| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

PASO

Solicitar el viaje de vacaciones en el país de origen (HL)

PARTE RESPONSABLE

Personal

Plantilla/Directriz

Formulario de solicitud de vacaciones en el país de origen (versión en papel) (en inglés)

Formulario de certificación fuera de línea (en inglés)

Tarjeta de registro de viaje de vacaciones en el país de origen (en inglés)

UNALL

Notas explicativas

El período de HL se cargará al saldo de licencia anual, menos el tiempo de viaje permitido, salvo en los casos en que el miembro del personal se encuentre en licencia sin sueldo, licencia por maternidad/paternidad o licencia especial.
La solicitud de HL debe presentarse con antelación al viaje.
Los miembros del personal que:

Tengan acceso a UNALL y tomen las HL junto con su licencia anual deben solicitarlas desde el módulo de licencias; el supervisor recibirá por correo electrónico la solicitud para su aprobación.

No tengan acceso al módulo de licencias en UNALL deberán continuar solicitando las HL manualmente utilizando los formularios correspondientes (versión en papel).

Tomen las HL junto con licencias como sin sueldo, maternidad/paternidad o licencia especial, deberán seguir solicitando las HL manualmente y asegurarse de que las licencias estén aprobadas conforme a los marcos normativos aplicables.

PASO

Solicitar el viaje de vacaciones en el país de origen en conjunto con una reasignación

PARTE RESPONSABLE

Personal

Plantilla/Directriz

Formulario de solicitud de vacaciones en el país de origen (versión en papel) (en inglés)

Formulario de certificación fuera de línea (en inglés)

Tarjeta de registro de viaje de vacaciones en el país de origen (en inglés)

UNALL

Notas explicativas

El primer tramo del viaje, considerado período de HL, se cargará al saldo de licencia anual menos el tiempo de viaje permitido.
La solicitud de HL debe presentarse con antelación al viaje.
El segundo tramo del viaje se considerará bajo la prestación de viaje monetizado.

Para calcular los costos de boletos de un viaje de HL en conjunto con una reasignación, el primer tramo del viaje se procesará conforme a los procedimientos de viaje de HL, pero al 100 % del costo de la tarifa económica sin restricciones de la aerolínea programada menos costosa y por la ruta más directa.

El segundo tramo del viaje se procesará de acuerdo con los procedimientos para la monetización del viaje de reasignación.

El derecho de viaje desde el destino de las HL hasta el nuevo lugar de destino se basará en el tiempo de viaje entre el lugar de destino actual y el nuevo.
Cuando el tiempo de viaje entre ambos lugares sea inferior a 9 horas, el derecho de viaje desde la ciudad de HL hasta el nuevo destino será en clase económica, independientemente del tiempo real entre las dos ciudades.

Para efectos de cálculo del costo:

El viaje principal corresponde a la tarifa más económica y sin restricciones en clase económica entre el lugar de destino actual y el nuevo.

El costo adicional por HL es la diferencia entre el “viaje principal” y la tarifa sin restricciones en clase económica desde el lugar de destino actual hasta el lugar de HL.

PASO

Procesar la solicitud de viaje de vacaciones en el país de origen (HL) y autorizar los arreglos de viaje correspondientes

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

eServices

Notas explicativas

La ausencia deberá aprobarse conforme al plan de licencias del despacho.
Después de aprobar la solicitud de vacaciones en el país de origen (HL), el supervisor la enviará al punto focal de RR. HH. mediante:

Para el personal que utiliza el módulo de licencias en UNALL, se enviará un mensaje automatizado al punto focal de RR. HH. correspondiente (para el personal con base en la sede, el punto focal de RR. HH. es el BES en el GSSC; para el personal de las oficinas de país, el punto focal de RR. HH. es el servicio de RR. HH. de la oficina de país); o

Un formulario manual, para el personal o los casos no cubiertos por eServices.

PASO

Procesar derechos y pago de vacaciones en el país de origen (HL)

PARTE RESPONSABLE

BES/GSSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Obtener una cotización para el itinerario de viaje solicitado.
Confirmar con el miembro del personal el destino del pago.
El miembro del personal recibe el pago conforme a la determinación del monto global (lump sum).
Consultar las Directrices sobre vacaciones en el país de origen (HL) para más detalles.
El miembro del personal puede optar por que la Organización asista con el viaje de HL cuando esta opción sea la más adecuada para facilitar el uso de su derecho. Antes de proceder con el viaje asistido por la Organización, se deberá notificar al Especialista o Analista de RR. HH. del GSSC/BES para recibir asesoramiento y orientación.

PASO

Ejercer el viaje de vacaciones en el país de origen (HL)

PARTE RESPONSABLE

Personal

Plantilla/Directriz

Proceso de Información sobre Solicitudes de Viaje del UNDSS (TRIP)

Notas explicativas

Asegurarse de obtener la autorización de seguridad para el viaje / notificación de viaje con antelación.
La ausencia se carga al saldo de licencias anuales del miembro del personal, menos el tiempo de viaje permitido.
La ausencia se registra en el módulo de ausencias, ya sea como SLWOP, ML, SLWFP u otra categoría aplicable.
El miembro del personal deberá informar al BES/JPOSC si el viaje se aplaza, cancela o si uno o más de los viajeros no realizan el viaje, ya que esto conllevará un ajuste del monto global (lump sum).

PASO

Actualizar/ajustar la ausencia y el tiempo de viaje permitido en el sistema

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Si el HL se solicita mediante UNALL, ajustar el período de HL en función del tiempo de viaje permitido, si es necesario.
Si el HL se solicita de manera manual:

- Registrar el HL tomado.

- Ingresar los períodos de tiempo de viaje permitido (si corresponde).

- Deducir 24 puntos.

Para los viajes de ida y vuelta de HL o visitas familiares, los miembros del personal que opten por el pago global (lump sum) tendrán derecho a un tiempo fijo de viaje no deducible de la licencia anual, determinado según la duración del vuelo más directo disponible, como sigue:

- Un día para cada viaje de menos de 10 horas;

- Dos días para cada viaje de 10 horas o más, pero menos de 16 horas;

- Tres días para cada viaje de 16 horas o más.

El tiempo de viaje se aprueba de conformidad con la política de viajes del PNUD e incluirá cualquier período de descanso o escala autorizada realizados hacia o desde el lugar de HL dentro del país de origen.

Cuando el miembro del personal opte por el pago global (lump sum), el tiempo de viaje se aplicará a los días laborables, independientemente de cuándo se haya realizado el viaje.
Cuando el viaje sea organizado por la Organización, no se otorgará compensación por tiempo de viaje cuando este se realice durante un fin de semana o feriado oficial.

PASO

Verificación y presentación de documentos justificativos después de completar el viaje de HL

PARTE RESPONSABLE

Personal

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El miembro del personal deberá certificar que el viaje se realizó conforme a la autorización y cargar copias escaneadas de los documentos justificativos en UNALL dentro de los 30 días posteriores al regreso del HL.
Los documentos justificativos pueden incluir, entre otros: Boletos de avión y pases de abordar utilizados, en formato físico o electrónico; Pasaporte nacional con las fechas de llegada y salida del país autorizado para las vacaciones en el país de origen; En caso de no disponer de esos documentos, se podrá presentar una copia del extracto bancario o de tarjeta de crédito, junto con la factura correspondiente; Si el viaje se realiza en automóvil, se deberá presentar prueba del viaje, como pasaportes sellados o recibos de peajes o combustible.
Si el miembro del personal no certifica el viaje de HL ni presenta los documentos justificativos dentro de los 90 días posteriores al regreso, el monto global (lump sum) será recuperado.
El GSSC realizará controles aleatorios periódicos para verificar el cumplimiento del requisito de certificación y carga de documentos de respaldo.
La Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI) y/o la Junta de Auditores Externos de las Naciones Unidas también podrán realizar verificaciones aleatorias como parte de sus auditorías.
No se podrá emitir un nuevo pago de HL hasta que el viaje de HL anterior haya sido debidamente certificado.

PASO

Verificación del saldo de puntos de HL / tarjeta de registro de HL

PARTE RESPONSABLE

Miembro del personal

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

En caso de reasignación o traslado desde el lugar de destino, el miembro del personal deberá firmar la tarjeta de registro de ausencias (si se utiliza una tarjeta manual), confirmando el saldo exacto de puntos de HL en Quantum.
Si el saldo de puntos de HL es incorrecto, el punto focal realizará los ajustes necesarios antes de la salida del miembro del personal.

PASO

Informar al punto focal de recursos humanos del BES/JPOSC tan pronto como sea posible que el miembro del personal ha llegado a su lugar de destino y ha asumido sus funciones. (De ser pertinente, confirmar también la llegada de los familiares a cargo que reúnan las condiciones.)

PARTE RESPONSABLE

Oficial local de RR. HH. / Supervisor del funcionario / Otra agencia

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El punto focal de RR. HH. local, el supervisor o la otra entidad deben informar al punto focal de RR. HH. del BES/JPOSC que el miembro del personal y, en su caso, los familiares a cargo que reúnan las condiciones, han llegado al lugar de destino, indicando la fecha de inicio de servicio y las fechas de viaje correspondientes.

PASO

Autorizar el pago de la prima de instalación mediante una nota o un comprobante de pago

PARTE RESPONSABLE

Punto focal de RR. HH. del BES/JPOSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Miembros del personal del PNUD asignados a una oficina de país:

El BES envía una autorización de pago a la oficina de país del PNUD, la cual procesa y realiza el pago.
La autorización indicará el monto de la suma fija de la prima de instalación, mientras que el monto de la parte correspondiente a la dieta (DSA) será determinado por la oficina de país según la tarifa vigente en la fecha de llegada.

Miembros del personal del PNUD asignados en la Sede:

El BES/JPOSC preparará un comprobante de pago y lo someterá a la aprobación del titular del presupuesto.

Para los miembros del personal reasignados a un nuevo lugar de destino, el BES/JPOSC podrá autorizar un anticipo del componente de suma fija de la prima de instalación hasta tres meses antes del viaje, a solicitud del miembro del personal. El pago se efectuará según el tipo de cambio y el ajuste por lugar de destino vigentes en la fecha de pago. No se realizará ningún ajuste si los tipos varían después del pago.

Para los miembros del personal que lleguen a Nueva York, la parte correspondiente a la dieta (DSA) de la prima de instalación se abonará previa presentación de las siguientes copias:

Sello de entrada en el visado;
Visado G-4 en el pasaporte;
Formulario P.1 debidamente cumplimentado.

