| Programme des Nations Unies pour le développement

1.0	ÉTAPE Contribuer à la feuille de route pour un BCP et un cadre pour la coopération inclusif.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Groupe des Nations Unies pour le développement durable roadmap guidance (Orientations de la feuille de route du GNUD) Dans les situations de transition, l'équipe de pays des Nations Unies doit consulter la cellule de mission intégrée ou l'équipe spéciale intégrée pour en assurer la coordination. Une feuille de route n'est pas nécessaire pour les programmes régionaux et globaux. Faire participer l'équipe des directeurs régionaux ou directrices régionales et les groupes régionaux de soutien par les pairs le plus tôt et le plus souvent possible.
1.1	ÉTAPE Une fois la version finale de la feuille de route disponible, envoyer celle-ci à tous les partenaires nationaux, ainsi qu'à l'équipe des directeurs régionaux ou directrices régionales, au groupe de soutien par les pair·es au siège de toutes les agences des Nations Unies et au Bureau de coordination des activités de développement des Nations Unies.	Partie responsable Coordinateur résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela permet au siège de prendre position en ce qui concerne le fait d'apporter son soutien, le cas échéant.
2.0	ÉTAPE Préparer une analyse de qualité pour le programme et contribuer au BCP, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Guide de GNUD sur le BCP L’analyse doit contribuer à la théorie du changement et définir les priorités de programmation des Nations Unies, dont l’avantage comparatif du PNUD dans un contexte de programmation et de financement de plus grande envergure.
2.1	ÉTAPE Transmettre l’analyse intégrée effectuée par l’équipe de pays des Nations Unies au mécanisme du groupe régional d’appui par les pair·es , pour l’appui et l’assurance qualité.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) \| GNUD sur l’assurance qualité des analyses effectuées par les Nations Unies.
3.0	ÉTAPE Achever la macro-évaluation de la HACT au niveau du pays.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) relatives à la HACT Discuter des dispositions relatives à l'audit des dépenses publiques avec l'autorité gouvernementale de coordination du développement, conformément au cadre de la HACT.
4.0	ÉTAPE Formuler des suggestions pour la théorie du changement du cadre pour la coopération.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Orientations sur la Théorie du changement élaborée par le cadre pour la coopération Un exercice stratégique de priorisation impliquant les entités du système des Nations Unies et les parties prenantes devrait être mené par le gouvernement, afin de lier les avantages comparatifs du système des Nations Unies aux priorités nationales en matière de développement. Les contributions du PNUD à la théorie du changement devraient être élaborées de manière participative et basées sur des preuves, en identifiant les domaines dans lesquels l'organisation a un avantage comparatif et la possibilité de mobiliser des fonds, sur la base des observations relatives aux évaluations et aux leçons apprises.
5.0	ÉTAPE Contribuer au cadre pour la coopération, joindre l'annexe légale au document du cadre pour la coopération signé.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE PNUAD Annexe légale du PNUAD	Notes explicatives Orientations sur le cadre pour la coopération Suite à l'exercice stratégique de priorisation, convenir d'un ensemble d'effets visant à appuyer les priorités nationales de développement. Préparer une matrice de résultats SMART basée sur l'analyse de pays. Si le cadre pour la coopération doit remplacer le CPD (document de programme pays), une matrice de résultats spécifique au programme pays du PNUD doit être jointe. Pour plus d'informations, voir le Manuel de la planification, du suivi et de l'évaluation axés sur les résultats du développement. Les programmes pays seront évalués en fonction des normes de qualité du PNUD. *IMPORTANT: Pour que les documents de projet individuels soient approuvés sans la signature de l'autorité gouvernementale de coordination du développement, l'annexe légale du cadre pour la coopération doit préciser que toutes les formes d'assistance fournies par le PNUD, suite au cadre pour la coopération , seront couvertes par l'accord de base type en matière d'assistance en vigueur (SBAA [Standard Basic Assistance Agreement] ou précédent accord et annexe légale supplémentaire). Le Bureau juridique doit valider le texte pour confirmer qu'il répond aux exigences nécessaires à la prise en considération du plan-cadre de coopération en lieu et place d'un document de projet signé.
