| Programme des Nations Unies pour le développement

ÉTAPE

Tenir des discussions régulières avec la personne supervisée sur les performances, fournir une rétroaction et discuter des besoins en matière de soutien; consigner les résultats dans le module PMD de Quantum, selon le cas

Partie responsable

Superviseur (initiative) Personne supervisée (participation, demande)

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Le superviseur est responsable de fournir une rétroaction aux personnes supervisées concernant leurs performances. Toutefois, conformément au principe de responsabilité mutuelle en matière de performance, les personnes supervisées doivent également solliciter de manière proactive une rétroaction sur leurs performances et indiquer leurs besoins en matière de soutien et de développement.

Il est fortement recommandé que les comptes rendus des revues périodiques soient consignés pour tout le personnel, mais cela reste facultatif. Toutefois, pour le personnel présentant des insuffisances de performance, le superviseur doit consigner les discussions sur les performances, ainsi que les accords relatifs aux améliorations attendues, aux prochaines étapes et aux conséquences éventuelles.

ÉTAPE

Organiser un examen formel à mi-parcours des performances de la personne supervisée et enregistrer les résultats dans l’outil PMD en ligne

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Sauf indication contraire, les examens à mi-parcours des performances doivent être effectués en juillet-août de l’année.

L’enregistrement de la revue à mi-parcours dans l’outil PMD en ligne doit inclure une mise à jour sur les progrès réalisés dans l’atteinte des objectifs annuels, la confirmation des modifications apportées au plan annuel, le cas échéant, ainsi qu’une brève rétroaction sur les performances à ce jour et les besoins en matière de soutien (cette dernière partie étant facultative).

Des commentaires détaillés sont requis pour les personnes supervisées présentant des insuffisances de performance. Les plans d’amélioration des performances (PIP) (en anglais) doivent être joints aux examens à mi-parcours dans l’outil PMD en ligne.

En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer à la discussion et aux décisions relatives à l’examen à mi-parcours.

ÉTAPE

Discuter des modifications des objectifs annuels

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les discussions périodiques sur la performance et l’examen à mi-parcours doivent offrir un cadre pour discuter des modifications éventuelles des objectifs annuels. En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer à la discussion sur les modifications des objectifs.

ÉTAPE

Enregistrer les modifications apportées aux objectifs annuels dans le module PMD de Quantum

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

ÉTAPE

Approuver les modifications des objectifs annuels et fournir une justification dans le module PMD de Quantum

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Le superviseur peut décider des modifications, mais a l’obligation d’en informer le membre du personnel concerné.

