Gestion et utilisation du plan comptable | Programme des Nations Unies pour le développement

1	ÉTAPE Champs de graphique Créer un champ de graphique dans le Grand livre général de Quantum.	Partie responsable OFM/BMS/CFRA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives La seule exception concerne le champ de graphique Projet, qui est créé dans Quantum Project and Portfolio Management (PPM).
2	ÉTAPE Demander la création d’un nouveau champ de graphique ou la modification d’un champ existant (si nécessaire). Remplir et transmettre les formulaires appropriés de maintenance du Plan comptable Quantum, accompagnés de la documentation justificative requise.	Partie responsable OFM/BMS/FBA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Envoyer le formulaire à : cfra.mdm@undp.org. Formulaires de création de codes de comptes Quantum.
3	ÉTAPE Fonds Examiner toute modification liée au champ de graphique Fonds.	Partie responsable OFM/BMS/FBA	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Formulaire de création / modification de code de fonds dans Quantum.
4	ÉTAPE S’assurer que toute arborescence de champs de graphique affectée par une modification soit mise à jour immédiatement dès qu’un changement est effectué dans la table Fonds.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
5	ÉTAPE Désigner au moins une personne chargée d’examiner les demandes de modification des champs de graphique.	Partie responsable Propriétaire de l’entreprise	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Les personnes désignées doivent également être responsables de la maintenance et de la mise à jour des arborescences associées aux champs de graphique.
8	ÉTAPE Code Donateur Créer un code Donateur en configurant un nouveau code d’identification de client dans Quantum Accounts Receivable.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Envoyer le formulaire à : BMS OFM PDI – bms.ofm.pdi@undp.org. Formulaire client Quantum
9	ÉTAPE Enregistrer les contributions des donateurs en utilisant le compte 51005 et saisir l’unité opérationnelle, le centre de coûts, l’ID du fonds et le code Donateur.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Si le code Fonds correspond à un partage des coûts ou à un cofinancement au niveau du projet, le numéro de projet, l’unité opérationnelle du projet et une activité par défaut doivent également être saisis.
10	ÉTAPE Enregistrer les dépenses en utilisant le compte de dépenses approprié dans les séries 6xxxx ou 7xxxx.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives L’ID du centre de coûts saisi pour les dépenses doit correspondre au centre de coûts détaillé (et non au centre de coûts budgétaire).
11	ÉTAPE Inclure les champs de graphique requis dans toutes les dépenses, sans exception.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
12	ÉTAPE Les autres comptes d'actifs ou de passifs des séries 1xxxxx ou 2xxxxx doivent inclure, au minimum, les valeurs des champs du tableau suivants : compte, unité opérationnelle, fonds et centre de coûts.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
13	ÉTAPE Transmettre le formulaire de demande à la Division des comptes et mettre à jour l’arborescence Donateur dès qu’un nouveau code Donateur est créé.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives
14	ÉTAPE S’assurer qu’aucune valeur dupliquée ne subsiste.	Partie responsable	MODÈLE/DIRECTIVE	Notes explicatives Un examen régulier des valeurs du champ de graphique Donateur doit être effectué afin de « désactiver » les valeurs dupliquées.