| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

PASO

Enviar Solicitud de Información (RFI)

PARTE RESPONSABLE

Personal de programas

Plantilla/Directriz

Solicitud de Información de OSC/ONG Plantilla

Notas explicativas

Identificar posibles OSC/ONG relevantes para las áreas programáticas del PNUD

PASO

Filtrar las Solicitudes de Información

PARTE RESPONSABLE

Personal de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Filtrar las OSC/ONG relevantes para las áreas programáticas del PNUD que deberán presentar la Lista de Verificación de Valoración de la Capacidad (CACHE, Capacity Assessment Checklist, por sus siglas en inglés).
Criterios básicos:

a. No estar incluidas en listas de proscripción
b. Contar con experiencia técnica de interés para el PNUD

PASO

Enviar la Lista de Verificación de Valoración de la Capacidad (CACHE)

PARTE RESPONSABLE

Panel: personal de programas y operaciones, participante independiente (designado por el Representante Residente)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Obtener información detallada de las ONG/OSC

PASO

Realizar la valoración de la capacidad del socio

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Identificar la capacidad para ejecutar actividades y las oportunidades de desarrollo de capacidades

PASO

Realizar la valoración general de riesgos

PARTE RESPONSABLE

Panel: personal de programas y operaciones, participante independiente (designado por el Representante Residente)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Valorar los riesgos generales para el PNUD asociados a la colaboración con la ONG, incluyendo:

a. Niveles de riesgo identificados (riesgos existentes y mitigados)
b. Techo financiero máximo que puede canalizarse a través de la ONG

PASO

Consolidar la información general de la ONG/OSC.

PARTE RESPONSABLE

If objective is to establish an office Roster in identified areas a Roster manager to be identified to maintain/ updated roster

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Se consolidará la siguiente información recopilada en los pasos anteriores:
a) Pertinencia frente a la necesidad identificada
b) Capacidad de ejecución
c) Oportunidades de desarrollo de capacidades
d) Límite financiero
e) Nivel de riesgo y medidas de mitigación

PASO

Elaborar los Términos de Referencia para la participación específica

PARTE RESPONSABLE

Personal de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Definir claramente los productos, resultados y entregables del proyecto del PNUD

PASO

Identificar los criterios de ventaja colaborativa

PARTE RESPONSABLE

Panel: personal de programas y operaciones, participante independiente (designado por el Representante Residente)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Identificar los criterios específicos de ventaja colaborativa de la ONG/OSC para el éxito del proyecto.
Estos criterios constituirán la base para el posterior análisis de la ventaja colaborativa, una vez identificada la lista larga de ONG/OSC

PASO

Identificar ONG/OSC a partir del registro institucional

PARTE RESPONSABLE

Panel: personal de programas y operaciones, participante independiente (designado por el Representante Residente)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Identificar ONG/OSC adecuadas y elaborar una lista larga basada en:
a) Área de especialización
b) Acceso a beneficiarios
c) Límite financiero

PASO

Reevaluar el riesgo con base en los Términos de Referencia específicos

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Selección de OSC/ONG: Análisis de Riesgo Plantilla

Notas explicativas

Confirmar o reconfirmar el nivel de riesgo general a la luz de los TdR específicos

PASO

Realizar el análisis de la ventaja colaborativa de la ONG/OSC

PARTE RESPONSABLE

Panel: personal de programas y operaciones, participante independiente (designado por el Representante Residente)

Plantilla/Directriz

Selección de OSC/ONG: Modelo de análisis comparativo de la ventaja colaborativa (en inglés)

Notas explicativas

Determinar la modalidad más adecuada para la participación de la(s) ONG/OSC y decidir si la selección se basará en:

la ventaja colaborativa, o
un proceso competitivo.

PASO

Validación por el Personal Directivo Senior cuando la selección se base en la ventaja colaborativa

PARTE RESPONSABLE

RR o Oficial a Cargo (OIC), sin posibilidad de delegación adicional

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Responsabilidad por la selección mediante un proceso no competitivo.

Decisión sobre la(s) OSC/ONG con la(s) cual(es) podrá negociarse el Acuerdo de Parte Responsable (RPA), basada en los resultados de la valoración de riesgos y de la evaluación de la ventaja colaborativa.

PASO

Participación mediante el proceso de selección basado en la ventaja colaborativa

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Definición de aspectos clave, tales como:
a) Plan de Trabajo de Actividades (AWP).
b) Negociaciones de costos, incluidos los gastos generales.

PASO

Participación mediante un proceso de selección competitivo

PARTE RESPONSABLE

Personal de operaciones

Plantilla/Directriz

Convocatoria de Propuestas de las ONG/OSC Instrucciones

Guía de Selección de Presupuesto Fijo Basada en la Calidad

Métodos de Adquisición

Notas explicativas

La selección se realiza mediante un proceso competitivo cuando varias ONG/OSC pueden ejecutar las actividades, y está sujeta a la supervisión de los comités de adquisiciones

PASO

Negociar el Acuerdo de Parte Responsable. Para la definición de Parte Responsable, remitirse a la política Seleccionar partes responsables y beneficiarios.

PARTE RESPONSABLE

Personal de programas y operaciones

Plantilla/Directriz

Acuerdo de la parte responsable entre el PNUD y una organización de la sociedad civil

Notas explicativas

Garantizar una comprensión clara de las expectativas de ambas partes

El RPA queda listo para su firma

PASO

Firma del Acuerdo de Parte Responsable

PARTE RESPONSABLE

Según lo indicado en el Marco de Control Interno del PNUD (ICF) [SB2]

Plantilla/Directriz

Marco de Control Interno para el PNUD

Notas explicativas

La ONG/OSC queda legalmente comprometida

PASO

Actualizar el marco de seguimiento y evaluación y el marco de resultados del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Personal de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Integrar los riesgos específicos de la ONG/OSC y las medidas de desarrollo de capacidades en el diseño general del proyecto

PASO

El Módulo de Gestión de Contratos está diseñado para automatizar la gestión de contratos y permitir a los colegas que trabajan en las áreas de programas y operaciones realizar un mejor seguimiento y una mejor gestión de los contratos.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

