ÉTAPE

Présenter les reçus de repas et d'hôtel avec la demande de remboursement de frais de voyage.

Partie responsable

Voyageur

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Reçus d'hôtel et de repas : Lors d'une demande d'Indemnité journalière de subsistance pour une escale.

Reçu d'hôtel : En cas d'application d'un taux ad hoc, d'un taux spécial d'indemnité journalière de subsistance ou d'une indemnité journalière de subsistance supplémentaire.

Reçu d'hôtel : Lorsque l'arrivée anticipée à la destination après un vol de nuit nécessite un enregistrement anticipé ou lorsque le départ tardif à la destination nécessite un enregistrement tardif.

ÉTAPE

Calculer l'indemnité journalière de subsistance supplémentaire comme suit :
a) Prendre la différence entre le coût journalier réel de la chambre (y compris la taxe de chambre et les frais de service) et le pourcentage de l'indemnité journalière de subsistance pour la région ;
b) Multiplier la différence journalière par le nombre de jours de séjour à l'hôtel ;
c) Payer l'indemnité journalière de subsistance supplémentaire si le produit visé au point b) ci-dessus est d'au moins 50 $ ; payer si le produit est inférieur à 50 $, à condition que la période de séjour soit de 3 jours ou moins et que le point a) ci-dessus représente au moins 10 % de l'indemnité journalière de subsistance totale ;
d) Ne pas payer si les conditions mentionnées au point c) ci-dessus ne sont pas remplies.

Partie responsable

Voyageur

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Voyageur ou unité responsable du calcul des demandes de remboursement de frais de voyage

Exemple :
Coût réel de la chambre : 120 $ ; taux de l'indemnité journalière de subsistance : 150
Pourcentage de la chambre : 65 % de 150 $ = 97,50
Différence quotidienne : 120 $ - 97,50 $ = 22,50

Remarque :
Si le voyageur séjourne dans un hôtel pour lequel le taux de l'indemnité journalière de subsistance est plus élevé, mais que le pourcentage de la chambre n'est toujours pas suffisant pour couvrir le coût réel de la chambre dans cet hôtel, l'indemnité journalière de subsistance supplémentaire doit être calculée en utilisant le taux Elsewhere pour cette ville, et non le taux de l'hôtel le plus élevé. Le paiement de l'indemnité journalière de subsistance pour cette ville correspondra alors à l'indemnité journalière de subsistance « Ailleurs » plus l'indemnité journalière de subsistance supplémentaire, sans tenir compte du taux d'indemnité journalière de subsistance plus élevé de l'hôtel.