| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1	PASO Emisión de las metas de GLOC a las oficinas de país	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las tablas de metas incluirán las contribuciones de GLOC en efectivo y las contribuciones en especie. Directrices de GLOC (en inglés)
2	PASO La oficina de país determina el enfoque para las valoraciones de mercado y evalúa si se requiere una valoración independiente	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Solicitar al Gobierno del país receptor la valoración más reciente de las instalaciones de oficina, si existe	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 2: Cuestionario modelo – Instalaciones de oficina proporcionadas por el Gobierno a la oficina de país del PNUD (en inglés)	Notas explicativas Anexo 2 – Cuestionario modelo (en inglés)
4	PASO Recopilar pruebas de mercado para examinar los valores normales del mercado de edificios similares disponibles para la venta o el alquiler	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 3: Plantilla – Resumen de pruebas de mercado para instalaciones de oficina de tipo similar en la misma o similar zona (en inglés)	Notas explicativas Anexo 3 – plantilla para resumir las pruebas de mercado (en inglés)
5	PASO Presentar la certificación anual a la Oficina de Gestión Financiera (OFM)	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 4: Certificación anual de valoración de GLOC (en inglés)	Notas explicativas Esta plantilla se incorporará en la certificación anual del derecho donado de uso de las instalaciones presentada a la OFM. Anexo 4 – plantilla de certificación anual (en inglés)
6	PASO Contratar a un tasador independiente si se requiere una valoración independiente	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 1: Términos de referencia modelo para determinar el valor razonable anual de alquiler de las instalaciones del PNUD proporcionadas por el Gobierno del país receptor (en inglés)	Notas explicativas Procedimientos de adquisiciones del PNUD. Anexo 1 – TdR
7	PASO Enviar el informe final de valoración a la Sede y el formulario de certificación anual	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 4: Certificación anual de valoración de GLOC (en inglés)	Notas explicativas Anexo 4 (en inglés)
8	PASO Validación final de la valoración de la contribución en especie de las GLOC y de los registros contables correspondientes a las contribuciones en especie	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La parte atribuible al PNUD respecto de los gastos institucionales operativos centrales constituirá la base para el registro de la contribución en especie de las GLOC. Tablas de desempeño de las GLOC
9	PASO Informar al Gobierno del país receptor sobre cualquier obligación pendiente de pago en efectivo	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

1	PASO Crear y mantener los registros	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Verificar la exactitud del registro y de su documentación de respaldo. Los registros financieros deben crearse, gestionarse y almacenarse conforme a los párrafos 4, 5 y 6 de la Política de Conservación de Documentos. Los documentos deben archivarse en orden secuencial y mantenerse en un espacio seguro. Cuando la oficina esté cerrada, los talonarios de cheques, los cheques emitidos y la caja chica deben guardarse en la caja fuerte.
2	PASO Conservar indefinidamente los registros relacionados con pagos al personal / nómina	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Estos registros deben mantenerse de forma permanente de acuerdo con la política.
3	PASO Establecer un área de archivo conforme a las siguientes directrices: a) El área de almacenamiento debe ser segura y permanecer cerrada con llave en todo momento. b) Los archivos deben ser fácilmente recuperables. c) Debe existir un registro y una lista maestra de todo lo archivado, incluyendo su fecha prevista de eliminación.	PARTE RESPONSABLE Oficina de país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Asegurar el monitoreo regular del espacio de almacenamiento contratado	PARTE RESPONSABLE División de Servicios Administrativos (ASD) en la Sede y en las oficinas de país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Almacenar los registros por un mínimo de siete años para todos los demás documentos financieros, excepto los relacionados con pagos al personal / nómina	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Decidir si se desecharán los registros financieros con más de siete años de antigüedad (excepto los relacionados con pagos al personal / nómina)	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El desecho queda a discreción del/de la Representante Residente después de siete años, conforme a los párrafos 7 y 8 de la Política de Conservación de Documentos. Si se requiere más orientación, contactar a la Oficina de Finanzas.
7	PASO Desechar los registros	PARTE RESPONSABLE Senior GS Finance staff	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los archivos deben desecharse mediante incineración y/o triturado, conforme a la política.

