| Programme des Nations Unies pour le développement

ÉTAPE

Envoi d’une demande de renseignements (RFI)

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Demande de renseignements sur des OSC/ONG – Modèle de document

Notes explicatives

ÉTAPE

Filtrer les réponses à la Demande de renseignements

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Filtrer les OSC/ONG pertinentes pour les domaines programmatiques du PNUD et invitées à soumettre une Évaluation des capacités (CACHE – Capacity Assessment Checklist), sur la base des critères minimaux suivants :

a) Organisation non inscrite sur une liste d’exclusion
b) Domaine d’expertise pertinent pour le PNUD

ÉTAPE

Demander l’Évaluation des capacités (CACHE – Capacity Assessment Checklist)

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Recueillir des informations détaillées auprès des OSC/ONG.

ÉTAPE

Mener l’Évaluation des capacités (CACHE – Capacity Assessment Checklist)

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Évaluer la capacité de mise en œuvre et identifier les besoins et opportunités de développement des capacités

ÉTAPE

Réaliser une analyse générale des risques

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Évaluer les risques généraux pour le PNUD liés à l’engagement avec l’OSC/ONG, notamment :
a) Niveaux de risque identifiés (bruts et atténués)
b) Plafond financier maximal pouvant être canalisé via l’OSC/ONG

ÉTAPE

Consolidation des informations générales sur l’OSC/ONG

Partie responsable

If objective is to establish an office Roster in identified areas a Roster manager to be identified to maintain/ updated roster

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Consolider les informations issues des étapes précédentes, notamment :
a) Pertinence par rapport aux besoins identifiés
b) Capacité de mise en œuvre
c) Possibilités de développement des capacités
d) Plafond financier
e) Niveau de risque et mesures d’atténuation

ÉTAPE

Définir les Termes de référence pour l’engagement spécifique

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Définir clairement les produits, résultats attendus et livrables du projet du PNUD

ÉTAPE

Identifier les critères d’avantage collaboratif spécifique

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Identifier les critères spécifiques d’avantage collectif de l’ONG/OSC pour la réussite du projet

Ces critères serviront de base à l’évaluation de l’avantage collectif après l’établissement de la liste longue des ONG/OSC

ÉTAPE

Identifier les ONG/OSC à partir de la liste

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Établir une liste longue d’ONG/OSC sur la base de :
a. Domaine d’expertise
b. Accès aux bénéficiaires
c. Plafond financier

ÉTAPE

Réévaluer les risques sur la base des Termes de référence spécifiques

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Sélection des OSC/ONG – Modèle d’analyse des risques (en anglais)

Notes explicatives

Confirmer ou réviser le niveau de risque général à la lumière des Termes de référence spécifiques

ÉTAPE

Conduire l’évaluation de l’avantage collectif des ONG/OSC

Partie responsable

Comité : personnel des programmes et des opérations, participant indépendant (désigné par le Représentant résident)

MODÈLE/DIRECTIVE

Sélection des OSC/ONG – Modèle d’analyse comparative de l’avantage collectif (en anglais)

Notes explicatives

Déterminer la modalité la plus appropriée pour l’engagement de l’ONG/OSC, à savoir :
Sélection fondée sur l’avantage collectif
ou
Sélection fondée sur un processus concurrentiel

ÉTAPE

Approbation par un cadre supérieur lorsque la sélection est fondée sur l’avantage collectif

Partie responsable

Représentant résident ou Chef de bureau par intérim, sans délégation supplémentaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Responsabilité de la sélection par un processus non concurrentiel
Décision sur l’ONG/OSC avec laquelle l’Accord relatif à la Partie responsable peut être négocié

ÉTAPE

Engagement par la modalité de l’avantage collectif

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Définition des éléments clés, notamment :
a. Plan de travail des activités
b. Négociation des coûts, y compris les frais généraux

ÉTAPE

Engagement par un processus de sélection concurrentiel

Partie responsable

Personnel des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Appel à projet/propositions de la part d’organisations non gouvernementales instructions

Guide de sélection de budgets fixes basés sur la qualité (en anglais)

Méthodes d’approvisionnement

Notes explicatives

Sélection par mise en concurrence lorsque plusieurs ONG/OSC peuvent fournir les services
Soumis à la supervision des comités d’examen de l’approvisionnement doivent

ÉTAPE

Négociation de l’Accord relatif à la Partie responsable. Veuillez vous référer à la politique Sélectionner les parties responsables et les bénéficiaires de subventions pour la définition de la Partie responsable.

Partie responsable

Personnel des programmes et des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Accord des parties responsables entre le PNUD et une organisation de la société civile

Notes explicatives

Compréhension claire des attentes de part et d’autre

Accord relatif à la Partie responsable prêt pour signature

ÉTAPE

Signature de l’Accord relatif à la Partie responsable

Partie responsable

Selon le Cadre de contrôle interne (ICF) [SB2]

MODÈLE/DIRECTIVE

Cadre de Contrôle Interne du PNUD

Notes explicatives

L’ONG/OSC est légalement engagée

ÉTAPE

Mise à jour du cadre de suivi et d’évaluation et du cadre de résultats du projet

Partie responsable

Personnel du programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Gestion des risques spécifiques à l’ONG/OSC
Les besoins de développement des capacités et les risques propres à l’ONG/OSC sont intégrés dans la conception globale du projet

ÉTAPE

Le module de gestion des contrats est conçu pour automatiser la gestion des contrats et permettre aux collègues travaillant dans les domaines des programmes et des opérations de mieux suivre et gérer les contrats.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

