| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1	PASO Autoridad para establecer el PCF y su nivel El tesorero delega al Jefe de Oficina su autoridad para establecer el PCF, hasta el nivel máximo del PCF, para sus actividades normales.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Solicitar la aprobación por adelantado del Tesorero mediante el envío de la documentación con justificaciones detalladas.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Toda Oficina de País que requiera un PCF superior a USD 2500.
3	PASO El Tesorero evaluará dicha solicitud y considerará las necesidades operativas de la Oficina de País y su historial de cumplimiento con el marco de control interno (ICF) y las directrices de Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP), particularmente al cumplimiento en lo que respecta a las áreas de monitoreo, conciliación y procedimientos de fin de año del PCF, y tomará la decisión de autorizar el nivel más alto solicitado.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El hecho de no registrar de manera precisa y oportuna los gastos del PCF y de conciliar la cuenta PCF 16105 del libro mayor (GL) puede ocasionar que se demore o se rechace la solicitud hasta que se resuelvan los problemas de control interno.
4	PASO Gastos aptos para PCF Los gastos aptos para pagarse con el PCF son los siguientes: Compras menores para las operaciones de gestión de la oficina (no programas), y ninguna de estas compras individuales debe exceder los USD 250 o su equivalente.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Nombramiento de un Custodio del PCF El Jefe de Oficina designa al Custodio del PCF en virtud de los siguientes criterios de nombramiento: a) El miembro del personal posee un contrato a plazo fijo (FT) con el PNUD. b) El miembro del personal cuenta con la competencia profesional para cumplir con las responsabilidades, incluida la protección, el uso adecuado, la contabilidad y el conteo físico del PCF, así como el mantenimiento de registros del PCF. c) El miembro del personal acepta los términos y las condiciones del formulario de nombramiento del Custodio de Caja Chica (véase Anexo 1), incluido el hecho de que el Custodio de PCF deberá reembolsar cualquier pérdida en el PCF al PNUD, de lo contrario, esta se le deducirá de su sueldo.	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz Anexo 1: Formulario de nombramiento del Custodio de Caja Chica (en inglés)	Notas explicativas
6	PASO Seguridad física del PCF El RRAd (Representante Residente Adjunto) de Operaciones o el Gerente de Operaciones deben garantizar la seguridad física del PCF de la siguiente manera: a) La Oficina de País debe tener una caja de seguridad con sólidas características de seguridad. b) La caja de seguridad debe colocarse en una habitación con acceso limitado únicamente al personal autorizado. c) El efectivo debe mantenerse en la caja de seguridad en todo momento.	PARTE RESPONSABLE RRA(O) o Gerente de Operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO Responsabilidades de un Custodio de PCF Ponga en la caja fuerte de la oficina el efectivo recibido para la financiación inicial del PCF y las reposiciones posteriores.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
8	PASO Mantener los registros del PCF para hacer un seguimiento de todas las actividades relacionadas con el PCF.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
9	PASO Usar el comprobante del PCF previamente numerado en orden consecutivo para cada desembolso de dinero del PCF.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
10	PASO Garantizar que cada comprobante del PCF se complete para fines contables/presupuestarios, se apruebe adecuadamente y tenga una factura o un recibo como documento de respaldo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
11	PASO Contar el saldo del PCF después de cada desembolso y reabastecimiento para garantizar que el monto sea igual al saldo corriente en el Registro del PCF, todo bajo la supervisión del Gerente de Operaciones.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Hacer todos los esfuerzos razonables para evitar el robo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Por ejemplo, el mantenimiento del PCF en un lugar seguro (es decir, en la caja de seguridad de la oficina), el requisito de dos llaves para ingresar a la sala de seguridad y la presencia de dos personas cuando se abra la caja de seguridad.
13	PASO Solicitar la reposición cuando el saldo del PCF alcance el 20 % del saldo inicial.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
14	PASO La financiación inicial del PCF se realiza mediante una Factura de Prepago Permanente pagadera al Custodio del PCF como "Proveedor" registrada contra: Cuenta GL Débito: 16105 – Fondo de Caja Chica (PCF) Unidad Operativa: Unidad operativa del CO Código de Fondo: 00001 (siempre para la cuenta GL 16105) Departamento: Departamento correspondiente Proveedor: ID de personal/proveedor del Depositario del PCF	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El documento justificativo de la factura de cuentas a pagar sin orden de compra es el visto bueno del Jefe de Oficina o del Tesorero, según proceda.
15	PASO Contar el saldo del PCF después de cada desembolso y reabastecimiento para garantizar que el monto sea igual al saldo corriente en el Registro del PCF, todo bajo la supervisión del Gerente de Operaciones.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El monto del reaprovisionamiento posterior debe ser igual al monto del APJV (véase Control Interno y Contabilidad del PCF), que registra el total de los desembolsos efectuados durante el período previo al reaprovisionamiento. El APJV y las facturas/recibos adjuntos sirven como documentos de respaldo para el reaprovisionamiento posterior.
16	PASO Después del reabastecimiento subsiguiente, el saldo del PCF, guardado en la caja fuerte de la oficina, debe ser igual al saldo inicial	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
17	PASO Para el reabastecimiento subsiguiente del PCF, el Gerente de Finanzas o el Gerente de Operaciones (siempre y cuando ninguno de los dos sea el Custodio del PCF) deberá revisar, certificar y aprobar (según sea el caso) lo siguiente:	PARTE RESPONSABLE Gerente de Finanzas o Gerente de Operaciones (distinto del Depositario del PCF)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
18	PASO Subir hoja de cálculo creada por el Custodio del PCF para registrar los desembolsos del PCF, los documentos de respaldo pertinentes para los gastos y el cumplimiento del límite de USD 250 para cada desembolso.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
19	PASO El recuento físico para garantizar que el saldo del PCF que se encuentra en la caja de seguridad sea igual al saldo que figura en el Registro del PCF.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
20	PASO Una conciliación del PCF para garantizar que el saldo de la cuenta PCF 16105 del GL sea igual al saldo real en efectivo que se encuentra en la caja de seguridad (una vez publicado el APJV) y en el Registro del PCF.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
21	PASO Un bono de pago para pagarle al custodio del PCF para el reabastecimiento del PCF.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
22	PASO Controles internos del PCF Se debe mantener la separación de tareas en todo momento.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
23	PASO Para solicitar los desembolsos del PCF, deben utilizarse los comprobantes del PCF previamente numerados en orden consecutivo (ya sea en forma impresa o en forma de hoja de cálculo controlada por contraseña); además, se debe obtener la aprobación adecuada y se debe indicar el Plan de Cuentas (COA) completo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
24	PASO Se debe adjuntar la factura o el recibo de compras menores a cada comprobante del PCF.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
25	PASO Generar un APJV para registrar los desembolsos del PCF mensualmente o antes de cada solicitud de reaprovisionamiento, lo que ocurra primero	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Utilizar el campo « Comprobante relacionado » (« Related Voucher ») en la página de información de la factura para incluir el ID del comprobante inicial relacionado con el anticipo, a fin de facilitar la revisión y la liquidación.
26	PASO Se debe mantener cada transacción en el Registro del PCF, que debe emitirse al cierre de las operaciones en el último día del mes o antes de cada período de reabastecimiento sin ninguna modificación adicional.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
27	PASO Se debe crear un nuevo Registro del PCF para cada nuevo mes o nuevo período de reabastecimiento.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
28	PASO Se debe generar un informe AAA para la cuenta 16105 del GL para cada período mensual o de reabastecimiento para comparar el saldo presente en la caja de seguridad del PCF con el saldo que figura en el Registro del PCF.	PARTE RESPONSABLE RRA(O) o Gerente de Operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
29	PASO El gerente de Operaciones debe hacer un recuento físico del dinero en efectivo al final del mes o antes de cada solicitud de reabastecimiento, lo que ocurra primero, y firmar el Formulario de Recuento de PCF (véase el Anexo 3).	PARTE RESPONSABLE Director de operaciones	Plantilla/Directriz Anexo 3: Formulario de Recuento de efectivo (en inglés)	Notas explicativas
30	PASO Cualquier discrepancia que se identifique en los pasos 17 a 19 debe investigarse y resolverse dentro de los siete (7) días.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se debe realizar todos los meses sin excepción.
31	PASO Se debe notificar al Jefe de Oficina de la discrepancia y su resolución.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se debe realizar todos los meses sin excepción.
32	PASO A más tardar el 31 de diciembre de cada año, la Oficina de país (CO) deberá cargar la última hoja de cálculo de los gastos registrados y depositar el saldo del PCF guardado en la caja fuerte en la cuenta bancaria de la CO.	PARTE RESPONSABLE Oficina de país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si la oficina de País no deposita el saldo del PCF en la caja de seguridad de la cuenta bancaria para fin del año, la oficina deberá notificar a Tesorería y explicar las circunstancias que impiden esta acción.
33	PASO Conciliación del PCF y cierre de fin de año La conciliación mensual del PCF debe realizarse todos los meses sin excepción, incluido el cierre de fin de año.	PARTE RESPONSABLE RRA(O)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si la Oficina de País sigue las directrices y los procedimientos aquí descritos, el informe AAA para la cuenta 16105 del GL al 31 de diciembre debe mostrar un saldo de cero en la moneda local.
34	PASO El RRAd de Operaciones debe revisar los resultados de la conciliación mensual del PCF, completar y firmar la Certificación de fin de año del PCF y el Formulario de recuento del PCF.	PARTE RESPONSABLE RRA(O)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Estos dos documentos deben cargarse en el SharePoint designado a más tardar el 31 de enero como parte de los procedimientos de rutina para el cierre del año. Advertencia: Preste atención a la moneda que se utiliza en el GL. La conciliación se realizará en la moneda en que se mantiene el PCF. Normalmente, es la moneda local. La Oficina de País no debe conciliar el saldo en USD. Advertencia: El RRAd de Operaciones es responsable de la precisión y la coherencia de los saldos en el informe de AAA, en el Registro del PCF y en la caja de seguridad.
35	PASO Seguimiento del PCF El Jefe de Oficina es responsable de garantizar el seguimiento de rutina de la cuenta 16105 del GL para garantizar la calidad y la integridad de los datos.	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
36	PASO El cumplimiento de la Oficina de País con las directrices y los procedimientos debe garantizar lo siguiente: Que el nivel de PCF no exceda en ningún momento el nivel autorizado por el Jefe de Oficina o el Tesorero. Que el límite por desembolso no exceda el equivalente a USD 250. Que se registren los gastos mensualmente o en cada período de reabastecimiento. Que no se utilice GLJE. Que todas las transacciones registradas estén en la moneda en la cual se establece el saldo inicial del PCF. Que, al 31 de diciembre, el saldo que figura en el informe AAA para la cuenta 16105 de GL en la moneda local sea cero.	PARTE RESPONSABLE Oficina de país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Advertencia: El estricto seguimiento de los procedimientos es de importancia crítica para garantizar la seguridad de los activos en efectivo del PNUD.

1	PASO Autoridad para aprobar un PCA El Tesorero delega su autoridad para aprobar PCA(s) al RRAd de Operaciones o al Gerente Senior de mayor jerarquía para hasta USD 25 000 por actividad única de proyecto de duración limitada que no exceda las dos semanas.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Esta delegación proporciona la flexibilidad necesaria para cumplir con un requisito de proyecto específico con el cual no se puede cumplir mediante un acuerdo bancario normal. Sin embargo, esta delegación también exige la rendición de cuentas de la CO que emite el PCA, a fin de garantizar el cierre oportuno de los PCA.
2	PASO El Tesorero conserva la autoridad para aprobar PCA(s) superior(es) a USD 25 000 solicitado por una CO. Las consideraciones clave en la aprobación de tales solicitudes son las siguientes: Necesidades de la actividad. Falta de soluciones alternativas. Evaluación y medidas de seguridad (se debe identificar un recorrido seguro para el viaje y la escolta). Si la CO tiene un historial de cierre oportuno y preciso de los PCA. La CO debe presentar el formulario de ingreso de datos de AP firmado por los oficiales respectivos como documento de respaldo.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Advertencia: Si no se revierte el PCA de manera oportuna y precisa, ni se registran los gastos, ni se concilia la cuenta del GL 16108 del PCA, se puede generar una valuación inexacta en los estados financieros. Advertencia: Si no se toman las medidas de seguridad adecuadas, se puede generar un retraso en la aprobación del Tesorero de un monto mayor del PCA hasta que la CO rectifique la situación.
3	PASO Nombramiento del Custodio del PCA	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El Jefe de Oficina designa al Custodio del PCA siguiendo los siguientes criterios de nombramiento: Miembro del personal posee un contrato de plazo fijo (FT, Fixed Term, por sus siglas en inglés) del PNUD o un titular de contrato de servicios de personal (NPSA/IPSA), con un límite de USD 5000 solamente. El miembro del personal posee las competencias necesarias para asumir las responsabilidades de la función, incluida la protección, el uso adecuado y la contabilidad oportuna del PCA. El miembro del personal firma el formulario de nombramiento del PCA. El miembro del personal se compromete a registrar y contabilizar plenamente el PCA dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión del anticipo.
4	PASO Seguridad física para el PCA	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El RRAd de Operaciones es responsable de las medidas de seguridad (si las mismas se realizan con el Departamento de Protección de las Naciones Unidas [UNDSS, United Nations Department of Safety and Security, por sus siglas en inglés] o con un servicio de escolta externo, si corresponde).
5	PASO Emisión del PCA El Custodio del PCA único es registrado como «proveedor» en Quantum.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Se creará una factura para el custodio/proveedor como tipo "pago anticipado" establecida como "pago anticipado temporal" marcando la opción "Permitir aplicación de pago anticipado".	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO El pago al Custodio del PCA será procesado por el CGSC.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
8	PASO El Custodio del PCA conserva el efectivo del PCA hasta completar el desembolso final y la contabilidad.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El Custodio del PCA es responsable de la custodia del PCA entre el momento de la recepción del efectivo y los desembolsos finales del efectivo (si no se contrata a un servicio de escolta externo para transportar y distribuir el efectivo), así como de todo anticipo de efectivo no utilizado, hasta que el monto sea devuelto al RRAd de Operaciones.
9	PASO Desembolso del PCA Conservar facturas y recibos de compras	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
10	PASO Conservar la lista de pagos del PCA, que debe incluir el nombre del beneficiario, la afiliación de la organización (si corresponde), la identificación y el número de teléfono, y el monto del desembolso en efectivo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
11	PASO Comprobar la validez de la identificación de los destinatarios antes de realizar un desembolso.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Registrar la firma de cada destinatario acusando recibo del pago del PNUD.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
13	PASO Calcular el total de todos los desembolsos realizados y determinar el saldo no utilizado del PCA.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
14	PASO Enviar la lista de pagos y las facturas/los recibos del PCA, junto con el saldo del PCA no utilizado, si corresponde, al RRAd de Operaciones inmediatamente después de completar la actividad.	PARTE RESPONSABLE PCA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
15	PASO Controles internos para el PCA El Custodio del PCA desembolsa el efectivo a los beneficiarios autorizados para gastos que reúnen las condiciones para un PCA solamente para la actividad única y específica del proyecto.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La distribución de tareas debe mantenerse en todo momento para la solicitud, la aprobación, la creación y la aprobación del comprobante de la factura, y la emisión del PCA.
16	PASO El Custodio del PCA debe mantener la lista de pagos con los documentos de respaldo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Esto incluirá registros para identificar a quién se le pagó, por ejemplo, reteniendo copias de la identificación de los beneficiarios.
17	PASO El Custodio del PCA debe enviar todas las facturas y recibos al RRAd de Operaciones.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
18	PASO El PCA debe presentar la contabilidad definitiva dentro de los 30 días posteriores a la fecha de emisión del anticipo, incluida la devolución del saldo en efectivo del PCA no utilizado y los documentos enumerados en los puntos 2 y 3 anteriores al RRAd de Operaciones.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
19	PASO Revisa los pasos anteriores y verifica que el PCA se desembolsó de acuerdo con los procedimientos y se contabilice plenamente, y procede a realizar los asientos contables de cierre.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La revisión debe incluir llamadas telefónicas a beneficiarios seleccionados al azar para verificar los pagos reales.
20	PASO El Asociado de Finanzas asignado responsable del seguimiento del estado del PCA debe utilizar el monitor de estado del PCA (Anexo 6: Monitor de estado del PCA) para asegurarse de que todas las actividades del proyecto finalizadas al 23 del mes no tengan PCA pendientes el último día del mes.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 6: Monitor de estado del PCA (en inglés)	Notas explicativas
21	PASO Revisar el monitor de estado del PCA al final de cada mes.	PARTE RESPONSABLE Director de operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Consejos: El Gerente de Operaciones debe asignar a un Asociado de Finanzas la responsabilidad de supervisar todos los PCA emitidos y garantizar que las acciones apropiadas enumeradas anteriormente se realicen dentro del plazo requerido. Advertencia: Todos los PCA deben estar plenamente cerrados y contabilizados dentro de los 30 días a partir de la fecha de emisión del anticipo para una actividad de proyecto única. Esto es muy importante para la presentación justa y precisa de a) la posición financiera y los resultados operativos del PNUD (reflejados en el balance y en las cuentas del estado de ingresos), y b) el estado de ejecución y saldo del proyecto para la presentación de informes de donantes del PNUD, según las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS, International Public Sector Accounting Standards, por sus siglas en inglés) en todo momento. Advertencia: El equipo de gestión de tesorería de la SGSSC supervisa mensualmente los asientos de ajuste de ganancias/pérdidas por tipo de cambio (FX, Foreign Exchange, por sus siglas en inglés).
22	PASO Conciliación del saldo pendiente del PCA con el saldo del GL para el PCA Controlar que el APJV y el asiento directo de AR del libro diario utilicen el COA correcto.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Advertencia: Preste atención a la moneda en el GL. La conciliación se debe hacer en la moneda en la que se emite el PCA. Por lo general, esto significa que se utiliza la moneda local para la mayoría de los PCA.
23	PASO Realizar el informe AAA para la cuenta del GL 16108 para la última fecha de cada mes.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
24	PASO Revisar y confirmar que el saldo en la cuenta del GL 16108 representa los PCA pendientes que no han concluido al 23 de cada mes.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
25	PASO Revisar la conciliación completada por el Asociado de Finanzas asignado. Si hay alguna duda con respecto a los PCA no cerrados, debe tomar las medidas apropiadas para garantizar que se apliquen los controles internos para los PCA.	PARTE RESPONSABLE Director de operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
26	PASO En cada cierre de trimestre o en cada fecha de cierre financiero del PNUD, el Asociado de Finanzas asignado prepara el programa de conciliación del PCA.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Anexo 7: Programa de conciliación del PCA (en inglés)	Notas explicativas Anexo 7: Programa de conciliación del PCA (en inglés) El saldo de la cuenta del GL 16108 debe estar justificado en detalle por los PCA que se encuentran pendientes.
27	PASO El Gerente de Operaciones debe revisar y certificar el programa de conciliación del PCA.	PARTE RESPONSABLE Director de operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Advertencia: Los pasos anteriores son de importancia crítica para garantizar que los anticipos en efectivo del PNUD se contabilicen de manera oportuna y precisa.
28	PASO Supervisión de rutina de la cuenta 16108 del libro mayor (GL, General Ledger, por sus siglas en inglés) para verificar la calidad de los datos y su integridad.	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