5.0 ALT 1	ÉTAPE Si aucune annexe légale n'est jointe à un cadre pour la coopération signé, ou s'il n'existe aucun un cadre pour la coopération signé avec un gouvernement, préparer et signer un plan d'action de programme pays avec le gouvernement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plan d’action de programme pays	Notes explicatives
5.0 ALT 2	ÉTAPE S'il n'existe aucun gouvernement reconnu capable de signer le programme pays, demander l'approbation de l'administrateur ou l'administratrice associé·e par l'intermédiaire du Bureau des politiques et de l'appui aux programmes/Groupe de l'impact du développement en vue de la mise en œuvre directe du programme sur la base du document de programme pays.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d’approbation de la mise en œuvre directe	Notes explicatives Ce document établit l'absence d'un gouvernement national reconnu capable d'accepter l'appropriation nationale du programme ; le PNUD assume les risques des programmes mis en œuvre directement (DEX).
6.0	ÉTAPE Élaborer un document de programme pays qui respecte les normes de qualité.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle de document de programme pays	Notes explicatives Le document de programme pays (CDP) peut indiquer jusqu'à quatre effets cadre pour la coopération auxquels le PNUD contribue. Il doit inclure des produits indicatifs en adéquation avec la théorie du changement, ainsi que les ressources financières futures du PNUD et de ses partenaires.
6.0 ALT 1	ÉTAPE Élaborer le document de programme régional.	Partie responsable Directeur de programme/ Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle de document de programme régional	Notes explicatives
6.1	ÉTAPE Préparer un plan d'évaluation budgétisé avec une couverture de programme suffisante, en adéquation avec le plan d'évaluation du cadre pour la coopération, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plan d’évaluation Modèle de plan d'évaluation Liste de contrôle de l'évaluabilité	Notes explicatives Directives PNUD relatives aux Évaluations
6.2	ÉTAPE S'assurer que le budget du programme est réaliste et traduit une utilisation efficiente des ressources.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Tableau d’objectif de Mobilisation des Ressources	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD)
6.3	ÉTAPE Assurer l'incorporation du PAPC dans la conception du programme.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE PAPC	Notes explicatives La Trousse à outils sur la MR et la trousse à outils sur les communications contiennent les orientations et les éléments nécessaires, de même que le modèle de la stratégie et du plan d'action des partenariats et de la communication (PAPC).
7.0	ÉTAPE Dans les situations à haut risque en matière de sécurité, contribuer à l'évaluation de la criticité du programme à l'échelle des Nations Unies afin de déterminer les niveaux de risque acceptables pour le personnel des Nations Unies en matière de sécurité selon la fréquence requise.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Criticité des programmes	Notes explicatives En cas de crise prolongée entraînant un risque élevé pour la sécurité, une évaluation de la criticité du programme des Nations Unies est nécessaire pour déterminer les niveaux de risque acceptables pour différents produits et pour indiquer les points où des mesures supplémentaires de gestion des risques de sécurité ou d'autres modalités de mise en œuvre seraient nécessaires. Les directives internes du PNUD sur la criticité des programmes sont accessibles ici.
8.0	ÉTAPE Participer aux groupes conjoints axés sur les résultats et aux plans de travail conjoints connexes, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Plans de travail des groupes conjoints axés sur les résultats	Notes explicatives Orientations du Groupe des Nations Unies pour le développement durable (GNUD) sur les programmes conjoints