1	PASO Campos contables (Chartfields) Crear el campo contable (chartfield) en el Libro Mayor de Quantum.	PARTE RESPONSABLE OFM/BMS/CFRA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La única excepción es el campo contable del Proyecto, que se crea en el módulo Quantum Projects and Portfolio Management (PPM).
2	PASO Solicitar un nuevo campo contable o realizar modificaciones a los campos existentes (si fuera necesario). Completar y remitir los formularios de mantenimiento del Plan de Cuentas de Quantum correspondientes, junto con la documentación de respaldo requerida según se indica en los formularios.	PARTE RESPONSABLE OFM/BMS/FBA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Enviar el formulario a cfra.mdm@undp.org. Formularios de creación de códigos contables de Quantum.
3	PASO Revisar cualquier cambio relacionado con el Fondo.	PARTE RESPONSABLE OFM/BMS/FBA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Formulario de creación/modificación de códigos de fondos en Quantum.
4	PASO Asegurar que cualquier árbol de campos contables (chartfield trees) afectado por el cambio sea actualizado de inmediato tan pronto como ocurra un cambio en la tabla de campos contables del Fondo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Asignar al menos a una persona responsable de revisar las solicitudes de cambios en los campos contables.	PARTE RESPONSABLE Propriétaire de l’entreprise	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las personas asignadas también deben ser responsables de mantener y actualizar los árboles de campos contables relacionados.
8	PASO Código de Donante Crear un Código de Donante estableciendo un nuevo código de identificación de cliente en el módulo de Cuentas por Cobrar de Quantum.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Enviar el formulario a: BMS OFM PDI – bms.ofm.pdi@undp.org Formulario de cliente de Quantum.
9	PASO Las contribuciones recibidas de los donantes siempre deben registrarse utilizando la cuenta 51005 e ingresando la dependencia operacional pertinente, el ID del centro de costos, el ID del fondo y el código del donante.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si el código de fondo corresponde a cofinanciación (cost-sharing) o cofinanciación a nivel de proyecto, también deben ingresarse el ID del proyecto, la unidad operativa del proyecto y una actividad predeterminada.
10	PASO Registrar los gastos utilizando la cuenta de gastos correspondiente en las series 6xxxx o 7xxxx.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El ID de centro de costos ingresado para los gastos debe ser el ID de centro de costos detallado (no el centro de costos presupuestario).
11	PASO Incluir los campos contables (chartfields) en todos los gastos sin excepción.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Las cuentas de activos o pasivos en las series 1xxxxx o 2xxxx deben incluir, como mínimo, los siguientes valores de campo del gráfico: cuenta, dependencia/unidad operacional, fondo y centro de costos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
13	PASO Remitir el formulario de solicitud a la División de Cuentas y actualizar el árbol de donantes tan pronto como se cree un nuevo código de donante.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
14	PASO Asegurarse de que no existan valores duplicados.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Debe realizarse periódicamente una revisión de los valores del campo contable de donantes con el fin de “inactivar” los valores duplicados.

PASO

Revisar el Informe de Gastos Trimestrales (CDR) preliminar en la plataforma CDR Bridge o en Atlas.

Verificar que toda la información financiera esté completa y sea correcta y precisa. Asegurarse de que el informe sea coherente con el plan de trabajo anual (AWP) aprobado y con el presupuesto del proyecto en Atlas.

Realizar los ajustes necesarios, incluida la corrección o el rechazo de gastos registrados en Atlas, antes del cierre trimestral o de fin de año del libro mayor general y de los submódulos de ATLAS por parte de OFM.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Guía CDR (en inglés)

Gestión de programas y proyectos (PPM) (en inglés)

Notas explicativas

Plataforma CDR Bridge

Guía de navegación de CDR Bridge (en inglés)

Navegación en Atlas para CDR:

Menú principal > Informes ONU > Informes de gestión de proyectos > Análisis de cartera > Combined Delivery Report
Menú principal > Informes ONU > Informes IPSAS > IPSAS CDR by Project

PASO

El cierre trimestral o de fin de año del libro mayor general y de los submódulos de ATLAS genera automáticamente los CDR en la plataforma CDR Bridge.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de Cuentas de la OFM

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El cierre trimestral del libro mayor y de los submódulos se comunica por correo electrónico por la Unidad de Cuentas de OFM.

Plataforma CDR Bridge

PASO

Otorgar acceso en la plataforma CDR Bridge al personal de programa del PNUD autorizado para aprobar CDR.

PARTE RESPONSABLE

Representante Residente / Representante Residente Adjunto / Director de Operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los RR/DRR y los Gerentes de Operaciones tienen derechos en la plataforma CDR Bridge para conceder acceso al personal de su oficina.

Plataforma CDR Bridge

PASO

Registrar en la plataforma CDR Bridge al funcionario certificador del asociado en la ejecución para cada Atlas Award.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El personal de programa ingresa en la plataforma CDR Bridge la dirección de correo electrónico del funcionario certificador del asociado en la ejecución para cada Atlas Award.

Plataforma CDR Bridge

PASO

Confirmar en la plataforma CDR Bridge que el CDR por Atlas Award está completo y es correcto y preciso.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La confirmación genera automáticamente un correo electrónico dirigido al asociado en la ejecución registrado para ese Atlas Award, con una carta de presentación que solicita al asociado certificar el CDR dentro de los 15 días calendario a partir de la fecha de envío de la solicitud.

Si no se ha registrado ningún asociado en la ejecución para el Atlas Award, el CDR puede imprimirse y enviarse manualmente al asociado correspondiente.

La certificación solo es obligatoria para los CDR del segundo, tercer y cuarto trimestres (Q2, Q3 y Q4).

PASO

Certificar el CDR en la plataforma CDR Bridge.

PARTE RESPONSABLE

Oficial certificador del asociado en la ejecución

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El CDR es certificado (o rechazado) por el funcionario autorizado del asociado en la ejecución en la plataforma CDR Bridge. Si el CDR es rechazado, el asociado en la ejecución registra en la plataforma los comentarios que explican los motivos del rechazo.

Si el CDR se envió en formato impreso, la copia certificada se devuelve físicamente al PNUD.

PASO

La plataforma CDR Bridge envía automáticamente una solicitud de seguimiento al asociado en la ejecución si no se recibe respuesta dentro de los 15 días calendario posteriores a la solicitud inicial.

PARTE RESPONSABLE

Plataforma CDR Bridge

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La solicitud de seguimiento indica que el Informe de Gastos Trimestrales (CDR) se considerará aceptado si no se recibe una respuesta dentro de los 15 días calendario a partir de la fecha de la solicitud de seguimiento.