PASO

Los procedimientos para el PPCF son los mismos que los procedimientos del PCF, excepto por las diferencias clave enumeradas a continuación:

La autoridad para nombrar a un titular de un Contrato de Servicios del Personal (NPSA/IPSA) como Custodio del PPCF está delegada únicamente en el Representante Residente (RR) y no puede ser subdelegada. Cuando el Custodio del PPCF sea un NPSA/IPSA, la solicitud de reposición debe ser revisada y aprobada por el Gerente de Operaciones o un nivel superior, y no por el Gerente del Proyecto ni por el gerente de la oficina del proyecto.
(Texto tomado y adaptado según el documento oficial en español.)
Se requiere que la oficina principal de la CO revise y apruebe el APJV mensual del PPCF, y que el Gerente de Operaciones certifique la conciliación mensual.
(Formulación alineada con el documento oficial.)
Si el monto total de todos los PPCF (ya sea un PPCF o varios) excede el nivel máximo, el/la Jefe/a de la Oficina debe enviar la solicitud al Tesorero para su aprobación.
(Ver Anexo 5: Solicitud de aprobación de Tesorería.)
La cuenta del libro mayor (GL) para el Fondo de Caja Chica del Proyecto (PPCF) es: 16106.
(Coincide con el texto oficial: “16106 – caja chica del proyecto PCF”.)
Los campos del cuadro de cuentas (“COA”) para facturas AP sin orden de compra, APJV y AR Direct Journal deben completarse con los siguientes datos:

a) Cuenta = 16106

b) Fondo = código de fondo pertinente para el proyecto

c) Unidad operacional

d) Departamento

e) Agente de implementación

f) Donante

g) ID del proyecto (este ID debe ser el mismo que el ID del proyecto incluido en la solicitud enviada al Tesorero)

h) Clave de elemento abierto (Open Item Key) = ID del índice de personal del Custodio del PPCF o ID del proveedor.

