| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

Ámbito político:

Adquisiciones

Capítulo político:

Construcción de obras

Política

Construcción de obras

Tipo de documento

Plantilla

Solicitud de aprobación o delegación para un documento de proyecto que incluye obras de construcción

Publicado en:

Construcción de obras

Ámbito político:

Adquisiciones

Capítulo político:

Contrato individual

Política

Política de Contrato Individual

Tipo de documento

Plantilla

Formulario de aprobación de duración y honorarios diarios de la consultoria

Publicado en:

Política de Contrato Individual

1	PASO Proyección de ingresos y gastos de recuperación de costos de GMS, servicios a Agencias y otros ingresos (tarifas AA y otros ingresos varios) se incluyen en el IWP y se revisan a nivel del centro de costos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Sistema de Planificación Corporativa (en inglés)	Notas explicativas
2	PASO Se revisan y se aprueban los recursos del presupuesto institucional provenientes de ingresos de recuperación de costo y planes de gasto.	PARTE RESPONSABLE Grupo Ejecutivo	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO ASLs emitidos a centros de costos y unidades	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Utilice las consultas de Quantum: - En desarrollo (antiguas consultas en Atlas: UN_KK_BudJOURNAL_SUMMARY Consulte las guías para la asignación anual de recursos internos a los centros de costo.
4	PASO Los fondos se gastan con la SL emitida de acuerdo con las pautas anuales del Presupuesto Institucional.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Consulta en Quantum aún en desarrollo (Anterior consulta en Atlas - UN_Resource_overview_acct_lv)

1	PASO Revise si se requiere o no un Firmante Transaccional para la cuenta e informe a Tesorería.	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los firmantes que operan una cuenta bancaria se definen como «Firmantes Transaccionales». Los Firmantes Transaccionales sólo dan instrucciones de pago (como cheques o cartas de transmisión) al banco.
2	PASO Recomendar al personal adecuado para que forme parte del panel de firmantes de la Cuenta de Balance Cero (ZBA) controlada por su oficina.	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz Formulario de solicitud de actualización de firmantes de todas las cuentas bancarias (en inglés) Plantilla de la última versión de firma de la tarjeta BOA 2019 (en inglés)	Notas explicativas
3	PASO Designar al personal recomendado como firmantes para operar con la Cuenta de Balance Cero tras recibir la solicitud del Jefe de la Oficina en el formulario de actualización de firmantes de Bank of America.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Solicitar los cambios en el panel de firmantes a través del canal establecido. Facilitar al Tesorero los datos completos de los firmantes designados, incluyendo el cargo, el número de índice y la situación contractual de la persona, junto con una copia legible de un salvoconducto o pasaporte nacional actualmente en vigor, en las solicitudes para añadir firmantes a la ZBA	PARTE RESPONSABLE Jefe de oficina	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

PASO

Delegar en el Jefe de la Oficina la designación y el mantenimiento del panel de firmantes de las cuentas bancarias domiciliadas localmente.

PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El personal del PNUD no puede actuar como signatario en las cuentas bancarias de otras entidades de las Naciones Unidas o de proyectos de ejecución nacional (NEX)/NIM.

PASO

Mantener una base de datos central de los signatarios de todas las cuentas del PNUD y conservar la responsabilidad de mantener el panel de signatarios para las cuentas de saldo cero.

PARTE RESPONSABLE

Tesorero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar si se requiere o no un Firmante Transaccional para la cuenta e informar a Tesorería a través del canal establecido.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los firmantes que operan una cuenta bancaria se definen como «Firmantes transaccionales». Los Firmantes Transaccionales sólo están autorizados a firmar instrucciones de pago escritas (como cheques o cartas de transmisión) al banco.

PASO

Obtener permiso por escrito del Tesorero si se van a utilizar menos de dos firmantes en la operativa de la cuenta bancaria del PNUD.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El funcionamiento de las cuentas bancarias del PNUD requiere dos firmantes. Las excepciones a esta norma requieren la aprobación por escrito del Tesorero.