Si el proceso de certificación del CDR se gestiona por correo postal, la solicitud de seguimiento también deberá imprimirse y enviarse manualmente al asociado en la ejecución.

PASO

Recepción del CDR certificado.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Si el CDR es certificado en la plataforma CDR Bridge por el oficial certificador del asociado en la ejecución, el CDR se marca en verde.

Si no se recibe respuesta dentro de los 15 días desde la segunda solicitud, el CDR se marca en azul y se considera aceptado.

Si el asociado en la ejecución devuelve una copia impresa certificada del CDR, esta debe escanearse y cargarse en la plataforma CDR Bridge.

El personal de programa del PNUD debe hacer seguimiento de los CDR rechazados y tomar las medidas correspondientes.

PASO

El CDR certificado del cuarto trimestre (Q4) es requerido por las empresas auditoras como base para auditar los gastos de los proyectos de implementación nacional.

PARTE RESPONSABLE

Empresas de auditoría (proveedores de servicios)

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI) exige que las empresas auditoras que realizan auditorías financieras HACT o auditorías DIM incluyan en sus informes de auditoría una copia del CDR firmado del cuarto trimestre (Q4). Por lo tanto, a fin de año las oficinas deben asegurarse de que todos los CDR de Q4 estén debidamente certificados.

1	PASO Garantizar que el presupuesto del proyecto aprobado (preparado por la entidad implementadora en estrecha consulta con el Oficial de Programa) y los fondos del proyecto (asignación/ASL o efectivo) estén correctamente ingresados en Quantum: i) Módulo de Proyectos ii) Control Presupuestario	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las oficinas deben tener presente que en Quantum todos los anticipos del PNUD consumen presupuesto del proyecto tanto en el Módulo de Proyectos como en el presupuesto de tesorería del Libro Mayor. Esto requiere que las oficinas aseguren que los presupuestos de los proyectos estén correctamente configurados antes de procesar cualquier anticipo. Particularmente en relación con los anticipos corporativos a agencias, el presupuesto del proyecto debe estar configurado inmediatamente después de la firma de los acuerdos y antes de que las agencias comiencen a enviar solicitudes de anticipo al GSSC para su revisión, aprobación por CFRA y pago.
2	PASO Para fondos básicos y no básicos: La agencia presenta una solicitud de anticipo de fondos. El Oficial de Programa debe vigilar que el anticipo solicitado por las agencias, así como la implementación y la liquidación posteriores, sean coherentes con el AWP, el presupuesto del proyecto y el plan del proyecto. Las agencias envían su solicitud de anticipo junto con los acuerdos firmados y la documentación de respaldo directamente a GSSC Agencies para el análisis inicial. El GSSC remite los resultados del análisis con recomendaciones al CFRA para la revisión y aprobación final. Una vez aprobado, el GSSC liberará los pagos.	PARTE RESPONSABLE Oficial de Programa / Agencias / Agencias del GSSC / CFRA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Las agencias presentan PDR trimestrales acumulados a la unidad GSSC Agencies, que supervisa su carga en UNEX; se reconocen los gastos y se liquidan los anticipos en Quantum AP, con su registro final en el Libro Mayor. Todos los PDR deben basarse en el principio de devengo conforme a las IPSAS.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Cada trimestre, una vez procesados los PDR y comunicada la notificación de cierre del Libro Mayor por CFRA/FPMR/OFM, los Oficiales de Programa deben realizar las siguientes tareas: (a) Revisar todos los gastos PDR en UNEX o en los detalles de gastos del proyecto en el Libro Mayor, para garantizar que: Sean coherentes —técnica y financieramente— con el AWP, el presupuesto del proyecto y el plan de cuentas, asegurando que únicamente se registren gastos válidos y en el período en que se recibieron los bienes o se prestaron los servicios. Se encuentren dentro del presupuesto disponible del proyecto y de los límites autorizados de gasto (ASL/AX1), evitando sobre-ejecuciones. Si el PDR de una agencia no está disponible al cierre del año, la oficina de país debe contactar al GSSC Agencies para asegurar que los gastos estimados del período sean ingresados en el sistema. Este control es crucial porque los gastos de los PDR no necesariamente son revisados por los Oficiales de Programa antes de ser procesados en UNEX y contabilizados en el Libro Mayor. (b) Revisar en UNEX los PDR rechazados y comunicados por GSSC Agencies, garantizando que se resuelvan las causas del rechazo. (c) Cuando corresponda, ajustar en UNEX el ejercicio automático de prorrateo (UNEX prorratea costos en función de donantes y actividades que no existen en los presupuestos estándar de las agencias de la ONU). (d) Dar seguimiento a los homólogos de las agencias para resolver asuntos pendientes relacionados con gastos rechazados o en disputa. Determinar si algún gasto PDR debe rechazarse o si el plan contable debe ajustarse. Si procede una corrección o un rechazo (por ejemplo, por gastos superiores al presupuesto), notificar al GSSC Agencies con documentación justificativa.	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Revisar el UN Account Analysis Report y los informes del Módulo de Proyectos para verificar saldos y detalles de actividades. Consultar el estado presupuestario en el Módulo Presupuestario. GSSC proporciona explicaciones detalladas sobre los mensajes de error en PDR rechazados, sus causas y la acción requerida. Los gastos válidos no registrados debido a un rechazo de UNEX constituyen un pasivo para el PNUD. GSSC Agencies garantizará que los gastos rechazados sean revertidos de los registros de la agencia y no vuelvan a aparecer en PDR futuros.
5	PASO Los PDR validados se procesan en UNEX y la información se integra en Quantum AP para registrar los gastos y liquidar los anticipos asociados.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Los saldos de la Cuenta de Compensación del Proyecto (PCA) se concilian con cada agencia de la ONU mediante el informe Schedule 12(a), que es el reporte trimestral de conciliación interinstitucional utilizado entre el PNUD y otras agencias.	PARTE RESPONSABLE GSSC Agencies	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO De forma continua, se revisan los gastos registrados en Quantum para garantizar que estén correctamente declarados. Puede utilizarse el UN Account Analysis Report para este fin.	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

