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Politique Relative aux Travaux de Construction

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Demande d'approbation ou de délégation pour un document de projet comprenant des travaux de construction

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Politique Relative aux Travaux de Construction

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Formulaire d'approbation de la durée de la consultation et des taux journaliers

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Politique en Matière de Contrat Individuel

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Justification de l'engagement d'un consultant individuel sur la base d'une modalité de passation de marché direct

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Politique en Matière de Contrat Individuel

1	ÉTAPE La projection des revenus et des dépenses de recouvrement des coûts provenant des services généraux d'appui à la gestion (GMS), des services aux agences et d'autres revenus (frais AA et autre revenus divers) est incluse dans l'IWP et examinée au niveau de coûts.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Système de planification d'entreprise (en anglais)	Notes explicatives
2	ÉTAPE Les ressources budgétaires institutionnelles provenant des revenus de recouvrement des coûts et des plans de dépenses son examinées et approuvées.	Partie responsable Groupe exécutif	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE AASL émises aux centres de coûts et aux unités.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Utiliser les requêtes de Quantum - à développer (requête Atlas précédente UN_KKBudJOURNAL_SUMMARY) Voir les directives annuelles d'allocation de ressources internes aux centres de coûts.
4	ÉTAPE Les fonds sont dépensés avec l'ASL émise conformément aux directives annuelles sur le budget institutionnel.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Requête de Quantum en développement ( requête précédente dans Atlas - UN_Resource_overview_acct_lv)

1	ÉTAPE Enregistrer les intérêts perçus sur les soldes non dépensés des ressources de partage des coûts dans le fonds 11888 par le biais du processus annuel d'allocation des intérêts.	Partie responsable Rapport sur la finance d'entreprise et services aux agences	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Se référer aux instructions de clôture de l'exercice.
2	ÉTAPE Transférer les soldes de ressources non dépensées au fonds 11888 à la clôture des projets de développement sur la base des dispositions des accords de contribution ou de l'accord des donateurs.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Remboursements aux donateurs : directives POPP.
3	ÉTAPE Enregistrer les contributions non affectés au titre du partage des coûts au fond 30083.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle standard d'accord de partage des coûts entre le gouvernement et le pays bénéficiaire du programme	Notes explicatives
4	ÉTAPE Budgétiser et programmer les ressources du fonds 11888 sur la base de l'évaluation par le bureau des besoins de programmation du bureau de pays. La programmation des ressources doit être effectuée dans le code de fonds 30084.	Partie responsable Bureaux Regionaux	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Paras. 15-21. Les politiques et procédures normales du PNUD en matière de programmes et de finances s'appliquent.
5	ÉTAPE Budgétiser et programmer les ressources du fonds 30083 sur la base de l'approbation du donateur gouvernemental du programme. La programmation des ressources doit être effectuée dans le code du fonds de partage des coûts correspondant.	Partie responsable Bureaux Regionaux	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Paragraphes 22-25 Les politiques et procédures normales du PNUD en matière de programmes et de finances s'appliquent.
6	ÉTAPE Approbation de la planification et de la programmation des fonds 11888 et 38003 par les bureaux des pays, dans leur plan de travail annuel. Supervision et gestion des recettes accumulées dans les fonds conformément aux orientations politiques et aux rapports de gestion financière, suivi des ressources non programmées et des ressources non affectées dans le fonds 38003.	Partie responsable Siège du bureau régional (centre de côuts)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Paragraphes 4, 8, 15, 16, 18, 22, 23, 24.

