Français
Locations
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1 |
ÉTAPEDéterminer et classer par ordre de priorité les partenaires qui doivent faire l'objet d'une micro-évaluation |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLa micro-évaluation doit être réalisée avant que le financement du programme ne soit accordé. Lorsque deux programmes ou plus ont des dates de démarrage similaires, l'ordre de priorité doit être basé sur l'évaluation du niveau de risque relatif pour le PNUD (quantum de financement et expérience passée avec le partenaire).
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2 |
ÉTAPEÉlaborer un plan de micro-évaluation |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe plan final de micro-évaluation doit être signé par le chef de bureau ou son représentant. Le processus de planification correspondant doit être complété dans la plateforme HACT. |
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3 |
ÉTAPESolliciter un prestataire de services tiers |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes bureaux du PNUD doivent envisager des accords à long terme avec un ou plusieurs prestataires de services pour les micro-évaluations. Les accords à long terme globaux pour les prestataires de services sont disponibles sur l'accord à long terme HACT. |
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4 |
ÉTAPEEffectuer une micro-évaluation |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes principaux résultats sont les suivants : |
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5 |
ÉTAPEExaminer les résultats de la micro-évaluation |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes résultats de la micro-évaluation sont examinés par le chef de bureau ou son représentant et les mesures correctives sont discutées avec le partenaire. |
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6 |
ÉTAPEÉtablir les impacts et les implications sur la conception des PTA. |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesBureau chargé d'évaluer l'impact de la micro-évaluation et les implications sur la conception de la PTA |
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7 |
ÉTAPEIdentifier l’exigence de planification des activités assurances de la HACT |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe bureau du pays évaluera l'impact et les conséquences de la micro-évaluation sur le plan HACT d'assurance de la qualité |
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8 |
ÉTAPEDocumenter les niveaux de risques des partenaires d’exécution (PE), le cas échéant. |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes risques spécifiques identifiés dans la micro-évaluation sont également incorporés dans le registre et les activités de gestion des risques au niveau du pays, le cas échéant. |
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1 |
ÉTAPESolliciter un prestataire de services tiers pour la macro évaluation. |
Partie responsableBureau / UNCT |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe coordonnateur résident doit plaider en faveur de la macro évaluation devant les autorités gouvernementales et les principaux partenaires au développement. Voir l’appendice 1 du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) pour les termes de référence du prestataire de services tiers à engager. |
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2 |
ÉTAPEConduire une étude documentaire. |
Partie responsableFournisseur de services |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes résultats principaux sont les suivants : 1) Évaluation des risques du système de gestion des finances publiques et 2) Évaluation des capacités de l'institution supérieure de contrôle des finances publiques Voir l'annexe 1 et 2 de l'appendice I du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) relatives à la liste récapitulative des macro évaluations et la liste récapitulative des facteurs de risque à utiliser respectivement. |
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3 |
ÉTAPEExaminer les résultats de la macro évaluation. |
Partie responsableBureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLa macro évaluation finale doit être signée par le coordonnateur résident pour le compte de l'équipe-pays des Nations Unies. Voir l'annexe 1 et 2 de l'appendice I du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) pour une liste récapitulative des macro évaluations et la liste récapitulative des facteurs de risque à utiliser respectivement. |
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4 |
ÉTAPEMesurer l’impact et les implications de l’évaluation sur la formulation du programme. |
Partie responsableBureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesChaque agence mettant en œuvre le cadre réglementaire de la HACT est tenue de documenter sa compréhension de l'évaluation, sa reconnaissance des risques identifiés et sa compréhension des conséquences au niveau du pays pour chaque agence, y compris la formulation du programme. Voir l'annexe 1 et 2 de l'appendice I du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) relatives à la liste récapitulative des macro évaluations et la liste récapitulative des facteurs de risque à utiliser, respectivement. |
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5 |
ÉTAPEDocumenter les décisions et les risques identifiés. |
