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Point focal

Adam Phillion

Date d'entrée en vigueur

11/07/2019

Date de révision prévue

19/04/2026

Version

4.0

Règlements et règles pertinentes

Règlement financier et des règles de gestion financière du PNUD

Article 17.02

Politiques

Politique principale

Financement de la mise en œuvre par l’Agence des Nations Unies

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Procédures

Procédures Principales

1

ÉTAPE

S’assurer que le budget de projet approuvé (préparé par le partenaire de mise en œuvre en étroite consultation avec l’Administrateur de programme) et les ressources du projet (allocation/ASL ou liquidités) sont correctement saisis dans Quantum :
i) Module Projet
ii) Contrôle budgétaire

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les bureaux doivent garder à l’esprit que, dans Quantum, toutes les avances du PNUD consomment le budget du projet dans le Module Projet ainsi que dans le budget de trésorerie du Grand Livre. Il est donc essentiel que les bureaux s’assurent que les budgets des projets sont correctement configurés dans le Module Projet avant de traiter toute avance.
En particulier pour les avances aux partenaires, afin d’éviter des retards, le budget du projet doit être correctement établi dès la signature des accords et avant que les partenaires commencent à soumettre leurs demandes d’avance au GSSC pour analyse initiale, approbation CFRA et paiement final.

2

ÉTAPE

Pour les fonds de base et hors base :
L’agence soumet une demande d’avance de fonds. L’Administrateur de programme doit veiller à ce que la demande d’avance présentée par les agences de mise en œuvre, ainsi que la mise en œuvre et la liquidation ultérieures, soient conformes au PTA, au budget du projet et au plan du projet.
Les agences envoient leur demande d’avance accompagnée des accords signés et des pièces justificatives directement à l’unité GSSC Agencies pour l’analyse initiale.
Le GSSC communique les résultats de l’analyse avec recommandation au CFRA pour examen et approbation finale. Une fois approuvés, les paiements sont libérés par le GSSC.

Partie responsable

Chargé(e) de programme / Agences / Agences du GSSC / CFRA

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

3

ÉTAPE

Les agences soumettent des PDR trimestriels cumulatifs à l’unité GSSC Agencies, qui assure leur chargement dans UNEX ; la reconnaissance des dépenses et la liquidation des avances dans Quantum AP et leur imputation finale dans le Grand Livre.
Tous les PDR doivent inclure les dépenses sur une base comptable d’exercice complet conformément aux IPSAS.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

4

ÉTAPE

Chaque trimestre, après le traitement des PDR et l’avis de clôture GL transmis par CFRA/FPMR/OFM, les Administrateurs de programme doivent effectuer les actions suivantes :

(a) Examiner toutes les dépenses PDR dans UNEX ou dans les détails des dépenses du programme dans le GL pour s’assurer qu’elles :

Sont cohérentes, du point de vue programmatique et financier, avec le PTA, le budget du projet et le plan comptable, afin de garantir que seules les dépenses valides sont enregistrées dans les livres du PNUD et dans la période durant laquelle les biens ont été reçus ou les services fournis.
Restent dans les limites du budget du projet et des plafonds de l’ASL/AX1 afin d’éviter tout dépassement.
Si les PDR d’une agence ne sont pas disponibles au moment de la clôture annuelle, les bureaux de pays doivent contacter GSSC Agencies pour s’assurer que les dépenses estimées pour la période soient enregistrées dans le système.

Cet examen est particulièrement important puisque les dépenses PDR des agences ne sont pas systématiquement révisées par les Administrateurs de programme avant d’être traitées dans UNEX et enregistrées dans le Grand Livre.

(b) Examiner dans UNEX les PDR rejetés et communiqués par GSSC Agencies et s’assurer que les causes des rejets sont résolues.
(c) Le cas échéant, modifier dans UNEX l’exercice automatisé de ventilation (UNEX ventile les coûts selon des donateurs et activités qui n’existent pas dans les budgets standards des agences des Nations Unies).
(d) Assurer le suivi avec les homologues des agences pour résoudre les problèmes en suspens concernant les dépenses rejetées ou litigieuses. Déterminer si certaines dépenses doivent être rejetées ou si le plan comptable doit être ajusté.

Si une correction ou un rejet est justifié (par exemple, dépenses supérieures au budget), notifier GSSC Agencies avec la documentation justificative.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Examiner le Rapport d’analyse des comptes UN et les rapports du Module Projet pour les soldes et les détails des activités. Vérifier la situation budgétaire dans le Module Budget.

Le GSSC communique les explications des messages d’erreur de rejet PDR, leurs causes possibles et les actions requises.

Les dépenses valides d’une agence qui ne sont pas enregistrées en raison d’un rejet UNEX constituent une dette dans le bilan du PNUD.

GSSC Agencies veille à ce que les dépenses rejetées soient annulées dans les livres de l’agence et ne soient pas incluses dans les PDR futurs.

5

ÉTAPE

Les PDR validés sont ensuite traités dans UNEX et les informations sont intégrées dans Quantum AP pour enregistrer les dépenses et liquider les avances associées à la partie responsable.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Ce processus est appelé processus sortant, par lequel les dépenses valides sont enregistrées dans Quantum AP.

6

ÉTAPE

Les soldes du compte de compensation de projet (PCA) sont rapprochés avec chaque agence des Nations Unies au moyen du rapport Schedule 12(a), qui constitue le rapport de rapprochement inter-agences trimestriel.

Partie responsable

GSSC Agencies

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

7

ÉTAPE

De manière continue, les dépenses enregistrées dans Quantum sont examinées pour s’assurer qu’elles sont correctement déclarées. Le Rapport d’analyse des comptes UN peut être utilisé à cet effet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

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