| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1.0

PASO

Desarrollar un plan de trabajo y presupuesto

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El requisito de modelo depende de la fuente de financiación. Si la financiación es complementaria, se debería utilizar el documento del proyecto modelo. Si la financiación es básica, se requiere como mínimo el formato de documento del proyecto (prodoc) para el plan de trabajo y presupuesto. Si la financiación es tanto complementaria como básica, solo se debería utilizar el documento del proyecto modelo.

El siguiente modelo para este paso aparecerá próximamente: [Extractos de] Modelo de proyecto.
Consulte la guía visual para Proyectos de eficacia del desarrollo e institucional.

1.1

PASO

Preparar los presupuestos de los proyectos con todos los costes para garantizar que se identifican todos los costes programáticos y operativos previstos, incluida la eficacia del desarrollo y los acuerdos de apoyo a la ejecución, con todos los costes incluidos en el presupuesto.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Elaboración de presupuestos detallados para proyectos: Guía de costos directos e indirectos (Anexo 1) (en inglés)

Una lista detallada de los componentes a presupuestar está disponible aquí

Notas explicativas

Los requisitos para elaborar el presupuesto de un proyecto se describen en Preparación de presupuestos totalmente calculados para proyectos.

1.0

PASO

Designar a un responsable de programa para gestionar el mecanismo de participación.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Visión general del proceso de creación de un proyecto Quantum (solamente en inglés)

Notas explicativas

2.0

PASO

Establecer número de identificación de proyecto en Quantum y seleccionar mecanismo de participación como tipo de proyecto

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El número de identificación del proyecto podrá estar abierto por la duración del programa en el país a menos que se cierre de acuerdo con el paso 6.0

3.0

PASO

Preparar un plan de trabajo plurinanual, identificar recursos financieros para las actividades y actualizar el plan de trabajo según se prevean nuevas actividades

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Modelo de plan de trabajo plurianual

Notas explicativas

3.1

PASO

Garantizar que se identifican todos los costes programáticos y operativos previstos, incluida la eficacia del desarrollo y los acuerdos de apoyo a la ejecución, con todos los costes incluidos en el presupuesto.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Hay un modelo de presupuesto disponible aquí

Una lista detallada de los componentes a presupuestar está disponible aquí

Notas explicativas

Los requisitos para elaborar el presupuesto de un proyecto se describen en Preparación de presupuestos totalmente calculados para proyectos.

4.0

PASO

Aprobar el plan de trabajo plurianual, comprometer recursos

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Nota 1: (a) Las asignaciones de recursos básicos para el mecanismo de participación se asignan a la oficina en el país mediante un ASL. Los recursos básicos no utilizados no se transfieren al año siguiente. Se debería utilizar el siguiente plan de cuentas (COA) para los recursos ASL utilizados en el Mecanismo de Participación para configurar la asignación en el presupuesto del proyecto:

Año: año actual

Fondo: 04400

Unidad OP: Código de Oficina en el País

Agente de ejecución: 001981 (PNUD)

Donante: 00012

(b) El código de fondo (04xxx) para las asignaciones de recursos básicos de ventanas regionales y mundiales será provisto por la oficina emisora.

Nota 2: Las contribuciones de recursos complementarios al mecanismo de participación son controladas por efectivo. El registro de los ingresos se hace de la siguiente manera:

(a) Para transferencias de balances de participación en los gastos no utilizados, rige lo siguiente:

las oficinas deben garantizar que los proyectos de participación en los gastos correspondientes estén cerrados financieramente, y que no haya obligaciones o compromisos financieros pendientes;
las oficinas deben asegurar la concurrencia de todos los donantes pertinentes para redesplegar estos fondos al mecanismo de participación;
las transferencias se realizan con un asiento en el libro mayor basado en los siguientes asientos:

Línea	Cuenta	Fondo	Proyecto	Dpto.	oper.	Monto	Comentario
1	51035	Según fondo de proyecto de participación en los gastos	Proyecto con participación en los gastos	Oficina de País	Oficina de País	Especificar	DÉBITO para proyecto(s) con participación en los gastos para transferir fondos al mecanismo de participación
2	51035	Según la fuente de financiación	Proyecto de EF	Oficina de País	Oficina de País	Especificar	CRÉDITO a proyecto de mecanismo de participación de proyecto(s) con participación en los gastos

(b): Cuando la oficina en el país moviliza contribuciones de participación en los gastos del Gobierno o de terceros para el mecanismo de participación, al recibir la contribución, al Mecanismo de Participación a través del Sistema de Gestión de Documentos (DMS por sus siglas en inglés).

