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Point focal

Lida Van Staden, Nelly Owano

Date d'entrée en vigueur

01/01/2024

Date de révision prévue

01/01/2027

Version

5.0

Règlements et règles pertinentes

Statut et Règlement du personnel de l’Organisation des Nations Unies, y compris les dispositions provisoires du Règlement

Politiques

Politique principale

Gestion de la performance et du perfectionnement

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Procédures

Procédures Principales

ÉTAPE

Discuter des objectifs annuels de performance et des objectifs d’apprentissage et de développement

Partie responsable

Superviseur (initiative) Personne supervisée (participation, demande)

MODÈLE/DIRECTIVE

Voir module PMD dans Quantum

Notes explicatives

Voir les directives sur la préparation d’une discussion relative à la planification annuelle des performances. En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel participent à la discussion sur les objectifs annuels.

Lors de la discussion sur les objectifs d’apprentissage et de développement, aborder les aspirations professionnelles de la personne supervisée afin d’aligner les objectifs sur le poste actuel et les perspectives futures.

ÉTAPE

Rédiger les objectifs et les enregistrer dans l’outil PMD en ligne

Partie responsable

Personne supervisée

MODÈLE/DIRECTIVE

Voir module PMD dans Quantum

Notes explicatives

Voir les directives relatives à la définition des objectifs.

Les objectifs de performance doivent comprendre des énoncés d’objectifs et des descriptions plus détaillées afin de clarifier les attentes et les critères de réussite. Les objectifs doivent être hiérarchisés pour reconnaître qu’ils peuvent différer en termes d’importance/de criticité et de temps et d’effort requis.

Les objectifs de performance doivent inclure un objectif obligatoire de gestion efficace du personnel pour tous les membres du personnel ayant des responsabilités de supervision. Cet objectif est attribué automatiquement, par un processus centralisé.

Les chefs de projet, chefs de bureau, cadres supérieurs des bureaux de pays, centres régionaux et sièges, ainsi que les autres membres du personnel ayant une autorité déléguée et une responsabilité en matière de gestion budgétaire et financière, doivent également avoir un objectif de gestion financière. Cet objectif est attribué automatiquement, par un processus centralisé, à tous les représentants résidents (RR) et chefs de bureau.

Conformément aux engagements pris dans le cadre de la Stratégie pour l’égalité des sexes du PNUD et de la Stratégie pour la parité des sexes, les gestionnaires et le personnel doivent inclure dans leurs objectifs de performance des résultats liés à l’égalité des sexes et à la parité. Ces résultats individuels doivent être alignés sur et contribuer aux résultats/cibles spécifiques que le Bureau/l’unité prévoient d’atteindre, tant en ce qui concerne la réponse politique et programmatique du PNUD en matière d’égalité des sexes et d’autonomisation des femmes, que l’inclusion des sexes sur le lieu de travail. Cet objectif est attribué automatiquement, par un processus centralisé, à tous les chefs de bureau.

Tous les représentants résidents (RR) auront un objectif obligatoire lié à leur contribution aux résultats de l'UNCT. Cet objectif leur sera attribué par un processus centralisé. Des indicateurs de réussite supplémentaires peuvent être discutés avec le Coordonnateur résident des Nations Unies, au besoin. Les autres membres du personnel doivent également inclure de tels objectifs s’ils sont pertinents.

Les objectifs d’apprentissage et de développement doivent inclure des énoncés d’objectifs et des descriptions plus détaillées des activités visant à faire progresser le développement du personnel, y compris le renforcement de leur maîtrise des compétences essentielles et techniques du PNUD.

Les objectifs d’apprentissage et de développement peuvent répondre à des besoins immédiats pour permettre à un membre du personnel de réussir (ou de continuer à réussir) dans son poste actuel, ainsi qu’à des aspirations et plans de carrière à plus long terme.

Comme les objectifs doivent être alignés sur les fonctions, il est important de veiller à ce que les descriptions de poste soient à jour et reflètent les fonctions que le membre du personnel est censé exercer.

