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ÉTAPE
Élaborer une évaluation des risques en matière d’achat sur la base d’une note conceptuelle de projet.
Garder un registre des risques régulièrement suivi et mis à jour.
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Partie responsable
Responsable du programme et des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Veiller à ce que le programme et les opérations prennent en compte les difficultés en matière d’achat.
Le formulaire d’évaluation des risques en matière d’achat doit être adapté à la portée et à la nature du projet.
Les questions relatives à l’évaluation comprennent entre autres :
Savons-nous comment fournir les éléments nécessaires au projet pour que la livraison soit réussie ?
Avons-nous compris clairement la procédure d’achat et le besoin précis de ce projet ?
Disposons-nous des capacités (humaines et techniques) pour fournir les éléments nécessaires au projet pour que l'objectif soit atteint ?
Quels risques-clés pouvons-nous déterminer à partir de nos réponses aux questions précédentes ?
Quelles mesures devons-nous prendre pour minimiser la probabilité de réalisation des risques identifiés ou minimiser les dommages causés si les risques déterminés surviennent ?
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ÉTAPE
Approuver un plan d’achat
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Des plans d'approvisionnement sont nécessaires pour les "besoins commerciaux standard ou complexes". Un chef d'unité opérationnelle doit approuver tous les plans d'approvisionnement en contrôlant le rapport requis dans QUANTUM. Tous les plans d'approvisionnement (projets et opérations) sont établis au niveau de l'activité des projets dans Quantum. Les plans consolidés peuvent être consultés et analysés dans Quantum en exécutant les rapports applicables.
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ÉTAPE
Classer le projet comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».
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Partie responsable
Chef d'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les projets qui remplissent au moins l’une des conditions ci-dessous listées sont considérés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ». Il s’agit de projets dont : - Le budget total du projet dépasse un million de dollars des États-Unis (ou équivalent dans la devise du pays de programme) ;
- Les achats représentent plus de 60 % du budget total du projet ;
- Le responsable de la gestion de l’unité opérationnelle considère le projet comme étant primordial pour sa performance globale, dans l’année en cours ou durant celles à venir ;
- La nature du projet exige des activités d’achat pour lesquelles l’unité opérationnelle ne dispose d’aucune expérience, et a besoin de quantités importantes dans des catégories dont les acquisitions comportent un « risque élevé » tels :
i. Médicaments et produits pharmaceutiques ;
ii. Services de sécurité ;
iii. Équipement de laboratoire et fournitures médicales ;
iv. Trousses médicales (si spécialisation) ;
v. Contraceptifs ;
vi. Équipements pour les élections ;
vii. Services de sociétés de conseils ;
viii. Structures permanentes ;
ix. Services de construction ;
x. Études techniques (lorsqu’elles sont hautement spécialisées et peuvent influer sur le travail en aval).
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ÉTAPE
Informer le Directeur de l’unité des services d’achat des détails du projet.
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Partie responsable
Chef de l'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les projets classés comme ayant des besoins opérationnels complexes nécessitent une planification des achats plus rigoureuse. Dans certains cas il peut être conseillé pour l’unité opérationnelle de contacter le bureau des achats pour obtenir l’assistance nécessaire.
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ÉTAPE
Offrir des orientations à l’unité opérationnelle.
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Partie responsable
Office of Procurement/Bureau for Management Services
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Élaborer un plan d’atténuation des risques pour tous les projets individuels dans cette catégorie en utilisant la matrice d’évaluation des risques.
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Partie responsable
Gestionnaire de programme,
Responsable des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
La matrice d’évaluation des risques est un outil développé conjointement avec les politiques et aux procédures qui permet aux risques liés à un projet précis d’être déterminés. Le modèle sera lié à l’écran des politiques et procédures régissant les programmes et opérations pour déploiement initial.
Matrice d’évaluation des risques
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Notes explicatives
La matrice a été élaborée en particulier pour souligner :
- Le risque précis identifié ;
- Les conséquences découlant du risque ;
- L’impact du risque sur la performance de l’unité opérationnelle ;
- La probabilité du risque ;
- La sensibilité du projet au risque ;
- Les solutions proposées pour réduire la probabilité de réalisation du risque et l’impact du risque s’il se réalise
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ÉTAPE
Assurer la mise en œuvre des plans d’atténuation.
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Partie responsable
Chef d'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Préparer un plan d’achat en utilisant l’outil de planification en ligne.
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Partie responsable
Programme/DRR/Operations Manager/ Head of Procurement
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les programmes doivent définir les exigences clés en matière d’achat et les opérations, déterminer les méthodes d’achats adaptées.
Utiliser l’outil de planification en ligne pour cette étape.
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ÉTAPE
Examiner la matrice des risques liés aux achats et le plan d’achats.
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Partie responsable
Chef d'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Sur la base des besoins du bureau de pays, lui offrir des orientations.
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Partie responsable
Office of Procurement/Bureau for Management Services
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Approuver un projet pour qu’il soit soumis au contrôle des engagements (si les étapes nécessaires ont été suivies pour respecter la politique et que les besoins en matière d’achat ont été traités de manière satisfaisante).
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Partie responsable
Chef de l'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Utiliser le module Finance de Quantum.
Des mises à jour régulières des plans d’achat peuvent être nécessaires quand :
1. De nouveaux fonds sont reçus et programmés pour le même projet ;
2. Des modifications doivent être apportées au budget ;
3. Des changements ou réalignements des activités de projet sont nécessaires.
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ÉTAPE
Faire en sorte que le plan intégré d’achat de l’unité opérationnelle soit mis à jour à chaque fois que de nouveaux projets sont approuvés ou lorsque les plans d’achat de projets déjà approuvés sont modifiés.
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Partie responsable
DRR/OM/Responsable des achats
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
L’outil en ligne offre un accès et des mises à jour en temps réel.
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ÉTAPE
Organiser des réunions conjointes pour le programme et les opérations régulièrement pour suivre les risques tout en répondant aux questions de l’évaluation des risques en matière d’achat.
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Partie responsable
Chef de l'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Pour les achats à haut risque
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ÉTAPE
Contacter le Bureau des achats pour obtenir des conseils et des orientations.
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Partie responsable
Chef de l'unité opérationnelle
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les unités opérationnelles sont encouragées à informer le Bureau des achats lorsque les projets sont classés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».
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ÉTAPE
Offrir un soutien adapté
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Partie responsable
PSU/BMS
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Examiner la prévision et la livraison des achats pour tous les projets considérés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».
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Partie responsable
Responsable du programme et des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le Bureau des achats et le Bureau des services de gestion effectuent des études de cas pour renforcer la gestion des connaissances sur les achats à haut risque ou en grande quantité.
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