| Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Autorisation pour la création d’un PCF et l’établissement du plafond. Délègue son autorité au Chef de Bureau pour créer un PCF et en établir le plafond, jusqu’au niveau maximal du PCF pour les opérations normales tel que défini ci-dessus.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Obtenir l’approbation préalable du Trésorier en soumettant des justifications détaillées.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Tout Bureau de pays ayant besoin d’accéder au PCF pour un montant supérieur à 2 500 dollars.
3	ÉTAPE Le Trésorier évaluera cette demande, en plus, il examinera les besoins opérationnels du Bureau de pays, les antécédents du Bureau de pays en matière de conformité au dispositif de contrôle interne (« ICF ») et aux directives des Politiques et procédures relatives aux programmes et aux opérations (POPP), surtout en ce qui concerne le respect des procédures de suivi, de rapprochement et de fin d’exercice du PCF, et prendra la décision d’autoriser le plafond nécessaire.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Attention : Le défaut d’enregistrer avec exactitude et en temps opportun les dépenses du PCF et de rapprocher le compte 16105 du PCF inscrit au Grand livre général peut entraîner un retard ou un refus de la demande jusqu’à ce que les problèmes liés au contrôle interne soient résolus.
4	ÉTAPE Dépenses admissibles pour le PCF Les dépenses admissibles pouvant être payées à partir du Fonds de petite caisse sont les suivantes : Les petits achats destinés aux opérations de gestion du bureau (et non pour les programmes), et Chacun de ces achats ne doit pas excéder l’équivalent de 250 dollars.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Nomination du Dépositaire du fonds de petite caisse (PCF) Le Chef du Bureau nomme le Dépositaire du PCF selon les critères de nomination suivants : a) Le personnel est titulaire d’un contrat à durée déterminée (FT) du PNUD. b) Le personnel est capable d’assumer ses responsabilités, y compris la sauvegarde, l’utilisation appropriée, la comptabilité et l’inventaire physique du PCF et la tenue du registre du PCF. c)Le personnel accepte les conditions générales énoncées dans le formulaire de nomination du Dépositaire du fonds de petite caisse et signe le document (voir annexe 1), y compris que toute perte subie dans le PCF doit être remboursée au PNUD par le Dépositaire du PCF ou une déduction doit être prélevée sur son traitement.	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 1: Formulaire de nomination du Dépositaire (en anglais)	Notes explicatives
6	ÉTAPE Sécurité physique du PCF Assurer la sécurité physique du PCF selon les conditions suivantes : a) Le Bureau de pays doit disposer d’un coffre-fort ayant des caractéristiques de sécurités renforcées. b) Le coffre-fort doit être placé dans une pièce dont l’accès est limité uniquement au personnel autorisé. c) L’argent en espèce doit rester dans le coffre-fort tout le temps.	Partie responsable RRA/O ou Gestionnaire des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Responsabilités du Dépositaire de PCF Placer l'argent reçu pour le financement initial du PCF et les réapprovisionnements ultérieurs dans le coffre du bureau.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Tenir à jour le registre de PCF, en vue de l’enregistrement de toutes les activités effectuées à partir du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Utiliser le bordereau de PCF numéroté par ordre séquentiel pour chaque décaissement effectué à partir du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Veiller à ce que chaque bordereau de PCF soit rempli aux fins de la comptabilité et du budget, qu’il soit dûment approuvé et qu’une facture ou un reçu serve de document justificatif.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
11	ÉTAPE Comptabiliser le solde du PCF après chaque décaissement et réapprovisionnement pour s’assurer que le montant est égal au solde courant du registre de PCF sous la supervision du Directeur des opérations	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
12	ÉTAPE Déployer tous les efforts possibles afin de prévenir le vol.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives P. ex., y compris la maintenance du coffre-fort en lieu sûr (c.-à-d. le coffre-fort du bureau), en exigeant deux clés pour entrer dans la salle des coffres et la présence de deux personnes lors de l’ouverture du coffre.
13	ÉTAPE Demander le réapprovisionnement lorsque le solde du PCF atteint 20 % du solde d’ouverture initial.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
14	ÉTAPE Financement initial et réapprovisionnement ultérieur du PCF Le financement initial du FCP est effectué par une facture de prépaiement permanent payable au dépositaire du FCP en tant que " fournisseur ", enregistrée sur : Compte GL débiteur : 16105 - Petty Cash Fund PCF Unité opérationnelle : unité opérationnelle du Bureau Code de fonds : 00001 (toujours pour 16105) Département : département concerné Fournisseur : ID du personnel Dépositaire du PCF	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La pièce justificative de la facture AP sans bon de commande est l'approbation du chef de bureau ou du trésorier, selon le cas.
15	ÉTAPE Comptabiliser le solde du PCF après chaque décaissement et réapprovisionnement pour s’assurer que le montant est égal au solde courant du registre de PCF sous la supervision du Directeur des opérations	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le montant du réapprovisionnement subséquent doit être égal au montant de l’APJV qui enregistre le total des décaissements effectués durant la période précédant le réapprovisionnement. L’APJV et les factures/reçus joints constituent les pièces justificatives du réapprovisionnement subséquent.
16	ÉTAPE Après le réapprovisionnement ultérieur, le solde du PCF doit être égal au solde d’ouverture initial.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
17	ÉTAPE Pour le réapprovisionnement ultérieur du PCF, le Directeur des finances ou le Directeur des opérations (autre que le Dépositaire du PCF) doit examiner, certifier et approuver (e cas échéant) :	Partie responsable Gestionnaire des finances ou Gestionnaire des opérations (autre que le Dépositaire du PCF)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
18	ÉTAPE L’APJV créée par le Dépositaire du PCF pour l’enregistrement des décaissements du PCF, incluant les documents justificatifs pertinents des dépenses et le respect du plafond de 250 dollars pour chaque décaissement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
19	ÉTAPE L’inventaire physique pour veiller à ce que le solde du PCF présent dans le coffre-fort soit égal au solde du registre du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