1	ÉTAPE Discuter des objectifs annuels de performance et des objectifs d’apprentissage et de développement	Partie responsable Superviseur (initiative) Personne supervisée (participation, demande)	MODÈLE/DIRECTIVE Voir module PMD dans Quantum	Notes explicatives Voir les directives sur la préparation d’une discussion relative à la planification annuelle des performances. En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel participent à la discussion sur les objectifs annuels. Lors de la discussion sur les objectifs d’apprentissage et de développement, aborder les aspirations professionnelles de la personne supervisée afin d’aligner les objectifs sur le poste actuel et les perspectives futures.
2	ÉTAPE Rédiger les objectifs et les enregistrer dans l’outil PMD en ligne	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Voir module PMD dans Quantum	Notes explicatives Voir les directives relatives à la définition des objectifs. Les objectifs de performance doivent comprendre des énoncés d’objectifs et des descriptions plus détaillées afin de clarifier les attentes et les critères de réussite. Les objectifs doivent être hiérarchisés pour reconnaître qu’ils peuvent différer en termes d’importance/de criticité et de temps et d’effort requis. Les objectifs de performance doivent inclure un objectif obligatoire de gestion efficace du personnel pour tous les membres du personnel ayant des responsabilités de supervision. Cet objectif est attribué automatiquement, par un processus centralisé. Les chefs de projet, chefs de bureau, cadres supérieurs des bureaux de pays, centres régionaux et sièges, ainsi que les autres membres du personnel ayant une autorité déléguée et une responsabilité en matière de gestion budgétaire et financière, doivent également avoir un objectif de gestion financière. Cet objectif est attribué automatiquement, par un processus centralisé, à tous les représentants résidents (RR) et chefs de bureau. Conformément aux engagements pris dans le cadre de la Stratégie pour l’égalité des sexes du PNUD et de la Stratégie pour la parité des sexes, les gestionnaires et le personnel doivent inclure dans leurs objectifs de performance des résultats liés à l’égalité des sexes et à la parité. Ces résultats individuels doivent être alignés sur et contribuer aux résultats/cibles spécifiques que le Bureau/l’unité prévoient d’atteindre, tant en ce qui concerne la réponse politique et programmatique du PNUD en matière d’égalité des sexes et d’autonomisation des femmes, que l’inclusion des sexes sur le lieu de travail. Cet objectif est attribué automatiquement, par un processus centralisé, à tous les chefs de bureau. Tous les représentants résidents (RR) auront un objectif obligatoire lié à leur contribution aux résultats de l'UNCT. Cet objectif leur sera attribué par un processus centralisé. Des indicateurs de réussite supplémentaires peuvent être discutés avec le Coordonnateur résident des Nations Unies, au besoin. Les autres membres du personnel doivent également inclure de tels objectifs s’ils sont pertinents. Les objectifs d’apprentissage et de développement doivent inclure des énoncés d’objectifs et des descriptions plus détaillées des activités visant à faire progresser le développement du personnel, y compris le renforcement de leur maîtrise des compétences essentielles et techniques du PNUD. Les objectifs d’apprentissage et de développement peuvent répondre à des besoins immédiats pour permettre à un membre du personnel de réussir (ou de continuer à réussir) dans son poste actuel, ainsi qu’à des aspirations et plans de carrière à plus long terme. Comme les objectifs doivent être alignés sur les fonctions, il est important de veiller à ce que les descriptions de poste soient à jour et reflètent les fonctions que le membre du personnel est censé exercer.
3	ÉTAPE Approuver les objectifs annuels de performance et d’apprentissage et de développement	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Voir le module PMD de Quantum	Notes explicatives L’approbation doit être enregistrée dans l’outil PMD en ligne. Le superviseur peut assigner des objectifs supplémentaires à la personne supervisée dans l’outil PMD, selon les besoins, à la suite de la discussion.
4	ÉTAPE S’assurer que tous les superviseurs de leur équipe approuvent les objectifs annuels de leurs personnes supervisées ; trouver une solution appropriée si les plans d’objectifs ne sont pas finalisés pour certaines personnes supervisées	Partie responsable Superviseur du superviseur, Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Soumettre une demande de congé dans les foyers

Partie responsable

Personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire de demande de congé dans les foyers

Formulaire de certification hors ligne (en anglais)

Fiche d’enregistrement du congé dans les foyers (en anglais)

UNALL

Notes explicatives

La période de congé dans les foyers est imputée sur le solde de congé annuel, déduction faite du temps de voyage autorisé, sauf dans les cas où le fonctionnaire est en congé spécial sans traitement, en congé spécial avec plein traitement, en congé de maternité ou autre.
La demande de congé dans les foyers doit être soumise avant le voyage.
Les fonctionnaires :
– ayant accès à UNALL et prenant le congé dans les foyers conjointement avec le congé annuel doivent soumettre leur demande via le module des congés ; le superviseur reçoit une demande d’approbation par courriel ;
– n’ayant pas accès au module des congés dans UNALL doivent continuer à soumettre la demande manuellement à l’aide des formulaires appropriés ;
– prenant le congé dans les foyers conjointement avec le CLM, la CSL ou le CM doivent également le faire manuellement conformément aux politiques applicables.

ÉTAPE

Demander le congé dans les foyers combiné à une réaffectation

Partie responsable

Personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire papier de demande de congé dans les foyers et de voyage associé (en anglais)

Formulaire de certification hors ligne (en anglais)

Fiche d’enregistrement des voyages de congé dans les foyers (en anglais)

UNALL

Notes explicatives

La première partie du voyage, considérée comme la période du congé dans les foyers, est imputée sur le solde de congé annuel, déduction faite du temps de voyage autorisé
La demande de congé dans les foyers doit être soumise avant le départ.

La seconde partie du voyage est considérée comme un voyage monétisé.

Pour le calcul du coût des billets pour un congé dans les foyers pris conjointement à une réaffectation, la première partie du voyage sera traitée conformément aux procédures de voyage relatives au congé dans les foyers, mais à cent pour cent du coût du tarif économique sans restriction du transporteur régulier le moins coûteux et par la route la plus directe.

La deuxième partie du voyage sera traitée conformément aux procédures relatives à la monétisation du voyage de réaffectation.