PASO

Procesar la autorización de pago / Aprobar el comprobante de pago

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La oficina de país del PNUD procesará y efectuará el pago mediante un comprobante de pago en el módulo de cuentas por pagar (AP). Deberá calcular el monto correspondiente a la parte de DSA aplicable a la fecha de llegada del miembro del personal y/o de los familiares a cargo que reúnan las condiciones.

El titular del presupuesto aprobará el comprobante de pago para la población del JPOSC (JPOs, SARCs o Expertos Asociados Suecos). El JPOSC actúa como titular del presupuesto de los fondos aportados por donantes. Las solicitudes de aprobación de pagos o comprobantes deberán enviarse a JPOSC.Payments@undp.org para su revisión y aprobación por la unidad financiera del JPOSC. Para los JPOs/SARCs en el marco de un acuerdo de cofinanciación, la aprobación del pago con cargo a la unidad de acogida deberá obtenerse de dicha unidad.

PASO

El Cuestionario de familiar a cargo (P.84), disponible en el sitio de intranet de la ORH en formato papel o a través del enlace para el formulario en línea, debe completarse en los siguientes casos:

a) Al incorporarse al servicio, para establecer el derecho a la prestación por familiares a cargo; o

b) En cualquier momento en que se produzca un cambio en el estado de familiar a cargo, es decir:
i) Matrimonio
ii) Divorcio
iii) Separación legal
iv) Nacimiento
v) Fallecimiento
vi) Cese de la asistencia escolar a tiempo completo de un hijo entre 18 y 21 años
vii) Hijo de cualquier edad con discapacidad permanente o de larga duración que impida un empleo remunerado
viii) Cualquier cambio en las subvenciones gubernamentales recibidas por hijos
ix) Cualquier cambio en los ingresos brutos anuales del cónyuge; los ingresos brutos anuales, si los hubiera, no deben exceder los montos establecidos en las secciones 2.1 (a) o 2.1 (b) de la ST/AI/2016/8, según corresponda
x) Cualquier cambio que afecte la elegibilidad como progenitor sin cónyuge.

c) En el ejercicio anual en que todos los miembros del personal deben informar cualquier cambio en su estado de familiares a cargo o confirmar que no se han producido cambios.

PARTE RESPONSABLE

Miembro del personal

Plantilla/Directriz

Formulario Cuestionario de familiar a cargo (P.84) (en inglés)

Notas explicativas

La presentación oportuna de la información sobre los cambios en el estado de familiar a cargo garantiza el pago correcto y puntual de las prestaciones.
El incumplimiento de esta obligación puede dar lugar a importantes recuperaciones, ya que los pagos en exceso se recuperan en su totalidad.

Cualquier miembro del personal que, en los cinco años siguientes al pago de la prestación familiar, no pueda demostrar su elegibilidad cuando se le solicite, podrá estar sujeto a recuperaciones y sanciones disciplinarias.

Cada año se enviará un mensaje a todos los miembros del personal internacionales y locales del PNUD, así como a los administrados por el PNUD en nombre de otros organismos, solicitándoles que informen sobre cualquier cambio o confirmen que no lo ha habido.

PASO

El formulario P.84, junto con la documentación justificativa necesaria, debe presentarse para su revisión y la emisión de la acción de personal correspondiente que refleje el derecho del miembro del personal a la prestación o su suspensión.

PARTE RESPONSABLE

JPOSC HR,

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Para los miembros del personal reclutados internacionalmente y para los reclutados localmente en Nueva York, el formulario y la documentación deben enviarse al punto focal de RR. HH. del GSSC o del JPOSC.
Para los miembros del personal reclutados localmente fuera de Nueva York, al Gerente local de RR. HH./Operaciones.

Enlace a mi punto focal de RR. HH.

Notas explicativas

Documentación justificativa

Estado civil
Al incorporarse al servicio o al producirse un cambio en el estado civil, el miembro del personal deberá presentar los documentos que correspondan:
a) Casado: certificado de matrimonio.
b) Unión de hecho:
i) Prueba documental de la validez de la unión en el país donde se contrajo.
ii) Carta de una autoridad judicial o funcionario del país de origen que confirme que la unión de hecho no contraviene las leyes locales.
iii) Prueba de capacidad para contraer matrimonio (soltería o divorcio previo).
iv) Prueba de acuerdo mutuo de cumplir las obligaciones legales del matrimonio.
c) Separado legalmente: documento de separación legal.
d) Divorciado: sentencia de divorcio.
e) Viudo: certificado de defunción.

Cónyuge
Al incorporarse o cambiar el estado civil, se debe proporcionar el acta de nacimiento, documento nacional de identidad o pasaporte del cónyuge con nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad.

Si el miembro del personal solicita la prestación por cónyuge a cargo, deberá conservar durante cinco años la documentación necesaria (por ejemplo, declaración de impuestos, comprobante de ingresos o certificado de ingresos brutos anuales emitido por el empleador) para responder a auditorías o revisiones.

Los ingresos brutos anuales incluyen todos los ingresos laborales, de inversiones, pensiones (jubilación o invalidez) y prestaciones por desempleo.