1	ÉTAPE Veiller à ce que tous les accords (nouveaux accords et accords renouvelés depuis le 1er janvier 2014) soient conformes à la nouvelle politique de recouvrement des coûts.	Partie responsable Gestionnaires de bureaux et de fonds du PNUD	MODÈLE/DIRECTIVE Accords de financement et modèles (en anglais)	Notes explicatives Le renouvellement des accords existants prévoyant des contributions supplémentaires doit être modifié en fonction des nouveaux taux de recouvrement des coûts: voir les accords de financement et les modèles.
2	ÉTAPE Examiner régulièrement l'Appui général à la gestion (GMS) moyen facturé aux projets afin de s'assurer que les taux corrects et les plus récents sont saisis dans Quantum.	Partie responsable Gestionnaires de bureaux et de fonds du PNUD	MODÈLE/DIRECTIVE Rapports de l'OFM - Rapport sur les exceptions d'Appui général à la gestion (GMS) (en anglais)	Notes explicatives Rapport de l'OFM : Recouvrement des coûts - Taux moyens d' Appui général à la gestion (GMS)
3	ÉTAPE Demander une approbation pour tout écart, toute exception et tout taux spécial d'Appui général à la gestion (GMS) avant de signer l'accord avec le donateur.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle : Mémorandum d'action pour l'administrateur adjoint et le directeur du Bureau des services de gestion avec les justifications pertinentes au directeur du BMS (en anglais)	Notes explicatives Se référer au modèle : Mémorandum d'action pour l'administrateur adjoint et le directeur du Bureau des services de gestion avec les justifications pertinentes au directeur du BMS (en anglais). Le bureau demandeur doit obtenir une autorisation du BMS/OFM avant de soumettre sa demande.
4	ÉTAPE Examiner les demandes d'exceptions concernant les taux d'Appui général à la gestion (GMS)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les taux d'Appui général à la gestion GMS non standard sont signalés au conseil d'administration.
5	ÉTAPE Approuver les distributions internes d'Appui général à la gestion (GMS) telles que les fonds verticaux.	Partie responsable Bureau exécutif	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Rapport sur l'Appui général à la gestion (GMS) moyen par source de financement et par département budgétaire	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Rendre compte au Conseil exécutif de tous les cas de dérogation.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

1	ÉTAPE Évaluer et documenter les raisons de toute recommandation concernant la réalisation des opérations de caisse, y compris l'environnement externe, l'évaluation des services bancaires, les risques opérationnels potentiels pour le bureau de pays et son personnel, ainsi que les stratégies et procédures d'atténuation des risques.	Partie responsable Chef du bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Examiner et approuver la recommandation du bureau de pays concernant les opérations de trésorerie.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Signer les recommandations en guise d'approbation finale.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Réévaluer, chaque année ou lorsque l'environnement externe change, selon ce qui se produit en premier, la disponibilité d'un système/service bancaire fonctionnel dans le pays d'origine et/ou sur le site du projet.	Partie responsable Chef du bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cette réévaluation comprendra une recommandation du chef de bureau de poursuivre ou de cesser les opérations de trésorerie.
5	ÉTAPE Examiner l'évaluation et valider la recommandation par le biais de sources externes (agences des Nations unies, ONG et partenaires bancaires).	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Communiquer la décision d'accepter ou de rejeter la recommandation.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les parties concernées seront consultées afin de s'assurer que la recommandation est adaptée aux activités courantes du bureau de pays et qu'elle permet d'atténuer les risques. Au cas par cas, la Trésorerie publiera des lignes directrices et des procédures opérationnelles normalisées (SOP) en fonction des circonstances de la situation qui exige qu'un bureau de pays effectue des opérations de caisse.

