Politiques et procédures relatives
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Avance de Traitement

1
ÉTAPE

Demander une avance de traitement
Partie responsable

Membre du personnel

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire standard de demande d’avance de traitement (en anglais)

Notes explicatives

Le membre du personnel ou le titulaire d’un PSA demande une avance de traitement conformément aux conditions énoncées dans la politique et s’engage par écrit à rembourser intégralement le PNUD avant la séparation si les émoluments de fin de service sont insuffisants pour couvrir le solde de l’avance en cours.

Le membre du personnel ou le titulaire d’un PSA doit initier la demande dans UNALL, si le système est disponible.

2
ÉTAPE

Approuver la demande et s’assurer du recouvrement des avances approuvées conformément aux délais fixés dans la politique
Partie responsable

Chef du bureau

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Chef de bureau ou délégataire pour les membres du personnel / titulaires de PSA recrutés localement hors du siège.


Directeur de bureau ou délégataire pour les membres du personnel / titulaires de PSA recrutés localement au siège.


Gestionnaire des services de la paie mondiale et des services aux clients pour les membres du personnel internationaux / titulaires d’IPSA.

3
ÉTAPE

Créer l’avance dans le système et configurer le mécanisme de recouvrement
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Le mécanisme d’enregistrement du recouvrement des avances de traitement est désormais automatisé. Si une avance manuelle est traitée, elle doit être enregistrée conformément aux procédures de l’IPMU. 

IPMU pour les membres du personnel internationaux / titulaires d’IPSA et pour les membres du personnel / titulaires de PSA recrutés localement et gérés par le Centre mondial de services partagés de Copenhague. 

Associé(e) local(e) aux finances pour les membres du personnel / titulaires de PSA recrutés localement.

4
ÉTAPE

Approuver et effectuer le paiement de l’avance
Partie responsable

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

IPMU pour les membres du personnel internationaux / titulaires d’IPSA et pour les membres du personnel / titulaires de PSA recrutés localement et gérés par le Centre mondial de services partagés de Copenhague.
 

Associé(e) local(e) aux finances ou gestionnaire des opérations pour les membres du personnel / titulaires de PSA recrutés localement.

Comités de surveillance et d'examen des approvisionnement

Domaine politique:

Approvisionnement

Chapitre politique:

Comités d'examen des marchés publics

Date d'entrée en vigueur

Sep 15, 2025

Date de révision prévue

Sep 15, 2028

Comités de surveillance et d'examen des approvisionnements

Type de document

Politique

Date d'entrée en vigueur

Sep 15, 2025

Date de révision prévue

Sep 15, 2028

Publié dans:

Demande d'approbation ou de délégation pour un document de projet comprenant des travaux de construction

Type de document

Modèle de document

Publié dans:

Formulaire d'approbation de la durée de la consultation et des taux journaliers

Type de document

Modèle de document

Publié dans:

Justification de l'engagement d'un consultant individuel sur la base d'une modalité de passation de marché direct

Type de document

Modèle de document

Publié dans:

Dépenses des revenus générés par le recouvrement des coûts

1
ÉTAPE

La projection des revenus et des dépenses de recouvrement des coûts provenant des services généraux d'appui à la gestion (GMS), des services aux agences et d'autres revenus (frais AA et autre revenus divers) est incluse dans l'IWP et examinée au niveau de coûts.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE

Système de planification d'entreprise (en anglais)

Notes explicatives

2
ÉTAPE

Les ressources budgétaires institutionnelles provenant des revenus de recouvrement des coûts et des plans de dépenses son examinées et approuvées.
Partie responsable

Groupe exécutif

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

3
ÉTAPE

AASL émises aux centres de coûts et aux unités.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Utiliser les requêtes de Quantum
- à développer (requête Atlas précédente UN_KKBudJOURNAL_SUMMARY)

Voir les directives annuelles d'allocation de ressources internes aux centres de coûts.

4
ÉTAPE

Les fonds sont dépensés avec l'ASL émise conformément aux directives annuelles sur le budget institutionnel.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Requête de Quantum en développement ( requête précédente dans Atlas - UN_Resource_overview_acct_lv)

Cofinancement au titre du partage des coûts intérêts versés par les pays (fonds 11888) et programme non affecté au titre du partage des coûts (fonds 30083)

1
ÉTAPE

Enregistrer les intérêts perçus sur les soldes non dépensés des ressources de partage des coûts dans le fonds 11888 par le biais du processus annuel d'allocation des intérêts.
Partie responsable

Rapport sur la finance d'entreprise et services aux agences

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Se référer aux instructions de clôture de l'exercice.

2
ÉTAPE

Transférer les soldes de ressources non dépensées au fonds 11888 à la clôture des projets de développement sur la base des dispositions des accords de contribution ou de l'accord des donateurs.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Remboursements aux donateurs : directives POPP.

3
ÉTAPE

Enregistrer les contributions non affectés au titre du partage des coûts au fond 30083.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle standard d'accord de partage des coûts entre le gouvernement et le pays bénéficiaire du programme

Notes explicatives

4
ÉTAPE

Budgétiser et programmer les ressources du fonds 11888 sur la base de l'évaluation par le bureau des besoins de programmation du bureau de pays. La programmation des ressources doit être effectuée dans le code de fonds 30084.
Partie responsable

Bureaux Regionaux

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Paras. 15-21. Les politiques et procédures normales du PNUD en matière de programmes et de finances s'appliquent.

5
ÉTAPE

Budgétiser et programmer les ressources du fonds 30083 sur la base de l'approbation du donateur gouvernemental du programme.  La programmation des ressources doit être effectuée dans le code du fonds de partage des coûts correspondant.
Partie responsable

Bureaux Regionaux

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Paragraphes 22-25
Les politiques et procédures normales du PNUD en matière de programmes et de finances s'appliquent.

6
ÉTAPE

Approbation de la planification et de la programmation des fonds 11888 et 38003 par les bureaux des pays, dans leur plan de travail annuel.  Supervision et gestion des recettes accumulées dans les fonds conformément aux orientations politiques et aux rapports de gestion financière, suivi des ressources non programmées et des ressources non affectées dans le fonds 38003.
Partie responsable

Siège du bureau régional (centre de côuts)

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Paragraphes 4, 8, 15, 16, 18, 22, 23, 24.

Recouvrement des coûts provenant d’autres ressources - Appui général à la gestion (GMS)

1
ÉTAPE

Veiller à ce que tous les accords (nouveaux accords et accords renouvelés depuis le 1er janvier 2014) soient conformes à la nouvelle politique de recouvrement des coûts.
Partie responsable

Gestionnaires de bureaux et de fonds du PNUD

MODÈLE/DIRECTIVE

Accords de financement et modèles (en anglais)

Notes explicatives

Le renouvellement des accords existants prévoyant des contributions supplémentaires doit être modifié en fonction des nouveaux taux de recouvrement des coûts: voir les accords de financement et les modèles.

2
ÉTAPE

Examiner régulièrement l'Appui général à la gestion (GMS) moyen facturé aux projets afin de s'assurer que les taux corrects et les plus récents sont saisis dans Quantum.
Partie responsable

Gestionnaires de bureaux et de fonds du PNUD

MODÈLE/DIRECTIVE

Rapports de l'OFM - Rapport sur les exceptions d'Appui général à la gestion (GMS) (en anglais)

Notes explicatives

Rapport de l'OFM :

Recouvrement des coûts - Taux moyens d' Appui général à la gestion (GMS)

3
ÉTAPE

Demander une approbation pour tout écart, toute exception et tout taux spécial d'Appui général à la gestion (GMS) avant de signer l'accord avec le donateur.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE

Modèle : Mémorandum d'action pour l'administrateur adjoint et le directeur du Bureau des services de gestion avec les justifications pertinentes au directeur du BMS (en anglais)

Notes explicatives

Se référer au modèle : Mémorandum d'action pour l'administrateur adjoint et le directeur du Bureau des services de gestion avec les justifications pertinentes au directeur du BMS (en anglais).  Le bureau demandeur doit obtenir une autorisation du BMS/OFM avant de soumettre sa demande.

4
ÉTAPE

Examiner les demandes d'exceptions concernant les taux d'Appui général à la gestion (GMS)
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les taux d'Appui général à la gestion GMS non standard sont signalés au conseil d'administration.

5
ÉTAPE

Approuver les distributions internes d'Appui général à la gestion (GMS) telles que les fonds verticaux.
Partie responsable

Bureau exécutif

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

6
ÉTAPE

Rapport sur l'Appui général à la gestion (GMS) moyen par source de financement et par département budgétaire
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

7
ÉTAPE

Rendre compte au Conseil exécutif de tous les cas de dérogation.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Conditions pour les opérations de trésorerie

1
ÉTAPE

Évaluer et documenter les raisons de toute recommandation concernant la réalisation des opérations de caisse, y compris l'environnement externe, l'évaluation des services bancaires, les risques opérationnels potentiels pour le bureau de pays et son personnel, ainsi que les stratégies et procédures d'atténuation des risques.
Partie responsable

Chef du bureau de pays

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

2
ÉTAPE

Examiner et approuver la recommandation du bureau de pays concernant les opérations de trésorerie.
Partie responsable
MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

3
ÉTAPE

Signer les recommandations en guise d'approbation finale.
Partie responsable

Le trésorier

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

4
ÉTAPE

Réévaluer, chaque année ou lorsque l'environnement externe change, selon ce qui se produit en premier, la disponibilité d'un système/service bancaire fonctionnel dans le pays d'origine et/ou sur le site du projet.
Partie responsable

Chef du bureau de pays

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Cette réévaluation comprendra une recommandation du chef de bureau de poursuivre ou de cesser les opérations de trésorerie.

5
ÉTAPE

Examiner l'évaluation et valider la recommandation par le biais de sources externes (agences des Nations unies, ONG et partenaires bancaires). 
Partie responsable

Le trésorier

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

6
ÉTAPE

Communiquer la décision d'accepter ou de rejeter la recommandation.
Partie responsable

Le trésorier

MODÈLE/DIRECTIVE
Notes explicatives

Les parties concernées seront consultées afin de s'assurer que la recommandation est adaptée aux activités courantes du bureau de pays et qu'elle permet d'atténuer les risques.
Au cas par cas, la Trésorerie publiera des lignes directrices et des procédures opérationnelles normalisées (SOP) en fonction des circonstances de la situation qui exige qu'un bureau de pays effectue des opérations de caisse.
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