| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1	PASO Asegurarse que todos los acuerdos (nuevos y renovados a partir del 1 de enero de 2014) se ajustan a la nueva política de recuperación de costes.	PARTE RESPONSABLE Oficina del PNUD y gestores de fondos	Plantilla/Directriz Acuerdos y plantillas de financiación (en inglés)	Notas explicativas La renovación de los acuerdos existentes con contribuciones adicionales debe modificarse con nuevas tasas de recuperación de costes; véase Acuerdos y plantillas de financiación (en inglés).
2	PASO Revisar periódicamente el promedio del Apoyo General a la Gestión (GMS) cargado a los proyectos para garantizar que se introducen en Quantum las tarifas correctas y más recientes.	PARTE RESPONSABLE Oficina del PNUD y gestores de fondos	Plantilla/Directriz Informes OFM -Informe de excepciones de Apoyo General a la Gestión (GMS) (en inglés)	Notas explicativas Reporte de OFM: Recuperación de costes - Tarifas medias del Apoyo General a la Gestión (GMS) (en inglés)
3	PASO Solicitar la aprobación de cualquier desviación, excepción o tarifa especial de SGC antes de firmar el acuerdo con el donante.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Plantilla: Memorándum de Acción para el Administrador Adjunto y el Director de la Oficina de Servicios de Gestión (en inglés)	Notas explicativas Consulte la plantilla: Memorándum de Acción para el Administrador Adjunto y el Director de la Oficina de Servicios de Gestión (en inglés) con las justificaciones pertinentes para el director de BMS. La oficina solicitante debe obtener el visto bueno de BMS/OFM antes de su presentación.
4	PASO Revisar las solicitudes de excepciones en las tarifas de Apoyo General a la Gestión (GMS).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se informa al Comité Ejecutivo de las tarifas de Apoyo General a la Gestión (GMS) no estándar.
5	PASO Aprobar las distribuciones internas del Apoyo General a la Gestión (GMS), como los Fondos Verticales.	PARTE RESPONSABLE Oficina Ejecutiva	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Informe sobre el promedio de Apoyo General a la Gestión (GMS) por fuente de financiación y departamentos presupuestarios	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO Informe al Consejo Ejecutivo sobre todos los casos de exención.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

1	PASO Evaluar y documentar las razones de cualquier recomendación formulada para llevar a cabo las Operaciones de Caja, incluido el entorno externo, la evaluación de los servicios bancarios, los riesgos operativos potenciales para la oficina en el país y su personal, y las estrategias y procedimientos de mitigación de riesgos	PARTE RESPONSABLE Jefe de la oficina en el país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Revisar y aprobar la recomendación de la oficina en el país para las Operaciones de Caja.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Firmar las recomendaciones como aprobación final	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Reevaluar, anualmente o cuando cambie el entorno externo, lo que ocurra primero, la disponibilidad de un sistema/servicios bancarios funcionales en la oficina en el país y/o en la ubicación del proyecto	PARTE RESPONSABLE Jefe de la oficina en el país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Revisar la evaluación y validar la recomendación a través de fuentes externas (organismos de la ONU, ONG y socios bancarios).	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Comunicar la decisión de aceptar o rechazar la recomendación.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se celebrarán consultas entre las partes implicadas en el proceso para garantizar que la recomendación es adecuada para apoyar la actividad en curso de la oficina en el país y mitigar los riesgos. En cada caso, el Tesoro emitirá directrices y procedimientos operativos normalizados en función de las circunstancias de la situación que requiera que una oficina en un país realice operaciones de caja.

1	PASO La conciliación manual de cuentas bancarias requiere cotejar las transacciones de los submódulos AP, AR y TR en Quantum con las transacciones de los extractos bancarios cargados manualmente en Quantum mediante una hoja de cálculo. Una vez cargada la hoja de cálculo, debe activarse el botón de conciliación automática para conciliar el extracto y el sistema. Las entradas que coincidan se marcarán como Conciliadas en Quantum. Quantum considerará la fecha de los valores en el extracto como la fecha de conciliación.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Los saldos bancarios de apertura y cierre también se cargan automáticamente en Quantum. Los saldos pueden consultarse en la siguiente navegación de Quantum: Gestión de Caja>Estados bancarios y conciliación>Barra de tareas>Estados bancarios>Gestionar estados bancarios	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Los pagos o depósitos no identificados deben contabilizarse inmediatamente en Quantum como facturas AP para los pagos o depósitos AR para los depósitos una vez identificados. En el caso de que los pagos o depósitos sigan sin identificarse en la fecha de finalización, la partida deberá permanecer pendiente en las líneas del extracto con el estado no conciliado. Una vez identificadas y registradas en el mes siguiente tras el cierre del periodo anterior, las partidas deberán conciliarse y se contabilizarán en el Libro Mayor de Caja en el periodo abierto en el que estén registradas.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Si cree que la partida no identificada en el extracto bancario es un error por parte del banco, la partida permanecerá en la línea del extracto y sólo se conciliará una vez que la anulación se refleje en el extracto.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Después de cada ejecución de Global Payroll, ya sea mensual o semestral, GSSC B2B comparará la nómina registrada en el sistema en la página de conciliación manual con el pago de la nómina en el extracto y lo conciliará. Cualquier discrepancia entre el sistema y el extracto se trata de forma diferente en función de la tolerancia. Si la diferencia está dentro de la tolerancia permitida, el pago se marca como conciliado y la diferencia se transfiere a través de asientos de la Gestión de Caja al Libro Mayor y no a través de Nómina. En el caso de que la diferencia esté fuera de la tolerancia permitida, el Gestor de Nóminas y la Oficina Nacional deben resolver la discrepancia.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B / GSSC Nóminas / Finanzas de la Oficina Nacional	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

PASO

Los extractos bancarios electrónicos del día anterior de las cuentas bancarias que forman parte de la Interfaz Global del PNUD se reportan y cargan diariamente utilizando la siguiente navegación en Quantum:

Gestión de caja>Estados de cuenta y conciliación. Cada extracto bancario se carga con un ID de extracto, la fecha de finalización del extracto y el número de líneas del extracto.

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Establezca controles para garantizar que los extractos cargados coinciden con los declarados.

Los extractos bancarios pueden revisarse en Quantum utilizando la siguiente navegación.

Informes y análisis>Catálogo de navegación>Financiero>Gestión de caja>Estados bancarios>

PASO

Los saldos bancarios de apertura y cierre también se cargan automáticamente en Quantum. Los saldos pueden consultarse en la siguiente navegación de Quantum: Gestión de Tesorería>Estados bancarios y conciliación>Barra de tareas>Estados bancarios>Gestionar estados bancarios

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los saldos bancarios de apertura y cierre pueden cargarse manualmente utilizando la siguiente navegación.

Gestión de caja>Estados bancarios y conciliación>Barra de tareas>Estados bancarios>Crear estados bancarios

PASO

La conciliación automática se ejecuta como un proceso por lotes de forma centralizada y concilia las transacciones de los extractos bancarios más recientes cargados en Quantum con las transacciones de los submódulos de Cuentas a Pagar (AP), Cuentas a Cobrar (AR) y Tesorería (TR).

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Excepciones de la conciliación automática

Para cada regla de conciliación automática uno a uno, las excepciones se buscan en el siguiente orden:

1) Ambiguo - Esta excepción se produce cuando hay más de una transacción de aplicación que podría coincidir con la línea o la transacción podría coincidir con más de una línea de extracto.

2) Fecha - Esta excepción se produce cuando una transacción del sistema cumple todos los criterios de correspondencia excepto que la fecha de la transacción está fuera del rango de tolerancia.

3) Importe - Esta excepción se produce cuando una transacción del sistema cumple todos los criterios de correspondencia excepto que el importe de la transacción está fuera del intervalo de tolerancia.

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las transacciones con excepciones deben ser investigadas y conciliadas por GSSC B2B.

PASO

Entregar obras

PARTE RESPONSABLE

Proveedor

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Finalización de hitos/obras

PASO

Presentar la documentación de las obras realizadas

PARTE RESPONSABLE

Proveedor

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Presente al supervisor (Jefe de Proyecto / Solicitante) la documentación justificativa adecuada, como un PC, un informe, una hoja de horas, etc., de los trabajos realizados.

PASO

Preparar la factura AP

PARTE RESPONSABLE

Directamente por el proveedor a través del Portal de Proveedores (preferible por transparencia y eficiencia del proceso de pago) o indirectamente a través del personal de finanzas y de los gestores del PNUD.

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los documentos presentados a través del portal del proveedor se almacenan electrónicamente. El personal financiero custodia las copias impresas de los documentos justificativos.

Personal de finanzas / gestores:

Comprobar la exactitud del importe del pago.
Asegurarse de que la modalidad de pago es correcta.
Asegurarse de que el campo del cuadro de distribución y PPM es correcto.
Confirmar que el pago no se ha efectuado ya. Verificar los datos bancarios del proveedor.
Asegurarse de que las notas de crédito recibidas se compensan con el importe pagado.
Asegurarse de que los pagos se introducen en el sistema con la fecha de vencimiento correcta (plazo), de modo que el pago pueda programarse de acuerdo con las condiciones de pago acordadas.

Además, para las facturas de pedido, el personal financiero debe:

Asegurarse de que los términos y condiciones de pago son coherentes con el documento de pedido o contrato;
Verificar, si el Director de Proyecto (o su designado) ha registrado la recepción satisfactoria de los bienes/servicios en Quantum (o confirmar fuera de Quantum que los servicios se entregaron en caso de pagos de viajes) y adjuntarlo a la factura en Quantum,
Señalar cualquier excepción, como el incumplimiento de las tolerancias, el uso de códigos de cuenta, divisas y fechas contables erróneos, etc., al gestor que aprobó el pedido.

Además, en el caso de las facturas que no son de pedido, el personal financiero debe:

Verificar que la solicitud de pago no relacionado con un pedido ha sido aprobada por el director del proyecto (incluida, en su caso, la verificación de la recepción satisfactoria de los bienes/servicios);
Verificar si el pago no requiere una orden de compra (es decir, anticipos NIM/DIM, anticipos a organismos de ejecución de las Naciones Unidas, pagos de servicios públicos nacionales, anticipos de salarios del personal, etc.);
Comprobar que el pago cumple los procedimientos del PNUD;
Obtener explicaciones del Director del Proyecto sobre cualquier excepción, como la falta de un recibo documentado, la falta de un presupuesto adecuado, la falta de una autorización de gasto, etc., y ponerlas en conocimiento del Director responsable de la aprobación, antes de que apruebe el pago sin orden de compra.
La factura debe gestionarse y conservarse de conformidad con la política de Conservación de Documentos, Protección de Datos e Imprevistos .

Fechas importantes para el cómputo del SGC en PPM y la contabilización en el Libro Mayor - Factura sin orden de compra:

La fecha de la transacción será la fecha de la factura (en la cabecera de la factura).
o Si el proveedor presenta la factura a través del portal del proveedor, la fecha de la factura será por defecto la fecha en que el proveedor cargue la factura, no la fecha impresa en la factura. Esto se hace para garantizar que la fecha de vencimiento del pago se calcule correctamente.
o Si el proveedor envía la factura al PNUD por correo postal o por correo electrónico, y un usuario de Finanzas del PNUD introduce la factura, la fecha de la factura aparece por defecto en Quantum como la fecha de hoy, pero debe cambiarse manualmente para reflejar la fecha impresa en la factura del proveedor, ya que Quantum deriva la fecha contable, y todas las demás fechas, de la fecha de la factura.
Los usuarios no deben ajustar ninguna fecha en Quantum que no sea la fecha de la factura en la cabecera al introducir una transacción.
La «fecha contable» en Quantum es la base para registrar la transacción en los libros de contabilidad del PNUD y para reconocer el gasto a efectos de informes financieros y de donantes. Si el periodo financiero de la fecha de facturación está abierto, la «fecha contable» es la misma que la fecha de facturación; si el periodo financiero está cerrado, la «fecha contable» es el primer día del periodo financiero abierto más antiguo en Quantum.
Los gastos deben reconocerse en el periodo en que se produjeron o lo más cerca posible si los periodos anteriores están cerrados.
La «fecha de conversión» es la fecha utilizada para convertir a dólar estadounidense las transacciones que no sean en dólares estadounidenses, y por defecto es la fecha contable que figura en la cabecera de la factura.
La «fecha presupuestaria» es por defecto la «fecha contable» y no debe sobrescribirse.
Nota importante: cuando la moneda de la transacción no es el dólar estadounidense, el importe del SGM se calcula en la moneda de la transacción (es decir, una moneda local, por ejemplo, AFN) utilizando el UNORE basado en la «Fecha de la partida de gastos».

PASO

Validar la factura e iniciar la aprobación (opcional para facturas con orden de compra y sin órden de compra, de lo contrario Quantum batch process validará la factura e iniciará la aprobación cada 4 horas a partir de las 6 am, hora NY y de nuevo cada 4 horas)

PARTE RESPONSABLE

Personal de finanzas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Corregir los errores relacionados con la combinación de distribución incoherente y los campos gráficos PPM y asegurarse de que todos los errores se corrigen, validan y vuelven a presentarse para su aprobación.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de finanzas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La oficina en el país debe revisar los errores de validación y corregirlos. Los errores pueden deberse a un presupuesto insuficiente, a que el periodo presupuestario no está abierto, a un recibo insuficiente o a la falta de recibo, a que se ha seleccionado una línea de recibo incorrecta para la correspondencia, etc.

PASO

Aprobación de la factura con orden de compra AP.
La factura de pedido se aprueba automáticamente una vez validada. Si el importe supera los 20.000 dólares estadounidenses o equivalentes, la factura de pedido requiere una segunda aprobación por parte del GSSC.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Asegúrese de que los detalles coinciden con el pedido;
Compruebe que lo siguiente coincide con la factura del pedido:
Nota de recepción de mercancías (GRN) adjunta, La información de la factura como importe, moneda, fecha proveedor debe ser correcta y coherente con la factura del proveedor.

PASO

Aprobación de una factura sin pedido
La oficina de país debe aprobar todas las facturas que no sean de pedido. Si el importe supera los 5.000 dólares estadounidenses o equivalente, la factura sin pedido requiere la segunda aprobación del GSSC.

PARTE RESPONSABLE

Aprobadores de la Oficina nacional y del GSSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Confirme que se adjuntan los documentos justificativos, que se indican correctamente las fechas, incluidas las fechas de las partidas de gastos, y que se han seleccionado el grupo de pago y el método de pago correctos.

PASO

Realizar un seguimiento con el personal pertinente de la oficina de compras o con el director del proyecto para garantizar la diligencia debida en el futuro cuando el error se encuentre en la información del proveedor.

PARTE RESPONSABLE

Personal de finanzas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Archivar la factura AP firmada y aprobada junto con toda la documentación justificativa.

PARTE RESPONSABLE

Personal de finanzas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los siguientes documentos son obligatorios y las copias impresas deben adjuntarse como justificantes a la factura AP:
Para el vale de pedido:
Pedido firmado y autorizado;
Recepción de mercancías firmada y autorizada;
Factura del proveedor.

Para comprobantes que no sean de pedido:
Para los pagos de escasa cuantía y para los servicios prestados por un gobierno, no se requiere un documento de recepción, pero los bienes y servicios deben recibirse antes de emitir una factura AP. No obstante, deben adjuntarse documentos justificativos como las solicitudes de pago firmadas por el director del proyecto y las facturas de los proveedores.
Servicios de la agencia - formulario de solicitud de servicio de la agencia debidamente firmado y autorizado por el funcionario competente de la agencia para los pagos de la agencia no cuantificados;
pagos anticipados a la Parte Responsable -, formularios FACE debidamente firmados y autorizados por el funcionario apropiado de la Parte Responsable; Carta de Acuerdo (LOA) o Acuerdo de la Parte Responsable (RPA),

Subvención de bajo valor - acuerdo LVG, solicitud de pago o factura del beneficiario para pagos posteriores al primero.

PASO

Presentar los recibos de comida y hotel con la solicitud de reembolso de gastos de viaje.

PARTE RESPONSABLE

Viajero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Recibos de hotel y comidas: Al solicitar dietas para una escala.

Recibo de hotel: Cuando se aplique una dieta de hotel ad hoc especial o una dieta suplementaria.

Recibo de hotel: Cuando la llegada anticipada al destino a la llegada de un vuelo nocturno requiera un check-in anticipado o cuando la salida tardía del destino requiera un check-out tardío.

PASO

Calcule las dietas suplementarias del siguiente modo
a) Tome la diferencia entre el coste diario real de la habitación (incluido el impuesto de estancia y el cargo por servicio) y el porcentaje de dietas por habitación correspondiente a la ubicación;
b) Multiplique la diferencia diaria por el número de días de estancia en el hotel;
c) Pagar dietas suplementarias si el producto de (b) anterior es de al menos 50 $; pagar si es inferior a 50 $ siempre que el periodo de estancia sea de 3 días o menos y (a) anterior sea de al menos el 10% del total de dietas;
d) No pagar si no se cumplen las condiciones de (c).

PARTE RESPONSABLE

Viajero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El viajero o la unidad autorizadora son responsables de calcular las solicitudes de reembolso de gastos de viaje

Ejemplo:
Coste real de la habitación: 120 $; tarifa de dietas: 150 $.
Porcentaje de la habitación: 65% de $150 = $97,50
Diferencia diaria: 120 $ - 97,50 $ = 22,50

Nota:
Si el viajero se aloja en un hotel para el que existe una tarifa de dietas más alta, pero el porcentaje de habitación sigue sin ser suficiente para cubrir los gastos reales de habitación en ese hotel, las dietas suplementarias deberán calcularse utilizando la tarifa en otro lugar para esa ciudad, y no la tarifa de hotel más alta. En ese caso, las dietas correspondientes a ese lugar serán las dietas para otros lugares más las dietas suplementarias, con lo que se ignorará por completo la tarifa de dietas del hotel más elevada.

1	PASO Identificar a las personas obligadas a presentar una declaración anual	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina, Puntos focales para la política de divulgación financiera	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La Política de Divulgación de Información Financiera identifica las principales categorías de declarantes: el personal de nivel D1/P6 y superior, aquellos cuyas funciones principales son las adquisiciones y las inversiones, otros que tienen acceso a información confidencial sobre adquisiciones e inversiones, y todo el personal de la Oficina de Ética. Los nuevos declarantes que entren en cualquiera de las categorías de declarantes de la Política de Divulgación Financiera deberán cumplimentar una declaración inicial de divulgación financiera, descrita como declaración de «inducción». La declaración debe abarcar el periodo de 12 meses inmediatamente anterior a la fecha efectiva del nombramiento, ascenso o cambio de función.
2	PASO Notificar cada año a las personas identificadas su obligación actual y el requisito de declaración	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El ejercicio anual de presentación de declaraciones tiene lugar en marzo/abril de cada año. Una vez identificados los participantes a partir de los puntos focales del PDC y los listados de la OAR de los grados afectados, la Oficina de Ética envía un correo electrónico con todos los enlaces e instrucciones adecuados a cada participante para ese año de presentación.
3	PASO Recopilar anticipadamente la información necesaria, al final de cada año civil, para asegurarse de que sus declaraciones serán completas y exactas, y podrán verificarse mediante documentación objetiva de terceros, si así se requiere. Todas las preguntas deben dirigirse al punto focal de la Política de Declaración Financiera de la oficina o unidad o a la Oficina de Ética.	PARTE RESPONSABLE Los miembros del personal en los niveles de grado y funciones identificados generalmente designados para presentar su declaración.	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Presentar declaraciones anuales en línea	PARTE RESPONSABLE Los miembros del personal en los niveles de grado y funciones identificados generalmente designados para presentar su declaración.	Plantilla/Directriz Declaración financiera	Notas explicativas Rellenar un formulario en línea, revelando fuentes de ingresos y activos, actividades externas y afiliaciones, incluidas las de su cónyuge y cualquier hijo dependiente. Todas las declaraciones en línea se mantienen confidenciales en un servidor seguro y se utilizan para identificar, resolver y asesorar sobre conflictos de intereses. La documentación justificativa se conserva en un lugar seguro. El acceso a las declaraciones y a la documentación está limitado al personal de la Oficina de Ética y a las personas que éste designe.
5	PASO Revisión de las declaraciones	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Revise las declaraciones individuales para asegurarse de que la información es completa y coherente. La información presentada se coteja con una lista de proveedores y fondos de inversión del PNUD para el año de presentación. Por último, se examinan los intereses y las actividades externas de las personas que presentan la declaración con respecto a las prohibiciones o restricciones pertinentes contenidas en el Estatuto y el Reglamento del Personal de las Naciones Unidas. El objetivo del examen es detectar posibles conflictos de intereses, que pueden definirse como situaciones en las que los intereses privados de una persona pueden o parecen interferir con el correcto desempeño de sus funciones u obligaciones oficiales.
6	PASO Proporcionar autorización y asesoramiento	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Ética: Divulgación de información financiera : Actividades externas Preguntas frecuente (en inglés) Formulario de declaración de donación (en inglés)	Notas explicativas Cuando la Oficina de Ética no detecta un conflicto de intereses, se notifica al declarante que el proceso de declaración ha concluido y que no es necesario tomar ninguna otra medida. Cuando una declaración muestra intereses que pueden ser incompatibles con las funciones o el estatus del declarante, la Oficina se comunica con el declarante sobre la mejor manera de manejar tal situación. Por ejemplo, se puede aconsejar al declarante que solicite autorización para ejercer una actividad externa o que renuncie a un cargo externo, o que se desprenda de determinadas participaciones, si tales actividades o activos son incompatibles con sus funciones y deberes profesionales. Todo regalo u honorario recibido debe declararse en un formulario de Declaración de Regalos y presentarse a la División de Servicios Administrativos. Las orientaciones sobre la aceptabilidad de regalos u honorarios están disponibles en el sitio intranet de la Oficina de Ética.
7	PASO Verificar las declaraciones	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Realiza la verificación entre una muestra aleatoria de declarantes de todos los grados y oficinas. Los declarantes seleccionados deben proporcionar, en el plazo especificado, una copia de la documentación justificativa de un tercero, como declaraciones de la renta (con anexos), extractos bancarios, de corretaje o hipotecarios; escrituras de constitución; y certificados de titularidad o contratos de préstamo, para que la Oficina de Ética pueda verificar la veracidad de las declaraciones.
8	PASO Información adicional	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Información adicional (en inglés)	Notas explicativas

1	PASO Acciones de prevención de represalias: Cuando la OAI reciba una denuncia de conducta indebida que, de demostrarse, perjudicaría los intereses, las operaciones o la gobernanza del PNUD, e identifique un riesgo de represalias contra el denunciante, la OAI informará a la Oficina de Ética. La OAI sólo facilitará esta información a la Oficina de Ética con el consentimiento de la persona denunciante. Cuando la OAI le informe de que el denunciante corre el riesgo de sufrir represalias, la Oficina de Ética consultará con la persona sobre la prevención adecuada de represalias.	PARTE RESPONSABLE Oficina de Auditoría e Investigaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La OAI evaluará el riesgo de represalias cuando reciba una denuncia cualificada de conducta indebida. Las medidas preventivas para los casos remitidos por la OAI a la Oficina de Ética pueden incluir, previo consentimiento del denunciante, el compromiso de la Oficina de Ética con la alta dirección del denunciante para garantizar el seguimiento de la situación laboral del individuo con vistas a prevenir cualquier acción de represalia contra el individuo como consecuencia de su denuncia de conducta indebida.
2	PASO Puede optar inicialmente por ponerse en contacto con la Oficina del Ómbudsman para buscar una solución informal antes de presentar una solicitud formal de protección contra represalias.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Ello no impedirá que se tomen medidas disciplinarias o administrativas contra el presunto represaliado, si procede. Las represalias constituyen en sí mismas una falta de conducta.
3	PASO Notificar al director de la Oficina de Ética que se está llevando a cabo una resolución informal.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Mientras se lleva a cabo la resolución informal, la Oficina de Ética puede suspender el plazo para presentar una denuncia durante un máximo de 120 días. Para ello es necesario presentar una solicitud por escrito al director de la Oficina de Ética y recibir una confirmación por escrito del proceso de resolución informal por parte del Ómbudsman
4	PASO Presentar una solicitud formal de protección contra represalias a la Oficina de Ética.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Formulario de protección contra las represalias (en inglés)	Notas explicativas Las personas que crean que se ha amenazado con tomar represalias contra ellas por haber participado en una actividad protegida pueden informar de su preocupación y solicitar protección poniéndose en contacto con la Oficina de Ética. Esto debe ocurrir tan pronto como sea posible, pero a más tardar seis meses después de la acción de represalia más reciente. El denunciante debe presentar un formulario confidencial de protección contra represalias del PNUD (en inglés) con toda la información y documentación de apoyo disponible. La Oficina de Ética se encuentra en 220 East 42nd Street, Nueva York, NY, 10017, Estados Unidos, teléfono +1(212-909-7840), correo electrónico ethicsoffice@undp.org, fax +1(212-906-6153).
5	PASO Realice una revisión inicial.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Un examen inicial determinará si la denuncia entra en el ámbito del mandato de la oficina y está cubierta por la política de protección contra las represalias. De no ser así, la persona recibirá el asesoramiento adecuado o será remitida a la oficina correcta.
6	PASO Realice una evaluación preliminar. Si es necesario, pida material adicional.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas En el caso de las denuncias debidamente presentadas y cubiertas por la Oficina de Ética, ésta decidirá en un plazo de 45 días si se han establecido o no indicios razonables. El análisis únicamente de los materiales presentados con la denuncia (y/o posteriormente por el denunciante), junto con las pruebas aportadas por los testigos que el denunciante permita entrevistar a la Oficina, proporcionará la base para que la Oficina de Ética determine si el denunciante ha participado o no en una actividad protegida, si se ha amenazado o tomado una medida perjudicial, y si la actividad protegida ha causado o contribuido a la medida perjudicial.a oficina podrá solicitar información adicional al denunciante o a un tercero, previa autorización del denunciante. Las oficinas y los miembros del personal del PNUD tienen la obligación de cooperar con la Oficina de Ética.
7	PASO Si se constatan indicios razonables de represalias, lleve a cabo una investigación completa.	PARTE RESPONSABLE Oficina de Auditoría e Investigaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si la Oficina de Ética ha determinado que existen pruebas suficientes que indiquen que la actividad protegida de una persona fue un factor que contribuyó a causar la supuesta represalia o amenaza de represalia, la OE remitirá el asunto a la OAI para que realice una investigación completa (que no se limitará a las pruebas y testigos aportados por el denunciante). La OAI dispone de 120 días para completar su investigación y emitir su informe de investigación. A continuación, el OE determinará de forma independiente si ha habido represalias.
8	PASO Recomendar medidas provisionales de protección durante la evaluación preliminar y/o la investigación.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Con el fin de evitar daños adicionales al denunciante, la Oficina de Ética puede solicitar que el Administrador instituya medidas provisionales de protección, incluida la suspensión de cualquier acción negativa percibida contra el denunciante, hasta que se complete la evaluación preliminar y/o la investigación.
9	PASO Considerar la posibilidad de apelar o buscar alternativas si no se establece un caso prima facie o, tras la investigación, no se constata la existencia de represalias.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si no se ha establecido un caso prima facie, la Oficina de Ética asesorará al denunciante. Podrá hacer recomendaciones al Administrador del PNUD si se han identificado problemas distintos a las represalias. El denunciante puede pedir al presidente del Comité de Ética de la ONU que revise el caso o puede recurrir a otro mecanismo del sistema interno de justicia.
10	PASO Si se confirma la represalia, hacer recomendaciones al Administrador del PNUD para que se tomen las medidas apropiadas destinadas a corregir cualquier consecuencia negativa amenazada o sufrida por el individuo como resultado de la acción de represalia y remitir el caso a la Oficina de Apoyo Jurídico para que considere cualquier medida disciplinaria contra quien perpetró la represalia.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las recomendaciones al Administrador de la UDNP deben tener como objetivo corregir las consecuencias de las represalias. Dado que las represalias son una forma de mala conducta, la Oficina Jurídica de la Oficina de Gestión decidirá sobre cualquier medida disciplinaria contra cualquier miembro del personal que pueda haber tomado represalias.

1.1

PASO

Revisar el plan de trabajo plurianual para la planificación anual.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de cartera

Plantilla/Directriz

Modelo de plan de trabajo plurianual (en inglés)

Notas explicativas

1.2

PASO

Revisar el plan de trabajo plurianual de cartera para la planificación anual.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de cartera

Plantilla/Directriz

Modelo de plan de trabajo plurianual de cartera (en inglés)

Notas explicativas

2.0

PASO

Preparar planes de adquisición y recursos humanos.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de cartera

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Los planes de aprovisionamiento son necesarios para "necesidades empresariales estándar o complejas", el Jefe de la Unidad de Negocio tiene que aprobar todos los planes de aprovisionamiento supervisando el informe requerido en Quantum. Todos los planes de aprovisionamiento (Proyecto y Operaciones) se establecen a nivel de actividad en los proyectos en Quantum. Los planes consolidados pueden visualizarse y analizarse en Quantum ejecutando los informes correspondientes.

PASO

Orientar a los gestores y al personal del PNUD sobre las responsabilidades clave en materia de seguridad del UNSMS/PNUD.

PARTE RESPONSABLE

Gestores de programas y proyectos Personal del PNUD, VNU y FNUDC,

Punto Focal de Seguridad,

Representante residente

Plantilla/Directriz

Resumen del marco del PNUD para la rendición de cuentas en materia de seguridad

Notas explicativas

Todos deben familiarizarse con las responsabilidades de seguridad inherentes a sus respectivas funciones.

Subscribe to

Policy Areas

Recuperación de Costos de Otros Recursos - Apoyo General a la Gestión (GMS)

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Condiciones para las operaciones en efectivo

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Preparación y revisión de la conciliación manual de cuenta bancaria

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Preparación y revisión de la conciliación automática de cuenta bancaria

PASO

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz