PASO

Presentar los recibos de comida y hotel con la solicitud de reembolso de gastos de viaje.

PARTE RESPONSABLE

Viajero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Recibos de hotel y comidas: Al solicitar dietas para una escala.

Recibo de hotel: Cuando se aplique una dieta de hotel ad hoc especial o una dieta suplementaria.

Recibo de hotel: Cuando la llegada anticipada al destino a la llegada de un vuelo nocturno requiera un check-in anticipado o cuando la salida tardía del destino requiera un check-out tardío.

PASO

Calcule las dietas suplementarias del siguiente modo
a) Tome la diferencia entre el coste diario real de la habitación (incluido el impuesto de estancia y el cargo por servicio) y el porcentaje de dietas por habitación correspondiente a la ubicación;
b) Multiplique la diferencia diaria por el número de días de estancia en el hotel;
c) Pagar dietas suplementarias si el producto de (b) anterior es de al menos 50 $; pagar si es inferior a 50 $ siempre que el periodo de estancia sea de 3 días o menos y (a) anterior sea de al menos el 10% del total de dietas;
d) No pagar si no se cumplen las condiciones de (c).

PARTE RESPONSABLE

Viajero

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El viajero o la unidad autorizadora son responsables de calcular las solicitudes de reembolso de gastos de viaje

Ejemplo:
Coste real de la habitación: 120 $; tarifa de dietas: 150 $.
Porcentaje de la habitación: 65% de $150 = $97,50
Diferencia diaria: 120 $ - 97,50 $ = 22,50

Nota:
Si el viajero se aloja en un hotel para el que existe una tarifa de dietas más alta, pero el porcentaje de habitación sigue sin ser suficiente para cubrir los gastos reales de habitación en ese hotel, las dietas suplementarias deberán calcularse utilizando la tarifa en otro lugar para esa ciudad, y no la tarifa de hotel más alta. En ese caso, las dietas correspondientes a ese lugar serán las dietas para otros lugares más las dietas suplementarias, con lo que se ignorará por completo la tarifa de dietas del hotel más elevada.