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Procedimientos para la Política de Previsión y Entrega de Adquisiciones

1
PASO

Desarrollar una Evaluación de Riesgos de Adquisiciones (PRA, Procurement Risk Assessment, por sus siglas en inglés) en función de la nota conceptual del proyecto.

Mantener como un registro de riesgos para ser monitoreado y actualizado regularmente.
PARTE RESPONSABLE

Director de Programas y Operaciones

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Asegurarse de que tanto el Programa como las Operaciones estén al tanto de los desafíos en adquisiciones. 
El formulario de la PRA debe ser adecuado para la escala y naturaleza del proyecto. 
Las preguntas de evaluación incluyen, entre otras, las siguientes: 

¿Sabemos cómo adquirir lo que el proyecto necesita para su entrega exitosa?
¿Existe una comprensión clara del proceso de adquisición y la necesidad particular de este proyecto?
¿Tenemos la capacidad (recursos y habilidad) para adquirir lo que el proyecto necesita para su entrega exitosa?
¿Qué riesgos clave podemos identificar den base a nuestras respuestas a las preguntas anteriores?
¿Qué pasos debemos seguir para minimizar la probabilidad de que ocurran los riesgos identificados y/o para minimizar el daño causado en caso de que ocurran los riesgos identificados?

2
PASO

Aprobar un plan de adquisiciones 

 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

Los planes de adquisiciones son necesarios para "necesidades empresariales estándar o complejas", un Jefe de Unidad de Negocio tiene que aprobar todos los planes de aprovisionamiento supervisando el informe requerido en QUANTUM. Todos los planes de aprovisionamiento (Proyecto y Operaciones) se establecen a nivel de actividad en los proyectos en Quantum. Los planes consolidados pueden visualizarse y analizarse en Quantum ejecutando los informes correspondientes.

 

3
PASO

Categorizar al proyecto indicando que tiene "Necesidades Comerciales Complejas"
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los proyectos con “Necesidades Comerciales Complejas” se definen como aquellos que cumplen una o más de las siguientes condiciones:

  • El presupuesto total del proyecto es superior a USD 1 000 000 (o su equivalente en la moneda local del país del programa).
  • Las adquisiciones representan más del 60 % del presupuesto total del proyecto.
  • El personal directivo superior de la BU considera que el proyecto tiene una importancia primordial para su desempeño general, en los años actuales o posteriores.
  • La naturaleza del proyecto requiere actividades de adquisición en las que la BU no tiene experiencia previa, y requiere cantidades significativas de cualquiera de las siguientes categorías de "alto riesgo":

i. Medicamentos y productos farmacéuticos

ii. Servicios de seguridad

iii. Equipo de laboratorio y suministros médicos

iv. Kits médicos (cuando son especializados)

v. Anticonceptivos

vi. Equipo para elecciones

vii. Servicios de una empresa consultora

viii. Estructuras permanentes

ix. Servicios de construcción  

x.Estudios técnicos (cuando son altamente especializados y podrían afectar las actividades derivadas 

 

4
PASO

Informar a la PSU de los detalles del proyecto
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los proyectos categorizados como que tienen Necesidades Comerciales Complejas requieren una planificación de adquisiciones más rigurosa. En algunos casos, puede ser aconsejable que la BU se comunique con la Oficina de Adquisiciones para obtener la asistencia necesaria.

5
PASO

Proporcionar orientación a la BU
PARTE RESPONSABLE

Office of Procurement/Bureau for Management Services

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

6
PASO

Desarrollar un plan detallado de mitigación de riesgos para todos los proyectos individuales en esta categoría usando la Matriz de Evaluación de Riesgos.
PARTE RESPONSABLE

Director del programa,

Director de operaciones

Plantilla/Directriz

La matriz de evaluación de riesgos es una herramienta que ha sido desarrollada junto con las políticas y los procedimientos que permitirán identificar los riesgos de un proyecto específico. La plantilla se vinculará a la pantalla de Políticas y Procedimientos de Operaciones y Programas (POPP, Programme and Operations Policies and Procedures, por sus siglas en inglés) para el lanzamiento inicial.

Matriz de Evaluación de Riesgos

Notas explicativas

En particular, la matriz se ha diseñado para resaltar lo siguiente:
- el riesgo específico que ha sido identificado;
- las consecuencias de que ocurra ese riesgo;
- el impacto que el riesgo tendría en el desempeño de la BU;
- la probabilidad de que ocurra el riesgo; 
- la sensibilidad del proyecto al riesgo; y
- soluciones propuestas para mitigar la probabilidad de que el riesgo ocurra, o el impacto que tendría el riesgo si ocurriera.