PASO

Enviar al PNUD los formularios FACE firmados, junto con copias de la documentación justificativa cuando sea necesario, incluida la Plantilla de Estimación de Costos Desglosada del PNUD (ICE). Conservar toda la documentación justificativa original.

PARTE RESPONSABLE

Asociado

Plantilla/Directriz

Plantilla de Estimación de Costos Desglosada del PNUD (ICE) (en inglés)

Plantilla del formulario FACE

Notas explicativas

Dado que el Asociado es responsable de las adquisiciones, las copias de la documentación justificativa solo se proporcionarán cuando el PNUD las solicite específicamente, cuando se considere necesario un mayor nivel de supervisión.
El formulario FACE firmado por el funcionario designado constituye la documentación justificativa utilizada por el PNUD para tramitar el pago.

PASO

Asegurar que la firma consignada en el formulario FACE coincida con el registro de firmas autorizadas del Asociado.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno – primera aprobación

Dado que la adquisición ha sido realizada por el Asociado, la transacción del PNUD comienza con una factura en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, independientemente del importe.

PASO

Revisar la solicitud y la documentación de respaldo, cuando corresponda, para evaluar su razonabilidad y coherencia con el presupuesto del proyecto y el plan de trabajo anual.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Confirmar que la solicitud se encuentre dentro del presupuesto disponible del proyecto en Quantum y de los recursos disponibles.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Informe de Análisis de Cuentas (Power BI) y el Informe de Saldo del Presupuesto del Proyecto en Quantum pueden utilizarse para supervisar los gastos y presupuestos declarados por el Asociado.

PASO

Asegurar que se proporcionen el nombre del proveedor, la dirección y los datos bancarios completos.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Revisar periódicamente el archivo maestro de proveedores para evitar la duplicación de proveedores.

PASO

Verificar que el proveedor sea legítimo, que no figure en la lista del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas relativa a terroristas y financiadores del terrorismo, y que no figure en la lista del PNUD de proveedores suspendidos o excluidos.

Si el proveedor no existe previamente, crear y aprobar el perfil del proveedor en Quantum.

Cuando se utilice la funcionalidad de acceso externo de Quantum, el Asociado creará el perfil del proveedor y las facturas del módulo de Cuentas por Pagar (AP). Antes de aprobar el proveedor y la factura de pago, el PNUD deberá verificar al proveedor.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de mantenimiento de compradores y proveedores, nivel aprobador / Aprobador del GSSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Consultar el panel de LexisNexis para confirmar si el proveedor figura en listas de sanciones. En tal caso, la Oficina deberá ponerse en contacto con el Comité de Revisión de Proveedores (VRC) para recibir orientación sobre cómo proceder con los pagos pendientes al proveedor sancionado.

PASO

Cuando todo esté en orden, el formulario FACE deberá ser aprobado por el Jefe de la Oficina, aceptar la solicitud de pago y generar la factura en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, firmarla y presentarla al funcionario aprobador.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas,

Aprobador de la Oficina de País del PNUD

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los pagos directos solo deberán efectuarse en moneda local. Las solicitudes de pagos en moneda no local deberán presentarse a la Tesorería de la Sede del PNUD para su aprobación, de conformidad con el POPP.

Cuando el documento del proyecto o el plan de trabajo anual identifiquen claramente actividades y gastos que deban realizarse en moneda no local, no será necesaria la aprobación de la Tesorería de la Sede del PNUD.

Todos estos casos deberán ser aprobados por el Jefe de la Oficina.

Las oficinas deberán presentar al GSSC la documentación justificativa necesaria relacionada con los desembolsos en moneda no local.

PASO

Rechazar la solicitud de pago cuando los resultados de la revisión no sean satisfactorios.

Comunicarse con el Asociado para resolver los asuntos controvertidos.

Tener en cuenta cualquier otra información que pudiera impedir al PNUD efectuar el pago, incluidos indicios de fraude, y solicitar explicaciones adecuadas al Asociado cuando corresponda.

PARTE RESPONSABLE

Aprobador de la Oficina de País del PNUD

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar la factura de Quantum, los formularios FACE y la documentación justificativa para verificar su coherencia y la autorización correspondiente, incluida la firma por un funcionario autorizado.

PARTE RESPONSABLE

Segundo aprobador del GSSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno – segunda aprobación

PASO

Desembolsar los fondos. Véase Desembolso de fondos (realización de pagos).

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno – tercera aprobación.

