| Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE ACQUISITION DES STOCKS Obtenir l’approbation du Bureau des services d’approvisionnement (PSO)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Traiter la transaction dans Quantum via le catalogue d’approvisionnement du PNUD	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE ENTRÉE ET SORTIE DE STOCKS ENTRÉE DE STOCKS Effectuer une inspection des stocks en comparant l’expédition au bordereau d’expédition et approuver les bons de commande (PO)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Dans les Bureaux de pays où le PNUD agit en tant que bénéficiaire principal du Fonds mondial, toutes les fournitures et équipements médicaux reçus doivent être inspectés par des pharmaciens du PNUD conformément aux directives établies par l’Organisation mondiale de la santé (OMS) afin de garantir la qualité des fournitures et équipements médicaux.
4	ÉTAPE Consigner toutes les réceptions dans un bordereau d’entrée de stock, en indiquant le numéro du bon de commande (PO) approuvé	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le bordereau d’entrée de stock doit indiquer la date, la description et la quantité des articles reçus.
5	ÉTAPE Faire signer le bordereau d’entrée de stock par le personnel ayant réceptionné les articles et conserver une copie dûment signée dans les dossiers du Bureau	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Transmettre une copie de ce bordereau à l’unité des finances du Bureau de pays afin de permettre, ultérieurement, le rapprochement avec la facture du fournisseur et le bon de commande (PO) durant le processus de paiement. Certains Bureaux de pays utilisent un Good Receive In Note (GRN) pour le processus d’entrée de stocks, dont le format est similaire et qui remplit la même fonction que le bordereau d’entrée de stock. Dans les Bureaux de pays où le GRN n’est pas utilisé, le bordereau d’entrée de stock doit être utilisé.
6	ÉTAPE Attribuer un numéro de document séquentiel au bordereau d’entrée de stock (ou au GRN)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE SORTIE DE STOCKS Soumettre un formulaire de demande de sortie de stock au PNUD et obtenir l’approbation du Représentant résident (RR) ou du fonctionnaire désigné	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Prélever les articles correspondants des stocks	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Au moment de la distribution, établir un bordereau de sortie de stock (c’est à dire un relevé de consommation).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Obtenir l’accusé de réception et la signature du destinataire local ou du personnel réceptionnaire lors de la distribution et conserver un dossier de tous les bordereaux de sortie de stock signés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Dans certains cas, le PNUD agit en qualité de bénéficiaire principal et acquiert des fournitures médicales du Fonds mondial, expédiées directement vers les entrepôts centraux des sous bénéficiaires (par exemple, les administrations locales). Dans ce scénario, le contrôle des fournitures médicales n’est transféré au sous bénéficiaire qu’après l’achèvement des inspections de qualité et du processus d’entrée de stocks par le personnel du PNUD. Par conséquent, dans ce scénario, le personnel du PNUD est responsable de l’établissement à la fois du bordereau d’entrée de stock et du bordereau de sortie de stock.
11	ÉTAPE Attribuer un numéro de document séquentiel au formulaire de demande de sortie de stock et au bordereau de sortie de stock	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le numéro séquentiel doit commencer par l’identifiant de l’unité opérationnelle et être suivi d’une numérotation séquentielle. Exemple : Demande de sortie no : JAM0026 et Sortie no : JAM0001.
12	ÉTAPE Tenir à jour des fiches de stock afin de suivre les mouvements des stocks	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La tenue des fiches de stock et la vérification physique périodique facilitent la détermination des besoins de réapprovisionnement et le suivi des mouvements des stocks.
13	ÉTAPE DÉNOMBREMENT PHYSIQUE Réaliser un inventaire physique périodique pour chaque lieu d’entreposage, conformément aux instructions de clôture financière (au minimum semestriel pour les T2 et T4).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les Bureaux de pays peuvent décider de réaliser un dénombrement physique à des intervalles plus fréquents (par exemple, mensuellement ou lors de la réception d’une expédition importante).
14	ÉTAPE Obtenir la certification du dénombrement physique relative à la quantité et à la valeur des stocks déclarés (y compris l’impact de la péremption, des dommages, de l’obsolescence, etc.) par le Représentant résident (RR) ou le fonctionnaire désigné.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le RR désigne un point focal chargé de superviser le dénombrement physique des stocks. En l’absence de directives formelles relatives à la conduite des dénombrements physiques, se référer aux Directives relatives au dénombrement physique des stocks.
15	ÉTAPE Établir, pour chaque projet, un rapport de contrôle des stocks indiquant les soldes d’ouverture et de clôture des stocks lors des dénombrements semestriels et le soumettre, via le site SharePoint de clôture financière, avec la certification de stocks du RR, à la Division de la comptabilité du Siège.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Pour les Bureaux de pays ne détenant aucun article du stock lors des dénombrements semestriels, le rapport de contrôle des stocks accompagné de la certification de stocks du RR est également requis afin de confirmer que le solde des stocks est nul. Les dates de soumission sont le 15 juillet et le 15 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.
16	ÉTAPE Examiner tout écart entre les fiches de stock et les résultats du dénombrement physique	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
17	ÉTAPE Recompter les articles présentant des écarts. Enquêter sur les écarts et les résoudre sous la responsabilité du point focal du dénombrement physique.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
18	ÉTAPE Soumettre les résultats de l’enquête au Représentant résident (RR) pour approbation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
19	ÉTAPE Après approbation par le RR de l’exactitude des articles et des unités dénombrés, consigner les écarts en tant que rajustements trimestriels des stocks sur les fiches de stock pour les trimestres concernés et documenter une explication détaillée de l’écart.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
20	ÉTAPE STOCK EN TRANSIT Examiner les incoterms applicables pour chaque bon de commande ouvert et confirmer si, bien que la réception physique n’ait pas encore eu lieu, les articles du stock sont devenus la propriété du PNUD sur la base des incoterms.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Lorsque des marchandises sont expédiées selon des incoterms tels que FOB au point d’expédition, FAS, CAF, etc., et qu’elles sont en transit à la fin de la période de dénombrement, elles doivent être comptabilisées au moyen du processus de réception habitue
21	ÉTAPE À la fin de chaque période de dénombrement, examiner et consigner, dans le rapport de contrôle des stocks, le solde des articles du stock en transit devenus la propriété du PNUD sur la base des incoterms.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Se référer aux POPP sur la réception des marchandises, des services et des travaux pour les politiques et procédures détaillées relatives à la réception des marchandises en transit.
22	ÉTAPE ÉVALUATION DES STOCKS Pour les articles du stock détenus aux fins de vente, utiliser la valeur la plus faible entre le coût et la valeur nette de réalisation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
23	ÉTAPE Pour les articles du stock détenus aux fins de distribution sans frais ou moyennant des frais nominaux, utiliser la valeur la plus faible entre le coût et le coût de remplacement actuel.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
24	ÉTAPE Lors du calcul du coût des stocks, attribuer les coûts selon la méthode du premier entré, premier sorti (FIFO).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La méthode FIFO suppose que les articles du stock acquis en premier sont distribués en premier. En conséquence, les articles restant en stock à la fin de la période sont ceux acquis ou produits le plus récemment. Étant donné que le PNUD utilise la méthode périodique pour comptabiliser les stocks à la fin des périodes semestrielles, le ou les prix figurant sur la facture la plus récente doivent être utilisés pour évaluer le solde des stocks.
25	ÉTAPE Pour les articles du stock donnés, utiliser la juste valeur à la date du don pour déterminer le coût. La juste valeur est généralement déterminée sur la base du coût d’acquisition de l’article sur le marché. Les prix cotés sur un marché actif ou les bulletins de prix constituent la meilleure mesure de la juste valeur des articles du stock donnés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Déterminer la valeur nette de réalisation ou le coût de remplacement actuel comme suit : a) Pour les stocks détenus aux fins de vente (par exemple, publications du PNUD destinées à être vendues), utiliser le prix de vente actuel comme valeur nette de réalisation. b) Pour les stocks détenus aux fins de distribution sans frais ou moyennant des frais nominaux (par exemple, fournitures médicales du Fonds mondial), utiliser le prix d’achat actuel comme valeur nette de réalisation.
26	ÉTAPE COMPTABILISATION ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS Le Représentant résident (RR) doit déclarer, sur une base semestrielle, au Siège, au Bureau de la gestion financière (OFM) et à la Division de la comptabilité et de l’information financière (CFRA), via le site SharePoint de clôture financière, la quantité et la valeur des stocks et du stock en transit à la fin de chaque période de dénombrement, en soumettant des rapports de contrôle des stocks certifiés.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La certification doit être soumise le 15 juillet et le 15 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.
27	ÉTAPE À la fin de chaque période de dénombrement, l’Unité mondiale des services partagés (GSSU), fonction stocks, doit enregistrer une écriture comptable de journal, avec l’approbation de la Division de la comptabilité du Siège, afin de comptabiliser la valeur des stocks en tant qu’actifs et de réduire d’un montant équivalent la charge périodique correspondante.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’écriture comptable de journal est automatiquement contrepassée le mois suivant. Les écritures sont comptabilisées en utilisant la structure du plan comptable attribuée aux stocks. Les écritures suivantes sont enregistrées pour chaque dénombrement semestriel : Débit : Stocks Crédit : Charge Débit : Stock en transit Crédit : Charge
28	ÉTAPE La Division de la comptabilité du Siège doit achever l’examen des rapports et enregistrer l’écriture comptable de journal relative aux stocks au plus tard le 20 juillet et le 20 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
29	ÉTAPE INCIDENCE SUR LES RAPPORTS Le Bureau mondial des services partagés (GSSC) synthétise les rapports de contrôle des stocks reçus et déclare la valeur des stocks en tant qu’actifs dans le rapport financier du PNUD.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’écriture comptable de rajustement des stocks n’a pas d’incidence sur les ressources disponibles au titre du solde budgétaire du projet. Toutefois, le rajustement a une incidence sur le rapport aux donateurs et sur le Rapport de situation des dépenses (CDR) à compter du 1er janvier 2012 comme suit : a) Dans le rapport aux donateurs, la valeur des stocks est présentée comme des « dépenses futures » dans la catégorie des « actifs non amortis et stocks ». La valeur déclarée correspond aux articles destinés à être distribués et passés en charges lors de la période de rapport suivante. b) Dans le CDR, la valeur des stocks est déclarée dans la section « utilisation des fonds » à la deuxième page, sous la colonne du PNUD. La valeur déclarée correspond aux articles destinés à être distribués et passés en charges pour les programmes et projets lors de la période de rapport suivante.