PASO

Seleccionar a los miembros del panel de firmantes, que deberán tener las siguientes características:

Los firmantes deben ser titulares de un contrato FTA o TA del PNUD.
El personal contratado localmente puede ser signatario.
Dos JPO no pueden firmar conjuntamente.
Los titulares de acuerdos de servicios de personal (IPSA, N-PSA), los titulares de contratos de VNU y los consultores no pueden ser signatarios.
El personal de otras agencias de la ONU no puede ser signatario.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Jefe de la Oficina es responsable de la selección y el desempeño del miembro del panel. El Jefe de la Oficina debe designar únicamente a aquellas personas que considere que demuestran la integridad y competencia necesarias para desempeñar las responsabilidades de su cargo.

PASO

Informar a la Tesorería de los cambios aprobados por el Jefe de la Oficina a través del canal establecido. Facilite al Tesorero los datos completos de los firmantes designados, incluyendo el cargo, el número de índice y la situación contractual de la persona, junto con una copia legible de un Laissez Passer o pasaporte nacional válido y firmado.
Solicitar los cambios en el panel de firmantes a través del proceso habitual de asignación de funciones de IDAM (una vez que los procesos de cambio de firmantes bancarios hayan migrado a IDAM).

PARTE RESPONSABLE

Director de operaciones,

Jefe de finanzas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revise la lista del personal autorizado a firmar de forma rutinaria para asegurarse de que la información está actualizada y de que hay suficientes firmantes -pero no demasiados- para garantizar el buen funcionamiento de la oficina.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los paneles de firmantes son necesarios para el correcto funcionamiento de los «controles internos» y constituyen una de las tres autoridades descritas en el Marco de Control Interno.

PASO

Garantizar el cumplimiento de la segregación de funciones para la función descrita en el Marco de Control Interno.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Es decir, un firmante bancario no debe preparar la conciliación bancaria, ni crear vales o depósitos de proveedores; y cuando sólo un firmante de cuenta bancaria esté autorizado por el Tesorero, el firmante no puede ser también un aprobador de proveedores (es decir, no puede tener un rol de Mantenimiento de Proveedores en IDAM).

PASO

Garantizar que todos los desembolsos de las cuentas bancarias del PNUD sean pagos válidos y aprobados.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Esta responsabilidad se ejecuta cuando los firmantes firman cheques y/o aprueban transferencias bancarias.

PASO

Garantizar que las cuentas bancarias del PNUD se utilicen únicamente para los asuntos del PNUD.

PARTE RESPONSABLE

Jefe de oficina

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Esta responsabilidad se ejecuta cuando los firmantes firman cheques o cartas de transmisión y/o aprueban instrucciones de pago manuales.

1	PASO Registrar los intereses devengados por los saldos no utilizados de los recursos de reparto de costes en el fondo 11888 a través del proceso anual de asignación de intereses.	PARTE RESPONSABLE Informes financieros corporativos y servicios a agencias	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Consulte las instrucciones de cierre del ejercicio.
2	PASO Transferir los saldos de recursos no utilizados al fondo 11888 tras el cierre de los proyectos de desarrollo sobre la base de las disposiciones de los acuerdos de contribución o el consentimiento de los donantes.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Reembolsos a donantes Orientación POPP.
3	PASO Registrar las contribuciones de gobiernos no asignadas en los gastos de programas en el fondo 30083.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Modelo de acuerdo de reparto de costes entre el gobierno del país del programa (en inglés)	Notas explicativas
4	PASO Presupuestar y programar los recursos del fondo 11888 sobre la base de la evaluación de las necesidades de programación de la oficina en el país. La programación de los recursos debe hacerse en el código de fondo 30084.	PARTE RESPONSABLE Burós Regionales	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Apartados 15-21 Se aplican las políticas y procedimientos programáticos y financieros normales del PNUD.
5	PASO Presupuestar y programar los recursos del fondo 30083 basándose en la aprobación del donante gubernamental del programa. La programación de los recursos debe realizarse en el código de fondo de reparto de costes correspondiente.	PARTE RESPONSABLE Burós Regionales	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Apartados 22-25 Se aplican las políticas y procedimientos programáticos y financieros habituales del PNUD.
6	PASO Aprobación de la planificación y programación de los fondos 11888 y 38003 por las oficinas nacionales, en su plan de trabajo anual. Supervisión y gestión de los ingresos devengados en los fondos de acuerdo con las orientaciones políticas y los FRR, supervisión de los recursos no programados de los recursos no asignados en el fondo 38003.	PARTE RESPONSABLE Sede del Buró regional (centro de costos)	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Apartados. 4, 8, 15, 16, 18, 22, 23, 24

