Policy Areas

Programme (Cadre pour la coopération/Document de programme pays ou Régional)

1.0

ÉTAPE

Le comité intégré d’évaluation des programmes (IPAC) examine l’ébauche de la théorie du changement du programme

Partie responsable

Directeur du bureau régional

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Cet examen doit avoir lieu lorsque l’ébauche de la théorie du changement est suffisamment élaborée pour permettre une analyse substantielle, et avant la finalisation des priorités du programme, afin que celles-ci soient éclairées par les connaissances et les enseignements présentés lors de l’IPAC.

Il est recommandé d’utiliser les orientations disponibles dans le RBM pour appuyer la conception et l’utilisation de la théorie du changement.

2.0

ÉTAPE

Comité d'évaluation du programme de qualité CPD/RPD. 
 

Partie responsable

Directeur du bureau régional

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le comité d'évaluation du programme veille à ce que le programme respecte les normes de qualité du PNUD en matière de programme et examine la capacité du bureau à mettre en œuvre le programme proposé.
 

3.0

ÉTAPE

Soumettre le programme (CPD ou RPD) au conseil d'exécutif pour approbation.

 

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les documents relatifs au programme sont soumis par l’intermédiaire du secrétariat du Conseil exécutif pour être ensuite soumis au Conseil exécutif pour approbation. Tous les documents requis, y compris la preuve que le CPD est conforme aux normes de qualité du PNUD, doivent être soumis avec les documents qui seront postés au Conseil d'administration.

Documents à soumettre pour approbation (RBx -> BPPS/Efficacité -> Secrétariat du EB)

  • Fiche d'apurement signée
     
  • Projet final de CPD et de RRF (un seul document, 6000 mots maximum, y compris les notes de bas de page)
     
  • Plan d'évaluation (un fichier séparé)
     
  • Tableau RMT signé
     
  • Cadre de coopération de l'ONU à mettre en ligne sur le site de l'EB
     
  • Soutien du gouvernement
     
  • Approbation écrite de l'alignement par le coordinateur résident
     
  • ICPE ou résumé des performances du programme pays
     


 

4.0

ÉTAPE

Approbation du programme par le partenaire d'exécution (généralement le gouvernement du pays du programme).

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le CPD du PNUD est considéré comme faisant partie du cadre de coopération pour le développement durable des Nations Unies. Il représente la contribution du PNUD au cadre de coopération. Le CPD doit être conçu conjointement avec les partenaires nationaux. le projet final doit être approuvé par le partenaire d'exécution du programme (généralement le gouvernement national).

Une fois que le cadre de coopération est approuvé, il est signé par le gouvernement et toutes les entités des Nations Unies. Il établit l'exécution du programme par le gouvernement. Le coordonnateur résident envoie le cadre de coopération signé à tous les partenaires et au président du GNUD. Les cadres de coopération complétés sont affichés sur le site Web du GNUD. Si un cadre de coopération ne peut pas être préparé, un plan d'action de programme de pays est préparé et signé.
 

Établir des Rapports (Projets)

1.0

ÉTAPE

Élaborer le rapport annuel de l’administrateur ou l’administratrice sur le Plan stratégique.

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Envisager d’utiliser le Guide RBM pour améliorer les réponses au ROAR.

2.0

ÉTAPE

Soumettre le rapport financier

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Voir l'appendice VI du cadre réglementaire HACT du GNUDD (en anglais) relatif aux directives relatives à l'établissement du formulaire FACE et l'appendice VII relatif au modèle de formulaire FACE.

Fréquence : trimestrielle ou lorsque des ressources supplémentaires sont nécessaires
Voir la section Gestion financière.

3.0

ÉTAPE

Signer le rapport combiné des dépenses

Partie responsable

Responsable de programme/Approbateur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Fréquence : deuxième, troisième et quatrième trimestres

Rapport combiné des dépenses en construction dans Quantum



 

 

4.0

ÉTAPE

Élaboration d’un rapport de projet de qualité

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Fréquence : Comme indiqué dans le document de projet.

Le rapport type sur l’état d’avancement du projet qui figure dans l’Executive Snapshot est le rapport demandé par le PNUD. Les bailleurs de fonds demandent souvent des informations complémentaires à celles disponibles dans le rapport type, c’est pourquoi un modèle optionnel est fourni à titre de ressource. Certains partenaires de financement, tels que le FEM et le FVC, disposent de formats de rapports spécifiques.

Le rapport annuel d’exécution du projet du FEM est rempli en ligne à l’aide du système PIMS+ de l’unité Nature, Climat et Énergie du BPPS.