1	PASO Identificar al personal cuyos servicios a los proyectos puedan imputarse de manera más adecuada mediante la LUP/LPL, cuando la distribución del tiempo del personal a través de múltiples líneas de financiación de puestos (COA) no resulte práctica	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Realizar un estudio de carga de trabajo (WLS)
2	PASO Actualizar el tipo de puesto y la estructura contable del puesto (COA) cuando se presten servicios de apoyo a proyectos	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Nota de orientación relativa a los tipos de puestos en Atlas (en inglés)	Notas explicativas Los puestos que prestan servicios a los proyectos basados en la LUP/LPL pueden financiarse parcialmente con fondos extrapresupuestarios (XB) o mediante un proyecto CPD independiente. Modelo / Guía: Marco Integrado de Planificación del Trabajo (IWP), sección Recursos, Puestos, sobre la planificación de puestos por principales clasificaciones de costos. Orientación para Quantum estará disponible próximamente.
3	PASO Estimar los servicios de apoyo requeridos para los proyectos	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Utilizar los pagos mensuales promedio para proyectos de tamaño similar Modelo / Guía: Adquisiciones, contratación, viajes, plan de retiro de activos, etc.
4	PASO Estimar el costo de los servicios de apoyo para los proyectos utilizando la LUP y la LPL	PARTE RESPONSABLE Gerente de Proyecto de la Oficina de País	Plantilla/Directriz Oficina de Gestión de Recursos Financieros - Lista Universal de Precios (UPL) (en inglés)	Notas explicativas
5	PASO Incluir los servicios de apoyo estimados en el presupuesto del proyecto	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Revisiones presupuestarias
6	PASO Presentar una solicitud de servicios por escrito y autorizada	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO El servicio se ejecuta, se registra y se informa a los proyectos de desarrollo	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
8	PASO Preparar las facturas de servicios a los proyectos y recuperar los costos de los servicios mediante: (1) Factura de Cero Dólares (ZDI) para los registros iniciales (2) Utilización de la factura original para realizar registros correctivos	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz del usuario sobre entradas DES (DPC) en Quantum (en inglés) Guía del usuario sobre códigos de cuenta DPC (en inglés) Cómo realizar el ajuste de una factura PO procesada (ServiceNow) Cómo ajustar la información de distribución (o COA) y el segmento de proyecto en facturas sin PO (ServiceNow)	Notas explicativas La tarifa por servicios debe acreditarse ya sea a fondos extrapresupuestarios (XB), a un proyecto CPD independiente u otras estructuras contables, en función de la fuente de financiación del personal (véase el paso 2)
9	PASO Revisar los informes mensuales de excepciones DPC y corregir los registros incorrectos relativos a la imputación de servicios a los proyectos	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Orientación sobre el informe de excepciones DPC (en inglés)	Notas explicativas Los códigos de cuenta DPC deben utilizarse para recuperar los costos de los servicios de los proyectos. Informes de excepciones DPC; directrices de cierre de fin de ejercicio.
10	PASO Revisar anualmente la recuperación de los servicios basados en la LUP/LPL de los proyectos y establecer un promedio anual de los servicios de apoyo para los proyectos, en función de su nivel de ejecución	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

PASO

Evaluar y presupuestar anualmente los servicios de apoyo requeridos del PNUD (sede y oficinas en el país) en cada proyecto de desarrollo.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de Proyecto de la Oficina de País

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Realizar los estudios del volumen de trabajo de la oficina.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Directrices para el Uso de los Resultados del Estudio sobre el Volumen de Trabajo (WLS)

Notas explicativas

Plantilla del Estudio del Volumen de Trabajo (WLS)

PASO

Incluir los costos directos del proyecto en los presupuestos de los proyectos de programa.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de Proyecto de la Oficina de País

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Documento del proyecto.

Resultados del estudio del volumen de trabajo (WLS).

PASO

Actualizar la distribución de las líneas de financiación de las posiciones en el módulo de Recursos Humanos (HCM) de Quantum y el tipo de posición en Quantum.

PARTE RESPONSABLE

Oficina en el País / Administrador de Posicione

Plantilla/Directriz

Nota orientativa sobre el tipo de posición en Atlas (en inglés)

Notas explicativas

Sobre la base de los resultados del estudio del volumen de trabajo (WLS).

Las orientaciones relativas a Quantum estarán disponibles próximamente.

PASO

Crear gráficos de velocidad para los gastos de derechos del personal que se pagan directamente a través del módulo de Cuentas por Pagar de Quantum (no a través de la nómina en el módulo de Recursos Humanos).

PARTE RESPONSABLE

Unidad Financiera de la Oficina de País

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Sobre la base de los resultados del estudio del volumen de trabajo (WLS).

PASO

Crear gráficos de velocidad para los gastos generales de funcionamiento (GOE), tales como gastos posteriores a la ocupación del puesto (alquiler, servicios públicos, comunicaciones, suministros), en el módulo de Cuentas por Pagar de Quantum.

PARTE RESPONSABLE

Unidad Financiera de la Oficina de País

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Sobre la base de los resultados del estudio del volumen de trabajo (WLS).

PASO

Revisar la distribución de las líneas de financiación de las posiciones si se producen cambios significativos en la prestación de servicios.

Revisar el presupuesto del proyecto de desarrollo para reflejar los costos estimados de las posiciones.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Informe de implementación de Costos Directos del Proyecto

Notas explicativas

El número total de posiciones cofinanciadas con fondos de gestión y fondos de desarrollo se informa en el Informe de implementación de Costos Directos del Proyecto, junto con el formulario proforma correspondiente.