1	ÉTAPE Signer des accords de contribution	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Entrée dans UNITY/UNall dans un délai d’une semaine après la signature	Partie responsable Personnel du bureau du PNUD désigné par le chef du bureau/de l'unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Saisir le contrat dans le module de gestion des contrats et activer le contrat. Les informations contractuelles doivent être enregistrées	Partie responsable Spécialiste des recettes (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.1	ÉTAPE Vue d’ensemble - Comprend toutes les informations générales relatives à l'accord	Partie responsable Spécialiste des recettes (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.2	ÉTAPE Comptabilité Distribution - Il s'agit du plan comptable complet relatif aux recettes et aux comptes à recevoir fourni par le bureau du PNUD au GSSC	Partie responsable Spécialiste des recettes (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.3	ÉTAPE Date de l'accord - Il s'agit de la date d'entrée en vigueur de l'accord et de l'élément déclencheur clé mis en place dans le module de gestion des contrats pour la comptabilisation des revenus. Ces éléments dépendent du type d'accord et de l'interprétation de la politique IPSAS pertinente.	Partie responsable Spécialiste des recettes (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.4	ÉTAPE Événement de facturation - L'événement de facturation comprend le type d'événement qui doit être réalisé pour créer la facturation et générer des écritures de comptabilité clients dans le grand livre	Partie responsable Spécialiste des recettes (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.5	ÉTAPE Recettes - Le fait générateur de recettes sera créé lors de la signature de l'accord de contribution correspondant, car les entrées de recettes sont générées lors de la signature de l'accord de contribution.	Partie responsable Spécialiste des recettes (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3.6	ÉTAPE Amendements - Des modifications peuvent être apportées aux contrats originaux qui ont déjà été saisis dans le module de gestion des contrats à l'aide de la fonction "modifier"	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Révision du contrat dans le module de gestion des contrats	Partie responsable Gestionnaire du GSSC (gestionnaire approbateur)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Enregistrer la réception des contributions en fonction du numéro de la facture, à condition que les documents suivants soient disponibles : Notification de réception sur le compte bancaire du PNUD de la part de la banque ; ou Réception d'un chèque.	Partie responsable Trésorerie du GSSC et dépôts du GSSC (fonction financière du GSSC)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Utilisation des fonds	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Approbation de l'ajustement des factures. Note : Dans Quantum, l’approbation de l’affectation des fonds n’est pas requise.	Partie responsable Gestionnaire du GSSC (gestionnaire approbateur)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Contrôler les recettes non affectées	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Examen et suivi des comptes débiteurs	Partie responsable Première autorité (chef de projet)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Signature comme preuve de l'examen des comptes débiteurs	Partie responsable Gestionnaire approbateur ou gestionnaire de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
11	ÉTAPE Recommander l'annulation ou la constitution d'une provision pour créances douteuses avec la justification appropriée	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
12	ÉTAPE Approbation de la provision pour radiation (Ce rôle n'est pas inclus dans la CIF mais figure dans ce tableau car il est considéré comme une étape nécessaire.)	Partie responsable Chef du MPRF/OFRM	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
13	ÉTAPE Approuver la radiation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Émettre les cibles GLOC aux bureaux de pays	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les tableaux de cibles GLOC comprennent les cibles GLOC en espèces et les contributions en nature au titre des GLOC. Lignes directrices GLOC
2	ÉTAPE Déterminer l’approche d’évaluation de la valeur du marché et évaluer si une évaluation indépendante est requise	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Déterminer l’approche d’évaluation de la valeur du marché et évaluer si une évaluation indépendante est requise	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 2 – Questionnaire type relatif aux locaux fournis par le gouvernement au Bureau de pays du PNUD (en anglais)	Notes explicatives Annexe 2 – Questionnaire type (en anglais)
4	ÉTAPE Recueillir des données fondées sur le marché afin d’examiner les valeurs marchandes des locaux similaires disponibles à la vente ou à la location	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Annexe 3 (en anglais) – modèle pour résumer les données du marché.
5	ÉTAPE Soumettre au Bureau de gestion des ressources financières le formulaire annuel de certification	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 4 : Certification annuelle – Évaluation du GLOC (en anglais)	Notes explicatives Ce modèle est intégré dans la certification annuelle relative au droit d’utilisation des locaux mis à disposition à titre de don, à transmettre au Bureau de gestion des ressources financières. Annexe 4 – Modèle de certification annuelle (en anglais)
6	ÉTAPE Recruter un évaluateur indépendant, si une évaluation indépendante est requise	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 1 : Exemple de termes de référence pour déterminer la juste valeur locative annuelle des locaux fournis au PNUD par les gouvernements hôtes (en anglais)	Notes explicatives Procédures d’approvisionnement du PNUD. Annexe 1 – Termes de référence.Procédures d’approvisionnement du PNUD. Annexe 1 – Termes de référence (en anglais)
7	ÉTAPE Soumettre au Siège le rapport d’évaluation final ainsi que le formulaire annuel de certification	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 4 (en anglais) Annexe 4 : Certification annuelle – Évaluation du GLOC (en anglais)	Notes explicatives
8	ÉTAPE Procéder à la validation finale de la valeur de la contribution en nature au titre du GLOC et des écritures correspondantes dans les états financiers	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La part du PNUD attribuable aux dépenses institutionnelles de fonctionnement essentielles constitue la base de l’enregistrement de la contribution en nature au titre du GLOC. Tableaux de performance GLOC.
9	ÉTAPE Informer le gouvernement hôte de toute obligation financière en espèces restante	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Créer et conserver les documents	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE Lignes directrices sur la gestion des documents (en anglais)	Notes explicatives Vérifier l’exactitude et l’intégralité du document et de sa documentation justificative. Les documents financiers doivent être créés, gérés et conservés conformément aux paragraphes 4, 5 et 6 de la Politique de rétention des documents. Les documents doivent être classés de manière séquentielle et conservés dans un espace sécurisé. Lorsque le bureau est fermé, les chéquiers, les chèques émis et la petite caisse doivent être placés dans le coffre pour assurer leur sécurité.
2	ÉTAPE Conserver de manière permanente les documents relatifs aux paiements du personnel / à la paie.	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Établir une zone d’archivage conformément aux lignes directrices suivantes : a) L’espace de stockage doit être sécurisé et verrouillé en tout temps. b) Les dossiers doivent être facilement accessibles. c) Un registre et une liste maîtresse doivent être tenus pour tous les documents archivés ainsi que leur date prévue d’élimination.	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Assurer le suivi régulier de l’espace d’entreposage sous contrat.	Partie responsable Division des services administratifs (ASD) au Siège et dans les bureaux de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Sauvegarder les documents financiers pendant au moins sept ans, à l’exception des documents relatifs aux paiements du personnel / à la paie	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Décider de détruire les documents financiers âgés de plus de sept ans (à l’exception de ceux liés aux paiements du personnel)	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La destruction est effectuée à la discrétion du/de la Représentant(e) résident(e), conformément aux paragraphes 7 et 8 de la Politique de rétention des documents dans le POPP. Pour toute orientation supplémentaire, contacter le Bureau des finances.