Le droit au voyage du lieu du congé dans les foyers vers le nouveau lieu d’affectation sera calculé sur la base du temps de voyage entre le lieu d’affectation actuel et le nouveau lieu d’affectation. Lorsque le temps de voyage entre le lieu d’affectation actuel et le nouveau lieu d’affectation est inférieur à neuf heures, le droit au voyage entre la ville du congé dans les foyers et le nouveau lieu d’affectation est en classe économique, sans tenir compte du temps réel de trajet entre les deux villes.

Aux fins du calcul du coût, le « voyage principal » correspond au tarif aérien économique sans restriction le moins coûteux pour le trajet entre le lieu d’affectation actuel et le lieu de réaffectation.

Le « coût additionnel du congé dans les foyers » correspond à la différence entre le voyage principal et le tarif aérien économique sans restriction applicable pour le trajet entre le lieu d’affectation actuel et le lieu du congé dans les foyers.

ÉTAPE

Approbation de l’absence du fonctionnaire

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

eServices

Notes explicatives

L’absence doit être approuvée conformément au plan de congé du bureau.
Après approbation de la demande de congé dans les foyers, le superviseur l’envoie au point focal RH par :

– un message automatisé transmis au point focal RH concerné pour le personnel utilisant le module des congés dans UNALL (pour le personnel basé au siège, le point focal RH est le BES au GSSC ; pour le personnel de bureau de pays, le point focal RH est le service RH du bureau de pays) ; ou

– un formulaire manuel pour le personnel ou les cas non couverts par eServices.

ÉTAPE

Approbation par le point focal RH après vérification de l’admissibilité et du calcul des points accumulés

Partie responsable

BES/GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le point focal RH vérifie l’admissibilité du fonctionnaire et des membres de la famille admissibles au voyage de congé dans les foyers.
Le point focal RH se réfère à la liste de contrôle du congé dans les foyers pour examiner l’admissibilité.
Le point focal RH approuve la demande de congé dans les foyers dans UNALL ou sur le formulaire, selon le cas, et insère ou ajuste le temps de voyage autorisé.
Le fonctionnaire est informé de l’approbation de l’admissibilité.
Le fonctionnaire doit détenir un engagement international (PA, FTA ou TA). Seuls les titulaires d’un TA international servant dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 12 mois et dont le contrat est exceptionnellement prolongé au-delà des 364 premiers jours peuvent être admissibles. Il/elle doit résider dans un pays autre que celui de sa nationalité reconnue par l’ONU ou de son lieu de congé dans les foyers. Remarque : si le fonctionnaire est résident permanent du pays du lieu d’affectation, il/elle n’a pas droit au congé dans les foyers pendant la durée de sa mission dans ce lieu.
Le fonctionnaire doit avoir le nombre requis de points de congé dans les foyers avant la date du voyage (soit un minimum de 24 points pour un congé régulier ou au moins 12 points pour un congé anticipé). Les fonctionnaires admissibles au congé dans les foyers acquièrent des crédits de service à compter de la date de leur nomination :

Dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 24 mois : un point par mois (soit 24 points en deux ans de service).
Dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 12 mois : deux points par mois (soit 24 points en un an de service).
Arrivée du 1er au 15 du mois : accumulation selon le nouveau lieu d’affectation.
Arrivée entre le 16 et la fin du mois : accumulation selon l’ancien lieu d’affectation.
Lorsque le droit entre en vigueur entre le 16 et la fin du mois, le calcul des points de congé dans les foyers commence le mois suivant.