1	ÉTAPE Identifier les membres du personnel dont les services aux projets pourraient être imputés de manière plus appropriée via la LUP/LPL plutôt que par des lignes de financement multiples des postes (COA)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Réaliser une étude de la charge de travail (WLS)
2	ÉTAPE Mettre à jour le type de poste et la structure comptable (COA) du poste lorsque des services d’appui aux projets sont fournis	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Note d’orientation relative aux types de postes dans Atlas (en anglais)	Notes explicatives Les postes fournissant des services aux projets sur la base de la LUP/LPL peuvent être partiellement financés à partir de fonds extrabudgétaires (XB) ou d’un projet autonome. Référence : IWP, section Ressources, Postes, relative à la planification des postes selon les principales classifications de coûts. Des orientations pour Quantum seront disponibles prochainement.
3	ÉTAPE Estimer les services d’appui nécessaires aux projets	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Utiliser les paiements mensuels moyens pour des projets de taille similaire Passation de marchés, recrutement, voyages, plan de liquidation des actifs, etc
4	ÉTAPE Estimer le coût des services d’appui aux projets à l’aide de la LUP et de la LPL	Partie responsable Chef de projet du Bureau de Pays	MODÈLE/DIRECTIVE Bureau de la gestion des ressources financières - Système de prix universel (UPL) (en anglais)	Notes explicatives
5	ÉTAPE Inclure les services d’appui estimés dans le budget du projet	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Révisions budgétaires
6	ÉTAPE Soumettre une demande de service écrite et autorisée	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Les services sont exécutés, enregistrés et déclarés dans les projets de développement	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Préparer les factures de services à imputer aux projets et recouvrer les coûts des services par les moyens suivants : Facture à montant nul (ZDI) pour les écritures initiales Utilisation de la facture originale pour effectuer des écritures correctives	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Guide d’utilisation des écritures DES (DPC) dans Quantum (en anglais) Guide d’utilisation des codes comptables DPC (en anglais) Procédure d’ajustement d’une facture PO traitée (ServiceNow) Procédure d’ajustement des informations de répartition (ou COA) et du segment projet dans les factures hors PO (ServiceNow)	Notes explicatives Les frais de service doivent être crédités soit sur des fonds extrabudgétaires (XB), soit sur un projet autonome, soit sur d’autres structures comptables, en fonction de la source de financement du personnel (voir l’étape 2 ci-dessus)
9	ÉTAPE Examiner les rapports mensuels d’exception DPC et corriger les écritures incorrectes relatives à l’imputation des services aux projets Veiller à ce que toutes les exceptions DPC soient régularisées à la clôture de l’exercice	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Guide relatif au rapport d’exception DPC (en anglais)	Notes explicatives Les codes comptables DPC doivent être utilisés pour recouvrer les coûts des services auprès des projets Référence : rapports d’exception DPC ; directives de clôture de fin d’exercice
10	ÉTAPE Examiner annuellement le recouvrement des services fondés sur la LUP/LPL auprès des projets et établir une moyenne annuelle des services d’appui, en fonction du niveau de mise en œuvre des projets	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Évaluer et budgétiser annuellement les services d’appui requis du siège du PNUD et des bureaux de pays dans chaque projet de développement.

Partie responsable

Chef de projet du Bureau de Pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Réaliser les études de la charge de travail du bureau.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Les lignes directrices sur l’Etude de la Charge de Travail des bureaux de pays du PNUD (WLS)

Notes explicatives

Modèle d’étude de la charge de travail (WLS)

ÉTAPE

Inclure les coûts directs des projets dans les budgets des projets de programme.

Partie responsable

Chef de projet du Bureau de Pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Document de projet. Résultats de l’étude de la charge de travail (WLS).

ÉTAPE

Mettre à jour la distribution des lignes budgétaires des postes dans Quantum HCM et le type de poste dans Quantum.

Partie responsable

Bureau de pays / Administrateur des postes

MODÈLE/DIRECTIVE

Note d’orientation relative aux types de postes dans Atlas (en anglais)

Notes explicatives

Sur la base des résultats de l’étude de la charge de travail (WLS).

Des orientations relatives à Quantum seront disponibles prochainement.

ÉTAPE

Créer des graphiques de vitesse pour les dépenses liées aux droits du personnel qui sont payées directement par le module Comptes créditeurs de Quantum (et non par la paie dans le module HCM).

Partie responsable

Unité financière du Bureau de Pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Sur la base des résultats de l’étude de la charge de travail (WLS).

ÉTAPE

Créer des graphiques de vitesse pour les dépenses générales de fonctionnement (GOE), y compris les dépenses postérieures à la prise de fonctions telles que le loyer, les services publics, les communications et les fournitures, dans le module Comptes créditeurs de Quantum

Partie responsable

Unité financière du Bureau de Pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Sur la base des résultats de l’étude de la charge de travail (WLS).

ÉTAPE

Réviser la distribution des lignes budgétaires des postes lorsque des changements significatifs interviennent dans la prestation des services.

Réviser le budget du projet de développement afin de refléter les coûts estimés des postes.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Rapport de mise en œuvre des coûts directs des projets (DPC)

Notes explicatives

Le nombre total de postes cofinancés à partir des fonds de gestion et des fonds de développement est déclaré dans le rapport de mise en œuvre des coûts directs des projets (DPC), accompagné du formulaire pro forma correspondant.

1	ÉTAPE Conclure un mémorandum d’accord (MoU) avec chaque institution des Nations Unies, régissant le cadre global de la relation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Mémorandums d’accord - Partenaires des Nations Unies
2	ÉTAPE Émettre les orientations relatives au système de prix universel et au système de prix locaux (UPL/LPL).	Partie responsable BMS/OFM	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Bureau de la gestion des ressources financières - Système de prix universel (UPL) (en anglais)
3	ÉTAPE Mettre à jour annuellement l’outil du système de prix universel et du système de prix locaux.	Partie responsable BMS/OFM	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Bureau de la gestion des ressources financières - Système de prix universel (UPL) (en anglais)
4	ÉTAPE Mettre à jour annuellement la liste des pays se trouvant dans des situations spéciales en matière de développement.	Partie responsable BMS/OFRM, en consultation avec les Bureaux Régionaux	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE S’assurer que des capacités et des ressources suffisantes (personnel et infrastructure de bureau) existent afin de fournir des services de qualité dans des délais appropriés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Soumettre la demande de services autorisée par l’intermédiaire du Portail des institutions des Nations Unies.	Partie responsable Institution des Nations Unies	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Mettre en place le mécanisme de tarification des services : système de prix universel (UPL) et système de prix locaux (LPL). Mettre à jour annuellement les systèmes de prix locaux à l’aide de l’outil LPL annuel fourni par l’OFM.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Outil annuel LPL (en anglais)	Notes explicatives Bureau de la gestion des ressources financières - Système de prix universel (UPL) (en anglais)
8	ÉTAPE Contrôler l’application des taux du système de prix universel par les bureaux de pays.	Partie responsable Bureaux Regionaux	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Approuver toute dérogation aux taux publiés du système de prix universel pour les services types.	Partie responsable OFM, sur la base de l’autorisation des Bureaux Régionaux	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Exécuter le service et mettre à jour la demande de service initiale dans le Portail des institutions des Nations Unies en indiquant le statut « terminé ».	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Se référer aux politiques et procédures régissant les programmes et opérations sur le recouvrement des coûts des institutions au niveau du bureau pays
11	ÉTAPE Générer les lignes de recettes et les comptabiliser dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les revenus liés aux services fournis aux institutions sont comptabilisés au fonds 11302, compte 54015, à compter de 2017. Les bureaux peuvent suivre les recettes effectives générées au titre des SLA/MoU ou des services UPL/LPL au moyen du Rapport corporatif sur les recettes des services aux institutions.
12	ÉTAPE Un accord de niveau de service local (SLA) peut être utile pour clarifier les niveaux de prestation de services et les attentes.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
13	ÉTAPE Le prestataire de services et le bénéficiaire examinent les points en question et règlent rapidement tout différend. Les problèmes de service non résolus doivent être portés à l’attention du BMS/OFM uniquement après plusieurs tentatives documentées (au moins trois) de résolution au niveau du bureau.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Estimer les objectifs annuels préliminaires des GLOC pour les bureaux de pays	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Site de l’OFM	Notes explicatives Les tableaux des objectifs des GLOC incluent les objectifs de contributions gouvernementales (GOC) en espèces ainsi que les contributions GLOC en nature
2	ÉTAPE Émettre les objectifs des GLOC aux bureaux de pays	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Un mémorandum commun de l’OFM et des bureaux régionaux est adressé aux Représentants résidents
3	ÉTAPE Communiquer aux gouvernements hôtes les objectifs des GLOC et le règlement des arriérés	Partie responsable Bureaux de pays	MODÈLE/DIRECTIVE Créer un dossier UNALL avec le GSSC pour la création du contrat principal	Notes explicatives
4	ÉTAPE Créer un contrat principal pour les objectifs des GLOC en espèces	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les paiements en espèces des gouvernements hôtes sont imputés au contrat principal de l’année correspondante
5	ÉTAPE Clarifier toute question relative aux contributions GLOC en espèces et en nature avec les gouvernements hôtes	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Un appui est fourni par l’OFM et le bureau régional
6	ÉTAPE Réviser et communiquer, le cas échéant, les objectifs des GLOC sur la base de la certification finale de fin d’année des contributions GLOC en nature, et mettre à jour les contrats principaux des GLOC sur la base des objectifs GLOC finaux révisés	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Se référer à l'Évaluation des contributions en nature des gouvernements hôtes au titre des contributions des gouvernements aux dépenses locales des bureaux extérieurs (Government Local Office Cost, GLOC)	Notes explicatives À la clôture de la certification de fin d’année, l’OFM examine et met à jour annuellement les contributions GLOC en nature
6.a.	ÉTAPE Recevoir les contributions GLOC et soumettre une demande via UNALL pour tous les paiements GLOC (courants, arriérés et avances) Envoyer des lettres de remerciement aux gouvernements hôtes	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Soumettre les informations relatives aux contributions GLOC via UNAL	Notes explicatives Les bureaux de pays doivent indiquer les montants des contributions en les associant à l’année cible correspondante des GLOC, y compris les années futures en cas de paiements anticipés
6.b.	ÉTAPE Imputer les paiements en espèces aux objectifs des GLOC en espèces Transférer la part annuelle des produits différés vers le compte cible de l’année en cours	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Plan comptable (COA) – Fonds GLOC 00200 ; comptes : Paiement de l’année en cours : 51015 Paiement des arriérés : 51014 Paiement anticipé : 51017
7	ÉTAPE Émettre des rapports de performance des GLOC	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Rapport de performance des GLOC	Notes explicatives Le rapport de performance des GLOC est mis à jour automatiquement à partir de Quantum
8	ÉTAPE Appliquer, le cas échéant, un lien comptable aux objectifs GLOC en suspens	Partie responsable BERA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La BERA valide et confirme les contributions volontaires (CV) Le GSSC et l’OFM déterminent le montant du lien comptable à partir des contributions volontaires et comptabilisent les écritures dans le GL Sur la base des contributions volontaires reçues des gouvernements hôtes, tout écart par rapport aux objectifs des GLOC est réglé par le biais du lien comptable GLOC
9	ÉTAPE Rendre compte annuellement aux parties prenantes du PNUD et au Conseil d’administration du PNUD Émettre une lettre de reconnaissance pour le paiement des contributions GLOC en espèces et en nature	Partie responsable ExO et Bureaux Régionaux	MODÈLE/DIRECTIVE États financiers du PNUD Comité des commissaires aux comptes des Nations Unies Examen annuel de la situation financière, tableaux 4 et 8 Documents des sessions du Conseil d’administration	Notes explicatives Une lettre du Directeur associé du PNUD est envoyée après la clôture du module Contrats dans Quantum, une fois les écritures de recettes finalisées
10	ÉTAPE Rendre compte au Conseil d’administration du PNUD par le biais du budget intégré	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Documents du budget intégré

1	ÉTAPE Mettre en place le budget du projet dans Quantum, y compris la composante budgétaire relative aux frais d’appui général à la gestion (GMS), pour chaque combinaison de fonds et de donateur	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Calculateur de taux de GMS (en anglais)	Notes explicatives Utiliser le calculateur de taux de GMS (en anglais) pour déterminer les montants du budget programmable du projet et du budget des GMS. La liste des fonds soumis aux GMS figure ici (en anglais) (tirée de UN_GMS_FUNDS).
2	ÉTAPE Mettre en place les frais de GMS dans le module Subventions (Grants) de Quantum, au niveau des attributions (Awards) : La méthode de collecte des frais de GMS est prédéfinie comme « earn as you go ». Mettre en place les frais de GMS aux niveaux projet, fonds et donateur. S’assurer que le taux de GMS correct est sélectionné dans le menu déroulant.	Partie responsable Bureau ou gestionnaires de fonds	MODÈLE/DIRECTIVE Note d’orientation sur la mise en place des GMS dans Quantum (en anglais)	Notes explicatives S’assurer que la modalité de distribution est communiquée au CSSG par le biais d’un dossier UNALL et qu’elle est correctement configurée dans le module Contrats.
3	ÉTAPE Contrôler la mise en place des frais de GMS	Partie responsable Bureau / Bureau régional	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Examiner les rapports d’exception relatifs aux GMS et prendre les mesures correctives nécessaires	Partie responsable Bureau / Bureau régional	MODÈLE/DIRECTIVE Exceptions GMS – Power BI	Notes explicatives Examiner et suivre régulièrement les Exceptions GMS – Power BI et effectuer les corrections nécessaires.
5	ÉTAPE Exécuter le traitement par lot quotidien ou mensuel des GMS.	Partie responsable IMT/OFM	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Se référer aux échéances de clôture mensuelle communiquées par l’OFM.
6	ÉTAPE Contrôler les frais de GMS imputés aux projets et aux fonds Contrôler les revenus de GMS	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Examiner les résultats du grand livre jusqu’à ce que les requêtes Quantum soient disponibles. Se référer à : Note d’orientation sur la mise en place des GMS dans Quantum (en anglais)	Notes explicatives Corporate – Performance moyenne du taux de GMS – Power BI

ÉTAPE

Transmettre au PNUD les formulaires FACE dûment signés, accompagnés, le cas échéant, de copies des pièces justificatives nécessaires, y compris le Modèle de devis détaillé (ICE) du PNUD (en anglais). Conserver l’ensemble des pièces justificatives originales.

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de devis détaillé (ICE) du PNUD (en anglais)

Modèle de formulaire FACE

Notes explicatives

Étant donné que le Partenaire est responsable des activités d’approvisionnement, les copies des pièces justificatives ne sont fournies que lorsque le PNUD en fait expressément la demande, lorsqu’un niveau de contrôle plus élevé est jugé nécessaire.
Le formulaire FACE signé par le fonctionnaire désigné constitue la pièce justificative utilisée par le PNUD pour le traitement du paiement.

ÉTAPE

S’assurer que la signature figurant sur le formulaire FACE correspond au registre des signatures autorisées du Partenaire.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne — premier niveau d’approbation

Étant donné que l’approvisionnement a été effectué par le Partenaire, la transaction du PNUD débute par une facture dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum, quel que soit le montant.