1	PASO Asegurarse que todos los acuerdos (nuevos y renovados a partir del 1 de enero de 2014) se ajustan a la nueva política de recuperación de costes.	PARTE RESPONSABLE Oficina del PNUD y gestores de fondos	Plantilla/Directriz Acuerdos y plantillas de financiación (en inglés)	Notas explicativas La renovación de los acuerdos existentes con contribuciones adicionales debe modificarse con nuevas tasas de recuperación de costes; véase Acuerdos y plantillas de financiación (en inglés).
2	PASO Revisar periódicamente el promedio del Apoyo General a la Gestión (GMS) cargado a los proyectos para garantizar que se introducen en Quantum las tarifas correctas y más recientes.	PARTE RESPONSABLE Oficina del PNUD y gestores de fondos	Plantilla/Directriz Informes OFM -Informe de excepciones de Apoyo General a la Gestión (GMS) (en inglés)	Notas explicativas Reporte de OFM: Recuperación de costes - Tarifas medias del Apoyo General a la Gestión (GMS) (en inglés)
3	PASO Solicitar la aprobación de cualquier desviación, excepción o tarifa especial de SGC antes de firmar el acuerdo con el donante.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Plantilla: Memorándum de Acción para el Administrador Adjunto y el Director de la Oficina de Servicios de Gestión (en inglés)	Notas explicativas Consulte la plantilla: Memorándum de Acción para el Administrador Adjunto y el Director de la Oficina de Servicios de Gestión (en inglés) con las justificaciones pertinentes para el director de BMS. La oficina solicitante debe obtener el visto bueno de BMS/OFM antes de su presentación.
4	PASO Revisar las solicitudes de excepciones en las tarifas de Apoyo General a la Gestión (GMS).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se informa al Comité Ejecutivo de las tarifas de Apoyo General a la Gestión (GMS) no estándar.
5	PASO Aprobar las distribuciones internas del Apoyo General a la Gestión (GMS), como los Fondos Verticales.	PARTE RESPONSABLE Oficina Ejecutiva	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Informe sobre el promedio de Apoyo General a la Gestión (GMS) por fuente de financiación y departamentos presupuestarios	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
7	PASO Informe al Consejo Ejecutivo sobre todos los casos de exención.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

1	PASO Evaluar y documentar las razones de cualquier recomendación formulada para llevar a cabo las Operaciones de Caja, incluido el entorno externo, la evaluación de los servicios bancarios, los riesgos operativos potenciales para la oficina en el país y su personal, y las estrategias y procedimientos de mitigación de riesgos	PARTE RESPONSABLE Jefe de la oficina en el país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Revisar y aprobar la recomendación de la oficina en el país para las Operaciones de Caja.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Firmar las recomendaciones como aprobación final	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Reevaluar, anualmente o cuando cambie el entorno externo, lo que ocurra primero, la disponibilidad de un sistema/servicios bancarios funcionales en la oficina en el país y/o en la ubicación del proyecto	PARTE RESPONSABLE Jefe de la oficina en el país	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Revisar la evaluación y validar la recomendación a través de fuentes externas (organismos de la ONU, ONG y socios bancarios).	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
6	PASO Comunicar la decisión de aceptar o rechazar la recomendación.	PARTE RESPONSABLE Tesorero	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Se celebrarán consultas entre las partes implicadas en el proceso para garantizar que la recomendación es adecuada para apoyar la actividad en curso de la oficina en el país y mitigar los riesgos. En cada caso, el Tesoro emitirá directrices y procedimientos operativos normalizados en función de las circunstancias de la situación que requiera que una oficina en un país realice operaciones de caja.

