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Comités de Supervisión y Examen de las Adquisiciones

Ámbito político:

Adquisiciones

Capítulo político:

Comités de examen de las adquisiciones

Fecha de entrada en vigor

Sep 15, 2025

Fecha de revisión prevista

Sep 15, 2028

Comités de Supervisión y Examen de las Adquisiciones

Ámbito político:

Adquisiciones

Capítulo político:

Comités de examen de las adquisiciones

Política

Comités de supervisión y examen de las adquisiciones

Tipo de documento

Política

Fecha de entrada en vigor

Sep 15, 2025

Fecha de revisión prevista

Sep 15, 2028

Publicado en:

Solicitud de aprobación o delegación para un documento de proyecto que incluye obras de construcción

Ámbito político:

Adquisiciones

Capítulo político:

Construcción de obras

Política

Construcción de obras

Tipo de documento

Plantilla

Publicado en:

Formulario de aprobación de duración y honorarios diarios de la consultoria

Ámbito político:

Adquisiciones

Capítulo político:

Contrato individual

Política

Política de Contrato Individual

Tipo de documento

Plantilla

Publicado en:

Gasto de ingresos devengados de la recuperación de costos

1
PASO

Proyección de ingresos y gastos de recuperación de costos de GMS, servicios a Agencias y otros ingresos (tarifas AA y otros ingresos varios) se incluyen en el IWP y se revisan a nivel del centro de costos.

 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz

Sistema de Planificación Corporativa (en inglés)

Notas explicativas

2
PASO

Se revisan y se aprueban los recursos del presupuesto institucional provenientes de ingresos de recuperación de costo y planes de gasto.
PARTE RESPONSABLE

Grupo Ejecutivo

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

3
PASO

ASLs emitidos a centros de costos y unidades
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Utilice las consultas de Quantum:

 - En desarrollo (antiguas consultas en Atlas: UN_KK_BudJOURNAL_SUMMARY

Consulte las guías para la asignación anual de recursos internos a los centros de costo.

4
PASO

Los fondos se gastan con la SL emitida de acuerdo con las pautas anuales del Presupuesto Institucional.
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Consulta en Quantum aún en desarrollo (Anterior consulta en Atlas - UN_Resource_overview_acct_lv)

Designación de firmantes para cuentas de saldo cero

1
PASO

Revise si se requiere o no un Firmante Transaccional para la cuenta e informe a Tesorería. 
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los firmantes que operan una cuenta bancaria se definen como «Firmantes Transaccionales». Los Firmantes Transaccionales sólo dan instrucciones de pago (como cheques o cartas de transmisión) al banco.
 

2
PASO

Recomendar al personal adecuado para que forme parte del panel de firmantes de la Cuenta de Balance Cero (ZBA) controlada por su oficina.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Formulario de solicitud de actualización de firmantes de todas las cuentas bancarias (en inglés)

Plantilla de la última versión de firma de la tarjeta BOA 2019 (en inglés)

Notas explicativas

3
PASO

Designar al personal recomendado como firmantes para operar con la Cuenta de Balance Cero tras recibir la solicitud del Jefe de la Oficina en el formulario de actualización de firmantes de Bank of America.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

4
PASO

Solicitar los cambios en el panel de firmantes a través del canal establecido.  Facilitar al Tesorero los datos completos de los firmantes designados, incluyendo el cargo, el número de índice y la situación contractual de la persona, junto con una copia legible de un salvoconducto o pasaporte nacional actualmente en vigor, en las solicitudes para añadir firmantes a la ZBA
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Delegación de signatarios

1
PASO

Delegar en el Jefe de la Oficina la designación y el mantenimiento del panel de firmantes de las cuentas bancarias domiciliadas localmente.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El personal del PNUD no puede actuar como signatario en las cuentas bancarias de otras entidades de las Naciones Unidas o de proyectos de ejecución nacional (NEX)/NIM.

2
PASO

Mantener una base de datos central de los signatarios de todas las cuentas del PNUD y conservar la responsabilidad de mantener el panel de signatarios para las cuentas de saldo cero.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

3
PASO

Revisar si se requiere o no un Firmante Transaccional para la cuenta e informar a Tesorería a través del canal establecido.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los firmantes que operan una cuenta bancaria se definen como «Firmantes transaccionales». Los Firmantes Transaccionales sólo están autorizados a firmar instrucciones de pago escritas (como cheques o cartas de transmisión) al banco.