PASO

Informar al Asociado cuando se hayan efectuado los pagos.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Rechazar el gasto cuando se disponga de información que ponga en duda la idoneidad de los pagos directos ya efectuados.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

En Quantum, los gastos registrados derivados de pagos directos se revierten en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum y se reconoce la correspondiente cuenta por cobrar en la cuenta contable GL 14095, Cuentas por cobrar a no funcionarios, varios.

1	PASO PPR – selección de facturas para pagos: Establecer los criterios seleccionando el rango de fechas, la moneda, el método de pago y la cuenta bancaria – Grupo de pago.	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Revisar las facturas seleccionadas por el PPR antes del desembolso: Verificar todos los detalles de los documentos de respaldo de las facturas AP aprobadas. Cuando esto no sea posible debido a grandes volúmenes, revisar el lote para asegurar razonabilidad. Revisar facturas AP inusuales, como montos elevados, proveedores desconocidos, pagos inusuales a personal, etc. Imprimir la lista de facturas seleccionadas (Pay List) y utilizarla para controlar la emisión de cheques cuando los cheques sean recogidos en la oficina. Marcar en la lista los pagos rechazados. Firmar, fechar y archivar una copia de la Pay List como evidencia del control interno de revisión. Instruir al personal de finanzas para anular o cancelar los pagos rechazados según corresponda.	PARTE RESPONSABLE Oficial superior de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Control interno clave - tercera y última aprobación de los gastos.
3	PASO Anular o cancelar pagos según instrucciones del Oficial Superior de Finanzas cuando las facturas no estén aprobadas.	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Presentar cheques para firma junto con la documentación de respaldo: montos y beneficiario coinciden con facturas AP aprobadas.	PARTE RESPONSABLE Firmantes de cheques (firmantes dobles)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los cheques deben estar firmados por al menos dos firmantes.
5	PASO Pagos manuales: Seleccionar la opción “registrar” en la pestaña de pagos de la factura AP para efectuar el pago. Añadir el número de cheque o la referencia del pago, según corresponda. Emitir manualmente un cheque, asegurándose de que el monto, fecha, beneficiario y número de cheque coincidan con la entrada en Quantum.	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El pago manual se usa preferiblemente para partidas reflejadas en los estados bancarios pero no en el libro de caja, como intereses o cargos bancarios. Las consultas e informes de QUANTUM pueden utilizarse para monitorear excepciones de pago.
6	PASO Revisión de pagos manuales – revisar lo siguiente antes de la firma y envío: Verificar todos los montos, monedas, beneficiarios y fechas contra las facturas AP aprobadas. Repetir el paso 3 para la firma del pago manual.	PARTE RESPONSABLE Oficial superior de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO Oportunidad en el registro de las entradas en Quantum: Asegurar que la entrada en Quantum se realice antes de emitir un cheque al proveedor. En situaciones de emergencia, el pago manual puede registrarse después de emitir el cheque, pero siempre dentro de las 48 horas. Comunicar por escrito al Tesorero cualquier caso donde la entrada no pueda registrarse dentro de 48 horas.	PARTE RESPONSABLE Oficial superior de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Registrar en Quantum y emitir un cheque son tareas separadas - se requiere especial atención para evitar retrasos.
8	PASO Emisión, firma y custodia de cheques: Mantener los cheques no entregados o no enviados en un lugar seguro dentro de la Unidad de Finanzas; fuera del horario laboral deben guardarse en la caja fuerte. Durante las horas laborales, también deben mantenerse en custodia segura del funcionario responsable. Comparar los cheques con la Pay List antes de entregarlos. Mantener un registro de emisión de cheques, con verificación de identidad del beneficiario y firma de recepción. Si un cheque no es recogido dentro de 5 días, debe cancelarse y emitirse uno nuevo cuando se requiera.	PARTE RESPONSABLE Oficial superior de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
9	PASO Gestión de cheques: Solicitar al banco que proporcione cheques numerados correlativamente. Si tal numeración no existe, la oficina deberá numerarlos correlativamente, con tinta, comenzando con el número 1, al recibirlos. La secuencia debe continuar sin interrupción para los talonarios subsiguientes. Informar al Tesorero si, por cualquier motivo, el banco local no puede proporcionar cheques con el nombre oficial de la cuenta.	PARTE RESPONSABLE Oficial superior de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El inventario de talonarios debe controlarse mediante un registro. Todos los cheques deben estar contabilizados. Solo un talonario debe usarse a la vez por cada cuenta bancaria; los talonarios de repuesto deben mantenerse bajo la custodia del Representante o su delegado. Los cheques no deben tener tachaduras o correcciones. Si se comete un error en cualquier campo, debe anularse y emitirse uno nuevo. Los cheques deben emitirse a un beneficiario que sea el proveedor de bienes y/o servicios según la documentación de respaldo y debe coincidir con el registro del proveedor en Quantum. Los cheques nunca deben emitirse a terceros o beneficiarios indefinidos (p. ej., portador, efectivo). Las oficinas deben enviar cheques junto con la boleta de depósito al Tesorero para depósito en la cuenta ZBA si el cheque es superior a USD 50 000 y no está girado sobre un banco local. Los cheques deben listarse en el resumen de anexos del valija. La boleta debe indicar la cuenta contable de Quantum a acreditar y el propósito del pago (p. ej., reembolso de billetes aéreos no utilizados). Cada oficina debe disponer de una caja fuerte segura donde almacenar talonarios no utilizados y, si es necesario, fondos oficiales. Nunca deben guardarse bienes o fondos personales en la caja fuerte del PNUD. Las oficinas autorizadas a operar cuentas de efectivo deben preparar un conteo diario certificado del efectivo disponible.
10	PASO Gestión de cheques perdidos o dañados Si un cheque se pierde o se daña, se debe preparar una carta al banco solicitando detener el pago. La carta debe contener: fecha de emisión, beneficiario y monto. Enviar solicitudes de suspensión de pago en cuentas de saldo cero al banco con copia al Tesorero. Enviar una carta de indemnización (Formulario F.18) al beneficiario del cheque perdido. Devolver el original firmado a la oficina. Cancelar la factura contra la cual se emitió el cheque perdido una vez que se reciba la confirmación bancaria de suspensión de pago y la carta de indemnidad firmada del beneficiario. Anular la factura de pago en Quantum para revertir el asiento. Incluir la factura en el siguiente PPR o usar pago manual para crear un cheque/EFT de reemplazo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si se devuelve un cheque dañado, se aplicarán los mismos procedimientos que para un cheque perdido, excepto que no se debe emitir una orden de suspensión de pago ni una carta de indemnización. El cheque dañado debe conservarse para conciliación.
11	PASO Gestión de cheques anulados y cheques devueltos sin cobro Si un cheque es devuelto sin cobrar o debe anularse debido a un error, debe anularse y el pago colocarse en espera para reemisión. El cheque anulado debe conservarse. Cualquier cheque pendiente de compensación durante 2 meses o más debe seguirse con el beneficiario. Si se confirma que se perdió, se sigue el procedimiento anterior. Si se encuentra pero no puede ser honrado por el banco debido a fecha antigua u otra imperfección, debe devolverse, anularse y sustituirse por uno nuevo. Si hay cheques pendientes durante 6 meses o más pese al seguimiento, el pago debe anularse y aplicar el procedimiento de cheque perdido. Todos los cheques de cuentas del PNUD deben indicar “No válido después de X días”, donde X es el período local de validez.	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Revisar los informes de excepciones del Panel de Finanzas relacionados con facturas AP y PO: tomar acciones para asegurar que las excepciones sean resueltas oportunamente	PARTE RESPONSABLE Oficial superior de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Control interno clave.

