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1
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PASO
Limpieza de órdenes de compra (PO) y limpieza de cuentas por pagar
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Algunas notas sobre la limpieza de las órdenes de compra: El proceso de limpieza debe incluir las PO y las facturas que se hayan preparado en nombre de otras agencias. Los contratos de facturación de PO recurrentes se procesan completamente tan pronto como se aprueban (es decir, no se requiere envío) y no se registran en Proyectos. Una vez vencido el plazo para la limpieza, cualquier orden de compra pendiente que tenga una fecha presupuestaria igual o anterior al cierre de mes puede ser cancelada. Si la orden de compra sigue siendo necesaria, será necesario crear una nueva orden de compra. Para cualquier orden de compra que siga pendiente después del plazo y que no tenga el estado de “validada”, la OFM intentará reservar fondos en la orden de compra. Si se valida, no se tomarán otras medidas. Si no supera la validación, la OFM cerrará la orden de compra. Si la orden de compra sigue siendo necesaria, será necesario crear una nueva orden de compra.
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PASO
Revisión de facturas de cuentas por pagar (AP) pendientes de pago Use el infolet o el payable dashboard para revisar las facturas que requieren atención (ya sea “pending approval”, “rejected”, “invoices on hold” o “instalment on hold”).
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Si la lista de facturas pendientes de pago incluye facturas que se pagaron mediante cheques manuales, registre el pago de inmediato. Cuando el cheque manual se haya liquidado en el banco en el año X, si el año X ya está cerrado, deberá registrar el pago con una fecha contable del año X+1. Utilice la fecha real de pago al proveedor (la fecha en la que se emitió el cheque o en la que el pago se liquidó en el banco) como fecha de pago para el pago manual. Para facturas duplicadas o antiguas (que nunca se pagarán), cancele la factura. Vaya a Payables, busque la factura, invoice action y seleccione “Cancel Invoices”. Tenga en cuenta que solo la persona aprobadora tiene acceso para cancelar facturas. Este proceso se aplica a facturas con PO, facturas sin PO y prepagos.
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3
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PASO
Mantenimiento de los registros de activos e inventario físico Si bien el inventario físico de los activos de la oficina debe realizarse dos veces al año, es decir, a mitad de año en junio y al final del año en diciembre, las oficinas del PNUD deben mantener registros de activos precisos durante todo el año. Esto significa registrar de manera adecuada y oportuna todos los activos adquiridos, transferidos o dados de baja. Los compradores son responsables de registrar los activos (bienes valorados en 5.000 USD o más) al crear las órdenes de compra.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El punto focal de activos en la oficina es responsable de asegurarse de que los números de serie se registren en Quantum tan pronto como se reciban los bienes y de garantizar que, si se adquiere más de un artículo con una misma orden de compra, los activos se “uniticen” y el número de serie detallado de cada activo se ingrese en el módulo de Activos Fijos. El/la Representante Residente es responsable de aprobar la baja de los activos del PNUD. El/la Gerente de Operaciones o el/la DRR/O es responsable de registrar oportunamente las bajas después de la revisión y recomendación del CAP.
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4
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PASO
Revisión de las filas de cargos Las filas de cargos son una fuente importante de ingresos extrapresupuestarios (XB) para muchas oficinas. La oficina recibe los ingresos cuando la Unidad de Gestión de Información y Tecnología (ITM) ejecuta el proceso para registrar las filas de cargos en el GL. Por lo tanto, es fundamental que las filas de cargos se calculen y registren correctamente antes del cierre.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los cargos generados pueden revisarse en el Agency Portal antes de su registro en el GL.
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PASO
Limpieza de cuentas por cobrar (AR) Existen dos tipos de recibos en AR: recibos estándar (Standard Receipts) y recibos misceláneos (Miscellaneous Receipts). El usuario puede buscar todos los recibos no aplicados desde el módulo de AR seleccionando “unapplied” en el campo State en manage receipts; la lista de recibos se mostrará y los usuarios podrán exportarla a Excel.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Revisión de anticipos NEX (NEX Advances) Los anticipos son equivalentes a prepagos en Quantum; existen 3 informes del Libro mayor general que la Oficina de País puede utilizar para determinar los saldos: - Informe de antigüedad de NEX (NEX Aging Report)
- Informe de análisis de cuentas de la ONU (UN Account Analysis Report) en la pestaña General Accounting
- Inquiry and Reporting en la pestaña General Accounting > General Accounting Dashboard > haga clic en el icono Tasks en el lado derecho > seleccione Inquire and Analyze Balance o Inquire on Detail Balances.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Esto proporcionará los saldos de cada oficina correspondiente para todos los saldos de proyectos. Para cada saldo de proyecto, asegúrese de que: - Coincida con el saldo del último Informe Financiero (FR) del gobierno.
