| Programme des Nations Unies pour le développement

ÉTAPE

Soumission de la demande de cessation de service

Partie responsable

Bureau ou Bureau de pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examen de la demande

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR) et Bureau juridique

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’examen du dossier par le Bureau des affaires juridiques est obligatoire dans tous les cas.

ÉTAPE

Approbation de la demande

Partie responsable

Administrateur adjoint et Directeur du Bureau de la gestion (BMS)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Approuver la cessation de service en raison de faits antérieurs au contrat d’engagement.

ÉTAPE

Mise en œuvre de la décision

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR),

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Notifier le membre du personnel et préparer la Demande d’action sur le personnel.

Le membre du personnel confirme la réception de la notification.

Procéder au calcul des indemnités.

Mettre en œuvre la décision de cessation de service.

ÉTAPE

Soumission et décision

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Se référer au Cadre juridique du PNUD relatif au traitement des cas de non-respect des normes de conduite des Nations Unies.

ÉTAPE

Mise en œuvre de la décision

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Met en œuvre la décision de résiliation du contrat d’engagement pour raisons disciplinaires, sous la supervision du Bureau des affaires juridiques.

ÉTAPE

Soumission de la demande de résiliation de contrat d’engagement

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Une fois que le membre du personnel a épuisé son congé de maladie et son congé annuel.

Demander au Directeur médical des Nations Unies d’évaluer l’état de santé du membre du personnel.

ÉTAPE

Examen de la demande

Partie responsable

Directeur médical des Nations Unies, Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Examiner la demande et déterminer s’il existe une incapacité médicale à poursuivre le service.

Si le membre du personnel n’est pas d’accord avec la recommandation, le Partenaire commercial de l’OHR soumettra la demande pour un réexamen par le Directeur médical des Nations Unies.

Si le membre du personnel est d’accord avec la recommandation, la recommandation de résiliation sera transmise au Comité de la Caisse commune de pensions du personnel des Nations Unies.

ÉTAPE

Approbation de la recommandation de résiliation

Partie responsable

Comité de la Caisse commune de pensions du personnel des Nations Unies

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La recommandation de résiliation de contrat d’engagement est émise par le Comité.

ÉTAPE

Approbation de la demande figurant à la section 1.0

Partie responsable

Administrateur adjoint et Directeur du Bureau de la gestion (BMS)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Approuver la résiliation de contrat d’engagement pour raisons de santé.

ÉTAPE

Mise en œuvre de la décision

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR),

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Notifier le membre du personnel et préparer la Demande d’action sur le personnel.

Le membre du personnel confirme la réception de la notification.

Procéder au calcul des indemnités.

Mettre en œuvre la décision de séparation.

ÉTAPE

Soumission d’une demande de résiliation de contrat d’engagement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Discuter des attentes et fournir une rétroaction au membre du personnel.

Consulter le Conseiller local en ressources humaines sur la gestion du rendement insatisfaisant.

Informer le membre du personnel des conséquences possibles d’un rendement jugé insatisfaisant.

Soumettre la demande de résiliation de contrat d’engagement au Conseiller local en ressources humaines.

ÉTAPE

Examen de la demande

Partie responsable

Conseiller local en ressources humaines, Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Examiner la demande et les documents justificatifs.

Informer le membre du personnel du processus d’examen du rendement.

Engager le Comité de gestion des talents (CGT).

Informer le superviseur de la position et des considérations relatives aux ressources humaines.

Formuler une recommandation au superviseur sur le type de séparation approprié.

ÉTAPE

Approbation de la demande figurant à la section 1.0

Partie responsable

Administrateur adjoint et Directeur du Bureau de la gestion (BMS)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Approuver la résiliation de contrat d’engagement pour service insatisfaisant.

ÉTAPE

Mise en œuvre de la décision

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR), Membre du personnel, PFU

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Notifier le membre du personnel.

Le membre du personnel confirme avoir reçu la notification.

ÉTAPE

Soumission de la demande de résiliation de contrat d’engagement

Partie responsable

Bureau ou Bureau de pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Soumettre la demande au Conseiller local en ressources humaines ou au Partenaire commercial de l’OHR.