1	ÉTAPE Champs de graphique Créer un champ de graphique dans le Grand livre général de Quantum.	Partie responsable OFRM/BMS/CFRA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La seule exception concerne le champ de graphique Projet, qui est créé dans Quantum Project and Portfolio Management (PPM).
2	ÉTAPE Demander la création d’un nouveau champ de graphique ou la modification d’un champ existant (si nécessaire). Remplir et transmettre les formulaires appropriés de maintenance du Plan comptable Quantum, accompagnés de la documentation justificative requise.	Partie responsable OFRM/BMS/FBA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Envoyer le formulaire à : cfra.mdm@undp.org. Formulaires de création de codes de comptes Quantum.
3	ÉTAPE Fonds Examiner toute modification liée au champ de graphique Fonds.	Partie responsable OFRM/BMS/FBA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Formulaire de création / modification de code de fonds dans Quantum.
4	ÉTAPE S’assurer que toute arborescence de champs de graphique affectée par une modification soit mise à jour immédiatement dès qu’un changement est effectué dans la table Fonds.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Désigner au moins une personne chargée d’examiner les demandes de modification des champs de graphique.	Partie responsable Propriétaire de l’entreprise	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les personnes désignées doivent également être responsables de la maintenance et de la mise à jour des arborescences associées aux champs de graphique.
8	ÉTAPE Code Donateur Créer un code Donateur en configurant un nouveau code d’identification de client dans Quantum Accounts Receivable.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Envoyer le formulaire à : BMS OFM PDI – bms.ofm.pdi@undp.org. Formulaire client Quantum
9	ÉTAPE Enregistrer les contributions des donateurs en utilisant le compte 51005 et saisir l’unité opérationnelle, le centre de coûts, l’ID du fonds et le code Donateur.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si le code Fonds correspond à un partage des coûts ou à un cofinancement au niveau du projet, le numéro de projet, l’unité opérationnelle du projet et une activité par défaut doivent également être saisis.
10	ÉTAPE Enregistrer les dépenses en utilisant le compte de dépenses approprié dans les séries 6xxxx ou 7xxxx.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’ID du centre de coûts saisi pour les dépenses doit correspondre au centre de coûts détaillé (et non au centre de coûts budgétaire).
11	ÉTAPE Inclure les champs de graphique requis dans toutes les dépenses, sans exception.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
12	ÉTAPE Les autres comptes d'actifs ou de passifs des séries 1xxxxx ou 2xxxxx doivent inclure, au minimum, les valeurs des champs du tableau suivants : compte, unité opérationnelle, fonds et centre de coûts.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
13	ÉTAPE Transmettre le formulaire de demande à la Division des comptes et mettre à jour l’arborescence Donateur dès qu’un nouveau code Donateur est créé.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
14	ÉTAPE S’assurer qu’aucune valeur dupliquée ne subsiste.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Un examen régulier des valeurs du champ de graphique Donateur doit être effectué afin de « désactiver » les valeurs dupliquées.

