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ÉTAPE
Livrer les travaux
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Partie responsable
Fournisseur
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Achèvement des étapes/travaux
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2
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ÉTAPE
Soumettre les documents relatifs aux travaux réalisés
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Partie responsable
Fournisseur
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Soumettre au superviseur (gestionnaire de projet / demandeur) les documents justificatifs appropriés, tels qu'un PC, un rapport, une feuille de temps, etc. pour les travaux achevés.
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3
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ÉTAPE
Préparer la facture AP
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Partie responsable
Directement par le fournisseur via le portail des fournisseurs (préférable pour la transparence et l'efficacité du processus de paiement) ou indirectement par l'intermédiaire du personnel et des responsables financiers du PNUD.
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les soumissions effectuées par l'intermédiaire du portail des fournisseurs sont stockées électroniquement. Le personnel des finances est le dépositaire des copies papier des documents justificatifs.
Le personnel des finances / les gestionnaires :
- Vérifier l'exactitude du montant du paiement.
- S'assurer que la modalité de paiement est correcte.
- S'assurer que le champ de la carte de distribution et de la carte PPM est correct.
- Confirmez que le paiement n'a pas déjà été effectué. Vérifier les coordonnées bancaires du fournisseur.
- S'assurer que les notes de crédit reçues seront compensées par le montant payé.
- S'assurer que les paiements sont saisis dans le système avec la bonne date d'échéance (terme), afin que le paiement puisse être programmé conformément aux conditions de paiement convenues.
En outre, pour les factures de commande, le personnel financier doit.
- S'assurer que les conditions de paiement sont cohérentes avec le bon de commande ou le document contractuel ;
- Vérifier si le chef de projet (ou son représentant) a enregistré la bonne réception des biens/services dans Quantum (ou confirmer en dehors de Quantum que les services ont été fournis dans le cas des paiements de voyage) et joindre la facture dans Quantum.
- Porter à l'attention du gestionnaire qui a approuvé le bon de commande toutes les exceptions telles que les dépassements de tolérance, l'utilisation de codes de compte, de devises et de dates comptables erronés, etc.
En outre, pour les factures sans bon de commande, le personnel financier doit. - Vérifier que la demande de paiement hors PO est approuvée par le chef de projet (y compris, le cas échéant, la vérification de la bonne réception des biens/services) ;
- Vérifier que le paiement ne nécessite pas de PO (par exemple, les avances NIM/ DIM, les avances aux agences des Nations unies chargées de la mise en œuvre, les paiements des services publics nationaux, les avances sur les salaires du personnel, etc ;)
- Vérifier que le paiement est conforme aux procédures du PNUD ;
- Obtenir des explications pour toute exception de la part du gestionnaire de projet, telle que l'absence d'un reçu documenté, l'absence d'un budget adéquat, l'absence d'une autorisation de dépenses, etc. et les porter à l'attention du gestionnaire approbateur, avant qu'il n'approuve le paiement non-PO.
- La facture doit être gérée et conservée conformément à la gestion des archives.
Dates importantes pour le calcul du SGM dans PPM et la comptabilisation dans le GL - Facture non-PO :
- La date de la transaction est la date de la facture (sur l'en-tête de la facture).
o Si le fournisseur soumet la facture par l'intermédiaire du portail des fournisseurs, la date de la facture est par défaut la date à laquelle le fournisseur a téléchargé la facture, et non la date imprimée sur la facture. Cela permet de s'assurer que la date d'échéance du paiement est calculée correctement.
o Si le fournisseur envoie la facture au PNUD par courrier postal ou électronique et qu'un utilisateur du service financier du PNUD saisit la facture, la date de la facture est fixée par défaut par Quantum à la date du jour, mais doit être modifiée manuellement pour refléter la date imprimée sur la facture du fournisseur, étant donné que Quantum calcule la date comptable et toutes les autres dates à partir de la date de la facture. - Les utilisateurs ne doivent ajuster aucune date dans Quantum autre que la date de la facture figurant dans l'en-tête lorsqu'ils saisissent une transaction.
- La « date comptable » dans Quantum sert de base à l'enregistrement de la transaction dans les livres du PNUD et à la comptabilisation des dépenses à des fins des rapports financiers et pour les donateurs. Si l'exercice financier de la date de facturation est ouvert, la « date comptable » est la même que la date de facturation ; si l'exercice financier est clôturé, la « date comptable » est le premier jour de l'exercice financier ouvert le plus ancien dans Quantum.
- Les dépenses doivent être comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles ont été effectuées ou le plus près possible si les périodes antérieures sont clôturées.
- La « date de conversion » est la date utilisée pour convertir en USD les transactions non libellées en USD et correspond par défaut à la date comptable figurant dans l'en-tête de la facture.
- La « date du budget » est fixée par défaut à la « date comptable » et ne doit pas être écrasée.
- Remarque importante : lorsque la devise de la transaction n'est pas l'USD, le montant du SGG est calculé dans la devise de la transaction (c'est-à-dire une devise locale, par exemple l'AFN) en utilisant l'UNORE sur la base de la « date de l'élément de dépense ».
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4
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ÉTAPE
Valider la facture et lancer l'approbation (optionnel pour les factures PO et Non-PO, sinon le processus Quantum batch validera la facture et lancera l'approbation toutes les 4 heures à partir de 6 heures du matin, heure de New York, puis toutes les 4 autres heures).
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le bureau de pays doit examiner les erreurs de validation et les corriger. Les erreurs peuvent résulter d'un budget insuffisant, d'une période budgétaire non ouverte, d'un reçu insuffisant ou d'une absence de reçu, d'une mauvaise ligne de reçu sélectionnée pour le rapprochement, etc.
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5
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ÉTAPE
Corriger les erreurs liées à l'incohérence des combinaisons de distribution et des champs de diagramme PPM et s'assurer que toutes les erreurs sont corrigées, validées et soumises à nouveau à l'approbation.
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Partie responsable
Fonctionnaire des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Approuver la facture de la commande AP
La facture de commande est approuvée automatiquement une fois qu'elle est validée. Si le montant dépasse 20 000 USD ou des équivalents, la facture doit être approuvée une deuxième fois par le GSSC.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
S'assurer que les détails correspondent à la commande ;
Vérifier que les éléments suivants correspondent à la facture de la commande :
Les informations de la facture telles que le montant, la devise, la date du fournisseur doivent être correctes et cohérentes avec la facture du fournisseur.
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7
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ÉTAPE
Approuver la facture non-PO
Le CO doit approuver toutes les factures non-PO. Si le montant dépasse 5 000 USD ou l'équivalent, la facture non-PO doit être approuvée une deuxième fois par le GSSC.
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Partie responsable
Approbateurs du bureau de pays et du CSSG
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Confirmer que les pièces justificatives sont jointes, que les dates correctes, y compris les dates des postes de dépenses, sont correctement indiquées, que le groupe de payeurs et le mode de paiement sélectionnés sont corrects.
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8
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ÉTAPE
Assurer le suivi avec le personnel concerné du bureau des achats ou avec le gestionnaire de projet pour garantir une diligence future lorsque l'erreur se trouve dans les informations sur le fournisseur.
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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9
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ÉTAPE
Assurer le suivi avec les fournisseurs en cas de manquement de leur part, et renvoyer les marchandises et les factures, le cas échéant.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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10
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ÉTAPE
Classer la facture signée et approuvée par le PA avec toutes les pièces justificatives.
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les documents suivants sont obligatoires et les copies papier doivent être jointes en tant que pièces justificatives à la facture du PA :
Pour le bon de commande :
PO signé et autorisé ;
Réception des marchandises signée et autorisée ;
Facture du fournisseur.
Pour les pièces justificatives autres que les bons de commande :
Pour les paiements de faible valeur et pour les services publics fournis par un gouvernement - un document de réception n'est pas nécessaire, mais les biens et les services doivent être reçus avant d'établir une facture AP ; toutefois, les documents justificatifs tels que les demandes de paiement signées par le chef de projet et les factures des fournisseurs doivent être joints.
Services de l'agence - Formulaire de demande de service de l'agence dûment signé et autorisé par le fonctionnaire compétent de l'agence pour les paiements de l'agence non quantifiée ;
paiements anticipés à la partie responsable - formulaires FACE dûment signés et autorisés par le représentant approprié de la partie responsable ; lettre d'accord (LOA) ou accord de la partie responsable (RPA),
Subvention de faible valeur - accord LVG, demande de paiement ou facture du bénéficiaire pour les paiements ultérieurs au premier.
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