Gestion de la trésorerie dans les situations de crise ou d’urgence | Programme des Nations Unies pour le développement

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Point focal

Sanjeeb Bhattarai

Date d'entrée en vigueur

01/01/2012

Date de révision prévue

31/01/2026

Version

1.0

Règlements et règles pertinentes

Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD

Politiques

Politique principale

Gestion de la trésorerie dans les situations de crise ou d’urgence

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Procédures

Procédures Principales

1

ÉTAPE

Traitement des envois de liquidités

Les informations concernant les mouvements de liquidités doivent être limitées au strict minimum de personnes, selon le principe du besoin de savoir.
La communication des informations relatives aux mouvements de liquidités doit être chiffrée ou codée, dans la mesure du possible. Lorsque des codes sont utilisés, ils doivent être changés environ tous les six mois.

Le calendrier des mouvements de liquidités doit être aussi imprévisible que possible. Il convient de varier les horaires de vol et les itinéraires terrestres. La fréquence de ces envois doit être soigneusement évaluée par rapport aux risques liés à la conservation des liquidités dans les locaux.

Lorsque les conditions le permettent, au moins deux agents de sécurité doivent accompagner tout mouvement de liquidités dépassant 50 000 USD. Les agents doivent être équipés d’un téléphone ou d’une radio, avec des signaux de détresse préétablis.

Des dispositions doivent être prises pour récupérer les liquidités directement de l’avion ou du véhicule blindé à l’arrivée. Les liquidités ne doivent pas être entreposées dans les coffres des aéroports, les chambres d’hôtel, les bureaux non sécurisés, les gares, etc.

Il convient d’évaluer la possibilité de recourir aux forces de l’ordre nationales, aux forces armées ou aux forces internationales ou régionales de maintien de la paix pour renforcer la sécurité.

Dans toute la mesure du possible, il faut éviter l’utilisation de fax, de courriels, de téléphones ou de fréquences radio non sécurisées pour transmettre des informations concernant les mouvements de liquidités.

Le transport des liquidités ne doit être organisé et effectué qu’après réception de l’autorisation écrite préalable du Fonctionnaire désigné (Designated Official – DO) au lieu d’affectation.

Partie responsable

Gestionnaire des opérations – Bureau,

Service de messagerie

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les procédures sont élaborées par le Gestionnaire des liquidités après consultation du Gestionnaire des opérations.
Le Représentant résident et le Gestionnaire des opérations doivent veiller à ce que ces procédures soient respectées lors du transfert et du stockage des liquidités.

2

ÉTAPE

Locaux physiques

S’assurer que toutes les fenêtres et portes de la zone ou pièce où les liquidités sont conservées sont solides et fixées de manière sécurisée à la structure. Les fenêtres doivent être protégées par des grilles métalliques fixées de l’intérieur. Lorsque cela est possible, un système d’alarme anti-intrusion et anti-agression, relié directement à une équipe de sécurité disponible 24 h/24, doit être installé dans les bureaux.

Un service de sécurité 24 h/24 doit être organisé.

Partie responsable

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

3

ÉTAPE

Procédures de contrôle

Les liquidités doivent être conservées dans un coffre-fort sécurisé sous double contrôle de personnel désigné du PNUD. Le coffre doit être situé dans une pièce verrouillée, dont l’accès est restreint. Les clés de cette pièce doivent être détenues par le Fonctionnaire désigné (DO). Il est préférable de disposer de deux coffres : un dans la pièce verrouillée et restreinte, pour le stockage principal, et un autre dans la zone financière sécurisée, pour les besoins quotidiens. Cela limite la nécessité d’accéder fréquemment au coffre principal.

Les liquidités reçues quotidiennement par la section financière doivent être comptées par deux membres du personnel désignés, sous la supervision du Gestionnaire des opérations / ARR (Admin) / Administrateur ou autre cadre supérieur désigné, qui signe le résultat du comptage. Les petits soldes de liquidités, ainsi que le solde principal, doivent être comptés et rapprochés quotidiennement. Des comptages inopinés du total des liquidités doivent être effectués de manière aléatoire, au minimum une fois par mois.

Les « gardiens du coffre » désignés seront tenus responsables des écarts constatés lors des comptages.

Les comptages inopinés doivent être effectués par un membre du personnel supérieur du PNUD qui n’a pas de responsabilité directe ou de supervision sur la gestion des liquidités entrantes et sortantes.

Tout vol de liquidités doit être signalé immédiatement au Trésorier et au Bureau des audits et des investigations (OAI).

Les décisions concernant l’implication des autorités locales doivent être prises en consultation avec le Bureau de la gestion des ressources humaines (BOM/OHR), et probablement en référence au Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) au siège.

Partie responsable

Trésorerie,

Représentant résident,

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

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