1.0

ÉTAPE

Effectue un examen social et environnemental dans le but d’identifier les risques sociaux et environnementaux potentiels, y compris les risques de conflit.

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille et du projet

Note d'orientation Normes Environnementales et Sociales (NES) du PNUD

Procédure pour le diagnostic de l'impact environnemental et social dans Quantum+

Guide de l'utilisateur de la procédure d'examen social et environnemental en ligne du PNUD

Notes explicatives

Guide SESP (Quantum+)

Principes directeurs de la Procédure d'Examen Préalable Social et Environnemental (PEPSE)

Principes directeurs du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP)

Trousse d'information sur les NES

Identifier et planifier des mesures de la direction pour aborder les risques importants, y compris les risques de conflit, et pour renforcer ou soutenir les capacités nationales de gestion des risques, et les intégrer au Document de projet.

Inclure les résultats de la PEPSE en annexe au Document de projet.

Inscrire les risques identifiés, y compris les risques de conflit et les mesures de la direction dans l'inventaire des risques du projet.

2.0

ÉTAPE

Mettre en œuvre les mesures de la direction identifiées et en assurer le suivi dans l’inventaire des risques du projet.

Si les griefs sont reçus par l’entremise du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP), gérer et résoudre les demandes en suivant le processus décrit dans les Principes directeurs du MRPP.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille et du projet

Notes explicatives

Principes directeurs du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP)

Trousse d'information sur les SES

Évaluer la conformité continue aux normes sociales et environnementales dans le cadre de l'assurance qualité continue et de l'établissement de rapports sur les risques.

Mettre à jour la PEPSE et la catégorisation des risques en cas de révision substantielle du projet ou au cas où le contexte a changé d'une manière qui modifie le profil de risque du projet.

3.0

ÉTAPE

Examiner la prévention sociale et environnementale et la prévention des risques et l’expérience de gestion ; noter au niveau de la clôture/l’évaluation des projets, les leçons apprises et les opportunités d’amélioration.

Partie responsable

Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Principes directeurs du Mécanisme de réponse aux parties prenantes (MRPP)

Trousse d'information sur les NES

1.0

ÉTAPE

Effectue un contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet au stade de la conception, comprenant l’identification des mesures de gestion à prendre dans tous les domaines où des améliorations sont nécessaires.

Partie responsable

Assesseur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide de l'utilisateur pour la conception et l'évaluation de l'AQ d'un portefeuille / projet (Quantum+)

Phase de conception de l'AQ du portefeuille/projet (Quantum+)

Plan d'evaluation

Plan d'évaluation Liste de contrôle de l'assurance qualité

Notes explicatives

Guide de l'utilisateur pour la conception et l'évaluation de l'AQ du portefeuille / projet (Quantum+)

L'évaluateur d'AQ est responsable de l'assurance du portefeuille ou du projet, qui est indépendante du gestionnaire du portefeuille ou du projet. Un responsable de programme ou de suivi et d'évaluation du PNUD joue généralement le rôle d'assurance de projet au nom du PNUD. Pour les projets financés par le FEM et le GCF, l'assurance du projet est entreprise conformément aux exigences des fonds verticaux, et ces services sont couverts par les frais fournis par le fonds vertical.
Le responsable de programme et/ou le point focal de suivi et d'évaluation remplissent le plan d'évaluation du centre de ressources pour l'évaluation après l'approbation du document de projet par le LPAC.

1.1

ÉTAPE

Recommande une décision concernant la possibilité d’affecter ou non des ressources au portefeuille ou au projet et sur la manière de procéder.

Partie responsable

Comité local d'évaluation des projets, rapporté par l'évaluateur AQ ou un membre du personnel disposant d'une délégation de pouvoir

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les décisions comprennent :
• Approuver
• Approuver avec modifications
• Désapprouver

1.2

ÉTAPE

Examine le contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet, procède aux ajustements au besoin et approuve.

Partie responsable

Approbateur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Effectue un contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet au stade de la mise en œuvre tous les deux ans, comprenant l’identification des mesures de gestion dans tous les domaines où des améliorations sont nécessaires

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Assurance qualité du portefeuille / projet - Mise en œuvre et suivi (Quantum+)

Notes explicatives

Sélectionnez l’unité, l’année, le portefeuille ou le projet, le numéro et le nom du projet, puis « Créer un nouveau formulaire de mise en œuvre et de suivi ».

2.1

ÉTAPE

Examine le contrôle d’assurance qualité du projet, procède aux ajustements au besoin et approuve.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’approbateur ou l’ approbatrice d’AQ peut consulter d’autres personnes le cas échéant.