20	ÉTAPE Le rapprochement du PCF pour veiller à ce que le solde du compte 16105 inscrit au Grand lire général du PCF soit le même que les liquidités réelles se trouvant dans le coffre-fort (après la comptabilisation du bordereau inscrit au journal du compte créditeur) et dans le registre du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
21	ÉTAPE Bon de paiement pour le paiement du Dépositaire de PCF en guise de réapprovisionnement du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
22	ÉTAPE Contrôle interne du PCF La répartition des tâches devrait être maintenue en tout temps.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
23	ÉTAPE Les bordereaux de PCF doivent être utilisés (sur papier ou sous forme de tableur avec contrôle par mot de passe) pour effectuer des demandes de décaissement du PCF ; l’approbation appropriée obtenue et le plan comptable complet indiqué.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
24	ÉTAPE La facture ou le reçu des petits achats doit être joint à chaque bordereau du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
25	ÉTAPE Créer un APJV mensuel ou avant chaque réapprovisionnement pour enregistrer les décaissements du PCF.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Utiliser le champ « Pièce connexe » (« Related Voucher ») dans la page d’information de la facture pour indiquer l’ID du bon initial lié à l’avance, afin de faciliter l’examen et la liquidation.
26	ÉTAPE Le registre du PCF doit être tenu à jour pour chaque transaction et publié à la clôture des activités le dernier jour du mois ou avant chaque période de réapprovisionnement, sans autre modification.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
27	ÉTAPE Un nouveau registre du PCF doit être créé pour chaque nouveau mois ou chaque nouvelle période de réapprovisionnement.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
28	ÉTAPE Le rapport sur l’analyse des activités comptables (Accounts Activities Analysis) au titre du compte 16105 inscrit au Grand livre général doit être généré à chaque fin de mois ou à chaque période de réapprovisionnement afin de comparer le solde présent dans le coffre-fort du PCF et le registre du PCF doit être examiné par le Directeur des opérations ou le Représentant résident adjoint (responsable des opérations).	Partie responsable RRA/O ou Gestionnaire des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
29	ÉTAPE Réaliser un inventaire physique des espèces à la fin du mois ou avant chaque demande de réapprovisionnement, selon la première éventualité, et signer le formulaire de l’inventaire physique du PCF (voir annexe 3 – Formulaire de l’inventaire physique des espèces).	Partie responsable Responsable des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 3 – Formulaire de l’inventaire physique des espèces (en anglais)	Notes explicatives La signature apposée sur le formulaire de l’inventaire physique du PCF atteste que le solde du coffre-fort est égal au solde figurant sur le registre du PCF et au solde du compte 16105 inscrit au Grand livre général.
30	ÉTAPE Tout écart relevé aux étapes des sections doit faire l’objet d’une enquête et être résolu dans un délai de sept (7) jours.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives À faire chaque mois sans exception pour le rapprochement du PCF.
31	ÉTAPE Le Chef de Bureau doit être informé de cet écart et de cette résolution.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives À faire chaque mois sans exception.
32	ÉTAPE Au plus tard le 31 décembre de chaque année, le CO doit télécharger la dernière feuille de calcul des dépenses enregistrées et déposer le solde du PCF conservé dans le coffre sur le compte bancaire du CO.	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si le Bureau de pays ne dépose pas le solde du PCF sur le compte bancaire qui se trouve dans le coffre-fort du Bureau de pays à la fin de l’année, le bureau doit en aviser le service de trésorerie et expliquer les circonstances qui font obstacle à cette action.
33	ÉTAPE Rapprochement du PCF et clôture de l’exercice Le rapprochement mensuel du PCF doit être effectué chaque mois sans exception, y compris la clôture de l’exercice.	Partie responsable RRA(O)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si le Bureau de pays respecte les présentes Directives et procédures, le rapport sur l’analyse des activités comptables au titre du compte 16105 inscrit au Grand livre général doit indiquer que le solde libellé en devise locale est de zéro au 31 décembre.
34	ÉTAPE Le Représentant résident adjoint (responsable des opérations) doit procéder à l’examen des résultats concernant le rapprochement mensuel du PCF, au remplissage et à la signature de la certification de fin d’exercice du PCF et du formulaire de l’inventaire physique du PCF.	Partie responsable RRA(O)	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Ces deux documents doivent être téléchargés sur le SharePoint désigné au plus tard le 31 janvier dans le cadre des procédures régulières de clôture en fin d’exercice. Attention : Faites attention à la devise dans le GL. Le rapprochement doit être effectué dans la devise du PCF. Généralement, il s’agit de la devise locale. Le Bureau de pays ne doit pas effectuer le rapprochement du solde en USD. Attention : Le Représentant résident adjoint (responsable des opérations) est responsable de l’exactitude et de la régularité des soldes figurant dans le rapport sur l’analyse des activités comptables, dans le registre PCF et dans le coffre-fort.
35	ÉTAPE Suivi du PCF S'assurer le suivi régulier de la qualité et de l’exhaustivité des données du compte 16105 inscrit au Grand livre général.	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
36	ÉTAPE Le respect des directives et des procédures par le Bureau de pays devrait garantir les éléments suivants : Le plafond du PCF n’excède en aucun cas le plafond autorisé par le Chef de Bureau ou le Trésorier. La limite par décaissement n’excède pas l’équivalent de 250 dollars. Les dépenses sont enregistrées une fois par mois ou à chaque période de réapprovisionnement. L’utilisation de GLJE est proscrite. Toutes les transactions enregistrées sont libellées dans la devise en fonction de laquelle le solde initial du PCF est créé. Au 31 décembre, le solde figurant dans le rapport sur l’analyse des activités comptables au titre du compte 16105 inscrit au Grand livre général doit indiquer que le solde libellé en devise locale est de zéro.	Partie responsable Bureau de pays	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Attention : Le strict respect des procédures revêt une importance capitale en ce qui concerne la bonne gestion des actifs en espèces du PNUD.

