| Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

PASO

Firmar un acuerdo pro bono

PARTE RESPONSABLE

RR,Regional Bureau Director

Plantilla/Directriz

Para obtener orientación adicional, sírvase consultar el Conjunto de herramientas para la movilización de recursos del sector privado (PSRM Toolkit).

PSRM Toolkit (en inglés)

Notas explicativas

1) Los acuerdos pro bono se utilizan cuando el PNUD recibe bienes y/o servicios del sector privado de conformidad con el Boletín del Secretario General de las Naciones Unidas sobre la aceptación de bienes y servicios pro bono (2006), complementado por las políticas del PNUD.

2) La plantilla integral permite formalizar una asociación que abarque tanto contribuciones pro bono (bienes y servicios) como contribuciones financieras.

a) El Representante Residente (RR) firma los acuerdos nacionales celebrados con entidades de base nacional o con sucursales nacionales de entidades multinacionales.

b) El Director de la Dirección Regional firma los acuerdos regionales celebrados con entidades de base regional o con sucursales regionales de entidades multinacionales.

3) Cuando una entidad del sector privado se dirige al PNUD con una oferta no solicitada de contribución pro bono de bienes o servicios, es necesario, además de la evaluación de riesgos de la propia entidad del sector privado, prestar especial atención a que dicha contribución represente la forma más costo-efectiva de alcanzar el objetivo específico. Cuando no sea evidente que la oferta presenta una característica única, resulta esencial llevar a cabo un ejercicio exhaustivo de mapeo y análisis de alternativas comparables, con el fin de:

a) acercarse a una amplia gama de empresas similares para comprobar que no existan ofertas más ventajosas disponibles;

b) aportar pruebas de que los bienes o servicios pro bono son adecuados para el propósito previsto y ofrecen la mejor relación calidad-precio, mediante la obtención de especificaciones completas de los bienes donados, incluidas las normas de calidad;

c) definir los controles de calidad necesarios que deban realizarse, en función de la naturaleza de la contribución;

d) contar con un proceso documentado de revisión por pares de las distintas opciones;

e) realizar un análisis para determinar si la contribución podría dar lugar a una «estandarización futura», en la que un bien o servicio específico limite las opciones futuras del PNUD y genere costos imprevistos. En particular, el análisis debe demostrar que no se creará ninguna dependencia que pueda dar lugar a costos futuros;

f) garantizar que no se otorgue ninguna ventaja indebida.

PASO

Preparar un Acuerdo de Financiación

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Acuerdos de Financiación y Plantillas (en inglés)

Notas explicativas

Consulte los Acuerdos de Financiación y Plantillas (en inglés) y las Disposiciones estándar de un Acuerdo de Financiación, que incluyen orientación jurídica sobre preguntas frecuentes.

PASO

En caso de desviarse de la plantilla estándar, solicitar autorización jurídica

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Dirección de Servicios de Gestión (BMS), Oficina de Servicios Jurídicos (OLS) (en inglés)

PASO

Firmar el Acuerdo de Financiación

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Representante Residente (RR) firma los acuerdos de ámbito nacional con entidades nacionales o con filiales nacionales de entidades multinacionales.
El Director del Buró Regional (RBx) firma los acuerdos regionales con entidades de ámbito regional o con filiales regionales de entidades multinacionales.

PASO

Redactar un Memorando de Entendimiento (MoU)

PARTE RESPONSABLE

Gestor(a) de programa/proyecto de la unidad administrativa que inicia la asociación

Plantilla/Directriz

Plantillas de Memorando de Entendimiento

Notas explicativas

Un Memorando de Entendimiento establece un marco de colaboración cuando no existe transferencia de recursos entre las partes.

Consultar las orientaciones sobre Memorandos de Entendimiento (en inglés).

PASO

En caso de desviación del modelo estándar de Memorando de Entendimiento, solicitar validación jurídica

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Toda desviación de los modelos estándar debe ser revisada antes de la firma por la Oficina de Apoyo Jurídico (LSO), Dirección de Servicios de Gestión (BMS).

PASO

Dirección de Servicios de Gestión (BMS), Oficina de Apoyo Jurídico (LSO) (en inglés)

PARTE RESPONSABLE

RR for CO, Regional Director for RBx

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Representante Residente firma Memorandos de Entendimiento a nivel nacional con entidades nacionales o sucursales nacionales de entidades multinacionales.
El Director del Buró Regional firma Memorandos de Entendimiento a nivel regional con entidades regionales o sucursales regionales de entidades multinacionales.
El Administrador, el Administrador Asociado o los Directores de Burós Centrales firman Memorandos de Entendimiento de alcance corporativo o mundial.