1	PASO La conciliación manual de cuentas bancarias requiere cotejar las transacciones de los submódulos AP, AR y TR en Quantum con las transacciones de los extractos bancarios cargados manualmente en Quantum mediante una hoja de cálculo. Una vez cargada la hoja de cálculo, debe activarse el botón de conciliación automática para conciliar el extracto y el sistema. Las entradas que coincidan se marcarán como Conciliadas en Quantum. Quantum considerará la fecha de los valores en el extracto como la fecha de conciliación.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
2	PASO Los saldos bancarios de apertura y cierre también se cargan automáticamente en Quantum. Los saldos pueden consultarse en la siguiente navegación de Quantum: Gestión de Caja>Estados bancarios y conciliación>Barra de tareas>Estados bancarios>Gestionar estados bancarios	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Los pagos o depósitos no identificados deben contabilizarse inmediatamente en Quantum como facturas AP para los pagos o depósitos AR para los depósitos una vez identificados. En el caso de que los pagos o depósitos sigan sin identificarse en la fecha de finalización, la partida deberá permanecer pendiente en las líneas del extracto con el estado no conciliado. Una vez identificadas y registradas en el mes siguiente tras el cierre del periodo anterior, las partidas deberán conciliarse y se contabilizarán en el Libro Mayor de Caja en el periodo abierto en el que estén registradas.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Si cree que la partida no identificada en el extracto bancario es un error por parte del banco, la partida permanecerá en la línea del extracto y sólo se conciliará una vez que la anulación se refleje en el extracto.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Después de cada ejecución de Global Payroll, ya sea mensual o semestral, GSSC B2B comparará la nómina registrada en el sistema en la página de conciliación manual con el pago de la nómina en el extracto y lo conciliará. Cualquier discrepancia entre el sistema y el extracto se trata de forma diferente en función de la tolerancia. Si la diferencia está dentro de la tolerancia permitida, el pago se marca como conciliado y la diferencia se transfiere a través de asientos de la Gestión de Caja al Libro Mayor y no a través de Nómina. En el caso de que la diferencia esté fuera de la tolerancia permitida, el Gestor de Nóminas y la Oficina Nacional deben resolver la discrepancia.	PARTE RESPONSABLE GSSC B2B / GSSC Nóminas / Finanzas de la Oficina Nacional	Plantilla/Directriz	Notas explicativas

PASO

Los extractos bancarios electrónicos del día anterior de las cuentas bancarias que forman parte de la Interfaz Global del PNUD se reportan y cargan diariamente utilizando la siguiente navegación en Quantum:

Gestión de caja>Estados de cuenta y conciliación. Cada extracto bancario se carga con un ID de extracto, la fecha de finalización del extracto y el número de líneas del extracto.

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Establezca controles para garantizar que los extractos cargados coinciden con los declarados.

Los extractos bancarios pueden revisarse en Quantum utilizando la siguiente navegación.

Informes y análisis>Catálogo de navegación>Financiero>Gestión de caja>Estados bancarios>

PASO

Los saldos bancarios de apertura y cierre también se cargan automáticamente en Quantum. Los saldos pueden consultarse en la siguiente navegación de Quantum: Gestión de Tesorería>Estados bancarios y conciliación>Barra de tareas>Estados bancarios>Gestionar estados bancarios

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los saldos bancarios de apertura y cierre pueden cargarse manualmente utilizando la siguiente navegación.

Gestión de caja>Estados bancarios y conciliación>Barra de tareas>Estados bancarios>Crear estados bancarios

PASO

La conciliación automática se ejecuta como un proceso por lotes de forma centralizada y concilia las transacciones de los extractos bancarios más recientes cargados en Quantum con las transacciones de los submódulos de Cuentas a Pagar (AP), Cuentas a Cobrar (AR) y Tesorería (TR).

PARTE RESPONSABLE

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PASO

Excepciones de la conciliación automática

Para cada regla de conciliación automática uno a uno, las excepciones se buscan en el siguiente orden:

1) Ambiguo - Esta excepción se produce cuando hay más de una transacción de aplicación que podría coincidir con la línea o la transacción podría coincidir con más de una línea de extracto.

2) Fecha - Esta excepción se produce cuando una transacción del sistema cumple todos los criterios de correspondencia excepto que la fecha de la transacción está fuera del rango de tolerancia.

3) Importe - Esta excepción se produce cuando una transacción del sistema cumple todos los criterios de correspondencia excepto que el importe de la transacción está fuera del intervalo de tolerancia.

PARTE RESPONSABLE

GSSC B2B

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Las transacciones con excepciones deben ser investigadas y conciliadas por GSSC B2B.

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Solicitud de aprobación o delegación para un documento de proyecto que incluye obras de construcción

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Formulario de aprobación de duración y honorarios diarios de la consultoria

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Gasto de ingresos devengados de la recuperación de costos

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Designación de firmantes para cuentas de saldo cero

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Delegación de signatarios

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