Nota 3: La política de recuperación de costos del PNUD sobre gestión de recursos complementarios y los cargos de apoyo general a la gestión rige para las contribuciones del Gobierno y de terceros, y a transferencias desde la cuenta 11888.

Nota 4: La instalación puede recibir fondos de una variedad de recursos básicos y complementarios indicados anteriormente. Sin embargo, una vez que se registra el ingreso en el mecanismo de participación, no se puede considerar fungible y, por lo tanto, no reúne las condiciones de transferencia para otros objetivos.

5.0

PASO

Informar acerca de los resultados logrados en el Informe de Análisis Orientado a Resultados y las revisiones anuales del programa en el país

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

6.0

PASO

Cierre el Mecanismo de Participación cuando ya no sea necesario

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Mecanismo de Participación debería estar cerrado en Quantum cuando ya no sea necesario. Al menos una vez durante el período del programa, todos los Mecanismos de Participación deben revisarse para ver si se necesitan cerrar. Ver Cierre y Transición.

1.0	PASO Preparar una propuesta de proyecto y un plan de trabajo plurianual, e identificar los recursos financieros (incluidos los recursos en especie) para las actividades en Quantum.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Modelo de plan de trabajo plurianual (en inglés) Modelo de documento de proyecto multinacional (en inglés) Términos de referencia estándar (TOR) del PNUD para una junta de proyecto de desarrollo o un comité directivo de proyecto (en inglés) Preguntas frecuentes (FAQ) sobre los términos de referencia (TdR) y las operaciones de una junta de proyecto o comité directivo de proyecto del PNUD (en inglés) Consideraciones para el diseño, la ejecución y la documentación de la cooperación técnica Sur-Sur	Notas explicativas El tipo de proyecto en Quantum debería ser 'SSC/multi-country' (CSS/multinacional) Los productos designados que entregarán los diferentes países pueden compartir el mismo nombre de producto y ser parte del mismo producto en el IRRF. Cada uno de estos productos, junto con las actividades y los recursos específicos por los que cada país/asociado en la ejecución es responsable, se debe configurar en proyectos en los países participantes respectivos, junto con planes de trabajo plurianuales para garantizar la rendición de cuentas.
2.0	PASO Vincular los proyectos en Quantum.	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas (en cada país beneficiario)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Todos los proyectos que se encuentran en el mismo documento del proyecto Sur-Sur/multinacional deberán vincularse en Quantum para el seguimiento y la presentación de informes unificados
3.0	PASO Evaluación del proyecto multinacional/Sur-Sur en cada oficina participante	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Comité de Evaluación de Proyectos Modelo de TdR (en inglés)	Notas explicativas Para más información sobre la evaluación de proyectos multinacionales o de cooperación Sur-Sur, véase la Guía de Evaluación del PNUD.
3.1	PASO Preparar los presupuestos de los proyectos con todos los costes para garantizar que se identifican todos los costes programáticos y operativos previstos, incluida la eficacia del desarrollo y los acuerdos de apoyo a la ejecución, con todos los costes incluidos en el presupuesto.	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas	Plantilla/Directriz Hay un modelo de presupuesto disponible aquí Una lista detallada de los componentes a presupuestar está disponible aquí	Notas explicativas Los requisitos para elaborar el presupuesto de un proyecto se describen en Preparación de presupuestos totalmente calculados para proyectos.
4.0	PASO Aprobar el documento del proyecto multinacional	PARTE RESPONSABLE La oficina coordinadora dirigirá un comité virtual de evaluación conjunta de proyectos para las oficinas nacionales participantes	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Portada del proyecto con signatarios La Oficina Coordinadora liderará un comité de evaluación de proyectos conjuntos virtual para las oficinas en el país participantes.
5.0	PASO Identificar y calcular los recursos complementarios que se deben movilizar; formular la cooperación o el acuerdo de participación en los gastos multinacional o Sur-Sur.	PARTE RESPONSABLE Oficina de Coordinación ＆ Oficinas participantes	Plantilla/Directriz Gestión de Proyectos Acuerdo de Contribución al Proyecto de Cooperación Sur-Sur/Triangular (en inglés) Orientación sobre fuentes de financiación de proyectos Sur-Sur y cooperación triangular y multinacionales (en inglés)	Notas explicativas
6.0	PASO Negociar con los donantes sobre los recursos y calendarios de pago.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7.0	PASO Establecer cuentas por cobrar; aplicar contribuciones	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Gestión de Proyectos Proyecto de Cooperación Sur-Sur/Triangular - Contribuciones en efectivo y en especie (en inglés)	Notas explicativas
8.0	PASO Actualizar y revisar los presupuestos de producto del proyecto, si fuera necesario	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
9.0	PASO Presentar informes financieros, desglosados por país, a los asociados contribuyentes.	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El modelo de informe modelo de donantes se puede cambiar según sea necesario de acuerdo con las necesidades del donante. **Los procedimientos restantes son similares a los proyectos de desarrollo comunes; sin embargo, los acuerdos de presentación de informes, evaluación y gestión se deben realizar en conjunto de acuerdo con la oficina coordinadora.
10.0	PASO Presentar informes financieros, desglosados por país, a los asociados contribuyentes.	PARTE RESPONSABLE La oficina coordinadora ＆ BMS/OFRM	Plantilla/Directriz Directriz POPP: Guía y plantilla para la presentación de informes a los donantes (en inglés)	Notas explicativas El modelo de informe modelo de donantes se puede cambiar según sea necesario de acuerdo con las necesidades del donante. **Los procedimientos restantes son similares a los proyectos de desarrollo comunes; sin embargo, los acuerdos de presentación de informes, evaluación y gestión se deben realizar en conjunto de acuerdo con la oficina coordinadora.

