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Certificat de travail

1
ÉTAPE

Demander un certificat de travail par écrit
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Lettre type de certification (en anglais)

Notes explicatives

Soumet une demande au responsable de l’administration du contrat du membre du personnel (administrateur des ressources humaines).

2
ÉTAPE

Délivrer le certificat de travail
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les informations factuelles, telles que la période de service, les postes occupés et la rémunération, sont fournies dans une déclaration écrite sur papier à en-tête du PNUD. 

À la demande écrite du membre du personnel, la déclaration peut également faire référence à la qualité de son travail et à sa conduite officielle.

Congé annuel

1
ÉTAPE

Demander un congé annuel
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Demande de congé : lien Quantum

Notes explicatives

Demande de congé : lien Quantum nécessite un nom d’utilisateur et un mot de passe du PNUD

  • Le membre du personnel demande un congé annuel dans Quantum.
  • Les membres du personnel sont responsables en tout temps de s’assurer qu’ils disposent d’un nombre suffisant de jours de congé annuel accumulés pour couvrir toute période d’absence pour congé annuel, congé dans le pays d’origine, visite familiale ou voyage au titre de la subvention d’éducation inversée en lieu et place d’un enfant.

2
ÉTAPE

Soumettre la demande de congé annuel au bureau régional pour approbation
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le Bureau régional doit être informé par le Représentant résident de toute absence du pays du lieu d’affectation et de la désignation d’un fonctionnaire chargé d’assurer la direction du bureau pendant cette absence.

3
ÉTAPE

Approuver, refuser ou demander une modification de la demande de congé annuel
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives
  • Les congés sont approuvés conformément au plan de congés du bureau.
  • Le membre du personnel est automatiquement informé via une notification Quantum.
  • L’approbation, le refus ou la demande de modification d’un congé annuel soumis manuellement hors ligne doivent être saisis rétroactivement dans Quantum et approuvés.

4
ÉTAPE

Prendre le congé
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

5
ÉTAPE

Le membre du personnel et le superviseur s’assurent que le solde de congé annuel dans Quantum est exact
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

l incombe au membre du personnel et au superviseur de veiller à ce que le congé annuel soit correctement enregistré et approuvé afin que le solde dans Quantum soit exact.

6
ÉTAPE

Conversion du congé annuel
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le solde de congé annuel enregistré dans Quantum au moment de la clôture des opérations sera utilisé pour la conversion du congé annuel lors de la séparation.

La signature du membre du personnel et de l’unité administrative n’est plus requise.

Congé annuel anticipé

1
ÉTAPE

Demander un congé annuel anticipé
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Un membre du personnel peut, dans des circonstances exceptionnelles, demander un congé annuel anticipé pouvant aller jusqu’à un maximum de 10 jours ouvrables, à condition que la durée prévue de son service soit suffisante pour lui permettre d’acquérir les jours de congé anticipés. Si le membre du personnel prend plus que les 10 jours ouvrables pouvant être accordés à titre de congé anticipé, toute la période excédant les congés acquis sera considérée comme un congé spécial sans traitement.

2
ÉTAPE

Demander un congé annuel anticipé
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les demandes doivent être adressées au Bureau régional à New York par l’intermédiaire du Responsable des opérations.

Congé pour allaitement maternel

1
ÉTAPE

Schéma – Congé pour allaitement maternel
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE

Schéma – Congé pour allaitement maternel (en anglais)

Notes explicatives

2
ÉTAPE

Engager la discussion avec le superviseur
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le membre du personnel doit discuter avec son superviseur et ses collègues des horaires liés à l’allaitement.

3
ÉTAPE

Demande officielle d’allaitement par écrit au superviseur, avec copie à l’administrateur des RH
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Une copie de la demande et de l’approbation du superviseur doit être conservée dans le dossier du membre du personnel.

4
ÉTAPE

Approbation
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le superviseur discute avec le membre du personnel des dispositions appropriées et flexibles pour l’allaitement.

5
ÉTAPE

Convenir des modalités d’allaitement
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Une fois l’accord conclu, le membre du personnel prend les dispositions nécessaires avec le responsable des opérations et l’administrateur des RH.

6
ÉTAPE

Mettre en place un espace adéquat pour l’allaitement
Partie responsable

Opérations

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Lorsque cela est possible et dans la mesure du praticable, les bureaux doivent :
– fournir un espace privé permettant aux mères d’exprimer leur lait ou d’allaiter leurs enfants pendant la journée de travail ; et
– fournir un accès à un réfrigérateur pour conserver le lait.

Remarque : Les bureaux de pays doivent prendre les dispositions nécessaires en cas de besoin.

Télétravail

1
ÉTAPE

Demande de télétravail
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Annexe 1 – Directives sur la connectivité pour le télétravail (en anglais)

Annexe 2 – Accord de télétravail : Partie 1 – Engagement (en anglais)

Annexe 2 – Accord de télétravail : Partie 2 – Formulaire organisationnel (en anglais)

Annexe 2 – Accord de télétravail : Partie 3 – Confirmation (en anglais)

Annexe 2 – Accord de télétravail : Partie 4 – Directives à l’intention du gestionnaire (en anglais)

Notes explicatives

Les demandes de télétravail doivent être soumises par écrit au superviseur immédiat et au chef du bureau du membre du personnel.

2
ÉTAPE

Examen de la demande de télétravail
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le superviseur immédiat et le chef du bureau examinent chaque demande au cas par cas, en veillant tout particulièrement à assurer une couverture adéquate du personnel.

3
ÉTAPE

Discussion au sein de l’unité / de l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’unité ou l’équipe se réunit pour examiner les objectifs fixés, les buts de travail et la répartition des tâches.

4
ÉTAPE

Approbation
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le chef du bureau décide des demandes de télétravail.

5
ÉTAPE

Communication de la décision au membre du personnel et à l’unité / à l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le membre du personnel en télétravail doit être informé que, pour des raisons liées aux besoins du service, il ou elle peut être appelé(e) à reprendre les modalités normales de travail.

Informer l’administrateur des RH.

Emploi à temps partiel

1
ÉTAPE

Demande d’emploi à temps partiel
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Annexe 3 – Feuille de calcul des coûts pour l’emploi à temps partiel (en anglais)

Notes explicatives

Les demandes d’emploi à temps partiel doivent être soumises par écrit au superviseur immédiat et au chef du bureau du membre du personnel. 

La demande doit préciser la raison de la conversion temporaire à temps partiel, la date de début proposée et la durée estimée pendant laquelle le membre du personnel souhaite travailler à temps partiel.

2
ÉTAPE

Examen de la demande d’emploi à temps partiel
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le superviseur immédiat et le chef du bureau examinent chaque demande au cas par cas, en veillant tout particulièrement à assurer une couverture adéquate du personnel.

3
ÉTAPE

Discussion au sein de l’unité / de l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’unité ou l’équipe se réunit pour examiner les objectifs fixés, les buts de travail et la répartition des tâches.

4
ÉTAPE

Approbation
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le chef du bureau décide des demandes d’emploi à temps partiel. 

Les demandes peuvent être approuvées initialement pour une période minimale de six mois et maximale de douze mois. 

Toute prolongation ultérieure requiert l’accord mutuel de l’Organisation et du membre du personnel. 

Une fois la demande approuvée, une copie doit être transmise pour engager les actions administratives nécessaires (y compris le formulaire d’action du personnel) :
– Personnel international affecté hors de New York : à l’associé RH du lieu d’affectation ;
– Personnel international et local affecté à New York : à l’associé RH de l’unité organisationnelle ;
– Personnel local affecté hors de New York : au responsable des opérations locales.

5
ÉTAPE

Communication de la décision au membre du personnel et à l’unité / à l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le membre du personnel en emploi à temps partiel doit être informé que, pour des raisons liées aux besoins du service, il ou elle peut être appelé(e) à reprendre les modalités normales de travail. 

Informer l’administrateur des RH afin de permettre la bonne gestion des avantages et droits.

Horaires de travail comprimés

1
ÉTAPE

Demande d’horaires de travail comprimés
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Annexe 4 – Modèle d’horaires de travail comprimés (en anglais)

Notes explicatives

Les demandes d’horaires de travail comprimés doivent être soumises par écrit au superviseur immédiat et au chef du bureau du membre du personnel.

2
ÉTAPE

Examen de la demande d’horaires de travail comprimés
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le superviseur immédiat et le chef du bureau examinent chaque demande au cas par cas, en veillant tout particulièrement à assurer une couverture adéquate du personnel.

3
ÉTAPE

Discussion au sein de l’unité / de l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’unité ou l’équipe se réunit pour examiner les objectifs fixés, les buts de travail et la répartition des tâches.

4
ÉTAPE

Approbation
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le chef du bureau décide des demandes d’horaires de travail comprimés.

5
ÉTAPE

Communication de la décision au membre du personnel et à l’unité / à l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le membre du personnel bénéficiant d’horaires de travail comprimés doit être informé que, pour des raisons liées aux besoins du service, il ou elle peut être appelé(e) à reprendre l’horaire normal de travail.


Informer l’administrateur des RH.

Horaire flexible

1
ÉTAPE

Demande d’horaire flexible
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les demandes d’horaire flexible doivent être soumises par écrit au superviseur immédiat et au chef du bureau du membre du personnel.

2
ÉTAPE

Examen de la demande d’horaire flexible
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le superviseur immédiat et le chef du bureau examinent chaque demande au cas par cas, en veillant tout particulièrement à assurer une couverture adéquate du personnel.

3
ÉTAPE

Discussion au sein de l’unité / de l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

L’unité ou l’équipe se réunit pour examiner les objectifs fixés, les buts de travail et la répartition des tâches.

4
ÉTAPE

Approbation
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le chef du bureau décide des demandes d’horaire flexible.

5
ÉTAPE

Communication de la décision au membre du personnel et à l’unité / à l’équipe
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le membre du personnel bénéficiant d’un horaire flexible doit être informé que, pour des raisons liées aux besoins du service, il ou elle peut être appelé(e) à reprendre l’horaire normal de travail.


Informer l’administrateur des RH.
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