Mantenimiento y uso del plan de cuentas | Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo

1	PASO Campos contables (Chartfields) Crear el campo contable (chartfield) en el Libro Mayor de Quantum.	PARTE RESPONSABLE OFRM/BMS/CFRA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas La única excepción es el campo contable del Proyecto, que se crea en el módulo Quantum Projects and Portfolio Management (PPM).
2	PASO Solicitar un nuevo campo contable o realizar modificaciones a los campos existentes (si fuera necesario). Completar y remitir los formularios de mantenimiento del Plan de Cuentas de Quantum correspondientes, junto con la documentación de respaldo requerida según se indica en los formularios.	PARTE RESPONSABLE OFRM/BMS/FBA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Enviar el formulario a cfra.mdm@undp.org. Formularios de creación de códigos contables de Quantum.
3	PASO Revisar cualquier cambio relacionado con el Fondo.	PARTE RESPONSABLE OFRM/BMS/FBA	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Formulario de creación/modificación de códigos de fondos en Quantum.
4	PASO Asegurar que cualquier árbol de campos contables (chartfield trees) afectado por el cambio sea actualizado de inmediato tan pronto como ocurra un cambio en la tabla de campos contables del Fondo.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
5	PASO Asignar al menos a una persona responsable de revisar las solicitudes de cambios en los campos contables.	PARTE RESPONSABLE Propriétaire de l’entreprise	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Las personas asignadas también deben ser responsables de mantener y actualizar los árboles de campos contables relacionados.
8	PASO Código de Donante Crear un Código de Donante estableciendo un nuevo código de identificación de cliente en el módulo de Cuentas por Cobrar de Quantum.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Enviar el formulario a: BMS OFM PDI – bms.ofm.pdi@undp.org Formulario de cliente de Quantum.
9	PASO Las contribuciones recibidas de los donantes siempre deben registrarse utilizando la cuenta 51005 e ingresando la dependencia operacional pertinente, el ID del centro de costos, el ID del fondo y el código del donante.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Si el código de fondo corresponde a cofinanciación (cost-sharing) o cofinanciación a nivel de proyecto, también deben ingresarse el ID del proyecto, la unidad operativa del proyecto y una actividad predeterminada.
10	PASO Registrar los gastos utilizando la cuenta de gastos correspondiente en las series 6xxxx o 7xxxx.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas El ID de centro de costos ingresado para los gastos debe ser el ID de centro de costos detallado (no el centro de costos presupuestario).
11	PASO Incluir los campos contables (chartfields) en todos los gastos sin excepción.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
12	PASO Las cuentas de activos o pasivos en las series 1xxxxx o 2xxxx deben incluir, como mínimo, los siguientes valores de campo del gráfico: cuenta, dependencia/unidad operacional, fondo y centro de costos.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
13	PASO Remitir el formulario de solicitud a la División de Cuentas y actualizar el árbol de donantes tan pronto como se cree un nuevo código de donante.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas
14	PASO Asegurarse de que no existan valores duplicados.	PARTE RESPONSABLE	Plantilla/Directriz	Notas explicativas Debe realizarse periódicamente una revisión de los valores del campo contable de donantes con el fin de “inactivar” los valores duplicados.