ÉTAPE

Examiner la demande et les documents de référence, le cas échéant, afin d’en évaluer la pertinence et la cohérence avec le budget du projet et le plan de travail annuel.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Confirmer que la demande s’inscrit dans le budget disponible du projet dans Quantum et dans les ressources disponibles.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le rapport d’analyse des comptes (Power BI) et le rapport sur le solde du budget du projet dans Quantum peuvent être utilisés pour suivre les dépenses et les budgets déclarés par le Partenaire.

ÉTAPE

S’assurer que le nom du fournisseur, son adresse et ses coordonnées bancaires complètes sont fournis.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le fichier maître des fournisseurs doit être examiné périodiquement afin d’éviter toute duplication de fournisseurs.

ÉTAPE

Vérifier que le fournisseur est légitime, qu’il ne figure pas sur la liste du Comité 1267 du Conseil de sécurité des Nations Unies relative aux terroristes et aux financeurs du terrorisme, et qu’il ne figure pas sur la liste du PNUD des fournisseurs suspendus ou radiés.

Si le fournisseur n’existe pas encore, créer et approuver le profil du fournisseur dans Quantum.

Lorsque la fonctionnalité d’accès externe de Quantum est utilisée, le Partenaire crée le profil du fournisseur et les factures du module Comptes fournisseurs (AP). Avant d’approuver le fournisseur et la facture de paiement, le PNUD procède à la vérification du fournisseur.

Partie responsable

Responsable de la maintenance des fournisseurs, niveau approbateur / Approbateur du CSSG

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Consulter le tableau de bord LexisNexis afin de confirmer si le fournisseur figure sur une liste de sanctions. Le cas échéant, le Bureau doit contacter le Comité d’examen des fournisseurs (Vendor Review Committee, VRC) afin d’obtenir des orientations sur la marche à suivre concernant les paiements en attente dus au fournisseur sanctionné.

ÉTAPE

Lorsque toutes les vérifications sont satisfaisantes, le formulaire FACE est approuvé par le Chef du Bureau. La demande de paiement est acceptée, la facture est créée dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum, signée et transmise au responsable de l’approbation.

Partie responsable

Responsable de programme,

Approbateur du Bureau de pays du PNUD

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les paiements directs sont effectués uniquement en monnaie locale. Les demandes de paiement dans une monnaie autre que la monnaie locale doivent être soumises à la Trésorerie du Siège du PNUD pour approbation, conformément au POPP.

Lorsque le document de projet ou le plan de travail annuel identifient clairement des activités et des dépenses à engager dans une monnaie autre que la monnaie locale, l’approbation de la Trésorerie du Siège du PNUD n’est pas requise.

Tous ces cas doivent être approuvés par le Chef du Bureau.

Les bureaux doivent soumettre au CSSG les pièces justificatives nécessaires relatives aux décaissements en monnaie autre que la monnaie locale.

ÉTAPE

Rejeter la demande de paiement lorsque les résultats de l’examen ne sont pas satisfaisants.

Communiquer avec le Partenaire afin de résoudre les points litigieux.

Tenir compte de toute autre information susceptible d’empêcher le PNUD d’effectuer le paiement, notamment les signaux d’alerte liés à la fraude, et demander des explications appropriées au Partenaire, le cas échéant.

Partie responsable

Approbateur du Bureau de pays du PNUD

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examiner la facture Quantum, les formulaires FACE et les pièces justificatives afin de vérifier leur cohérence et l’autorisation appropriée, y compris la signature par un fonctionnaire habilité.

Partie responsable

Deuxième approbateur du CSSG

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne — deuxième niveau d’approbation

ÉTAPE

Décaisser les fonds. Voir POPP : Décaissement des fonds (effectuer des paiements).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne — troisième niveau d’approbation

ÉTAPE

Informer le Partenaire lorsque les paiements ont été effectués.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Rejeter la dépense lorsque des informations deviennent disponibles et remettent en question la pertinence des paiements directs déjà effectués.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Dans Quantum, les dépenses enregistrées au titre des paiements directs sont annulées dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum et une créance correspondante est comptabilisée dans le compte GL 14095, Créances diverses hors personnel.

ÉTAPE

Ouvrir un compte bancaire pour recevoir les avances

Remarque : L’ouverture d’un compte bancaire dédié au(x) projet(s) est encouragée en tant que mesure d’atténuation des risques lorsque cela est jugé approprié. Toutefois, lorsque cette option n’est pas faisable ou praticable en raison de la réglementation locale ou d’autres raisons valables, le PNUD peut autoriser le dépôt des fonds sur un compte bancaire du gouvernement central ou sur un compte bancaire contenant des fonds provenant d’autres sources, à condition que le partenaire dispose d’un système comptable financier solide permettant de suivre avec précision les fonds fournis par le PNUD et de satisfaire aux exigences du PNUD en matière d’établissement de rapports.

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les comptes bancaires ouverts par les partenaires pour recevoir des avances ne doivent pas appartenir au PNUD ni être ouverts au nom du PNUD. Les bureaux du PNUD ne doivent pas organiser l’ouverture ou la clôture des comptes bancaires de projet exploités par les partenaires, et le personnel du PNUD ne doit pas être signataire de ces comptes. Le partenaire est responsable et est tenu de mettre en place des contrôles stricts, notamment d’effectuer des rapprochements bancaires au moins une fois par mois, et de conserver les pièces justificatives, conformément à la politique de conservation des documents du PNUD, relatives à l’utilisation des fonds fournis par le PNUD.

Tout intérêt généré sur les comptes bancaires à partir des avances fournies par le PNUD doit être clairement ventilé dans les formulaires FACE. À des fins de traçabilité et de rapprochement, les intérêts perçus doivent être déclarés dans le Rapport combiné d’exécution (Combined Delivery Report – CDR), qui constitue le document officiel utilisé par les auditeurs et les contreparties gouvernementales. Toutefois, l’utilisation d’un compte de produits (5xxxx) empêche les intérêts perçus d’apparaître dans les rapports CDR. En conséquence, les bureaux doivent enregistrer les intérêts perçus au moyen d’une facture à montant zéro (Zero Dollar Invoice – ZDI) :

Lorsque les intérêts sont déclarés comme perçus par le partenaire (mais n’ont pas encore été reversés au PNUD) :
Débiter le compte 16005 (Avances NEX) et créditer le compte 74510 (Frais bancaires) pour le montant total des intérêts déclarés par le partenaire pour la période de rapport concernée.
Lorsque les intérêts sont remboursés au PNUD ou utilisés par le partenaire pour couvrir des dépenses du projet :
Débiter le compte de trésorerie correspondant (4xxxx) en cas de remboursement ; ou
Débiter les dépenses (7xxxx) lorsque les fonds ont été utilisés ; et
Créditer le compte Avances NEX (16005).

Les équipes programme et finances du PNUD doivent veiller à ce que les relevés bancaires soient vérifiés afin de confirmer l’existence d’intérêts perçus lors des activités d’assurance (audits ou vérifications ponctuelles).

ÉTAPE

Fournir au bureau du PNUD un registre détaillé du personnel autorisé du projet, y compris des spécimens de signature.
Au minimum, inclure un signataire principal et un signataire suppléant.