PASO

Cargar los Memorandos de Entendimiento firmados

PARTE RESPONSABLE

Gestor(a) de programa/proyecto de la unidad administrativa que inicia la asociación

Plantilla/Directriz

Biblioteca de Acuerdos No Financieros (en inglés)

Notas explicativas

Todos los Memorandos de Entendimiento deben cargarse en el módulo Unity - Acuerdos de Asociación, que constituye el repositorio central de acuerdos no financieros del PNUD.

1	PASO Formalización mediante un MoU (opcional)	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz Memorando de entendimiento (MoU) y Declaración de intención (SoI) (en inglés)	Notas explicativas Un MoU recoge las áreas de colaboración previstas hacia un objetivo común, cuando dichos compromisos no incluyen ninguna transferencia de recursos entre los asociados ni generan obligaciones financieras para el PNUD.
2	PASO Formalización mediante un acuerdo de financiación	PARTE RESPONSABLE Puntos focales del Representante Residente (RR) y Directores de la unidad operativa iniciadora	Plantilla/Directriz Acuerdos de financiación y plantillas (en inglés) Acuerdos específicos con fundaciones asociadas (en inglés)	Notas explicativas Toda colaboración que implique la formalización mediante un acuerdo de financiación deberá realizarse siempre en el marco de las políticas y los procedimientos del PNUD en materia de gestión de programas y proyectos. Para más detalles, véanse los Acuerdos de financiación y plantillas (en inglés). Cuando el texto de un acuerdo de financiación se desvíe de las plantillas estándar, deberá solicitarse la aprobación de la Oficina de Servicios Jurídicos (Office of Legal Services – OLS), de la Oficina de Servicios de Gestión (Bureau for Management Services – BMS). Toda desviación de las plantillas estándar deberá ser revisada por la Dirección de la Oficina de Servicios Jurídicos (OLS/BMS) antes de la firma.
3	PASO Situación fiscal: Como organización internacional, el PNUD no dispone de este tipo de documentos. No obstante, como órgano subsidiario de las Naciones Unidas, el estatus de exención de impuestos del PNUD se deriva de la Convención sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas (en inglés).	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La información relativa al estatus de exención de impuestos del PNUD suele ser solicitada por fundaciones con sede en los Estados Unidos. Dichas fundaciones pueden solicitar la presentación de una declaración de exención de impuestos en forma de una carta o declaración de determinación del estatus conforme a la Sección 501(c)(3) del Servicio de Impuestos Internos (IRS). El siguiente texto modelo puede presentarse a fundaciones con sede en los Estados Unidos en sustitución de la carta de determinación del IRS: «UNDP, as a subsidiary organ of the United Nations, is immune from taxation based on the Convention on the Privileges and Immunities Act of the United Nations, to which the United States Government acceded on 29 April 1970, 21 U.S.T. 1418, [1970], T.I.A.S. No. 6900. The United Nations, including UNDP, is also exempt from taxation pursuant to the International Organizations Immunities Act (IOIA). Pub. L. No. 79-291, 59 Stat. 669 (codified at 22 USC 288 et seq.). For the purposes of this Act, the President of the United States designated the United Nations as an international organization, Executive Order No. 9698, 11 Fed. Ref. 1809 (1946).»
4	PASO Información financiera	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Algunas fundaciones pueden solicitar documentación financiera, como presupuestos y estados financieros de la organización, los cuales suelen incluirse como anexos en la propuesta de proyecto. El presupuesto de apoyo semestral del PNUD y el informe financiero anual al Consejo Ejecutivo están disponibles en el sitio web del Consejo Ejecutivo. El informe financiero semestral del PNUD y los estados financieros auditados por la Junta de Auditores están disponibles en el sitio web de la Asamblea General de las Naciones Unidas.
5	PASO Cláusula de estatus preaprobado que debe acompañar al acuerdo de financiación	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas «UNDP confirms that it is a subsidiary organ of the United Nations, which is an international organization designated by Executive Order 9698 of the United States International Organizations Immunities Act, 22 USC 288. You agree to advise us immediately if there is any change in your organization’s status during the term of this grant». Deberá asegurarse siempre que esta disposición se incluya sin ninguna modificación. En caso de proponerse cualquier desviación, deberá solicitarse previamente la autorización de la Oficina de Servicios Jurídicos del PNUD, de conformidad con las políticas y procedimientos aplicables en materia de diligencia y asociación con el sector privado.