Si el miembro del personal está separado legalmente y solicita la prestación, podrá requerirse prueba del apoyo financiero continuo proporcionado al cónyuge.

La prestación se basa en los ingresos anuales y se suspende por todo el año si los ingresos brutos superan los montos establecidos en la ST/AI/2016/8, secciones 2.1 (a) o 2.1 (b).

Hijos menores de 21 años
Al incorporarse al servicio o al nacimiento de un hijo, se requiere acta de nacimiento para establecer la relación de dependencia.
En ausencia de ésta, se aceptará el documento nacional de identidad o pasaporte con nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad.

Cuando el miembro del personal solicite la prestación por hijo a cargo, deberá conservar durante cinco años la documentación justificativa, entre ella:
a) Para hijos de 18 a 21 años, certificado de asistencia escolar a tiempo completo (emitido por el centro educativo).
b) Si el hijo no reside con el miembro del personal (en caso de divorcio o separación), prueba del apoyo económico principal y continuo (extractos bancarios, cheques cancelados, giros postales con sello de fecha, etc.).
c) Si el hijo está casado, prueba de que el miembro del personal mantiene el apoyo económico principal y continuo.

Cualquier miembro del personal que, durante los cinco años posteriores al pago de la prestación, no pueda demostrar su elegibilidad, podrá estar sujeto a recuperaciones y sanciones disciplinarias.

Hijos con discapacidad (de cualquier edad)
Al ingresar al servicio o al nacimiento de un hijo, se requiere acta de nacimiento o documento equivalente.
Para solicitar la prestación especial por hijo con discapacidad, se debe enviar una solicitud al Director Médico de las Naciones Unidas a través del punto focal de RR. HH. (GSSC, JPOSC o RR. HH. local).
La prestación sólo se pagará una vez recibida la autorización del Director Médico.

La solicitud debe incluir un informe médico confidencial del médico tratante del hijo, en un sobre sellado dirigido al Director Médico de la ONU.
No se conservarán copias en el expediente personal.
El Director Médico puede solicitar informes médicos actualizados periódicamente.

Hijastros menores de 21 años
Al ingresar al servicio o al casarse, se requiere acta de nacimiento.
Si no existe, se acepta documento nacional de identidad o pasaporte.

Cuando se solicite la prestación por hijo a cargo, deberá incluirse una copia de la sentencia de divorcio que otorgue la custodia legal al cónyuge del miembro del personal.
No se requerirá documentación adicional, pero el miembro deberá conservar pruebas de que:
a) El hijo reside con el miembro del personal (para los puestos no familiares, se considera que reside con el cónyuge).
b) El miembro proporciona el apoyo principal y continuo.
c) El otro progenitor no proporciona dicho apoyo.

Hijos adoptivos menores de 21 años
En caso de adopción, se requiere acta de nacimiento o documento equivalente.
Si se solicita la prestación, se presentará:
a) Cuando exista procedimiento legal de adopción, prueba oficial de la adopción o reconocimiento legal de adopción de hecho.
b) Si el proceso está en curso, prueba de inicio y de que el niño está bajo el cuidado del miembro.
c) Si el niño adoptado no reside con el miembro, prueba de apoyo financiero continuo.

Cuando no exista proceso legal de adopción, deberá presentarse una declaración de las autoridades competentes y una declaración jurada del miembro comprometiéndose a asumir las responsabilidades parentales y confirmando que el niño reside con él.

Familiares secundarios a cargo
Al ingresar o solicitar por primera vez la prestación, se presentará:
a) Acta de nacimiento, documento nacional de identidad o pasaporte con nombre completo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
b) Declaración notarial del dependiente que certifique:
i) Que el apoyo recibido representa al menos la mitad del sustento total y el doble del monto de la prestación correspondiente.
ii) Que los pagos se realizan regularmente (mensuales o trimestrales).
iii) Que el dependiente reside con el miembro del personal.
iv) Prueba de ingresos del dependiente del año anterior (comprobante de pensión o declaración de impuestos).

Si el dependiente no reside con el miembro, se presentarán pruebas de apoyo económico regular (extractos bancarios, giros, cheques, etc.).

El miembro del personal debe conservar toda la documentación justificativa durante cinco años después del pago de la prestación.

PASO

Deducción del apoyo financiero de la prestación por progenitor sin cónyuge para el personal internacional.

PARTE RESPONSABLE

JPOSC HR

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Con base en la información contenida en el formulario P.84, el monto del apoyo financiero se deducirá de la prestación por progenitor sin cónyuge, hasta el monto de la prestación por familiar a cargo establecida en el anexo de la ST/AI/2011/6.

PASO

Deducción de la subvención gubernamental de las prestaciones por familiares a cargo.

PARTE RESPONSABLE

JPOSC HR

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

De acuerdo con la información contenida en el formulario P.84, el monto de la subvención gubernamental recibida en nombre del hijo será deducido de la prestación por progenitor sin cónyuge, la prestación transitoria o la prestación por familiar a cargo pagada en nombre de ese hijo. Si ya se deduce un monto de apoyo financiero de la prestación por progenitor sin cónyuge, la subvención gubernamental se deducirá además de ese apoyo, del monto total de la prestación.