ÉTAPE

Examen de la demande figurant à la section 1.0

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR) et Bureau juridique

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Examen par le Bureau juridique si nécessaire

ÉTAPE

Demande de cessation de service avant la fin de la période de préavis

Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Si un membre du personnel souhaite mettre fin à son service avant la fin de sa période de préavis et que cette période soit payée plutôt que servie.

ÉTAPE

Approbation de la demande figurant à la section 3.0

Partie responsable

Siège : Directeur du Bureau des ressources humaines (OHR). Hors Siège : Chef de bureau

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Approbation de la demande figurant à la section 1.0

Partie responsable

Administrateur adjoint et Directeur du Bureau de la gestion (BMS)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Approuver la demande de résiliation de contrat d’engagement.

ÉTAPE

Mise en œuvre de la décision figurant à la section 1.0

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR),

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Notifier le membre du personnel et préparer la Demande d’action sur le personnel (RPA).

Recevoir la notification.

Procéder au calcul des indemnités.

Mettre en œuvre la décision de cessation de service.

1	ÉTAPE Constituer le Comité de réfutation	Partie responsable Gestion des ressources humaines	MODÈLE/DIRECTIVE Voir les termes de référence du Comité de réfutation (en anglais)	Notes explicatives
2	ÉTAPE Soumettre une demande formelle de réfutation par écrit, avec copie au Partenaire commercial des ressources humaines (OHR) ou au point focal RH du bureau	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La demande de réfutation doit être transmise à l’adresse hq.rebuttal@undp.org dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la communication à la personne supervisée de la décision finale du Comité de gestion des talents (TMC). Les demandes soumises après ce délai ne seront acceptées que si le Président du Comité de réfutation estime que le motif du retard est impérieux. La demande de réfutation doit inclure : 1. une copie de l’évaluation annuelle des performances faisant l’objet de la réfutation ; 2. une note de couverture exposant les motifs et les justifications de la réfutation ; 3. tout autre document justificatif jugé nécessaire. Chaque cas devrait être traité en moyenne dans un délai de 30 jours ouvrables. Aucun modèle spécifique n’est requis ; la soumission s’effectue par courrier électronique.
3	ÉTAPE Transmettre la demande au Comité de réfutation pour examen	Partie responsable Secrétaire du Comité de réfutation au sein du Bureau des ressources humaines (OHR)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Désigner les membres de l’équipe d’examen pour chaque cas de réfutation	Partie responsable Président du Comité de réfutation	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Examiner le dossier et présenter les conclusions dans un rapport	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Voir les termes de référence du Comité de réfutation pour plus de détails (en anglais)	Notes explicatives Le Comité de réfutation peut être appuyé par un consultant, conformément aux termes de référence, afin de garantir des délais de traitement plus courts.
6	ÉTAPE Examiner la recommandation de l’équipe d’examen et approuver le rapport final	Partie responsable Président du Comité de réfutation	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La décision finale est consignée dans le rapport du Comité de réfutation, signé par le Président
7	ÉTAPE Informer la personne supervisée, le superviseur et le chef de bureau de la décision	Partie responsable Secrétaire du Comité de réfutation au sein du Bureau des ressources humaines (OHR)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Mettre en œuvre la décision du Comité de réfutation	Partie responsable Superviseur et/ou personne supervisée, selon le cas	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Tenir une discussion sur la performance, les réalisations et le développement du/de la supervisé(e) au cours de l’année écoulée.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer aux discussions et décisions relatives à l’examen annuel des performances.
2	ÉTAPE Préparer une déclaration annuelle des réalisations et la télécharger dans Quantum.	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Module PMD de Quantum	Notes explicatives Si la personne supervisée n’a pas préparé et soumis la déclaration des réalisations annuelles dans les délais convenus, le superviseur doit tout de même finaliser l’examen annuel des performances.