La certificación anual de cierre de ejercicio o la “atestación” debe confirmar el estado de cada PPCF mediante la presentación de la lista detallada del PPCF (respetar los mismos procedimientos de cierre anual de ejercicio que los de un PCF, incluido el depósito del efectivo restante de la caja fuerte en la cuenta bancaria de la CO y la conciliación/contabilidad completa).

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Advertencia: Debe conocer en detalle los procedimientos para PCF y aplicarlos a los PPCF, tomando en cuenta las diferencias anteriores (especialmente en lo que respecta a los controles internos, la contabilidad, la conciliación y el cierre de ejercicio).

1	PASO Revisar todos los depósitos efectuados o por efectuar en la cuenta bancaria de la oficina.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Verificar el monto depositado directamente en el banco o mediante cheque recibido en la oficina.
2	PASO Determinar el propósito del depósito y crear un nuevo depósito.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Preparar un recibo estándar para los depósitos correspondientes a contribuciones de donantes que se aplicarán a facturas emitidas. Para otros tipos de depósitos, crear un recibo diverso. La fecha contable debe ser idéntica a la fecha del recibo para asegurar que el monto convertido a USD se calcule correctamente. (A/R Specialist) – Acción requerida en Quantum.
3	PASO Asignar las partidas contables a los depósitos registrados.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se deben proporcionar campos analíticos completos que indiquen la cuenta a la que debe acreditarse el recibo en efectivo. (A/R Specialist) – Acción requerida en Quantum.
4	PASO Verificar las partidas contables, marcar la casilla “Completado” y realizar el control presupuestario.	PARTE RESPONSABLE Personal de finanzas	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si el control presupuestario falla, desmarcar la casilla “Completado”, eliminar las partidas contables y volver a ingresar los campos analíticos correctos. (A/R Specialist) – Acción requerida en Quantum.

PASO

Manejo de remesas de efectivo

La información relativa a los movimientos de efectivo debe limitarse al mínimo número de personas, según el principio de necesidad de saber.
La comunicación de información sobre los movimientos de efectivo debe estar cifrada o codificada, cuando sea posible. Cuando se utilicen códigos, estos deben cambiarse aproximadamente cada seis meses.

El momento de los movimientos de efectivo debe ser lo más impredecible posible. Se deben variar los horarios de los vuelos y las rutas terrestres. La frecuencia de estos envíos debe evaluarse cuidadosamente frente al riesgo derivado de mantener el efectivo en las instalaciones.

Cuando las condiciones lo permitan, al menos dos guardias de seguridad deben acompañar todos los movimientos de efectivo que superen los 50.000 dólares estadounidenses. Los guardias deben estar equipados con radio o teléfono y contar con señales de alerta preestablecidas.

Se deben establecer disposiciones para retirar el efectivo directamente del avión o del vehículo blindado a su llegada. El efectivo no debe almacenarse en bóvedas de aeropuertos, habitaciones de hotel, oficinas no aseguradas o estaciones ferroviarias, etc.

Debe determinarse la viabilidad de recurrir a las fuerzas de seguridad nacionales, fuerzas armadas o fuerzas internacionales o regionales de mantenimiento de la paz para reforzar la seguridad.

En la mayor medida posible, debe evitarse el uso de fax, correo electrónico, teléfono o frecuencias de radio no seguras para transmitir información sobre los movimientos de efectivo.

El traslado de efectivo solo debe organizarse y efectuarse una vez recibida la autorización previa por escrito del Funcionario Designado (DO) en el lugar de destino.

PARTE RESPONSABLE

Gerente de Operaciones – Oficina,

Servicio de mensajería

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los procedimientos son diseñados por el Administrador de Efectivo tras consultar con el Gerente de Operaciones.
El Representante Residente y el Gerente de Operaciones deben asegurar que estos procedimientos se cumplan durante el traslado y almacenamiento del efectivo.

PASO

Instalaciones físicas

Asegurar que todas las ventanas y puertas del área o sala en la que se almacena efectivo sean resistentes y estén firmemente ancladas a la estructura.
Las ventanas deben estar protegidas con rejas de acero atornilladas desde el interior.

Cuando sea posible, debe instalarse en las oficinas un sistema contra robos y atracos, conectado directamente con personal de seguridad disponible las 24 horas.

Debe disponerse de un servicio de seguridad de 24 horas.