ÉTAPE

Examiner le rapport combiné préliminaire des dépenses dans la plate-forme CDR Bridge ou dans Atlas.

Vérifier que toutes les informations financières sont complètes et exactes. S’assurer que le rapport est conforme au plan de travail annuel (PTA) et au budget du projet dans Atlas.

Effectuer les ajustements nécessaires, y compris le rejet ou la correction des dépenses enregistrées dans Atlas, avant la clôture trimestrielle / de fin d’année du grand livre général et des sous-modules d’ATLAS par l’OFM.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide CDR (en anglais)

Gestion des programmes et projets (PPM) (en anglais)

Notes explicatives

Plate-forme CDR Bridge
Guide de navigation CDR Bridge (en anglais)

Navigation dans Atlas :

Menu principal > Rapports ONU > Rapports de gestion de projet > Analyse du portefeuille > Rapport combiné des dépenses
Menu principal > Rapports ONU > Rapports IPSAS > IPSAS CDR par projet

ÉTAPE

La clôture trimestrielle / de fin d’année du grand livre général et des sous-modules d’ATLAS déclenche automatiquement la création des CDR dans la plate-forme CDR Bridge.

Partie responsable

Chef des comptes de l’OFRM

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La clôture trimestrielle du grand livre et des sous-modules est communiquée par courriel par l’unité Comptes de l’OFM.
Plate-forme CDR Bridge

ÉTAPE

Accorder l’accès au personnel du programme du PNUD autorisé à approuver les CDR dans la plate-forme CDR Bridge.

Partie responsable

Représentant résident / Représentant résident adjoint / Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les RR/DRR/OM disposent des droits nécessaires dans la plate-forme CDR Bridge pour accorder l’accès au personnel de leur bureau.
Plate-forme CDR Bridge

ÉTAPE

Enregistrer dans la plate-forme CDR Bridge le fonctionnaire certifiant du partenaire de mise en œuvre pour chaque « Atlas Award ».

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le personnel du programme saisit l’adresse électronique du fonctionnaire certifiant du partenaire de mise en œuvre pour chaque Atlas Award dans la plate-forme CDR Bridge.
Plate-forme CDR Bridge

ÉTAPE

Confirmer dans la plate-forme CDR Bridge que le CDR par Atlas Award est complet et exact.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La confirmation déclenche l’envoi d’un courriel au partenaire de mise en œuvre enregistré, accompagné d’une lettre de couverture demandant au partenaire de certifier le CDR dans un délai de 15 jours calendaires.

Si aucun partenaire de mise en œuvre n’est associé à l’Atlas Award, le CDR peut être imprimé et envoyé manuellement.

La certification est obligatoire uniquement pour les CDR des 2e, 3e et 4e trimestres.

ÉTAPE

Certifier le CDR dans la plate-forme CDR Bridge.

