Policy Areas

Comptes créditeurs

Abandon de poste

Procédures de gestion du risque institutionnel

1

ÉTAPE

Communications et consultation

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Inclure les principales parties prenantes aux processus d’identification et d’analyse des risques. Communiquer le profil des risques du PNUD au GD par le cycle annuel d’établissement de rapports.

2

ÉTAPE

Portée, contexte et critères

Partie responsable

Comité des risques

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Intégré au plan stratégique (PS) du PNUD ; Plan d’activités annuel (PAA)

3

ÉTAPE

Évaluation des risques:


Identification des risques


Analyse des risques


Évaluation du risque

Partie responsable

Comité des risques

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Identifier les principaux risques (menaces et occasions) au niveau de l’entreprise affectant le PNUD, au minimum deux fois par an.

Examiner et analyser le profil général des risques du PNUD et le présenter au Comité des risques.

Évaluer chaque risque dans le registre des risques de l’entreprise afin de définir les risques nécessitant un traitement prioritaire en fonction de l’acceptation des risques par le PNUD afin d’atteindre ses objectifs dans le PS et d’éviter les dommages.  
 

Veuillez noter que le site web du Corporate Planning System (CPS) fonctionne mieux lorsque vous utilisez les navigateurs Internet Explorer, Firefox et Safari.
 

4

ÉTAPE

Traitement des risques

Partie responsable

Comité des risques

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Transmettre les risques à partir des unités du Siège et de tous les Bureaux afin que les Comités des risques en tiennent compte et prennent des décisions concernant les risques institutionnels transmis (définir un ordre de priorité et les actions particulières à prendre).

5

ÉTAPE

Risque suivi et examen

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Consigner les décisions prises par le comité des risques dans le journal des risques institutionnels, en faire le suivi et le mettre à jour régulièrement.

6

ÉTAPE

Enregistrement et établissement de rapports sur les risques

Partie responsable

Comité des risques

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Consigner les risques dans le registre des risques de la GRI et signaler le profil général des risques du PNUD ; élaborer un rapport bisannuel à l’intention du GD, en fonction d’une analyse stratégique du paysage des risques du PNUD en général.

Procédures de gestion du risque au niveau de l’unité/du programme (Bureaux/Programmes Régionaux/Centraux)

1

ÉTAPE

Communications et consultation

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Inclure les principales parties prenantes aux processus d’identification et d’analyse des risques. Communiquer avec les parties concernées du bureau ou du Siège et les consulter à toutes les étapes des processus de GR et les mettre à jour à intervalles réguliers/prévus.

2

ÉTAPE

Portée, contexte et critères

Partie responsable

Directeur de bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Intégré au document du programme régional ; Document du programme mondial ; IWP du bureau ; IWP du Siège.

3

ÉTAPE

Évaluation des risques:
 

Identification des risques

Analyse des risques

Évaluation du risque

Partie responsable

Directeur de bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

En consultation avec les parties prenantes concernées, identifier les principaux risques pour les objectifs généraux des Bureaux de pays de la région, des Bureaux centraux ou au niveau du Siège, et suivre les IWP (registre des risques) respectifs, lors de la conception du portfolio/projet et au minimum deux fois par an lors de la mise en œuvre.

Analyser la probabilité et l’impact des risques du programme/de l’unité en appliquant le modèle de critères de la GRI et les consigner dans le registre des risques.

Évaluer chaque risque dans le registre des risques du programme/de l’unité propre aux Bureaux régionaux/centraux pour définir les risques nécessitant un traitement prioritaire en fonction de l’acceptation des risques par le Bureau et le Siège afin de répondre aux objectifs du programme et d’éviter les dommages.

 

 

4

ÉTAPE

Traitement des risques

Partie responsable

Directeur de bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Répondre aux risques transmis aux Bureaux des pays et aux unités ; transmettre les risques que les Bureaux centraux/régionaux et les Sièges ne peuvent pas traiter de manière adéquate au Comité des risques.

5

ÉTAPE

Suivi et examen des risques

Partie responsable

Propriétaire du risque

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Surveiller les risques à la fréquence la mieux adaptée au risque et à la complexité du programme/de l’unité. Mettre à jour le registre des risques au moins deux fois par an. Pour RBx, veiller à ce que la gestion des risques soit menée dans les Bureaux des pays de la région.