1	PASO Generar / crear Orden de contrato / Orden de compra	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
1.1	PASO Existen tres estilos de documento para Órdenes: Orden de compra Orden de contrato Orden de trabajo contractual Orden de compra Similar a Atlas. Incluye la obligación de fondos, los calendarios y las distribuciones. Líneas basadas en importe fijo, tarifa o cantidad. Las líneas de la orden de compra pueden estar asociadas a Acuerdos / LTA o creadas a partir de ellos. Orden de contrato La Orden de contrato es un concepto nuevo en Quantum que combina las plantillas jurídicas del contrato y los entregables con la obligación de fondos de la Orden de compra. Esto significa que no se requiere una Orden de compra adicional para una Orden de contrato. Líneas basadas en importe fijo, tarifa o cantidad. Incluye la fecha de inicio y la fecha de finalización del contrato, además de los entregables definidos en los calendarios. Orden de trabajo contractual La Orden de trabajo contractual es similar a la Orden de contrato, pero está adaptada para obras civiles y contratos únicamente de servicios, por ejemplo para Consultores Individuales. No incluye Incoterms ni información de envío. Solo admite líneas del tipo “Precio fijo”. La descripción del calendario es editable. Esto permite que los compradores creen o procesen con frecuencia una sola línea proveniente de una Solicitud o Requisición que represente únicamente lo que se debe adquirir (por ejemplo, “Consultor”), e ingresen la información detallada de los entregables en el calendario. Opción futura: confirmación del trabajo por parte de los proveedores en el Portal de Proveedores, con aprobación y recepción automática.	PARTE RESPONSABLE Compradores	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
1.2	PASO Una vez completada, la Orden de contrato u Orden de compra debe contener suficiente información para que sea legalmente válida, para reservar fondos y para permitir la generación de informes.	PARTE RESPONSABLE Compradores	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Aplicar condiciones del contrato El comprador debe añadir las Condiciones del contrato para crear un contrato legalmente válido.	PARTE RESPONSABLE Compradores	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Aprobar la Orden de contrato y la Orden de compra Todas las Órdenes de contrato y Órdenes de compra se envían para aprobación. El proceso tiene múltiples propósitos: Validación de datos Anulación del control presupuestario Aprobación financiera / presupuestaria Aprobación de adquisiciones Control de modificaciones de proveedores El comprador puede previsualizar el flujo de aprobación y los futuros aprobadores utilizando la opción “Gestionar aprobaciones”. El proceso incluye controles de validación de datos que deben confirmarse antes de enviar la orden para aprobación: El solicitante debe tener un valor asignado El solicitante no debe ser un comprador	PARTE RESPONSABLE Gerente aprobador de órdenes de compra (PO)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