PASO

Retroactividad del pago

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las reclamaciones presentadas fuera de plazo se procesarán de conformidad con la Regla del Personal 3.17 sobre la retroactividad de los pagos. Un pago puede efectuarse retroactivamente hasta un año a partir de la fecha de la reclamación. Para la prestación por cónyuge a cargo, la elegibilidad del cónyuge sigue el año natural, por lo que el pago retroactivo será efectivo a partir del 1 de enero del año anterior.

1.a)	PASO Arreglos de envío: (No se aplican al personal que haya optado por la Subvención de Reubicación). a) Si el envío se realiza desde Nueva York o desde un lugar donde no exista una oficina del PNUD, comuníquese con la Sección de Servicios de Transporte (TSS) una vez que el envío haya sido autorizado, para discutir los arreglos de transporte.	PARTE RESPONSABLE Servicios Administrativos del Personal (BES/JPOSC)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal debe indicar claramente al tasador y a los empacadores qué artículos tiene la intención de enviar y si los bienes se enviarán por vía aérea o marítima.
1.b)	PASO Se debe organizar una estimación de los bienes que el miembro del personal tiene intención de enviar con el o los agentes de transporte lo antes posible, y la lista de los artículos incluidos en la estimación debe estar firmada tanto por el miembro del personal o su representante como por la empresa de transporte.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se debe organizar una estimación de los bienes que el miembro del personal tiene intención de enviar con el o los agentes de transporte lo antes posible, y la lista de los artículos incluidos en la estimación debe estar firmada tanto por el miembro del personal o su representante como por la empresa de transporte.
1.c)	PASO Si el envío se realiza desde un lugar donde exista una oficina del PNUD, comuníquese con el Gerente de RRHH / Operaciones local una vez que el envío haya sido autorizado, para efectuar los arreglos de envío utilizando un agente de transporte autorizado.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal o su representante debe estar presente en el momento del embalaje para asegurarse de que la lista de embalaje describa con exactitud los bienes y su estado. Debe firmar la lista de embalaje, anotando cualquier observación si fuera necesario, y conservar una copia de la lista, que será útil para preparar una solicitud de seguro o presentar una reclamación de seguro.
1.d)	PASO Si se estima que el envío superará el peso autorizado, la empresa de transporte informará al miembro del personal. Si el miembro del personal acepta los cargos indicados por la empresa de transporte, deberá coordinar el pago correspondiente directamente con la empresa.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2.a)	PASO Para los envíos que lleguen al área triestatal de Nueva York, comuníquese con la Unidad de Tráfico de la Secretaría de las Naciones Unidas, Sala FF-0285, teléfono (212) 963-9389, correo electrónico shipments@un.org. Inmediatamente a su llegada a Nueva York, a fin de proporcionarles los siguientes documentos requeridos para el despacho aduanero: copias de: a) visa G-4; b) I-94; c) pasaporte; d) conocimiento marítimo o guía aérea;e) aviso de llegada del envío; y f) solicitud de viaje aprobada.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal (incluidos aquellos que hayan optado por la Subvención de Reubicación) debe estar en el destino cuando llegue el envío para atender los requisitos de despacho aduanero y la entrega a la residencia. El miembro del personal será responsable de cualquier cargo derivado de retrasos ocasionados por su falta de cumplimiento de esta obligación.
2.b)	PASO Para los envíos que lleguen a la Oficina de País (CO) u otras Unidades Operativas (BUs) fuera de la Sede, comuníquese con el Gerente local de RRHH / Operaciones para completar los formularios de despacho aduanero (esto también se aplica al personal que haya optado por la Subvención de Reubicación) y para coordinar los arreglos de despacho y entrega del envío.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Al recibir el envío, el miembro del personal (o la persona autorizada por él / ella para recibirlo) debe observar cualquier daño externo al envío o la falta de paquetes / cajas.
3.a)	PASO Comunicarse con el miembro del personal si se han proporcionado sus datos de contacto; organizar la estimación, el embalaje y la recogida del envío de acuerdo con las instrucciones escritas del miembro del personal y con el derecho autorizado (peso, origen y destino, modo de envío y número de envíos).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La CO y otras BUs fuera de la Sede deberán organizar que al menos tres empresas de transporte inspeccionen y estimen el peso de los bienes y presenten sus cotizaciones; evaluar las cotizaciones en función del costo y la calidad del servicio, y adjudicar el trabajo en consecuencia. Deberán procurar organizar los envíos puerta a puerta y liquidar todos los costos con el agente de transporte. Si es necesario organizar un envío puerta a puerto, asegurarse de que los servicios en destino sean gestionados por la CO o las BUs del PNUD en destino, o por TSS/GO/BMS si no existe una oficina del PNUD en el destino.
3.b)	PASO Tan pronto como se realice el envío: a) Enviar los documentos de envío originales al agente de destino o a la oficina del PNUD responsable de los servicios en destino; b) Proporcionar al miembro del personal una copia de todos los documentos de envío pertinentes; c) Proporcionar a la oficina del PNUD, o a UNDP GO/TSS si no existe una oficina del PNUD en destino, los detalles del envío (fechas de salida / llegada, modo de transporte, línea naviera, número de conocimiento marítimo o guía aérea, peso del envío y número de bultos); d) Si el envío se organizó puerta a puerto, autorizar a la oficina del PNUD en destino, o a TSS/GO/BMS si no existe una oficina del PNUD en destino, a organizar los servicios en destino (despacho, almacenamiento – si está autorizado – y entrega a la residencia), proporcionando a dicha oficina las instrucciones de débito correspondientes (número de solicitud de viaje aprobada, número de pedido de compra y plan contable – COA).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4.a)	PASO Organizar el despacho aduanero lo antes posible a fin de evitar cargos por sobrestadía.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas En caso de retrasos, los motivos de dichos retrasos deberán documentarse y se deberá identificar a la parte o partes responsables con el fin de determinar la responsabilidad y la rendición de cuentas correspondientes.
