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ÉTAPE
Autorité d’approbation de la PCA Délègue son autorité au Chef de Bureau (HO) pour approuver une ou plusieurs PCA jusqu’au montant de 25 000 dollars par activité ponctuelle d’une durée limitée relative à un projet, ne dépassant pas deux semaines.
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Partie responsable
Le trésorier
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Cette délégation offre une certaine souplesse pour répondre à un besoin spécifique d’un projet qui n’est pas couvert par les dispositifs bancaires habituels. Cependant, cette délégation implique que le Bureau de pays qui émet des PCA soit responsable de leur clôture rapide dans les 30 jours (un mois après la date d’émission de l’avance).
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ÉTAPE
Réserve le droit d’approuver le(s) PCA(s) dont le montant est supérieur à 25 000 dollars en fonction de la demande du Bureau de pays. Les principaux éléments à prendre en considération lors de l’approbation de telles demandes sont les suivantes : - Besoins opérationnels.
- Solutions alternatives non disponibles
- Évaluation et mesure de sécurité (trouver un itinéraire sécurisé pour le voyage et une escorte).
- L’expérience du Bureau de pays en matière de fermeture précise et en temps opportun des demandes de PCA.
- Le Bureau de pays doit soumettre le Formulaire de saisie des données du compte créditeur (AP Data Entry Form) signé par les agents respectifs à titre de documents justificatifs.
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Partie responsable
Le trésorier
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Attention : Le fait de ne pas retourner la PCA dans les délais et de façon exacte, d’enregistrer les dépenses et d’apurer le compte GL 16108 de la PCA peut conduire à une mauvaise évaluation des états financiers. Attention : Le fait de ne pas prendre les mesures de sécurité appropriées peut retarder l’approbation par le Trésorier du montant plus élevé de la PCA jusqu’à ce que le problème soit réglé par le Bureau de pays.
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3
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ÉTAPE
Nomination d’un Dépositaire d’une PCA Nommer le Dépositaire de la PCA.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le Chef du Bureau nomme le Dépositaire d’une demande PCA selon les critères d’engagement suivants : Le personnel détient un Contrat à Durée Déterminée (FT) du PNUD ou une Convention de Services du Personnel (NPSA/IPSA) avec une limite jusqu’à 5 000 USD (seul le RR peut nommer un NPSA/IPSA, cette autorité ne peut pas être déléguée davantage). Le personnel a les compétences nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités, notamment en ce qui concerne la sauvegarde, l’utilisation appropriée et la comptabilisation de la PCA en temps opportun. Le personnel signe le formulaire de demande d’une PCA. Le personnel s’engage à présenter un rapport complet et à rendre compte de la PCA dans les 30 jours suivant la date à laquelle l’avance a été accordée.
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ÉTAPE
Sécurité physique pour une PCA Assurer conjointement la sécurité de la PCA comme suit :
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le RRA/P est responsable de l’évaluation de la sécurité sur le site de l’activité de projet ainsi que de la nomination du Dépositaire d’une PCA.
Le RRA/O est responsable de la mise en place des mesures de sécurité (en collaboration avec le DSSNU ou un service d’escorte tiers, le cas échéant).
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5
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ÉTAPE
Attribution d’une PCA Le dépositaire unique de l'PCA est configuré comme un "fournisseur" dans Quantum.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Une facture destinée au dépositaire/fournisseur sera créée en tant que type "prépaiement" configuré comme un "prépaiement temporaire" en cochant le drapeau "Autoriser l'application du prépaiement" avec des pièces justificatives.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Un paiement sera effectué par le GSSC au dépositaire de la PCA.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Le dépositaire d'une PCA garde l'argent de la PCA en sécurité jusqu'à ce que les décaissements finaux et la comptabilité soient effectués.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le Dépositaire d’une PCA est responsable de la bonne garde de la PCA, entre le moment de la réception de l’argent et le versement final (si le fournisseur tiers n’est pas responsable du transport et de la distribution de l’argent) ainsi que de toute avance de fonds non utilisée jusqu’à ce que le montant soit remis au RRA/O.
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ÉTAPE
Versement de la PCA Conserver les factures et les reçus des achats effectués.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Conserver la liste des paiements de la PCA, y compris le nom du bénéficiaire, l’affiliation à une organisation (le cas échéant), le nom et le numéro de téléphone de l’ID et le montant du versement en espèces.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Vérifier la validité de l’identification avant de faire un versement à chaque bénéficiaire prévu.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Recueillir la signature de chaque bénéficiaire ayant accusé réception d’un paiement du PNUD.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Calculer le total de tous les versements effectués et déterminer le solde inutilisé de la PCA.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Soumettre la liste de paie de la PCA, la facture/les reçus, ainsi que le solde inutilisé de la PCA, le cas échéant, au RRA/O dès que l’activité est terminée.
