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ÉTAPE
Créer un paiement anticipé – Créer un bon de commande
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Pour effectuer un paiement anticipé, un bon de commande approuvé couvrant l’intégralité de la transaction d’achat (et non seulement le montant du paiement anticipé) doit exister dans Quantum. Voir Bons de commande/Engagements.
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2
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ÉTAPE
Remplir le formulaire de Demande de facture de paiement anticipé
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Partie responsable
Personnel
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
À partir d’une facture pro forma, d’un contrat ou d’autres pièces justificatives, remplir le formulaire de demande de facture de paiement anticipé en y indiquant le numéro du bon de commande approuvé correspondant. Le formulaire de demande, accompagné d’une copie papier du bon de commande et de toutes les pièces justificatives, doit être transmis au Chef de projet pour approbation. Le Payable Infolet – Prepaid affiche tous les paiements anticipés en cours ou en retard, et peut être exporté vers Excel.
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3
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ÉTAPE
Examiner le formulaire de demande de facture de paiement anticipé
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Partie responsable
Gestionnaire de projet
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Examiner le formulaire de demande de paiement anticipé et les pièces justificatives, puis décider de l’approuver ou non. En cas d’approbation, le formulaire et les pièces justificatives sont transmis à la section Finances.
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4
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ÉTAPE
Créer la facture de paiement anticipé
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Créer et compléter la facture de paiement anticipé dans Quantum avec les pièces justificatives, la valider et lancer le processus d’approbation. Quantum transmettra automatiquement la facture au gestionnaire approbateur désigné, qui doit vérifier la référence au bon de commande (le cas échéant), le plan comptable (CoA) qui doit uniquement inclure la combinaison de comptes GL ainsi que les informations du fournisseur. Le segment « projet » du CoA ne doit pas être inclus dans la facture de paiement anticipé étant donné que le bon de commande a déjà engagé les ressources au niveau du PPM lors du processus d’approbation. Lors de la liquidation du paiement anticipé, le plan comptable complet incluant le segment PPM sera requis.
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5
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ÉTAPE
Approuver la facture de paiement anticipé
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Examiner les pièces justificatives et approuver la facture de paiement anticipé dans Quantum si cela est approprié. Contrairement au cas d’une facture rapprochée d’un bon de commande standard, les informations provenant du bon de commande ne sont pas automatiquement copiées sur la facture de paiement anticipé. Par conséquent, le responsable approbateur doit vérifier que : Le montant et le calendrier du paiement anticipé sont conformes au contrat, à l’accord, aux termes de référence, au bon de commande ou à tout autre document applicable. Le fournisseur et le plan comptable (segment GL uniquement) sont corrects.
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6
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ÉTAPE
Débourser le paiement anticipé
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Débourser le paiement anticipé une fois que la facture de paiement anticipé a été approuvée par le gestionnaire approbateur.
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