2.2

ÉTAPE

Détermine une des trois décisions possibles pour le projet et agit en conséquence.

Partie responsable

Gestionnaire de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les décisions comprennent :
• Poursuite
• Suspension
• Annulation

3.0

ÉTAPE

Effectue un contrôle d’assurance qualité du portefeuille ou du projet au stade de la clôture et ajoute des commentaires sommaires et les leçons apprises au besoin

Partie responsable

Assesseur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

AQ du portefeuille / projet - Clôture (Quantum +)

Notes explicatives

Guide de l'utilisateur pour la clôture des portefeuilles / projets (Quantum+)

3.1

ÉTAPE

Examine le contrôle d’assurance qualité du projet, procède aux ajustements au besoin et approuve.

Partie responsable

Approbateur AQ

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’approbateur ou l’approbatrice d’AQ peut consulter d’autres personnes le cas échéant.

1.0	ÉTAPE Effectue un contrôle d’assurance qualité du programme au stade de la conception, comprenant l’identification des mesures de gestion à prendre dans tous les domaines où des améliorations sont nécessaires.	Partie responsable BPPS Equipe de la qualité de la programmation (Assesseur de la qualité des programmes)	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d’évaluation de l’assurance qualité (AQ) du programme (en anglais) Modèle d’évaluation de l’assurance qualité (AQ) du programme régional (en anglais) Modèle de plan d'évaluation (en anglais) Liste de contrôle de l'assurance qualité pour le plan d'evaluation (en anglais)	Notes explicatives
1.1	ÉTAPE Sur la base d’un examen de la qualité du programme, recommande une décision quant au fait de savoir si le programme doit être soumis au Conseil d’administration pour approbation.	Partie responsable Directeur du Bx (approbateur de l'AQ du programme)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2.0	ÉTAPE Procède chaque année à un contrôle d’assurance qualité du programme au stade de la mise en œuvre au moyen du Rapport d’analyse axé sur les résultats (ROAR).	Partie responsable Gestionnaire de programme Gestionnaire de projet Responsable du suivi et de l'évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La qualité du programme est contrôlée grâce au récit du Rapport d’Analyse Axé sur les Résultats.
2.1	ÉTAPE Examine le Rapport d’analyse axé sur les résultats, l’ajuster au besoin et l’approuve aux fins de présentation.	Partie responsable Bureau régional (approbateur AQ du programme)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’approbateur ou l’approbatrice d’AQ peut consulter d’autres personnes, le cas échéant, pour examiner le programme.
3.0	ÉTAPE Procède à un contrôle minutieux et objectif du programme au stade de la clôture, comprenant les leçons apprises.	Partie responsable Gestionnaire de programme Gestionnaire de projet Responsable du suivi et de l'évaluation	MODÈLE/DIRECTIVE Résumé de la performance du programme pays (en anglais)	Notes explicatives S’il n’existe aucune Évaluation indépendante du programme pays (EIPP), doit alors remplir le résumé de la performance du programme de pays pour le Conseil d’administration.
3.1	ÉTAPE Examine l’évaluation du programme ou du rapport de synthèse ; approuve pour soumission au Conseil d’administration.	Partie responsable Bureau régional (approbateur AQ du programme)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1.0

ÉTAPE

Réaliser l’évaluation indépendante du programme pays.

Partie responsable

Directeur du bureau d'évaluation indépendant

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’évaluation indépendante du programme pays doit être prise en compte lors de l’élaboration du nouveau programme et soumise au Conseil d’administration avec le nouveau document de programme pays pour approbation.

ALT

ÉTAPE

Si aucune évaluation indépendante du programme pays n’est réalisée, préparer un résumé de la performance du programme pays.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Résumé de la performance du programme pays

Notes explicatives

Le résumé de la performance du programme pays est soumis au Conseil d’administration en lieu et place d’une évaluation indépendante du programme pays.

ALT

ÉTAPE

Pour les programmes régionaux, réaliser une évaluation indépendante.

Partie responsable

Directeur du bureau d'évaluation indépendant

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Élaborer une évaluation des risques en matière d’achat sur la base d’une note conceptuelle de projet.
Garder un registre des risques régulièrement suivi et mis à jour.

Partie responsable

Responsable du programme et des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Veiller à ce que le programme et les opérations prennent en compte les difficultés en matière d’achat.
Le formulaire d’évaluation des risques en matière d’achat doit être adapté à la portée et à la nature du projet.
Les questions relatives à l’évaluation comprennent entre autres :

Savons-nous comment fournir les éléments nécessaires au projet pour que la livraison soit réussie ?
Avons-nous compris clairement la procédure d’achat et le besoin précis de ce projet ?
Disposons-nous des capacités (humaines et techniques) pour fournir les éléments nécessaires au projet pour que l'objectif soit atteint ?
Quels risques-clés pouvons-nous déterminer à partir de nos réponses aux questions précédentes ?
Quelles mesures devons-nous prendre pour minimiser la probabilité de réalisation des risques identifiés ou minimiser les dommages causés si les risques déterminés surviennent ?

ÉTAPE

Approuver un plan d’achat

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Des plans d'approvisionnement sont nécessaires pour les "besoins commerciaux standard ou complexes". Un chef d'unité opérationnelle doit approuver tous les plans d'approvisionnement en contrôlant le rapport requis dans QUANTUM. Tous les plans d'approvisionnement (projets et opérations) sont établis au niveau de l'activité des projets dans Quantum. Les plans consolidés peuvent être consultés et analysés dans Quantum en exécutant les rapports applicables.

ÉTAPE

Classer le projet comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».

Partie responsable

Chef d'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les projets qui remplissent au moins l’une des conditions ci-dessous listées sont considérés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ». Il s’agit de projets dont :

Le budget total du projet dépasse un million de dollars des États-Unis (ou équivalent dans la devise du pays de programme) ;
Les achats représentent plus de 60 % du budget total du projet ;
Le responsable de la gestion de l’unité opérationnelle considère le projet comme étant primordial pour sa performance globale, dans l’année en cours ou durant celles à venir ;
La nature du projet exige des activités d’achat pour lesquelles l’unité opérationnelle ne dispose d’aucune expérience, et a besoin de quantités importantes dans des catégories dont les acquisitions comportent un « risque élevé » tels :

i. Médicaments et produits pharmaceutiques ;
ii. Services de sécurité ;
iii. Équipement de laboratoire et fournitures médicales ;
iv. Trousses médicales (si spécialisation) ;
v. Contraceptifs ;
vi. Équipements pour les élections ;
vii. Services de sociétés de conseils ;
viii. Structures permanentes ;
ix. Services de construction ;
x. Études techniques (lorsqu’elles sont hautement spécialisées et peuvent influer sur le travail en aval).

ÉTAPE

Informer le Directeur de l’unité des services d’achat des détails du projet.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les projets classés comme ayant des besoins opérationnels complexes nécessitent une planification des achats plus rigoureuse. Dans certains cas il peut être conseillé pour l’unité opérationnelle de contacter le bureau des achats pour obtenir l’assistance nécessaire.

ÉTAPE

Offrir des orientations à l’unité opérationnelle.

Partie responsable

Office of Procurement/Bureau for Management Services

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Élaborer un plan d’atténuation des risques pour tous les projets individuels dans cette catégorie en utilisant la matrice d’évaluation des risques.

Partie responsable

Gestionnaire de programme,

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

La matrice d’évaluation des risques est un outil développé conjointement avec les politiques et aux procédures qui permet aux risques liés à un projet précis d’être déterminés. Le modèle sera lié à l’écran des politiques et procédures régissant les programmes et opérations pour déploiement initial.

Matrice d’évaluation des risques

Notes explicatives

La matrice a été élaborée en particulier pour souligner :
- Le risque précis identifié ;
- Les conséquences découlant du risque ;
- L’impact du risque sur la performance de l’unité opérationnelle ;
- La probabilité du risque ;
- La sensibilité du projet au risque ;
- Les solutions proposées pour réduire la probabilité de réalisation du risque et l’impact du risque s’il se réalise

ÉTAPE

Assurer la mise en œuvre des plans d’atténuation.

Partie responsable

Chef d'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Préparer un plan d’achat en utilisant l’outil de planification en ligne.

Partie responsable

Programme/DRR/Operations Manager/ Head of Procurement

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Les programmes doivent définir les exigences clés en matière d’achat et les opérations, déterminer les méthodes d’achats adaptées.
Utiliser l’outil de planification en ligne pour cette étape.

ÉTAPE

Examiner la matrice des risques liés aux achats et le plan d’achats.

Partie responsable

Chef d'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Sur la base des besoins du bureau de pays, lui offrir des orientations.

Partie responsable

Office of Procurement/Bureau for Management Services

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Approuver un projet pour qu’il soit soumis au contrôle des engagements (si les étapes nécessaires ont été suivies pour respecter la politique et que les besoins en matière d’achat ont été traités de manière satisfaisante).

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Utiliser le module Finance de Quantum.
Des mises à jour régulières des plans d’achat peuvent être nécessaires quand :
1. De nouveaux fonds sont reçus et programmés pour le même projet ;
2. Des modifications doivent être apportées au budget ;
3. Des changements ou réalignements des activités de projet sont nécessaires.

ÉTAPE

Faire en sorte que le plan intégré d’achat de l’unité opérationnelle soit mis à jour à chaque fois que de nouveaux projets sont approuvés ou lorsque les plans d’achat de projets déjà approuvés sont modifiés.

Partie responsable

DRR/OM/Responsable des achats

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

L’outil en ligne offre un accès et des mises à jour en temps réel.

ÉTAPE

Organiser des réunions conjointes pour le programme et les opérations régulièrement pour suivre les risques tout en répondant aux questions de l’évaluation des risques en matière d’achat.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Pour les achats à haut risque

ÉTAPE

Contacter le Bureau des achats pour obtenir des conseils et des orientations.

Partie responsable

Chef de l'unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les unités opérationnelles sont encouragées à informer le Bureau des achats lorsque les projets sont classés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».

ÉTAPE

Offrir un soutien adapté

Partie responsable

PSU/BMS

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examiner la prévision et la livraison des achats pour tous les projets considérés comme ayant des « besoins opérationnels complexes ».

Partie responsable

Responsable du programme et des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le Bureau des achats et le Bureau des services de gestion effectuent des études de cas pour renforcer la gestion des connaissances sur les achats à haut risque ou en grande quantité.

ÉTAPE

Communications et consultation

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Faire participer les principales parties prenantes aux processus d’identification et d’analyse des risques. Tenir le Conseil de pilotage du programme, les autres parties prenantes/partenaires du Bureau de pays et l’unité du Siège informés des processus de GR.

ÉTAPE

Portée, contexte et critères

Partie responsable

Développeur de projet ou Gestionnaire de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Directives relatives au plan-cadre de coopération des Nations Unies pour le développement durable

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Intégré dans le Plan Cadre pour l’Aide au Développement (PNUAD) ; Document de programme de pays (CDP) ; IWP du Bureau de pays et de l’unité du Siège.

ÉTAPE

Évaluation des risques:

Identification des risques

Analyse des risques

Évaluation du risque

Partie responsable

Gestionnaire de programme en consultation des experts

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

En consultation avec les parties prenantes concernées, identifier les risques principaux pour les objectifs généraux du programme et le IWP respectif du Bureau de pays et de l’unité et suivre le registre des risques du programme/de l’unité, lors de la conception du portefeuille/projet et au moins deux fois par an lors de la mise en œuvre.

Analyser la probabilité et l’impact des risques du programme/de l’unité en appliquant le modèle de critères de la GRI et les consigner dans le registre des risques.

Évaluer chaque risque dans le registre des risques du programme propre au Bureau du pays afin de déterminer quels risques nécessitent un traitement et une priorité, afin de répondre aux objectifs du IWP concerné.

ÉTAPE

Traitement des risques

Partie responsable

Gestionnaire de programme en consultation des experts

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Mettre en œuvre des options de traitement. Répondre aux risques transmis aux échelons supérieurs. Transmettre aux échelons supérieurs les risques qui ne peuvent pas être traités de manière adéquate par le Bureau du pays et les unités de Siège au niveau du programme.

ÉTAPE

Suivi et examen des risques

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Surveiller les risques à la fréquence la mieux adaptée au risque et à la complexité du programme/de l’unité. Mettre à jour le registre des risques au moins deux fois par an.

ÉTAPE

Enregistrement et établissement de rapports sur les risques

Partie responsable

Gestionnaire de programme en consultation des experts

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques des programmes/unités (Quantum +) (en anglais)

Notes explicatives

Consigner les risques dans le registre des risques de la GRI et signaler les risques principaux au Bureau du pays et aux unités du Siège dans leur PID tous les deux ans et dans le RAAR chaque année.

ÉTAPE

Communications et consultation

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Faire participer les principales parties prenantes aux processus d’identification et d’analyse des risques. Tenir le Comité de pilotage du portefeuille/projet et les autres parties prenantes/partenaires informés des processus de GR au niveau du portefeuille/projet.

ÉTAPE

Portée, contexte et critères

Partie responsable

Développeur du portefeuille, Développeur de projet, Gestionnaire de portefeuille ou Chef de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de document de projet

Modèle de document de portefeuille (en anglais)

Registre des risques du portefeuille et/au projet

Notes explicatives

Intégré au document de programme et/ou portefeuille ou document de projet, plan de travail pluriannuel.

ÉTAPE

Évaluation des risques :

Identification des risques

Analyse des risques

Évaluation du risque

Partie responsable

Développeur du portefeuille/ projet,Gestionnaire de portefeuille / projet,

Développeur du portefeuille, Développeur de projet, Gestionnaire de portefeuille ou Chef de projet,

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille / projet

Notes explicatives

En consultation avec les parties prenantes concernées, identifier les principaux risques pour les objectifs du portefeuille/projet.

Analyser la probabilité et l’impact des risques du portefeuille/projet en appliquant le modèle de critères de la GRI et les consigner dans le registre des risques.

Évaluer chaque risque de portefeuille / projet pour déterminer quels risques peuvent être acceptés et lesquels nécessitent un traitement prioritaire afin de répondre aux objectifs du portefeuille/ projet et d’éviter des dommages.

ÉTAPE

Traitement des risques

Partie responsable

Développeur du portefeuille/ projet,Gestionnaire de portefeuille / projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille/projet

Notes explicatives

Identifier les mesures de traitement des risques dans le registre des risques lors de la conception du portefeuille/projet, avant l’ approbation du portefeuille/projet.

Pendant la mise en œuvre, mettre à jour/confirmer les mesures de traitement des risques afin de tenir compte des changements de contexte, des nouvelles informations et des nouveaux risques, au besoin et selon l’étape 4. Mettre en œuvre les mesures de traitement des risques identifiés. Transmettre/transférer les risques qui répondent à l’une des conditions de transmission à la hiérarchie concernée.

ÉTAPE

Suivi et examen des risques

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille /projet

Notes explicatives

Faire le suivi des risques et les examiner à la fréquence la mieux adaptée aux risques et à la complexité du portefeuille/projet. Mettre à jour le registre des risques au moins une fois par an.

ÉTAPE

Enregistrement et établissement de rapports sur les risques

Partie responsable

Gestionnaire de portefeuille/projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Registre des risques du portefeuille / projet

Notes explicatives

Les risques doivent être consignés dans le registre des risques de la GRI, et l’établissement de rapports sur les risques est intégré au cycle d’établissement de rapports du portefeuille/projet convenu, au minimum une fois par an. Les risques du portefeuille/projet présentés au Comité de pilotage du portefeuille / projet.

ÉTAPE

Examen des résultats de l’évaluation réalisée

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

HACT Annexes A - D

Notes explicatives

En consultation avec les équipes du programme et des opérations afin de considérer des variables additionnelles quant au processus de planification des activités d'assurances

Voir l'annexe D relative aux rôles et aux responsabilités dans la mise en œuvre du cadre réglementaire HACT du GNUDD

ÉTAPE

Etablir un plan d’activités d’assurance pour le partenaire

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableaux HACT POPP

Notes explicatives

La couverture, le type et la fréquence des activités d’assurance sont guidés par le niveau de risque global associé au partenaire tel que déterminé par les résultats de la micro-évaluation
Voir le tableau 2 relatif aux lignes directrices spécifiques au PNUD relative aux activités d’assurance pour chaque partenaire sur la base du niveau de risque du partenaire.

ÉTAPE

Approuver le plan d’activités d’assurance

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

HACT Annexes A - D

Notes explicatives

Le plan d'activité d'assurance final doit être approuvé par le chef de bureau ou son représentant.
Voir l'annexe A pour des conseils supplémentaires spécifiques au PNUD sur la conduite des vérifications ponctuelles. Voir l'annexe B pour des orientations supplémentaires sur le contrôle interne et les audits financiers.

ÉTAPE

Solliciter un prestataire de services tiers pour les activités d’assurance programmées

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Les accords à long terme HACT (LTA)

Notes explicatives

Les bureaux sont encouragés à faire appel aux prestataires de services engagés dans le cadre des accords à long terme (LTA) HACT

ÉTAPE

Publier les résultats de l’activité menée d’assurance

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les résultats des activités d'assurance des partenaires sont examinés par le chef de bureau ou son représentant désigné et les mesures correctives sont discutées avec le partenaire.
Les rapports des activités d'assurance doivent être téléchargés sur la plateforme HACT.
Les questions mises en évidence dans le rapport, y compris le plan d'action, doivent être documentées dans la plateforme HACT.

ÉTAPE

Examen de la mise en œuvre du plan d’assurance

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les bureaux sont tenus de surveiller les résultats identifiés et le plan d'action nécessaire doit être documenté dans la plateforme HACT. Pour garantir que le risque ne se matérialise pas, le plan d'action doit être exécuté et les conclusions identifiées doivent être rapidement clôturées sur la plateforme HACT. L'exécution du plan d'action relève de la responsabilité du Bureau.

Le plan d'action doit être communiqué et convenu avec le partenaire.

ÉTAPE

Suivi des constatations résultantes des examens périodiques sur les sites (vérifications ponctuelles) et les audits spéciaux et programmés

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableaux HACT POPP

Notes explicatives

Voir le tableau 4 relatif aux déclencheurs de l’examen du niveau de risque du partenaire d’exécution découlant de vérifications ponctuelles ou d’activités de contrôle programmatique
Voir le tableau 5 relatif aux déclencheurs de changement du niveau de risque du partenaire d’exécution consécutifs aux divers audits programmés.

ÉTAPE

Finaliser l'évaluation des risques des partenaires

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableux HACT

Notes explicatives

ÉTAPE

Déterminer la modalité appropriée de remises d’espèces

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Tableux HACT

Notes explicatives

Voir le tableau 3 relatif à la modalité des remises d’espèces en faveur des partenaires d’exécution sur la base du niveau de risque du partenaire.

ÉTAPE

Examiner le formulaire d’autorisation de financement et de certification des dépenses (FACE) avant tout décaissement et l’établissement de rapports

Partie responsable

Bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Procédures de demandes de remise d'espèces et aux rapports sur les décaissements (en anglais)

Cadre réglementaire HACT du GNUDD (en anglais)

Notes explicatives

Se référer aux procédures de demandes de remise d'espèces et aux rapports sur les décaissements (en anglais) lors de l'utilisation des formulaires FACE standards

Voir l'appendice VI du cadre réglementaire HACT du GNUDD (en anglais) relatif aux directives relatives à l'établissement du formulaire FACE et l'appendice VII relatif au modèle de formulaire FACE

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Formuler des programmes

ÉTAPE

Partie responsable

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Notes explicatives

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ÉTAPE

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Notes explicatives

ÉTAPE

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Notes explicatives

ÉTAPE

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Notes explicatives

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Normes environnementales et sociales procédure

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Assurance qualité (portefeuilles et projets de développement)