1	ÉTAPE Le rapprochement manuel des comptes bancaires consiste à faire correspondre les transactions des sous-modules AP, AR et TR dans Quantum avec les transactions des relevés bancaires chargés manuellement dans Quantum à l'aide d'une feuille de calcul. Une fois la feuille de calcul chargée, le bouton de rapprochement automatique doit être déclenché pour rapprocher le relevé et le système. Les entrées qui correspondent sont marquées comme étant rapprochées dans Quantum. Quantum considère la date de valeur du relevé comme la date de rapprochement.	Partie responsable GSSC B2B	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Les soldes bancaires d'ouverture et de clôture sont également automatiquement chargés dans Quantum. Les soldes peuvent être consultés à partir de la navigation suivante dans Quantum : Gestion de trésorerie>Etats bancaires et rapprochement>Barre des tâches>Etats bancaires>Gestion des états bancaires	Partie responsable GSSC B2B	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Les paiements ou dépôts non identifiés doivent être comptabilisés immédiatement dans Quantum en tant que factures AP pour les paiements ou dépôts AR pour les dépôts une fois identifiés. Si les paiements ou les dépôts ne sont toujours pas identifiés à la date de finalisation, le poste doit rester en suspens dans les lignes du relevé avec le statut « non réconcilié ». Une fois identifiés et enregistrés au cours du mois suivant, après la clôture de la période précédente, les postes doivent être rapprochés et comptabilisés dans le grand livre de caisse au cours de la période ouverte où ils ont été enregistrés.	Partie responsable GSSC B2B	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Si vous pensez que l'élément non identifié dans le relevé bancaire est une erreur de la part de la banque, l'élément restera dans la ligne du relevé et ne sera réconcilié qu'une fois que la contre-passation sera reflétée dans le relevé.	Partie responsable GSSC B2B	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Après chaque cycle de Paie Globale, qu'il soit mensuel ou bimensuel, GSSC B2B comparera la paie enregistrée dans le système dans la page de rapprochement manuel avec le paiement de la paie dans le relevé et effectuera le rapprochement. Tout écart entre le système et le relevé est traité différemment en fonction de la tolérance. Si la différence se situe dans la tolérance autorisée, le paiement est marqué comme étant rapproché, la différence étant transférée par le biais d'écritures de journal de la Gestion de trésorerie au Grand livre et non par le biais de la Paie. Dans le cas où la différence est en dehors de la tolérance autorisée, le gestionnaire de la paie et le bureau national doivent résoudre l'écart.	Partie responsable GSSC B2B / GSSC Salaires / Finances du bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Les relevés bancaires électroniques du jour précédent pour les comptes bancaires qui font partie de l'interface globale du PNUD sont rapportés et téléchargés quotidiennement en utilisant la navigation suivante dans Quantum:

Gestion de la trésorerie>Relevés bancaires et rapprochement. Chaque relevé bancaire est chargé avec un numéro d'identification, une date de fin de relevé et le nombre de lignes du relevé.

Partie responsable

GSSC B2B

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Mettre en place des contrôles pour s'assurer que les relevés téléchargés correspondent à ceux qui ont été déclarés.

Les relevés bancaires peuvent être consultés dans Quantum en utilisant la navigation suivante.

Rapports et analyses>Catalogue de navigation>Financier>Gestion des liquidités>Relevés bancaires>

ÉTAPE

Les soldes bancaires d'ouverture et de clôture sont également chargés automatiquement dans Quantum. Les soldes peuvent être consultés à partir de la navigation suivante dans Quantum : Gestion de trésorerie>Relevés bancaires et rapprochement>Barre des tâches>Relevés bancaires>Gestion des relevés bancaires

Partie responsable

GSSC B2B

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les soldes bancaires d'ouverture et de clôture peuvent être chargés manuellement en utilisant la navigation suivante.

Gestion de la trésorerie>Etats bancaires et rapprochement>Barre des tâches>Etats bancaires>Créer des états bancaires

ÉTAPE

Le rapprochement automatique est exécuté de manière centralisée en tant que processus par lots et rapproche les transactions des relevés bancaires les plus récents chargés dans Quantum avec les transactions des sous-modules Comptabilité fournisseurs (CP), Comptabilité clients (CC) et Trésorerie (CT).

Partie responsable

GSSC B2B

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Les exceptions au rapprochement automatique

Pour chaque règle de rapprochement automatique, les exceptions sont recherchées dans l'ordre suivant :

1) Ambiguïté - Cette exception se produit lorsqu'il y a plus d'une transaction d'application qui pourrait correspondre à la ligne ou que la transaction pourrait correspondre à plus d'une ligne de relevé.

2) Date - Cette exception se produit lorsqu'une transaction système répond à tous les critères de correspondance, à l'exception de la date de la transaction qui se situe en dehors de la plage de tolérance.

3) Montant - Cette exception se produit lorsqu'une transaction du système répond à tous les critères de correspondance, sauf que le montant de la transaction est en dehors de la fourchette de tolérance.

Partie responsable

GSSC B2B

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les transactions présentant des exceptions doivent faire l'objet d'une enquête et d'un rapprochement par GSSC B2B.