6

ÉTAPE

Enregistrement et établissement de rapports sur les risques

Partie responsable

Directeur de bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Enregistrer les risques dans le registre des risques de la GRI et signaler les principaux risques au Bureau et aux Sièges deux fois par an dans le PIR et tous les ans dans le RAAR.

Procédure du Processus Formel

1

ÉTAPE

Lancement du règlement formel de l’incident (ou des incidents) en le(s) signalant à l’OAI.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Envoyer un courriel à : reportmisconduct@undp.org 

Toute personne détenant des informations relatives à des allégations de fautes peut le signaler par l’un des moyens suivants :
 

  •      En envoyant un courriel à l’OAI à reportmisconduct@undp.org ou directement au directeur, Bureau de l’audit et des investigations ou au directeur adjoint, chef des investigations, Bureau de l’audit et des investigations.
  • En renseignant un formulaire en ligne, accessible par le lien « Audit et enquêtes » sur le site www.undp.org
  •   En appelant le système téléphonique du PNUD (numéro vert) :
     
    • Dans le monde entier : +1-770-776-5678 (des interprètes sont disponibles 24 h/24)
    •   Aux États-Unis : 1-877-557-8685
       
  •   Par fax : + 1-770-409-5008 (dans le monde entier)
  •  En adressant un courrier à : Directeur, Bureau de l’audit et des investigations ou directeur adjoint, chef des investigations, Bureau de l’audit et des investigations, One UN Plaza, DC1, 4th Floor, New York, NY 10017, États-Unis
  •   En contactant le service d’assistance téléphonique externe dédié au signalement des cas de harcèlement sexuel.
     

2

ÉTAPE

Examen préliminaire.

Partie responsable

OAI

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Lors de l’examen préliminaire, l’OAI déterminera, entre autres, si la plainte relève de son pouvoir d’investigation.  

Si ce n’est pas le cas, l’OAI peut renvoyer l’affaire à l’entité compétente. 

Toute personne signalant une faute peut choisir de laisser ses coordonnées ou de garder l’anonymat. Une plainte anonyme doit contenir suffisamment d’informations précises pour permettre à l’OAI d’obtenir une confirmation indépendante des faits. S’il n’y a aucun moyen de confirmer de façon indépendante les informations fournies par la source anonyme, l’OAI ne sera pas en mesure d’enquêter sur la plainte et procédera à la fermeture éventuelle du dossier.
 
Les personnes qui signalent un incident (ou des incidents) sont encouragées à donner autant de précisions que possible, en indiquant notamment l’identité des personnes impliquées, la nature de l’incident (ou des incidents), le lieu, la date et le déroulement des évènements. Avoir des informations précises permettra à l’OAI d’enquêter efficacement sur la faute alléguée.
 
L’OAI accusera réception de la plainte dès que possible, généralement dans les 48 h après réception.
 
Il n’y a pas de délais précis à respecter pour signaler les cas impliquant des allégations de harcèlement sexuel.
 
Les autres plaintes telles que harcèlement au travail, abus d’autorité ou discrimination doivent être soumises à l’OAI au plus tard un an après le dernier incident. Le directeur de l’OAI peut décider d’accepter une plainte après expiration de ce délai dans des circonstances extraordinaires.
 
Pour assurer l’efficacité du processus, l’OAI déterminera en outre si une déclaration écrite dans un format standardisé est nécessaire.

3

ÉTAPE

Examen.

Partie responsable

OAI

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Au cours de l’examen, l’OAI déterminera, entre autres, s’il dispose de suffisamment d’informations pour justifier l’ouverture d’une enquête formelle et si la conduite d’une enquête par l’OAI est la mesure la plus appropriée.
 
Pour assurer l’efficacité du processus, l’OAI déterminera en outre si une déclaration écrite dans un format standardisé est nécessaire.
 
La décision d’ouvrir une enquête est prise conformément aux règles, politiques et procédures de l’Organisation.
 
L’OAI est seul habilité à décider si une affaire doit être classée ou si une enquête doit être ouverte en se fondant sur l’examen qu’il a réalisé.

4

ÉTAPE

Prise de décision après l’examen.

Partie responsable

OAI

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Si l’examen conduit par l’OAI indique que la plainte relève du pouvoir d’investigation de l’OAI, qu’il y a suffisamment d’informations pour justifier l’ouverture d’une enquête formelle et que la conduite d’une enquête par l’OAI est la mesure la plus appropriée, une enquête sera ouverte conformément aux Directives relatives aux enquêtes de l’OAI et au Cadre juridique du PNUD applicable aux violations des normes de conduite des Nations Unies.