4
PASO

Obtener permiso por escrito del Tesorero si se van a utilizar menos de dos firmantes en la operativa de la cuenta bancaria del PNUD.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El funcionamiento de las cuentas bancarias del PNUD requiere dos firmantes. Las excepciones a esta norma requieren la aprobación por escrito del Tesorero.

5
PASO

Seleccionar a los miembros del panel de firmantes, que deberán tener las siguientes características:

  • Los firmantes deben ser titulares de un contrato FTA o TA del PNUD.
  • El personal contratado localmente puede ser signatario.
  • Dos JPO no pueden firmar conjuntamente.
  • Los titulares de acuerdos de servicios de personal (IPSA, N-PSA), los titulares de contratos de VNU y los consultores no pueden ser signatarios.
  • El personal de otras agencias de la ONU no puede ser signatario.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El Jefe de la Oficina es responsable de la selección y el desempeño del miembro del panel. El Jefe de la Oficina debe designar únicamente a aquellas personas que considere que demuestran la integridad y competencia necesarias para desempeñar las responsabilidades de su cargo.

6
PASO

Informar a la Tesorería de los cambios aprobados por el Jefe de la Oficina a través del canal establecido.  Facilite al Tesorero los datos completos de los firmantes designados, incluyendo el cargo, el número de índice y la situación contractual de la persona, junto con una copia legible de un Laissez Passer o pasaporte nacional válido y firmado.
Solicitar los cambios en el panel de firmantes a través del proceso habitual de asignación de funciones de IDAM (una vez que los procesos de cambio de firmantes bancarios hayan migrado a IDAM).
PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones,

Jefe de finanzas

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

7
PASO

Revise la lista del personal autorizado a firmar de forma rutinaria para asegurarse de que la información está actualizada y de que hay suficientes firmantes -pero no demasiados- para garantizar el buen funcionamiento de la oficina.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los paneles de firmantes son necesarios para el correcto funcionamiento de los «controles internos» y constituyen una de las tres autoridades descritas en el Marco de Control Interno.

8
PASO

Garantizar el cumplimiento de la segregación de funciones para la función descrita en el Marco de Control Interno.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Es decir, un firmante bancario no debe preparar la conciliación bancaria, ni crear vales o depósitos de proveedores; y cuando sólo un firmante de cuenta bancaria esté autorizado por el Tesorero, el firmante no puede ser también un aprobador de proveedores (es decir, no puede tener un rol de Mantenimiento de Proveedores en IDAM).

9
PASO

Garantizar que todos los desembolsos de las cuentas bancarias del PNUD sean pagos válidos y aprobados.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Esta responsabilidad se ejecuta cuando los firmantes firman cheques y/o aprueban transferencias bancarias.

10
PASO

Garantizar que las cuentas bancarias del PNUD se utilicen únicamente para los asuntos del PNUD.
PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Esta responsabilidad se ejecuta cuando los firmantes firman cheques o cartas de transmisión y/o aprueban instrucciones de pago manuales.

Participación en los gastos de la cofinanciación por países (fondo 11888) y participación no asignada en los gastos de programas (fondo 30083),

1
PASO

Registrar los intereses devengados por los saldos no utilizados de los recursos de reparto de costes en el fondo 11888 a través del proceso anual de asignación de intereses.
PARTE RESPONSABLE

Informes financieros corporativos y servicios a agencias

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Consulte las instrucciones de cierre del ejercicio.

2
PASO

Transferir los saldos de recursos no utilizados al fondo 11888 tras el cierre de los proyectos de desarrollo sobre la base de las disposiciones de los acuerdos de contribución o el consentimiento de los donantes.
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Reembolsos a donantes Orientación POPP.

3
PASO

Registrar las contribuciones de gobiernos no asignadas  en los gastos de programas en el fondo 30083.
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz

Modelo de acuerdo de reparto de costes entre el gobierno del país del programa (en inglés)

Notas explicativas

4
PASO

Presupuestar y programar los recursos del fondo 11888 sobre la base de la evaluación de las necesidades de programación de la oficina en el país. La programación de los recursos debe hacerse en el código de fondo 30084.
PARTE RESPONSABLE

Burós Regionales

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Apartados 15-21
Se aplican las políticas y procedimientos programáticos y financieros normales del PNUD.

5
PASO

Presupuestar y programar los recursos del fondo 30083 basándose en la aprobación del donante gubernamental del programa.  La programación de los recursos debe realizarse en el código de fondo de reparto de costes correspondiente.
PARTE RESPONSABLE

Burós Regionales

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Apartados 22-25
Se aplican las políticas y procedimientos programáticos y financieros habituales del PNUD.

6
PASO

Aprobación de la planificación y programación de los fondos 11888 y 38003 por las oficinas nacionales, en su plan de trabajo anual.  Supervisión y gestión de los ingresos devengados en los fondos de acuerdo con las orientaciones políticas y los FRR, supervisión de los recursos no programados de los recursos no asignados en el fondo 38003.
PARTE RESPONSABLE

Sede del Buró regional (centro de costos)

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Apartados. 4, 8, 15, 16, 18, 22, 23, 24

Recuperación de Costos de Otros Recursos - Apoyo General a la Gestión (GMS)

1
PASO

Asegurarse que todos los acuerdos (nuevos y renovados a partir del 1 de enero de 2014) se ajustan a la nueva política de recuperación de costes.
PARTE RESPONSABLE

Oficina del PNUD y gestores de fondos

Plantilla/Directriz

Acuerdos y plantillas de financiación (en inglés)

Notas explicativas

La renovación de los acuerdos existentes con contribuciones adicionales debe modificarse con nuevas tasas de recuperación de costes; véase Acuerdos y plantillas de financiación (en inglés).

2
PASO

Revisar periódicamente el promedio del Apoyo General a la Gestión (GMS) cargado a los proyectos para garantizar que se introducen en Quantum las tarifas correctas y más recientes.
PARTE RESPONSABLE

Oficina del PNUD y gestores de fondos

Plantilla/Directriz

Informes OFM -Informe de excepciones de Apoyo General a la Gestión (GMS) (en inglés)

Notas explicativas

Reporte de OFM:

Recuperación de costes - Tarifas medias del Apoyo General a la Gestión (GMS) (en inglés)

3
PASO

Solicitar la aprobación de cualquier desviación, excepción o tarifa especial de SGC antes de firmar el acuerdo con el donante.
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz

Plantilla: Memorándum de Acción para el Administrador Adjunto y el Director de la Oficina de Servicios de Gestión (en inglés)

Notas explicativas

Consulte la plantilla: Memorándum de Acción para el Administrador Adjunto y el Director de la Oficina de Servicios de Gestión (en inglés) con las justificaciones pertinentes para el director de BMS.  La oficina solicitante debe obtener el visto bueno de BMS/OFM antes de su presentación. 

4
PASO

Revisar las solicitudes de excepciones en las tarifas de Apoyo General a la Gestión (GMS).
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Se informa al Comité Ejecutivo de las tarifas de Apoyo General a la Gestión (GMS) no estándar.

5
PASO

Aprobar las distribuciones internas del Apoyo General a la Gestión (GMS), como los Fondos Verticales.
PARTE RESPONSABLE

Oficina Ejecutiva

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

6
PASO

Informe sobre el promedio de Apoyo General a la Gestión (GMS) por fuente de financiación y departamentos presupuestarios
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

7
PASO

Informe al Consejo Ejecutivo sobre todos los casos de exención.
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Condiciones para las operaciones en efectivo

1
PASO

Evaluar y documentar las razones de cualquier recomendación formulada para llevar a cabo las Operaciones de Caja, incluido el entorno externo, la evaluación de los servicios bancarios, los riesgos operativos potenciales para la oficina en el país y su personal, y las estrategias y procedimientos de mitigación de riesgos
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la oficina en el país

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

2
PASO

Revisar y aprobar la recomendación de la oficina en el país para las Operaciones de Caja.
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

3
PASO

Firmar las recomendaciones como aprobación final
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

4
PASO

Reevaluar, anualmente o cuando cambie el entorno externo, lo que ocurra primero, la disponibilidad de un sistema/servicios bancarios funcionales en la oficina en el país y/o en la ubicación del proyecto
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la oficina en el país

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

5
PASO

Revisar la evaluación y validar la recomendación a través de fuentes externas (organismos de la ONU, ONG y socios bancarios). 
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

6
PASO

Comunicar la decisión de aceptar o rechazar la recomendación.
PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Se celebrarán consultas entre las partes implicadas en el proceso para garantizar que la recomendación es adecuada para apoyar la actividad en curso de la oficina en el país y mitigar los riesgos.
En cada caso, el Tesoro emitirá directrices y procedimientos operativos normalizados en función de las circunstancias de la situación que requiera que una oficina en un país realice operaciones de caja.
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