1	ÉTAPE Livrer les travaux	Partie responsable Fournisseur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Achèvement des étapes/travaux
2	ÉTAPE Soumettre les documents relatifs aux travaux réalisés	Partie responsable Fournisseur	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Soumettre au superviseur (gestionnaire de projet / demandeur) les documents justificatifs appropriés, tels qu'un PC, un rapport, une feuille de temps, etc. pour les travaux achevés.
3	ÉTAPE Préparer la facture AP	Partie responsable Directement par le fournisseur via le portail des fournisseurs (préférable pour la transparence et l'efficacité du processus de paiement) ou indirectement par l'intermédiaire du personnel et des responsables financiers du PNUD.	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les soumissions effectuées par l'intermédiaire du portail des fournisseurs sont stockées électroniquement. Le personnel des finances est le dépositaire des copies papier des documents justificatifs. Le personnel des finances / les gestionnaires : Vérifier l'exactitude du montant du paiement. S'assurer que la modalité de paiement est correcte. S'assurer que le champ de la carte de distribution et de la carte PPM est correct. Confirmez que le paiement n'a pas déjà été effectué. Vérifier les coordonnées bancaires du fournisseur. S'assurer que les notes de crédit reçues seront compensées par le montant payé. S'assurer que les paiements sont saisis dans le système avec la bonne date d'échéance (terme), afin que le paiement puisse être programmé conformément aux conditions de paiement convenues. En outre, pour les factures de commande, le personnel financier doit. S'assurer que les conditions de paiement sont cohérentes avec le bon de commande ou le document contractuel ; Vérifier si le chef de projet (ou son représentant) a enregistré la bonne réception des biens/services dans Quantum (ou confirmer en dehors de Quantum que les services ont été fournis dans le cas des paiements de voyage) et joindre la facture dans Quantum. Porter à l'attention du gestionnaire qui a approuvé le bon de commande toutes les exceptions telles que les dépassements de tolérance, l'utilisation de codes de compte, de devises et de dates comptables erronés, etc. En outre, pour les factures sans bon de commande, le personnel financier doit. Vérifier que la demande de paiement hors PO est approuvée par le chef de projet (y compris, le cas échéant, la vérification de la bonne réception des biens/services) ; Vérifier que le paiement ne nécessite pas de PO (par exemple, les avances NIM/ DIM, les avances aux agences des Nations unies chargées de la mise en œuvre, les paiements des services publics nationaux, les avances sur les salaires du personnel, etc ;) Vérifier que le paiement est conforme aux procédures du PNUD ; Obtenir des explications pour toute exception de la part du gestionnaire de projet, telle que l'absence d'un reçu documenté, l'absence d'un budget adéquat, l'absence d'une autorisation de dépenses, etc. et les porter à l'attention du gestionnaire approbateur, avant qu'il n'approuve le paiement non-PO. La facture doit être gérée et conservée conformément à la gestion des archives. Dates importantes pour le calcul du SGM dans PPM et la comptabilisation dans le GL - Facture non-PO : La date de la transaction est la date de la facture (sur l'en-tête de la facture). o Si le fournisseur soumet la facture par l'intermédiaire du portail des fournisseurs, la date de la facture est par défaut la date à laquelle le fournisseur a téléchargé la facture, et non la date imprimée sur la facture. Cela permet de s'assurer que la date d'échéance du paiement est calculée correctement. o Si le fournisseur envoie la facture au PNUD par courrier postal ou électronique et qu'un utilisateur du service financier du PNUD saisit la facture, la date de la facture est fixée par défaut par Quantum à la date du jour, mais doit être modifiée manuellement pour refléter la date imprimée sur la facture du fournisseur, étant donné que Quantum calcule la date comptable et toutes les autres dates à partir de la date de la facture. Les utilisateurs ne doivent ajuster aucune date dans Quantum autre que la date de la facture figurant dans l'en-tête lorsqu'ils saisissent une transaction. La « date comptable » dans Quantum sert de base à l'enregistrement de la transaction dans les livres du PNUD et à la comptabilisation des dépenses à des fins des rapports financiers et pour les donateurs. Si l'exercice financier de la date de facturation est ouvert, la « date comptable » est la même que la date de facturation ; si l'exercice financier est clôturé, la « date comptable » est le premier jour de l'exercice financier ouvert le plus ancien dans Quantum. Les dépenses doivent être comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles ont été effectuées ou le plus près possible si les périodes antérieures sont clôturées. La « date de conversion » est la date utilisée pour convertir en USD les transactions non libellées en USD et correspond par défaut à la date comptable figurant dans l'en-tête de la facture. La « date du budget » est fixée par défaut à la « date comptable » et ne doit pas être écrasée. Remarque importante : lorsque la devise de la transaction n'est pas l'USD, le montant du SGG est calculé dans la devise de la transaction (c'est-à-dire une devise locale, par exemple l'AFN) en utilisant l'UNORE sur la base de la « date de l'élément de dépense ».
4	ÉTAPE Valider la facture et lancer l'approbation (optionnel pour les factures PO et Non-PO, sinon le processus Quantum batch validera la facture et lancera l'approbation toutes les 4 heures à partir de 6 heures du matin, heure de New York, puis toutes les 4 autres heures).	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le bureau de pays doit examiner les erreurs de validation et les corriger. Les erreurs peuvent résulter d'un budget insuffisant, d'une période budgétaire non ouverte, d'un reçu insuffisant ou d'une absence de reçu, d'une mauvaise ligne de reçu sélectionnée pour le rapprochement, etc.
5	ÉTAPE Corriger les erreurs liées à l'incohérence des combinaisons de distribution et des champs de diagramme PPM et s'assurer que toutes les erreurs sont corrigées, validées et soumises à nouveau à l'approbation.	Partie responsable Fonctionnaire des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Approuver la facture de la commande AP La facture de commande est approuvée automatiquement une fois qu'elle est validée. Si le montant dépasse 20 000 USD ou des équivalents, la facture doit être approuvée une deuxième fois par le GSSC.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives S'assurer que les détails correspondent à la commande ; Vérifier que les éléments suivants correspondent à la facture de la commande : Les informations de la facture telles que le montant, la devise, la date du fournisseur doivent être correctes et cohérentes avec la facture du fournisseur.
7	ÉTAPE Approuver la facture non-PO Le CO doit approuver toutes les factures non-PO. Si le montant dépasse 5 000 USD ou l'équivalent, la facture non-PO doit être approuvée une deuxième fois par le GSSC.	Partie responsable Approbateurs du bureau de pays et du CSSG	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Confirmer que les pièces justificatives sont jointes, que les dates correctes, y compris les dates des postes de dépenses, sont correctement indiquées, que le groupe de payeurs et le mode de paiement sélectionnés sont corrects.
8	ÉTAPE Assurer le suivi avec le personnel concerné du bureau des achats ou avec le gestionnaire de projet pour garantir une diligence future lorsque l'erreur se trouve dans les informations sur le fournisseur.	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Assurer le suivi avec les fournisseurs en cas de manquement de leur part, et renvoyer les marchandises et les factures, le cas échéant.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Classer la facture signée et approuvée par le PA avec toutes les pièces justificatives.	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les documents suivants sont obligatoires et les copies papier doivent être jointes en tant que pièces justificatives à la facture du PA : Pour le bon de commande : PO signé et autorisé ; Réception des marchandises signée et autorisée ; Facture du fournisseur. Pour les pièces justificatives autres que les bons de commande : Pour les paiements de faible valeur et pour les services publics fournis par un gouvernement - un document de réception n'est pas nécessaire, mais les biens et les services doivent être reçus avant d'établir une facture AP ; toutefois, les documents justificatifs tels que les demandes de paiement signées par le chef de projet et les factures des fournisseurs doivent être joints. Services de l'agence - Formulaire de demande de service de l'agence dûment signé et autorisé par le fonctionnaire compétent de l'agence pour les paiements de l'agence non quantifiée ; paiements anticipés à la partie responsable - formulaires FACE dûment signés et autorisés par le représentant approprié de la partie responsable ; lettre d'accord (LOA) ou accord de la partie responsable (RPA), Subvention de faible valeur - accord LVG, demande de paiement ou facture du bénéficiaire pour les paiements ultérieurs au premier.

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Cofinancement au titre du partage des coûts intérêts versés par les pays (fonds 11888) et programme non affecté au titre du partage des coûts (fonds 30083)

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Recouvrement des coûts provenant d’autres ressources - Appui général à la gestion (GMS)

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