7
PASO

Asegurar la implementación de los planes de mitigación 

 
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

8
PASO

Preparar un Plan de Adquisiciones usando la herramienta corporativa de planificación basada en la web.

 
PARTE RESPONSABLE

Programme/DRR/Operations Manager/ Head of Procurement

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

En particular, los Programas deberían definir los requisitos clave de adquisición, mientras que las Operaciones deberían determinar los métodos de adquisición adecuados.


Usar la herramienta de planificación basada en la web para este paso.
 

9
PASO

Revisar la Matriz de Riesgos de Adquisiciones y el Plan de Adquisiciones

 
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

10
PASO

En función de las necesidades de la oficina en el país (CO, Country Office, por sus siglas en inglés), brindar orientación a la CO 

 
PARTE RESPONSABLE

Office of Procurement/Bureau for Management Services

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

11
PASO

Aprobar el proyecto para su envío a Control de Compromisos (si se han seguido los pasos necesarios para cumplir con las políticas y se han abordado satisfactoriamente las necesidades de adquisición)

 
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Utilizar el Módulo de Finanzas de Quantum.
Las actualizaciones regulares de los planes de adquisiciones pueden ser necesarias cuando ocurre lo siguiente:
1.    se reciben y programan nuevos fondos para el mismo proyecto;
2.    se deben hacer revisiones del presupuesto; o
3.    se necesita un cambio o una realineación de las actividades del proyecto.
 

12
PASO

Garantizar que el "Plan Consolidado de Adquisiciones" de la BU se actualice cada vez que se aprueben nuevos proyectos, o cuando se modifiquen los planes de adquisiciones para proyectos ya aprobados.
 
PARTE RESPONSABLE

DRR/OM/Jefe de adquisiciones

Plantilla/Directriz

Quantum

Notas explicativas

La herramienta en línea brinda acceso y actualizaciones en tiempo real.

13
PASO

Llevar a cabo reuniones conjuntas de programas/operaciones de forma regular, según corresponda, para monitorear los riesgos por medio de preguntas de la Evaluación de Riesgos de Adquisiciones

 
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Para adquisiciones de alto riesgo 

 

14
PASO

Contactarse con la Oficina de Adquisiciones para obtener asesoramiento y orientación 

 
PARTE RESPONSABLE

Jefe de la Unidad de Negocio

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Se recomienda a las unidades el informar a la Oficina de Adquisiciones cuando los proyectos se categoricen como que tienen "Necesidades Comerciales Complejas". 

 

15
PASO

Proporcionar apoyo personalizado 

 
PARTE RESPONSABLE

PSU/BMS

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

16
PASO

Revisión de Previsión y Entrega de Adquisiciones para todos los proyectos categorizados como que tienen "Necesidades Comerciales Complejas"

 
PARTE RESPONSABLE

Director de Programas y Operaciones

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La Oficina de Adquisiciones y la Dirección de Servicios de Gestión codifican estudios de casos para mejorar la gestión del conocimiento en adquisiciones de alto riesgo y/o de gran volumen.
 

Gestionar el riesgo a nivel de unidad/programa (oficina del país)

1
PASO

Comunicaciones y consultas
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de identificación y análisis del riesgo. Mantener informados a la Junta del Programa, a otros socios/partes interesadas de la oficina en el país y a la unidad de la Sede sobre los procesos de gestión de riesgos.

2
PASO

Alcance, contexto y criterios
PARTE RESPONSABLE

Director del Programa/ Representante Residente

Plantilla/Directriz

Orientación UNSDCF

Modelo de CPD (en inglés)

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Integrados en el Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (MANUD); el documento del programa para el país (DPP)/CPD por sus siglas en inglés; el IWP de la oficina en el país y la dependencia de la Sede
 

Tenga en cuenta que el sitio web del Sistema de Planificación Corporativa (CPS, Corporate Planning System, por sus siglas en ingés) funciona mejor cuando se utilizan los navegadores Internet Explorer, Firefox y Safari.
 

3
PASO

Evaluación de riesgos:

Identificación de riesgos

Análisis del riesgo

Evaluación del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Director del Programa en consulta con expertos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

En consulta con las partes interesadas pertinentes, identificar los principales riesgos para los objetivos generales del programa y el respectivo IWP de la oficina en el país y la unidad y registrarlos en el Registro de riesgos del programa/dependencia, durante el diseño del proyecto / cartera y dos veces al año como mínimo durante la ejecución.

Analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del programa/dependencia mediante la aplicación del modelo de criterios de ERM y su registro en el Registro de riesgo.