1	ÉTAPE Autorité d’approbation de la PCA Délègue son autorité au Chef de Bureau (HO) pour approuver une ou plusieurs PCA jusqu’au montant de 25 000 dollars par activité ponctuelle d’une durée limitée relative à un projet, ne dépassant pas deux semaines.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cette délégation offre une certaine souplesse pour répondre à un besoin spécifique d’un projet qui n’est pas couvert par les dispositifs bancaires habituels. Cependant, cette délégation implique que le Bureau de pays qui émet des PCA soit responsable de leur clôture rapide dans les 30 jours (un mois après la date d’émission de l’avance).
2	ÉTAPE Réserve le droit d’approuver le(s) PCA(s) dont le montant est supérieur à 25 000 dollars en fonction de la demande du Bureau de pays. Les principaux éléments à prendre en considération lors de l’approbation de telles demandes sont les suivantes : Besoins opérationnels. Solutions alternatives non disponibles Évaluation et mesure de sécurité (trouver un itinéraire sécurisé pour le voyage et une escorte). L’expérience du Bureau de pays en matière de fermeture précise et en temps opportun des demandes de PCA. Le Bureau de pays doit soumettre le Formulaire de saisie des données du compte créditeur (AP Data Entry Form) signé par les agents respectifs à titre de documents justificatifs.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Attention : Le fait de ne pas retourner la PCA dans les délais et de façon exacte, d’enregistrer les dépenses et d’apurer le compte GL 16108 de la PCA peut conduire à une mauvaise évaluation des états financiers. Attention : Le fait de ne pas prendre les mesures de sécurité appropriées peut retarder l’approbation par le Trésorier du montant plus élevé de la PCA jusqu’à ce que le problème soit réglé par le Bureau de pays.
3	ÉTAPE Nomination d’un Dépositaire d’une PCA Nommer le Dépositaire de la PCA.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le Chef du Bureau nomme le Dépositaire d’une demande PCA selon les critères d’engagement suivants : Le personnel détient un Contrat à Durée Déterminée (FT) du PNUD ou une Convention de Services du Personnel (NPSA/IPSA) avec une limite jusqu’à 5 000 USD (seul le RR peut nommer un NPSA/IPSA, cette autorité ne peut pas être déléguée davantage). Le personnel a les compétences nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités, notamment en ce qui concerne la sauvegarde, l’utilisation appropriée et la comptabilisation de la PCA en temps opportun. Le personnel signe le formulaire de demande d’une PCA. Le personnel s’engage à présenter un rapport complet et à rendre compte de la PCA dans les 30 jours suivant la date à laquelle l’avance a été accordée.
4	ÉTAPE Sécurité physique pour une PCA Assurer conjointement la sécurité de la PCA comme suit :	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le RRA/P est responsable de l’évaluation de la sécurité sur le site de l’activité de projet ainsi que de la nomination du Dépositaire d’une PCA. Le RRA/O est responsable de la mise en place des mesures de sécurité (en collaboration avec le DSSNU ou un service d’escorte tiers, le cas échéant).
5	ÉTAPE Attribution d’une PCA Le dépositaire unique de l'PCA est configuré comme un "fournisseur" dans Quantum.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Une facture destinée au dépositaire/fournisseur sera créée en tant que type "prépaiement" configuré comme un "prépaiement temporaire" en cochant le drapeau "Autoriser l'application du prépaiement" avec des pièces justificatives.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Un paiement sera effectué par le GSSC au dépositaire de la PCA.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Le dépositaire d'une PCA garde l'argent de la PCA en sécurité jusqu'à ce que les décaissements finaux et la comptabilité soient effectués.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Le Dépositaire d’une PCA est responsable de la bonne garde de la PCA, entre le moment de la réception de l’argent et le versement final (si le fournisseur tiers n’est pas responsable du transport et de la distribution de l’argent) ainsi que de toute avance de fonds non utilisée jusqu’à ce que le montant soit remis au RRA/O.
9	ÉTAPE Versement de la PCA Conserver les factures et les reçus des achats effectués.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
10	ÉTAPE Conserver la liste des paiements de la PCA, y compris le nom du bénéficiaire, l’affiliation à une organisation (le cas échéant), le nom et le numéro de téléphone de l’ID et le montant du versement en espèces.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
11	ÉTAPE Vérifier la validité de l’identification avant de faire un versement à chaque bénéficiaire prévu.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
12	ÉTAPE Recueillir la signature de chaque bénéficiaire ayant accusé réception d’un paiement du PNUD.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
13	ÉTAPE Calculer le total de tous les versements effectués et déterminer le solde inutilisé de la PCA.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
14	ÉTAPE Soumettre la liste de paie de la PCA, la facture/les reçus, ainsi que le solde inutilisé de la PCA, le cas échéant, au RRA/O dès que l’activité est terminée.	Partie responsable PCA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
15	ÉTAPE Le Dépositaire d’une PCA verse les fonds aux bénéficiaires autorisés pour les dépenses admissibles concernant la PCA uniquement pour l’activité ponctuelle spécifique relative à un projet.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La séparation des tâches doit être maintenue en permanence pour la demande de PCA, l'approbation du PCA, la création et l'approbation de la facture, et l'émission d'une PCA.
16	ÉTAPE Conserver la liste de paie avec les documents justificatifs.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela comprendra des dossiers permettant d’identifier la personne qui a été payé, par exemple en conservant des copies des pièces d’identité des bénéficiaires.
17	ÉTAPE Le Dépositaire de la PCA doit soumettre toutes les factures et tous les reçus au RRA/O.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
18	ÉTAPE Le Dépositaire de la PCA doit soumettre au RRA/O le compte rendu final dans les 30 jours suivant la date d’émission de l’avance, y compris le retour du solde inutilisé de la PCA et les documents énumérés aux points 2 et 3 ci-dessus.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
19	ÉTAPE Examiner les étapes ci-dessus et s’assurer que la PCA est versée conformément aux procédures, qu’elle est entièrement comptabilisée, puis procéder aux écritures comptables de clôture.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’examen devrait comprendre des appels téléphoniques aux bénéficiaires choisis au hasard pour vérifier les versements effectifs.
20	ÉTAPE Le spécialiste des finances responsable du suivi de l’état de la PCA devrait utiliser le Moniteur de statut de la PCA (annexe 6 – Moniteur de Statut de la PCA) pour s’assurer que toutes les activités ponctuelles relatives à un projet et terminées le 23e jour du mois ne bénéficieront pas d’une PCA en cours au dernier jour de ce mois.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 6: Moniteur de Statut de la PCA (en anglais)	Notes explicatives
21	ÉTAPE Examiner le statut et le moniteur de la PCA à la fin de chaque mois.	Partie responsable Responsable des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Conseils : Le Directeur des opérations doit assigner à un associé des finances la responsabilité de surveiller toutes les PCA émises et de s’assurer que les mesures appropriées énumérées ci-dessus sont prises dans les délais requis. Attention : Toutes les PCA doivent être clôturées et être comptabilisées dans les 30 jours suivants la date d’émission de l’avance, pour une activité ponctuelle relative à un projet. Cela est très important pour une présentation exacte et fidèle a) de la situation financière et des résultats d’exploitation du PNUD (reflétés dans le bilan et le compte de résultat) et b) de l’état d’exécution des projets du PNUD et de son solde pour les rapports des donateurs établis conformément aux Normes comptables internationales pour le secteur public (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS) à tout instant. Attention : Les entrées d'ajustement des gains/pertes de change sont contrôlées par l'équipe de gestion de la trésorerie de GSSC sur une base mensuelle.
22	ÉTAPE Rapprochement du solde impayé de la PCA et du solde du GL pour la PCA. S’assurer que l’APJV et le journal direct du compte débiteur utilisent le bon plan comptable.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Attention : Faites attention à la devise dans le GL. Le rapprochement doit être effectué pour la devise pour laquelle la PCA est émise. Généralement, il s’agit de la devise locale pour la majorité des PCA.
23	ÉTAPE Générer le rapport AAA pour le compte GL 16108 à la fin du mois.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
24	ÉTAPE Examine et confirme que le solde du compte GL 16108 représente les PCA en cours qui n’ont pas encore été conclus au 23e jour de chaque mois.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
25	ÉTAPE Examiner le rapprochement effectué par le spécialiste des finances désigné. En cas de préoccupations au sujet des PCA non clôturées, il doit prendre les mesures appropriées pour s’assurer que les contrôles internes pour la PCA sont effectués.	Partie responsable Responsable des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
26	ÉTAPE À la fin de chaque trimestre ou à chaque date de clôture financière du PNUD, le spécialiste des finances désigné établit le Calendrier de rapprochement de la PCA	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Annexe 7 – Calendrier de rapprochement de la PCA (en anglais)	Notes explicatives Annexe 7 – Calendrier de rapprochement de la PCA (en anglais) Le solde du compte GL 16108 doit être justifié par les PCA en suspens et de façon précise.
27	ÉTAPE Examiner et certifier le Calendrier de rapprochement des PCA.	Partie responsable Responsable des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Attention : Les mesures susmentionnées sont d’une importance cruciale pour s’assurer que les avances de fonds du PNUD soient comptabilisées en temps opportun et avec exactitude.
28	ÉTAPE Le Chef de Bureau est responsable d’assurer le suivi de routine de la qualité et de l’exhaustivité des données du compte GL 16108.	Partie responsable Chef du bureau	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Les procédures relatives au PPCF sont les mêmes que les procédures du PCF, sauf pour les différences clés énumérées ci-dessous :

L’autorité est déléguée uniquement au Représentant résident (sans possibilité de subdélégation) pour nommer un titulaire d’un accord de services du personnel (NPSA/IPSA) comme Dépositaire du PPCF. Lorsque le Dépositaire du PPCF est un NPSA/IPSA, la demande de réapprovisionnement doit être examinée et approuvée par le Directeur des opérations ou un niveau supérieur, et non par le Gestionnaire de projet ni par le responsable du bureau de projet. (Voir les orientations supplémentaires dans le Dispositif de contrôle interne.)
Le siège social du Bureau de pays doit examiner et approuver l’APJV mensuelle du PPCF et le Directeur des opérations doit certifier le rapprochement mensuel.
Si le montant total de tous les PPCFs (qu’il s’agisse d’un seul PPCF ou de plusieurs) dépasse le niveau maximal autorisé, le Chef du Bureau doit transmettre la demande au Trésorier pour approbation. (Voir Annexe 5 : Demande d’approbation du Trésor.)
Le compte du grand livre général pour le Fonds de petite caisse pour un projet (PPCF) est : 16106.
Les champs analytiques (« COA ») pour les écritures AP sans bon de commande, les APJV et les journaux directs AR relatifs au PPCF doivent être remplis avec les informations suivantes :

a) Compte = 16106

b) Fonds = code de fonds pertinent pour le projet

c) Unité opérationnelle

d) Département

e) Agent de mise en œuvre

f) Donateur

g) ID de projet (cet ID doit être identique à l’ID de projet figurant dans la demande adressée au Trésorier)

h) Élément clé en suspens (Open Item Key) = Index ID du membre du personnel dépositaire du PPCF ou ID du fournisseur.

