| Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Déterminer le montant total des liquidités disponibles pour la période. Les liquidités disponibles correspondent au solde d’ouverture du compte bancaire + les entrées de trésorerie (contributions, échéances d’investissements, honoraires pour services rendus).	Partie responsable Finance Assistant (in Country Office) Treasury Associate (in Headquarters	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les Bureaux de pays doivent maintenir leurs soldes en monnaie locale au strict minimum nécessaire pour sept jours. Les soldes inactifs sur les comptes bancaires contrôlés par le Siège doivent être réduits au minimum.
2	ÉTAPE Déterminer le montant total des décaissements/paiements de trésorerie (paiements aux fournisseurs et au personnel, avances NIM et autres paiements aux gouvernements, paiements aux partenaires de mise en œuvre, paiements non liés au PNUD effectués au nom d’autres agences des Nations Unies, chèques non encore compensés sur les comptes bancaires).	Partie responsable Finance Assistant (in Country Office) Treasury Associate (in Headquarters	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Déterminer les besoins de trésorerie pour la période en soustrayant le total des décaissements du total des liquidités disponibles.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Financer les besoins en monnaie locale par la vente de dollars US ou d’euros à partir du compte à solde zéro (ZBA) correspondant. Pour les bureaux de pays n’ayant pas de ZBA, ayant des structures bancaires complexes ou soumis à des restrictions de sanctions, un réapprovisionnement direct doit être demandé au Trésor.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Feuille de projection hebdomadaire détaillée des flux de trésorerie du bureau de pays du PNUD (en anglais) Guide de projection hebdomadaire des flux de trésorerie pour les bureaux de pays du PNUD (en anglais)	Notes explicatives Feuille de projection hebdomadaire détaillée des flux de trésorerie du bureau de pays du PNUD (en anglais) Guide de projection hebdomadaire des flux de trésorerie pour les bureaux de pays du PNUD (en anglais)

1	ÉTAPE Fournir des conseils à toutes les étapes du processus d’appel d’offres	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE Directives sur la préparation de l'invitation à soumissionner pour des services bancaires Invitation à soumissionner prestations de services bancaires	Notes explicatives
2	ÉTAPE Évaluer les propositions reçues	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE Outil d'évaluation de l'appel d'offres	Notes explicatives
3	ÉTAPE Informer le Trésorier de : lancement du processus d’approvisionnement ; liste des banques recommandées pour participer à l’appel d’offres ; recommandation du Comité consultatif local sur les achats (CAP) concernant la banque offrant le meilleur rapport qualité-prix.	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le Trésorier doit recevoir ces informations accompagnées d’une copie des documents d’évaluation et du procès-verbal du CAP avant qu’une décision finale puisse être prise au Siège.
4	ÉTAPE Évaluer séparément les propositions techniques et financières	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Présenter les résultats au Comité consultatif local sur les achats (CAP)	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Examiner et approuver la recommandation	Partie responsable CAP	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Recommander le changement au Trésorier	Partie responsable Chef d'unité opérationnelle	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Gérer la relation bancaire et procéder à un examen annuel des services bancaires existants ou récemment établis	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE Tableau de bord annuel des services bancaires (en anglais)	Notes explicatives Le tableau de bord annuel des services bancaires doit être rempli pour évaluer, sur une base annuelle, les services fournis par la banque actuelle. Une copie du tableau de bord doit être transmise au Trésorier

1	ÉTAPE Recevoir des informations fiables de l’insolvabilité ou la clôture imminentes de la banque où se trouvent les liquidités du PNUD	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Rechercher l’autorisation du Service de la trésorerie pour clôturer le compte bancaire du PNUD	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE En cas d’urgence, s’il est impossible de contacter le Service de la trésorerie, retirer le(s) solde(s) détenu(s) dans le(s) compte(s) bancaire(s) du PNUD et déposer ce montant sur un nouveau compte ouvert dans une autre banque	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Informer le Service de la trésorerie de la clôture du compte bancaire	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Si le Service de la trésorerie est joignable, attendez son approbation	Partie responsable Chef d'unité opérationnelle	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Retirer les soldes détenus dans le(s) compte(s) du PNUD avec cette banque et déposer ces montants sur un nouveau compte	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Envoyer la lettre officielle pour clôturer le compte bancaire	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Recevoir la lettre d’ouverture officielle du Service de la trésorerie, peu après une autorisation orale ou écrite	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE En cas d’urgence, ouvrir un compte bancaire du PNUD sans l’autorisation du Service de la trésorerie si le représentant du bureau de pays n’est pas en mesure de contacter le Service de la trésorerie	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Informer le Service de la trésorerie sur le nouveau compte bancaire dès que possible après que la mesure a été prise	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Documenter la mesure d'ouverture de compte, créer le compte bancaire dans Atlas, fournir les instructions nécessaires au bureau de pays	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Demander au Service de la Trésorerie pour ouvrir un compte bancaire.	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Examiner la demande d'ouverture d’un compte bancaire, en évaluant l’utilité du compte bancaire.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Approuver/rejeter la demande d’ouverture de compte bancaire.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Organiser la préparation de la lettre officielle pour ouvrir le compte bancaire si la demande est approuvée.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Normalement, le titre officiel du compte sera « Compte en (désignation de la devise) du représentant du PNUD » pour les comptes bancaires des bureaux de pays. Les titres pour les comptes du Siège varieront en fonction de la finalité du compte.
5	ÉTAPE Envoyer la lettre officielle pour ouvrir un compte bancaire à la banque	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Fournir au PNUD un compte bancaire et informer que le compte bancaire est opérationnel. Ces informations doivent être documentées par écrit sur l’en-tête de la banque et fournies au Service de la trésorerie	Partie responsable Banque	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Créez le compte bancaire dans Atlas et communiquez les détails d’Atlas au bureau de pays.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Informer le point focal des ressources humaines du BES/JPOSC dès que possible que le fonctionnaire est arrivé à son lieu d’affectation et a pris ses fonctions. (Le cas échéant, confirmer également l’arrivée des membres de la famille remplissant les conditions requises.)

Partie responsable

Agent local des RH / Superviseur du fonctionnaire / Autre agence

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le point focal RH local, le superviseur ou l’autre organisme doivent informer le point focal RH du BES/JPOSC que le fonctionnaire et, le cas échéant, les membres de sa famille remplissant les conditions requises sont arrivés au lieu d’affectation, en précisant la date de prise de fonctions et les dates de voyage.

ÉTAPE

Autoriser le versement de l’indemnité d’installation au moyen d’une note ou d’un bon de paiement.

Partie responsable

Point focal RH du BES/JPOSC

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Fonctionnaires du PNUD affectés dans un bureau de pays :

Le BES envoie une autorisation de paiement au bureau de pays du PNUD. Le bureau de pays traite et effectue le paiement. L’autorisation indique le montant de la somme forfaitaire de l’indemnité d’installation, tandis que le montant de l’indemnité journalière de subsistance (IJS) est déterminé par le bureau de pays selon le taux applicable à la date d’arrivée.

Fonctionnaires du PNUD affectés au siège :

Le BES/JPOSC établit un bon de paiement et le soumet pour approbation au détenteur du budget. Pour les fonctionnaires réaffectés à un nouveau lieu d’affectation, le BES/JPOSC peut autoriser le versement anticipé de la somme forfaitaire de l’indemnité d’installation jusqu’à trois mois avant le voyage, à la demande du fonctionnaire.
Le paiement est effectué sur la base du taux de change et du taux de rajustement de poste applicables à la date du paiement. Aucun ajustement ne sera effectué si les taux varient après le versement.

Pour les fonctionnaires arrivant à New York, la partie correspondant à l’indemnité journalière de subsistance de l’indemnité d’installation est versée sur présentation des copies suivantes :

Cachet d’entrée sur le visa ;
Visa G-4 figurant dans le passeport ;
Formulaire P.1 dûment rempli.

ÉTAPE

Traiter l’autorisation de paiement / Approuver le bon de paiement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le bureau de pays du PNUD traite et effectue le paiement au moyen d’un bon de paiement dans le module des comptes fournisseurs (AP).
Il calcule le montant de l’IJS applicable à la date d’arrivée du fonctionnaire et/ou des membres de sa famille remplissant les conditions requises.

Le détenteur du budget approuve le bon de paiement pour la population du JPOSC (JPOs/SARCs/Experts détachés du gouvernement suédois). Le JPOSC est le détenteur du budget des fonds des donateurs. Les demandes d’approbation des paiements ou des bons doivent être envoyées à JPOSC.Payments@undp.org pour vérification et approbation par les Finances du JPOSC. Pour les JPOs/SARCs dans le cadre d’un arrangement de cofinancement, l’approbation du paiement pris en charge par l’unité d’accueil doit être obtenue auprès de ladite unité.

ÉTAPE

Le Questionnaire concernant l’allocation pour charges de famille (formulaire P.84), disponible sur l’intranet du Bureau des ressources humaines (OHR) en version papier ou via le lien pour le formulaire en ligne, doit être dûment rempli dans les cas suivants :

a) À l’entrée en fonctions, pour établir un droit à l’allocation pour charges de famille ; ou
b) À tout moment lorsqu’un changement intervient dans le statut de personne à charge, à savoir :
i) Mariage
ii) Divorce
iii) Séparation légale
iv) Naissance
v) Décès
vi) Cessation de la scolarisation à plein temps d’un enfant âgé de 18 à 21 ans
vii) Enfants de tout âge atteints d’un handicap permanent ou de longue durée les empêchant d’exercer un emploi rémunéré
viii) Changement concernant les allocations publiques perçues pour enfant
ix) Changement dans les revenus bruts annuels du conjoint — les revenus annuels bruts, le cas échéant, ne doivent pas dépasser les montants déterminés dans la circulaire ST/AI/2016/8, sections 2.1 (a) ou 2.1 (b), selon le cas ;
x) Changement dans les conditions d’admissibilité au titre du statut de parent isolé ;

c) Lors de l’exercice annuel au cours duquel tous les membres du personnel doivent signaler tout changement de statut de personne à charge ou confirmer l’absence de changement.

Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Questionnaire concernant l’allocation pour charges de famille (P.84) (en anglais)

Notes explicatives

La soumission rapide des informations relatives à tout changement de statut de personne à charge permet d’assurer le versement exact et ponctuel des allocations. Le défaut de signalement peut entraîner des trop-perçus, récupérés dans leur intégralité.

Tout membre du personnel qui, dans les cinq années suivant le versement d’une allocation pour charges de famille, est dans l’incapacité de prouver son admissibilité, peut faire l’objet d’un recouvrement et de mesures disciplinaires.

Un message annuel est adressé à l’ensemble des membres du personnel internationaux et locaux du PNUD, ainsi qu’à ceux dont les droits sont administrés par le PNUD au nom d’autres organismes, pour leur demander de signaler tout changement ou de confirmer l’absence de changement.

ÉTAPE

Le formulaire de questionnaire relatif au statut de personne à charge (P.84), accompagné des pièces justificatives nécessaires, doit être soumis pour examen et pour l’émission de l’acte administratif correspondant reflétant soit le droit du membre du personnel à l’allocation, soit sa cessation.

Partie responsable

JPOSC HR,

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Pour les membres du personnel recrutés à l’international et pour les membres recrutés localement en poste à New York, le formulaire doit être soumis au point focal RH du GSSC ou du JPOSC. Pour les membres recrutés localement en poste en dehors de New York, au responsable RH/opérations local.

Lien vers mon point focal RH

Notes explicatives

Documents justificatifs
État civil

Lors de l’entrée en fonctions ou en cas de changement d’état civil, le membre du personnel doit soumettre les pièces suivantes :

a) Marié(e) : certificat de mariage.
b) Mariage coutumier ou de fait :
i) Preuve documentaire de la validité du mariage de fait dans le pays où il a été contracté.
ii) Lettre d’un magistrat ou d’un officier public compétent du pays d’origine confirmant que le mariage de fait n’est pas contraire à la politique publique nationale.
iii) Preuve de la capacité à se marier (célibat ou divorce préalable).
iv) Preuve d’un engagement mutuel à remplir les obligations légales du mariage.
c) Séparation légale : documents de séparation légale.
d) Divorce : jugement de divorce.
e) Veuvage : certificat de décès.

Conjoint

Lors de l’entrée en fonctions ou en cas de changement d’état civil, fournir l’acte de naissance, la carte d’identité nationale ou le passeport du conjoint indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité.

En cas de demande d’allocation pour conjoint à charge, le membre du personnel doit être en mesure de présenter à tout moment, durant les cinq années suivant le versement de l’allocation, les documents nécessaires à l’appui de son admissibilité :
par exemple : formulaire fiscal, déclaration de revenus, ou attestation de l’employeur précisant le revenu brut annuel du conjoint.

Les revenus bruts annuels comprennent toutes les sources : revenus d’emploi, revenus de placements, pensions (retraite, invalidité) et allocations de chômage.

Si le membre du personnel est légalement séparé mais demande toujours l’allocation pour conjoint à charge, il peut être tenu de présenter à tout moment la preuve du soutien financier continu fourni à son conjoint.

L’allocation est fondée sur les revenus annuels et est suspendue pour l’année entière si les revenus bruts dépassent les montants déterminés dans la circulaire ST/AI/2016/8, sections 2.1 (a) ou 2.1 (b).

Enfants de moins de 21 ans

Lors de l’entrée en fonctions ou de la naissance d’un enfant, un acte de naissance est requis pour établir la qualité d’enfant à charge.
Si aucun acte de naissance n’existe, une carte d’identité nationale ou un passeport indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité peut suffire.

Lorsque le membre du personnel demande l’allocation pour enfant à charge, il doit conserver à tout moment, durant les cinq années suivant le versement, les justificatifs nécessaires, notamment :

a) Si l’enfant est âgé de 18 à 21 ans : une attestation de scolarité à plein temps (émise par l’établissement d’enseignement).
La fréquentation est considérée continue pendant les vacances scolaires ou les courtes périodes de transition entre établissements.

b) Si l’enfant ne réside pas avec le membre du personnel (en cas de divorce ou de séparation) : preuve de soutien principal et continu (relevés bancaires, chèques annulés, mandats datés, etc.).

c) Si l’enfant est marié : preuve du soutien financier continu apporté par le membre du personnel.

Tout membre du personnel qui, dans les cinq années suivant le versement de l’allocation, ne peut prouver son admissibilité, peut faire l’objet d’un recouvrement et de mesures disciplinaires.

Enfants handicapés (tout âge)

Lors de l’entrée en fonctions ou de la naissance d’un enfant, un acte de naissance (ou équivalent) est requis.
En cas de demande d’allocation spéciale pour enfant handicapé, une requête doit être transmise au Directeur médical de l’ONU pour évaluation, par l’intermédiaire du point focal RH (GSSC, JPOSC ou RH local).

L’allocation ne peut être versée qu’après réception de l’approbation du Directeur médical.

La demande doit comprendre un rapport médical confidentiel de l’enfant, sous pli scellé adressé au Directeur médical de l’ONU.
Aucune copie ne peut être conservée dans le dossier personnel.
Des rapports médicaux actualisés peuvent être exigés périodiquement.

Beaux-enfants de moins de 21 ans

Lors de l’entrée en fonctions ou du mariage, un acte de naissance est requis pour établir la qualité d’enfant à charge.
En l’absence d’acte de naissance, une carte d’identité nationale ou un passeport indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité peut suffire.

Si le membre du personnel demande l’allocation pour enfant à charge :

joindre une copie du jugement de divorce accordant la garde légale de l’enfant au conjoint du membre du personnel.

Aucune autre pièce justificative n’est requise, mais le membre du personnel doit être prêt, à tout moment dans les cinq années suivant le versement, à produire les documents prouvant :

a) que l’enfant réside avec le membre du personnel (dans le cas d’un poste non familial, le foyer du conjoint est considéré comme résidence avec le membre du personnel) ;
b) que le membre du personnel assure le soutien principal et continu de l’enfant ;
c) que l’autre parent ne fournit pas le soutien principal et continu.

Enfants adoptés de moins de 21 ans

Lors de l’entrée en fonctions ou de l’adoption, un acte de naissance (ou équivalent) est requis.

Si le membre du personnel demande l’allocation pour enfant à charge :

a) Lorsqu’il existe une procédure légale d’adoption :
i) preuve officielle de l’adoption ou de la reconnaissance légale d’une adoption coutumière ;
ii) si l’adoption est en cours, preuve documentaire que la procédure a été engagée et que l’enfant est confié au membre du personnel ;
iii) si l’enfant adopté ne réside pas avec le membre du personnel, preuve du soutien financier continu ;

b) Lorsqu’il n’existe aucune procédure légale d’adoption :
i) attestation des autorités nationales confirmant que l’adoption n’est pas possible ;
ii) déclaration sous serment indiquant que l’enfant résidera avec le membre du personnel et que celui-ci assumera les devoirs parentaux ;
iii) preuve du soutien principal et continu.

Personnes à charge secondaires

Lors de l’entrée en fonctions ou lors de la première demande d’allocation pour charge secondaire, les documents suivants sont requis :

a) acte de naissance, carte d’identité nationale ou passeport de la personne à charge secondaire indiquant le nom complet, la date de naissance et la nationalité ;
b) déclaration notariée de la personne à charge, attestant :
i) que les sommes reçues du membre du personnel représentent au moins la moitié de son soutien financier total et au moins le double du montant de l’allocation pour charge secondaire ;
ii) que ces versements sont effectués régulièrement (mensuellement ou trimestriellement) ;
iii) que la personne à charge réside avec le membre du personnel ;
iv) et fournissant la preuve des revenus pour l’année civile précédente (relevé de pension ou déclaration d’impôt).

Si la personne à charge ne réside pas avec le membre du personnel, des preuves de soutien financier régulier (relevés bancaires, mandats, chèques annulés) doivent être fournies.

Le membre du personnel doit conserver toutes les pièces justificatives pendant cinq ans après le versement de l’allocation pour charge secondaire afin de répondre à toute demande d’audit.

ÉTAPE

Déduction du soutien financier de l’allocation pour parent isolé applicable au personnel international.

Partie responsable

JPOSC HR

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Sur la base des informations contenues dans le formulaire P.84, le montant du soutien financier est déduit de l’allocation pour parent isolé, jusqu’à concurrence du montant de l’allocation pour charge de famille mentionné à l’annexe de la circulaire ST/AI/2011/6.

ÉTAPE

Déduction des allocations gouvernementales (subventions publiques) des allocations pour charges de famille

Partie responsable

JPOSC HR

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Selon les informations figurant dans le formulaire P.84, le montant de la subvention gouvernementale reçue au titre d’un enfant est déduit de l’allocation pour parent isolé, de l’allocation transitoire ou de l’allocation pour enfant à charge versée pour cet enfant. Si un montant de soutien financier est déjà déduit de l’allocation pour parent isolé, la subvention gouvernementale est déduite en plus de ce soutien, sur l’ensemble du montant de l’allocation pour parent isolé.

ÉTAPE

Rétroactivité du paiement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les demandes soumises en retard sont traitées conformément à la règle du personnel 3.17 relative à la rétroactivité des paiements. Un paiement peut être effectué rétroactivement jusqu’à un an à compter de la date de la demande.
Pour l’allocation pour conjoint à charge, l’admissibilité du conjoint suit l’année civile ; le paiement rétroactif prend donc effet à partir du 1er janvier de l’année précédente.

1	ÉTAPE Engager des discussions avec l’entité partenaire concernant le détachement à titre gracieux (NRLA)	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d'accord pour le détachement de personnel à titre gracieux	Notes explicatives
2	ÉTAPE Obtenir l’accord de l’entité partenaire conformément au paragraphe 19 (c)	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Certifier que la proposition n’entraîne aucune responsabilité financière pour le PNUD	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Si des modifications sont apportées au modèle de NRLA, obtenir l’examen et la validation du Bureau juridique	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Informer le Groupe des partenariats du BERA du détachement de personnel à titre gracieux	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Calculer la valeur des services offerts sur la base de l’élément salarial du coût prévisionnel pour le grade, et obtenir les codes de compte auprès de l’OFM	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Utiliser les coûts prévisionnels à titre indicatif. Lorsque les termes de référence ne précisent pas de grade équivalent pour les services offerts, le coût prévisionnel d’un fonctionnaire P4 échelon 5 peut être utilisé. Les recettes issues du recouvrement des coûts servent à financer les coûts institutionnels du PNUD conformément aux processus budgétaires approuvés. Les recettes du recouvrement des coûts doivent être enregistrées sous les codes comptables suivants : Unité opérationnelle : H18 Compte : 54010 Fonds : 11820 ID de département : 11006
7	ÉTAPE Consulter le Bureau de la sécurité	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Consultation nécessaire si le détachement de personnel à titre gracieux est envisagé dans un lieu d’affectation non familial.
8	ÉTAPE Remplir le formulaire de déclaration de conflit d’intérêts et consulter le Bureau de l’éthique si nécessaire	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts pour le nouveau personnel (en anglais)	Notes explicatives
9	ÉTAPE Signer le protocole d’accord (NRLA – Mémorandum d’accord)	Partie responsable Bureau ou entité demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Adresser la demande de détachement de personnel à titre gracieux au Directeur du Bureau des ressources humaines	Partie responsable Directeur du Bureau demandeur / Direction du Bureau demandeur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La demande doit inclure les informations sur les services à effectuer, les projets de termes de référence, et, le cas échéant, la stratégie de sélection lorsque plusieurs entités partenaires ont été sollicitées collectivement.
11	ÉTAPE Apporter un appui à la procédure de sélection, si nécessaire, et approuver le ou les candidats	Partie responsable Bureau des ressources humaines (OHR)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
12	ÉTAPE Faciliter l’obtention des autorisations et visas nécessaires à l’affectation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le BMS aidera à l’obtention des visas à New York.
13	ÉTAPE Préparer la Demande d’action sur le personnel	Partie responsable Bureau des ressources humaines (OHR)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Demander au GSSC d’enregistrer le/la candidat(e) afin que les personnes non-membres du personnel servant au sein du PNUD soient correctement comptabilisées
14	ÉTAPE Enregistrer le/la candidat(e) dans Quantum	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le/la candidat(e) doit être enregistré(e) dans Quantum dans un groupe non rémunéré en tant que « Personne d’intérêt ».

ÉTAPE

Soumission de la demande

Partie responsable

Membre du personnel, Direction du Bureau de pays ou Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire de demande de résiliation à l’amiable (en anglais)

Soumission du bureau de pays

Nouveau calcul

Suivi de la procédure régulière

Mémorandum d’accord

Notes explicatives

Si les critères d’admissibilité sont remplis, le membre du personnel doit soumettre sa demande par l’intermédiaire du Chef de bureau ou de l’unité à laquelle il/elle est affecté(e).

ÉTAPE

Examen de la demande

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Examiner les intérêts du PNUD et vérifier si les critères sont remplis :

Examiner le résumé préparé par l’OHR concernant les membres du personnel ayant soumis une demande de résiliation à l’amiable.
Déterminer, pour les recommandations d’approbation, les conditions applicables conformément à la politique.
S’assurer que le processus a été mené de manière complète et équitable.
Vérifier que les membres du personnel sélectionnés répondent aux critères des accords de résiliation à l’amiable en vigueur.
Demander toute information complémentaire pertinente auprès des bureaux ou unités concernés.
Obtenir l’aval du bureau compétent.
Formuler une recommandation à l’Administrateur assistant et Directeur du BMS.

ÉTAPE

Autorisation du versement des indemnités supplémentaires de cessation de service

Partie responsable

Directeur, Bureau des ressources humaines (OHR)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Autorise le versement des indemnités supplémentaires de cessation de service, conformément aux montants indiqués dans le tableau figurant à l’annexe I.

ÉTAPE

Décision de mettre fin au contrat d’engagement

Partie responsable

Administrateur adjoint et Directeur du Bureau de la gestion (BMS)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Approuve la résiliation à l’amiable.

ÉTAPE

Signature du Certificat de non-contestation (CNC)

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR) et Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Préparer le Certificat de non-contestation (CNC).

Le membre du personnel est tenu de signer le CNC dans un délai de deux semaines suivant la réception de la notification d’approbation.

Si le membre du personnel ne répond pas dans un délai d’un mois à compter de la date de notification de l’approbation ou de la résiliation à l’amiable, la proposition devient caduque et le PNUD entamera une procédure de licenciement conformément au Règlement et au Statut du personnel des Nations Unies, Annexe III pour toutes les approbations.

ÉTAPE

Mise en œuvre des cas approuvés

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR),

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Pour le personnel recruté localement : préparer la Demande d’action sur le personnel à destination des Services mondiaux de la paie.
Pour le personnel de la catégorie des administrateurs internationaux et du service général basé au siège : préparer la Demande d’action sur le personnel à transmettre au Bureau des services de gestion/Service mondial de l’administration (BES/GSSC).

ÉTAPE

Soumission de la demande de licenciement

Partie responsable

Bureau ou Bureau de pays

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examen de la demande

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR) et Bureau juridique

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’examen du dossier par le Bureau des affaires juridiques est obligatoire dans tous les cas.

ÉTAPE

Approbation de la demande

Partie responsable

Administrateur adjoint et Directeur du Bureau de la gestion (BMS)

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Approuver le licenciement dans l’intérêt de la bonne marche de l’Organisation sans le consentement du membre du personnel titulaire d’un contrat d’engagement continu.

ÉTAPE

Mise en œuvre de la décision

Partie responsable

Partenaire commercial du Bureau des ressources humaines (OHR),

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Notifier le membre du personnel et préparer la Demande d’action sur le personnel (RPA).

Le membre du personnel confirme la réception de la notification.

Procéder au calcul des indemnités.

Mettre en œuvre la décision de licenciement.

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Gestion de la planification/prévision des flux de trésorerie

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Approvisionnement en services bancaires

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Clôturer un compte bancaire dans une situation d’urgence

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