1	PASO Concluir un Memorando de Entendimiento (MoU) con cada organismo de las Naciones Unidas que regule el marco general de la relación.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas MoU – Asociaciones con organismos de las Naciones Unidas
2	PASO Emitir las directrices sobre la Lista Universal de Precios y la Lista Local de Precios (UPL/LPL).	PARTE RESPONSABLE BMS/OFM	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Oficina de Gestión de Recursos Financieros - Lista Universal de Precios (UPL) (en inglés)
3	PASO Actualizar anualmente la herramienta de la Lista Universal de Precios y de la Lista Local de Precios.	PARTE RESPONSABLE BMS/OFM	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Oficina de Gestión de Recursos Financieros - Lista Universal de Precios (UPL) (en inglés)
4	PASO Actualizar anualmente la lista de países que experimentan situaciones especiales de desarrollo.	PARTE RESPONSABLE BMS/OFRM, en consulta con los Burós Regionales	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Garantizar que existan capacidades y recursos suficientes (personal e infraestructura de oficina) para prestar servicios oportunos y de calidad.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Presentar la solicitud de servicios autorizada a través del Portal de Organismos de las Naciones Unidas.	PARTE RESPONSABLE Organismo de la ONU	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO Establecer el mecanismo de fijación de precios de los servicios: Lista Universal de Precios (UPL) y Lista Local de Precios (LPL). Actualizar anualmente las LPL utilizando la herramienta anual de LPL proporcionada por la OFM.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Herramienta anual de LPL (en inglés)	Notas explicativas Oficina de Gestión de Recursos Financieros - Lista Universal de Precios (UPL) (en inglés)
8	PASO Supervisar la aplicación de las tarifas de la Lista Universal de Precios por parte de las oficinas en el país.	PARTE RESPONSABLE Burós Regionales	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
9	PASO Aprobar las desviaciones de las tarifas publicadas de la Lista Universal de Precios para los servicios estándares.	PARTE RESPONSABLE OFM, previa autorización de los Burós Regionales	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
10	PASO Ejecutar el servicio y actualizar la solicitud inicial de servicios en el Portal de Organismos, marcándola como completada.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Consultar la POPP sobre Recuperación de Costos de Organismos a Nivel de la Oficina en el País
11	PASO Generar las líneas de ingresos y registrarlas en Quantum.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los ingresos por servicios prestados a organismos se registran en el fondo 11302, cuenta 54015, a partir de 2017. Las oficinas pueden supervisar los ingresos reales obtenidos por la prestación de servicios en virtud de SLA/MoU o UPL/LPL mediante el Informe Corporativo de Ingresos por Servicios a Organismos.
12	PASO Un acuerdo de nivel de servicio local (SLA) puede ser útil para aclarar los niveles de prestación de servicios y las expectativas.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
13	PASO El proveedor del servicio y el organismo receptor revisan los aspectos en cuestión y resuelven oportunamente cualquier controversia. Los problemas de servicio no resueltos deberán remitirse a BMS/OFM únicamente después de que se hayan realizado varios intentos documentados (al menos tres) de resolución a nivel de oficina.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

1	PASO Estimar los objetivos preliminares anuales de GLOC para las Oficinas de País	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Sitio de la OFM	Notas explicativas Las tablas de objetivos de GLOC incluyen los objetivos de las contribuciones gubernamentales en efectivo (GOC) y las contribuciones de GLOC en especie
2	PASO Emisión de los objetivos de GLOC a las Oficinas de País	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Un memorando conjunto de la OFM y los Burós Regionales (RBx) se envía a los Representantes Residentes
3	PASO Comunicar los objetivos de GLOC y la liquidación de atrasos a los Gobiernos anfitriones	PARTE RESPONSABLE Oficinas de País	Plantilla/Directriz Crear un caso UNALL con la GSSC para la creación del contrato marco	Notas explicativas
4	PASO Crear un contrato marco para los objetivos de GLOC en efectivo	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los pagos en efectivo de los Gobiernos anfitriones se imputan al contrato marco correspondiente al año respectivo
5	PASO Aclarar cualquier cuestión relacionada con las contribuciones de GLOC en efectivo y en especie con los Gobiernos anfitriones	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La OFM y el Buró Regional proporcionarán apoyo
6	PASO Revisar y comunicar los objetivos de GLOC, si procede, sobre la base de la certificación final de fin de año de las contribuciones de GLOC en especie, y actualizar los contratos marco de GLOC conforme a los objetivos finales revisados	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Valoración de las contribuciones de los gobiernos para sufragar los gastos locales de las oficinas (GLOC) de la contribución en especie del Gobierno del país receptor	Notas explicativas Tras el cierre de la certificación de fin de año, la OFM revisa y actualiza anualmente las contribuciones de GLOC en especie
6.a.	PASO Recibir las contribuciones de GLOC y presentar una solicitud a través de UNALL para todos los pagos de GLOC (corrientes, atrasos y anticipos) Enviar cartas de agradecimiento a los Gobiernos anfitriones	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Presentar la información sobre las contribuciones de GLOC a través de UNALL	Notas explicativas La Oficina de País debe indicar los importes de la contribución junto con el año objetivo de GLOC correspondiente, incluidos los años futuros en el caso de pagos anticipados
6.b.	PASO Aplicar los pagos en efectivo a los objetivos de GLOC en efectivo Transferir la parte anual de los ingresos diferidos a la cuenta del objetivo del año en curso	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Plan de Cuentas (COA) – Fondo GLOC 00200; cuentas: Pago del año en curso: 51015 Pago de atrasos: 51014 Pago anticipado: 51017
7	PASO Emitir informes de desempeño de GLOC	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Informe de desempeño de GLOC	Notas explicativas El informe de desempeño de GLOC se actualiza automáticamente a partir de Quantum
8	PASO Aplicar, cuando proceda, el enlace contable a los objetivos de GLOC pendientes	PARTE RESPONSABLE BERA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas BERA valida y confirma las contribuciones voluntarias (CV) La GSSC y la OFM determinan el importe del enlace contable a partir de las contribuciones voluntarias y registran los asientos correspondientes en el GL Con base en las contribuciones voluntarias recibidas de los Gobiernos anfitriones, cualquier déficit en los objetivos de GLOC se liquida mediante el enlace contable de GLOC
9	PASO Informar anualmente a las partes interesadas del PNUD y a la Junta Ejecutiva del PNUD Emitir una carta de reconocimiento por el pago de las contribuciones de GLOC en efectivo y en especie	PARTE RESPONSABLE ExO y Burós Regionales	Plantilla/Directriz Estados financieros del PNUD Junta de Auditores de las Naciones Unida Revisión Anual de la Situación Financiera, cuadros 4 y 8 Documentos de los períodos de sesiones de la Junta Ejecutiva	Notas explicativas Se envía una carta del Administrador Asociado del PNUD tras el cierre del módulo de Contratos en Quantum, una vez finalizados los asientos de ingresos
10	PASO Informar a la Junta Ejecutiva del PNUD a través del Presupuesto Integrado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Documentos del Presupuesto Integrado