Evaluar cada riesgo en el Registro de riesgos del programa específico para las oficinas en el país para determinar cuáles riesgos necesitan tratamiento y deben priorizarse, para cumplir los objetivos del IWP respectivo.

4
PASO

Tratamiento del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Director del Programa en consulta con expertos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+)

Notas explicativas

Implementar las opciones de tratamiento. Responder a los riesgos elevados a un nivel superior. Elevar los riesgos que no pueden abordarse de manera adecuada en la oficina en el país y las unidades de la Sede al nivel del programa.

5
PASO

Supervisión y revisión de los riesgos
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Supervisar los riesgos a la frecuencia más apropiada para el riesgo y la complejidad del programa/dependencia. Actualizar el Registro de riesgos en forma semestral como mínimo.

6
PASO

Registro y presentación de informes de riesgos
PARTE RESPONSABLE

Director del Programa en consulta con expertos

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del programa/Unidad (Quantum+) (en inglés)

Notas explicativas

Registrar los riesgos en el Registro de riesgos de ERM e informar los principales riesgos de la oficina en el país y las unidades de la Sede en su IWP semestralmente y anualmente en el ROAR.

Gestionar el riesgo a nivel de cartera/proyecto (proyectos/carteras nacionales, regionales o mundiales)

1
PASO

Comunicaciones y consultas
PARTE RESPONSABLE

Propietario del riesgo

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Involucrar a las partes interesadas clave en el proceso de identificación y análisis del riesgo. Mantener informados a la Junta del Proyecto y/o Cartera y a otros socios/partes interesadas sobre los procesos de gestión de riesgos al nivel de la cartera y / o proyect.

2
PASO

Alcance, contexto y criterios
PARTE RESPONSABLE

Desarrollador la cartera , desarrollador del proyecto, gerente de la cartera o gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Modelo de documento del proyecto

Modelo de documento de cartera (en inglés)

Registro de riesgos de cartera / proyecto

Notas explicativas

Integrados en el documento del programa, documento de cartera y/o proyecto, plan de trabajo multianual.

3
PASO

Evaluación de riesgos:
 
Identificación de riesgos

Análisis del riesgo

Evaluación del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Desarrollador de cartera / proyecto o gerente de cartera/proyecto,

Desarrollador del proyecto o gerente del proyecto,

Gerente del proyecto

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos de cartera/proyecto

Notas explicativas

Evaluar los riesgos durante el diseño del proyecto y con la frecuencia necesaria durante la ejecución, una vez al año como mínimo. Registrar en el Registro de riesgos.

En consulta con las partes interesadas pertinentes, identificar los riesgos importantes para los objetivos del proyecto/cartera.

Analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto/cartera mediante la aplicación del modelo de criterios de ERM y su registro en el Registro de riesgos.

Evaluar cada riesgo del proyecto para determinar cuáles riesgos pueden aceptarse y cuáles riesgos requieren un tratamiento prioritario para cumplir los objetivos del proyecto y evitar el daño.

4
PASO

Tratamiento del riesgo
PARTE RESPONSABLE

Desarrollador del proyecto o gerente del proyecto /cartera

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del proyecto / cartera (en inglés)

Notas explicativas

Identificar las medidas de tratamiento del riesgo en el Registro de riesgos durante el diseño del proyecto, antes de la aprobación del proyecto.

Durante la ejecución, actualizar/confirmar las medidas de tratamiento del riesgo para abordar los cambios en el contexto, la nueva información y los nuevos riesgos, según sea necesario y según el Paso 4. Ejecutar las medidas de tratamiento del riesgo identificadas. Elevar a un nivel superior/transferir los riesgos que cumplen con alguna de las condiciones de elevación a un nivel superior a la jerarquía de gestión aplicable.

5
PASO

Supervisión y revisión de los riesgos
PARTE RESPONSABLE

Titular del riesgo

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del proyecto / cartera

Notas explicativas

Supervisar y revisar los riesgos a la frecuencia más apropiada para el riesgo y la complejidad del proyecto. Actualizar el Registro de riesgos una vez al año como mínimo.

6
PASO

Registro y presentación de informes de riesgos
PARTE RESPONSABLE

Gerente del proyecto / cartera

Plantilla/Directriz

Registro de riesgos del proyecto / cartera (en inglés)

Notas explicativas

Los riesgos deben registrarse en el Registro de riesgos de ERM y los informes sobre riesgos se integran en el ciclo acordado de presentación de informes de cartera/proyecto, una vez al año como mínimo. Los riesgos del proyecto / cartera se presentan a la Junta del Proyecto / Cartera.

Enmienda de políticas existentes

1
PASO

Revisar el alcance y el contenido de la enmienda.