Partie responsable

Fonctionnaire désigné dûment autorisé à certifier

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le CDR est certifié (ou rejeté) par le fonctionnaire autorisé du partenaire dans la plate-forme CDR Bridge. En cas de rejet, le partenaire saisit des commentaires dans la plate-forme expliquant les motifs du rejet.

Si le CDR a été transmis par courrier, la copie certifiée est renvoyée au PNUD.

ÉTAPE

La plate-forme CDR Bridge envoie automatiquement un rappel au partenaire de mise en œuvre si aucune réponse n’est reçue dans les 15 jours calendaires suivant la demande initiale.

Partie responsable

Plate-forme CDR Bridge

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le rappel indique que le CDR sera réputé accepté si aucune réponse n’est reçue dans un délai de 15 jours calendaires à compter de la date du rappel.

Si la certification du CDR a été envoyée par courrier, le rappel doit également être imprimé et envoyé manuellement.

ÉTAPE

Réception du CDR certifié.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Si le CDR est certifié dans la plate-forme CDR Bridge par le partenaire, il apparaît avec un indicateur vert.

Si aucune réponse n’est reçue dans les 15 jours suivant le rappel, le CDR est marqué en bleu et considéré comme accepté.

Si une copie papier certifiée a été envoyée manuellement par le partenaire, elle doit être numérisée et chargée dans la plate-forme CDR Bridge.

Le personnel du programme du PNUD doit assurer le suivi des CDR rejetés et prendre les mesures appropriées.

ÉTAPE

Le CDR certifié du quatrième trimestre (Q4) est requis par les auditeurs comme base pour l’audit des dépenses des projets mis en œuvre au niveau national.

Partie responsable

Cabinets d’audit (prestataires de services)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

OAI exige que les cabinets d’audit HACT ou DIM incluent dans leurs rapports une copie du CDR signé du quatrième trimestre. Les bureaux doivent donc s’assurer que tous les CDR du Q4 sont certifiés.

1	ÉTAPE S’assurer que le budget de projet approuvé (préparé par le partenaire de mise en œuvre en étroite consultation avec l’Administrateur de programme) et les ressources du projet (allocation/ASL ou liquidités) sont correctement saisis dans Quantum : i) Module Projet ii) Contrôle budgétaire	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les bureaux doivent garder à l’esprit que, dans Quantum, toutes les avances du PNUD consomment le budget du projet dans le Module Projet ainsi que dans le budget de trésorerie du Grand Livre. Il est donc essentiel que les bureaux s’assurent que les budgets des projets sont correctement configurés dans le Module Projet avant de traiter toute avance. En particulier pour les avances aux partenaires, afin d’éviter des retards, le budget du projet doit être correctement établi dès la signature des accords et avant que les partenaires commencent à soumettre leurs demandes d’avance au GSSC pour analyse initiale, approbation CFRA et paiement final.
2	ÉTAPE Pour les fonds de base et hors base : L’agence soumet une demande d’avance de fonds. L’Administrateur de programme doit veiller à ce que la demande d’avance présentée par les agences de mise en œuvre, ainsi que la mise en œuvre et la liquidation ultérieures, soient conformes au PTA, au budget du projet et au plan du projet. Les agences envoient leur demande d’avance accompagnée des accords signés et des pièces justificatives directement à l’unité GSSC Agencies pour l’analyse initiale. Le GSSC communique les résultats de l’analyse avec recommandation au CFRA pour examen et approbation finale. Une fois approuvés, les paiements sont libérés par le GSSC.	Partie responsable Chargé(e) de programme / Agences / Agences du GSSC / CFRA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Les agences soumettent des PDR trimestriels cumulatifs à l’unité GSSC Agencies, qui assure leur chargement dans UNEX ; la reconnaissance des dépenses et la liquidation des avances dans Quantum AP et leur imputation finale dans le Grand Livre. Tous les PDR doivent inclure les dépenses sur une base comptable d’exercice complet conformément aux IPSAS.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Chaque trimestre, après le traitement des PDR et l’avis de clôture GL transmis par CFRA/FPMR/OFM, les Administrateurs de programme doivent effectuer les actions suivantes : (a) Examiner toutes les dépenses PDR dans UNEX ou dans les détails des dépenses du programme dans le GL pour s’assurer qu’elles : Sont cohérentes, du point de vue programmatique et financier, avec le PTA, le budget du projet et le plan comptable, afin de garantir que seules les dépenses valides sont enregistrées dans les livres du PNUD et dans la période durant laquelle les biens ont été reçus ou les services fournis. Restent dans les limites du budget du projet et des plafonds de l’ASL/AX1 afin d’éviter tout dépassement. Si les PDR d’une agence ne sont pas disponibles au moment de la clôture annuelle, les bureaux de pays doivent contacter GSSC Agencies pour s’assurer que les dépenses estimées pour la période soient enregistrées dans le système. Cet examen est particulièrement important puisque les dépenses PDR des agences ne sont pas systématiquement révisées par les Administrateurs de programme avant d’être traitées dans UNEX et enregistrées dans le Grand Livre. (b) Examiner dans UNEX les PDR rejetés et communiqués par GSSC Agencies et s’assurer que les causes des rejets sont résolues. (c) Le cas échéant, modifier dans UNEX l’exercice automatisé de ventilation (UNEX ventile les coûts selon des donateurs et activités qui n’existent pas dans les budgets standards des agences des Nations Unies). (d) Assurer le suivi avec les homologues des agences pour résoudre les problèmes en suspens concernant les dépenses rejetées ou litigieuses. Déterminer si certaines dépenses doivent être rejetées ou si le plan comptable doit être ajusté. Si une correction ou un rejet est justifié (par exemple, dépenses supérieures au budget), notifier GSSC Agencies avec la documentation justificative.	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Examiner le Rapport d’analyse des comptes UN et les rapports du Module Projet pour les soldes et les détails des activités. Vérifier la situation budgétaire dans le Module Budget. Le GSSC communique les explications des messages d’erreur de rejet PDR, leurs causes possibles et les actions requises. Les dépenses valides d’une agence qui ne sont pas enregistrées en raison d’un rejet UNEX constituent une dette dans le bilan du PNUD. GSSC Agencies veille à ce que les dépenses rejetées soient annulées dans les livres de l’agence et ne soient pas incluses dans les PDR futurs.
5	ÉTAPE Les PDR validés sont ensuite traités dans UNEX et les informations sont intégrées dans Quantum AP pour enregistrer les dépenses et liquider les avances associées à la partie responsable.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Ce processus est appelé processus sortant, par lequel les dépenses valides sont enregistrées dans Quantum AP.
6	ÉTAPE Les soldes du compte de compensation de projet (PCA) sont rapprochés avec chaque agence des Nations Unies au moyen du rapport Schedule 12(a), qui constitue le rapport de rapprochement inter-agences trimestriel.	Partie responsable GSSC Agencies	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE De manière continue, les dépenses enregistrées dans Quantum sont examinées pour s’assurer qu’elles sont correctement déclarées. Le Rapport d’analyse des comptes UN peut être utilisé à cet effet.	Partie responsable Responsable de programme	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

