| Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Formalisation par le biais d’un mémorandum d’accord (MoU) (facultatif)	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE Mémorandum d’accord (MoU) et Déclaration d’intention (SoI) (en anglais)	Notes explicatives Un mémorandum d’accord définit les domaines de collaboration envisagés en vue d’un objectif commun, lorsque ces engagements n’impliquent aucun transfert de ressources entre les partenaires et n’entraînent aucune obligation financière pour le PNUD.
2	ÉTAPE Formalisation par le biais d’un accord de financement	Partie responsable Points focaux du Représentant résident (RR) et Directeurs de l’unité opérationnelle initiatrice	MODÈLE/DIRECTIVE Accords de financement et modèles (en anglais) Accords spécifiques avec des fondations partenaires (en anglais)	Notes explicatives Toute collaboration impliquant une formalisation par un accord de financement doit être menée conformément aux politiques et procédures du Gestion des programmes et projets (en anglais). Se référer aux Accords de financement et modèles. Lorsque le texte d’un accord de financement s’écarte des modèles standards, une autorisation doit être sollicitée auprès du Bureau des services juridiques (Office of Legal Services – OLS), Bureau des services de gestion (BMS). Toute dérogation aux modèles standards doit être examinée et approuvée par le Directeur de l’Office of Legal Services (OLS/BMS) avant signature.
3	ÉTAPE Statut fiscal: En tant qu’organisation internationale, le PNUD ne dispose pas de documents fiscaux nationaux. Toutefois, en tant qu’organe subsidiaire des Nations Unies, le statut fiscal du PNUD, y compris son exonération d’impôts, découle de la Convention sur les privilèges et immunités des Nations Unies.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les fondations établies aux États-Unis demandent fréquemment des informations concernant le statut d’exonération d’impôts du PNUD. Elles peuvent solliciter la soumission d’une déclaration d’exonération d’impôts sous la forme d’une lettre ou d’une attestation de détermination du statut au titre de la section 501(c)(3) de l’Internal Revenue Service (IRS). Le texte type suivant peut être soumis aux fondations basées aux États-Unis en lieu et place de la lettre de détermination de l’IRS : « UNDP confirms that it is a subsidiary organ of the United Nations, which is an international organization designated by Executive Order 9698 of the United States International Organizations Immunities Act, 22 USC 288. You agree to advise us immediately if there is any change in your organization’s status during the term of this grant ».
4	ÉTAPE Informations financières	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Certaines fondations peuvent demander des documents financiers, tels que les budgets et les états financiers de l’organisation. Ces documents sont généralement inclus en annexe de la proposition de projet. Le budget d’appui semestriel du PNUD et le rapport financier annuel soumis au Conseil d’administration sont disponibles sur le site web du Conseil d’administration. Le rapport financier semestriel du PNUD ainsi que les états financiers audités par le Comité des commissaires aux comptes sont disponibles sur le site web de l’Assemblée générale des Nations Unies.
5	ÉTAPE Clause de statut préapprouvé à inclure dans l’accord de financement	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives « UNDP confirms that it is a subsidiary organ of the United Nations, which is an international organization designated by Executive Order 9698 of the United States International Organizations Immunities Act, 22 USC 288. You agree to advise us immediately if there is any change in your organization’s status during the term of this grant ». Il convient de veiller à ce que cette disposition soit incluse sans aucune modification. Toute proposition de dérogation doit faire l’objet d’une validation préalable par l’Office of Legal Services du PNUD, conformément aux politiques et procédures applicables en matière de diligence raisonnable et de partenariats avec le secteur privé.

ÉTAPE

Soumission d’une lettre d’intention

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Il s’agit de la méthode la plus couramment privilégiée par les fondations et elle peut, dans certains cas, être accompagnée de la soumission d’un projet.

De nombreuses fondations acceptent les lettres d’intention sur une base continue, tandis que d’autres fixent des échéances spécifiques pour la soumission.

ÉTAPE

Soumission d’une proposition de projet - les fondations invitent souvent les organisations à soumettre une proposition à la suite d’un examen concluant de la lettre d’intention

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Une demande directe de proposition peut également avoir lieu lorsque la fondation est initialement approchée de manière informelle et exprime, par la suite, un intérêt pour une idée de projet proposée.

ÉTAPE

Approches informelles - dans les cas où il existe un fort potentiel de partenariat et lorsque les fondations ne soutiennent que des organisations présélectionnées

Partie responsable

Points focaux du Représentant résident (RR) et Directeurs de l’unité opérationnelle initiatrice

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les approches informelles et les efforts visant à établir et à maintenir de bonnes relations peuvent souvent ouvrir la voie à de futures possibilités de collaboration avec une fondation.

ÉTAPE

Analyse des partenaires potentiels

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Mener des recherches sur la « légitimité » de la fondation afin de confirmer ses objectifs fondamentaux, notamment par l’examen de ses activités programmatiques, de la composition de son conseil d’administration, des personnes ou entités qui lui sont affiliées, de ses pratiques antérieures en matière d’octroi de subventions, ainsi que de ses informations fiscales et financières, lorsqu’elles sont disponibles.

Les informations pertinentes peuvent provenir de registres internationaux ou nationaux de fondations, des sites web des fondations, des médias, d’organismes de veille, ou d’autres sources publiques.

Pour des informations complémentaires, se référer aux orientations disponibles sur l’intranet du BERA / Public Partnerships Group (en anglais).

ÉTAPE

Examen de diligence raisonnable pour les fondations présentant des profils controversés, ou liées à des entreprises dont les pratiques commerciales ne sont pas compatibles avec les idéaux des Nations Unies

Partie responsable

Le cas doit être examiné par les membres d’un comité local ad hoc,

Unité opérationnelle initiatrice

MODÈLE/DIRECTIVE

Formulaire d’auto-certification pour les entités donatrices (en anglais)

Formulaire d’auto-certification pour les donateurs individuels (en anglais)

Outil d'évaluation des risques pour des partenariats avec le secteur privé

Notes explicatives

Les membres du comité doivent inclure le personnel pertinent du bureau de pays ainsi que des partenaires locaux stratégiques du PNUD (par exemple, des représentants du gouvernement ou des organisations de la société civile).

Le Formulaire d’auto-certification pour les entités donatrices (en anglais) et le Formulaire d’auto-certification pour les donateurs individuels (en anglais) s’appliquent aux donateurs relevant du périmètre concerné. Les donateurs concernés désignent les entreprises privées, les fondations et les particuliers agissant en tant que donateurs, conformément à la Politique du PNUD en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (AML/CFT), complétée par le Guide opérationnel pour la mise en œuvre de la politique du PNUD en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.

Le Guide opérationnel précise les procédures, les rôles et les responsabilités applicables au processus de vérification, y compris les procédures d’escalade et les outils institutionnels disponibles.

Le modèle de l'Outil d'évaluation des risques pour des partenariats avec le secteur privé décrit les étapes pratiques à suivre pour parvenir à une décision concernant un partenariat avec des fondations d’entreprise ainsi qu’avec des associations, coalitions et alliances du secteur privé.

ÉTAPE

Examen de diligence raisonnable applicable aux fondations d’entreprise

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les fondations d’entreprise doivent être conformes aux lignes directrices applicables à la conduite des procédures de diligence raisonnable à l’égard du secteur privé.

ÉTAPE

Signer un accord pro bono

Partie responsable

RR,Regional Bureau Director

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèles

Pour des orientations complémentaires, veuillez consulter la Boîte à outils pour la mobilisation des ressources du secteur privé (PSRM Toolkit).

PSRM Toolkit (en anglais)

Notes explicatives

1) Les accords pro bono portent sur la réception de biens et/ou de services, conformément au Bulletin du Secrétaire général des Nations Unies sur l’acceptation de biens et de services pro bono (2006), complété par les politiques du PNUD.

2) Le modèle complet permet de formaliser un partenariat couvrant à la fois des contributions pro bono (biens et services) et des contributions financières.

a) Le Représentant résident (RR) signe les accords nationaux conclus avec des entités nationales ou avec des succursales nationales d’entités multinationales.

b) Le Directeur du Bureau régional signe les accords régionaux conclus avec des entités régionales ou avec des succursales régionales d’entités multinationales.

