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1
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PASO
Garantizar que el presupuesto del proyecto aprobado (preparado por la entidad implementadora en estrecha consulta con el Oficial de Programa) y los fondos del proyecto (asignación/ASL o efectivo) estén correctamente ingresados en Quantum:
i) Módulo de Proyectos
ii) Control Presupuestario
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PARTE RESPONSABLE
Oficial de programas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Las oficinas deben tener presente que en Quantum todos los anticipos del PNUD consumen presupuesto del proyecto tanto en el Módulo de Proyectos como en el presupuesto de tesorería del Libro Mayor.
Esto requiere que las oficinas aseguren que los presupuestos de los proyectos estén correctamente configurados antes de procesar cualquier anticipo.
Particularmente en relación con los anticipos corporativos a agencias, el presupuesto del proyecto debe estar configurado inmediatamente después de la firma de los acuerdos y antes de que las agencias comiencen a enviar solicitudes de anticipo al GSSC para su revisión, aprobación por CFRA y pago.
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2
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PASO
Para fondos básicos y no básicos:
La agencia presenta una solicitud de anticipo de fondos. El Oficial de Programa debe vigilar que el anticipo solicitado por las agencias, así como la implementación y la liquidación posteriores, sean coherentes con el AWP, el presupuesto del proyecto y el plan del proyecto.
Las agencias envían su solicitud de anticipo junto con los acuerdos firmados y la documentación de respaldo directamente a GSSC Agencies para el análisis inicial.
El GSSC remite los resultados del análisis con recomendaciones al CFRA para la revisión y aprobación final. Una vez aprobado, el GSSC liberará los pagos.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial de Programa / Agencias / Agencias del GSSC / CFRA
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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3
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PASO
Las agencias presentan PDR trimestrales acumulados a la unidad GSSC Agencies, que supervisa su carga en UNEX; se reconocen los gastos y se liquidan los anticipos en Quantum AP, con su registro final en el Libro Mayor.
Todos los PDR deben basarse en el principio de devengo conforme a las IPSAS.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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4
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PASO
Cada trimestre, una vez procesados los PDR y comunicada la notificación de cierre del Libro Mayor por CFRA/FPMR/OFM, los Oficiales de Programa deben realizar las siguientes tareas: (a) Revisar todos los gastos PDR en UNEX o en los detalles de gastos del proyecto en el Libro Mayor, para garantizar que: - Sean coherentes —técnica y financieramente— con el AWP, el presupuesto del proyecto y el plan de cuentas, asegurando que únicamente se registren gastos válidos y en el período en que se recibieron los bienes o se prestaron los servicios.
- Se encuentren dentro del presupuesto disponible del proyecto y de los límites autorizados de gasto (ASL/AX1), evitando sobre-ejecuciones.
- Si el PDR de una agencia no está disponible al cierre del año, la oficina de país debe contactar al GSSC Agencies para asegurar que los gastos estimados del período sean ingresados en el sistema.
Este control es crucial porque los gastos de los PDR no necesariamente son revisados por los Oficiales de Programa antes de ser procesados en UNEX y contabilizados en el Libro Mayor. (b) Revisar en UNEX los PDR rechazados y comunicados por GSSC Agencies, garantizando que se resuelvan las causas del rechazo.
(c) Cuando corresponda, ajustar en UNEX el ejercicio automático de prorrateo (UNEX prorratea costos en función de donantes y actividades que no existen en los presupuestos estándar de las agencias de la ONU).
(d) Dar seguimiento a los homólogos de las agencias para resolver asuntos pendientes relacionados con gastos rechazados o en disputa. Determinar si algún gasto PDR debe rechazarse o si el plan contable debe ajustarse. Si procede una corrección o un rechazo (por ejemplo, por gastos superiores al presupuesto), notificar al GSSC Agencies con documentación justificativa.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial de programas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Revisar el UN Account Analysis Report y los informes del Módulo de Proyectos para verificar saldos y detalles de actividades. Consultar el estado presupuestario en el Módulo Presupuestario. GSSC proporciona explicaciones detalladas sobre los mensajes de error en PDR rechazados, sus causas y la acción requerida. Los gastos válidos no registrados debido a un rechazo de UNEX constituyen un pasivo para el PNUD. GSSC Agencies garantizará que los gastos rechazados sean revertidos de los registros de la agencia y no vuelvan a aparecer en PDR futuros.
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6
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PASO
Los saldos de la Cuenta de Compensación del Proyecto (PCA) se concilian con cada agencia de la ONU mediante el informe Schedule 12(a), que es el reporte trimestral de conciliación interinstitucional utilizado entre el PNUD y otras agencias.
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PARTE RESPONSABLE
GSSC Agencies
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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Español
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