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Partie responsable
PCA
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Le Dépositaire d’une PCA verse les fonds aux bénéficiaires autorisés pour les dépenses admissibles concernant la PCA uniquement pour l’activité ponctuelle spécifique relative à un projet.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
La séparation des tâches doit être maintenue en permanence pour la demande de PCA, l'approbation du PCA, la création et l'approbation de la facture, et l'émission d'une PCA.
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ÉTAPE
Conserver la liste de paie avec les documents justificatifs.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Cela comprendra des dossiers permettant d’identifier la personne qui a été payé, par exemple en conservant des copies des pièces d’identité des bénéficiaires.
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ÉTAPE
Le Dépositaire de la PCA doit soumettre toutes les factures et tous les reçus au RRA/O.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Le Dépositaire de la PCA doit soumettre au RRA/O le compte rendu final dans les 30 jours suivant la date d’émission de l’avance, y compris le retour du solde inutilisé de la PCA et les documents énumérés aux points 2 et 3 ci-dessus.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Examiner les étapes ci-dessus et s’assurer que la PCA est versée conformément aux procédures, qu’elle est entièrement comptabilisée, puis procéder aux écritures comptables de clôture.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
L’examen devrait comprendre des appels téléphoniques aux bénéficiaires choisis au hasard pour vérifier les versements effectifs.
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ÉTAPE
Le spécialiste des finances responsable du suivi de l’état de la PCA devrait utiliser le Moniteur de statut de la PCA (annexe 6 – Moniteur de Statut de la PCA) pour s’assurer que toutes les activités ponctuelles relatives à un projet et terminées le 23e jour du mois ne bénéficieront pas d’une PCA en cours au dernier jour de ce mois.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Examiner le statut et le moniteur de la PCA à la fin de chaque mois.
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Partie responsable
Responsable des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Conseils : Le Directeur des opérations doit assigner à un associé des finances la responsabilité de surveiller toutes les PCA émises et de s’assurer que les mesures appropriées énumérées ci-dessus sont prises dans les délais requis. Attention : Toutes les PCA doivent être clôturées et être comptabilisées dans les 30 jours suivants la date d’émission de l’avance, pour une activité ponctuelle relative à un projet. Cela est très important pour une présentation exacte et fidèle a) de la situation financière et des résultats d’exploitation du PNUD (reflétés dans le bilan et le compte de résultat) et b) de l’état d’exécution des projets du PNUD et de son solde pour les rapports des donateurs établis conformément aux Normes comptables internationales pour le secteur public (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) à tout instant. Attention : Les entrées d'ajustement des gains/pertes de change sont contrôlées par l'équipe de gestion de la trésorerie de GSSC sur une base mensuelle.
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ÉTAPE
Rapprochement du solde impayé de la PCA et du solde du GL pour la PCA. S’assurer que l’APJV et le journal direct du compte débiteur utilisent le bon plan comptable.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Attention : Faites attention à la devise dans le GL. Le rapprochement doit être effectué pour la devise pour laquelle la PCA est émise. Généralement, il s’agit de la devise locale pour la majorité des PCA.
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ÉTAPE
Générer le rapport AAA pour le compte GL 16108 à la fin du mois.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Examine et confirme que le solde du compte GL 16108 représente les PCA en cours qui n’ont pas encore été conclus au 23e jour de chaque mois.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Examiner le rapprochement effectué par le spécialiste des finances désigné. En cas de préoccupations au sujet des PCA non clôturées, il doit prendre les mesures appropriées pour s’assurer que les contrôles internes pour la PCA sont effectués.
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Partie responsable
Responsable des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
À la fin de chaque trimestre ou à chaque date de clôture financière du PNUD, le spécialiste des finances désigné établit le Calendrier de rapprochement de la PCA
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Annexe 7 – Calendrier de rapprochement de la PCA (en anglais) Le solde du compte GL 16108 doit être justifié par les PCA en suspens et de façon précise.
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ÉTAPE
Examiner et certifier le Calendrier de rapprochement des PCA.
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Partie responsable
Responsable des opérations
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Attention : Les mesures susmentionnées sont d’une importance cruciale pour s’assurer que les avances de fonds du PNUD soient comptabilisées en temps opportun et avec exactitude.
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ÉTAPE
Le Chef de Bureau est responsable d’assurer le suivi de routine de la qualité et de l’exhaustivité des données du compte GL 16108.
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Partie responsable
Chef du bureau
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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Français
Locations