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Ces responsables auront signé le plan de travail annuel et les bureaux du PNUD doivent veiller à ce que les formulaires FACE soient signés par ces responsables désignés. Ce registre doit être conservé au bureau du PNUD à des fins de contrôle interne et d’activités d’assurance.

ÉTAPE

Tenir les dossiers du projet et les documents connexes, et procéder aux mises à jour nécessaires, notamment :

Les coordonnées du compte bancaire
La liste des signataires autorisés avec spécimens de signature

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Lorsqu’un compte bancaire distinct est tenu par le partenaire pour recevoir et suivre les fonds du PNUD, les bureaux du PNUD doivent conserver des informations à jour concernant ce compte bancaire.

ÉTAPE

Planifier les activités du projet conformément au plan de travail annuel pour le trimestre suivant.
Établir la disponibilité des fonds.
Vérifier que les fonds demandés sont conformes au plan de travail annuel.

Partie responsable

Partenaire,

Directeur de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Tous les paiements effectués à partir des fonds avancés doivent être appuyés par des bons de commande (lorsque le niveau de passation des marchés l’exige), des devis originaux, des factures, des bons de réception et des justificatifs de paiement originaux signés. Tous ces documents doivent être conservés par le partenaire sous leur forme originale et mis à disposition de l’auditeur et/ou de l’équipe de suivi du PNUD lors des activités d’assurance (audits et vérifications ponctuelles, etc.).

Le montant demandé doit refléter une estimation réaliste des besoins financiers pour la période concernée. Une avance unique ne doit pas dépasser le plan de travail trimestriel réaliste (janvier–mars, avril–juin, juillet–septembre et octobre–décembre) de l’exercice comptable. Toutefois, au cours d’un même trimestre, et en fonction de la disponibilité des fonds et du calendrier de réception des contributions, plus d’une avance peut être accordée. Une avance unique ne doit pas couvrir des fonds destinés à être utilisés sur deux trimestres.

ÉTAPE

Préparer, signer et soumettre les formulaires FACE, y compris le modèle ICE, chaque fois que le projet a besoin de fonds, et au minimum sur une base trimestrielle. Inclure une copie du relevé bancaire indiquant le solde de trésorerie de clôture pour le trimestre concerné. Le cas échéant, inclure un rapprochement avec le solde des fonds de trésorerie disponibles tel qu’indiqué dans le formulaire FACE. (Le rapprochement ne s’applique pas si le partenaire ne tient pas de compte bancaire distinct pour le projet concerné.)

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle de devis détaillé (ICE) du PNUD (en anglais)

Formulaire FACE

Notes explicatives

Les formulaires FACE servant à liquider les avances doivent être soumis au PNUD au plus tard quinze (15) jours après la fin de chaque trimestre. Les bureaux peuvent convenir de prolongations raisonnables de ce délai après consultation de l’OFM, mais toute prolongation doit tenir compte de la nécessité d’enregistrer les dépenses avant la clôture trimestrielle des livres comptables dans le système Quantum du PNUD.

Les bureaux du PNUD doivent veiller à ce que les formulaires FACE soient signés par les responsables désignés conformément au plan de travail annuel.

ÉTAPE

Vérifier les formulaires FACE tels que soumis par le partenaire.

- Confirmer que la demande d’avance s’inscrit dans le budget du projet Quantum disponible et dans les ressources disponibles.

- Confirmer que la répartition Quantum (Unité opérationnelle, Fonds, Département des dépenses, Partie responsable, Donateur) est identique dans le plan de travail annuel et dans le budget du projet Quantum.

- Vérifier la signature du partenaire par rapport aux spécimens de signature convenus pour le projet et soumis par le partenaire.

- Vérifier que le solde d’ouverture correspond au solde de clôture du dernier formulaire FACE.

- Vérifier l’exactitude arithmétique du formulaire FACE.

- Déterminer que les dépenses déclarées et l’avance demandée sont appropriées et nécessaires pour atteindre les résultats du programme, dans la période couverte par l’avance, conformément au plan de travail annuel, au budget du projet et aux autres documents disponibles.

- Prendre en compte les activités d’assurance (audits et vérifications ponctuelles), ainsi que les rapports d’évaluation existants, et déterminer s’il existe des motifs de suspension ou de réduction du financement.

- Vérifier que les critères suivants sont remplis avant d’approuver une demande d’avance :

Critère I (partenaire et produit individuel) : au moins 80 % des avances précédentes relatives au produit ont été liquidées ; et
Critère II (partenaire et produit individuel) : 100 % de toutes les avances antérieures (c’est-à-dire les avances précédant la dernière avance) ont été liquidées. Cette règle s’applique aux avances en souffrance antérieures à la dernière avance (avant-dernière avance) ; et
Critère III (produits agrégés du partenaire) : pour les partenaires gérant plus d’un produit, le partenaire ne doit avoir aucune avance en souffrance depuis plus de douze (12) mois sur un produit donné. Tous les produits gérés par le partenaire doivent être pris en compte pour déterminer si le partenaire satisfait au critère n°3.

Une facture de prépaiement AP dans Quantum ne peut être créée que si les trois critères ci-dessus sont remplis. Afin de permettre une évaluation correcte de cette règle, les formulaires FACE servant à liquider des avances antérieures doivent être traités avant l’enregistrement de nouvelles avances incluses dans le même formulaire FACE. En cas de non-respect, le bureau de pays doit solliciter une approbation préalable du Bureau régional pour toute dérogation. Lorsque le Bureau exerce une approbation exceptionnelle pour de nouvelles avances ne satisfaisant pas à ces trois critères, les bureaux doivent documenter ces dérogations et les archiver dans le dossier du projet à des fins de piste d’audit.

Veiller à ce que les informations complètes du partenaire en tant que fournisseur, y compris les instructions de paiement, soient enregistrées dans Quantum. Toute demande de modification des informations de paiement doit suivre les procédures établies relatives aux modifications des données de base des fournisseurs, y compris les procédures d’examen et d’approbation.

À l’issue de l’examen et de la vérification ci-dessus, le chef de bureau du PNUD doit :

Accepter : signer et approuver le formulaire FACE ;
Demander au partenaire de modifier le formulaire FACE en cas d’erreurs ou d’omissions et de le soumettre à nouveau ; ou
Rejeter le formulaire FACE, en conserver une copie et le retourner au partenaire en indiquant les motifs du rejet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne, premier niveau sur trois

Ne pas négliger les considérations programmatiques, y compris les constatations issues des audits, des activités d’assurance et des évaluations des capacités. Il ne s’agit pas uniquement d’un processus comptable. Les avances ne doivent être accordées que lorsque le responsable de programme estime qu’elles sont appropriées et nécessaires pour atteindre les résultats du programme.

Le rapport d’analyse des comptes UN dans Quantum (General Account Analysis Report) peut être utilisé pour suivre les avances accordées aux partenaires.

Les avances doivent être demandées par le partenaire et imputées dans Quantum à la combinaison donateur et fonds correspondante, en fonction des activités donnant lieu à des dépenses et de leur financement associé. De cette manière, la réservation des fonds correspondant aux avances est enregistrée sur le fonds donateur approprié.

