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1
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ÉTAPE
Identifier les membres du personnel dont les services aux projets pourraient être imputés de manière plus appropriée via la LUP/LPL plutôt que par des lignes de financement multiples des postes (COA)
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Réaliser une étude de la charge de travail (WLS)
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2
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ÉTAPE
Mettre à jour le type de poste et la structure comptable (COA) du poste lorsque des services d’appui aux projets sont fournis
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les postes fournissant des services aux projets sur la base de la LUP/LPL peuvent être partiellement financés à partir de fonds extrabudgétaires (XB) ou d’un projet autonome. Référence : IWP, section Ressources, Postes, relative à la planification des postes selon les principales classifications de coûts. Des orientations pour Quantum seront disponibles prochainement.
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3
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ÉTAPE
Estimer les services d’appui nécessaires aux projets
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Partie responsable
Gestionnaire de projet
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Utiliser les paiements mensuels moyens pour des projets de taille similaire Passation de marchés, recrutement, voyages, plan de liquidation des actifs, etc
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4
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ÉTAPE
Estimer le coût des services d’appui aux projets à l’aide de la LUP et de la LPL
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Partie responsable
Chef de projet du Bureau de Pays
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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5
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ÉTAPE
Inclure les services d’appui estimés dans le budget du projet
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Partie responsable
Gestionnaire de projet
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Révisions budgétaires
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6
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ÉTAPE
Soumettre une demande de service écrite et autorisée
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Partie responsable
Gestionnaire de projet
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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7
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ÉTAPE
Les services sont exécutés, enregistrés et déclarés dans les projets de développement
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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8
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ÉTAPE
Préparer les factures de services à imputer aux projets et recouvrer les coûts des services par les moyens suivants : - Facture à montant nul (ZDI) pour les écritures initiales
- Utilisation de la facture originale pour effectuer des écritures correctives
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les frais de service doivent être crédités soit sur des fonds extrabudgétaires (XB), soit sur un projet autonome, soit sur d’autres structures comptables, en fonction de la source de financement du personnel (voir l’étape 2 ci-dessus)
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9
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ÉTAPE
Examiner les rapports mensuels d’exception DPC et corriger les écritures incorrectes relatives à l’imputation des services aux projets Veiller à ce que toutes les exceptions DPC soient régularisées à la clôture de l’exercice
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les codes comptables DPC doivent être utilisés pour recouvrer les coûts des services auprès des projets Référence : rapports d’exception DPC ; directives de clôture de fin d’exercice
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10
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ÉTAPE
Examiner annuellement le recouvrement des services fondés sur la LUP/LPL auprès des projets et établir une moyenne annuelle des services d’appui, en fonction du niveau de mise en œuvre des projets
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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