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Type de document
Guide
Point focal
Chris Taylor
Date d'entrée en vigueur
Jan 31, 2022
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ÉTAPEFormalisation par le biais d’un mémorandum d’accord (MoU) (facultatif) |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesUn mémorandum d’accord définit les domaines de collaboration envisagés en vue d’un objectif commun, lorsque ces engagements n’impliquent aucun transfert de ressources entre les partenaires et n’entraînent aucune obligation financière pour le PNUD. |
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ÉTAPEFormalisation par le biais d’un accord de financement |
Partie responsablePoints focaux du Représentant résident (RR) et Directeurs de l’unité opérationnelle initiatrice |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesToute collaboration impliquant une formalisation par un accord de financement doit être menée conformément aux politiques et procédures du Gestion des programmes et projets (en anglais). Se référer aux Accords de financement et modèles. Lorsque le texte d’un accord de financement s’écarte des modèles standards, une autorisation doit être sollicitée auprès du Bureau des services juridiques (Office of Legal Services – OLS), Bureau des services de gestion (BMS). Toute dérogation aux modèles standards doit être examinée et approuvée par le Directeur de l’Office of Legal Services (OLS/BMS) avant signature. |
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ÉTAPEStatut fiscal: En tant qu’organisation internationale, le PNUD ne dispose pas de documents fiscaux nationaux. Toutefois, en tant qu’organe subsidiaire des Nations Unies, le statut fiscal du PNUD, y compris son exonération d’impôts, découle de la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies. |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes fondations établies aux États-Unis demandent fréquemment des informations concernant le statut d’exonération d’impôts du PNUD. Elles peuvent solliciter la soumission d’une déclaration d’exonération d’impôts sous la forme d’une lettre ou d’une attestation de détermination du statut au titre de la section 501(c)(3) de l’Internal Revenue Service (IRS). Le texte type suivant peut être soumis aux fondations basées aux États-Unis en lieu et place de la lettre de détermination de l’IRS : « UNDP confirms that it is a subsidiary organ of the United Nations, which is an international organization designated by Executive Order 9698 of the United States International Organizations Immunities Act, 22 USC 288. You agree to advise us immediately if there is any change in your organization’s status during the term of this grant ». |
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ÉTAPEInformations financières |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesCertaines fondations peuvent demander des documents financiers, tels que les budgets et les états financiers de l’organisation. Ces documents sont généralement inclus en annexe de la proposition de projet. Le budget d’appui semestriel du PNUD et le rapport financier annuel soumis au Conseil d’administration sont disponibles sur le site web du Conseil d’administration. Le rapport financier semestriel du PNUD ainsi que les états financiers audités par le Comité des commissaires aux comptes sont disponibles sur le site web de l’Assemblée générale des Nations Unies. |
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ÉTAPEClause de statut préapprouvé à inclure dans l’accord de financement |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives« UNDP confirms that it is a subsidiary organ of the United Nations, which is an international organization designated by Executive Order 9698 of the United States International Organizations Immunities Act, 22 USC 288. You agree to advise us immediately if there is any change in your organization’s status during the term of this grant ». |
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1 |
ÉTAPESoumission d’une lettre d’intention |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesIl s’agit de la méthode la plus couramment privilégiée par les fondations et elle peut, dans certains cas, être accompagnée de la soumission d’un projet. De nombreuses fondations acceptent les lettres d’intention sur une base continue, tandis que d’autres fixent des échéances spécifiques pour la soumission. |
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2 |
ÉTAPESoumission d’une proposition de projet - les fondations invitent souvent les organisations à soumettre une proposition à la suite d’un examen concluant de la lettre d’intention |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesUne demande directe de proposition peut également avoir lieu lorsque la fondation est initialement approchée de manière informelle et exprime, par la suite, un intérêt pour une idée de projet proposée. |
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3 |
ÉTAPEApproches informelles - dans les cas où il existe un fort potentiel de partenariat et lorsque les fondations ne soutiennent que des organisations présélectionnées |
Partie responsablePoints focaux du Représentant résident (RR) et Directeurs de l’unité opérationnelle initiatrice |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes approches informelles et les efforts visant à établir et à maintenir de bonnes relations peuvent souvent ouvrir la voie à de futures possibilités de collaboration avec une fondation. |
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1 |