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Procedimientos de control

El efectivo debe almacenarse en una caja fuerte bajo doble control del personal designado del PNUD. La caja fuerte debe ubicarse en una sala cerrada con llave, con acceso restringido. Las llaves de esta sala deben estar en poder del Funcionario Designado (DO). Es preferible contar con dos cajas fuertes: una en la sala cerrada y restringida, donde se almacene la mayor parte del efectivo, y otra en el área financiera asegurada, donde se mantengan los fondos necesarios para las operaciones diarias. Esto reduce la necesidad de acceder con frecuencia a la caja fuerte principal.

El efectivo recibido diariamente por la Sección de Finanzas debe ser contado por dos miembros designados del personal, bajo la supervisión del Gerente de Operaciones / ARR (Admin) / Oficial Administrativo u otro funcionario superior designado, quien firmará el resultado del conteo. Los saldos menores deben contarse y conciliarse diariamente, al igual que el saldo principal de efectivo. Se deben realizar conteos sorpresa del total del efectivo de forma aleatoria, al menos una vez al mes.

Los «Custodios de la Caja Fuerte» designados serán responsables de cualquier discrepancia detectada durante los conteos.

Los conteos sorpresa deben ser realizados por un funcionario superior del PNUD que no tenga responsabilidad directa o de supervisión sobre el registro de ingresos o desembolsos de efectivo.

Cualquier robo de efectivo debe reportarse de inmediato al Tesorero y a la Oficina de Auditoría e Investigaciones (OAI).

Las decisiones relativas a la participación de autoridades locales deberán tomarse tras consultar con la Oficina de Recursos Humanos, BOM, y probablemente en referencia al Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas (UNDSS) en la Sede.

PARTE RESPONSABLE

Tesorería,

Representante residente,

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

1	PASO Crear pago anticipado – Crear orden de compra	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Para realizar un pago anticipado debe existir en Quantum una orden de compra aprobada por el monto total de la transacción de adquisiciones (no solo por el monto del anticipo). Ver Ordenes de Compra/Compromisos.
2	PASO Completar el formulario de Solicitud de Factura de Pago Anticipado	PARTE RESPONSABLE Personal	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Con base en la factura pro-forma, contrato u otra documentación de respaldo se completa el formulario de Solicitud de Factura de Pago Anticipado haciendo referencia al número de PO aprobada. El formulario junto con una copia física de la PO y toda la documentación de respaldo debe enviarse al Gerente del Proyecto para su aprobación. El Infolet de Cuentas por Pagar – Prepagos muestra todos los anticipos pendientes y vencidos y puede exportarse a Excel.
3	PASO Revisar el formulario de Solicitud de Pago Anticipado	PARTE RESPONSABLE Gerente del proyecto	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El Gerente del Proyecto revisa el formulario y la documentación de respaldo y decide si aprobar o no. Si se aprueba, el formulario y la documentación se envían a Finanzas.
4	PASO Crear factura de pago anticipado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Crear y completar en Quantum la factura de pago anticipado con la documentación de respaldo, validar e iniciar la aprobación. Quantum enviará automáticamente la factura al Gerente Aprobador designado, quien debe verificar la referencia a la PO (si aplica), el COA (que incluye únicamente la combinación del segmento GL) y la información del proveedor. El segmento de proyecto del COA no debe incluirse en la factura de pago anticipado dado que la PO ya comprometió los recursos en el nivel de PPM durante el proceso de aprobación. En la liquidación del pago anticipado se debe utilizar el COA completo del proyecto, que incluye el segmento PPM.
5	PASO Aprobar la factura de pago anticipado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Revisar la documentación de respaldo y aprobar la factura de pago anticipado en Quantum si corresponde. A diferencia de una factura estándar vinculada a una PO, la información de la PO no se copia automáticamente en la factura de anticipo. Por lo tanto, el gerente aprobador debe asegurarse de que: El monto y el momento del pago anticipado sean coherentes con el contrato, acuerdo, TdR, PO, etc. El proveedor y el COA (solo segmento GL) sean correctos.
6	PASO Desembolsar el pago anticipado	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Desembolsar el pago anticipado una vez que la factura ha sido aprobada por el Gerente Aprobador.

PASO

Transferir los fondos al Agente Gestor a través de un documento de proyecto.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Formular un proyecto en Quantum con el Agente Gestor como Socio Implementador.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Se aplican los procedimientos estándar del PNUD para los documentos de proyecto, según las políticas de gestión de resultados, finanzas y presupuesto.