L’attestation ou le certificat de fin d’année doit confirmer le statut de chaque PPCF en soumettant la liste relative au PPCF avec les toutes les informations (suivre les procédures exactes de clôture en fin d’exercice en tant que PCF, y compris le dépôt du solde en espèces dans le coffre-fort ou dans le compte bancaire du Bureau de pays et la comptabilité complète/le rapprochement complet).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Attention : Il est important d’être pleinement familiarisé avec les procédures du PCF et de les suivre pour le PPCF, en tenant compte des différences ci-dessus, notamment en ce qui concerne les contrôles internes, la comptabilité, le rapprochement et la clôture de fin d’exercice.

ÉTAPE

Recueillir les données et les informations et préparer la prévision des flux de trésorerie de manière régulière.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Chaque jour, le personnel doit s’assurer qu’aucun solde inactif ou découvert ne se produit sur le ou les comptes bancaires.

ÉTAPE

Examiner la prévision des flux de trésorerie afin de s’assurer que la liquidité et les ressources sont correctement gérées et de prendre les mesures appropriées en cas de signal d’alerte.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les bureaux de pays peuvent utiliser la prévision hebdomadaire des flux de trésorerie pour préparer la conversion USD/monnaie locale, demander un réapprovisionnement au Siège (si le bureau de pays ne dispose pas d’un compte à solde zéro (ZBA) en dollars américains), etc.

ÉTAPE

Traitement des envois de liquidités

Les informations concernant les mouvements de liquidités doivent être limitées au strict minimum de personnes, selon le principe du besoin de savoir.
La communication des informations relatives aux mouvements de liquidités doit être chiffrée ou codée, dans la mesure du possible. Lorsque des codes sont utilisés, ils doivent être changés environ tous les six mois.

Le calendrier des mouvements de liquidités doit être aussi imprévisible que possible. Il convient de varier les horaires de vol et les itinéraires terrestres. La fréquence de ces envois doit être soigneusement évaluée par rapport aux risques liés à la conservation des liquidités dans les locaux.

Lorsque les conditions le permettent, au moins deux agents de sécurité doivent accompagner tout mouvement de liquidités dépassant 50 000 USD. Les agents doivent être équipés d’un téléphone ou d’une radio, avec des signaux de détresse préétablis.

Des dispositions doivent être prises pour récupérer les liquidités directement de l’avion ou du véhicule blindé à l’arrivée. Les liquidités ne doivent pas être entreposées dans les coffres des aéroports, les chambres d’hôtel, les bureaux non sécurisés, les gares, etc.

Il convient d’évaluer la possibilité de recourir aux forces de l’ordre nationales, aux forces armées ou aux forces internationales ou régionales de maintien de la paix pour renforcer la sécurité.

Dans toute la mesure du possible, il faut éviter l’utilisation de fax, de courriels, de téléphones ou de fréquences radio non sécurisées pour transmettre des informations concernant les mouvements de liquidités.

Le transport des liquidités ne doit être organisé et effectué qu’après réception de l’autorisation écrite préalable du Fonctionnaire désigné (Designated Official – DO) au lieu d’affectation.

Partie responsable

Gestionnaire des opérations – Bureau,

Service de messagerie

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les procédures sont élaborées par le Gestionnaire des liquidités après consultation du Gestionnaire des opérations.
Le Représentant résident et le Gestionnaire des opérations doivent veiller à ce que ces procédures soient respectées lors du transfert et du stockage des liquidités.

ÉTAPE

Locaux physiques

S’assurer que toutes les fenêtres et portes de la zone ou pièce où les liquidités sont conservées sont solides et fixées de manière sécurisée à la structure. Les fenêtres doivent être protégées par des grilles métalliques fixées de l’intérieur. Lorsque cela est possible, un système d’alarme anti-intrusion et anti-agression, relié directement à une équipe de sécurité disponible 24 h/24, doit être installé dans les bureaux.

Un service de sécurité 24 h/24 doit être organisé.