PASO

Presentación de una carta de manifestación de interés

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Este es el método más comúnmente preferido por las fundaciones y, en algunos casos, puede ir acompañado de la presentación de un proyecto.

Muchas fundaciones aceptan cartas de manifestación de interés de forma continua, mientras que otras establecen plazos específicos para su presentación.

PASO

Presentación de una propuesta de proyecto - las fundaciones suelen invitar a las organizaciones a presentar propuestas tras una evaluación satisfactoria de la carta de manifestación de interés

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Una solicitud directa de propuesta también puede darse cuando una fundación es inicialmente contactada mediante un enfoque informal y, tras manifestar interés, solicita una propuesta basada en una idea de proyecto presentada.

PASO

Enfoques informales - en los casos en que exista un alto potencial de asociación y cuando las fundaciones solo apoyen a organizaciones preseleccionadas

PARTE RESPONSABLE

Puntos focales del Representante Residente (RR) y Directores de la unidad operativa iniciadora

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los enfoques informales y los esfuerzos por establecer y mantener una buena relación pueden, con frecuencia, abrir oportunidades para futuras asociaciones con una fundación.

PASO

Análisis de asociados potenciales

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Realizar investigaciones sobre la «legitimidad» de la fundación a fin de confirmar sus objetivos fundamentales, incluido el examen de sus actividades programáticas, la composición de su junta directiva, las personas o entidades afiliadas a la fundación, sus prácticas anteriores de otorgamiento de subvenciones, así como la información fiscal y financiera disponible, cuando corresponda.

La información pertinente puede obtenerse de registros internacionales o nacionales de fundaciones, sitios web de las propias fundaciones, medios de comunicación, organismos de supervisión, entre otras fuentes públicas.

Para información adicional, consultar las orientaciones disponibles en la intranet del BERA / Public Partnerships Group (en inglés).

PASO

Examen de diligencia debida en casos de fundaciones con perfiles controvertidos, o vinculadas a corporaciones cuyas prácticas comerciales no sean coherentes con los ideales de las Naciones Unidas

PARTE RESPONSABLE

El caso deberá ser examinado por los miembros de un comité local ad hoc,

Unidad operativa iniciadora

Plantilla/Directriz

Formulario de auto-certificación para entidades donantes (en inglés)

Formulario de auto-certificación para donantes individuales (en inglés)

Herramienta de evaluación de riesgos de las asociaciones con el sector privado

Notas explicativas

Los miembros del comité deberán incluir personal pertinente de la oficina de país, así como asociados estratégicos locales relevantes del PNUD (por ejemplo, representantes del Gobierno o de organizaciones de la sociedad civil).

El Formulario de auto-certificación para entidades donantes (en inglés) y el Formulario de auto-certificación para donantes individuales (en inglés) se aplican a los donantes comprendidos dentro del ámbito de aplicación. Los donantes comprendidos incluyen empresas privadas, fundaciones y personas individuales que actúan como donantes, de conformidad con la Política de Lucha contra el Blanqueo de Dinero y la Financiación del Terrorismo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, complementada por la Guía Operativa para la Implementación de la Política de Lucha contra el Lavado de Activos y el Financiamiento del Terrorismo del PNUD.

La Guía operativa establece los procedimientos y orientaciones detalladas para la aplicación de la política en todo el PNUD y define las funciones y responsabilidades en el proceso de verificación, incluidos los procedimientos de escalamiento y las herramientas corporativas disponibles.

La plantilla de la Herramienta de evaluación de riesgos de las asociaciones con el sector privado describe los pasos prácticos que deben seguirse para adoptar una decisión sobre una asociación determinada con fundaciones corporativas y con asociaciones, coaliciones y alianzas del sector privado.

PASO

Examen de diligencia debida aplicable a fundaciones corporativas

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las fundaciones corporativas deberán cumplir con las directrices aplicables para la realización de procesos de diligencia debida con el sector privado.

PASO

Unidad de Supervisión de Adquisiciones, en consulta con la Unidad de Apoyo a las Adquisiciones, el Buró Regional y otras oficinas pertinentes

PARTE RESPONSABLE

Representantes Residentes, jefes de los burós y de las unidades de la sede fuera de la sede

Plantilla/Directriz

Solicitud de Aumento de la Delegación de la Autoridad en Materia de Adquisiciones (en inglés)

Notas explicativas

Un plan de adquisiciones detallado debe cubrir la duración del aumento propuesto.

PASO

Revisar la solicitud

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Supervisión de Adquisiciones, en consulta con la Unidad de Apoyo a las Adquisiciones, el Buró Regional y otras oficinas pertinente

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las solicitudes de hasta USD 400 000 deberán revisarse mediante una evaluación documental, con el fin de definir la capacidad básica de adquisiciones de la oficina en el país. Se evaluará un conjunto de indicadores básicos relacionados con las adquisiciones, con base en datos provenientes de fuentes internas y externas. Estos indicadores abarcan, entre otros, las siguientes categorías: planificación de adquisiciones, demanda, cumplimiento de políticas, capacidad de adquisiciones y del Comité Consultivo sobre Adquisiciones (CAP), supervisión de adquisiciones y otros indicadores, mercado de suministros y entorno externo.

Para las solicitudes de hasta USD 700 000 y USD 1,5 millón, se llevará a cabo una evaluación exhaustiva, que abarcará aspectos adicionales como el plan estratégico de adquisiciones, el posicionamiento y análisis de mercado, la cadena de suministro y la capacidad de preparación, así como la capacidad del CAP. El Oficial Jefe de Adquisiciones Regional (RCPO), en consulta con el Director del Buró Regional, podrá solicitar una misión de evaluación de la capacidad de adquisiciones in situ antes de formular cualquier recomendación, con el fin de revisar sobre el terreno las prácticas, los sistemas y los recursos que respaldan las adquisiciones.

PASO

Formular recomendaciones al Oficial Jefe de Adquisiciones Regional o al Oficial Jefe de Adquisiciones (CPO), según corresponda

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Formular recomendaciones al Oficial Jefe de Adquisiciones Regional o al Oficial Jefe de Adquisiciones (CPO), según corresponda.

PASO

Las recomendaciones deben basarse en una visión colectiva de los resultados de la evaluación

PARTE RESPONSABLE

Oficial Jefe de Adquisiciones Regional o Oficial Jefe de Adquisiciones (CPO), según corresponda

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La decisión final puede consistir en conceder el aumento de la autoridad delegada en materia de adquisiciones, concederlo de manera condicionada sujeto a la aplicación de medidas correctivas recomendadas dentro de un plazo determinado, o denegar el aumento de la autoridad delegada en materia de adquisiciones.

PASO

Gestionar los roles de los usuarios en Quantum/UNall

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Negocio / ITM

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Guía del usuario de Quantum/UNall

PARTE RESPONSABLE

Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz

Guía del usuario paso a paso de Quantum UNall (en inglés)

Notas explicativas

PASO

Enviar la solicitud para su aprobación

PARTE RESPONSABLE

CO Procurement

Plantilla/Directriz

Estrategia de negociación previa a la adjudicación (en inglés)

Notas explicativas

Las negociaciones sobre las acciones de adquisición por debajo del umbral de Contratos, Activos y Adquisiciones (CAP, Contracts, Assets and Procurement, por sus siglas en inglés) se iniciarán después de la autorización del Jefe de la Unidad de Negocio o del personal a quien se le haya delegado la Autoridad en materia de Adquisiciones.

Las negociaciones sobre las acciones de adquisición por encima del umbral de CAP se iniciarán después de la autorización de la Autoridad en Materia de Adquisiciones (Jefe de la BU, RCPO (por sus siglas en inglés) o CPO (por sus siglas en inglés), con base en la recomendación del Comité de Revisión de Adquisiciones apropiado (CAP, RACP o ACP, por sus singlas en inglés).

PASO

La gestión de negociaciones (Ver Notas de orientación sobre la gestión de negociaciones)

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas de orientación sobre la gestión de negociaciones (en inglés)

Notas explicativas

1	PASO Identificar un desafío de desarrollo, el resultado esperado y la información de contexto	PARTE RESPONSABLE Unidad de programa / Director	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las Unidades de Negocio deben consultar y recibir apoyo de la Unidad de Servicios de Adquisiciones (PSU) y del Grupo de Impacto en el Desarrollo (DIG) de BPPS al diseñar un Desafío de Innovación. Esto también facilitará la validación de la aplicabilidad de la política.
2	PASO Con base en los desafíos de desarrollo identificados, realizar un análisis para determinar si será necesario utilizar un método de solicitud tradicional o un desafío de innovación para generar soluciones o ideas	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
3	PASO Aprobar la realización de una solicitud no tradicional de ideas y soluciones	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
4	PASO Determinar el premio apropiado para una solución innovadora	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas No existe un esquema único recomendado para diseñar un premio para una innovación. Considerar: Los incentivos y la motivación de los posibles participantes. ¿Por qué participarían y qué obtendrían a corto y largo plazo? El valor social del premio (por ejemplo, reconocimiento, oportunidades de investigación, otras recompensas no monetarias, etc.) también fomenta una mayor participación. ¿Cómo puede utilizarse el premio para optimizar aún más los beneficios y el impacto de la solución?
5	PASO Estimar el valor social y económico de una solución ganadora en la comunidad y en el mercado una vez implementada	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Esto no es aplicable en todos los casos. Este paso es necesario cuando una solución implica la producción y el consumo masivos de bienes y/o servicios con fines de beneficio social. (Consultar los artículos 5 a 7 de la “Política de Desafíos de Innovación” sobre derechos de propiedad intelectual y licencias).
6	PASO Definir los requisitos de elegibilidad y establecer parámetros claros y justos para la evaluación	PARTE RESPONSABLE Director de programa y de proyecto, con el apoyo del Director de operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Los requisitos de elegibilidad para que una entidad participe, los criterios de evaluación y el método de puntuación deben definirse y documentarse claramente. Todos estos elementos deben hacerse públicos antes de que las personas o entidades se registren para participar. Debe constituirse un panel de evaluación de alto nivel y hacerse pública su composición, ya que la calidad del panel puede atraer contribuciones a un desafío y mejorar su visibilidad. Unos criterios y métodos de evaluación bien concebidos son fundamentales para atraer de manera óptima el interés y la participación del público objetivo.
7	PASO Preparar y ejecutar una campaña de comunicación para solicitar ideas	PARTE RESPONSABLE Jefe de programa y Oficial de comunicaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Adaptar los mensajes de manera que sean comprensibles para el público objetivo en el que puedan encontrarse las posibles soluciones. Utilizar los canales de comunicación apropiados, incluidas discusiones públicas moderadas, que puedan llegar de manera óptima al público objetivo. La Unidad de Negocio puede organizar discusiones públicas o eventos. Comunicar al público los derechos y obligaciones del PNUD, así como incluirlos en el documento de convocatoria publicado.
8	PASO Considerar la combinación o agrupación de propuestas, o el procesamiento de grupos de propuestas en una solución única	PARTE RESPONSABLE Director de programa y Director de operaciones	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Tras la evaluación de las ideas o soluciones recibidas, la Unidad de Negocio puede adjudicar una sola propuesta. Sin embargo, una solución puede obtenerse combinando propuestas en una solución única para lograr un mayor impacto. En ese caso, la Unidad de Negocio deberá justificar claramente la adjudicación de la combinación de múltiples propuestas. Por lo tanto, se recomienda que esta posibilidad se explique claramente desde una etapa temprana durante la comunicación de la convocatoria al público.
9	PASO Adjudicar al ganador	PARTE RESPONSABLE Representante residente	Plantilla/Directriz Modelo Acuerdo en el marco del Desafío de Innovación (empresa) Modelo Acuerdo en el marco del Desafío de Innovación (individuo)	Notas explicativas Utilizar la plantilla correspondiente para la firma: empresa o individuo
10	PASO Utilizar la cuenta 71455 en QUANTUM para registrar el premio del desafío de innovación	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Esto permitirá al PNUD hacer seguimiento de los premios de innovación de forma separada de las subvenciones.

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Formalización de asociaciones con el sector privado mediante un acuerdo pro bono

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Formalización de alianzas con el sector privado mediante un Acuerdo de Financiación

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Formalización de asociaciones con el sector privado mediante un Memorando de Entendimiento

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Formalización de asociaciones con fundaciones

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Opciones de enfoque hacia posibles fundaciones asociadas

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Identificación y análisis de fundaciones para asociaciones con PNUD

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