PASO

Registrar los pagos al Agente Gestor como anticipos (cuenta 16015) mediante un comprobante sin orden de compra; estos se liquidan una vez recibidos los informes financieros del Agente Gestor.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los procedimientos para registrar este gasto en Quantum varían según los arreglos vigentes. Puede ser necesaria una conversión a los códigos contables del PNUD. Si los fondos son mancomunados o combinados por el Agente Gestor y se informan en base total del programa conjunto, será necesario realizar una distribución proporcional basada en la contribución del PNUD. Para el registro de ingresos según IPSAS, consultar el capítulo de Ingresos del POPP.

PASO

Sobre la base de la evaluación de capacidades HACT, decidir adoptar un apoyo completo del PNUD a la implementación nacional.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Véase el capítulo Método Armonizado para las Transferencias en Efectivo (HACT) del POPP.

PASO

Asegurar que el plan de trabajo anual especifique los productos y las modalidades de implementación correspondientes.
Describir la naturaleza y el alcance de los servicios en los anexos del documento de proyecto o del plan de trabajo anual.
Firmar una carta de acuerdo entre el PNUD y el Gobierno.

PARTE RESPONSABLE

Asociado de implementación

Plantilla/Directriz

Carta de acuerdo entre el PNUD y un asociado en la ejecución para la prestación de servicios de apoyo

Notas explicativas

Carta de acuerdo entre el PNUD y un asociado en la ejecución para la prestación de servicios de apoyo

El asociado de implementación tiene pleno control programático y, por lo tanto, plena rendición de cuentas por las actividades del proyecto y propiedad sobre estas.

PASO

Emprender la provisión de servicios de conformidad con los reglamentos, políticas y procedimientos del PNUD

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El PNUD rinde cuentas por la provisión de servicios, lo que incluye su calidad y oportunidad.

PASO

Recopilar los datos y la información y preparar el pronóstico de flujo de efectivo de manera regular.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El personal debe asegurarse diariamente de que no se produzcan saldos inactivos ni sobregiros en las cuentas bancarias.

PASO

Revisar el pronóstico de flujo de efectivo para garantizar que la liquidez y los recursos se gestionen adecuadamente y tomar las medidas necesarias en caso de alerta.

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las Oficinas de País pueden utilizar el pronóstico semanal de flujo de efectivo para preparar la conversión de USD/moneda local, solicitar un reaprovisionamiento a la Sede (si la Oficina de País no dispone de una cuenta de saldo cero (ZBA) en dólares estadounidenses), etc.

1	PASO Determinar el monto total del efectivo disponible para el período. El efectivo disponible equivale al saldo inicial de la cuenta bancaria más las entradas de efectivo (contribuciones, vencimientos de inversiones, tarifas por servicios prestados).	PARTE RESPONSABLE Asistente de Finanzas (en la Oficina de País) Asociado/a de Tesorería (en la Sede)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las Oficinas de País deben mantener sus saldos en moneda local al nivel mínimo necesario para siete días. Minimizar los saldos ociosos en las cuentas bancarias controladas por la Sede.
2	PASO Determinar el monto total de los desembolsos/pagos en efectivo (pagos a proveedores y al personal, anticipos NIM y otros pagos a gobiernos, pagos a socios implementadores, pagos no relacionados con el PNUD realizados en nombre de otros organismos de las Naciones Unidas, cheques no compensados en las cuentas bancarias).	PARTE RESPONSABLE Asistente de Finanzas (en la Oficina de País) Asociado/a de Tesorería (en la Sede)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Determinar los requerimientos de efectivo para el período restando el total de los desembolsos del total del efectivo disponible.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Financiar los requerimientos en moneda local mediante la venta de dólares estadounidenses o euros desde la cuenta de saldo cero (ZBA) correspondiente. Para las Oficinas de País que no cuenten con una ZBA, que tengan estructuras bancarias complejas o estén sujetas a restricciones por sanciones, se debe solicitar un reaprovisionamiento directo a la Tesorería.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Hoja de proyección semanal detallada de flujo de efectivo de la Oficina de País del PNUD (en inglés) Guía para la proyección semanal de flujo de efectivo para las Oficinas de País del PNUD (en inglés)	Notas explicativas Hoja de proyección semanal detallada de flujo de efectivo de la Oficina de País del PNUD (en inglés) Guía para la proyección semanal de flujo de efectivo para las Oficinas de País del PNUD (en inglés)

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Fondo de caja chica (PCF) para proyectos de gestión

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