 

L’OAI accordera la priorité aux cas de harcèlement sexuel. L’OAI effectuera ses enquêtes avec promptitude, en fonction des contraintes liées aux moyens disponibles.

 

L’OAI clora le dossier lorsque, par exemple, les éléments de preuve sont insuffisants pour justifier l’ouverture d’une enquête, les allégations ne relèvent pas du mandat de l’OAI ou lorsque la conduite d’une enquête par l’OAI n’est pas la mesure la plus appropriée.

 

   L’OAI informera le plaignant de la clôture du dossier.

5

ÉTAPE

Conduite de l’enquête.

Partie responsable

OAI

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’OAI mènera son enquête conformément aux Directives relatives aux enquêtes de l’OAI.

6

ÉTAPE

Établissement d’un rapport d’enquête.

Partie responsable

OAI

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Lorsque l’enquête est terminée et qu’elle a mis à jour des éléments de preuve suffisants pour pouvoir raisonnablement conclure qu’une faute a été́ commise, l’enquêteur préparera un rapport d’enquête conformément aux Directives relatives aux enquêtes de l’OAI. Le plaignant n’est pas autorisé à recevoir un exemplaire du rapport d’enquête concernant les allégations de fautes contre la personne faisant l’objet de l’enquête.

7

ÉTAPE

Notification des résultats au plaignant et à la personne faisant l’objet de l’enquête.

Partie responsable

OAI

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’OAI et/ou l’autorité compétente notifieront le plaignant et la personne faisant l’objet de l’enquête des résultats de l’enquête.

Procédure du Processus Informel

1

ÉTAPE
Lancement du règlement informel du litige.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Un processus informel de règlement des litiges peut fournir au personnel du PNUD l’occasion de régler une plainte ou une réclamation à l’amiable, de manière ouverte, honnête et non menaçante. Plusieurs voies informelles sont disponibles au personnel du PNUD, notamment :

 

a) S’adresser à l’auteur présumé (discussion engagée de façon autonome) ;

 

b) Demander l’aide d’un collègue/responsable ;

 

  c) Consulter le Bureau de l’Ombudsman pour obtenir un avis professionnel, impartial et confidentiel sur la manière de régler le problème par la voie informelle, y compris par la médiation.

1.1

ÉTAPE
S’adresser à l’auteur présumé (discussion  engagée de façon autonome).
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Il se peut qu’un membre du personnel du PNUD ne se rende pas compte que sa conduite est offensante et qu’il ou elle y mette fin ou la modifie si on lui en fait la demande. Les membres du personnel du PNUD qui estiment faire l’objet d’un type de comportement prohibé, quel qu’il soit, sont encouragés, le cas échéant, à informer l’auteur présumé, le plus tôt possible, que son comportement est importun et à lui demander d’y mettre fin.

1.2

ÉTAPE
Demander de l’aide à un collègue/responsable.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Les membres du personnel du PNUD, y compris la personne affectée, peuvent demander à un collègue/responsable d’assister à une réunion organisée avec l’auteur présumé afin de lui faire savoir que son comportement est importun et lui demander d’y mettre fin.

1.3

ÉTAPE
Consulter le Bureau de l’Ombudsman.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Envoyer un courriel à :
ombudsmediation@fpombudsman.org

(i) Le Bureau de l’Ombudsman joue un rôle majeur en cas de problèmes liés au lieu de travail. Les membres du personnel du PNUD peuvent consulter le Bureau de l’Ombudsman s’ils se sentent harcelés et/ou s’ils ont été témoins d’un incident de harcèlement. Le Bureau de l’Ombudsman propose plusieurs services, notamment l’écoute et l’accompagnement en matière de règlement des conflits, l’identification et l’évaluation des différentes options, la facilitation du dialogue et la médiation. Le Bureau de l’Ombudsman est un lieu sûr, confidentiel et informel où les personnes affectées peuvent exprimer leurs préoccupations et examiner les différentes options dont elles disposent dans le processus de règlement des litiges. Le Bureau de l’Ombudsman apporte son appui dans le cadre du processus informel, donne des informations sur les procédures prévues dans le processus formel de règlement des réclamations et renvoie le dossier vers les services appropriés, le cas échéant.

1.4

ÉTAPE
Demander l’intervention d’une tierce partie neutre.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Envoyer un courriel à :
ombudsmediation@fpombudsman.org

L’intervention d’une tierce partie neutre, en particulier la médiation, est un processus au cours duquel une tierce partie neutre n’ayant aucun intérêt dans le résultat aide les parties dont la vie est affectée par un problème à prendre elles-mêmes des décisions qui sont mutuellement acceptables et qui sont susceptibles de régler le problème. La médiation peut également contribuer à empêcher que les situations à l’origine du conflit ne se reproduisent.

2.0

ÉTAPE
Examen des progrès accomplis grâce au processus informel et lancement du processus formel.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Si la personne affectée n’est pas satisfaite des résultats du processus informel ou si elle souhaite lancer le processus formel immédiatement, elle peut présenter une plainte formelle à l’OAI à tout moment.

3.0

ÉTAPE
Consulter le Bureau de la déontologie (Ethics Office).
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Faites parvenir un message à l’adresse suivante:ethicsoffice@undp.org

Le Bureau de la déontologie peut-être consulté afin d’obtenir un avis confidentiel ou un conseil à propos des options disponibles au Personnel du PNUD.

Bénéficiaires de subventions

1.0

ÉTAPE

Établir un comité de sélection des subventions (si différent du comité de pilotage du projet et/ou portefeuille).
 

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Accord de subvention de faible valeur


 

2.0

ÉTAPE

Définir les critères de sélection des subventions.
 

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Il est à noter que les critères de sélection des subventions sont souvent définis ou influencés par la source de financement.
 

Accord de subvention de faible valeur


 

2.1 OPT

ÉTAPE

Réaliser une évaluation spécifique des capacités du partenaire de mise en œuvre eu égard au processus d'octroi de subvention conformément aux critères de sélection.
 

Partie responsable

Développeur de projet et/ou développeur du portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

PCAT est un fichier Excel contenant des macros. Pour compléter la décharche du fichier, suivez svp la guide rapide sous «Explanatory Notes»

Outil d’évaluation des capacités du partenaire

Notes explicatives

L'outil d'évaluation des capacités du partenaire contient un tableau spécifique pour la sous-traitance du processus de l'octroi de subvention, qui peut être activé seulement lorsque la sous-traitance du processus de l'octroi de subvention est utilisée.  (Guide rapide pour télécharcher PCAT).
 

3.0

ÉTAPE

Solliciter des demandes de subvention selon le document de projet et/ou document de portefeuille.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L'objectif global du projet et/ou portefeuille et les critères de sélection des subventions doivent être mentionnés en référence.
 

Accord de subvention de faible valeur

Les propositions de subventions doivent inclure l'auto-certification signée (entités de programmation).
 


 

4.0

ÉTAPE

Sélection des bénéficiaires de subventions et leur octroi
 

Partie responsable

Comité de sélection des subventions ou comité de projet

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le processus de sélection est décrit dans les termes de référence du comité de sélection des subventions.
 

Accord de subvention de faible valeur


 

Parties responsables

1.0

ÉTAPE

Identifier les activités du projet et/ou interventions du portefeuille à fournir par une partie responsable.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2.0

ÉTAPE

Sélectionner la partie responsable appropriée en utilisant la méthode appropriée.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

3.0

ÉTAPE

Examiner la partie responsable sélectionnée et effectuer toute évaluation des capacités requise par l'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT). 

 

Partie responsable

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE

PCAT est un fichier Excel contenant des macros. Pour compléter la décharche du fichier, suivez svp la guide rapide sous «Explanatory Notes»

Outil d’évaluation des capacités du partenaire

Notes explicatives

Les capacités des partenaires sont évaluées au moyen de l'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT), qui évalue les capacités de gestion et autres des partenaires. L'outil d'évaluation des capacités du partenaire (PCAT) est rempli pour tout partenaire de mise en œuvre autre que les agences des Nations Unies. (Guide rapide pour télécharcher PCAT).  

Les capacités financières sont évaluées au moyen de la micro-évaluation HACT, s'il est prévu de transférer haut de 150 000 dollars en un an.  

4.0

ÉTAPE

Signer l'accord standard avec les parties responsables.
 