Partie responsable

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Procédures de contrôle

Les liquidités doivent être conservées dans un coffre-fort sécurisé sous double contrôle de personnel désigné du PNUD. Le coffre doit être situé dans une pièce verrouillée, dont l’accès est restreint. Les clés de cette pièce doivent être détenues par le Fonctionnaire désigné (DO). Il est préférable de disposer de deux coffres : un dans la pièce verrouillée et restreinte, pour le stockage principal, et un autre dans la zone financière sécurisée, pour les besoins quotidiens. Cela limite la nécessité d’accéder fréquemment au coffre principal.

Les liquidités reçues quotidiennement par la section financière doivent être comptées par deux membres du personnel désignés, sous la supervision du Gestionnaire des opérations / ARR (Admin) / Administrateur ou autre cadre supérieur désigné, qui signe le résultat du comptage. Les petits soldes de liquidités, ainsi que le solde principal, doivent être comptés et rapprochés quotidiennement. Des comptages inopinés du total des liquidités doivent être effectués de manière aléatoire, au minimum une fois par mois.

Les « gardiens du coffre » désignés seront tenus responsables des écarts constatés lors des comptages.

Les comptages inopinés doivent être effectués par un membre du personnel supérieur du PNUD qui n’a pas de responsabilité directe ou de supervision sur la gestion des liquidités entrantes et sortantes.

Tout vol de liquidités doit être signalé immédiatement au Trésorier et au Bureau des audits et des investigations (OAI).

Les décisions concernant l’implication des autorités locales doivent être prises en consultation avec le Bureau de la gestion des ressources humaines (BOM/OHR), et probablement en référence au Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (UNDSS) au siège.

Partie responsable

Trésorerie,

Représentant résident,

Responsable des opérations

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

1	ÉTAPE Créer un paiement anticipé – Créer un bon de commande	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Pour effectuer un paiement anticipé, un bon de commande approuvé couvrant l’intégralité de la transaction d’achat (et non seulement le montant du paiement anticipé) doit exister dans Quantum. Voir Bons de commande/Engagements.
2	ÉTAPE Remplir le formulaire de Demande de facture de paiement anticipé	Partie responsable Personnel	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives À partir d’une facture pro forma, d’un contrat ou d’autres pièces justificatives, remplir le formulaire de demande de facture de paiement anticipé en y indiquant le numéro du bon de commande approuvé correspondant. Le formulaire de demande, accompagné d’une copie papier du bon de commande et de toutes les pièces justificatives, doit être transmis au Chef de projet pour approbation. Le Payable Infolet – Prepaid affiche tous les paiements anticipés en cours ou en retard, et peut être exporté vers Excel.
3	ÉTAPE Examiner le formulaire de demande de facture de paiement anticipé	Partie responsable Gestionnaire de projet	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Examiner le formulaire de demande de paiement anticipé et les pièces justificatives, puis décider de l’approuver ou non. En cas d’approbation, le formulaire et les pièces justificatives sont transmis à la section Finances.
4	ÉTAPE Créer la facture de paiement anticipé	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Créer et compléter la facture de paiement anticipé dans Quantum avec les pièces justificatives, la valider et lancer le processus d’approbation. Quantum transmettra automatiquement la facture au gestionnaire approbateur désigné, qui doit vérifier la référence au bon de commande (le cas échéant), le plan comptable (CoA) qui doit uniquement inclure la combinaison de comptes GL ainsi que les informations du fournisseur. Le segment « projet » du CoA ne doit pas être inclus dans la facture de paiement anticipé étant donné que le bon de commande a déjà engagé les ressources au niveau du PPM lors du processus d’approbation. Lors de la liquidation du paiement anticipé, le plan comptable complet incluant le segment PPM sera requis.
5	ÉTAPE Approuver la facture de paiement anticipé	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Examiner les pièces justificatives et approuver la facture de paiement anticipé dans Quantum si cela est approprié. Contrairement au cas d’une facture rapprochée d’un bon de commande standard, les informations provenant du bon de commande ne sont pas automatiquement copiées sur la facture de paiement anticipé. Par conséquent, le responsable approbateur doit vérifier que : Le montant et le calendrier du paiement anticipé sont conformes au contrat, à l’accord, aux termes de référence, au bon de commande ou à tout autre document applicable. Le fournisseur et le plan comptable (segment GL uniquement) sont corrects.
6	ÉTAPE Débourser le paiement anticipé	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Débourser le paiement anticipé une fois que la facture de paiement anticipé a été approuvée par le gestionnaire approbateur.

1	ÉTAPE Demander la clôture du compte bancaire Un compte sans activité depuis six mois doit être examiné pour clôture ou fournir les explications au Service de la trésorerie pour garder le compte ouvert.	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
2	ÉTAPE Fournir le B2B actuel, et les relevés bancaires des trois derniers mois, régler toutes les questions en suspens liées au B2B, retirer les fonds du compte bancaire et rendre disponible le solde zéro. RR/Chef de l’unité opérationnelle	Partie responsable RR / Chef d’unité	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Examiner la demande de clôture du compte bancaire.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Examiner le rapport B2B, fournir l’autorisation de clôture du compte.	Partie responsable Chef, CFRA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Approuver la demande de clôture du compte bancaire.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
6	ÉTAPE Organiser la préparation de la lettre officielle pour clôturer le compte bancaire si la demande est approuvée.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
7	ÉTAPE Envoyer la lettre officielle pour clôturer un compte bancaire à la banque	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
8	ÉTAPE Obtenir et fournir dans l’en-tête de la banque la confirmation que le compte a été clôturé à la banque.	Partie responsable Banque	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
9	ÉTAPE Clôturer le compte bancaire dans Atlas.	Partie responsable Le trésorier	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives

ÉTAPE

Transférer les fonds à l’agent de gestion au moyen d’un document de projet.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Élaborer un projet dans Quantum en désignant l’agent de gestion comme partenaire d’exécution.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les procédures standard du PNUD relatives aux documents de projet s’appliquent, telles qu’énoncées dans les politiques et procédures de gestion axée sur les résultats et les politiques et procédures financières et budgétaires du PNUD.

ÉTAPE

Comptabiliser les paiements effectués à l’agent de gestion en tant qu’avances (compte 16015) à l’aide d’un bon de commande non associé à un bon d’achat (Non-PO Voucher), qui seront apurées à réception des rapports financiers de l’agent de gestion.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les procédures de comptabilisation dans Quantum peuvent varier selon les dispositions en place. Une conversion dans les codes comptables du PNUD sera probablement nécessaire. Si les fonds sont mis en commun ou fusionnés par l’agent de gestion et rapportés sur la base du programme conjoint total, une répartition proportionnelle fondée sur la contribution du PNUD sera requise. Se référer au chapitre Recettes du POPP pour l’enregistrement des recettes conformément aux IPSAS.

1	ÉTAPE Examiner tout dépôt effectué ou à effectuer sur le compte bancaire du bureau.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Vérifier le montant déposé directement à la banque ou le chèque remis au bureau.
2	ÉTAPE Déterminer l’objet du dépôt et créer un nouveau dépôt.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Préparer un reçu standard pour les dépôts relatifs aux contributions des donateurs à appliquer aux factures émises. Pour les autres types de dépôts, créer un reçu divers. La date comptable doit être identique à la date du reçu afin de garantir que le montant converti en USD soit calculé correctement. Spécialiste des comptes clients (A/R Specialist) – Action requise dans Quantum.
3	ÉTAPE Attribuer les écritures comptables pour les dépôts journaux.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les champs analytiques complets doivent être fournis afin d’indiquer le compte sur lequel le reçu en espèces doit être crédité. Spécialiste des comptes clients (A/R Specialist) – Action requise dans Quantum.
4	ÉTAPE Vérifier les écritures comptables, cocher la case « Complet » et effectuer le contrôle budgétaire.	Partie responsable Personnel des finances	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si le contrôle budgétaire échoue, décocher la case « Complet », supprimer les écritures comptables et saisir de nouveau les champs analytiques corrects. Spécialiste des comptes clients (A/R Specialist) – Action requise dans Quantum.

ÉTAPE

Sur la base de l’évaluation des capacités HACT, décider d’adopter un appui complet du PNUD à la mise en œuvre nationale

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Se référer au chapitre Approche harmonisée de transfert de fonds (HACT) du POPP.

ÉTAPE

Veiller à ce que le plan de travail annuel précise les produits et les modalités de mise en œuvre correspondantes.
Décrire la nature et la portée des services dans les annexes du document de projet ou du plan de travail annuel.
Signer une lettre d’accord entre le PNUD et le gouvernement.

Partie responsable

Partenaire de mise en œuvre

MODÈLE/DIRECTIVE

Lettre d’accord entre le PNUD et un partenaire de réalisation pour la fourniture de services d’appui

Notes explicatives

Lettre d’accord entre le PNUD et un partenaire de réalisation pour la fourniture de services d’appui

Le partenaire de mise en œuvre a toutefois un plein contrôle programmatique, ainsi que la pleine responsabilité et le plein contrôle des activités de projet.

ÉTAPE

Entreprendre la prestation des services conformément aux règlements, politiques et procédures du PNUD.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le PNUD est chargé de la fourniture des services, notamment de leur qualité ainsi que de la ponctualité.

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Fonds de petite caisse pour les projets de gestion (PCF)

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