ÉTAPEAnalyse des partenaires potentiels |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesMener des recherches sur la « légitimité » de la fondation afin de confirmer ses objectifs fondamentaux, notamment par l’examen de ses activités programmatiques, de la composition de son conseil d’administration, des personnes ou entités qui lui sont affiliées, de ses pratiques antérieures en matière d’octroi de subventions, ainsi que de ses informations fiscales et financières, lorsqu’elles sont disponibles. Les informations pertinentes peuvent provenir de registres internationaux ou nationaux de fondations, des sites web des fondations, des médias, d’organismes de veille, ou d’autres sources publiques. Pour des informations complémentaires, se référer aux orientations disponibles sur l’intranet du BERA / Public Partnerships Group (en anglais). |
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ÉTAPEExamen de diligence raisonnable pour les fondations présentant des profils controversés, ou liées à des entreprises dont les pratiques commerciales ne sont pas compatibles avec les idéaux des Nations Unies |
Partie responsableLe cas doit être examiné par les membres d’un comité local ad hoc, Unité opérationnelle initiatrice |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes membres du comité doivent inclure le personnel pertinent du bureau de pays ainsi que des partenaires locaux stratégiques du PNUD (par exemple, des représentants du gouvernement ou des organisations de la société civile). Le Formulaire d’auto-certification pour les entités donatrices (en anglais) et le Formulaire d’auto-certification pour les donateurs individuels (en anglais) s’appliquent aux donateurs relevant du périmètre concerné. Les donateurs concernés désignent les entreprises privées, les fondations et les particuliers agissant en tant que donateurs, conformément à la Politique du PNUD en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (AML/CFT), complétée par le Guide opérationnel pour la mise en œuvre de la politique du PNUD en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme. Le Guide opérationnel précise les procédures, les rôles et les responsabilités applicables au processus de vérification, y compris les procédures d’escalade et les outils institutionnels disponibles. Le modèle de l'Outil d'évaluation des risques pour des partenariats avec le secteur privé décrit les étapes pratiques à suivre pour parvenir à une décision concernant un partenariat avec des fondations d’entreprise ainsi qu’avec des associations, coalitions et alliances du secteur privé. |
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ÉTAPEExamen de diligence raisonnable applicable aux fondations d’entreprise |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes fondations d’entreprise doivent être conformes aux lignes directrices applicables à la conduite des procédures de diligence raisonnable à l’égard du secteur privé. |
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ÉTAPESigner un accord pro bono |
Partie responsableRR,Regional Bureau Director |
MODÈLE/DIRECTIVEPour des orientations complémentaires, veuillez consulter la Boîte à outils pour la mobilisation des ressources du secteur privé (PSRM Toolkit). PSRM Toolkit (en anglais) |
Notes explicatives1) Les accords pro bono portent sur la réception de biens et/ou de services, conformément au Bulletin du Secrétaire général des Nations Unies sur l’acceptation de biens et de services pro bono (2006), complété par les politiques du PNUD. 2) Le modèle complet permet de formaliser un partenariat couvrant à la fois des contributions pro bono (biens et services) et des contributions financières. a) Le Représentant résident (RR) signe les accords nationaux conclus avec des entités nationales ou avec des succursales nationales d’entités multinationales. b) Le Directeur du Bureau régional signe les accords régionaux conclus avec des entités régionales ou avec des succursales régionales d’entités multinationales. 3) Lorsqu’une entité du secteur privé propose au PNUD, de manière non sollicitée, une contribution pro bono de biens ou de services, il est nécessaire, en plus de l’évaluation des risques liée à l’entité du secteur privé elle-même, de veiller tout particulièrement à ce qu’il s’agisse du moyen le plus efficient, en termes de coûts, pour atteindre l’objectif visé. Lorsqu’il n’est pas clairement établi que l’offre présente une caractéristique unique, il est indispensable de mener un exercice approfondi de cartographie et d’analyse des options afin d’examiner des alternatives comparables et de : a. approcher un large éventail d’entreprises similaires afin de vérifier qu’il n’existe pas de meilleures offres disponibles ; b. fournir des éléments démontrant que les biens ou services pro bono sont adaptés à l’objectif poursuivi et offrent le meilleur rapport qualité-prix, notamment en obtenant des spécifications complètes des biens donnés, y compris les normes de qualité ; c. définir les contrôles de qualité nécessaires à effectuer, en fonction de la nature de la contribution ; d. disposer d’un processus documenté d’examen par les pairs des différentes options ; e. réaliser une analyse visant à déterminer si la contribution pourrait entraîner une « standardisation future », dans laquelle un bien ou un service spécifique limiterait les choix futurs du PNUD et entraînerait des coûts imprévus. En particulier, l’analyse doit démontrer qu’aucune dépendance susceptible d’engendrer des coûts futurs ne sera créée ; f. veiller à ce qu’aucun avantage indu ne soit accordé. |
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ÉTAPEPréparer un accord de financement |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesConsulter accords de financement, modèles et dispositions types d’une convention avec des conseils juridiques sur les questions fréquemment posées. |
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ÉTAPEEn cas d’écart par rapport au modèle standard, demander une validation juridique |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesBureau d’appui juridique (LSO), Bureau des services de gestion (BMS) |
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ÉTAPESigner l’accord de financement |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLe Représentant résident (RR) signe les accords nationaux conclus avec des entités nationales ou avec des succursales nationales d’entités multinationales. |
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1 |
ÉTAPERédiger un mémorandum d’accord (MoU) |
Partie responsableGestionnaire de programme/projet de l’unité administrative à l’origine du partenariat |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesUn mémorandum d’accord établit un cadre de collaboration lorsqu’il n’y a aucun transfert de ressources entre les partenaires. Se référer aux orientations relatives aux mémorandums d’accord. |
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2 |
ÉTAPEEn cas d’écart par rapport au modèle standard de mémorandum d’accord, demander une validation juridique |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesBureau d’appui juridique (LSO), Bureau des services de gestion (BMS) |
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ÉTAPESigner le mémorandum d’accord
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Partie responsableRR for CO, Regional Director for RBx |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives
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ÉTAPELes MoU signés doivent être stockés dans le module UNITY |
Partie responsableGestionnaire de programme/projet de l’unité administrative à l’origine du partenariat |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesTous les MoU d'accord signés doivent être stockés dans le module UNITY, qui est le référentiel central des accords non financiers du PNUD. |
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1 |
ÉTAPESoumettre une demande d’augmentation de la délégation d’autorité en matière d’achats au Chef régional de la section des achats concerné (pour les bureaux de pays) ou au Chef du service des achats (pour les unités du siège). |
Partie responsableReprésentants résidents, chefs de bureaux et chefs des unités administratives décentralisées du siège |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesUn plan d’approvisionnement détaillé doit couvrir la durée de l’augmentation proposée. |
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ÉTAPEService de contrôle des achats, en consultation avec l’Unité de l’appui aux achats, le bureau régional et les autres bureaux compétents |
Partie responsableService de contrôle des achats, en consultation avec l’Unité de l’appui aux achats, le bureau régional et les autres bureaux compétents |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes demandes jusqu’à 400 000 dollars des États-Unis sont examinées au moyen d’une évaluation sur dossier afin de définir la capacité de base en matière d’achats du bureau de pays. Un certain nombre d’indicateurs de base relatifs aux achats sont évalués sur la base de données provenant de sources internes et externes. Ces indicateurs relèvent des catégories suivantes : planification des achats, demande, conformité aux politiques, capacités en matière d’achats et capacité du CAP, supervision des achats et autres indicateurs, marché des fournisseurs et environnement externe. Pour les demandes jusqu’à 700 000 dollars des États-Unis et 1,5 million de dollars des États-Unis, une évaluation approfondie est réalisée, couvrant des aspects supplémentaires tels que le plan stratégique des achats, le positionnement et l’analyse du marché, la chaîne d’approvisionnement et la capacité de préparation, ainsi que la capacité du CAP. Le Chef régional de la section des achats, en consultation avec le Directeur du Bureau régional, peut demander une mission d’évaluation sur place des capacités d’approvisionnement avant toute recommandation, afin de procéder à un examen sur place des pratiques, des systèmes et des ressources qui soutiennent la fonction achats. |
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ÉTAPEFormuler des recommandations au Chef régional de la section des achats ou au Chef du service des achats, selon le cas |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes recommandations doivent être fondées sur une appréciation collective des résultats de l’évaluation. |
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ÉTAPERendre la décision finale |
Partie responsableChef régional de la section des achats ou Chef du service des achats, selon le cas |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLa décision finale peut consister à accorder l’augmentation de la délégation d’autorité en matière d’achats, à l’accorder sous conditions sous réserve de mesures correctives recommandées dans un délai déterminé, ou à ne pas accorder l’augmentation de la délégation. |
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1 |
ÉTAPEProcédures relatives aux rôles d’approbation pour les appels d’offres électroniques |
Partie responsableUnité opérationnelle / ITM |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives |
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ÉTAPEGuide de l’utilisateur Quantum/UNall |
Partie responsableUnité opérationnelle |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives |
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ÉTAPESoumettez la demande d'approbation |
Partie responsableCO Procurement |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicativesLes négociations sur les actions d’approvisionnement en deçà du seuil du CAP doivent être entamées après l’autorisation du Chef de l’Unité opérationnelle ou du membre du personnel délégué auprès de l’Autorité responsable de l’approvisionnement. Les négociations sur les actions d’approvisionnement au-delà du seuil du CAP doivent être entamées après l’autorisation de l’Autorité responsable de l’approvisionnement (Chef de l’Unité opérationnelle ou du RCPO ou du CPO), sur la recommandation du Comité d’examen de l’approvisionnement (CAP, RACP ou ACP). |
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ÉTAPELa gestion des négociations (voir le Notes d'orientation sur la gestion des négociations) |
Partie responsable |
MODÈLE/DIRECTIVE |
Notes explicatives |