Partie responsable

Gestionnaire de projet et/ou gestionnaire de portefeuille

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Projets d’efficacité institutionnelle

1.0

ÉTAPE
Approuver le plan de travail et le budget annuels.
Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
Le plan de travail et le budget doivent être approuvés chaque année par la ou le gestionnaire de programme ou la ou le fonctionnaire ayant délégation d’autorité.

Projet de développement

1.0

ÉTAPE

Examiner la qualité du projet au sein du comité local d’examen de projets
 

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Guide de l'utilisateur : conception et évaluation - (Quantum +) (en anglais)

Termes de références du Comité local d’examen de projets (CLEP) (en anglais) 

Pour les projets dans lesquels le PNUD sert d'agent de gestion dans le cadre d'un CBPF, voir le Manuel opérationnel du CBPF spécifique au pays du CBPF.

2.0

ÉTAPE

Mettre à jour et approuver le rapport final d’assurance qualité dans le système de planification centrale 
 

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Guide de l’utilisateur : Assurance qualité du projet – conception et évaluation (Quantum+) (en anglais)

2.1 VERT

ÉTAPE

Lettre de délégation d’autorité du coordinateur exécutif ou coordinatrice exécutive pour le PNUD-FEM au représentante résidente

Partie responsable

Coordinateur exécutif

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Pour tous les projets recevant des fonds verticaux du FEM ou du FVC.

Voir aussi:

FEM RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) pour les projets NIM (en anglais). À noter que des mesures supplémentaires d’assurance qualité doivent être assurées par BPPS/NCE pour les projets FEM et FVC, comme indiqué dans le RACI.

FVC RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) pour les projets NIM (en anglais)
 
SOPs pour le processus de post-approbation des projets financés par le GCF (en anglais)

3.0

ÉTAPE

Approuver et signer le document de projet

Partie responsable

Responsable de programme/représentant résident, partenaire d'exécution

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’accord de l’autorité gouvernementale de coordination du développement peut être reconnu par l’un des moyens acceptables convenus avec le gouvernement, y compris un échange de lettres ou de procès-verbaux du CLEP.

4.0 ALT

ÉTAPE

Approuver et signer le plan d’initiation

Partie responsable

Directeur de programme/représentant résident Le partenaire de mise en œuvre certifie

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Une preuve que le gouvernement approuve le plan d’initiation est requise par le biais de procès-verbaux, d’un échange de lettres ou de courriels, ou d’une signature sur le document du plan d’initiation.

5.0

ÉTAPE

Appliquer les marqueurs de résultats et activer le projet dans Quantum

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le plan de travail pluriannuel doit être « reflété » dans Quantum afin que les produits et activités identifiés dans le plan de travail correspondent clairement aux produits et activités présents dans le système. Une fois le projet approuvé par le comité local d’examen de projets, sa proposition dans Quantum doit être « awarded ». Lorsque l’ID de projet est généré, des budgets pluriannuels doivent être finalisés indiquant clairement les parties responsables, les sources de financement et les montants budgétisés prévus en fonction du plan de travail annuel. Chaque produit rattaché à l’ID de projet doit également être relié à un effet du programme pays.
 

5.1 ALT

ÉTAPE

S’assurer que le projet est relié au portefeuille pertinent dans Quantum, le cas échéant
 

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Cela activera les fonctionnalités de gestion de projet commun, d’assurance et de création de rapports dans Quantum et dans le système de planification centrale.

6.0

ÉTAPE

Signer des accords de contribution avec les donateurs ou un protocole d’accord pour un programme conjoint, selon le cas

Partie responsable

ou le personnel disposant d’une délégation d’autorité

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

7.0

ÉTAPE

Lancer le projet
 

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Convient des responsabilités de la ou du gestionnaire de projet ainsi que de celles des autres principales ou principaux membres de l’équipe de gestion de projet
 
Délègue toute fonction d’assurance dans le projet, selon le cas
 
Examine le rapport sur l’état d’avancement de la phase d’initiation (si un plan d’initiation a été approuvé)
 
Revoit et examine les plans de projet détaillés, notamment le plan de travail pluriannuel et les rapports Quantum couvrant la définition de l’activité, un inventaire des risques mis à jour et le plan du calendrier de suivi
 
Partage les rapports annuels et les informations pertinentes sur la réalisation des effets avec le comité de pilotage et le groupe de travail par effet.

OPT

ÉTAPE

Autorisation d’avance

Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
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