3	ÉTAPE Demander des commentaires supplémentaires à d’autres collègues (facultatif).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Module PMD de Quantum	Notes explicatives La demande de rétroaction supplémentaire est facultative. Il est recommandé de la solliciter tout au long de l’année, selon les besoins (par exemple, après la finalisation de projets majeurs), plutôt que d’attendre la période d’examen annuel. Une liste indicative des collègues pouvant fournir une rétroaction peut être discutée au moment de la fixation des objectifs, mais la décision finale sur les personnes à consulter appartient au moment de la demande. Dans Quantum, la personne supervisée peut consulter tous les commentaires reçus sans indication de leur provenance.
4	ÉTAPE Enregistrer les résultats de l’examen annuel dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle EAP hors ligne (à titre de référence) (en anglais) Guide étape par étape Quantum Lignes directrices EAP Compétences comportementales essentielles Compétences en gestion des personnes	Notes explicatives L’examen annuel comprend : des réponses à une série de questions sur la performance et les compétences du/de la supervisé(e), accompagnées de commentaires narratifs ; une appréciation globale indiquant si la performance « répond aux attentes en matière de performance » ou « ne répond pas pleinement aux attentes ». En cas de réaffectation au cours de l’année, l’examen doit être réalisé par le superviseur qui a supervisé la personne la majeure partie de l’année.
5	ÉTAPE Recommander, le cas échéant, les personnes supervisées éligibles à une reconnaissance spéciale au Comité de gestion des talents (CGT).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Lignes directrices pour les superviseurs sur la recommandation d’un certificat de reconnaissance spéciale (en anglais))	Notes explicatives Les personnes supervisées peuvent recevoir une reconnaissance spéciale pour avoir régulièrement dépassé les attentes en matière de performance ou pour des réalisations spécifiques. Le superviseur doit inclure des exemples concrets de ces réalisations dans l’examen annuel. La recommandation doit être validée par le superviseur de niveau supérieur et approuvée par le Chef de bureau avant que le certificat ne soit téléchargé dans Quantum.
6	ÉTAPE Examiner l’évaluation annuelle effectuée par le superviseur.	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE En cas de désaccord avec l’évaluation, demander un examen par le Comité de gestion des talents (CGT).	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Guide pour le point focal RH sur la création du document du CGT dans Quantum (en anglais))	Notes explicatives La demande d’examen par le CGT doit être soumise dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la notification de la finalisation de l’évaluation par le superviseur. Le point focal RH doit consigner la demande dans Quantum.
8	ÉTAPE Examiner les résultats des examens annuels dans les bureaux où certains membres du personnel ont reçu la mention « ne répond pas pleinement aux attentes en matière de performance », afin de garantir la cohérence de l’application des normes. Examiner également les cas de désaccord signalés par les personnes supervisées.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Termes de référence du CGT (en anglais)	Notes explicatives
9	ÉTAPE Consigner, le cas échéant, les commentaires finaux du CGT dans le dossier du personnel de la personne supervisée dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Examiner les résultats finaux de l’évaluation annuelle et formuler des commentaires, si nécessaire.	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE Module PMD de Quantum	Notes explicatives
11	ÉTAPE S’assurer que tous les superviseurs de leur équipe ont finalisé les examens annuels des membres de leur personnel. Trouver une solution appropriée en cas d’examens non complétés. Examiner les recommandations de reconnaissance spéciale et, si elles sont justifiées, les soumettre au Chef de bureau pour approbation.	Partie responsable Superviseur du superviseur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Modèle de certificat de reconnaissance spéciale à télécharger dans Quantum après approbation
12	ÉTAPE Télécharger le certificat de reconnaissance spéciale dans Quantum après approbation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Lignes directrices pour le téléchargement du certificat de reconnaissance spéciale dans Quantum (en anglais))	Notes explicatives