 
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los cambios directos implican: 

  • La incorporación de reglamentos, reglas y decisiones nuevas/actualizadas de las Naciones Unidas.
  • Alineación con las políticas, procesos, herramientas y prácticas existentes del PNUD para garantizar la coherencia.

Los cambios editoriales implican: 

  • Ajustes del lenguaje para fines de «aclaración».
  • Actualización de enlaces y fuentes de referencia obsoletos. 

Los cambios sustanciales implican: 

  • Cambios con consecuencias financieras y/o estratégicas significativas para el PNUD que introducen nuevos conceptos, roles o procesos.

Para realizar cambios sustanciales en las políticas existentes, siga el procedimiento sobre las nuevas políticas. 

2
PASO

Consultar con otras oficinas y con BMS / Dirección para asegurar la coherencia en la formulación de una política y para identificar párrafos en políticas relevantes que deben mejorarse, y las políticas que deben eliminarse.

 
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

3
PASO

Asegurar que los cambios también se reflejen en otros idiomas traducidos.

 
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

4
PASO

El punto focal de políticas de cada oficina propietaria de contenido realiza un seguimiento de qué políticas se han modificado y actualizado.
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

5
PASO

Asegurar la estandarización del formato.

 
PARTE RESPONSABLE

BMS / Dirección

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

6
PASO

Enviar una versión limpia de la política modificada aprobada para publicación.

 
PARTE RESPONSABLE

Oficina propietaria de los contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Proporcione un resumen de la modificación en la sección "Últimas actualizaciones" (en inglés) de la página de política y en la página "Novedades" (en inglés). Para obtener orientación, comuníquese con BMS / Dirección.

 

7
PASO

Publicar el contenido aprobado y actualizar la página de «Novedades» (en inglés) en el POPP.
 
PARTE RESPONSABLE

BMS / Dirección Punto Focal POPP para la Oficina Propietaria de Contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

8
PASO

Comunicar con regularidad el contenido actualizado a las oficinas en el país.

 
PARTE RESPONSABLE

Oficina propietaria de los contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Preparación de nuevas políticas (incluidas la identificación de las políticas eliminadas y la traducción).

1
PASO

Considerar si el contenido previsto es apropiado para el contenido prescriptivo (política) u otras formas de contenido (orientación técnica, documentos de posición, etc.)
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz

Gestión de contenido prescriptivo: PNUD Definición operativa [solamente en inglés]

Notas explicativas

Véanse las definiciones de los diferentes tipos de contenido.

 

2
PASO

Verificar si hay un contenido similar, y considerar si esta es la revisión de una política (o políticas) existente o una política completamente nueva.
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

En el caso de la enmienda de políticas existentes, véase el procedimiento sobre «Enmienda de políticas existentes» a continuación.

3
PASO

Consultar con otras oficinas y con la Dirección de BMS / Dirección para asegurar la coherencia en la formulación de una política y para identificar párrafos en políticas relevantes que deben mejorarse, y las políticas que deben eliminarse.
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

4
PASO

Redactar una política y los procedimientos correspondientes (contenido).
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

5
PASO

Solicitar comentarios a través de redes internas profesionales cuando corresponda.
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

6
PASO

Presentar el nuevo contenido al Grupo de Rendimiento Organizacional (GRO) para revisión y aprobación.

 
PARTE RESPONSABLE

Oficina propietaria de los contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Asegurar que el contenido esté basado en principios y que sea lo más breve posible.
Los detalles y la orientación técnica deben capturarse en la tabla de procedimientos.

 

7
PASO

(Una vez aprobada) Coordinar la traducción en español y francés
PARTE RESPONSABLE

Propietario de contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Sujeto a la disponibilidad de recursos. Se dará prioridad a los documentos o las plantillas legales, que deben ser firmados por terceros.

8
PASO

Determinar si el contenido debe estar protegido mediante contraseña solo cuando se lo requiere desde la perspectiva de la seguridad.
PARTE RESPONSABLE

Director de la Oficina de Servicios de Gestión

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

En principio, todo el contenido de las POPP debe ser público, excepto por motivos de seguridad como la seguridad de TIC (tecnología de la información y las comunicaciones) y la seguridad física.

9
PASO

Enviar el contenido para su publicación.
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina propietaria de los contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Proporcione un resumen de la actualización para la sección 'Últimas actualizaciones' de la página de la política y para la página 'Novedades'. Para obtener orientación, por favor contacte a BMS / Dirección.

10
PASO

Publicar el contenido.

 
PARTE RESPONSABLE

BMS / Dirección Punto Focal POPP para la Oficina Propietaria de Contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

11
PASO

Comunicar con regularidad el nuevo contenido a las oficinas en el país.

 
PARTE RESPONSABLE

Oficina propietaria de los contenidos

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

BERA (Dirección de Promoción y Relaciones Externas) debe brindar asistencia si es necesario.

 

Actividades de Garantía, planificación e implementación

1
PASO

Revisar los resultados de la evaluación llevada a cabo 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

HACT Anexos A-D

Notas explicativas

Trabajo en conjunto con el equipo de programación y operaciones para analizar otras variables en el proceso de planificación de garantías

Véase el Anexo D (en inglés) para obtener información sobre las funciones y las responsabilidades al implementar el marco HACT del GNUD.


 


 

2
PASO

Elaborar un plan de actividades de Garantías para Asociados
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Tablas HACT POPP

Notas explicativas

La cobertura, el tipo y la frecuencia de las actividades de garantías se rigen por la clasificación general de riesgos relacionados con los Asociados, según se determine a través de la microevaluación
Véase la Tabla 2 para consultar las directrices específicas del PNUD sobre las actividades de garantías requeridas para cada Asociado sobre la base de la clasificación de riesgos de los Asociados.
 

3
PASO

Aprobar el plan de actividades de Garantías
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

HACT Anexos A-D (en inglés)

Notas explicativas

El plan final de actividades de garantía debe ser aprobado por el Jefe/a de la Oficina o la persona por él designada. 
Véase el Anexo A para consultar otras directrices específicas del PNUD sobre cómo llevar a cabo verificaciones esporádicas.  Véase el Anexo B para consultar otras directrices sobre las auditorías de controles internos y las auditorías financieras. 
 

4
PASO

Solicitar un proveedor de servicios externo para las actividades de garantías planificadas
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Acuerdos a largo plazo HACT (LTA)

Notas explicativas

Se anima a las oficinas a recurrir a proveedores de servicios contratados en virtud de acuerdos a largo plazo (LTA) del HACT.

5
PASO

Cargar los resultados de la actividad de garantías realizada
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los resultados de la Actividad de Garantías para los Asociados serán revisados por el jefe/a de la Oficina o la persona por él designada. Las acciones correctivas serán discutidas con el Asociado.

Los reportes de las actividades de garantía denem cargarse en la plataforma HACT.
Las principales cuestiones y acciones correctivas deberán cargarse en la plataforma HACT. 

6
PASO

Revisar la implementación del Plan de Garantías
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Las oficinas deben supervisar las constataciones identificadas y el plan de acción necesario debe documentarse en la plataforma HACT. Para garantizar que el riesgo no se materialice, el plan de acción debe ejecutarse y los resultados identificados deben cerrarse rápidamente en la plataforma HACT. La ejecución del plan de acción es responsabilidad de la Oficina.

El plan de acción debe comunicarse y acordarse con el socio.  

7
PASO

Dar seguimiento a los resultados de las verificaciones esporádicas y las auditorías especiales y programadas
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Tablas HACT POPP

Notas explicativas

Véase la Tabla 4 para entender los indicadores de que una revisión de la Clasificación de Riesgos de los Asociados es necesaria a partir de las verificaciones esporádicas.
Véase la ​Tabla 5 para entender los indicadores de que un cambio en la Clasificación de Riesgos de los Asociados es necesario a partir de las auditorías programadas.

Transferencias de efectivo, desembolsos y presentación de informes

1
PASO

Finalizar la Clasificación  de Riesgos del Asociado
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Tablas HACT

Notas explicativas

Véase la Tabla 4 para entender los indicadores de que una revisión de la Clasificación Ajustada de Riesgos de los IP es necesaria a partir de las verificaciones esporádicas o de las actividades de supervisión de programas.
Véase la ​Tabla 5 para entender los indicadores de que un cambio en la Clasificación de Riesgos de los IP es necesario a partir de las auditorías programadas.

2
PASO

Determinar la Modalidad de Transferencia de Efectivo adecuada
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Tablas HACT

Notas explicativas

Véase la Tabla 3 sobre la Modalidad de Transferencia de Efectivo a los Asociados sobre la base de la Clasificación  de Riesgos del asociado.