1	PASO Establecer el presupuesto del proyecto, incluida la línea presupuestaria correspondiente al componente de GMS en Quantum, para cada combinación de fondo y donante	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Calculadora de tasa de GMS (en inglés)	Notas explicativas Utilizar la Calculadora de tasa de GMS (en inglés) para determinar los montos correspondientes al presupuesto programable del proyecto y al presupuesto de GMS. La lista de fondos sujetos a GMS se encuentra aquí (en inglés) (tomada de UN_GMS_FUNDS).
2	PASO Establecer la tarifa de GMS en el módulo de Subvenciones (Grants) de Quantum, en el nivel de Adjudicaciones (Awards): El método de recaudación de la tarifa de GMS está preconfigurado como «cobro inmediato». Establecer la tarifa de GMS a nivel de proyecto, fondo y donante. Asegurar que se seleccione la tasa de GMS correcta en el menú desplegable.	PARTE RESPONSABLE Oficina o Gestores de Fondos	Plantilla/Directriz Nota de orientación sobre el establecimiento de GMS en Quantum (en inglés)	Notas explicativas Asegurar que la modalidad de distribución se comunique al GSSC mediante un caso UNALL y que esté configurada correctamente en el módulo de Contratos.
3	PASO Supervisar el establecimiento de la tarifa de GMS	PARTE RESPONSABLE Oficina / Oficina regional	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Revisar los informes de excepciones de GMS y adoptar las medidas correctivas necesarias	PARTE RESPONSABLE Oficina / Oficina regional	Plantilla/Directriz Excepciones de GMS – Power BI	Notas explicativas Revisar y supervisar periódicamente las Excepciones de GMS – Power BI y realizar las correcciones necesarias.
5	PASO Procesar el procedimiento por lotes diario o mensual de GMS	PARTE RESPONSABLE IMT/OFM	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Consultar los plazos de cierre mensual establecidos por la OFM.
6	PASO Supervisar los cargos de GMS imputados a los proyectos y a los fondos	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Revisar los resultados del libro mayor hasta que estén disponibles las consultas de Quantum. Consultar: Nota de orientación sobre el establecimiento de GMS en Quantum (en inglés)	Notas explicativas Corporativo – Desempeño promedio de la tasa de GMS – Power BI

PASO

Abrir una cuenta bancaria para recibir anticipos

Nota: Se fomenta la apertura de una cuenta bancaria dedicada para el proyecto o proyectos como medida de mitigación de riesgos cuando se considere apropiado. No obstante, cuando esta opción no sea factible o práctica debido a la normativa local u otras razones válidas, el PNUD podrá autorizar que los fondos se depositen en una cuenta bancaria del gobierno central o en una cuenta bancaria que contenga fondos procedentes de otras fuentes, siempre que el Asociado disponga de un sistema contable financiero sólido que permita el seguimiento preciso de los fondos proporcionados por el PNUD y pueda cumplir con los requisitos de presentación de informes del PNUD.

PARTE RESPONSABLE

Asociado

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las cuentas bancarias abiertas por los Asociados para recibir anticipos no deberán ser propiedad del PNUD ni abrirse a nombre del PNUD. Las oficinas del PNUD no deberán realizar gestiones para la apertura o el cierre de cuentas bancarias de proyectos operados por los Asociados, ni el personal del PNUD deberá figurar como signatario de dichas cuentas. El Asociado es responsable y deberá aplicar controles estrictos, incluido el seguimiento mediante conciliaciones bancarias al menos mensuales, y conservar la documentación justificativa relacionada con la utilización de los fondos proporcionados por el PNUD, de conformidad con la política de conservación de documentos del PNUD.

Todo interés generado en las cuentas bancarias a partir de los anticipos proporcionados por el PNUD deberá desglosarse claramente en los formularios FACE. A efectos de trazabilidad y conciliación, los intereses devengados deberán declararse en el Informe de Entrega Combinado (Combined Delivery Report, CDR), que constituye el documento oficial utilizado por los auditores y las contrapartes gubernamentales. No obstante, el uso de una cuenta de ingresos (5xxxx) impedirá que los intereses devengados se reflejen en los informes CDR. En consecuencia, las oficinas deberán registrar dichos intereses devengados mediante una factura de importe cero (Zero Dollar Invoice, ZDI):

Cuando el interés sea declarado como devengado por el Asociado, pero aún no haya sido reembolsado al PNUD:
Debitar la cuenta 16005 (Anticipos NEX) y acreditar la cuenta 74510 (Gastos bancarios) por el importe total del interés declarado por el Asociado para el período de informe correspondiente.
Cuando el interés sea reembolsado al PNUD o utilizado por el Asociado para cubrir gastos del proyecto:
Debitar la cuenta de efectivo correspondiente (4xxxx) en caso de reembolso, o
Debitar las cuentas de gastos (7xxxx) cuando los fondos hayan sido utilizados, y
Acreditar la cuenta de Anticipos NEX (16005).

Los equipos de programa y finanzas del PNUD deberán asegurarse de que los extractos bancarios sean verificados como evidencia de los intereses devengados durante las actividades de garantía, incluidas auditorías o verificaciones puntuales.

PASO

Proporcionar a la oficina del PNUD un registro detallado del personal autorizado del proyecto, incluidos los especímenes de firma.
Como mínimo, deberá incluirse un signatario principal y un signatario alterno.

PARTE RESPONSABLE

Asociado

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Estas autoridades habrán firmado el plan de trabajo anual y las oficinas del PNUD deberán asegurarse de que los formularios FACE estén firmados por dichos funcionarios designados. Este registro deberá conservarse en la oficina del PNUD a efectos de control interno y actividades de garantía.

PASO

Mantener los archivos del proyecto y los registros relacionados, y realizar las actualizaciones necesarias, incluidos:

Los datos de la cuenta bancaria
La lista de signatarios autorizados con los correspondientes especímenes de firma

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Cuando el Asociado mantenga una cuenta bancaria separada para recibir y realizar el seguimiento de los fondos del PNUD, las oficinas del PNUD deberán conservar registros actualizados de dicha cuenta bancaria.

PASO

Planificar las actividades del proyecto de conformidad con el plan de trabajo anual para el siguiente trimestre.
Determinar la disponibilidad de fondos.
Verificar que los fondos solicitados estén alineados con el plan de trabajo anual.

PARTE RESPONSABLE

Asociado,

Director del Proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Todos los pagos efectuados con cargo a fondos adelantados deberán estar respaldados por órdenes de compra, cuando corresponda según el nivel de adquisiciones, cotizaciones originales, facturas, comprobantes de recepción de bienes y comprobantes de pago originales debidamente firmados. Todos estos documentos deberán ser conservados por el Asociado en su forma original y ponerse a disposición del auditor o del equipo de supervisión del PNUD cuando sean solicitados durante las actividades de garantía, incluidas auditorías y verificaciones puntuales.

El importe solicitado deberá reflejar una previsión realista de las necesidades financieras para el período solicitado. Un anticipo individual no deberá exceder el plan de trabajo trimestral realista correspondiente al ejercicio contable, es decir, enero a marzo, abril a junio, julio a septiembre y octubre a diciembre. No obstante, dentro de un mismo trimestre, y en función de la disponibilidad de fondos y del calendario de recepción de contribuciones, podrá otorgarse más de un anticipo. Un anticipo individual no deberá cubrir fondos que se utilicen en dos trimestres.