4.b)	PASO Si el envío se organizó: a) Puerta a puerta, no realizar ningún pago por servicios en destino, a menos que esté específicamente autorizado por la oficina que organizó el envío; b) Puerta a puerto, y la oficina que organizó el envío haya autorizado a la CO a organizar los servicios en destino, liquidar la factura correspondiente y cargar los costos de conformidad con las instrucciones de la CO autorizante o con las instrucciones de TSS/GO, la solicitud de viaje aprobada, el número de pedido de compra y el COA.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5.a)	PASO Subvención de Reubicación (RLG): Indicar por escrito su preferencia al Centro de Servicios de Recursos Humanos (HR Service Centre) correspondiente.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El miembro del personal deberá firmar una declaración de renuncia en la que renuncie al derecho normal de envío y acepte el pago único como compensación total por todos los costos relacionados con su reubicación.
5.b)	PASO Para los traslados administrados por las Oficinas de País (COs), pagar la Subvención de Reubicación (RLG) en los montos correspondientes al recibir la notificación del Centro de Servicios de Recursos Humanos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5.c)	PASO Para los traslados administrados por las Oficinas de País (COs), pagar la Subvención de Reubicación (RLG) en los montos correspondientes al recibir la notificación del Centro de Servicios de Recursos Humanos.	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6.a)	PASO Arreglos de seguro: Presentar un formulario Inventario Detallado con Valor Declarado PT.78 completamente llenado (junto con una copia de la autorización de viaje que indique el derecho al seguro) a TSS/GO/BMS. Si se realizan varios envíos, debe prepararse un inventario detallado separado para cada uno.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal (que no haya optado por la Subvención de Reubicación – RLG)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si el valor total del inventario excede el derecho máximo de seguro y el miembro del personal no ha indicado su acuerdo para pagar la cobertura adicional, la cobertura se solicitará únicamente hasta el límite máximo permitido por el derecho al seguro. El inventario detallado con valor declarado debe incluir todos los artículos del envío, incluidos los contenedores como maletas, y el valor de reemplazo en dólares estadounidenses de cada artículo en el inventario. Todos los artículos de valor especial, como antigüedades, joyas, pieles y colecciones de monedas o sellos, deben listarse por separado. La información sobre la prima aplicable bajo la póliza de seguro de las Naciones Unidas está disponible previa solicitud en la oficina responsable de organizar el seguro del envío.
6.b)	PASO Si el miembro del personal indicó en el formulario PT.78 su acuerdo para pagar la cobertura de seguro adicional, informarle del monto a deducir de su salario; si el miembro del personal se separa del servicio, cobrar la prima adicional antes de enviar el formulario PT.78 a UNTTS.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6.c)	PASO Extensión del seguro para cubrir los efectos personales o enseres domésticos (HHG) almacenados después del envío: solicitar una extensión de la cobertura (desde la llegada al puerto hasta la fecha de entrega de los bienes a la residencia) a la compañía que aseguró el envío, para que los bienes estén protegidos en caso de reclamación de seguro. Solicitar la extensión del seguro a UNTTS (si el seguro fue contratado a través de las Naciones Unidas); de lo contrario, solicitarla directamente a la compañía de seguros.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se recomienda al miembro del personal solicitar la extensión del seguro con la misma compañía utilizada para el seguro en tránsito, a fin de garantizar la continuidad de la cobertura. El miembro del personal debe proporcionar el nombre y la ubicación del almacén comercial, así como la fecha en que los bienes fueron colocados en almacenamiento. El seguro de almacenamiento finaliza automáticamente al expirar el período por el cual el miembro del personal haya pagado la prima correspondiente.
7. a)	PASO Reclamación de seguro (Esto no se aplica al personal que haya optado por la Subvención de Reubicación): Redactar un memorando o carta dirigida al Jefe de la Unidad de Operaciones de Transporte (Transportation Operations Unit), UNTSS, Sala FF-0279 (Sr. Guido den Braven), indicando el origen/destino, el modo de transporte, la fecha de entrega del envío y una lista de los artículos dañados o faltantes con los montos en dólares estadounidenses reclamados.	PARTE RESPONSABLE Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Debe haberse presentado a UNTTS un formulario PT-78 (Inventario Detallado con Valor Declarado / Solicitud de Cobertura de Seguro) antes del envío del cargamento. El miembro del personal debe organizar que el envío sea desempaquetado e inspeccionado inmediatamente después de la entrega. Debe hacerse una anotación en el recibo de entrega describiendo la naturaleza y el alcance de la pérdida o daño de manera cuantificable; hacer todo lo necesario para prevenir daños adicionales; no desechar los bienes dañados ni los materiales de embalaje hasta que se haya realizado una inspección; no aceptar ofertas de liquidación de los transportistas sin la aprobación del asegurador. Contactar inmediatamente a la Unidad de Operaciones de Transporte de las Naciones Unidas (UNTSS), Equipo de Envíos, a través de los siguientes correos electrónicos y teléfonos para recibir instrucciones adicionales: menonj@un.org — (tel. 212-963-6287) nwe@un.org — (tel. 212-963-6202) ganze@un.org — (tel. 212-963-9389) abalos@un.org — (tel. 212-963-9388) Conservar una copia de todos los documentos enviados a UNTSS.