1	ÉTAPE Si la personne supervisée n’a pas accompli un service satisfaisant, soumettre une demande de non-octroi de l’augmentation de traitement à l’intérieur de la classe au Directeur du Bureau des ressources humaines (OHR)	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cette démarche doit être effectuée dans un délai de cinq jours ouvrables après que la décision relative à la cote de performance est devenue définitive. Si la personne supervisée conteste la cote, la décision n’est définitive qu’après la décision du comité de réfutation.
2	ÉTAPE Prendre une décision concernant l’augmentation de traitement à l’intérieur de la classe	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Informer la personne supervisée et l’équipe de la paie du Centre mondial des services partagés (GSSU) de la décision, avec copie au chef du bureau où la personne supervisée exerce ses fonctions.	Partie responsable Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Ne pas traiter l’octroi de l’augmentation de traitement à l’intérieur de la classe normalement prévue ou prendre les dispositions nécessaires pour le recouvrement de l’augmentation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Prendre les mesures appropriées conformément à la politique sur la cessation de service/fin de nomination, y compris en ce qui concerne les droits liés à la cessation	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Émettre la première notification à la personne supervisée concernant les insuffisances de performance et lancer l’élaboration du plan d’amélioration des performances (PIP). Enregistrer la notification dans l’outil PMD en ligne et télécharger le PIP.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Voir le modèle du plan d’amélioration des performances (PIP) (en anglais)	Notes explicatives Le PIP devrait généralement couvrir une période d’au moins trois mois, sous réserve que le contrat de la personne supervisée avec le PNUD le permette. Il doit être finalisé dans les dix jours ouvrables suivant la notification.
2	ÉTAPE Mettre en œuvre les mesures d’amélioration	Partie responsable Personne supervisée	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La personne supervisée est responsable de participer aux discussions pertinentes et de mettre en œuvre les améliorations requises.
3	ÉTAPE Assurer le suivi périodique de la mise en œuvre des activités convenues	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le superviseur est responsable de fournir le soutien convenu, de tenir des discussions régulières sur la performance avec la personne supervisée et de fournir des conseils.
4	ÉTAPE Évaluer la nécessité d’un deuxième PIP	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Émettre une deuxième notification à la personne supervisée concernant les insuffisances de performance et lancer la révision ou la prolongation du PIP	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Si aucune amélioration de la performance n’est observée conformément aux attentes et aux délais établis, formuler une recommandation au chef de bureau concernant les prochaines étapes	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Engager les actions nécessaires conformément à la politique relative à la cessation de service/fin de nomination, si la recommandation consiste à mettre fin à l’engagement du membre du personnel	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Tenir des discussions régulières avec la personne supervisée sur les performances, fournir une rétroaction et discuter des besoins en matière de soutien; consigner les résultats dans le module PMD de Quantum, selon le cas

Partie responsable

Superviseur (initiative) Personne supervisée (participation, demande)

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Le superviseur est responsable de fournir une rétroaction aux personnes supervisées concernant leurs performances. Toutefois, conformément au principe de responsabilité mutuelle en matière de performance, les personnes supervisées doivent également solliciter de manière proactive une rétroaction sur leurs performances et indiquer leurs besoins en matière de soutien et de développement.

Il est fortement recommandé que les comptes rendus des revues périodiques soient consignés pour tout le personnel, mais cela reste facultatif. Toutefois, pour le personnel présentant des insuffisances de performance, le superviseur doit consigner les discussions sur les performances, ainsi que les accords relatifs aux améliorations attendues, aux prochaines étapes et aux conséquences éventuelles.

ÉTAPE

Organiser un examen formel à mi-parcours des performances de la personne supervisée et enregistrer les résultats dans l’outil PMD en ligne

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Module PMD de Quantum

Notes explicatives

Sauf indication contraire, les examens à mi-parcours des performances doivent être effectués en juillet-août de l’année.

L’enregistrement de la revue à mi-parcours dans l’outil PMD en ligne doit inclure une mise à jour sur les progrès réalisés dans l’atteinte des objectifs annuels, la confirmation des modifications apportées au plan annuel, le cas échéant, ainsi qu’une brève rétroaction sur les performances à ce jour et les besoins en matière de soutien (cette dernière partie étant facultative).

Des commentaires détaillés sont requis pour les personnes supervisées présentant des insuffisances de performance. Les plans d’amélioration des performances (PIP) (en anglais) doivent être joints aux examens à mi-parcours dans l’outil PMD en ligne.

En cas de supervision matricielle, les superviseurs direct et matriciel doivent tous deux participer à la discussion et aux décisions relatives à l’examen à mi-parcours.

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Cessation de service en raison de faits antérieurs au contrat d’engagement

ÉTAPE

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Licenciement pour raisons disciplinaires

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Licenciement pour raisons de santé

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Service insatisfaisant

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Résiliation de contrat d’engagement pour suppression de poste ou compression d’effectifs

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Notes explicatives

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