
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
El cumplimiento de la Oficina de País con las directrices y los procedimientos debe garantizar lo siguiente:
Que el nivel de PCF no exceda en ningún momento el nivel autorizado por el Jefe de Oficina o el Tesorero. Que el límite por desembolso no exceda el equivalente a USD 250. Que se registren los gastos mensualmente o en cada período de reabastecimiento. Que no se utilice GLJE. Que todas las transacciones registradas estén en la moneda en la cual se establece el saldo inicial del PCF. Que, al 31 de diciembre, el saldo que figura en el informe AAA para la cuenta 16105 de GL en la moneda local sea cero.
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PARTE RESPONSABLE
Oficina de país
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Advertencia: El estricto seguimiento de los procedimientos es de importancia crítica para garantizar la seguridad de los activos en efectivo del PNUD.
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Español
Locations