1.0

PASO

Seleccionar la parte responsable para PBP

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador del proyecto,Gestor del proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las políticas regulares rigen para la selección de las partes responsables

2.0

PASO

Si supera los USD 300.000, seleccionar un asesor independiente de reputación internacional, acordado por las partes

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador del proyecto,Gestor del proyecto

Plantilla/Directriz

Contrato de suministro de bienes y servicios (en inglés)

Contrato para los Servicios de Contratista Individual

Notas explicativas

No aplicables para pagos de bajo valor; véase Orientación sobre la selección de evaluadores: Selección de evaluadores: individuos versus empresas

Directrices de evaluación del PNUD

2.1 OPT

PASO

Plan de iniciación o autorización previa (si es necesario)

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Es posible que se necesite en caso de contratar al asesor antes de la aprobación del proyecto

3.0

PASO

Evaluar las capacidades y realizar la diligencia debida

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador del proyecto, Gestor del proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

4.0

PASO

Evaluación del acuerdo de PBP en el comité local de evaluación de proyectos o la junta del proyecto

PARTE RESPONSABLE

Desarrollador del proyecto,Gestor del proyecto

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Deben incluirse en la presentación al comité de evaluación de proyectos o a la junta del proyecto la validación de la teoría del cambio, la formulación de resultados, los indicadores relacionados con los pagos y el método de validación del asesor independiente, y el proyecto de acuerdo.

5.0

PASO

Firma del acuerdo

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Modelo del Acuerdo de PBP

Acuerdo PBP de bajo valor

Notas explicativas

1.0

PASO

Revisar el plan de trabajo plurianual para la planificación anual.

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Modelo de plan de trabajo plurianual (en inglés)

Notas explicativas

2.0

PASO

Preparar planes de adquisición y recursos humanos.

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Los planes de aprovisionamiento son necesarios para "necesidades empresariales estándar o complejas", el Jefe de la Unidad de Negocio tiene que aprobar todos los planes de aprovisionamiento supervisando el informe requerido en Quantum. Todos los planes de aprovisionamiento (Proyecto y Operaciones) se establecen a nivel de actividad en los proyectos en Quantum. Los planes consolidados pueden visualizarse y analizarse en Quantum ejecutando los informes correspondientes.

1.0

PASO

Formular el plan operativo anual.

PARTE RESPONSABLE

Oficina Ejecutiva

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

2.0

PASO

Formular el plan de trabajo de la dependencia.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Orientación sobre el plan de trabajo integrado provista de forma anual.