3) Lorsqu’une entité du secteur privé propose au PNUD, de manière non sollicitée, une contribution pro bono de biens ou de services, il est nécessaire, en plus de l’évaluation des risques liée à l’entité du secteur privé elle-même, de veiller tout particulièrement à ce qu’il s’agisse du moyen le plus efficient, en termes de coûts, pour atteindre l’objectif visé. Lorsqu’il n’est pas clairement établi que l’offre présente une caractéristique unique, il est indispensable de mener un exercice approfondi de cartographie et d’analyse des options afin d’examiner des alternatives comparables et de :

a. approcher un large éventail d’entreprises similaires afin de vérifier qu’il n’existe pas de meilleures offres disponibles ;

b. fournir des éléments démontrant que les biens ou services pro bono sont adaptés à l’objectif poursuivi et offrent le meilleur rapport qualité-prix, notamment en obtenant des spécifications complètes des biens donnés, y compris les normes de qualité ;

c. définir les contrôles de qualité nécessaires à effectuer, en fonction de la nature de la contribution ;

d. disposer d’un processus documenté d’examen par les pairs des différentes options ;

e. réaliser une analyse visant à déterminer si la contribution pourrait entraîner une « standardisation future », dans laquelle un bien ou un service spécifique limiterait les choix futurs du PNUD et entraînerait des coûts imprévus. En particulier, l’analyse doit démontrer qu’aucune dépendance susceptible d’engendrer des coûts futurs ne sera créée ;

f. veiller à ce qu’aucun avantage indu ne soit accordé.

ÉTAPE

Préparer un accord de financement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Accords de financement, modèles et dispositions types

Notes explicatives

Consulter accords de financement, modèles et dispositions types d’une convention avec des conseils juridiques sur les questions fréquemment posées.

ÉTAPE

En cas d’écart par rapport au modèle standard, demander une validation juridique

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Bureau d’appui juridique (LSO), Bureau des services de gestion (BMS)

ÉTAPE

Signer l’accord de financement

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le Représentant résident (RR) signe les accords nationaux conclus avec des entités nationales ou avec des succursales nationales d’entités multinationales.
Le Directeur des bureaux régionaux (RBx) signe les accords régionaux conclus avec des entités régionales ou avec des succursales régionales d’entités multinationales.

ÉTAPE

Rédiger un mémorandum d’accord (MoU)

Partie responsable

Gestionnaire de programme/projet de l’unité administrative à l’origine du partenariat

MODÈLE/DIRECTIVE

Modèles de mémorandum d’accord

Notes explicatives

Un mémorandum d’accord établit un cadre de collaboration lorsqu’il n’y a aucun transfert de ressources entre les partenaires.

Se référer aux orientations relatives aux mémorandums d’accord.

ÉTAPE

En cas d’écart par rapport au modèle standard de mémorandum d’accord, demander une validation juridique

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Bureau d’appui juridique (LSO), Bureau des services de gestion (BMS)

ÉTAPE

Signer le mémorandum d’accord

Partie responsable

RR for CO, Regional Director for RBx

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le Représentant résident signe les mémorandums d’accord au niveau national avec des entités nationales ou des succursales nationales d’entités multinationales.
Le Directeur des bureaux régionaux signe les mémorandums d’accord au niveau régional avec des entités régionales ou des succursales régionales d’entités multinationales.
L’Administrateur, l’Administrateur associé ou les Directeurs de bureaux centraux signent les mémorandums d’accord à portée organisationnelle ou mondiale.

ÉTAPE

Les MoU signés doivent être stockés dans le module UNITY

Partie responsable

Gestionnaire de programme/projet de l’unité administrative à l’origine du partenariat

MODÈLE/DIRECTIVE

Bibliothèque des accords non financiers du PNUD

Notes explicatives

Tous les MoU d'accord signés doivent être stockés dans le module UNITY, qui est le référentiel central des accords non financiers du PNUD.

ÉTAPE

Soumettre une demande d’augmentation de la délégation d’autorité en matière d’achats au Chef régional de la section des achats concerné (pour les bureaux de pays) ou au Chef du service des achats (pour les unités du siège).

Partie responsable

Représentants résidents, chefs de bureaux et chefs des unités administratives décentralisées du siège

MODÈLE/DIRECTIVE

Demande d’augmentation de la délégation d’autorité en matière d’achats (en anglais)

Notes explicatives

Un plan d’approvisionnement détaillé doit couvrir la durée de l’augmentation proposée.

ÉTAPE

Service de contrôle des achats, en consultation avec l’Unité de l’appui aux achats, le bureau régional et les autres bureaux compétents

Partie responsable

Service de contrôle des achats, en consultation avec l’Unité de l’appui aux achats, le bureau régional et les autres bureaux compétents

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les demandes jusqu’à 400 000 dollars des États-Unis sont examinées au moyen d’une évaluation sur dossier afin de définir la capacité de base en matière d’achats du bureau de pays. Un certain nombre d’indicateurs de base relatifs aux achats sont évalués sur la base de données provenant de sources internes et externes. Ces indicateurs relèvent des catégories suivantes : planification des achats, demande, conformité aux politiques, capacités en matière d’achats et capacité du CAP, supervision des achats et autres indicateurs, marché des fournisseurs et environnement externe.

Pour les demandes jusqu’à 700 000 dollars des États-Unis et 1,5 million de dollars des États-Unis, une évaluation approfondie est réalisée, couvrant des aspects supplémentaires tels que le plan stratégique des achats, le positionnement et l’analyse du marché, la chaîne d’approvisionnement et la capacité de préparation, ainsi que la capacité du CAP. Le Chef régional de la section des achats, en consultation avec le Directeur du Bureau régional, peut demander une mission d’évaluation sur place des capacités d’approvisionnement avant toute recommandation, afin de procéder à un examen sur place des pratiques, des systèmes et des ressources qui soutiennent la fonction achats.

ÉTAPE

Formuler des recommandations au Chef régional de la section des achats ou au Chef du service des achats, selon le cas

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les recommandations doivent être fondées sur une appréciation collective des résultats de l’évaluation.

ÉTAPE

Rendre la décision finale

Partie responsable

Chef régional de la section des achats ou Chef du service des achats, selon le cas

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La décision finale peut consister à accorder l’augmentation de la délégation d’autorité en matière d’achats, à l’accorder sous conditions sous réserve de mesures correctives recommandées dans un délai déterminé, ou à ne pas accorder l’augmentation de la délégation.

ÉTAPE

Procédures relatives aux rôles d’approbation pour les appels d’offres électroniques

Partie responsable

Unité opérationnelle / ITM

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Guide de l’utilisateur Quantum/UNall

Partie responsable

Unité opérationnelle

MODÈLE/DIRECTIVE

Guide utilisateur Quantum UNall étape par étape (en anglais)

Notes explicatives

ÉTAPE

Soumettez la demande d'approbation

Partie responsable

CO Procurement

MODÈLE/DIRECTIVE

Stratégie de négociations préalables à l’attribution (en anglais)

Notes explicatives

Les négociations sur les actions d’approvisionnement en deçà du seuil du CAP doivent être entamées après l’autorisation du Chef de l’Unité opérationnelle ou du membre du personnel délégué auprès de l’Autorité responsable de l’approvisionnement.

Les négociations sur les actions d’approvisionnement au-delà du seuil du CAP doivent être entamées après l’autorisation de l’Autorité responsable de l’approvisionnement (Chef de l’Unité opérationnelle ou du RCPO ou du CPO), sur la recommandation du Comité d’examen de l’approvisionnement (CAP, RACP ou ACP).

ÉTAPE

La gestion des négociations (voir le Notes d'orientation sur la gestion des négociations)

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes d'orientation sur la gestion des négociations (en anglais)

Notes explicatives

1	ÉTAPE Identifier un défi de développement, les résultats attendus et le contexte de référence	Partie responsable Unité de programme / Gestionnaire	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les unités administratives doivent consulter et recevoir l’appui de l’Unité des services d’achat ainsi que du Development Impact Group (DIG) du BPPS lors de la conception d’un concours d’innovation. Cette concertation facilite également la validation de l’applicabilité de la politique relative aux concours d’innovation.
2	ÉTAPE Sur la base du défi de développement identifié, effectuer une analyse afin de déterminer si une procédure de sollicitation traditionnelle ou un concours d’innovation est requis pour générer des idées ou des solutions	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
3	ÉTAPE Approuver le recours à un appel d’offres non traditionnel pour la sollicitation d’idées et de solutions dans le cadre d’un concours d’innovation.	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
4	ÉTAPE Déterminer le prix approprié pour une solution innovante	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Il n’existe pas de schéma unique recommandé pour la conception d’un prix dans le cadre d’un concours d’innovation. Prendre en considération : les incitations et la motivation des participants potentiels ; la valeur sociale du prix, notamment la reconnaissance, les opportunités de recherche ou d’autres récompenses non monétaires ; Comment le prix peut-il être utilisé afin d’optimiser davantage les bénéfices et l’impact de la solution ?
5	ÉTAPE Estimer la valeur sociale et économique de la solution gagnante au sein de la communauté et du marché une fois mise en œuvre	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cette étape n’est pas applicable à tous les cas. Elle est requise lorsque la solution implique la production et la consommation à grande échelle de biens et/ou de services à des fins de bénéfice social. Se référer aux articles 5 à 7 de la Politique Concours d’innovation concernant les droits de propriété intellectuelle et les licences.
6	ÉTAPE Définir les critères d’admissibilité et établir des paramètres clairs et équitables d’évaluation	Partie responsable Gestionnaire de programme et de projet, appuyé par le Responsable des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les critères d’admissibilité des entités participantes, les critères d’évaluation ainsi que la méthode de notation doivent être clairement définis et dûment documentés. L’ensemble de ces éléments doit être porté à la connaissance du public avant l’inscription des personnes ou entités participantes. Un comité d’évaluation de haut niveau doit être constitué et sa composition rendue publique, la qualité du comité pouvant attirer des contributeurs au concours et renforcer la visibilité du concours. Des critères et des méthodes d’évaluation soigneusement élaborés sont essentiels pour susciter de manière optimale l’intérêt du public cible et encourager sa participation.
7	ÉTAPE Préparer et mettre en œuvre une campagne de communication afin de solliciter des idées	Partie responsable Chef de programme et Chargé de communication	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Adapter les messages de manière à ce qu’ils soient compréhensibles pour le public cible auprès duquel des solutions potentielles peuvent être identifiées. Utiliser des canaux de communication appropriés, y compris des discussions publiques modérées, permettant d’atteindre de manière optimale le public ciblé. L’unité administrative peut organiser des discussions publiques ou des événements. Communiquer au public les droits et obligations du PNUD, y compris dans les documents diffusés dans le cadre de l’appel.
8	ÉTAPE Préparer et mettre en œuvre une campagne de communication afin de solliciter des idées	Partie responsable Gestionnaire de programme et Responsable des opérations	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives À l’issue de l’évaluation des idées ou des solutions reçues, l’unité administrative peut attribuer le prix à une seule proposition. Toutefois, une solution peut également être identifiée en combinant plusieurs propositions afin d’obtenir un impact accru. Dans ce cas, l’unité administrative doit justifier clairement l’attribution résultant de la combinaison de plusieurs propositions. Il est donc recommandé que cette possibilité soit clairement expliquée dès la phase initiale de communication relative à l’appel public.
9	ÉTAPE Attribuer le prix au lauréat	Partie responsable Représentant résident	MODÈLE/DIRECTIVE Modèle d'accord de concours d’Innovation (entreprise) Modèle d'accord sous le concours d'innovation (individuel)	Notes explicatives Utiliser le modèle approprié pour signature selon le cas : entreprise ou individuel
10	ÉTAPE Utiliser le compte 71455 dans QUANTUM pour comptabiliser le prix attribué dans le cadre du concours d’innovation	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Cela permet au PNUD de suivre distinctement les prix liés aux concours d’innovation, séparément des subventions.

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Formalisation des partenariats avec des fondations

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Options pour l’approche de fondations partenaires potentielles

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Identification et analyse des fondations en vue de partenariats avec PNUD

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Formalisation des partenariats avec le secteur privé par le biais d’un accord pro bono

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Formalisation des partenariats avec le secteur privé par le biais d’un accord de financement

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Formalisation des partenariats avec le secteur privé au moyen d’un mémorandum d’accord

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