1	PASO Presentar la Declaración firmada de la Prima de Traslado al punto focal de RRHH en BES o JPOSC	PARTE RESPONSABLE Personal	Plantilla/Directriz Prima de Traslado: Declaración del miembro del personal (en inglés)	Notas explicativas En el marco del acuerdo de suma fija, el miembro del personal no está obligado a presentar documentación como prueba de haber realizado un envío o varios envíos. La suma fija no se ajusta en función de cambios en la situación familiar. No se tiene derecho a la opción de suma fija para nombramientos o reasignaciones dentro del país del lugar de destino oficial. Se evita la duplicación de prestaciones; por ejemplo, si una organización diferente paga una suma fija por envío por traslado al momento de la separación y el miembro del personal recibe una oferta de nombramiento en el PNUD, el PNUD no otorgará una nueva suma fija por envío por traslado.
2	PASO Para miembros del personal que se trasladan hacia o desde una oficina de país: Emitir la autorización de pago de la suma fija por envío por traslado o, de manera excepcional, coordinar el envío asistido por la organización.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El pago o la autorización se emite tras la autorización médica y antes del viaje.
3	PASO Emitir y aprobar el comprobante de pago de la suma fija por envío por traslado	PARTE RESPONSABLE Punto focal de finanzas en la oficina de país / Propietario del presupuesto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El comprobante se genera al recibir la autorización del punto focal de RRHH en BES/JPOSC, así como la información del proveedor proporcionada por el miembro del personal.
4	PASO Para miembros del personal que salen de la Sede u otras agencias: Emitir y aprobar el comprobante de pago en Atlas	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Envío organizado por el PNUD: Cuando no haya oficina del PNUD en el lugar de destino, o para envíos desde los Estados Unidos o en caso de envío dividido, la Sección de Viajes (TS) está autorizada para organizar el envío	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Formulario PT.78 (Inventario detallado de efectos personales / Procedimiento de reclamaciones de seguro) (en inglés)	Notas explicativas

1	PASO Iniciar conversaciones con la entidad asociada sobre el préstamo no reembolsable de personas (NRLA)	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz Modelo de acuerdo de préstamo no reembolsable	Notas explicativas Las conversaciones deben basarse en el modelo de NRLA.
2	PASO Obtener el acuerdo de la entidad asociada de conformidad con el párrafo 19 (c)	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Certificar que la propuesta no genera responsabilidades financieras para el PNUD	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Si se realizan cambios al modelo de NRLA, solicitar la revisión y aprobación de la Oficina Jurídica	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Informar al Grupo de Asociaciones del BERA sobre el préstamo no reembolsable de personas	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Calcular el valor de los servicios ofrecidos con base en el componente salarial del costo pro forma para el nivel correspondiente y obtener los códigos de cuenta de la OFM	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Utilizar los costos pro forma como referencia. Cuando los Términos de Referencia no indiquen un nivel equivalente para los servicios prestados, puede usarse el costo pro forma de un funcionario P4, nivel 5. Los ingresos provenientes de la recuperación de costos se utilizarán para financiar los costos institucionales del PNUD, de acuerdo con los procesos presupuestarios aprobados. Los ingresos deberán registrarse con los siguientes códigos contables: Unidad operativa: H18 Cuenta: 54010 Fondo: 11820 ID del departamento: 11006
7	PASO Consultar con la Oficina de Seguridad	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Es necesario consultar si el préstamo no reembolsable de personas se realiza en un lugar de destino no familiar.
8	PASO Completar el formulario de declaración de conflicto de intereses y consultar a la Oficina de Ética, si es necesario	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz Formulario de declaración de conflicto de intereses para nuevo personal (en inglés)	Notas explicativas
9	PASO Firmar el Memorando de Acuerdo (NRLA – Memorandum of Agreement)	PARTE RESPONSABLE Oficina o entidad solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
10	PASO Presentar la solicitud de préstamo no reembolsable de personas al Director de la Oficina de Recursos Humanos	PARTE RESPONSABLE Director de la Oficina solicitante / Dirección de la Oficina solicitante	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La solicitud debe incluir la información sobre los servicios que se prestarán, los proyectos de Términos de Referencia y, cuando corresponda, la estrategia de selección cuando varias entidades asociadas hayan sido contactadas colectivamente.
11	PASO Brindar apoyo al proceso de selección, si es necesario, y aprobar al candidato o candidatos	PARTE RESPONSABLE Oficina de Recursos Humanos (OHR)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Facilitar los permisos y visados necesarios para la asignación	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El BMS apoyará la obtención de visados en Nueva York.
13	PASO Preparar la Solicitud de Acción de Personal	PARTE RESPONSABLE Oficina de Recursos Humanos (OHR)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Solicitar al GSSC que registre al candidato(a) de manera que las personas no miembros del personal que prestan servicios en el PNUD sean contabilizadas adecuadamente.
14	PASO Registrar al candidato(a) en Quantum	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El candidato(a) debe registrarse en Quantum en un grupo no remunerado como “Persona de interés”.