ÉTAPE

Approuver les objectifs annuels de performance et d’apprentissage et de développement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Voir le module PMD de Quantum

Notes explicatives

L’approbation doit être enregistrée dans l’outil PMD en ligne.

Le superviseur peut assigner des objectifs supplémentaires à la personne supervisée dans l’outil PMD, selon les besoins, à la suite de la discussion.

ÉTAPE

S’assurer que tous les superviseurs de leur équipe approuvent les objectifs annuels de leurs personnes supervisées ; trouver une solution appropriée si les plans d’objectifs ne sont pas finalisés pour certaines personnes supervisées

Partie responsable

Superviseur du superviseur,

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Discuter des modifications des objectifs annuels

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les discussions périodiques sur la performance et l’examen à mi-parcours doivent offrir un cadre pour discuter des modifications éventuelles des objectifs annuels. En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer à la discussion sur les modifications des objectifs.

ÉTAPE

Enregistrer les modifications apportées aux objectifs annuels dans le module PMD de Quantum

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

ÉTAPE

Approuver les modifications des objectifs annuels et fournir une justification dans le module PMD de Quantum

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Le superviseur peut décider des modifications, mais a l’obligation d’en informer le membre du personnel concerné.

ÉTAPE

Tenir des discussions régulières avec la personne supervisée sur les performances, fournir une rétroaction et discuter des besoins en matière de soutien; consigner les résultats dans le module PMD de Quantum, selon le cas

Partie responsable

Superviseur (initiative) Personne supervisée (participation, demande)

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Le superviseur est responsable de fournir une rétroaction aux personnes supervisées concernant leurs performances. Toutefois, conformément au principe de responsabilité mutuelle en matière de performance, les personnes supervisées doivent également solliciter de manière proactive une rétroaction sur leurs performances et indiquer leurs besoins en matière de soutien et de développement.

Il est fortement recommandé que les comptes rendus des revues périodiques soient consignés pour tout le personnel, mais cela reste facultatif. Toutefois, pour le personnel présentant des insuffisances de performance, le superviseur doit consigner les discussions sur les performances, ainsi que les accords relatifs aux améliorations attendues, aux prochaines étapes et aux conséquences éventuelles.

ÉTAPE

Organiser un examen formel à mi-parcours des performances de la personne supervisée et enregistrer les résultats dans l’outil PMD en ligne

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Sauf indication contraire, les examens à mi-parcours des performances doivent être effectués en juillet-août de l’année.

L’enregistrement de la revue à mi-parcours dans l’outil PMD en ligne doit inclure une mise à jour sur les progrès réalisés dans l’atteinte des objectifs annuels, la confirmation des modifications apportées au plan annuel, le cas échéant, ainsi qu’une brève rétroaction sur les performances à ce jour et les besoins en matière de soutien (cette dernière partie étant facultative).

Des commentaires détaillés sont requis pour les personnes supervisées présentant des insuffisances de performance. Les plans d’amélioration des performances (PIP) (en anglais) doivent être joints aux examens à mi-parcours dans l’outil PMD en ligne.

En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer à la discussion et aux décisions relatives à l’examen à mi-parcours.

1	ÉTAPE Tenir une discussion sur la performance, les réalisations et le développement du/de la supervisé(e) au cours de l’année écoulée.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer aux discussions et décisions relatives à l’examen annuel des performances.
2	ÉTAPE Préparer une déclaration annuelle des réalisations et la télécharger dans Quantum.	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Module PMD de Quantum	Notes explicatives Si la personne supervisée n’a pas préparé et soumis la déclaration des réalisations annuelles dans les délais convenus, le superviseur doit tout de même finaliser l’examen annuel des performances.
3	ÉTAPE Demander des commentaires supplémentaires à d’autres collègues (facultatif).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Module PMD de Quantum	Notes explicatives La demande de rétroaction supplémentaire est facultative. Il est recommandé de la solliciter tout au long de l’année, selon les besoins (par exemple, après la finalisation de projets majeurs), plutôt que d’attendre la période d’examen annuel. Une liste indicative des collègues pouvant fournir une rétroaction peut être discutée au moment de la fixation des objectifs, mais la décision finale sur les personnes à consulter appartient au moment de la demande. Dans Quantum, la personne supervisée peut consulter tous les commentaires reçus sans indication de leur provenance.
4	ÉTAPE Enregistrer les résultats de l’examen annuel dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle EAP hors ligne (à titre de référence) (en anglais) Guide étape par étape Quantum Lignes directrices EAP Compétences comportementales essentielles Compétences en gestion des personnes	Notes explicatives L’examen annuel comprend : des réponses à une série de questions sur la performance et les compétences du/de la supervisé(e), accompagnées de commentaires narratifs ; une appréciation globale indiquant si la performance « répond aux attentes en matière de performance » ou « ne répond pas pleinement aux attentes ». En cas de réaffectation au cours de l’année, l’examen doit être réalisé par le superviseur qui a supervisé la personne la majeure partie de l’année.
5	ÉTAPE Recommander, le cas échéant, les personnes supervisées éligibles à une reconnaissance spéciale au Comité de gestion des talents (CGT).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Lignes directrices pour les superviseurs sur la recommandation d’un certificat de reconnaissance spéciale (en anglais))	Notes explicatives Les personnes supervisées peuvent recevoir une reconnaissance spéciale pour avoir régulièrement dépassé les attentes en matière de performance ou pour des réalisations spécifiques. Le superviseur doit inclure des exemples concrets de ces réalisations dans l’examen annuel. La recommandation doit être validée par le superviseur de niveau supérieur et approuvée par le Chef de bureau avant que le certificat ne soit téléchargé dans Quantum.
6	ÉTAPE Examiner l’évaluation annuelle effectuée par le superviseur.	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE En cas de désaccord avec l’évaluation, demander un examen par le Comité de gestion des talents (CGT).	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Guide pour le point focal RH sur la création du document du CGT dans Quantum (en anglais))	Notes explicatives La demande d’examen par le CGT doit être soumise dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la notification de la finalisation de l’évaluation par le superviseur. Le point focal RH doit consigner la demande dans Quantum.
8	ÉTAPE Examiner les résultats des examens annuels dans les bureaux où certains membres du personnel ont reçu la mention « ne répond pas pleinement aux attentes en matière de performance », afin de garantir la cohérence de l’application des normes. Examiner également les cas de désaccord signalés par les personnes supervisées.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Termes de référence du CGT (en anglais)	Notes explicatives
9	ÉTAPE Consigner, le cas échéant, les commentaires finaux du CGT dans le dossier du personnel de la personne supervisée dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Examiner les résultats finaux de l’évaluation annuelle et formuler des commentaires, si nécessaire.	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Module PMD de Quantum	Notes explicatives
11	ÉTAPE S’assurer que tous les superviseurs de leur équipe ont finalisé les examens annuels des membres de leur personnel. Trouver une solution appropriée en cas d’examens non complétés. Examiner les recommandations de reconnaissance spéciale et, si elles sont justifiées, les soumettre au Chef de bureau pour approbation.	Partie responsable Superviseur du superviseur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Modèle de certificat de reconnaissance spéciale à télécharger dans Quantum après approbation
12	ÉTAPE Télécharger le certificat de reconnaissance spéciale dans Quantum après approbation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Lignes directrices pour le téléchargement du certificat de reconnaissance spéciale dans Quantum (en anglais))	Notes explicatives

ÉTAPE

Constituer le Comité de réfutation

Partie responsable

Gestion des ressources humaines

MODÈLE/DIRECTIVE

Voir les termes de référence du Comité de réfutation (en anglais)

Notes explicatives

ÉTAPE

Soumettre une demande formelle de réfutation par écrit, avec copie au Partenaire commercial des ressources humaines (OHR) ou au point focal RH du bureau

Partie responsable

Personne supervisée

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La demande de réfutation doit être transmise à l’adresse hq.rebuttal@undp.org dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la communication à la personne supervisée de la décision finale du Comité de gestion des talents (TMC).

Les demandes soumises après ce délai ne seront acceptées que si le Président du Comité de réfutation estime que le motif du retard est impérieux.

La demande de réfutation doit inclure :
1. une copie de l’évaluation annuelle des performances faisant l’objet de la réfutation ;
2. une note de couverture exposant les motifs et les justifications de la réfutation ;
3. tout autre document justificatif jugé nécessaire.

Chaque cas devrait être traité en moyenne dans un délai de 30 jours ouvrables.

Aucun modèle spécifique n’est requis ; la soumission s’effectue par courrier électronique.

ÉTAPE

Transmettre la demande au Comité de réfutation pour examen

Partie responsable

Secrétaire du Comité de réfutation au sein du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Désigner les membres de l’équipe d’examen pour chaque cas de réfutation

Partie responsable

Président du Comité de réfutation

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examiner le dossier et présenter les conclusions dans un rapport

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Voir les termes de référence du Comité de réfutation pour plus de détails (en anglais)

Notes explicatives

Le Comité de réfutation peut être appuyé par un consultant, conformément aux termes de référence, afin de garantir des délais de traitement plus courts.

ÉTAPE

Examiner la recommandation de l’équipe d’examen et approuver le rapport final

Partie responsable

Président du Comité de réfutation

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La décision finale est consignée dans le rapport du Comité de réfutation, signé par le Président

ÉTAPE

Informer la personne supervisée, le superviseur et le chef de bureau de la décision

Partie responsable

Secrétaire du Comité de réfutation au sein du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Mettre en œuvre la décision du Comité de réfutation

Partie responsable

Superviseur et/ou personne supervisée, selon le cas

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

1	ÉTAPE Émettre la première notification à la personne supervisée concernant les insuffisances de performance et lancer l’élaboration du plan d’amélioration des performances (PIP). Enregistrer la notification dans l’outil PMD en ligne et télécharger le PIP.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Voir le modèle du plan d’amélioration des performances (PIP) (en anglais)	Notes explicatives Le PIP devrait généralement couvrir une période d’au moins trois mois, sous réserve que le contrat de la personne supervisée avec le PNUD le permette. Il doit être finalisé dans les dix jours ouvrables suivant la notification.
2	ÉTAPE Mettre en œuvre les mesures d’amélioration	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La personne supervisée est responsable de participer aux discussions pertinentes et de mettre en œuvre les améliorations requises.
3	ÉTAPE Assurer le suivi périodique de la mise en œuvre des activités convenues	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le superviseur est responsable de fournir le soutien convenu, de tenir des discussions régulières sur la performance avec la personne supervisée et de fournir des conseils.
4	ÉTAPE Évaluer la nécessité d’un deuxième PIP	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Émettre une deuxième notification à la personne supervisée concernant les insuffisances de performance et lancer la révision ou la prolongation du PIP	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Si aucune amélioration de la performance n’est observée conformément aux attentes et aux délais établis, formuler une recommandation au chef de bureau concernant les prochaines étapes	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Engager les actions nécessaires conformément à la politique relative à la cessation de service/fin de nomination, si la recommandation consiste à mettre fin à l’engagement du membre du personnel	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Si la personne supervisée n’a pas accompli un service satisfaisant, soumettre une demande de non-octroi de l’augmentation de traitement à l’intérieur de la classe au Directeur du Bureau des ressources humaines (OHR)

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Cette démarche doit être effectuée dans un délai de cinq jours ouvrables après que la décision relative à la cote de performance est devenue définitive. Si la personne supervisée conteste la cote, la décision n’est définitive qu’après la décision du comité de réfutation.

ÉTAPE

Prendre une décision concernant l’augmentation de traitement à l’intérieur de la classe

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Informer la personne supervisée et l’équipe de la paie du Centre mondial des services partagés (GSSU) de la décision, avec copie au chef du bureau où la personne supervisée exerce ses fonctions.

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Ne pas traiter l’octroi de l’augmentation de traitement à l’intérieur de la classe normalement prévue ou prendre les dispositions nécessaires pour le recouvrement de l’augmentation

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Prendre les mesures appropriées conformément à la politique sur la cessation de service/fin de nomination, y compris en ce qui concerne les droits liés à la cessation

Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Programme des Nations Unies
pour le développement

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