Il doit rester six mois de service après le retour du fonctionnaire de son voyage de congé dans les foyers, ou trois mois s’il sert dans un lieu d’affectation ayant un cycle de 12 mois.
Pour les fonctionnaires servant dans un lieu d’affectation à cycle de 24 mois, au moins 12 mois doivent s’écouler entre deux congés dans les foyers. Pour ceux servant dans un lieu d’affectation à cycle de 12 mois, au moins six mois doivent s’écouler.
Une habilitation de sécurité est requise pour tout voyage officiel, y compris le voyage de congé dans les foyers, via le système TRIP du Département de la sûreté et de la sécurité (UNDSS).
Un congé dans les foyers anticipé peut être autorisé lorsque le fonctionnaire a acquis 12 points. Un solde négatif sera alors inscrit dans la fiche de congé dans les foyers. Le solde négatif ne peut dépasser 12 points. Pour devenir admissible au prochain congé dans les foyers, le fonctionnaire doit compenser le solde négatif et cumuler ensuite 24 points, car l’octroi d’un congé anticipé ne modifie pas la date d’ouverture du droit au congé suivant.
Si le fonctionnaire diffère le congé dans les foyers, il/elle peut cumuler un maximum de 48 points. Une fois ce seuil atteint, il/elle cesse d’accumuler des points jusqu’à ce qu’il/elle exerce ce droit. Le droit peut être anticipé ou reporté lorsqu’il est compatible avec les besoins de l’Organisation ou les préoccupations du fonctionnaire. Les demandes doivent indiquer les raisons justifiant l’avance ou le report du droit.
Si le contrat d’un fonctionnaire est prolongé et qu’il devient alors admissible au congé dans les foyers, le crédit de service correspondant commence à compter à partir de la date de la nomination initiale.
Un fonctionnaire ayant le statut de résident permanent qui acquiert le statut de non-immigrant dans le pays de son lieu d’affectation obtient le droit au congé dans les foyers et commence à cumuler les crédits de service à compter de la date à laquelle le statut de non-immigrant est acquis, sous réserve que l’admissibilité soit par ailleurs établie.
Lorsqu’un fonctionnaire est transféré ou détaché d’une organisation internationale participant au régime commun, tout droit au congé dans les foyers est déterminé comme si l’ensemble de ses services antérieurs avait été accomplis au PNUD.
Lorsqu’un fonctionnaire est prêté, tout droit au congé dans les foyers est déterminé par l’organisation prêteuse comme si le fonctionnaire servait toujours au sein de celle-ci au lieu d’affectation auquel il/elle est affecté(e).

ÉTAPE

Traiter les droits et le paiement du congé dans les foyers

Partie responsable

BES/GSSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Obtenir un devis pour l’itinéraire demandé.
Confirmer la destination du paiement avec le fonctionnaire.
Le fonctionnaire reçoit le paiement conformément à la détermination de la somme forfaitaire. Se référer aux lignes directrices sur le congé dans les foyers pour plus de détails. Le fonctionnaire peut choisir le voyage assisté par l’Organisation si cela facilite l’exercice de son droit. Le spécialiste ou analyste RH du BES / GSSC doit être informé avant d’entreprendre le voyage assisté par l’Organisation afin d’obtenir des conseils et orientations.

ÉTAPE

Effectuer le voyage de congé dans les foyers

Partie responsable

Personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

S’assurer d’obtenir l’autorisation de voyage ou la notification de sécurité avant le déplacement.
L’absence est imputée sur le solde de congé annuel, déduction faite du temps de voyage autorisé.
L’absence est également enregistrée dans le module d’absence (le cas échéant : congé spécial sans traitement, congé de maternité ou autre).
Le fonctionnaire doit informer le BES/JPOSC si le voyage est reporté, annulé ou si un des voyageurs ne se déplace pas, car cela entraînera un ajustement de la somme forfaitaire.

Système TRIP du Département de la sûreté et de la sécurité (UNDSS)

Notes explicatives

ÉTAPE

Vérification / soumission des pièces justificatives après l’achèvement du congé dans les foyers

Partie responsable

Personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le fonctionnaire doit certifier que le voyage a bien eu lieu comme autorisé et télécharger dans UNALL les copies numérisées des pièces justificatives dans un délai de 30 jours suivant son retour du congé dans les foyers.
Les pièces justificatives peuvent inclure, sans s’y limiter : les billets d’avion utilisés et les cartes d’embarquement, sous forme papier ou électronique, ou le passeport national indiquant les dates d’arrivée et de départ du pays vers lequel le congé dans les foyers a été autorisé. Si, pour une raison quelconque, ces documents ne sont pas disponibles, une copie du relevé de carte de crédit ou du relevé bancaire accompagnée de la facture doit être soumise à la place. En cas de voyage en voiture, la preuve de voyage consiste en tout document attestant que le déplacement a bien eu lieu, comme des passeports tamponnés et des reçus de paiement de péages routiers, de carburant, etc.
Si le fonctionnaire n’a pas certifié le voyage de congé dans les foyers et fourni les pièces justificatives dans un délai de 90 jours suivant le retour de ce voyage, la somme forfaitaire sera récupérée.
Le GSSC effectuera régulièrement des contrôles ponctuels pour vérifier le respect de l’obligation de certification et de téléchargement des preuves de voyage après achèvement du congé dans les foyers.
Le Bureau des audits et des enquêtes (OAI) et/ou la Commission des commissaires aux comptes des Nations Unies peuvent également effectuer des vérifications ponctuelles dans le cadre de leurs audits.
Un paiement au titre du congé dans les foyers ne peut être émis tant que le congé précédent n’a pas été certifié.