1	PASO Limpieza de órdenes de compra (PO) y limpieza de cuentas por pagar	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Algunas notas sobre la limpieza de las órdenes de compra: El proceso de limpieza debe incluir las PO y las facturas que se hayan preparado en nombre de otras agencias. Los contratos de facturación de PO recurrentes se procesan completamente tan pronto como se aprueban (es decir, no se requiere envío) y no se registran en Proyectos. Una vez vencido el plazo para la limpieza, cualquier orden de compra pendiente que tenga una fecha presupuestaria igual o anterior al cierre de mes puede ser cancelada. Si la orden de compra sigue siendo necesaria, será necesario crear una nueva orden de compra. Para cualquier orden de compra que siga pendiente después del plazo y que no tenga el estado de “validada”, la OFM intentará reservar fondos en la orden de compra. Si se valida, no se tomarán otras medidas. Si no supera la validación, la OFM cerrará la orden de compra. Si la orden de compra sigue siendo necesaria, será necesario crear una nueva orden de compra.
2	PASO Revisión de facturas de cuentas por pagar (AP) pendientes de pago Use el infolet o el payable dashboard para revisar las facturas que requieren atención (ya sea “pending approval”, “rejected”, “invoices on hold” o “instalment on hold”).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si la lista de facturas pendientes de pago incluye facturas que se pagaron mediante cheques manuales, registre el pago de inmediato. Cuando el cheque manual se haya liquidado en el banco en el año X, si el año X ya está cerrado, deberá registrar el pago con una fecha contable del año X+1. Utilice la fecha real de pago al proveedor (la fecha en la que se emitió el cheque o en la que el pago se liquidó en el banco) como fecha de pago para el pago manual. Para facturas duplicadas o antiguas (que nunca se pagarán), cancele la factura. Vaya a Payables, busque la factura, invoice action y seleccione “Cancel Invoices”. Tenga en cuenta que solo la persona aprobadora tiene acceso para cancelar facturas. Este proceso se aplica a facturas con PO, facturas sin PO y prepagos.
3	PASO Mantenimiento de los registros de activos e inventario físico Si bien el inventario físico de los activos de la oficina debe realizarse dos veces al año, es decir, a mitad de año en junio y al final del año en diciembre, las oficinas del PNUD deben mantener registros de activos precisos durante todo el año. Esto significa registrar de manera adecuada y oportuna todos los activos adquiridos, transferidos o dados de baja. Los compradores son responsables de registrar los activos (bienes valorados en 5.000 USD o más) al crear las órdenes de compra.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El punto focal de activos en la oficina es responsable de asegurarse de que los números de serie se registren en Quantum tan pronto como se reciban los bienes y de garantizar que, si se adquiere más de un artículo con una misma orden de compra, los activos se “uniticen” y el número de serie detallado de cada activo se ingrese en el módulo de Activos Fijos. El/la Representante Residente es responsable de aprobar la baja de los activos del PNUD. El/la Gerente de Operaciones o el/la DRR/O es responsable de registrar oportunamente las bajas después de la revisión y recomendación del CAP.
4	PASO Revisión de las filas de cargos Las filas de cargos son una fuente importante de ingresos extrapresupuestarios (XB) para muchas oficinas. La oficina recibe los ingresos cuando la Unidad de Gestión de Información y Tecnología (ITM) ejecuta el proceso para registrar las filas de cargos en el GL. Por lo tanto, es fundamental que las filas de cargos se calculen y registren correctamente antes del cierre.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los cargos generados pueden revisarse en el Agency Portal antes de su registro en el GL.
5	PASO Limpieza de cuentas por cobrar (AR) Existen dos tipos de recibos en AR: recibos estándar (Standard Receipts) y recibos misceláneos (Miscellaneous Receipts). El usuario puede buscar todos los recibos no aplicados desde el módulo de AR seleccionando “unapplied” en el campo State en manage receipts; la lista de recibos se mostrará y los usuarios podrán exportarla a Excel.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Revisión de anticipos NEX (NEX Advances) Los anticipos son equivalentes a prepagos en Quantum; existen 3 informes del Libro mayor general que la Oficina de País puede utilizar para determinar los saldos: Informe de antigüedad de NEX (NEX Aging Report) Informe de análisis de cuentas de la ONU (UN Account Analysis Report) en la pestaña General Accounting Inquiry and Reporting en la pestaña General Accounting > General Accounting Dashboard > haga clic en el icono Tasks en el lado derecho > seleccione Inquire and Analyze Balance o Inquire on Detail Balances.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Esto proporcionará los saldos de cada oficina correspondiente para todos los saldos de proyectos. Para cada saldo de proyecto, asegúrese de que: Coincida con el saldo del último Informe Financiero (FR) del gobierno. Coincida con el extracto bancario de ese proyecto proporcionado por el gobierno o con los saldos del Informe Financiero frente al Reconciliación Bancaria. Cualquier ajuste se cargue o se abone a los gastos del año en curso. Edite las facturas en el módulo de Cuentas por pagar (Payables).
7	PASO Actualización del calendario de mano de obra (Labour Schedule) para los registros de nómina Las Oficinas de País y las unidades de la Sede son responsables de actualizar el calendario de mano de obra, que es un requisito previo para registrar las transacciones de nómina en la Gestión de la cartera de proyectos y en el Libro mayor general.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Cada mes, ejecute los informes de excepciones del calendario de mano de obra (Labour Schedule Exception Reports) para asegurarse de que los atributos del proyecto sean válidos y que no haya discrepancias entre el puesto y la distribución de la mano de obra. Véase la captura de pantalla de Quantum a continuación para la navegación.
8	PASO Limpieza de asientos de diario del Libro mayor general (GLJE) pendientes Como se mencionó anteriormente, los asientos de diario del Libro mayor general (GLJE) pendientes son GLJE que se han creado pero que aún no se han contabilizado en el GL. Los GLJE pendientes contribuyen a inconsistencias entre los informes de KK y GL. Los GLJE pendientes que han superado la verificación presupuestaria se incluyen en KK pero no en el GL. Por lo tanto, es importante que los GLJE pendientes se contabilicen o se eliminen si no son necesarios. Los GLJE eliminados ya no aparecen en el Control de compromisos (Commitment Control).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Revise todos los diarios no contabilizados que figuran en requiring attention, incomplete y import errors.
9	PASO Protocolo para el uso de códigos de fondos y de donantes A fin de establecer coherencia entre las regiones para el registro en Quantum de los fondos proporcionados por los Bancos de Desarrollo al PNUD, ya sea directamente o a través de los gobiernos de los países del programa, se ha elaborado el siguiente protocolo para promover el uso coherente de los códigos de fondos y de donantes, especialmente cuando los fondos se reciben de Bancos de Desarrollo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Para los gobiernos, los códigos de donante deben contener el nombre del país (por ejemplo, Government of Colombia) o el código ISO de tres letras del país seguido de la descripción del ministerio o entidad {por ejemplo, COL - Alcaldía de Barranquilla}. Los códigos de donante que no incluyan el código ISO no podrán seguir utilizándose a menos que la OFA edite el código existente para incluir el código ISO. Los códigos de donante existentes en español pueden seguir utilizándose siempre que el código ISO exista. Los nuevos códigos de donante deben estar en inglés. A continuación se indican los códigos de donante para los principales bancos de desarrollo: a. Banco Mundial {IBRD} = 000015 b. Banco Interamericano de Desarrollo = 000016 c. Banco Africano de Desarrollo = 000017 d. Banco Asiático de Desarrollo = 000018 e. Banco Centroamericano de Integración Económica [CABEI] = 000275 Nota: Si un proyecto tiene más de un ministerio del gobierno como donante, por ejemplo, el ministerio de salud y el ministerio de finanzas, cada donante debe tener su propio código. Códigos de fondo a. Banco Mundial = 30011 b. Banco Interamericano de Desarrollo (BID) = 30021 c. Banco Africano de Desarrollo = 30031 d. Banco Asiático de Desarrollo = 30041 e. Banco Centroamericano de Integración Económica {CABEI} = 30061 Nota: Si un proyecto tiene más de un préstamo del mismo donante, utilice el siguiente número de fondo secuencial, por ejemplo, 30021 = préstamo BID n.º 1 y 30022 = préstamo BID n.º 2. Los fondos 30071, 30072, 30073, etc. ya no se utilizarán para registrar fondos de Bancos de Desarrollo. Estos códigos de fondo solo se utilizarán para fondos gubernamentales que no se originen en Bancos de Desarrollo. Sin embargo, es aceptable utilizar estos códigos para registrar fondos gubernamentales proporcionados en apoyo de préstamos de Bancos de Desarrollo (por ejemplo, el pago de Servicios de Gestión General – GMS – por parte del gobierno).