Le formulaire FACE ne doit être approuvé et signé que si toutes les exigences de la présente section sont pleinement respectées.

ÉTAPE

Soumettre la demande de paiement, accompagnée du formulaire FACE approuvé, au GSSC.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

UNALL

Notes explicatives

Le bureau du PNUD soumet la demande de paiement au GSSC, accompagnée du formulaire FACE dûment approuvé.

ÉTAPE

Créer une facture de prépaiement dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum en imputant le compte Avances 16005 (Avances NEX) pour les avances, ou le compte de charges GL 7xxxx pour les remboursements, avec le partenaire (ministère ou autre institution nationale) comme bénéficiaire, et la combinaison donateur et fonds correspondante.

Veiller à ce que le montant, la devise, le bénéficiaire et les codes comptables soient cohérents avec le formulaire FACE justificatif.

Les formulaires FACE doivent être examinés et approuvés par le responsable de programme du PNUD, qui veille à ce que les champs de répartition appropriés figurent dans le formulaire FACE et dans la demande de création de la facture de prépaiement.

La facture du module AP de Quantum, accompagnée du formulaire FACE justificatif, doit être transmise au responsable approbateur pour le deuxième niveau d’approbation.

Partie responsable

Chargé des finances du bureau du PNUD / Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Les pièces comptables ne doivent jamais être établies au nom de personnes physiques employées par un gouvernement ou une entité des Nations Unies. Le partenaire doit être le bénéficiaire du paiement, et son nom doit correspondre à celui figurant sur le compte bancaire destinataire.

Les avances doivent être effectuées uniquement en monnaie locale. Les demandes de paiement en monnaie autre que la monnaie locale doivent être soumises au Trésor du Siège du PNUD pour approbation, conformément au POPP.

Lorsque le document de projet ou le plan de travail annuel identifie clairement des activités et des dépenses devant être engagées en monnaie autre que locale, l’approbation du Trésor du Siège du PNUD n’est pas requise.

Tous ces cas doivent être approuvés par le chef de bureau.

Tout solde non utilisé doit être restitué par le partenaire dans la même monnaie que celle dans laquelle l’avance a été reçue.

Les bureaux doivent soumettre au GSSC les pièces justificatives nécessaires relatives aux décaissements en monnaie autre que locale.

Les pièces justificatives relatives aux dépenses déclarées doivent être vérifiées lors des activités d’assurance, y compris les vérifications ponctuelles et les audits. Lorsque les dépenses ne sont pas suffisamment étayées, le bureau programme doit : a) demander des explications adéquates au partenaire, b) envisager la réalisation de procédures alternatives, c) corroborer les explications fournies par le partenaire à l’aide d’autres sources, d) envisager la réalisation d’activités d’assurance supplémentaires afin de vérifier l’absence d’autres cas similaires, e) documenter, dans une Note au dossier signée par le chef de bureau ou son représentant dûment désigné, la manière dont la situation a été traitée.

Toute dépense non étayée ou inexpliquée, et qui n’a pas été justifiée de manière satisfaisante pour le bureau du PNUD, doit être rejetée. Les bureaux doivent veiller à ce que ces dépenses ne soient pas soumises de nouveau par le partenaire dans des rapports ultérieurs.

ÉTAPE

Approuver le paiement après examen de la facture AP et du formulaire FACE justificatif afin de vérifier l’exactitude, la cohérence (montant, devise, bénéficiaire, codes comptables) et l’autorisation appropriée.

Prendre en compte tout facteur susceptible d’empêcher le PNUD d’effectuer le paiement, notamment les signaux d’alerte liés à la fraude, et demander des explications adéquates le cas échéant.

Partie responsable

Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Contrôle interne, deuxième niveau sur trois.

Approuver la facture de prépaiement AP dans Quantum conformément aux seuils d’approbation des paiements applicables au bureau du PNUD ou au GSSC.

Pour la vérification budgétaire :
La pièce suit le même processus que toute autre facture de prépaiement AP et décaissement dans Quantum (voir POPP : Gestion des dépenses). Tous les champs de répartition du module AP de Quantum dans « Manage Distribution », y compris le segment de répartition du projet (par exemple identifiant de projet, identifiant de tâche, partie responsable), doivent être renseignés.

ÉTAPE

Décaisser les fonds. Voir POPP : Décaissement des fonds (effectuer des paiements)

Exécuter le cycle de paiement pour les paiements approuvés et transmettre les instructions de paiement à la banque désignée conformément aux procédures opérationnelles standard établies.

Partie responsable

Unité des paiements du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Contrôle interne, troisième niveau sur trois

Remarque : Les paiements relatifs aux projets mis en œuvre selon la modalité d’exécution nationale doivent être effectués uniquement en monnaie locale.

Les paiements en monnaie autre que locale ne peuvent être effectués qu’après obtention de l’approbation requise, conformément au paragraphe 9 de la politique de Transferts directs de fonds et remboursements.

ÉTAPE

Liquidation des transferts directs d’espèces (avances) sur la base des formulaires FACE :

Examiner les dépenses déclarées dans le formulaire FACE afin d’en évaluer la pertinence et la cohérence avec les activités du programme, le plan de travail annuel, le document de projet et, le cas échéant, les autres accords conclus avec le PNUD. Vérifier que des progrès sont réalisés vers l’atteinte des résultats attendus.
Vérifier dans Quantum que les dépenses ont été décaissées et déclarées conformément aux dispositions du budget du projet et du plan de travail annuel, et qu’elles sont cohérentes avec la structure budgétaire du projet et le plan comptable (Projet, Activité, Donateur, Fonds et Compte).
Confirmer que les dépenses s’inscrivent dans le budget PPM Quantum disponible ainsi que dans les soldes d’avances disponibles.
Veiller à ce que la répartition des dépenses dans le module AP de Quantum (Manage Distribution) corresponde à la répartition de l’avance précédemment enregistrée, y compris tous les champs de répartition du projet (par exemple identifiant de projet, identifiant de tâche, partie responsable).

Veiller à ce que les dépenses soient déclarées dans la même monnaie que les avances correspondantes.

Vérifier la signature du partenaire attestant la certification des dépenses par rapport aux spécimens de signature figurant dans les dossiers du projet.

Sur la base des vérifications et examens ci-dessus :

Accepter : signer et approuver le formulaire FACE ;
Demander au partenaire de modifier le formulaire FACE ; ou
Rejeter le formulaire FACE, en conserver une copie et le retourner au partenaire en indiquant les motifs du rejet.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Premier niveau de contrôle interne

À réception des formulaires FACE, le responsable de programme du PNUD exerce la responsabilité du PNUD en effectuant avec diligence toutes les étapes de vérification et d’examen. Le formulaire FACE n’est accepté, approuvé et signé que lorsque les dépenses déclarées satisfont à l’ensemble des exigences du PNUD.

Rapports de suivi utiles :
Le rapport d’analyse des comptes GL (Power BI) et le rapport sur le solde du budget de projet Quantum peuvent être utilisés pour suivre les dépenses déclarées et les budgets relatifs aux partenaires.