ÉTAPE

Vérification du solde de points de congé dans les foyers / fiche d’enregistrement du congé dans les foyers

Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Lors d’une réaffectation ou d’un déplacement du lieu d’affectation, le fonctionnaire signe la fiche d’enregistrement des absences (si une fiche manuelle est utilisée), y compris la vérification de l’exactitude du solde de points de congé dans les foyers dans Quantum.

Si le solde de points de congé dans les foyers n’est pas exact, le point focal RH effectuera les ajustements nécessaires avant le départ du fonctionnaire.

1	ÉTAPE Informer le point focal RH du BES/JPOSC dès que possible de l’arrivée du fonctionnaire au lieu d’affectation et de la prise de fonctions (le cas échéant, confirmer l’arrivée des membres de la famille à charge)	Partie responsable Agent local des RH / Superviseur du fonctionnaire / Autre agence	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le point focal local des RH, le superviseur ou l’agence concernée doit informer le point focal RH du BES/JPOSC que le fonctionnaire et les membres de la famille à charge sont arrivés au lieu d’affectation, en précisant la date de prise de fonctions et les dates de voyage.
2	ÉTAPE Autoriser le versement de la prime de rapatriement par note ou ordre de paiement	Partie responsable Point focal RH du BES/JPOSC	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Fonctionnaires affectés dans un bureau de pays (CO) : le BES envoie une autorisation de paiement au bureau de pays du PNUD. Le bureau de pays procède ensuite au versement. L’autorisation précise le montant forfaitaire de la prime de rapatriement, tandis que le montant de la DSA (indemnité journalière de subsistance) est déterminé par le bureau de pays du PNUD. Fonctionnaires affectés au siège (HQ) : le BES/JPOSC émet un ordre de paiement et le transmet pour approbation au responsable budgétaire. Pour les fonctionnaires réaffectés à un nouveau lieu d’affectation, le BES/JPOSC peut autoriser le versement anticipé du montant forfaitaire de la prime de rapatriement jusqu’à trois mois à la demande du fonctionnaire. Le versement est effectué selon le taux de change et le taux d’ajustement postaux applicables à la date du versement, sans ajustement ultérieur en cas de fluctuations.
3	ÉTAPE Effectuer le versement / Approuver l’ordre de paiement	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le bureau de pays du PNUD procède au versement via un ordre de paiement (AP voucher). Il calcule la DSA en appliquant le taux en vigueur à la date d’arrivée du fonctionnaire et/ou des membres de la famille à charge. L’ordre de paiement est ensuite approuvé par le responsable budgétaire.
4	ÉTAPE Exception pour dispenser du remboursement du montant forfaitaire de la prime de rapatriement lorsque la durée du service au lieu d’affectation est inférieure à un an	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le spécialiste RH du BES responsable de la région a l’autorité d’approuver une exception pour dispenser du prorata du montant forfaitaire de la prime de rapatriement lorsqu’il existe des raisons impérieuses et/ou humanitaires.

Paiement

Partie responsable

Point focal RH du BES/JPOSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le paiement est automatisé et effectué mensuellement par la paie.
Le nombre d’affectations et la date de début de la prime de mobilité sont indiqués sur le formulaire d’action du personnel (Personnel Action Form).
Le droit à la prime prend fin après cinq années passées dans un même lieu d’affectation, quelle que soit la date à laquelle le droit a commencé à être acquis.
La prime de mobilité est activée pour chaque affectation dans Quantum.

ÉTAPE

Suivre et mettre fin au droit à la prime de mobilité à la date des cinq années dans le lieu d’affectation

Partie responsable

Point focal RH du BES/JPOSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le droit à la prime prend fin après cinq années passées dans un même lieu d’affectation, quelle que soit la date à laquelle le droit a commencé à être acquis.

Notes explicatives

Les informations factuelles, telles que la période de service, les postes occupés et la rémunération, sont fournies dans une déclaration écrite sur papier à en-tête du PNUD.

À la demande écrite du membre du personnel, la déclaration peut également faire référence à la qualité de son travail et à sa conduite officielle.

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Suivi des performances

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Modifications des objectifs annuels

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Planification annuelle des performances

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Demande de congé dans les foyers

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Demande de prime de rapatriement

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MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

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