PPR – sélection des factures pour paiement :
Définir les critères en sélectionnant la période, la devise, le mode de paiement et le compte bancaire – Groupe de paiement.

Partie responsable

Personnel des finances

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examiner les factures sélectionnées par la PPR avant le décaissement :

Vérifier tous les détails et les pièces justificatives des factures AP approuvées; lorsque cela n’est pas possible en raison de volumes importants, examiner le lot pour en vérifier la cohérence;

Vérifier les factures AP inhabituelles, par exemple celles de montants élevés, les noms de fournisseurs inconnus, les paiements inhabituels au personnel, etc.;

Imprimer la liste des factures sélectionnées (la liste de paiements) et l’utiliser pour contrôler l’émission des chèques lorsque ceux-ci sont retirés au bureau;

Marquer les paiements rejetés sur la liste de paiements;

Signer, dater et classer une copie de la liste de paiements pour attester du contrôle interne des chèques;

Demander au personnel financier d’annuler les paiements rejetés, selon les instructions.

Partie responsable

Agent financier principal

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne clé – troisième et dernière approbation des dépenses.

ÉTAPE

Annuler les paiements, selon les instructions de l’Agent principal des finances, lorsque les factures ne sont pas approuvées.

Partie responsable

Personnel des finances

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les chèques doivent être signés par au moins deux signataires.

ÉTAPE

Présenter les chèques pour signature, accompagnés des pièces justificatives : montants et bénéficiaires conformes aux factures AP approuvées.

Partie responsable

Check signatories (dual signatories)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les chèques doivent être signés par au moins deux signataires.

ÉTAPE

Paiements manuels

Sélectionner l’option « enregistrer » dans l’onglet paiement de la facture AP;

Ajouter le numéro du chèque ou la référence du paiement;

Émettre manuellement un chèque, le cas échéant, en veillant à ce que le montant, la date, le bénéficiaire et le numéro correspondent à l’enregistrement Quantum.

Partie responsable

Personnel des finances

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les paiements manuels servent surtout à enregistrer les éléments figurant sur les relevés bancaires mais non dans le livre de caisse (intérêts, frais bancaires).
Les requêtes et rapports Quantum peuvent être utilisés pour suivre les exceptions de paiement.

ÉTAPE

Examen des paiements manuels avant signature et envoi :

Vérifier que tous les montants, devises, dates et bénéficiaires correspondent aux factures AP approuvées;

Répéter l’étape 3 pour la signature du paiement manuel.

Partie responsable

Agent financier principal

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Enregistrement ponctuel des écritures dans Quantum

S’assurer qu’une écriture est enregistrée dans Quantum avant l’émission d’un chèque;

En situation d’urgence seulement, enregistrer le paiement manuel après émission du chèque, mais dans un délai maximal de 48 heures;

Informer par écrit le Trésorier si un paiement ne peut être enregistré dans Quantum dans les 48 heures.

Partie responsable

Agent financier principal

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’enregistrement Quantum et l’émission manuelle d’un chèque sont deux tâches distinctes; une attention particulière est requise.

ÉTAPE

Émission, signature et sécurisation des chèques :

Conserver les chèques non immédiatement envoyés ou remis aux bénéficiaires dans un lieu sécurisé au sein de l’unité des finances, et les placer dans le coffre-fort en dehors des heures de travail.

Durant les heures de travail, les chèques doivent être gardés de manière sécurisée par l’agent responsable.

Comparer les chèques avec la liste de paiement avant remise aux bénéficiaires lorsque récupérés au bureau.

Tenir un registre d’émission des chèques. La preuve d’identité du bénéficiaire doit être fournie et consignée avec la signature du destinataire.

Si un chèque n’est pas récupéré dans les 5 jours suivant son émission, il doit être annulé et réémis si nécessaire.

Partie responsable

Agent financier principal

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Gestion des chèques :

Demander à la banque de fournir des chèques numérotés en série. Si ce n’est pas possible, numéroter les chèques manuellement à l’encre à partir du numéro 1 et poursuivre la séquence sans interruption.

Informer le trésorier si, pour une raison quelconque, la banque locale ne peut fournir des chèques portant le nom officiel du compte.

Partie responsable

Agent financier principal

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le stock de chèques doit être contrôlé par un registre.

Tous les chèques doivent être comptabilisés.

Un seul carnet de chèques doit être utilisé à la fois pour chaque compte bancaire.

Les chèques ne doivent comporter ni ratures ni corrections.

Les chèques doivent être émis au nom du fournisseur figurant dans Quantum.

Les chèques ne doivent jamais être émis à des tiers ou à des bénéficiaires non définis (p. ex. « porteur », « espèces »).

Les bureaux doivent envoyer au trésorier les chèques dépassant 50 000 USD et non tirés sur une banque locale pour dépôt au compte ZBA, accompagnés du bordereau et de la liste des pièces jointes.

Chaque bureau doit disposer d’un coffre-fort sécurisé pour conserver les carnets de chèques inutilisés et, si nécessaire, les fonds officiels.

ÉTAPE

Gestion des chèques perdus ou endommagés :

Si un chèque est perdu ou endommagé, préparer une lettre à la banque pour demander l’arrêt de paiement.

Envoyer les demandes d’arrêt de paiement sur les comptes à solde zéro à la banque avec copie au trésorier.

Envoyer une lettre d’indemnité (Formulaire F.18) au bénéficiaire du chèque perdu.

Annuler la facture correspondante dans Quantum après confirmation de l’arrêt de paiement et réception de la lettre d’indemnité signée.

Inclure la facture dans la prochaine PPR ou utiliser un paiement manuel pour émettre un chèque/EFT de remplacement.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Si un chèque endommagé est retourné, appliquer la même procédure sauf l’arrêt de paiement et la lettre d’indemnité.

ÉTAPE

Gestion des chèques annulés ou retournés sans encaissement :

Si un chèque est retourné sans avoir été encaissé, ou doit être annulé en raison d’une erreur, il doit être annulé et le paiement placé en attente avant réémission. Le chèque annulé doit être conservé.

Suivre les chèques non encaissés depuis 2 mois ou plus.

Pour les chèques non encaissés depuis environ 6 mois malgré les suivis, annuler le paiement et appliquer la procédure des chèques perdus.

Tous les chèques sur les comptes du PNUD doivent indiquer « Non valable après X jours », où X représente la période locale de validité.

Partie responsable

Personnel des finances

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Revoir les rapports d’exception figurant sur le tableau de bord financier relatifs aux factures AP et PO, et prendre des mesures pour résoudre les exceptions en temps opportun.

Partie responsable

Agent financier principal

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne clé.

1	ÉTAPE Générer / créer un contrat / bon de commande	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
1.1	ÉTAPE Styles de documents disponibles pour les commandes : Bon de commande Commande de contrat Ordre de travail contractuel Bon de commande Similaire à Atlas. Comprend l’obligation de fonds, les calendriers et les distributions. Lignes basées sur le montant, le prix fixe, le taux ou la quantité. Les lignes du bon de commande peuvent être associées à des accords ou ALT ou créées à partir de ceux-ci. Commande de contrat La commande de contrat est un nouveau concept dans Quantum qui combine les modèles juridiques du contrat et les livrables avec l’obligation de fonds du bon de commande. Aucun bon de commande supplémentaire n’est requis pour une commande de contrat. Lignes basées sur le montant, le prix fixe, le taux ou la quantité. Inclut les dates de début et de fin du contrat ainsi que les livrables définis dans les calendriers. Ordre de travail contractuel L’ordre de travail contractuel est similaire à la commande de contrat mais adapté aux travaux de génie civil et aux contrats de services uniquement, par exemple pour les consultants individuels. Pas d’Incoterms ni d’informations d’expédition. Type de ligne pris en charge : « prix fixe ». La description du calendrier est modifiable. Cela permet aux acheteurs de créer ou de traiter souvent une seule ligne provenant de la sollicitation ou de la réquisition représentant uniquement ce qu’il faut acheter, par exemple « Consultant », et de saisir les informations détaillées des livrables dans le calendrier. Option future : confirmation des travaux par les fournisseurs dans le Portail Fournisseurs avec approbation et réception automatique.	Partie responsable Acheteurs	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
1.2	ÉTAPE Une fois achevé, le contrat ou le bon de commande doit contenir suffisamment d’informations pour être juridiquement valide, réserver les fonds et permettre le suivi.	Partie responsable Acheteurs	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Appliquer les conditions contractuelles L’acheteur doit ajouter les Conditions Contractuelles afin de créer un contrat juridiquement valide.	Partie responsable Acheteurs	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Approuver la commande de contrat et le bon de commande Toutes les commandes de contrat et tous les bons de commande sont envoyés pour approbation. Le processus remplit plusieurs fonctions : Validation des données Dérogation au contrôle budgétaire Approbation financière / budgétaire Approbation d’achat Contrôle des modifications du fournisseur L’acheteur peut visualiser le circuit d’approbation et les futurs approbateurs via « Gérer les approbations ». Contrôles de validation avant soumission : Le demandeur doit avoir une valeur indiquée Le demandeur ne doit pas être un acheteur	Partie responsable Gestionnaire approbateur des bons de commande (PO)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Nettoyage des bons de commande (PO) et des comptes créditeurs (AP)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Quelques remarques concernant le nettoyage des bons de commande : Le processus de nettoyage doit inclure les bons de commande et les factures que vous avez préparés au nom d’autres agences. Les contrats de facturation récurrents liés aux bons de commande sont entièrement traités dès qu’ils sont approuvés (l’envoi n’est pas requis) et ne sont pas enregistrés dans les Projets. Après la date limite de nettoyage, tout bon de commande en attente dont la date budgétaire est antérieure ou égale à la fin du mois peut être annulé. Si le bon de commande est toujours nécessaire, vous devrez créer un nouveau bon de commande. Pour les bons de commande restants après la date limite qui n’ont pas un statut validé, OFM tentera de réserver les fonds sur ce bon de commande. S’il est validé, aucune autre action ne sera entreprise. S’il échoue à la validation, OFM clôturera le bon de commande. Si le bon de commande est toujours nécessaire, vous devrez créer un nouveau bon de commande.
2	ÉTAPE Utiliser l’infolet ou le tableau de bord « Comptes créditeurs » pour examiner les factures qui nécessitent une attention particulière (« en attente d’approbation », « rejetées », « factures en attente » ou « versement en attente »).	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si la liste des factures impayées inclut des factures payées par chèque manuel, enregistrer immédiatement le paiement. Si le chèque manuel a été compensé par la banque en année X et que l’année X est clôturée, enregistrer le paiement avec une date comptable en année X+1. Utiliser la date réelle de paiement au fournisseur comme date de paiement manuel. Pour les factures en double ou anciennes (qui ne seront jamais payées), annuler la facture. Aller à Comptes créditeurs → rechercher la facture → action « Annuler les factures ». Seul l’approbateur peut annuler des factures. Ce processus s’applique aux factures PO, non-PO et aux prépaiements.
3	ÉTAPE Tenue à jour des registres des actifs et inventaire physique Bien que l’inventaire physique des actifs du bureau doive être effectué deux fois par an (mi-année en juin et fin d’année en décembre), les bureaux du PNUD doivent maintenir des registres d’actifs exacts tout au long de l’année. Cela signifie enregistrer correctement et rapidement tous les actifs achetés, transférés ou mis au rebut. Les acheteurs sont responsables de l’enregistrement des actifs (biens d’une valeur de 5 000 USD ou plus) lors de la création des bons de commande.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’inventaire physique doit être réalisé deux fois par an (mi-année en juin et fin d’année en décembre). Les bureaux doivent maintenir des dossiers d’actifs exacts tout au long de l’année, enregistrant correctement et rapidement tout actif acheté, transféré ou mis au rebut. Les acheteurs sont responsables de l’enregistrement des actifs (biens de 5 000 USD et plus) lors de la création des bons de commande. Le point focal des actifs est responsable de l’enregistrement des numéros de série dès la réception des biens et de l’unité de chaque actif acheté en plusieurs exemplaires dans le module des immobilisations. Le Représentant résident approuve la mise au rebut des actifs. Le Responsable des opérations ou le DRR/O enregistre rapidement les mises au rebut après l’avis du CAP.
4	ÉTAPE Examen des lignes d’honoraires Les lignes d’honoraires constituent une source importante de revenus hors budget (XB) pour de nombreux bureaux. Votre bureau reçoit ces revenus lorsque l’Information and Technology Management (ITM) exécute le processus de comptabilisation des lignes d’honoraires dans le Grand livre. Il est donc essentiel que ces lignes soient calculées et comptabilisées correctement avant la clôture.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les honoraires générés peuvent être examinés dans le Portail des agences avant leur comptabilisation dans le Grand livre.
5	ÉTAPE Nettoyage des comptes débiteurs (AR) Il existe deux types de reçus dans AR : les reçus standards et les reçus divers. L’utilisateur peut rechercher tous les reçus non affectés dans le module AR en sélectionnant « non affecté » dans le champ État, dans la gestion des reçus. La liste des reçus apparaîtra et les utilisateurs peuvent l’exporter dans Excel.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Examen des avances NEX Les avances sont équivalentes à des prépaiements dans Quantum. Vous disposez de trois rapports du Grand livre permettant au bureau de déterminer les soldes : Rapport d’âge NEX Rapport d’analyse des comptes de l’ONU (onglet Comptabilité générale) Tableau de bord Comptabilité générale → icône Tâches → « Interroger et analyser les soldes » ou « Interroger les soldes détaillés ».	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela fournira les soldes de chaque bureau pour tous les projets. Pour chaque solde de projet, assurez-vous que : Il correspond au dernier solde du rapport financier du gouvernement ; Il correspond au relevé bancaire du projet fourni par le gouvernement ou au rapprochement Rapport financier / Banque. Tout ajustement est débité ou crédité sur les dépenses de l’exercice en cours. Modifiez les factures dans le module Comptes créditeurs.
7	ÉTAPE Mise à jour du tableau de ventilation du personnel pour la comptabilisation de la paie Les bureaux de pays et les unités du siège sont responsables de la mise à jour du tableau de ventilation du personnel, qui est une condition préalable pour comptabiliser les transactions de paie dans la Gestion du portefeuille de projets (PPM) et dans le Grand livre.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Chaque mois, exécutez les rapports d’exception du tableau de ventilation afin de vous assurer que les attributs du projet sont valides et qu’il n’y a pas d’incohérence entre le poste et la ventilation du personnel. Les captures d’écran ci-dessous montrent la navigation dans Quantum.
8	ÉTAPE Toilettage des écritures de journal en attente dans le Grand livre (GLJE) Comme mentionné ci-dessus, les écritures de journal en attente (GLJE) sont des écritures créées mais non encore comptabilisées dans le Grand livre. Elles créent des incohérences entre les rapports KK et GL. Les écritures en attente ayant passé la validation budgétaire sont incluses dans KK mais pas dans le GL. Il est donc important de comptabiliser ou de supprimer les écritures inutiles. Les écritures supprimées ne figurent plus dans le contrôle des engagements.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Examinez toutes les écritures non comptabilisées figurant dans les listes « requiring attention », « incomplete » et « import errors ».
9	ÉTAPE Protocole relatif à l’utilisation des codes Fonds et Donateurs Ce protocole vise à garantir une utilisation cohérente des codes Fonds et Donateurs dans Quantum pour les fonds fournis par les banques de développement au PNUD, soit directement, soit par l’intermédiaire des gouvernements des pays programme.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Pour les gouvernements, les codes donateurs doivent contenir soit le nom du pays (ex. : Government of Colombia), soit le code pays ISO à trois lettres suivi de la description du ministère (ex. : COL – Alcaldía de Barranquilla). Les codes ne comportant pas le code ISO ne peuvent plus être utilisés, sauf si l’OFA modifie le code existant. Les codes existants en espagnol peuvent continuer d’être utilisés tant que le code ISO est présent. Les nouveaux codes donateurs doivent être en anglais. Codes des principales banques de développement : a. Banque mondiale (IBRD) = 000015 b. Banque interaméricaine de développement = 000016 c. Banque africaine de développement = 000017 d. Banque asiatique de développement = 000018 e. Banque centraméricaine d’intégration économique (BCIE) = 000275 Note : Si un projet a plus d’un ministère donateur, chaque ministère doit avoir son propre code.

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