- Coincida con el extracto bancario de ese proyecto proporcionado por el gobierno o con los saldos del Informe Financiero frente al Reconciliación Bancaria.
- Cualquier ajuste se cargue o se abone a los gastos del año en curso. Edite las facturas en el módulo de Cuentas por pagar (Payables).
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PASO
Actualización del calendario de mano de obra (Labour Schedule) para los registros de nómina Las Oficinas de País y las unidades de la Sede son responsables de actualizar el calendario de mano de obra, que es un requisito previo para registrar las transacciones de nómina en la Gestión de la cartera de proyectos y en el Libro mayor general.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Cada mes, ejecute los informes de excepciones del calendario de mano de obra (Labour Schedule Exception Reports) para asegurarse de que los atributos del proyecto sean válidos y que no haya discrepancias entre el puesto y la distribución de la mano de obra. Véase la captura de pantalla de Quantum a continuación para la navegación.
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PASO
Limpieza de asientos de diario del Libro mayor general (GLJE) pendientes Como se mencionó anteriormente, los asientos de diario del Libro mayor general (GLJE) pendientes son GLJE que se han creado pero que aún no se han contabilizado en el GL. Los GLJE pendientes contribuyen a inconsistencias entre los informes de KK y GL. Los GLJE pendientes que han superado la verificación presupuestaria se incluyen en KK pero no en el GL. Por lo tanto, es importante que los GLJE pendientes se contabilicen o se eliminen si no son necesarios. Los GLJE eliminados ya no aparecen en el Control de compromisos (Commitment Control).
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Revise todos los diarios no contabilizados que figuran en requiring attention, incomplete y import errors.
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PASO
Protocolo para el uso de códigos de fondos y de donantes A fin de establecer coherencia entre las regiones para el registro en Quantum de los fondos proporcionados por los Bancos de Desarrollo al PNUD, ya sea directamente o a través de los gobiernos de los países del programa, se ha elaborado el siguiente protocolo para promover el uso coherente de los códigos de fondos y de donantes, especialmente cuando los fondos se reciben de Bancos de Desarrollo.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Para los gobiernos, los códigos de donante deben contener el nombre del país (por ejemplo, Government of Colombia) o el código ISO de tres letras del país seguido de la descripción del ministerio o entidad {por ejemplo, COL - Alcaldía de Barranquilla}. Los códigos de donante que no incluyan el código ISO no podrán seguir utilizándose a menos que la OFA edite el código existente para incluir el código ISO. Los códigos de donante existentes en español pueden seguir utilizándose siempre que el código ISO exista. Los nuevos códigos de donante deben estar en inglés. A continuación se indican los códigos de donante para los principales bancos de desarrollo: a. Banco Mundial {IBRD} = 000015 b. Banco Interamericano de Desarrollo = 000016 c. Banco Africano de Desarrollo = 000017 d. Banco Asiático de Desarrollo = 000018 e. Banco Centroamericano de Integración Económica [CABEI] = 000275 Nota: Si un proyecto tiene más de un ministerio del gobierno como donante, por ejemplo, el ministerio de salud y el ministerio de finanzas, cada donante debe tener su propio código. Códigos de fondo a. Banco Mundial = 30011 b. Banco Interamericano de Desarrollo (BID) = 30021 c. Banco Africano de Desarrollo = 30031 d. Banco Asiático de Desarrollo = 30041 e. Banco Centroamericano de Integración Económica {CABEI} = 30061 Nota: Si un proyecto tiene más de un préstamo del mismo donante, utilice el siguiente número de fondo secuencial, por ejemplo, 30021 = préstamo BID n.º 1 y 30022 = préstamo BID n.º 2. Los fondos 30071, 30072, 30073, etc. ya no se utilizarán para registrar fondos de Bancos de Desarrollo. Estos códigos de fondo solo se utilizarán para fondos gubernamentales que no se originen en Bancos de Desarrollo. Sin embargo, es aceptable utilizar estos códigos para registrar fondos gubernamentales proporcionados en apoyo de préstamos de Bancos de Desarrollo (por ejemplo, el pago de Servicios de Gestión General – GMS – por parte del gobierno).
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