PASO

Presentación de la solicitud de rescisión del nombramiento

PARTE RESPONSABLE

Buró o Oficina de País

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisión de la solicitud indicada en la sección 1.0

PARTE RESPONSABLE

Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR) y Oficina Jurídica

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La revisión por parte de la Oficina Jurídica es obligatoria en todos los casos.

PASO

Aprobación de la solicitud indicada en la sección 1.0

PARTE RESPONSABLE

Administrador Auxiliar y Director del Buró de Gestión de Servicios (BMS)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Aprobar la rescisión del nombramiento en interés de la buena administración de la Organización sin el consentimiento del funcionario titular de un nombramiento continuo.

PASO

Implementación de la decisión

PARTE RESPONSABLE

Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR),

Miembro del personal

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Notificar al miembro del personal y preparar la Solicitud de Acción de Personal.

El miembro del personal confirma la recepción de la notificación.

Realizar el cálculo de las indemnizaciones.

Implementar la decisión de rescisión del nombramiento.

PASO

Presentación de la solicitud

PARTE RESPONSABLE

Miembro del personal, Dirección de la Oficina de País o Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR)

Plantilla/Directriz

Formulario de solicitud de rescisión del nombramiento de mutuo acuerdo (en inglés)

Envío por parte de la Oficina de País

Nuevo cálculo

Seguimiento del debido proceso

Memorando

Notas explicativas

Si se cumplen los criterios de elegibilidad, el miembro del personal debe presentar la solicitud a través del Jefe/a de la oficina o unidad a la que esté asignado/a.

PASO

Revisión de la solicitud

PARTE RESPONSABLE

Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Considerar los intereses del PNUD y verificar si se cumplen los criterios:

Revisar el resumen preparado por OHR sobre los miembros del personal que hayan solicitado la rescisión del nombramiento de mutuo acuerdo.
Determinar, en caso de recomendación de aprobación, las condiciones aplicables conforme a la política.
Asegurarse de que el proceso se haya llevado a cabo de forma completa y justa.
Verificar que los miembros del personal seleccionados cumplan con los criterios de los acuerdos de rescisión del nombramiento de mutuo acuerdo vigentes.
Solicitar información adicional pertinente a las oficinas o unidades correspondientes.
Obtener la aprobación de la Oficina o Buró correspondiente.
Formular una recomendación al Administrador/a Asistente y Director/a del BMS.

PASO

Autorización del pago de indemnizaciones adicionales por terminación

PARTE RESPONSABLE

Director, Oficina de Recursos Humanos (OHR)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Autoriza el pago de indemnizaciones adicionales por terminación, de conformidad y dentro de los límites de los montos incluidos en el cuadro que figura en el Anexo I.

PASO

Decisión de rescindir el nombramiento

PARTE RESPONSABLE

Administrador Auxiliar y Director del Buró de Gestión de Servicios (BMS)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Aprueba la rescisión del nombramiento de mutuo acuerdo.

PASO

Firma del Certificado de No Objeción

PARTE RESPONSABLE

Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR) y Miembro del personal

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Preparar el Certificado de No Objeción.

El miembro del personal debe firmar el CNC dentro de las dos semanas siguientes a la recepción de la notificación de aprobación.

Si el miembro del personal no responde dentro de un mes a partir de la fecha de la notificación de la aprobación o de la rescisión del nombramiento de mutuo acuerdo, la propuesta caducará y el PNUD iniciará un proceso de rescisión del nombramiento de conformidad con el Reglamento y Estatuto del Personal de las Naciones Unidas, Anexo III, para todas las aprobaciones.

PASO

Implementación de los casos aprobados

PARTE RESPONSABLE

Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR),

Miembro del personal

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Para el personal contratado localmente: preparar la Solicitud de Acción de Personal dirigida a los Servicios Mundiales de Nómina.
Para el personal de la categoría de Profesional Internacional y del Servicio General con base en la Sede: preparar la Solicitud de Acción de Personal para enviarla a la BES/GSSC.

1	PASO Presentación de la solicitud de rescisión del nombramiento	PARTE RESPONSABLE Buró o Oficina de País	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Revisión de la solicitud	PARTE RESPONSABLE Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR) y Oficina Jurídica	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Aprobación de la solicitud	PARTE RESPONSABLE Administrador Auxiliar y Director del Buró de Gestión de Servicios (BMS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Aprobar la rescisión del nombramiento.
4	PASO Implementación de la decisión	PARTE RESPONSABLE Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR), Miembro del personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Notificar al miembro del personal y preparar la Solicitud de Acción de Personal. El miembro del personal confirma la recepción de la notificación. Realizar el cálculo de las indemnizaciones. Implementar la decisión de rescisión del nombramiento.

PASO

Presentación y decisión

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Consultar el Marco jurídico del PNUD para abordar el incumplimiento de las normas de conducta de las Naciones Unidas.

PASO

Implementación de la decisión

PARTE RESPONSABLE

Socio de Negocios de la Oficina de Recursos Humanos (OHR)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Implementa la decisión de rescisión del nombramiento bajo la orientación de la Oficina Jurídica.

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