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1
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PASO
Crear y mantener los registros
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Verificar la exactitud del registro y de su documentación de respaldo. Los registros financieros deben crearse, gestionarse y almacenarse conforme a los párrafos 4, 5 y 6 de la Política de Conservación de Documentos. Los documentos deben archivarse en orden secuencial y mantenerse en un espacio seguro. Cuando la oficina esté cerrada, los talonarios de cheques, los cheques emitidos y la caja chica deben guardarse en la caja fuerte.
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2
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PASO
Conservar indefinidamente los registros relacionados con pagos al personal / nómina
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Estos registros deben mantenerse de forma permanente de acuerdo con la política.
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3
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PASO
Establecer un área de archivo conforme a las siguientes directrices: a) El área de almacenamiento debe ser segura y permanecer cerrada con llave en todo momento. b) Los archivos deben ser fácilmente recuperables. c) Debe existir un registro y una lista maestra de todo lo archivado, incluyendo su fecha prevista de eliminación.
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PARTE RESPONSABLE
Oficina de país
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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4
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PASO
Asegurar el monitoreo regular del espacio de almacenamiento contratado
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PARTE RESPONSABLE
División de Servicios Administrativos (ASD) en la Sede y en las oficinas de país
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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5
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PASO
Almacenar los registros por un mínimo de siete años para todos los demás documentos financieros, excepto los relacionados con pagos al personal / nómina
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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6
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PASO
Decidir si se desecharán los registros financieros con más de siete años de antigüedad (excepto los relacionados con pagos al personal / nómina)
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PARTE RESPONSABLE
Representante residente
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El desecho queda a discreción del/de la Representante Residente después de siete años, conforme a los párrafos 7 y 8 de la Política de Conservación de Documentos. Si se requiere más orientación, contactar a la Oficina de Finanzas.
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7
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PASO
Desechar los registros
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PARTE RESPONSABLE
Senior GS Finance staff
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los archivos deben desecharse mediante incineración y/o triturado, conforme a la política.
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