Partie responsableBureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesUn résumé de la macro évaluation doit être incorporé dans le bilan commun pays. Voir l'annexe 1 et 2 de l'appendice I du cadre de l’approche HACT du GNUDD (en anglais) relatives à la liste récapitulative des macro évaluations et la liste récapitulative des facteurs de risque à utiliser, respectivement. |
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1 |
ÉTAPEFournir des conseils aux responsables et au personnel du PNUD sur les principales responsabilités de l'UNSMS/PNUD en matière de sécurité. |
Partie responsableReprésentant résident, Personnel du PNUD, du programme VNU et du FENU |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesTous doivent se familiariser avec la politique de sécurité et les responsabilités en matière de sécurité inhérentes à leurs rôles. |
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2 |
ÉTAPEFournir des conseils sur l'applicabilité des personnes employées ou accueillies par le PNUD. |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesEn raison de la nature générale de la politique d'applicabilité de l'UNSMS, les Directive du PNUD sur l'applicabilité de la sécurité ont été élaborées et fournissent des précisions sur l'applicabilité de ces dispositions à certaines personnes au sein du PNUD, y compris en ce qui concerne la question de savoir si ces personnes relèvent de la responsabilité du PNUD en matière de sécurité. (a) Autres modalités de travail; et b) les restrictions imposées au personnel et à la famille (réinstallation et évacuation) sont prises en compte dans le Manuel des politiques de sécurité du système de gestion de la sécurité des Nations Unies (UNSMS) – Chapitre IV, section D – Politique révisée d’évitement des risques (en anglais). |
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3 |
ÉTAPENomination d'un Point focal national institutionnel pour les questions de sécurité (ACSFP). |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesEn l’absence d’un professionnel de la sécurité dédié au sein du PNUD, le représentant le plus haut placé du PNUD au niveau du pays, en consultation avec le Bureau de la sécurité du PNUD, désigne un ACSFP afin d’appuyer le Représentant résident dans la gestion quotidienne des questions liées à la sécurité du PNUD. |
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4 |
ÉTAPEFournir des conseils sur l'intégration de la sécurité dans les activités programmatiques et opérationnelles |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesVeiller à ce que les considérations de sécurité fassent partie intégrante de la conception, de la mise en œuvre, du suivi et de l'évaluation de tous les projets et programmes. Cela nécessite des consultations précoces avec le Bureau de la Sécurité du PNUD pour s'assurer que les contributions en matière de sécurité sont prioritaires au stade initial, que les coûts de la sécurité sont inclus dans les lignes budgétaires appropriées dans les propositions et les budgets opérationnels. |
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5 |
ÉTAPEDemande de mission d’appui en matière de sécurité. |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesDes missions sont menées par le personnel de sécurité du PNUD afin d'apporter un appui aux bureaux pour mettre en œuvre les mesures de gestion des risques de sécurité, de faire le suivi et de rendre compte de la conformité des bureaux en matière de sécurité et de fournir des conseils techniques pour permettre et garantir l'intégration de la sécurité dans tous les programmes et activités. |
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6 |
ÉTAPEDemande de renforts de personnel de Sécurité en cas de crise. |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesBien que le Bureau de la sécurité reste la première ligne d'appui et de soutien du PNUD en matière de sécurité, la capacité de réponse à moyen terme peut être limitée. Le Bureau de la Sécurité maintient ou a accès à une liste structurée comme suit : Ressources consultatives internes du PNUD en matière de sécurité, ressources consultatives externes en matière de sécurité au sein des Nations Unies et une liste de ressources consultatives pré-identifiées en matière de sécurité, y compris la liste de consultants ExpRes. |
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7 |
ÉTAPEFournir un soutien aux bureaux de pays du PNUD pour répondre aux besoins en renforts de personnel de sécurité en cas de crise. |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe Bureau de la sécurité du PNUD peut fournir, en principe, un financement central temporaire pour une période maximale de trois mois afin de répondre aux besoins accrus en matière de sécurité. Au-delà de cette période de trois mois, les Bureaux de pays devront s’engager à intégrer durablement dans leurs budgets les coûts liés aux besoins consultatifs ou de soutien en matière de sécurité. |
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8 |
ÉTAPEDétenir une base de données sur toutes les mesures de sécurité résidentielles approuvées dans les lieux d'affectation. |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes RSM ont pour but de protéger le personnel contre les dommages physiques ou les blessures subit à leur résidence en raison d’un accroissement de l’activité criminelle et ne sont applicables qu'à l’ensemble des membres du personnel recrutés ou déployés sur le plan international et couverts par l'UNSMS, y compris les membres de leur famille qui remplissent les conditions requises et qui résident au lieu d'affectation du personnel recruté sur le plan international et en poste ailleurs. En ce qui concerne les éléments basés sur les coûts, les Bureaux informeront le personnel des modalités financières et de mise en œuvre selon lesquelles ces éléments de RSM peuvent être obtenus et tiendront le personnel responsable de tout manquement, fraude et escroquerie concernant le RSM. |
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9 |
ÉTAPEDemande de soutien psychosocial. |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe personnel ayant besoin d'un soutien psychosocial pendant sa mission/service doit contacter directement les conseillers du PNUD via oshw.focalpoint@undp.org ou le conseiller local du CISMU UNDSS. |
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ÉTAPEDemandes de visa de sécurité pour les déplacements dans les zones complexes avec un niveau de menace élevée |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesConformément au modèle de risque acceptable du SRM et à la Procédure du Mécanisme de supervision et approbation du risque acceptable (AROAM) (en anglais), une procédure particulière est requise pour l’approbation de déplacements et voyages dans de contextes à risque très élevé pour le personnel qui mène des activités PC1. Une certification de l’Administrateur du PNUD est requise pour confirmer que le personnel dans une zone à risque de sécurité très élevé mène des activités PC1. |
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11 |
ÉTAPERapporter les incidents de sécurité |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe personnel du PNUD est tenu de rapporter les informations relatives à la sécurité et/ou de signaler les incidents de sécurité à l'UNDSS et, par l'intermédiaire du Bureau de la sécurité du PNUD, au responsable correspondant du PNUD. |
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ÉTAPEDemande d'appui pour le recrutement du personnel de sécurité de Bureau de pays (BP) |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes bureaux doivent suivre les procédures stipulées, afin de garantir une diligence raisonnable dans le processus de sélection. Les responsables du recrutement doivent consulter le Directeur de la sécurité du PNUD pour s'assurer que les avis et contributions du Bureau de la sécurité sont incorporées à chaque étape du processus de planification et de sélection. |
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ÉTAPEAssurer une conformité totale des bureaux aux exigences de la gestion des risques de sécurité |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesL'exercice est annuel, obligatoire et s'applique aux bureaux principaux, aux sous-bureaux, aux centres de services régionaux, aux bureaux de siège/bureaux de coordination et au GSSU. Il est également fortement recommandé pour les bureaux de projet et inclut les bureaux des VNU et du FENU. Le processus d'auto-évaluation est mené au cours du dernier trimestre de l'année évaluée. |
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14 |
ÉTAPEDemande de fonds/ressources UNMSM |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes directives décrivent les procédures budgétaires, financières et d'achat pour les ressources disponibles au niveau central au sein du PNUD pour aider au financement des Mesures de sécurité obligatoires prescrites par les Nations Unies (UNMSM). Ces mesures sont prises en réponse aux directives du Système de gestion de la sécurité des Nations Unies (UNSMS) et aux recommandations formulées dans le cadre du processus de gestion des risques de sécurité (SRM) afin de garantir le respect des mesures de sécurité dans les lieux d'affectation. |
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15 |
ÉTAPEAppui au transport aérien commercial |
Partie responsableReprésentant résident |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesTous les membres du personnel du PNUD sont censés se conformer aux exigences et informations en matière de sécurité qui sont fournies par les membres d’équipage concernant la sécurité à bord des avions. Le personnel du PNUD doit faire part de ses préoccupations ou observations concernant la sécurité d’un transporteur aérien commercial au conseiller local de l’UNDSS et aux points focaux du PNUD pour les questions de transport aérien, joignables à l’adresse security@undp.org. |
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1 |
ÉTAPEVérifier si un signataire transactionnel est nécessaire pour le compte et en informer la trésorerie. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes signataires qui gèrent un compte bancaire sont définis comme des "signataires transactionnels". Les signataires transactionnels sont uniquement autorisés à signer des instructions de paiement écrites (telles que des chèques ou des lettres de transmission) à la banque. |
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2 |
ÉTAPERecommander le fonctionnaire qualifié à faire partie de la liste des signataires autorisés pour les Comptes à solde zéro (CSZ) contrôlés par son bureau. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives
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3 |
ÉTAPEDésigner les fonctionnaires susmentionnés comme signataires responsables de la gestion du Compte à solde zéro après avoir reçu la demande du/de la Représentant(e) Résident(e) par le biais du formulaire de mise à jour des signataires autorisés pour les opérations bancaires et de la carte de signature de Bank of America. |