ÉTAPE

Enregistrer les dépenses déclarées par imputation sur la facture de prépaiement :

Le partenaire utilise un formulaire FACE pour déclarer les dépenses engagées à partir de l’avance de trésorerie, après quoi une facture standard est créée dans le module AP de Quantum et imputée sur la facture de prépaiement afin de comptabiliser la dépense.

Crédit : compte d’avance GL 16005
Débit : comptes de charges (7xxxx) conformément au budget Quantum et au plan de travail annuel signé

Pour les remboursements déclarés après la clôture du cycle de paiement de l’exercice, l’excédent de dépenses déclaré au-delà du montant de l’avance devient exigible au titre de la facture standard. Si cet excédent n’est pas payé avant la fin de l’exercice, il apparaîtra dans Quantum comme facture impayée, comme toute autre facture impayée.

Soumettre la facture du module AP de Quantum et les formulaires FACE justificatifs au responsable approbateur.

Partie responsable

Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Dans le module AP de Quantum, la facture standard utilisée pour liquider l’avance sera payée lorsque les dépenses déclarées excèdent le montant avancé au partenaire.

La disponibilité budgétaire est vérifiée lors de l’octroi de l’avance et de son enregistrement sur le compte GL 16005 (Avances NEX), ainsi que lors de l’enregistrement des dépenses. Par conséquent, la facture de prépaiement et la facture standard doivent toutes deux faire l’objet d’une validation budgétaire.

ÉTAPE

Approuver la facture standard du module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum afin d’enregistrer les dépenses.

Examiner la facture standard du module AP de Quantum et vérifier que la pièce comptable correspond aux formulaires FACE et que les deux ont été approuvés et signés par le responsable de programme. Vérifier la cohérence des montants, de la devise et des codes comptables.

Veiller à ce que le paiement soit comptabilisé dans la période au cours de laquelle les dépenses ont été engagées par le partenaire, et non à la date de l’approbation du formulaire FACE par le PNUD.

Partie responsable

Unité des comptes fournisseurs du GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Quantum

Notes explicatives

Deuxième et dernier niveau de contrôle interne.

Le responsable approbateur approuve la facture standard appliquée dans Quantum.

La facture permet d’enregistrer la dépense, et ce n’est qu’à ce stade que la livraison, c’est-à-dire la dépense, est reconnue dans Quantum.

ÉTAPE

Recevoir les fonds et effectuer les décaissements.

Partie responsable

Partenaire,

Directeur de projet

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le partenaire effectue les décaissements conformément au plan de travail annuel et conserve les enregistrements de toutes les transactions. Lorsque des fonds supplémentaires sont requis, le directeur de projet reprend la procédure à partir de l’étape 3.

ÉTAPE

Rapprocher les fonds de trésorerie disponibles tels qu’indiqués dans les formulaires FACE avec :

Le solde figurant sur le compte Quantum 16005 ;
Le relevé bancaire du projet, lorsqu’un compte bancaire distinct est utilisé.
Signer les formulaires FACE afin d’attester l’examen du rapprochement et les mettre à disposition à des fins d’audit.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

En cas d’erreurs dans le formulaire FACE ou dans Quantum, assurer un suivi rapide afin de les résoudre.

Procéder aux ajustements nécessaires dans le module AP de Quantum, conformément au POPP : Gestion des dépenses.

1	ÉTAPE ACQUISITION DES STOCKS Obtenir l’approbation du Bureau des services d’approvisionnement (PSO)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Traiter la transaction dans Quantum via le catalogue d’approvisionnement du PNUD	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE ENTRÉE ET SORTIE DE STOCKS ENTRÉE DE STOCKS Effectuer une inspection des stocks en comparant l’expédition au bordereau d’expédition et approuver les bons de commande (PO)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Dans les Bureaux de pays où le PNUD agit en tant que bénéficiaire principal du Fonds mondial, toutes les fournitures et équipements médicaux reçus doivent être inspectés par des pharmaciens du PNUD conformément aux directives établies par l’Organisation mondiale de la santé (OMS) afin de garantir la qualité des fournitures et équipements médicaux.
4	ÉTAPE Consigner toutes les réceptions dans un bordereau d’entrée de stock, en indiquant le numéro du bon de commande (PO) approuvé	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le bordereau d’entrée de stock doit indiquer la date, la description et la quantité des articles reçus.
5	ÉTAPE Faire signer le bordereau d’entrée de stock par le personnel ayant réceptionné les articles et conserver une copie dûment signée dans les dossiers du Bureau	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Transmettre une copie de ce bordereau à l’unité des finances du Bureau de pays afin de permettre, ultérieurement, le rapprochement avec la facture du fournisseur et le bon de commande (PO) durant le processus de paiement. Certains Bureaux de pays utilisent un Good Receive In Note (GRN) pour le processus d’entrée de stocks, dont le format est similaire et qui remplit la même fonction que le bordereau d’entrée de stock. Dans les Bureaux de pays où le GRN n’est pas utilisé, le bordereau d’entrée de stock doit être utilisé.
6	ÉTAPE Attribuer un numéro de document séquentiel au bordereau d’entrée de stock (ou au GRN)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE SORTIE DE STOCKS Soumettre un formulaire de demande de sortie de stock au PNUD et obtenir l’approbation du Représentant résident (RR) ou du fonctionnaire désigné	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Prélever les articles correspondants des stocks	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Au moment de la distribution, établir un bordereau de sortie de stock (c’est à dire un relevé de consommation).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Obtenir l’accusé de réception et la signature du destinataire local ou du personnel réceptionnaire lors de la distribution et conserver un dossier de tous les bordereaux de sortie de stock signés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Dans certains cas, le PNUD agit en qualité de bénéficiaire principal et acquiert des fournitures médicales du Fonds mondial, expédiées directement vers les entrepôts centraux des sous bénéficiaires (par exemple, les administrations locales). Dans ce scénario, le contrôle des fournitures médicales n’est transféré au sous bénéficiaire qu’après l’achèvement des inspections de qualité et du processus d’entrée de stocks par le personnel du PNUD. Par conséquent, dans ce scénario, le personnel du PNUD est responsable de l’établissement à la fois du bordereau d’entrée de stock et du bordereau de sortie de stock.
11	ÉTAPE Attribuer un numéro de document séquentiel au formulaire de demande de sortie de stock et au bordereau de sortie de stock	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le numéro séquentiel doit commencer par l’identifiant de l’unité opérationnelle et être suivi d’une numérotation séquentielle. Exemple : Demande de sortie no : JAM0026 et Sortie no : JAM0001.
12	ÉTAPE Tenir à jour des fiches de stock afin de suivre les mouvements des stocks	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La tenue des fiches de stock et la vérification physique périodique facilitent la détermination des besoins de réapprovisionnement et le suivi des mouvements des stocks.
13	ÉTAPE DÉNOMBREMENT PHYSIQUE Réaliser un inventaire physique périodique pour chaque lieu d’entreposage, conformément aux instructions de clôture financière (au minimum semestriel pour les T2 et T4).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les Bureaux de pays peuvent décider de réaliser un dénombrement physique à des intervalles plus fréquents (par exemple, mensuellement ou lors de la réception d’une expédition importante).
14	ÉTAPE Obtenir la certification du dénombrement physique relative à la quantité et à la valeur des stocks déclarés (y compris l’impact de la péremption, des dommages, de l’obsolescence, etc.) par le Représentant résident (RR) ou le fonctionnaire désigné.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le RR désigne un point focal chargé de superviser le dénombrement physique des stocks. En l’absence de directives formelles relatives à la conduite des dénombrements physiques, se référer aux Directives relatives au dénombrement physique des stocks.
15	ÉTAPE Établir, pour chaque projet, un rapport de contrôle des stocks indiquant les soldes d’ouverture et de clôture des stocks lors des dénombrements semestriels et le soumettre, via le site SharePoint de clôture financière, avec la certification de stocks du RR, à la Division de la comptabilité du Siège.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Pour les Bureaux de pays ne détenant aucun article du stock lors des dénombrements semestriels, le rapport de contrôle des stocks accompagné de la certification de stocks du RR est également requis afin de confirmer que le solde des stocks est nul. Les dates de soumission sont le 15 juillet et le 15 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.
16	ÉTAPE Examiner tout écart entre les fiches de stock et les résultats du dénombrement physique	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
17	ÉTAPE Recompter les articles présentant des écarts. Enquêter sur les écarts et les résoudre sous la responsabilité du point focal du dénombrement physique.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
18	ÉTAPE Soumettre les résultats de l’enquête au Représentant résident (RR) pour approbation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
19	ÉTAPE Après approbation par le RR de l’exactitude des articles et des unités dénombrés, consigner les écarts en tant que rajustements trimestriels des stocks sur les fiches de stock pour les trimestres concernés et documenter une explication détaillée de l’écart.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
20	ÉTAPE STOCK EN TRANSIT Examiner les incoterms applicables pour chaque bon de commande ouvert et confirmer si, bien que la réception physique n’ait pas encore eu lieu, les articles du stock sont devenus la propriété du PNUD sur la base des incoterms.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Lorsque des marchandises sont expédiées selon des incoterms tels que FOB au point d’expédition, FAS, CAF, etc., et qu’elles sont en transit à la fin de la période de dénombrement, elles doivent être comptabilisées au moyen du processus de réception habitue
21	ÉTAPE À la fin de chaque période de dénombrement, examiner et consigner, dans le rapport de contrôle des stocks, le solde des articles du stock en transit devenus la propriété du PNUD sur la base des incoterms.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Se référer aux POPP sur la réception des marchandises, des services et des travaux pour les politiques et procédures détaillées relatives à la réception des marchandises en transit.
22	ÉTAPE ÉVALUATION DES STOCKS Pour les articles du stock détenus aux fins de vente, utiliser la valeur la plus faible entre le coût et la valeur nette de réalisation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
23	ÉTAPE Pour les articles du stock détenus aux fins de distribution sans frais ou moyennant des frais nominaux, utiliser la valeur la plus faible entre le coût et le coût de remplacement actuel.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
24	ÉTAPE Lors du calcul du coût des stocks, attribuer les coûts selon la méthode du premier entré, premier sorti (FIFO).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La méthode FIFO suppose que les articles du stock acquis en premier sont distribués en premier. En conséquence, les articles restant en stock à la fin de la période sont ceux acquis ou produits le plus récemment. Étant donné que le PNUD utilise la méthode périodique pour comptabiliser les stocks à la fin des périodes semestrielles, le ou les prix figurant sur la facture la plus récente doivent être utilisés pour évaluer le solde des stocks.
25	ÉTAPE Pour les articles du stock donnés, utiliser la juste valeur à la date du don pour déterminer le coût. La juste valeur est généralement déterminée sur la base du coût d’acquisition de l’article sur le marché. Les prix cotés sur un marché actif ou les bulletins de prix constituent la meilleure mesure de la juste valeur des articles du stock donnés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Déterminer la valeur nette de réalisation ou le coût de remplacement actuel comme suit : a) Pour les stocks détenus aux fins de vente (par exemple, publications du PNUD destinées à être vendues), utiliser le prix de vente actuel comme valeur nette de réalisation. b) Pour les stocks détenus aux fins de distribution sans frais ou moyennant des frais nominaux (par exemple, fournitures médicales du Fonds mondial), utiliser le prix d’achat actuel comme valeur nette de réalisation.
26	ÉTAPE COMPTABILISATION ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS Le Représentant résident (RR) doit déclarer, sur une base semestrielle, au Siège, au Bureau de la gestion financière (OFM) et à la Division de la comptabilité et de l’information financière (CFRA), via le site SharePoint de clôture financière, la quantité et la valeur des stocks et du stock en transit à la fin de chaque période de dénombrement, en soumettant des rapports de contrôle des stocks certifiés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La certification doit être soumise le 15 juillet et le 15 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.
27	ÉTAPE À la fin de chaque période de dénombrement, l’Unité mondiale des services partagés (GSSU), fonction stocks, doit enregistrer une écriture comptable de journal, avec l’approbation de la Division de la comptabilité du Siège, afin de comptabiliser la valeur des stocks en tant qu’actifs et de réduire d’un montant équivalent la charge périodique correspondante.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’écriture comptable de journal est automatiquement contrepassée le mois suivant. Les écritures sont comptabilisées en utilisant la structure du plan comptable attribuée aux stocks. Les écritures suivantes sont enregistrées pour chaque dénombrement semestriel : Débit : Stocks Crédit : Charge Débit : Stock en transit Crédit : Charge
28	ÉTAPE La Division de la comptabilité du Siège doit achever l’examen des rapports et enregistrer l’écriture comptable de journal relative aux stocks au plus tard le 20 juillet et le 20 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
29	ÉTAPE INCIDENCE SUR LES RAPPORTS Le Bureau mondial des services partagés (GSSC) synthétise les rapports de contrôle des stocks reçus et déclare la valeur des stocks en tant qu’actifs dans le rapport financier du PNUD.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’écriture comptable de rajustement des stocks n’a pas d’incidence sur les ressources disponibles au titre du solde budgétaire du projet. Toutefois, le rajustement a une incidence sur le rapport aux donateurs et sur le Rapport de situation des dépenses (CDR) à compter du 1er janvier 2012 comme suit : a) Dans le rapport aux donateurs, la valeur des stocks est présentée comme des « dépenses futures » dans la catégorie des « actifs non amortis et stocks ». La valeur déclarée correspond aux articles destinés à être distribués et passés en charges lors de la période de rapport suivante. b) Dans le CDR, la valeur des stocks est déclarée dans la section « utilisation des fonds » à la deuxième page, sous la colonne du PNUD. La valeur déclarée correspond aux articles destinés à être distribués et passés en charges pour les programmes et projets lors de la période de rapport suivante.

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Engagement des OSC/ONG en tant que Partie responsable

ÉTAPE

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ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Module de gestion des contrats dans Quantum

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Utilisation de la liste de prix universelle (LUP) ou de la liste de prix locale (LPL)

ÉTAPE

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives