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ÉTAPE
PPR – sélection des factures pour paiement :
Définir les critères en sélectionnant la période, la devise, le mode de paiement et le compte bancaire – Groupe de paiement.
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Examiner les factures sélectionnées par la PPR avant le décaissement : Vérifier tous les détails et les pièces justificatives des factures AP approuvées; lorsque cela n’est pas possible en raison de volumes importants, examiner le lot pour en vérifier la cohérence; Vérifier les factures AP inhabituelles, par exemple celles de montants élevés, les noms de fournisseurs inconnus, les paiements inhabituels au personnel, etc.; Imprimer la liste des factures sélectionnées (la liste de paiements) et l’utiliser pour contrôler l’émission des chèques lorsque ceux-ci sont retirés au bureau; Marquer les paiements rejetés sur la liste de paiements; Signer, dater et classer une copie de la liste de paiements pour attester du contrôle interne des chèques; Demander au personnel financier d’annuler les paiements rejetés, selon les instructions.
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Partie responsable
Agent financier principal
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Contrôle interne clé – troisième et dernière approbation des dépenses.
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3
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ÉTAPE
Annuler les paiements, selon les instructions de l’Agent principal des finances, lorsque les factures ne sont pas approuvées.
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les chèques doivent être signés par au moins deux signataires.
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4
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ÉTAPE
Présenter les chèques pour signature, accompagnés des pièces justificatives : montants et bénéficiaires conformes aux factures AP approuvées.
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Partie responsable
Check signatories (dual signatories)
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les chèques doivent être signés par au moins deux signataires.
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5
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ÉTAPE
Paiements manuels Sélectionner l’option « enregistrer » dans l’onglet paiement de la facture AP; Ajouter le numéro du chèque ou la référence du paiement; Émettre manuellement un chèque, le cas échéant, en veillant à ce que le montant, la date, le bénéficiaire et le numéro correspondent à l’enregistrement Quantum.
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Les paiements manuels servent surtout à enregistrer les éléments figurant sur les relevés bancaires mais non dans le livre de caisse (intérêts, frais bancaires).
Les requêtes et rapports Quantum peuvent être utilisés pour suivre les exceptions de paiement.
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6
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ÉTAPE
Examen des paiements manuels avant signature et envoi : Vérifier que tous les montants, devises, dates et bénéficiaires correspondent aux factures AP approuvées; Répéter l’étape 3 pour la signature du paiement manuel.
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Partie responsable
Agent financier principal
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Enregistrement ponctuel des écritures dans Quantum S’assurer qu’une écriture est enregistrée dans Quantum avant l’émission d’un chèque; En situation d’urgence seulement, enregistrer le paiement manuel après émission du chèque, mais dans un délai maximal de 48 heures; Informer par écrit le Trésorier si un paiement ne peut être enregistré dans Quantum dans les 48 heures.
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Partie responsable
Agent financier principal
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
L’enregistrement Quantum et l’émission manuelle d’un chèque sont deux tâches distinctes; une attention particulière est requise.
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8
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ÉTAPE
Émission, signature et sécurisation des chèques : Conserver les chèques non immédiatement envoyés ou remis aux bénéficiaires dans un lieu sécurisé au sein de l’unité des finances, et les placer dans le coffre-fort en dehors des heures de travail. Durant les heures de travail, les chèques doivent être gardés de manière sécurisée par l’agent responsable. Comparer les chèques avec la liste de paiement avant remise aux bénéficiaires lorsque récupérés au bureau. Tenir un registre d’émission des chèques. La preuve d’identité du bénéficiaire doit être fournie et consignée avec la signature du destinataire. Si un chèque n’est pas récupéré dans les 5 jours suivant son émission, il doit être annulé et réémis si nécessaire.
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Partie responsable
Agent financier principal
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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9
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ÉTAPE
Gestion des chèques : Demander à la banque de fournir des chèques numérotés en série. Si ce n’est pas possible, numéroter les chèques manuellement à l’encre à partir du numéro 1 et poursuivre la séquence sans interruption. Informer le trésorier si, pour une raison quelconque, la banque locale ne peut fournir des chèques portant le nom officiel du compte.
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Partie responsable
Agent financier principal
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Le stock de chèques doit être contrôlé par un registre. Tous les chèques doivent être comptabilisés. Un seul carnet de chèques doit être utilisé à la fois pour chaque compte bancaire. Les chèques ne doivent comporter ni ratures ni corrections. Les chèques doivent être émis au nom du fournisseur figurant dans Quantum. Les chèques ne doivent jamais être émis à des tiers ou à des bénéficiaires non définis (p. ex. « porteur », « espèces »). Les bureaux doivent envoyer au trésorier les chèques dépassant 50 000 USD et non tirés sur une banque locale pour dépôt au compte ZBA, accompagnés du bordereau et de la liste des pièces jointes. Chaque bureau doit disposer d’un coffre-fort sécurisé pour conserver les carnets de chèques inutilisés et, si nécessaire, les fonds officiels.
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ÉTAPE
Gestion des chèques perdus ou endommagés : Si un chèque est perdu ou endommagé, préparer une lettre à la banque pour demander l’arrêt de paiement. Envoyer les demandes d’arrêt de paiement sur les comptes à solde zéro à la banque avec copie au trésorier. Envoyer une lettre d’indemnité (Formulaire F.18) au bénéficiaire du chèque perdu. Annuler la facture correspondante dans Quantum après confirmation de l’arrêt de paiement et réception de la lettre d’indemnité signée. Inclure la facture dans la prochaine PPR ou utiliser un paiement manuel pour émettre un chèque/EFT de remplacement.
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Partie responsable
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Si un chèque endommagé est retourné, appliquer la même procédure sauf l’arrêt de paiement et la lettre d’indemnité.
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ÉTAPE
Gestion des chèques annulés ou retournés sans encaissement : Si un chèque est retourné sans avoir été encaissé, ou doit être annulé en raison d’une erreur, il doit être annulé et le paiement placé en attente avant réémission. Le chèque annulé doit être conservé. Suivre les chèques non encaissés depuis 2 mois ou plus. Pour les chèques non encaissés depuis environ 6 mois malgré les suivis, annuler le paiement et appliquer la procédure des chèques perdus. Tous les chèques sur les comptes du PNUD doivent indiquer « Non valable après X jours », où X représente la période locale de validité.
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Partie responsable
Personnel des finances
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
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ÉTAPE
Revoir les rapports d’exception figurant sur le tableau de bord financier relatifs aux factures AP et PO, et prendre des mesures pour résoudre les exceptions en temps opportun.
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Partie responsable
Agent financier principal
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MODÈLE/DIRECTIVE
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Notes explicatives
Contrôle interne clé.
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Français
Locations