1.0	PASO Realizar un seguimiento del desempeño: recopilar los datos de avance respecto a los objetivos de indicadores (IRRF, programa, proyecto, según convenga), comentarios de la parte interesada, pruebas de cambios contextuales y datos del desempeño operativo respecto a las metas financieras y de eficacia, con la periodicidad estipulada	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas, Gerente del proyecto, Responsable de Monitoreo y Evaluación	Plantilla/Directriz Lista de control del proceso de evaluación Marco de resultados	Notas explicativas Garantizar que la información crítica del proyecto se supervisa y actualiza en los sistemas corporativos. Nota orientativa del GNUDS sobre la seguridad y la ética de los macrodatos Los compromisos asumidos con los asociados en la financiación/los donantes deben formar parte del seguimiento regular
2.0	PASO Analizar las pruebas: comparar y analizar las pruebas respecto a las líneas de base programáticas y operativas, etapas, metas y la teoría del cambio, e identificar los factores relacionados al avance, al menos anualmente	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto, Responsable de Monitoreo y Evaluación	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2.1	PASO Verificar el avance y/o la finalización del producto, al menos anualmente	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas, Gerente del proyecto, Responsable de Monitoreo y Evaluación	Plantilla/Directriz Modelo de verificación del producto	Notas explicativas Las directrices del HACT requieren la realización de un seguimiento del programa como parte de las actividades de garantía del HACT para verificar el avance del producto.
2.2	PASO Revisar las disposiciones para la transición, la apropiación nacional y el plan de sostenibilidad, al menos anualmente	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2.3	PASO Avaluar la calidad, al menos, cada dos años	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas, Responsable de Monitoreo y Evaluación	Plantilla/Directriz Garantía de calidad de projecto : implementación y monitoreo (Quantum +)	Notas explicativas Guía del usuario para la garantía de calidad de projecto : implementación y monitoreo (Quantum +)
2.4	PASO Avaluar los riesgos y la ejecución de las medidas de gestión de riesgos, al menos anualmente	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz Registro de los riesgos de cartera y del proyecto Marco de gestión de riesgos para proyectos de fondos verticales ( en inglés)	Notas explicativas Véanse Estándares sociales y ambientales Véase Política de gestión de los riesgos institucionales
2.5	PASO Dar seguimiento al desempeño operacional	PARTE RESPONSABLE Oficial de programas, Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2.6	PASO Revisar las asociaciones y la estrategia de comunicación con un plan de acción de tramitación y movilización de recursos, al menos anualmente	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.0	PASO Proporcionar información para la toma de decisiones para permitir realizar los ajustes necesarios para el programa y el proyecto en función de las pruebas y análisis provenientes del seguimiento	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto, Junta del Programa, Junta del Proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4.0	PASO Registrar las lecciones aprendidas a través de la presentación de informes vigentes y mecanismos de aseguramiento	PARTE RESPONSABLE Representante residente, Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz Espacio del proyecto en el sistema de planificación corporativa	Notas explicativas El registro de las lecciones aprendidas se efectúa en el espacio del proyecto en el sistema de planificación corporativa

1.0

PASO

Poner los fondos a disposición del proyecto/cartera.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Módulo de Finanzas de Quantum

Notas explicativas

Véase la sección de la Guía de gestión de recursos financieros sobre la Provisión de recursos financieros. Los informes sobre los avances logrados y/o financieros constituirán la base para la disponibilidad continua de fondos.

2.0

PASO

Movilizar los insumos para iniciar las actividades y entregar los productos

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto,

Gerente de cartera

Plantilla/Directriz

Cuando el PNUD lleva a cabo una adquisición, se deberá usar el módulo Adquisiciones de Quantum.

Véase la política sobre el uso del sistema Quantum

Sistema en línea Quantum

Notas explicativas

Véase la Guía de gestión de recursos financieros. Para procedimientos detallados relacionados con la movilización de insumos para un proyecto ejecutado directamente, véase Adquisiciones y Gestión de recursos humanos en las Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas.

3.0

PASO

Desempeña funciones de supervisión mediante las verificaciones esporádicas in situ de manera periódica y las auditorías programadas incluidas en el plan de actividades de garantía.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas,

Proveedor de servicios de terceros

Plantilla/Directriz

TDR de las verificaciones esporádicas: Vease Apéndice IX y X, Enfoque armonizado del Marco para las Transferencias en Efectivo (HACT)

Modelo de Términos de Referencia para las auditorías financieras de ONG/NIM/HACT

Portal de la OAI: Auditorías financieras de ONG/NIM/HACT

Roles y responsabilidades de los directores de evaluación

Funciones y responsabilidades de los puntos focales de evaluación

Carta de la Oficina de Auditoría e Investigaciones

La matriz RACI (Roles, Responsabilidad, Consultar e Informar)

Notas explicativas

Las directrices del HACT

La Oficina de Auditoría e Investigaciones efectúa auditorías de conformidad con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna, emitidas por el Instituto de Auditores Internos.

En los términos de referencia para las auditorías del HACT, la NIM y las ONG se exige que los auditores cumplan con las normas de auditoría de las Normas Internacionales de Auditoría (ISA) o la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

La matriz RACI (Roles, Responsabilidad, Consultar e Informar) detalla los roles de supervisión y responsabilidad de los proyectos financiados por el FMAM.

*Véase la política del HACT en relación con la autorización de los burós para que el personal lleve a cabo verificaciones esporádicas.

4.0

PASO

Actualizar el plan de trabajo plurianual

PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto,

Gerente de cartera

Plantilla/Directriz

Modelo de plan de trabajo plurianual (en inglés)

Modelo de plan de trabajo plurianual de cartera (en inglés)

Notas explicativas

Sistema en línea Quantum

1.0

PASO

Mantener revisiones de la junta del programa/proyecto al menos anualmente

PARTE RESPONSABLE

Director de programa

Plantilla/Directriz

Mandato del comité de proyecto (en iglés)

Preguntas frecuentes sobre el Comité de proyecto (en inglés)

Matriz RACI (Responsable, Contable, Consultado e Informado) para la supervisión de los proyectos del FMAM (en inglés

Notas explicativas

Considera: informes del programa/proyecto, datos de garantía de calidad, evaluaciones, valoración de riesgos, asociaciones requeridas y cuellos de botella y problemas operativos

Para los proyectos financiados por el FMAM, la matriz RACI (Roles, Responsabilidad, Consultar e Informar) es una guía útil para definir los roles y la responsabilidad de la supervisión del proyecto.

2.0

PASO

Registrar las decisiones en actas de las reuniones de la junta del programa/proyecto.

PARTE RESPONSABLE

Director de programa

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El gerente del programa debe informar a las juntas del proyecto todas las decisiones y las acciones pertinentes a los respectivos proyectos. Las juntas del proyecto y los gerentes del proyecto deben poner en práctica los cambios acordados a nivel del programa mediante la revisión de los documentos del proyecto correspondientes, cuando sea necesario.

1.0	PASO Los cambios propuestos son registrados en la documentación del programa en consulta con la junta del proyecto y evaluados con las partes interesadas clave	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Orientación de RBM sobre la gestión del cambio en los programas (en inglés)	Notas explicativas Documentación de respaldo requerida: Copia de las actas de la junta del programa, en las que se aceptan los cambios Documentación revisada del programa, con los cambios registrados Considere utilizar la Guía RBM para mejorar la forma en que los programas gestionan el cambio.
2.0	PASO Se envían los detalles de las enmiendas al programa al Director del Buró	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3.0	PASO El Director del Buró, en consulta con la Secretaría de la Junta Ejecutiva y el Grupo sobre la Efectividad del Desarrollo, revisa la calidad de los cambios propuestos y sugiere las medidas adecuadas	PARTE RESPONSABLE Director de la Oficina, Secretaría del Comité de Evaluación del Programa en la Sede	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4.0	PASO Las revisiones del programa que no requieran aprobación de la Junta Ejecutiva se aprueban mediante la incorporación de los comentarios y el aval de la junta del programa	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4.0 ALT	PASO El Buró correspondiente envía las revisiones del programa que requieren aprobación de la Junta Ejecutiva a la Secretaría de la Junta Ejecutiva a través del Grupo sobre la Efectividad del Desarrollo en BPPS.	PARTE RESPONSABLE Director de la Oficina, BPPS / Equipo de Calidad de la Programación	Plantilla/Directriz Formulario de autorización (en inglés)	Notas explicativas Documentación de respaldo requerida: Formulario de autorización firmado con el motivo de la revisión Copia de las actas de la junta del programa, en las que se aceptan los cambios Documentación revisada del programa, con los cambios registrados

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