1	PASO La creación de un pedido electrónico / requisición electrónica incluye los siguientes pasos principales: Definición del producto Finalizar pedido (Checkout)	PARTE RESPONSABLE Solicitante / Proveedor	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Definición del producto: a) Actualizar las preferencias de requisición para usar valores predeterminados en todas las requisiciones. b) Buscar los artículos en la barra de búsqueda. c) Si el producto existe – seleccionar el producto (LTA) o los artículos. d) Si el producto no existe, definir el producto – UNSPSC. e) Buscar artículos utilizando “Comprar por categoría”. f) Crear una solicitud utilizando “Solicitar artículos fuera del catálogo” en “Más tareas”. g) Completar la información de cada línea: Descripción, categoría, cantidad y monto. h) Agregar al carrito. i) Repetir los pasos (e) y (f) para cada línea adicional. j) Si existe un producto predefinido o un LTA para la necesidad, el Solicitante solo ingresa la cantidad y selecciona “Agregar al carrito”. k) Para LTAs, la información puede variar según el acuerdo. El objetivo es proporcionar suficiente información, incluidos enlaces a las páginas de los productos, para que el Solicitante pueda seleccionar correctamente el artículo.	PARTE RESPONSABLE Solicitante / Proveedor	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Finalizar pedido (Checkout) a) Hacer clic en el ícono del carrito y luego en “Revisar”. b) Completar los detalles de cada línea: fecha de entrega, uso del activo, imputación presupuestaria (COA). c) Utilizar “Administrar aprobaciones” para verificar quién puede aprobar y hacer clic en “Enviar” para enviar la requisición para aprobación.	PARTE RESPONSABLE Solicitante / Proveedor	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Aprobación del pedido electrónico / requisición electrónica a) El Gerente del Proyecto revisa y aprueba el pedido electrónico / requisición. b) Alternativamente, el aprobador puede abrir la requisición y solicitar información adicional.	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

Subscribe to

Policy Areas

Valoración de las contribuciones de los gobiernos para sufragar los gastos locales de las oficinas (GLOC) de la contribución en especie del Gobierno del país receptor

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Conservación de Documentos, Protección de Datos e Imprevistos

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Mantenimiento y uso del plan de cuentas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas