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Cierre de una cuenta bancaria en un entorno operacional regular

1
PASO
Solicitar el cierre de la cuenta bancaria.

Debe evaluarse el cierre de toda cuenta inactiva durante 6 meses o dar explicaciones a Tesorería para mantener la cuenta abierta.  
PARTE RESPONSABLE

RR/Jefe de Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

2
PASO
Proporcionar la conciliación bancaria (B2B, Bank to Book, por sus siglas en inglés) actual y los estados de cuenta de los últimos 3 meses, resolver todos los problemas pendientes de la B2B, retirar el fondo de la cuenta bancaria y habilitar el saldo cero.
PARTE RESPONSABLE

RR/Jefe de Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

3
PASO
Revisar la solicitud de cierre de la cuenta bancaria.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

4
PASO
Revisar el informe de B2B; autorizar el cierre de la cuenta.
PARTE RESPONSABLE

Jefe, CFRA

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

5
PASO
Aprobar la solicitud de cierre de la cuenta bancaria.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

6
PASO
Planificar la preparación de la carta oficial para cerrar la cuenta bancaria si se aprueba la solicitud.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

7
PASO
Enviar la Carta Oficial al banco para cerrar la cuenta bancaria. ​
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

8
PASO
Obtener y proporcionar en el membrete del banco la confirmación del cierre de la cuenta en el banco.
PARTE RESPONSABLE

Banco RR/DRR,
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

9
PASO
Cerrar la cuenta bancaria en Quantum.  
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Gestionar el riesgo corporativo

1
PASO

Comunicaciones y consultas
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Incluir a las partes interesadas clave en el proceso de identificación y análisis de los riesgos. Comunicar el perfil de riesgo del PNUD al EG a través del ciclo anual de presentación de informes.

2
PASO

Alcance, contexto y criterios
PARTE RESPONSABLE

Comité de Riesgos

Plantilla/Directriz

Comité de riesgos TORs

Notas explicativas

Integrado en el plan estratégico (SP) del PNUD; plan anual de actividades (ABP)

3
PASO

Evaluación de riesgos:

Identificación de riesgos

Análisis del riesgo

Evaluación del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Comité de Riesgos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos corporativos (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Identificar los principales riesgos (tanto amenazas como oportunidades) a nivel institucional que afectan al PNUD, dos veces al año como mínimo.


Revisar y analizar el perfil general de riesgos del PNUD y presentarlo al Comité de Riesgos.


Evaluar cada riesgo en el Registro de riesgos institucionales para definir los riesgos que requieren tratamiento prioritario según la aceptación del riesgo del PNUD para cumplir sus objetivos en el plan estratégico y evitar el daño.
 

4
PASO

Tratamiento del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Comité de Riesgos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos corporativos (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Elevar los riesgos de las unidades de la Sede y todas las direcciones al Comité de Riesgos para ser tenidos en cuenta en la toma de decisiones sobre los riesgos institucionales elevados a un nivel superior (priorizarlos y acciones específicas que deben realizarse).

5
PASO

Supervisión y revisión de los riesgos
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos corporativos (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Documentar las decisiones tomadas por el Comité de Riesgos en el Registro de riesgos institucionales, y supervisarlo y actualizarlo regularmente.

6
PASO

Registro y presentación de informes de riesgos
PARTE RESPONSABLE

Comité de Riesgos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos corporativos (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Registrar los riesgos en el Registro de riesgos de ERM e informar el perfil general de riesgos del PNUD; preparar un informe semestral para el EG, basado en un análisis estratégico del panorama general de riesgos del PNUD.

Gestionar el riesgo a nivel de la unidad/el programa (buro regional/central)

1
PASO

Comunicaciones y consultas
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Incluir a las partes interesadas clave en el proceso de identificación y análisis de los riesgos. Comunicarse con las partes relevantes de la dirección y la oficina y consultarlas en todas las etapas de los procesos de gestión de riesgos y actualizarlos a intervalos regulares/planificados. 

2
PASO

Alcance, contexto y criterios
PARTE RESPONSABLE

Director del Buró / Designado

Plantilla/Directriz

Modelo de documento de proyecto

Modelo de documento de cartera (en inglés)

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Integrados en el documento del programa regional; el documento del programa mundial; el IWP de la dirección y el IWP de la oficina.

3
PASO

Evaluación de riesgos:

Identificación de riesgos

Análisis del riesgo

Evaluación del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Director del Buró / Designado

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

En consulta con las partes interesadas pertinentes, identificar los principales riesgos para los objetivos generales de las oficinas en el país a nivel de la región, la dirección central o la oficina, y registrarlos en el IWP respectivo (Registro de riesgos), durante el diseño del programa y dos veces al año como mínimo durante la ejecución.

Analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del programa/dependencia mediante la aplicación del modelo de criterios de ERM y su registro en el Registro de riesgos.

Evaluar cada riesgo en el Registro de riesgos del programa/dependencia específico para las direcciones regionales/centrales para definir cuáles riesgos requieren tratamiento prioritario según la aceptación del riesgo de la dirección y la oficina para cumplir los objetivos del programa y evitar el daño. 

4
PASO

Tratamiento del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Director del Buró / Designado

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Responder a los riesgos elevados de las oficinas en el país y las dependencias; elevar los riesgos que no pueden abordarse de manera adecuada en la dirección regional/central y las oficinas al Comité de Riesgos.

5
PASO

Supervisión y revisión de los riesgos
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Supervisar los riesgos a la frecuencia más apropiada para el riesgo y la complejidad del programa/dependencia. Actualizar el Registro de riesgos en forma semestral como mínimo. En el caso de la dirección regional, asegurar que se realice la gestión de los riesgos en las oficinas en el país de la región.

6
PASO

Registro y presentación de informes de riesgos
PARTE RESPONSABLE

Director del Buró / Designado

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Registrar los riesgos en el Registro de riesgos de ERM e informar los principales riesgos de la dirección y las oficinas en forma semestral en el IWP y anualmente en el ROAR.

Proceso Formal

1
PASO

Iniciar la resolución formal denunciando el caso ante la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI)
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Enviar un correo electrónico a: reportmisconduct@undp.org
 

Toda persona que tenga información sobre actos de conducta indebida puede informarla a través de los siguientes medios:

  • Por correo electrónico a la OAI, reportmisconduct@undp.org, o bien directamente al director o subdirector (jefe de Investigaciones) de la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI).
  • Mediante un formulario en línea al que puede acceder a través del enlace que se encuentra en el apartado "Report fraud, abuse and misconduct" (Informar casos de fraude, abuso y conducta indebida) en www.undp.org
  • Por medio del sistema de atención telefónica del PNUD (línea gratuita):
  • Desde cualquier país: +1-770-776-5678 (servicio de interpretación las 24 horas)
  • Desde los Estados Unidos: 1-877-557-8685
  • Por fax: + 1-770-409-5008 (desde cualquier país)
  • Por correo postal: Director o subdirector (jefe de Investigaciones), Oficina de Auditoría e Investigaciones, One United Nations Plaza, DC1, 4th Floor, Nueva York, NY 10017, EE. UU.
  • Mediante utilización del servicio telefónico externo para denunciar los casos de acoso sexual


 

2
PASO

Realizar una valoración inicial.
PARTE RESPONSABLE

OAI

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Durante la valoración inicial, la OAI analizará, entre otras cosas, si la denuncia se encuentra dentro del ámbito de competencia de la autoridad investigadora de la OAI.  De no ser así, la OAI remitirá el caso al organismo apropiado.

Las personas que denuncian actos de conducta indebida tienen la opción de ofrecer información de contacto relevante o permanecer en el anonimato. Una denuncia anónima debería contener suficiente información detallada para permitirle a la OAI corroborar los hechos de manera independiente. Si la información proporcionada por la fuente anónima no puede corroborarse de manera independiente, la OAI no podrá investigar la denuncia y, por ende, puede que tenga que cerrar el caso.

Se alienta a las personas a que sean lo más precisas posible, incluso con los detalles básicos referidos a quién, qué, dónde, cuándo y cómo ocurrió el incidente. La información precisa le permitirá a la OAI investigar de manera apropiada el acto de conducta indebida.

La OAI confirmará la recepción de la denuncia a la mayor brevedad posible, por lo general, dentro de las 48 horas.

No se imponen límites de tiempo para informar los casos que involucran actos de acoso sexual.

Otras denuncias de acoso laboral, abuso de la autoridad o discriminación deben enviarse a la OAI máximo un año después del último incidente. El director de la OAI tiene la autoridad de aceptar una denuncia después de que haya transcurrido el límite de tiempo en circunstancias extraordinarias.

Para asegurar la eficacia del proceso, la OAI valorará con posterioridad si es necesario presentar una declaración escrita en un formato estandarizado.

3
PASO

Llevar a cabo una valoración
PARTE RESPONSABLE

OAI

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Durante la valoración, la OAI analizará, entre otras cosas, si existe información suficiente para justificar una investigación formal y si una investigación a cargo de la OAI es la medida más apropiada.
 
Para asegurar la eficacia del proceso, la OAI valorará con posterioridad si es necesario presentar una declaración escrita en un formato estandarizado.
 
Las decisiones sobre si deberían hacerse investigaciones se toman de acuerdo con las normas, políticas y procedimientos de la organización.
 
La OAI tiene la autoridad exclusiva para determinar si debe cerrarse un caso o si debe procederse con una investigación en base a la valoración de la OAI.

4
PASO

Tomar una decisión tras la valoración.
PARTE RESPONSABLE

OAI

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Si la valoración realizada por la OAI indica que la denuncia está dentro del ámbito de competencia de la autoridad investigadora de la OAI, que hay suficiente información para justificar una investigación formal y que una investigación a cargo de la OAI es la medida más adecuada, se iniciará una investigación de acuerdo con la Guía de investigación de la OAI y el Régimen Jurídico del PNUD para tratar el incumplimiento de las normas de conducta de la ONU.

 

La OAI priorizará los casos de abuso sexual. Emprenderá la investigación sin demora dadas las limitaciones de los recursos disponibles.

 

La OAI cerrará el caso cuando, por ejemplo, no haya suficientes pruebas para justificar una investigación, las denuncias no estén dentro del ámbito de competencia de la autoridad de la OAI o cuando una investigación a cargo de la OAI no sea la medida más apropiada.

 

La OAI notificará al denunciante del cierre del caso.

5
PASO

Emprender una investigación.
PARTE RESPONSABLE

OAI

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La OAI llevará a cabo su investigación de acuerdo con la Guía de investigación de la OAI.

6
PASO

Preparar un informe de la investigación.
PARTE RESPONSABLE

OAI

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Cuando la investigación haya finalizado y revele que hay pruebas suficientes para concluir razonablemente que ocurrió un acto de conducta indebida, el investigador preparará un informe de la investigación de acuerdo con la Guía de investigación de la OAI. El denunciante no tiene derecho a recibir una copia del informe de la investigación respecto de las denuncias de conducta indebida contra quien fue objeto de la investigación.

7
PASO

Notificar los resultados al denunciante y al denunciado.
PARTE RESPONSABLE

OAI

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La OAI o la autoridad pertinente notificará al denunciante y al denunciado los resultados de la investigación.

Proceso Informal

1
PASO

Iniciar el proceso informal de solución de conflictos.

PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Un proceso informal de solución de conflictos puede brindarle al personal del PNUD la oportunidad de resolver cualquier denuncia o queja de una manera abierta, honesta, no amenazante y voluntaria. El personal del PNUD dispone de las siguientes opciones informales:

a)            acercarse al presunto culpable (diálogo por iniciativa propia);

b)            buscar el apoyo de un compañero/director, o

 c)         comunicarse con la Oficina del Ombudsman para pedir asesoramiento profesional, imparcial y confidencial sobre cómo resolver el problema de manera informal, incluso a través de una mediación.


1.1
PASO
Acercarse al presunto culpable (diálogo por iniciativa propia).
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Es posible que un miembro del personal del PNUD no sea consciente de que está siendo ofensivo y, si se le pide, puede que erradique o modifique su comportamiento. En caso de que se considere oportuno, se alienta al personal del PNUD que considere que está siendo sometido a cualquier tipo de comportamiento prohibido a comunicarle lo antes posible al presunto culpable que su comportamiento no es aceptado y a pedirle que deje de comportarse de esa manera.

1.2
PASO

Buscar el apoyo de un compañero/director.

PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El personal del PNUD, incluida la persona afectada, puede pedirle a un compañero o director que esté presente en una reunión con el presunto culpable para comunicarle que su comportamiento no es aceptado y le solicite que deje de comportarse de esa manera.

1.3
PASO

Comunicarse con la Oficina del Ombudsman. 

PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas
Enviar un correo electrónico a:
ombudsmediation@fpombudsman.org

a) La Oficina del Ombudsman desempeña un papel importante cuando se trata de conflictos en el lugar de trabajo. El personal del PNUD puede comunicarse con la Oficina si se siente acosado o fue testigo de un caso de acoso. La Oficina ofrece servicios de escucha y orientación o coaching en casos de conflicto, identificación y valoración de opciones, facilitación de diálogo y mediación. La Oficina es un lugar seguro, confidencial e informal para que la persona afectada manifieste sus inquietudes y analice las diversas opciones en el proceso de solución de  conflictos. La Oficina brinda apoyo en el proceso informal, informa sobre los procedimientos previstos en el proceso formal de denuncias y, cuando es necesario, remite el caso a los organismos apropiados.

1.4
PASO

Buscar la intervención imparcial de un tercero.

PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Enviar un correo electrónico a:
ombudsmediation@fpombudsman.org

La intervención imparcial de un tercero, particularmente en la mediación, es un proceso por el cual una tercera parte, imparcial y sin interés en los resultados, ayuda a las partes que tienen un conflicto a tomar decisiones por ellas mismas que sean mutuamente aceptables y que conlleven a la resolución del problema. La mediación también puede ayudar a evitar que se repita una situación que causó un conflicto.

2.0
PASO

Revisar los progresos logrados en el proceso informal e iniciar un proceso formal.

PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Si la persona afectada no está satisfecha con los resultados del proceso informal o si desea continuar con el proceso formal de inmediato, puede presentar en cualquier momento una denuncia formal ante la OAI.

3.0
PASO

Consultar la Oficina  de Ética (Ethics Office).

PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Enviar un email a:ethicsoffice@undp.org

El personal del PNUD puede contactar a la Oficina de Ética para obtener asesoramiento confidencial y orientación sobre sus opciones.

Beneficiarios

1.0
PASO

Conformar un comité de selección de subsidios (si es distinto de la junta del proyecto y/o junta de la cartera)
PARTE RESPONSABLE

Promotor del proyecto y/o promotor de la cartera

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Orientación operativa de subsidios de bajo valor

2.0
PASO

Definir criterios de selección para subsidios
PARTE RESPONSABLE

Promotor del proyecto y/o promotor de la cartera

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Tenga en cuenta que los criterios de selección, con frecuencia, los determina la fuente de financiación

Orientación operativa de subsidios de bajo valor

2.1 OPT
PASO

Realizar una evaluación especifica de la capacidad del asociado en la ejecución para el otorgamiento indirecto de conformidad con los criterios de selección.
PARTE RESPONSABLE

Promotor del proyecto y/o promotor de la cartera

Plantilla/Directriz

PCAT es un archivo Excel que contiene marcros. Para completar la descarga por favor seguir la guía rápida que se encuentra bajo "Explanatory Notes"

Herramienta de evaluación de la capacidad del socio

Notas explicativas

La herramienta de evaluación de la capacidad del socio tiene una hoja de trabajo para el otorgamiento, que se habilita solo cuando se usa el otorgamiento. (Guía rápida para descargar PCAT).

3.0
PASO

Solicitar las propuestas de subsidios de acuerdo con el documento del proyecto y/o documento de cartera.
PARTE RESPONSABLE

Gestor de proyectos y/o gestor de cartera

Plantilla/Directriz

Autocertificación (entidades programadoras)

Notas explicativas

Deben consultarse tanto el propósito general del proyecto y/o cartera como los criterios de selección

Orientación operativa de subsidios de bajo valor

 Las propuestas de subvención deben incluir la autocertificación firmada (entidades programadoras)
 

4.0
PASO

Selección de beneficiarios y otorgamiento de subsidios
PARTE RESPONSABLE

Comité de selección de subvenciones o junta del proyecto y/o junta de la cartera

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El proceso de selección se describe en los términos de referencia del comité de selección de subsidios

Orientación operativa de subsidios de bajo valor

Partes Responsables

1.0
PASO

Identificar las actividades del proyecto/cartera que deberá proporcionar una parte responsable
PARTE RESPONSABLE

Gestor de proyectos y/o gestor de cartera

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

2.0
PASO

Seleccionar una parte responsable adecuada mediante el método apropiado
PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

3.0
PASO

Examinar a la parte responsable seleccionada y completar cualquier evaluación de capacidad requerida instruida por el PCAT. 

 
PARTE RESPONSABLE

Gestor de proyectos y/o gestor de cartera

Plantilla/Directriz

PCAT es un archivo Excel que contiene marcros. Para completar la descarga por favor seguir la guía rápida que se encuentra bajo "Explanatory Notes"

Herramienta de Evaluación de la Capacidad del Socio (PACT)

Notas explicativas

Las capacidades de los asociados se evalúan a través de la Herramienta de Evaluación de la Capacidad del Socio, que evalúa las capacidades de gestión del asociado y de otro tipo de capacidades. La PCAT se completa para cualquier asociado en la ejecución que no sea un organismo de la ONU. (Guía rápida para descargar PCAT).
 

Las capacidades financieras se evalúan a través de la microevaluación del HACT si se espera que se transfieran más de 150.000 dólares en un año.
 


 

4.0
PASO

Firmar el acuerdo modelo con las partes responsables
PARTE RESPONSABLE

Gestor de proyectos y/o gestor de cartera

Plantilla/Directriz

Carta de acuerdo entre el PNUD y un gobierno u OIG para la ejecución de un proyecto/cartera en donde el PNUD actúa en calidad de asociado en la ejecución

Instrucciones para la contratación de bienes y/o servicios

Acuerdo de la parte responsable entre el PNUD y una organización de la sociedad civil

Acuerdo de transferencia de agencia a agencia de la ONU (en inglés)

Notas explicativas

Proyectos de eficacia del desarrollo e institucional

1.0
PASO

Aprobar un plan de trabajo y presupuesto anual
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El gerente del programa o el personal con facultad de aprobación delegada debe aprobar el plan de trabajo y el presupuesto cada año.
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