PASO

Preparar, firmar y presentar los formularios FACE, incluidos los formularios de Estimación de Costos Desglosados (ICE), cada vez que el proyecto requiera fondos y, como mínimo, de forma trimestral. Incluir una copia del extracto bancario que muestre el saldo final de efectivo del trimestre correspondiente. Cuando sea necesario, incluir una conciliación con el saldo de efectivo disponible indicado en el formulario FACE. La conciliación no será aplicable cuando el Asociado no mantenga una cuenta bancaria separada para el proyecto en cuestión.

PARTE RESPONSABLE

Asociado

Plantilla/Directriz

Plantilla de Estimación de Costos Desglosados (ICE) del PNUD (en inglés)

Formulario FACE

Notas explicativas

Los formularios FACE utilizados para la liquidación de anticipos deberán presentarse al PNUD a más tardar quince días después del cierre de cada trimestre. Las oficinas podrán acordar prórrogas razonables de este plazo previa consulta con la OFM, siempre que se tenga en cuenta la necesidad de registrar los gastos antes del cierre trimestral de los libros financieros en el sistema Quantum del PNUD.

Las oficinas del PNUD deberán asegurarse de que los formularios FACE estén firmados por los funcionarios designados según lo indicado en el plan de trabajo anual.

PASO

Verificar los formularios FACE presentados por el Asociado.

Confirmar que la solicitud de anticipo se encuentre dentro del presupuesto disponible del proyecto en Quantum y de los recursos disponibles.
Confirmar que la Distribución en Quantum (Unidad Operativa, Fondo, Departamento de Gastos, Parte Responsable, Donante) sea la misma que la establecida en el plan de trabajo anual y en el presupuesto del proyecto en Quantum.
Verificar la firma del Asociado con respecto a los especímenes de firma acordados para el proyecto y presentados por el Asociado.
Verificar que el saldo inicial corresponda al saldo final del último formulario FACE.
Verificar la exactitud aritmética del formulario FACE.
Determinar que los gastos declarados y el anticipo solicitado sean apropiados y necesarios para alcanzar los resultados del programa, dentro del período cubierto por el anticipo, de conformidad con el plan de trabajo anual, el presupuesto del proyecto y otra documentación disponible.
Tener en cuenta las actividades de garantía, incluidas auditorías y verificaciones aleatorias, así como los informes de evaluación existentes, y determinar si existen fundamentos para retener o reducir la financiación.
Verificar que se cumplan los siguientes criterios antes de aprobar una solicitud de anticipo:

Criterio I (asociado y producto individual): al menos el 80 % de los anticipos anteriores correspondientes al producto han sido liquidados.

Criterio II (asociado y producto individual): el 100 % de todos los anticipos anteriores, es decir, los anticipos previos al último anticipo, han sido liquidados. Esta norma se aplica a los anticipos pendientes anteriores al último anticipo, es decir, al penúltimo anticipo.

Criterio III (productos agregados del asociado): para los asociados que gestionan más de un producto, el asociado no debe tener anticipos pendientes con una antigüedad superior a doce meses en ningún producto. Todos los productos gestionados por el asociado deben tenerse en cuenta para determinar si se cumple este criterio.

No podrá crearse una factura de prepago del módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum a menos que se cumplan los tres criterios anteriores. A efectos de una evaluación adecuada de esta norma, los formularios FACE utilizados para liquidar anticipos anteriores deben procesarse antes de registrar nuevos anticipos incluidos en el mismo formulario FACE. En caso de incumplimiento, la Oficina de País deberá solicitar la aprobación previa de la Oficina Regional para las excepciones correspondientes. Cuando la Oficina Regional otorgue una aprobación excepcional para nuevos anticipos que no cumplan estos tres criterios, las Oficinas deberán documentar dichas excepciones y archivarlas en el expediente del proyecto a efectos de auditoría.

Asegurar que los datos completos del Asociado como proveedor, incluidas las instrucciones de pago, estén registrados en Quantum. Cualquier solicitud de modificación de los datos de pago deberá seguir los procedimientos establecidos para cambios en los datos maestros de proveedores, incluidos los procedimientos de revisión y aprobación.

Tras la revisión y verificación de lo anterior, el Jefe de la Oficina del PNUD deberá:

Aceptar, firmar y aprobar el formulario FACE.
Solicitar al Asociado que modifique el formulario FACE en caso de errores u omisiones y lo vuelva a presentar.
Rechazar el formulario FACE, conservar una copia en archivo y devolverlo al Asociado indicando los motivos del rechazo.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno, primer nivel de tres.

No deben descuidarse las consideraciones programáticas, incluidas las conclusiones derivadas de auditorías, actividades de garantía y evaluaciones de capacidad. No se trata únicamente de un proceso contable. Los anticipos solo deben efectuarse cuando el oficial de programa considere que son apropiados y necesarios para alcanzar los resultados del programa.

El Informe de Análisis de la Cuenta General de Quantum puede utilizarse para supervisar los anticipos otorgados a los Asociados.

Los anticipos deben ser solicitados por el Asociado e imputados en Quantum a la combinación correspondiente de donante y fondo, en función de las actividades que generan gastos y de su financiación asociada. De este modo, la reserva de fondos correspondiente a los anticipos se registrará en el fondo del donante correcto.

El formulario FACE solo debe aprobarse y firmarse cuando se cumplan plenamente todos los requisitos de esta sección.

PASO

Presentar la solicitud de pago, junto con el formulario FACE aprobado, al GSSC para su pago.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

UNALL

Notas explicativas

La Oficina del PNUD deberá presentar la solicitud de pago al GSSC junto con el formulario FACE debidamente aprobado.

PASO

Emitir una factura de prepago en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, imputando la cuenta de Anticipos 16005 (Anticipos NEX) para los anticipos o la cuenta de gastos GL 7xxxx para los reembolsos, con el Asociado como beneficiario y la combinación correspondiente de donante y fondo.

Asegurar que el importe, la moneda, el beneficiario y los códigos contables sean coherentes con el formulario FACE justificativo.

Los formularios FACE deberán ser revisados y aprobados por el oficial de programa del PNUD, quien deberá asegurar que los campos de distribución adecuados se reflejen en el formulario FACE y en la solicitud de emisión de la factura de prepago.

La factura del módulo AP de Quantum, junto con el formulario FACE justificativo, deberá compartirse con el responsable aprobador para el segundo nivel de aprobación.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de Finanzas de la Oficina del PNUD / Unidad de Cuentas por Pagar del GSSC

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Nunca deberán emitirse comprobantes de pago a nombre de personas físicas empleadas por gobiernos o entidades del sistema de las Naciones Unidas. El Asociado deberá ser el beneficiario del pago y su nombre deberá coincidir con el del titular de la cuenta bancaria receptora.

Los anticipos solo se efectuarán en moneda local. Las solicitudes de pago en moneda no local deberán presentarse a la Tesorería de la Sede del PNUD para su aprobación, de conformidad con el POPP.

Cuando el documento del proyecto o el plan de trabajo anual identifiquen claramente actividades y gastos que deban realizarse en moneda no local, no será necesaria la aprobación de la Tesorería de la Sede del PNUD.

Todos estos casos deberán ser aprobados por el Jefe de la Oficina.

Todo saldo no utilizado deberá ser devuelto por el Asociado en la misma moneda en la que se recibió el anticipo.

Las oficinas deberán presentar al GSSC la documentación justificativa necesaria relacionada con los desembolsos en moneda no local.

La documentación justificativa de los gastos declarados deberá verificarse durante las actividades de garantía, incluidas verificaciones aleatorias y auditorías. Cuando los gastos no estén debidamente respaldados, la oficina de programa deberá solicitar explicaciones adecuadas al Asociado, considerar la aplicación de procedimientos alternativos, corroborar la información con otras fuentes, realizar actividades de garantía adicionales cuando sea necesario y documentar las medidas adoptadas mediante una Nota para el Expediente firmada por el Jefe de la Oficina o su representante designado.

Todo gasto no respaldado o no explicado de manera satisfactoria deberá ser rechazado, y las oficinas deberán asegurarse de que dichos gastos no se vuelvan a presentar en informes posteriores del Asociado.

PASO

Aprobar el pago tras la revisión de la factura AP y del formulario FACE justificativo para verificar su exactitud, coherencia y autorización adecuada.

Tener en cuenta cualquier factor que pudiera impedir al PNUD efectuar el pago, incluidos posibles indicios de fraude, y solicitar explicaciones adecuadas cuando corresponda.

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Cuentas por Pagar del GSSC

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Control interno, segundo nivel de tres

Aprobar la factura de prepago del módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum de conformidad con los umbrales de aprobación de pagos aplicables de la Oficina del PNUD o del GSSC.

Para la verificación presupuestaria:

El comprobante sigue el mismo proceso que cualquier otra factura de prepago y desembolso del módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum (véase POPP: Gestión de Gastos). Todos los campos de distribución en el módulo AP de Quantum, dentro de “Manage Distribution”, incluidos los segmentos de distribución del proyecto (por ejemplo, ID del proyecto, ID de la tarea y Parte Responsable), deberán estar correctamente completados.

PASO

Desembolsar los fondos. Véase POPP: Desembolso de fondos (realización de pagos).

Ejecutar el ciclo de pagos para los pagos aprobados y transmitir los detalles del pago al banco designado conforme a los procedimientos operativos estándar establecidos.

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Pagos del GSSC

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Control interno, tercer nivel de tres.

Nota: Los pagos correspondientes a proyectos de ejecución nacional solo se efectuarán en moneda local.

Los pagos en moneda no local solo podrán realizarse tras obtener la aprobación requerida conforme a la política de Transferencias Directas de Efectivo y Reembolsos.

PASO

Liquidación de las transferencias directas de efectivo (anticipos) sobre la base de los formularios FACE:

Revisar los gastos declarados en el formulario FACE para evaluar su razonabilidad y coherencia con las actividades del programa, el plan de trabajo anual, el documento del proyecto y, cuando corresponda, otros acuerdos relacionados con el PNUD. Verificar que se esté avanzando hacia el logro de los resultados previstos.
Verificar en Quantum que los gastos hayan sido desembolsados y declarados de conformidad con las disposiciones del presupuesto del proyecto y del plan de trabajo anual, y que sean coherentes con la estructura presupuestaria del proyecto y el plan de cuentas (Proyecto, Actividad, Donante, Fondo y Cuenta).
Confirmar que los gastos se encuentren dentro del presupuesto disponible del PPM en Quantum, así como dentro de los saldos de anticipos disponibles.

* Asegurar que la distribución de los gastos en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, en “Manage Distribution”, coincida con la distribución del anticipo registrada previamente. Todos los campos de distribución del proyecto deberán coincidir, incluidos, entre otros, el ID del proyecto, el ID de la tarea y la Parte Responsable.

Asegurar que los gastos se declaren en la misma moneda que los anticipos correspondientes.

Verificar la firma del Asociado que certifica los gastos, comparándola con los especímenes de firma archivados en los expedientes del proyecto.

Sobre la base de las verificaciones y revisiones anteriores, el Oficial de Programa del PNUD deberá:

Aceptar, firmar y aprobar el formulario FACE.
Solicitar al Asociado la modificación del formulario FACE.

Rechazar el formulario FACE, conservar una copia en archivo y devolverlo al Asociado indicando los motivos del rechazo.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Primer nivel de control interno.

Tras la recepción de los formularios FACE, el Oficial de Programa del PNUD ejerce la responsabilidad del PNUD mediante la realización diligente de todas las etapas de revisión y verificación. El formulario FACE solo se acepta, aprueba y firma cuando los gastos declarados cumplen plenamente con todos los requisitos del PNUD.

Informes útiles para el seguimiento:
El Informe de Análisis de Cuentas GL (Power BI) y el Informe de Saldo del Presupuesto del Proyecto en Quantum pueden utilizarse para supervisar los gastos declarados y los presupuestos correspondientes a los Asociados.

PASO

Registro de los gastos declarados contra el anticipo:

El Asociado utiliza un formulario FACE para declarar los gastos incurridos a partir del anticipo de efectivo, tras lo cual se crea una factura estándar en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum y se aplica contra la factura de prepago con el fin de reconocer el gasto.

Crédito: cuenta de anticipos GL 16005
Débito: cuentas de gastos (7xxxx), de conformidad con el presupuesto en Quantum y el plan de trabajo anual firmado

Para los reembolsos que se declaren después del cierre del ciclo de pagos del ejercicio, el exceso de gastos declarados por encima del importe del anticipo será pagadero mediante la factura estándar. Si dicho exceso no se paga antes del cierre del ejercicio, aparecerá en Quantum como una factura pendiente de pago, al igual que cualquier otra factura impaga.

Presentar la factura del módulo AP de Quantum y los formularios FACE de respaldo al responsable aprobador.

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Cuentas por Pagar del GSSC

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

En el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, la factura estándar utilizada para aplicar la liquidación del anticipo será pagada cuando los gastos declarados superen el importe del anticipo otorgado al Asociado.

La disponibilidad presupuestaria se valida tanto cuando se concede el anticipo y se registra en la cuenta GL 16005 (Anticipos NEX), como cuando se registra el gasto. Por lo tanto, tanto la factura de prepago como la factura estándar deben someterse a validación presupuestaria.

PASO

Aprobación de la factura estándar del módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum para registrar los gastos:

Revisar la factura estándar del módulo AP de Quantum y verificar que el comprobante coincida con los formularios FACE, y que ambos hayan sido aprobados y firmados por el Oficial de Programa. Verificar la coherencia de los importes, la moneda y los códigos contables.

Tomar en consideración cualquier factor que pudiera impedir al PNUD efectuar el pago, incluidos posibles indicios de fraude, y solicitar explicaciones adecuadas cuando corresponda.

Asegurar que el pago se registre en el período en el que los gastos fueron incurridos por el Asociado, y no en la fecha en que el PNUD haya aprobado el formulario FACE.

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Cuentas por Pagar del GSSC

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Segundo y último nivel de control interno.

El responsable aprobador aprueba la factura estándar aplicada en Quantum.

La factura registra el gasto, y únicamente en este momento se reconoce la entrega, es decir, el gasto, en Quantum.

PASO

Recibir los fondos y efectuar los desembolsos.

PARTE RESPONSABLE

Asociado,

Director del Proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Asociado realiza los desembolsos de conformidad con el plan de trabajo anual y conserva los registros de todas las transacciones. Cuando se requieran fondos adicionales, el Director del Proyecto reinicia el procedimiento a partir del Paso 3.

PASO

Conciliar los fondos de efectivo disponibles, según lo indicado en los formularios FACE, con:

El saldo registrado en la cuenta 16005 de Quantum.
El extracto bancario del proyecto, cuando se utilice una cuenta bancaria separada para el proyecto.
Firmar los formularios FACE para confirmar la revisión de la conciliación y ponerlos a disposición para fines de auditoría.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Cuando existan errores en el formulario FACE o en Quantum, se deberá realizar un seguimiento oportuno para su resolución.

Realizar los ajustes necesarios en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, de conformidad con el POPP: Gestión de Gastos.

1	PASO ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS Obtener la aprobación de la Oficina de Servicios de Adquisiciones (PSO)	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Procesar la transacción en Quantum a través del catálogo de adquisiciones del PNUD	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO ENTRADA Y SALIDA DE INVENTARIOS ENTRADA DE INVENTARIOS Realizar la inspección del inventario comparando el envío con la lista de empaque y aprobar las órdenes de compra (PO)	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas En las oficinas de país en las que el PNUD actúa como receptor principal del Fondo Mundial, todos los suministros y equipos médicos recibidos deben ser inspeccionados por farmacéuticos del PNUD, de conformidad con las directrices establecidas por la Organización Mundial de la Salud, a fin de garantizar la calidad de los suministros y equipos médicos.
4	PASO Registrar todas las recepciones en una nota de entrada de inventario con referencia al número de la orden de compra aprobada	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La nota de entrada de inventario debe registrar la fecha, la descripción y la cantidad de los artículos recibidos.
5	PASO La nota de entrada de inventario debe ser firmada por el personal receptor y la copia debidamente firmada debe conservarse en los archivos de la oficina	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Debe enviarse una copia de esta nota a la unidad de Finanzas de la oficina de país para su conciliación posterior con la factura del proveedor y la orden de compra durante el proceso de pago. Algunas oficinas de país pueden utilizar actualmente el documento de recepción de mercancías (GRN), el cual tiene un formato similar y cumple la misma función que la nota de entrada de inventario. En las oficinas donde el GRN no esté en uso, deberá utilizarse la nota de entrada de inventario.
6	PASO Asignar un número secuencial de documento a la nota de entrada de inventario o al GRN	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El número secuencial debe comenzar con el identificador de la unidad operativa, seguido de una numeración consecutiva. Ejemplo: Entrada No.: JAM0005.
7	PASO SALIDA DE INVENTARIOS Presentar un formulario de emisión de inventario al PNUD y obtener la aprobación del Representante Residente o del funcionario designado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
8	PASO Separar los artículos del inventario	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
9	PASO En el momento de la distribución, preparar una nota de salida de inventario, es decir, un registro de consumo	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
10	PASO Obtener el acuse de recibo o la firma del destinatario local o del personal receptor en el momento de la distribución o emisión y conservar un registro de todas las notas de salida firmadas	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas En algunos casos, el PNUD actúa como receptor principal y adquiere suministros médicos del Fondo Mundial que se envían directamente a los almacenes centrales de los subreceptores, como gobiernos locales. En estos casos, el control de los suministros médicos se transfiere al subreceptor únicamente después de que el personal del PNUD haya completado la inspección de calidad y el proceso de entrada en inventario. Por lo tanto, el personal del PNUD es responsable de preparar tanto la nota de entrada como la nota de salida de inventario.
11	PASO Asignar un número secuencial de documento al formulario de emisión y a la nota de salida de inventario	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El número secuencial debe comenzar con el identificador de la unidad operativa seguido de una numeración consecutiva. Ejemplo: Solicitud de emisión No.: JAM0026 y Salida No.: JAM0001.
12	PASO Actualizar las tarjetas de existencias para hacer seguimiento del movimiento de los inventarios	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El mantenimiento de tarjetas de existencias y la verificación física periódica facilitan la determinación de necesidades de reposición y el seguimiento del movimiento de inventarios.
13	PASO RECUENTO FÍSICO Realizar recuentos físicos de inventario de forma periódica en cada ubicación de almacenamiento conforme a las instrucciones de cierre financiero, como mínimo de forma semestral en los trimestres segundo y cuarto	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las oficinas de país pueden decidir realizar recuentos físicos con mayor frecuencia, por ejemplo, de forma mensual o cuando se recibe un envío importante.
14	PASO Obtener la certificación del recuento de inventario sobre la cantidad y el valor de los inventarios, incluidos los efectos de vencimiento, daños u obsolescencia, por parte del Representante Residente o del funcionario designado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El Representante Residente debe designar un punto focal para supervisar el recuento físico de inventarios. En ausencia de directrices formales, debe consultarse la Guía sobre el recuento físico de inventarios.
15	PASO Compilar un informe de control de inventarios por proyecto, que registre los saldos iniciales y finales durante los recuentos semestrales, y presentarlo a través del sitio de cierre financiero en SharePoint junto con la certificación del Representante Residente a la División de Cuentas de la Sede	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Incluso si una oficina de país no mantiene inventarios durante el recuento semestral, debe presentarse el informe con certificación, confirmando que el saldo es cero. Las fechas de presentación son el 15 de julio y el 15 de enero para los trimestres segundo y cuarto, respectivamente.
16	PASO Revisar cualquier diferencia entre las tarjetas de existencias y los recuentos físicos	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
17	PASO Recontar los artículos con diferencias e investigar y resolver dichas diferencias por el punto focal del recuento físico	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
18	PASO El Representante Residente debe aprobar el resultado de la investigación	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
19	PASO Una vez aprobada la exactitud de los artículos y unidades contadas, el punto focal del recuento físico debe registrar las diferencias como ajustes trimestrales de inventario en las tarjetas de existencias y documentar una explicación detallada	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
20	PASO INVENTARIO EN TRÁNSITO Revisar los incoterms correspondientes a cada orden de compra abierta y confirmar si los artículos han pasado a ser propiedad del PNUD, aunque no se haya producido aún la recepción física	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si los bienes se envían bajo incoterms como FOB, FAS o CIF y se encuentran en tránsito al cierre del período de recuento, deben reconocerse mediante el proceso regular de recepción.
21	PASO Al cierre de cada período de recuento, revisar y registrar el saldo de inventarios en tránsito que sean propiedad del PNUD en el informe de control de inventarios	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Consultar las POPP sobre Recepción de bienes, servicios y obras para los procedimientos detallados.
22	PASO VALORACIÓN DE INVENTARIOS Utilizar el menor valor entre el costo y el valor neto realizable para los inventarios destinados a la venta	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
23	PASO Utilizar el menor valor entre el costo y el costo de reposición actual para los inventarios destinados a distribución gratuita o a precio nominal	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
24	PASO Asignar el costo de los inventarios utilizando el método de primeras entradas, primeras salidas (FIFO)	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El método FIFO supone que los artículos adquiridos primero se consumen primero. Dado que el PNUD utiliza el método de inventario periódico, el precio de la factura más reciente se utiliza para valorar el saldo al final del período.
25	PASO Para inventarios donados, utilizar el valor razonable en la fecha de la donación para determinar el costo	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El valor razonable se basa normalmente en el precio de mercado. a) Para inventarios destinados a la venta, utilizar el precio de venta actual. b) Para inventarios destinados a distribución gratuita o nominal, utilizar el precio de compra actual.
26	PASO CONTABILIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES El Representante Residente debe informar semestralmente a la Sede OFM/CFRA, a través del sitio de cierre financiero en SharePoint, la cantidad y el valor de los inventarios y del inventario en tránsito mediante informes certificados	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las certificaciones deben presentarse el 15 de julio y el 15 de enero.
27	PASO El CMSC registrará un asiento contable de diario, con la aprobación de Cuentas de la Sede, para reconocer el valor de los inventarios como activos y reducir el gasto correspondiente	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El asiento se revertirá automáticamente en el mes siguiente. Asientos contables semestrales: Débito Inventarios Crédito Gastos Débito Inventarios en tránsito Crédito Gastos
28	PASO Cuentas de la Sede debe completar la revisión de los informes y registrar los asientos contables antes del 20 de julio y del 20 de enero	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
29	PASO IMPACTO EN LOS INFORMES El CMSC consolidará los informes de control de inventarios y reportará el valor de los inventarios como activos en el Informe Financiero del PNUD	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los ajustes de inventario no afectan los recursos disponibles del presupuesto del proyecto, pero sí impactan los informes a donantes y el Informe Consolidado de Ejecución.

1	PASO Firmar acuerdos de contribución	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Entrada en UNITY/ UNall dentro de una semana después de la firma	PARTE RESPONSABLE Personal de la oficina del PNUD asignado por el jefe de la Oficina/Unidad	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Entrada en el módulo de gestión de contratos y activación del contrato. Se debe ingresar la información del contrato.	PARTE RESPONSABLE Especialista en ingresos (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.1	PASO Visión general - Incluye toda la información general relativa al acuerdo.	PARTE RESPONSABLE Especialista en ingresos (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.2	PASO Contabilidad Distribución - Esta es la información completa del plan contable relativa a los ingresos y las cuentas por cobrar facilitada por la Oficina del PNUD a la GSSC	PARTE RESPONSABLE Especialista en ingresos (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.3	PASO Fecha del acuerdo - Es la fecha en que el acuerdo entró en vigor y es el desencadenante clave que se establece en el Módulo de Gestión de Contratos para el reconocimiento de ingresos. Depende del tipo de acuerdo y de la interpretación de la política pertinente de las IPSAS.	PARTE RESPONSABLE Especialista en ingresos (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.4	PASO Evento de facturación - El evento de facturación incluye el tipo de evento que se necesita conseguir para crear la facturación y generar entradas de Deudores en el Libro Mayor	PARTE RESPONSABLE Especialista en ingresos (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.5	PASO Evento de ingresos - El evento de ingresos se creará al firmar el acuerdo de contribución pertinente, ya que las entradas de ingresos se generan al firmar el acuerdo de contribución.	PARTE RESPONSABLE Especialista en ingresos (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.6	PASO Enmiendas - Se pueden realizar modificaciones en los contratos originales que ya se han introducido en el Módulo de Gestión de Contratos utilizando la función de modificación.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Revisar el contrato en el módulo de gestión de contratos	PARTE RESPONSABLE Director de la GSSC (Director de aprobación de la GSSC)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Registrar la recepción de las contribuciones con el número de factura, siempre que se disponga de los siguientes documentos: Notificación del ingreso en la cuenta bancaria del PNUD procedente del banco; o Recepción de un cheque.	PARTE RESPONSABLE Tesorería de la CGSS y depósitos de la CGSS (función financiera de la CGSS)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Aplicación de los fondos	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO Aprobación del ajuste de facturas Nota: En Quantum no se requiere la aprobación de la aplicación de fondos.	PARTE RESPONSABLE Director de la GSSC (Director de aprobación de la GSSC)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
8	PASO Controlar los recibos no aplicados	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
9	PASO Revisión y seguimiento de las cuentas por cobrar	PARTE RESPONSABLE Primera autoridad (Jefe de proyecto)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
10	PASO Firma como prueba de la revisión de las cuentas por cobrar	PARTE RESPONSABLE Responsable de aprobación o responsable de programa	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
11	PASO Recomendar la anulación o la provisión para deudas de dudoso cobro con la debida justificación	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Aprobar provisión para cancelación (Esta función no está incluida en la CIF, pero se incluye en este cuadro por considerarse un paso necesario)	PARTE RESPONSABLE Jefe de FPMR/OFM	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
13	PASO Aprobar la anulación	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

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Participación de OSC/ONG como una parte responsable

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Módulo de Gestión de Contratos en Quantum

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Utilización de la Lista de Precios Universal (LUP) o de la Lista de Precios Local (LPL)

PASO

PARTE RESPONSABLE

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