3
PASO

Revisar el formulario de Autorización de Financiación y Certificado de Gastos (FACE) antes del desembolso y la presentación de informes
 
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Procedimento de transferencias de efectivo y la presentación de informes sobre desembolsos

Marco HACT del GNUD (en inglés) 

Notas explicativas

Consulte los procedimento de transferencias de efectivo y la presentación de informes sobre desembolsos (en inglés) al utilizar los formularios FACE estándar 

Véase el Apéndice VI del Marco HACT del GNUD (en inglés) para consultar la plantilla del formulario FACE y el Apéndice VII para consultar las directrices a fin de completar el formulario FACE
​

Microevaluación

1
PASO

Determinar y priorizar los Asociados que requieren microevaluación
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La microevaluación debe levarse a cabo antes de proveer financiación al programa. Cuando dos o más programas tienen fechas de inicio similares, se debe priorizar en base a la evaluación de riesgo relativo para UNDP (cantidad de financiación y experiencias pasadas con el Asociado).​​

2
PASO

Elaborar un plan de microevaluación
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El Plan de Microevaluación Final debe contar con la aprobación del Director/a del País o de la persona  designada por él/ella.
El proceso de planificación debe llevarse a cabo en la plataforma HACT.

3
PASO

Solicitar un proveedor de servicios externo
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La oficina del PNUD debe analizar la posibilidad de Acuerdos a Largo Plazo con uno o más proveedores de servicios para la microevaluación. Acuerdos de larga duración globales están disponibles en el acuerdo a largo plazo HACT
Véase los términos de referencia del proveedor de servicios para la microevaluación.
 

4
PASO

Llevar a cabo la microevaluación
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz

Microevaluación revisada de la capacidad de los Asociados

Notas explicativas

Los resultados clave son los siguientes: 
(1) una clasificación general de riesgos relacionada con las transferencias de efectivo a los Asociados. 
(2) problemas significativos  identificados en las evaluaciones de los Asociados.
 

5
PASO

Revisar los resultados de la microevaluación 
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El informe de microevaluación debe cargarse en la Plataforma HACT. Las cuestiones destacadas en el informe, incluido el plan de acción, deben documentarse en la Plataforma HACT.

6
PASO

La Oficina determinará los impactos y las implicancias en el diseño del plan de trabajo anual (PTA)
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La respuesta del funcionario de coordinación (CO) a la microevaluación final debe contar con la aprobación del Director del País o del Representante Residente.
La microevaluación final debe cargarse en el sitio de SharePoint del HACT.

 

7
PASO

Identificar los requerimientos para la planificación de las actividades de garantía del HACT
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La Oficina valorará el impacto de la microevaluación y las implicancias para el plan HACT de control de calidad
 

8
PASO

Documentar los riesgos de los IP, según corresponda
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Los riesgos específicos identificados en la microevaluación también se incluyen en las actividades y los registros de gestión de riesgos a nivel país, según lo que corresponda.

Macroevaluación

1
PASO

Solicitar un proveedor de servicios externo para la macroevaluación.
PARTE RESPONSABLE

Oficina / UNCT

Plantilla/Directriz

Marco HACT del GNUDS (en inglés)

Notas explicativas

El RC respaldará la iniciativa de la macroevaluación ante el Gobierno y los asociados para el desarrollo importantes. Véase el Apéndice 1 del Marco HACT del GNUDS (en inglés) para consultar los Términos de Referencia (TdR) del proveedor de servicios que se contratará.

2
PASO

Llevar a cabo una investigación de revisión documental.
PARTE RESPONSABLE

Proveedor de Servicios

Plantilla/Directriz

Marco HACT del GNUDS (en inglés)

Notas explicativas

Los resultados clave son los siguientes: 

(1) la evaluación de riesgos del Sistema de Gestión Financiera de Proyectos (PFMS) y 
(2) la evaluación de la capacidad de la Entidad Fiscalizadora Superior (SAI).

Véanse el Anexo 1 y el Anexo 2 del Apéndice I en las páginas 50 a 54 del Marco HACT del GNUDS (en inglés) para consultar la lista de comprobación de la macroevaluación y la lista de comprobación del análisis de riesgos​ que se utilizarán respectivamente. 

3
PASO

Revisar los resultados de la macroevaluación.
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Marco HACT del GNUDS (en inglés)

Notas explicativas

La macroevaluación final debe contar con la aprobación del Coordinador Residente en nombre del UNCT. Véanse el Anexo 1 y el Anexo 2 del Apéndice I en las páginas 50 a 54 del Marco HACT del GNUDS (en inglés) para consultar la lista de comprobación de la macroevaluación y la lista de comprobación del análisis de riesgos​ que se utilizarán respectivamente​​​. 

4
PASO

Determinar el impacto y las implicancias de la evaluación en el diseño del programa.
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Marco HACT del GNUDS (en inglés)

Notas explicativas

A cada organismo que implemente el Marco HACT se le exige que documente su entendimiento de la evaluación, el reconocimiento de los riesgos identificados y el entendimiento de los efectos a nivel país que son específicos de ese organismo, incluido el diseño del programa.

Véanse el Anexo 1 y el Anexo 2 del Apéndice I en las páginas 50 a 54 del Marco HACT del GNUDS (en inglés) para consultar la lista de comprobación de la macroevaluación y la lista de comprobación del análisis de riesgos​ que se utilizarán respectivamente. 

5
PASO

Documentar las decisiones y los riesgos identificados.
PARTE RESPONSABLE

Oficina

Plantilla/Directriz

Marco HACT del GNUDS (en inglés)

Notas explicativas

Debe incluirse un resumen de la macroevaluación en la Evaluación Común de País.

Véanse el Anexo 1 y el Anexo 2 del Apéndice I en las páginas 50 a 54 del Marco HACT del GNUDS (en inglés) para consultar la lista de comprobación de la macroevaluación y la lista de comprobación del análisis de riesgos que se utilizarán respectivamente.​

Procedimiento principal - Política de seguridad

1
PASO

Brinda orientación a los gerentes y al personal del PNUD sobre las responsabilidades clave de seguridad del UNSMS / PNUD
PARTE RESPONSABLE

Representante residente,

Personal del PNUD, VNU y FNUDC

Plantilla/Directriz

Marco del PNUD para la rendición de cuentas en materia de seguridad

Notas explicativas

Todo el personal debe familiarizarse con la política de seguridad y las responsabilidades de seguridad inherentes a sus funciones. 

2
PASO

Proporcionar orientación sobre la aplicabilidad de las personas empleadas / hospedadas por el PNUD
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz

Directrices de aplicabilidad de la seguridad del PNUD

Notas explicativas

Debido a la naturaleza amplia de la política de aplicabilidad del UNSMS, la Directrices de aplicabilidad de la seguridad del PNUD se desarrolla y amplía la aplicabilidad de ciertas personas dentro del contexto del PNUD, incluida la claridad sobre si las mismas personas caen bajo la responsabilidad de seguridad del PNUD.

a) Modalidades alternas de trabajo; y b) Las restricciones al personal y a la familia (reubicación y evacuación) se regulan en el  Manual de políticas de seguridad del sistema de gestión de la seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS) – Capítulo IV, sección D – Política revisada para evitar riesgos (en inglés).   

3
PASO

Asignación de un punto focal de seguridad en el país de la agencia (ACSFP)
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz

ACSFP Términos de Referencia (en inglés)

Plantilla de carta de asignación (en inglés)

Notas explicativas

En ausencia de un profesional de seguridad del PNUD dedicado, el representante de mayor rango del PNUD a nivel de país, en consulta con la Oficina de Seguridad del PNUD, asignará un ACSFP para ayudar al RR en la gestión de los asuntos cotidianos relacionados con la seguridad del PNUD.

4
PASO

Proporcionar orientación sobre la integración de la seguridad en los programas y proyectos
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz

Manual de integración de la perspectiva de seguridad en la gestión de programas y proyectos (en inglés)

Notas explicativas

Asegura que las consideraciones de seguridad formen una dimensión integral en el diseño, implementación, monitoreo y evaluación de todos los proyectos y programas. Requiere consultas tempranas con la Oficina de Seguridad del PNUD para garantizar que los insumos de seguridad se prioricen en la etapa inicial, que los costos de seguridad se incluyan en las líneas presupuestarias apropiadas en las propuestas y los presupuestos operativo. 

5
PASO

Solicitud de misión de soporte de seguridad
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Las misiones son realizadas por personal de seguridad del PNUD para ayudar a las Oficinas en la implementación de medidas de Gestión de Riesgos de Seguridad, monitorear e informar sobre el cumplimiento de la seguridad y brindar asesoramiento técnico de seguridad para permitir y garantizar la integración de la seguridad en todos los programas y actividades.

6
PASO

Solicitud de reforzamiento de la seguridad
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Si bien la Oficina de Seguridad sigue siendo la primera línea de apoyo y respaldo del PNUD en materia de seguridad, la capacidad de respuesta a mediano plazo puede extenderse. La Oficina de Seguridad mantiene o tiene acceso a una lista estructurada de la siguiente manera: Recursos de asesoramiento de seguridad internos del PNUD, Recursos de asesoramiento de seguridad externos dentro de la ONU y una lista de Recursos de asesoramiento de seguridad identificados previamente, incluida la Lista de consultoría ExpRes.

7
PASO

Brindar apoyo a las oficinas de país de PNUD para la respuesta de reforzamiento de la seguridad.
 
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

La Oficina de Seguridad del PNUD podrá proporcionar, en principio, financiamiento central temporal por un período máximo de tres meses para atender los requisitos de refuerzo en materia de seguridad. Transcurridos los tres meses, las Oficinas de País deberán comprometerse a incorporar de manera sostenible en sus presupuestos los costos relacionados con los requisitos de asesoría y apoyo en seguridad.

8
PASO

Proporciona una base de datos sobre todas las medidas de seguridad residencial (RSM) aprobadas en los lugares de destino
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz

Base de datos RSM (en inglés)

Notas explicativas

Los RSM están destinados a proteger al personal de daños físicos o lesiones en su residencia como resultado de una mayor actividad delictiva y solo se aplican a todo el personal contratado internacionalmente o desplegado internacionalmente cubierto por el UNSMS, incluidos los miembros de la familia elegibles que residen en el lugar de destino de personal contratado que presta servicios en otros lugares. Con respecto a los elementos basados en costos, las Oficinas notificarán al personal las modalidades financieras y de implementación bajo las cuales se pueden obtener dichos elementos de RSM y responsabilizarán al personal por cualquier incumplimiento, fraude y engaño con respecto a los RSM.


 

9
PASO

Solicitar apoyo psicosocial
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El personal que requiera apoyo durante las asignaciones debe comunicarse directamente con los asesores del PNUD a través de oshw.focalpoint@undp.org o con el asesor local de UNDSS de CISMU.
 

10
PASO

Solicitar autorización de seguridad en zonas complejas con nivel de amenaza elevado 
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz

Mecanismo de supervisión y aprobación del riesgo aceptable (AROAM) (en ingles)

Notas explicativas

De conformidad con el Modelo de Riesgo Aceptable de Gestión de los riesgos para la seguridad y el Mecanismo de supervisión y aprobación del riesgo aceptable (AROAM) (en inglés), se requiere un procedimiento especial para autorizar movimientos y misiones en zonas de riesgo muy elevado para el personal que realiza actividades catalogadas como PC1.  

La aprobación del Administrador del PNUD sólo es necesaria para confirmar que el personal operando en zonas de riesgo de seguridad muy elevado se encuentra realizando actividades PC1. 

11
PASO

Reporte de incidentes de seguridad
 
PARTE RESPONSABLE
Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El personal del PNUD está obligado a reportar la información relacionada con la seguridad y/o los incidentes de seguridad al UNDSS y, a través de la Oficina de Seguridad del PNUD1, al gerente correspondiente del PNUD.

[1] En ausencia de personal de la Oficina de Seguridad del PNUD, los reportes deberán hacerse al Punto Focal de Seguridad de la Agencia en el país (ACSFP).

12
PASO

Solicitud de apoyo para la contratación de personal de seguridad local
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz

Directriz para la contratación de personal de seguridad del PNUD (en inglés)

Notas explicativas

Las oficinas deben seguir los procedimientos estipulados para garantizar la debida diligencia en el proceso de selección. Los gerentes de contratación deben consultar con el Director de Seguridad del PNUD para asegurarse de que las aportaciones de la Oficina de Seguridad se incorporen en cada etapa del proceso de planificación y selección.

13
PASO

Lograr el cumplimiento total de la seguridad con los requisitos de gestión de riesgos de seguridad.
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

El ejercicio es anual, obligatorio y se aplica a las oficinas principales, sub-oficinas, centros de servicios regionales, ubicaciones de la sede / oficinas de coordinación y GSSU. También es muy recomendable para oficinas de proyectos e incluye oficinas de VNU y UNCDF. El proceso de autoevaluación se completará en el último trimestre del año evaluado. 

14
PASO

Solicitar recursos UNMSM
 
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz
Notas explicativas

Las directrices describen los procedimientos presupuestarios, financieros y de adquisiciones de los recursos disponibles centralmente dentro del PNUD para cubrir las Medidas de seguridad exigidas por las Naciones Unidas (UNMSM). Estos requisitos se cumplen en respuesta a las directivas y recomendaciones de la política del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS) formuladas dentro del proceso de Gestión de Riesgos de Seguridad (SRM) para garantizar el cumplimiento de la seguridad en los lugares de destino. 

15
PASO

Apoyo en el uso de Viajes Aéreos Comerciales
PARTE RESPONSABLE

Representante residente

Plantilla/Directriz

Directrices de Seguridad para Viajes Aéreos Comerciales del PNUD (en inglés)

Notas explicativas

Se espera que todo el personal del PNUD cumpla con los requisitos de seguridad y las sesiones informativas proporcionadas por los miembros de la tripulación con respecto a la seguridad mientras se encuentra a bordo de una aeronave. El personal del PNUD compartirá sus inquietudes u observaciones con respecto a la seguridad de un transportista aéreo comercial con el asesor local del UNDSS y los puntos focales de viajes aéreos del PNUD a los que se puede contactar en security@undp.org. 
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