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1
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ÉTAPE
Autorisation pour la création d’un PCF et l’établissement du plafond.
Délègue son autorité au Chef de Bureau pour créer un PCF et en établir le plafond, jusqu’au niveau maximal du PCF pour les opérations normales tel que défini ci-dessus.
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Partie responsable
Le trésorier
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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2
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ÉTAPE
Obtenir l’approbation préalable du Trésorier en soumettant des justifications détaillées.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Tout Bureau de pays ayant besoin d’accéder au PCF pour un montant supérieur à 2 500 dollars.
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3
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ÉTAPE
Le Trésorier évaluera cette demande, en plus, il examinera les besoins opérationnels du Bureau de pays, les antécédents du Bureau de pays en matière de conformité au dispositif de contrôle interne (« ICF ») et aux directives des Politiques et procédures relatives aux programmes et aux opérations (POPP), surtout en ce qui concerne le respect des procédures de suivi, de rapprochement et de fin d’exercice du PCF, et prendra la décision d’autoriser le plafond nécessaire.
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Partie responsable
Le trésorier
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Attention : Le défaut d’enregistrer avec exactitude et en temps opportun les dépenses du PCF et de rapprocher le compte 16105 du PCF inscrit au Grand livre général peut entraîner un retard ou un refus de la demande jusqu’à ce que les problèmes liés au contrôle interne soient résolus.
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4
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ÉTAPE
Dépenses admissibles pour le PCF Les dépenses admissibles pouvant être payées à partir du Fonds de petite caisse sont les suivantes : Les petits achats destinés aux opérations de gestion du bureau (et non pour les programmes), et Chacun de ces achats ne doit pas excéder l’équivalent de 250 dollars.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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5
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ÉTAPE
Nomination du Dépositaire du fonds de petite caisse (PCF) Le Chef du Bureau nomme le Dépositaire du PCF selon les critères de nomination suivants : a) Le personnel est titulaire d’un contrat à durée déterminée (FT) du PNUD. b) Le personnel est capable d’assumer ses responsabilités, y compris la sauvegarde, l’utilisation appropriée, la comptabilité et l’inventaire physique du PCF et la tenue du registre du PCF. c)Le personnel accepte les conditions générales énoncées dans le formulaire de nomination du Dépositaire du fonds de petite caisse et signe le document (voir annexe 1), y compris que toute perte subie dans le PCF doit être remboursée au PNUD par le Dépositaire du PCF ou une déduction doit être prélevée sur son traitement.
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Partie responsable
Chef du bureau
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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6
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ÉTAPE
Sécurité physique du PCF Assurer la sécurité physique du PCF selon les conditions suivantes :
a) Le Bureau de pays doit disposer d’un coffre-fort ayant des caractéristiques de sécurités renforcées. b) Le coffre-fort doit être placé dans une pièce dont l’accès est limité uniquement au personnel autorisé. c) L’argent en espèce doit rester dans le coffre-fort tout le temps.
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Partie responsable
RRA/O ou Gestionnaire des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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7
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ÉTAPE
Responsabilités du Dépositaire de PCF Placer l'argent reçu pour le financement initial du PCF et les réapprovisionnements ultérieurs dans le coffre du bureau.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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8
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ÉTAPE
Tenir à jour le registre de PCF, en vue de l’enregistrement de toutes les activités effectuées à partir du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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9
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ÉTAPE
Utiliser le bordereau de PCF numéroté par ordre séquentiel pour chaque décaissement effectué à partir du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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10
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ÉTAPE
Veiller à ce que chaque bordereau de PCF soit rempli aux fins de la comptabilité et du budget, qu’il soit dûment approuvé et qu’une facture ou un reçu serve de document justificatif.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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11
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ÉTAPE
Comptabiliser le solde du PCF après chaque décaissement et réapprovisionnement pour s’assurer que le montant est égal au solde courant du registre de PCF sous la supervision du Directeur des opérations
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Déployer tous les efforts possibles afin de prévenir le vol.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
P. ex., y compris la maintenance du coffre-fort en lieu sûr (c.-à-d. le coffre-fort du bureau), en exigeant deux clés pour entrer dans la salle des coffres et la présence de deux personnes lors de l’ouverture du coffre.
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13
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ÉTAPE
Demander le réapprovisionnement lorsque le solde du PCF atteint 20 % du solde d’ouverture initial.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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14
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ÉTAPE
Financement initial et réapprovisionnement ultérieur du PCF Le financement initial du FCP est effectué par une facture de prépaiement permanent payable au dépositaire du FCP en tant que " fournisseur ", enregistrée sur : Compte GL débiteur : 16105 - Petty Cash Fund PCF Unité opérationnelle : unité opérationnelle du Bureau Code de fonds : 00001 (toujours pour 16105) Département : département concerné Fournisseur : ID du personnel Dépositaire du PCF
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
La pièce justificative de la facture AP sans bon de commande est l'approbation du chef de bureau ou du trésorier, selon le cas.
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15
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ÉTAPE
Comptabiliser le solde du PCF après chaque décaissement et réapprovisionnement pour s’assurer que le montant est égal au solde courant du registre de PCF sous la supervision du Directeur des opérations
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le montant du réapprovisionnement subséquent doit être égal au montant de l’APJV qui enregistre le total des décaissements effectués durant la période précédant le réapprovisionnement.
L’APJV et les factures/reçus joints constituent les pièces justificatives du réapprovisionnement subséquent.
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16
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ÉTAPE
Après le réapprovisionnement ultérieur, le solde du PCF doit être égal au solde d’ouverture initial.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Pour le réapprovisionnement ultérieur du PCF, le Directeur des finances ou le Directeur des opérations (autre que le Dépositaire du PCF) doit examiner, certifier et approuver (e cas échéant) :
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Partie responsable
Gestionnaire des finances ou Gestionnaire des opérations (autre que le Dépositaire du PCF)
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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18
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ÉTAPE
L’APJV créée par le Dépositaire du PCF pour l’enregistrement des décaissements du PCF, incluant les documents justificatifs pertinents des dépenses et le respect du plafond de 250 dollars pour chaque décaissement.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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19
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ÉTAPE
L’inventaire physique pour veiller à ce que le solde du PCF présent dans le coffre-fort soit égal au solde du registre du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Le rapprochement du PCF pour veiller à ce que le solde du compte 16105 inscrit au Grand lire général du PCF soit le même que les liquidités réelles se trouvant dans le coffre-fort (après la comptabilisation du bordereau inscrit au journal du compte créditeur) et dans le registre du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Bon de paiement pour le paiement du Dépositaire de PCF en guise de réapprovisionnement du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Contrôle interne du PCF La répartition des tâches devrait être maintenue en tout temps.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Les bordereaux de PCF doivent être utilisés (sur papier ou sous forme de tableur avec contrôle par mot de passe) pour effectuer des demandes de décaissement du PCF ; l’approbation appropriée obtenue et le plan comptable complet indiqué.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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24
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ÉTAPE
La facture ou le reçu des petits achats doit être joint à chaque bordereau du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Créer un APJV mensuel ou avant chaque réapprovisionnement pour enregistrer les décaissements du PCF.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Utiliser le champ « Pièce connexe » (« Related Voucher ») dans la page d’information de la facture pour indiquer l’ID du bon initial lié à l’avance, afin de faciliter l’examen et la liquidation.
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ÉTAPE
Le registre du PCF doit être tenu à jour pour chaque transaction et publié à la clôture des activités le dernier jour du mois ou avant chaque période de réapprovisionnement, sans autre modification.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Un nouveau registre du PCF doit être créé pour chaque nouveau mois ou chaque nouvelle période de réapprovisionnement.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Le rapport sur l’analyse des activités comptables (Accounts Activities Analysis) au titre du compte 16105 inscrit au Grand livre général doit être généré à chaque fin de mois ou à chaque période de réapprovisionnement afin de comparer le solde présent dans le coffre-fort du PCF et le registre du PCF doit être examiné par le Directeur des opérations ou le Représentant résident adjoint (responsable des opérations).
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Partie responsable
RRA/O ou Gestionnaire des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Réaliser un inventaire physique des espèces à la fin du mois ou avant chaque demande de réapprovisionnement, selon la première éventualité, et signer le formulaire de l’inventaire physique du PCF (voir annexe 3 – Formulaire de l’inventaire physique des espèces).
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Partie responsable
Responsable des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
La signature apposée sur le formulaire de l’inventaire physique du PCF atteste que le solde du coffre-fort est égal au solde figurant sur le registre du PCF et au solde du compte 16105 inscrit au Grand livre général.
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ÉTAPE
Tout écart relevé aux étapes des sections doit faire l’objet d’une enquête et être résolu dans un délai de sept (7) jours.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
À faire chaque mois sans exception pour le rapprochement du PCF.
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31
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ÉTAPE
Le Chef de Bureau doit être informé de cet écart et de cette résolution.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
À faire chaque mois sans exception.
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32
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ÉTAPE
Au plus tard le 31 décembre de chaque année, le CO doit télécharger la dernière feuille de calcul des dépenses enregistrées et déposer le solde du PCF conservé dans le coffre sur le compte bancaire du CO.
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Partie responsable
Bureau de pays
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Si le Bureau de pays ne dépose pas le solde du PCF sur le compte bancaire qui se trouve dans le coffre-fort du Bureau de pays à la fin de l’année, le bureau doit en aviser le service de trésorerie et expliquer les circonstances qui font obstacle à cette action.
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33
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ÉTAPE
Rapprochement du PCF et clôture de l’exercice Le rapprochement mensuel du PCF doit être effectué chaque mois sans exception, y compris la clôture de l’exercice.
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Partie responsable
RRA(O)
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Si le Bureau de pays respecte les présentes Directives et procédures, le rapport sur l’analyse des activités comptables au titre du compte 16105 inscrit au Grand livre général doit indiquer que le solde libellé en devise locale est de zéro au 31 décembre.
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34
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ÉTAPE
Le Représentant résident adjoint (responsable des opérations) doit procéder à l’examen des résultats concernant le rapprochement mensuel du PCF, au remplissage et à la signature de la certification de fin d’exercice du PCF et du formulaire de l’inventaire physique du PCF.
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Partie responsable
RRA(O)
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Ces deux documents doivent être téléchargés sur le SharePoint désigné au plus tard le 31 janvier dans le cadre des procédures régulières de clôture en fin d’exercice.
Attention : Faites attention à la devise dans le GL. Le rapprochement doit être effectué dans la devise du PCF. Généralement, il s’agit de la devise locale. Le Bureau de pays ne doit pas effectuer le rapprochement du solde en USD. Attention : Le Représentant résident adjoint (responsable des opérations) est responsable de l’exactitude et de la régularité des soldes figurant dans le rapport sur l’analyse des activités comptables, dans le registre PCF et dans le coffre-fort.
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ÉTAPE
Suivi du PCF S'assurer le suivi régulier de la qualité et de l’exhaustivité des données du compte 16105 inscrit au Grand livre général.
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Partie responsable
Chef du bureau
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Le respect des directives et des procédures par le Bureau de pays devrait garantir les éléments suivants :
Le plafond du PCF n’excède en aucun cas le plafond autorisé par le Chef de Bureau ou le Trésorier. La limite par décaissement n’excède pas l’équivalent de 250 dollars. Les dépenses sont enregistrées une fois par mois ou à chaque période de réapprovisionnement. L’utilisation de GLJE est proscrite. Toutes les transactions enregistrées sont libellées dans la devise en fonction de laquelle le solde initial du PCF est créé. Au 31 décembre, le solde figurant dans le rapport sur l’analyse des activités comptables au titre du compte 16105 inscrit au Grand livre général doit indiquer que le solde libellé en devise locale est de zéro.
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Partie responsable
Bureau de pays
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Attention : Le strict respect des procédures revêt une importance capitale en ce qui concerne la bonne gestion des actifs en espèces du PNUD.
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Français
Locations