Le rapport annuel de performance du FVC est rempli en ligne à l’aide du système PIMS+ de l’unité Nature, Climat et Énergie du BPPS.

Directives d’évaluation du PNUD (en anglais):

  • Rapport de démarrage de l’évaluation (pages 22-23)
  • Rapport d’évaluation du PNUD (pages 49-53)
  • Formulaire de piste d’audit (page 25)
  • Modèle de réponse de la direction (page 54)

5.0

ÉTAPE

Documenter et communiquer les résultats aux bailleurs de fonds et aux autres parties prenantes, en veillant à ce que les partenaires soient dûment reconnus
 

Partie responsable

Responsable de programme/représentant résident, responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Portail de la marque PNUD

Établir des Rapports (Programmes)

1.0

ÉTAPE
Élaborer le rapport annuel de l’administrateur ou l’administratrice sur le Plan stratégique.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2.0

ÉTAPE
Contribuer au rapport sur les résultats du pays d’Unis dans l’Action.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

3.0

ÉTAPE

Veiller à ce que le Rapport d’analyse axé sur les résultats (ROAR) et les données de progrès du Cadre intégré de résultats et de ressources (IRRF) soient complets, exacts, soumis dans les délais et de qualité.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Dans la mesure du possible, le Rapport d’analyse axé sur les résultats (ROAR) et les rapports du Cadre intégré de résultats et de ressources (IRRF) doivent être tirés de la contribution du PNUD au rapport sur les résultats du pays d’Unis dans l’Action.

Rapport de démarrage de l'évaluation (page 22-23) 
Rapport d'évaluation du PNUD (page 49-53) 
Formulaire de piste d'audit (page 25) 
Modèle de réponse de la direction (page 54)

Révisions du Projet

1.0

ÉTAPE

Les révisions sont consignées dans un plan de travail pluriannuel révisé ou dans un document de projet révisé

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Envisager d’utiliser le Guide RBM pour améliorer la manière dont les projets gèrent le changement.

2.0

ÉTAPE

Un document de projet révisé doit faire l’objet d’une assurance qualité et le registre des risques doit être mis à jour, y compris la PEPSE actualisée

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Voir Normes de qualité pour la programmation

Voir les Normes environnementales et sociales

Voir la Procédure d'examen préalable social et environnemental

3.0

ÉTAPE

Les révisions qui entraînent une modification substantielle de l’approche du projet ou qui sont supérieures au niveau de tolérance convenu sont examinées et approuvées par le comité de pilotage du projet et le bailleur, le comité directeur du fonds commun de l’ONU ou les fonds verticaux, selon le cas
 

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Mémorandum d'accord type du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUDD) pour le Fonds d'affectation spécial multi-bailleurs, les fonds uniques et les programmes conjoints (en anglais).

Trouver d'autres mémorandums d'accord du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUDD) dans les Modèles juridiques et orientations du GNUDD pour les fonds communs de placement.

Pour les projets du FEM, voir les directives et procédures relatives aux approbations internes et externes requises lors de la révision d'un projet au cours de sa mise en œuvre (en anglais). Pour les projets du GCF, veuillez consulter la politique du GCF en matière de restructuration et d'annulation.

3.0 ALT

ÉTAPE

Prolongations de projets pour les projets FEM et FVC

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Directives pour l’extension des projets du FEM

Directives pour l’extension des projets du FVC (en anglais)

SOP pour l’élaboration des mesures de gestion du PNUD pour les projets de fonds verticaux remontés pour action au Coordonnateur exécutif – Financement de l’environnement (en anglais)

Pour les projets financés par le FEM, la matrice RACI (Roles, Accountability, Consult and Inform) (en anglais) constitue un guide utile pour définir les rôles et les responsabilités liés à la supervision du projet.

4.0

ÉTAPE

Signer le document de projet révisé (par les signataires originaux)

Partie responsable

Directeur de programme/représentant résident Le partenaire de mise en œuvre certifie

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

5.0

ÉTAPE

Procédures opérationnelles standard pour gérer les risques des projets FEM/FVC/AF remontés au Coordonnateur exécutif – Financement de l’environnement

Partie responsable

Executive Coordinator – Environmental Finance,

RR

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Suspension du Programme

1.0

ÉTAPE
Le bureau régional, en collaboration avec le bureau pays, rédige une note que l’administrateur ou l’administratrice soumet au Conseil d’administration en indiquant les raisons pour lesquelles elle ou il demande la suspension du programme et propose des dispositions de gestion pour continuer à fournir une assistance au pays.
Partie responsable

Directeur du bureau régional

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
La note doit également expliquer les incidences sur les périodes de programme harmonisé et les consultations connexes qui ont eu lieu au sein de l’équipe pays des Nations Unies (y compris, par exemple, une évaluation de la criticité du programme). Dans cette note, l’administrateur ou l’administratrice peut demander au Conseil d’administration l’autorisation d’approuver l’assistance projet par projet jusqu’à ce que la situation permette un retour à la normale des opérations. 

2.0

ÉTAPE
Le bureau régional présente la note à l’administrateur ou l’administratrice associé·e par l’intermédiaire du Ggroupe sur l'efficacité du développement pour examen et autorisation en vue de sa soumission au Conseil d’administration pour approbation.
Partie responsable

Directeur du bureau régional

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Note de suspension du programme à venir.

Prolongation du Programme

1.0

ÉTAPE
Pour les demandes de prolongation de programme, soumettre la documentation requise au groupe sur l'efficacité du développement (par l'intermédiaire du bureau régional pour les programmes de pays) pour autorisation.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Documents justificatifs requis
-  Formulaire d’autorisation signé avec motif de la prolongation
-  Lettre du gouvernement demandant ou approuvant la prolongation du cadre pour la coopération ou l’équivalent
-  Accord signé par l’Équipe de pays des Nations Unies confirmant l’approche harmonisée de la prolongation
-Objectif de mobilisation des ressources approuvé par le Bureau des Services de Gestion/Bureau de Gestion des Ressources Financières pour l’ensemble de la période couverte par le programme

2.0

ÉTAPE
Soumettre la demande de prolongation au Conseil d’administration pour approbation.
Partie responsable

Groupe d'efficacité du BPPS,

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Ce point figure dans la note de l’administrateur ou l’administratrice au Conseil d’administration.

Révision de programme

1.0

ÉTAPE
Les changements proposés doivent être indiqués en suivi de modifications dans la documentation du programme en consultation avec le comité de pilotage du programme et évalués avec les principales parties prenantes.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Documents justificatifs requis :

-  Copie du procès-verbal de la réunion du comité de pilotage du programme, approuvant les modifications

- Documentation révisée du programme, avec suivi des modifications


2.0

ÉTAPE
Les détails des amendements apportés au programme sont soumis au directeur ou à la directrice du bureau.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

3.0

ÉTAPE
Le directeur ou la directrice du bureau doit, en consultation avec le secrétariat du Conseil d’administration et le groupe sur l'efficacité du développement, examiner la qualité des changements proposés et donner des conseils sur les mesures à prendre.

Partie responsable

Directeur de bureau, siège Secrétariat du comité d'évaluation des programmes

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

4.0

ÉTAPE
Les révisions du programme qui ne nécessitent pas l’approbation du Conseil d’administration sont approuvées après l’incorporation des remarques et l’approbation du comité de pilotage du programme.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

4.0 ALT

ÉTAPE
Les révisions du programme nécessitant l’approbation du Conseil d’administration sont soumises au secrétariat du Conseil d’administration par le bureau compétent par l’intermédiaire du Groupe groupe sur l'efficacité du développement dans BPPS.
Partie responsable

Directeur de bureau,

,

Groupe d'efficacité du BPPS

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Documents justificatifs requis:
-  Formulaire d’autorisation signé avec motif de révision
-  Copie du procès-verbal de la réunion du comité de pilotage du programme, approuvant les modifications
-Documentation révisée du programme, avec suivi des modifications

Assurer la supervision (Revoir et Ajuster)

1.0

ÉTAPE

Organiser au moins une fois par an des revues par le comité de pilotage du programme/projet.
 

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Il examine: les rapports sur les programmes/projets, les données d’assurance qualité, les évaluations, l’évaluation des risques, les partenariats nécessaires et les goulots d’étranglement et problèmes opérationnels.

Pour les projets financés par le FEM, la matrice RACI Matrice RACI, indiquant les rôles, responsabilités et personnes à consulter et informer, RACI est un guide utile pour définir les rôles et la responsabilité de la supervision des projets.  
 

2.0

ÉTAPE

Consigner les décisions dans les procès-verbaux des réunions du comité de pilotage du programme/projet.
 

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

La ou le gestionnaire de programme doit informer les comités de pilotage de projet de toutes les décisions et mesures importantes concernant les projets respectifs. Les comités de pilotage de projet et les gestionnaires de projet doivent mettre en œuvre les changements convenus qui sont apportés au niveau programme en révisant, le cas échéant, les documents de projet correspondants. 

 

Suivre

1.0

ÉTAPE

Suivi des performances: Recueillir des données sur les progrès réalisés par rapport aux cibles des indicateurs (IRRF, programme, projet, le cas échéant), les remarques des parties prenantes, les preuves des changements du contexte et les données de performance opérationnelle par rapport aux cibles financières et d’efficacité, selon la fréquence indiquée.
 

Partie responsable

Responsable de programme,

Gestionnaire de projet,

Responsable du Suivi et de l'Évaluation

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Veiller à ce que les informations essentielles sur les projets soient suivies et mises à jour dans les systèmes de l'organisation.
 

Note d'orientation du GNUD sur la sécurité des grandes données et l'éthique
 

Les engagements envers les partenaires financiers et les bailleurs de fonds doivent faire l'objet d'un suivi régulier.
 


 

2.0

ÉTAPE

Analyser les preuves: Comparer et analyser les preuves par rapport à des situations de référence, des jalons, des cibles et la théorie du changement définis pour les programmes et les opérations, et identifier les facteurs liés aux progrès, au moins une fois par an.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet,

Responsable du Suivi et de l'Évaluation

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2.1

ÉTAPE

Vérifier au moins une fois par an l’état d’avancement ou l’achèvement des produits.

 

Partie responsable

Responsable de programme,

Gestionnaire de projet,

Responsable du Suivi et de l'Évaluation

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les lignes directrices Approche harmonisée de transferts de fonds (HACT, Harmonized approach to cash transfers, pour ses sigles en Anglais) exigent un suivi des programmes dans le cadre des activités d’assurance de la HACT pour vérifier l’état d’avancement des produits.

 

2.2

ÉTAPE

Revoir les dispositions transitoires, l’appropriation nationale et le plan de durabilité, au moins une fois par an.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2.3

ÉTAPE

Contrôler la qualité, au moins tous les deux ans.
 

Partie responsable

Responsable de programme,

Responsable du Suivi et de l'Évaluation

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2.4

ÉTAPE

Évaluer les risques et mettre en œuvre des mesures de gestion des risques, au moins une fois par an.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Voir les Normes environnementales et sociales
 

Voir la Politique de gestion des risques de l'entreprise
 
 

2.5

ÉTAPE

Suivre la performance opérationnelle.
 

Partie responsable

Responsable de programme,

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2.6

ÉTAPE

Revoir les partenariats et la stratégie de communication avec le pipeline et le plan d’action de mobilisation des ressources, au moins une fois par an.
 

Partie responsable

Représentant résident

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

3.0

ÉTAPE

Éclairer la prise de décision pour ajuster le programme et le projet sur la base des preuves et de l’analyse du suivi.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet,

Conseil de programme, Conseil de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

4.0

ÉTAPE

Documenter les leçons apprises grâce aux mécanismes existants d’établissement de rapports et d’assurance.
 

Partie responsable

Représentant résident,

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’enregistrement des leçons apprises se fait dans l’espace du projet dans le système de planification central.

 

Produire des résultats

1.0

ÉTAPE

Mettre les fonds à la disposition du projet/portefeuille.
 

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Voir Gestion financière et modalités de mise en œuvre sur l'apport de ressources financières. Les rapports financiers et d'avancement serviront de base à la mise à disposition régulière des fonds. 

2.0

ÉTAPE

Mobiliser les intrants pour démarrer les activités et obtenir les produits.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet,

Gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Lorsque le PNUD effectue des achats, le système Quantum en ligne doit être utilisé.

Voir la politique et les procédures d’Utilisation du système Quantum en ligne (en anglais)

Système Quantum en ligne
Notes explicatives

Voir le Gestion financière et modalités de mise en œuvre. Pour les procédures détaillées relatives à la mobilisation des intrants d'un projet sous mise en œuvre directe, consulter le chapitre Approvisionnement et Gestion des ressources humaines des Politiques et Procédures relatives aux Programmes et aux Opérations (POPP).
 

3.0

ÉTAPE

Exercer les fonctions de supervision par des vérifications ponctuelles périodiques sur place et des audits planifiés compris dans le plan d’activité d’assurance.

 

Partie responsable

Responsable de programme,

Prestataire de services tiers

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les directives de la HACT  

Le Bureau de l'audit et des investigations mène des audits conformément aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne, publiées par l'Institute of Internal Auditors.  

Les termes de référence des audits HACT, NIM et des ONG exigent des auditeurs qui respectent les normes d'audit ISA ou INTOSAI.

La matrice RACI (Roles, Accountability, Consult and Inform) détaille les rôles de supervision et de responsabilité pour les projets financés par le FEM.  

*Personnel qualifié du PNUD - Voir la politique de HACT pour l'autorisation par les Bureaux du personnel à effectuer l'examen ("spot check" en anglais) checks»

4.0

ÉTAPE

Mettre à jour le plan de travail pluriannuel.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet,

Gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Système Quantum en ligne

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