Partie responsableLe trésorier |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives
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4 |
ÉTAPEDemander les changements dans le panel des signataires par la voie établie. Fournir au trésorier tous les détails concernant les signataires désignés, notamment le titre, le numéro d'index et le statut du contrat de la personne ainsi qu'une copie lisible de la page de signature d'un Laissez-passer ou du passeport national valide dans les demandes d'ajout de signataires des Comptes a Solde Zero( CSZ) |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives
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1 |
ÉTAPEDéléguer au/ à la Représentant(e) Résident(e) la responsabilité de désigner et de maintenir la liste des signataires pour les comptes bancaires domiciliés localement. |
Partie responsableLe trésorier |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes fonctionnaires du PNUD ne peuvent pas être signataires autorisés pour des comptes bancaires d'autres entités des Nations Unies ou des projets sous Modalité d'Exécution Nationale (NEX) /Mise en œuvre nationale (NIM). |
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2 |
ÉTAPEMaintenir une base de données centrale des signataires de tous les comptes du PNUD ainsi que la liste des signataires pour les comptes à solde zéro. |
Partie responsableLe trésorier |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives |
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3 |
ÉTAPEVérifier si un signataire transactionnel est nécessaire pour le compte et en informer la Trésorerie par le canal établi. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes signataires qui gèrent un compte bancaire sont définis comme des "signataires transactionnels". Les signataires transactionnels sont uniquement autorisés à signer des instructions de paiement écrites (telles que des chèques ou des lettres de transmission) à la banque. |
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4 |
ÉTAPEObtenir l’approbation écrite du Trésorier si moins de deux signataires seront responsables d’opérer les comptes bancaires du PNUD. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLa gestion des comptes bancaires du PNUD nécessite deux signataires. Toute exception à cette règle exige l’approbation écrite du Trésorier. |
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5 |
ÉTAPETous les signataires doivent être choisis sur la base des directives suivantes : • Les signataires doivent être titulaires d'un contrat d'engagement à durée déterminée (FTA) ou d'un contrat d'engagement temporaire (TA) du PNUD. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe/La Représentant(e) Résident(e) est responsable de la sélection et de la performance des membres figurant sur la liste des signataires. Le Représentant ne devrait nommer que des personnes qui, selon lui, font preuve d’intégrité et ont les compétences nécessaires pour s’acquitter des responsabilités inhérentes à ce rôle. |
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6 |
ÉTAPEInformer le Trésor des modifications approuvées par le chef de bureau par le canal établi. Fournir au trésorier tous les détails concernant les signataires désignés, y compris le titre, le numéro d'index et le statut contractuel de l'individu, ainsi qu'une copie lisible d'un laissez-passer ou d'un passeport national en cours de validité et signé. |
Partie responsableChef des finances |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives |
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7 |
ÉTAPEFaire une vérification régulière de la liste des membres du personnel autorisés à signer régulièrement pour vous assurer que les informations sont à jour et que le nombre de signataires est suffisant - mais pas trop élevé - pour garantir le bon fonctionnement du bureau. |
Partie responsableChef de l'unité opérationnelle |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLa liste des signataires est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement des « contrôles internes » et constitue l’une des trois autorités décrites dans le Cadre de contrôle interne.
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8 |
ÉTAPEVeiller au respect de la délimitation des fonctions inhérentes au rôle décrit dans le Cadre de contrôle interne. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesC’est-à-dire qu’un signataire autorisé pour les opérations bancaires ne doit pas effectuer les rapprochements bancaires, ni créer de bons ou de dépôts A/P ; et lorsqu’un seul signataire de compte bancaire est autorisé par le trésorier, le signataire ne peut pas être également un approbateur de fournisseurs ((c'est-à-dire qu'il ne peut pas être titulaire d'un rôle de maintenance des fournisseurs dans IDAM). |
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9 |
ÉTAPEAssurer que les comptes bancaires du PNUD ne sont utilisés que pour les activités du PNUD. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives
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10 |
ÉTAPEAssurer que tous les décaissements effectués à partir des comptes bancaires du PNUD sont des paiements valides et approuvés. |
Partie responsableChef du bureau |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesCette responsabilité s’exerce lorsque les signataires signent des chèques et/ou approuvent des virements bancaires. |