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1
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PASO
PPR – selección de facturas para pagos:
Establecer los criterios seleccionando el rango de fechas, la moneda, el método de pago y la cuenta bancaria – Grupo de pago.
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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2
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PASO
Revisar las facturas seleccionadas por el PPR antes del desembolso: Verificar todos los detalles de los documentos de respaldo de las facturas AP aprobadas. Cuando esto no sea posible debido a grandes volúmenes, revisar el lote para asegurar razonabilidad. Revisar facturas AP inusuales, como montos elevados, proveedores desconocidos, pagos inusuales a personal, etc. Imprimir la lista de facturas seleccionadas (Pay List) y utilizarla para controlar la emisión de cheques cuando los cheques sean recogidos en la oficina. Marcar en la lista los pagos rechazados. Firmar, fechar y archivar una copia de la Pay List como evidencia del control interno de revisión. Instruir al personal de finanzas para anular o cancelar los pagos rechazados según corresponda.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial superior de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Control interno clave - tercera y última aprobación de los gastos.
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3
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PASO
Anular o cancelar pagos según instrucciones del Oficial Superior de Finanzas cuando las facturas no estén aprobadas.
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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4
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PASO
Presentar cheques para firma junto con la documentación de respaldo: montos y beneficiario coinciden con facturas AP aprobadas.
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PARTE RESPONSABLE
Firmantes de cheques (firmantes dobles)
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Los cheques deben estar firmados por al menos dos firmantes.
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5
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PASO
Pagos manuales: Seleccionar la opción “registrar” en la pestaña de pagos de la factura AP para efectuar el pago. Añadir el número de cheque o la referencia del pago, según corresponda. Emitir manualmente un cheque, asegurándose de que el monto, fecha, beneficiario y número de cheque coincidan con la entrada en Quantum.
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El pago manual se usa preferiblemente para partidas reflejadas en los estados bancarios pero no en el libro de caja, como intereses o cargos bancarios. Las consultas e informes de QUANTUM pueden utilizarse para monitorear excepciones de pago.
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6
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PASO
Revisión de pagos manuales – revisar lo siguiente antes de la firma y envío: Verificar todos los montos, monedas, beneficiarios y fechas contra las facturas AP aprobadas. Repetir el paso 3 para la firma del pago manual.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial superior de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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7
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PASO
Oportunidad en el registro de las entradas en Quantum: Asegurar que la entrada en Quantum se realice antes de emitir un cheque al proveedor. En situaciones de emergencia, el pago manual puede registrarse después de emitir el cheque, pero siempre dentro de las 48 horas. Comunicar por escrito al Tesorero cualquier caso donde la entrada no pueda registrarse dentro de 48 horas.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial superior de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Registrar en Quantum y emitir un cheque son tareas separadas - se requiere especial atención para evitar retrasos.
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8
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PASO
Emisión, firma y custodia de cheques: Mantener los cheques no entregados o no enviados en un lugar seguro dentro de la Unidad de Finanzas; fuera del horario laboral deben guardarse en la caja fuerte. Durante las horas laborales, también deben mantenerse en custodia segura del funcionario responsable. Comparar los cheques con la Pay List antes de entregarlos. Mantener un registro de emisión de cheques, con verificación de identidad del beneficiario y firma de recepción. Si un cheque no es recogido dentro de 5 días, debe cancelarse y emitirse uno nuevo cuando se requiera.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial superior de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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9
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PASO
Gestión de cheques: Solicitar al banco que proporcione cheques numerados correlativamente. Si tal numeración no existe, la oficina deberá numerarlos correlativamente, con tinta, comenzando con el número 1, al recibirlos. La secuencia debe continuar sin interrupción para los talonarios subsiguientes. Informar al Tesorero si, por cualquier motivo, el banco local no puede proporcionar cheques con el nombre oficial de la cuenta.
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PARTE RESPONSABLE
Oficial superior de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
El inventario de talonarios debe controlarse mediante un registro. Todos los cheques deben estar contabilizados. Solo un talonario debe usarse a la vez por cada cuenta bancaria; los talonarios de repuesto deben mantenerse bajo la custodia del Representante o su delegado. Los cheques no deben tener tachaduras o correcciones. Si se comete un error en cualquier campo, debe anularse y emitirse uno nuevo. Los cheques deben emitirse a un beneficiario que sea el proveedor de bienes y/o servicios según la documentación de respaldo y debe coincidir con el registro del proveedor en Quantum. Los cheques nunca deben emitirse a terceros o beneficiarios indefinidos (p. ej., portador, efectivo). Las oficinas deben enviar cheques junto con la boleta de depósito al Tesorero para depósito en la cuenta ZBA si el cheque es superior a USD 50 000 y no está girado sobre un banco local. Los cheques deben listarse en el resumen de anexos del valija. La boleta debe indicar la cuenta contable de Quantum a acreditar y el propósito del pago (p. ej., reembolso de billetes aéreos no utilizados). Cada oficina debe disponer de una caja fuerte segura donde almacenar talonarios no utilizados y, si es necesario, fondos oficiales. Nunca deben guardarse bienes o fondos personales en la caja fuerte del PNUD. Las oficinas autorizadas a operar cuentas de efectivo deben preparar un conteo diario certificado del efectivo disponible.
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PASO
Gestión de cheques perdidos o dañados Si un cheque se pierde o se daña, se debe preparar una carta al banco solicitando detener el pago. La carta debe contener: fecha de emisión, beneficiario y monto. Enviar solicitudes de suspensión de pago en cuentas de saldo cero al banco con copia al Tesorero. Enviar una carta de indemnización (Formulario F.18) al beneficiario del cheque perdido. Devolver el original firmado a la oficina. Cancelar la factura contra la cual se emitió el cheque perdido una vez que se reciba la confirmación bancaria de suspensión de pago y la carta de indemnidad firmada del beneficiario. Anular la factura de pago en Quantum para revertir el asiento. Incluir la factura en el siguiente PPR o usar pago manual para crear un cheque/EFT de reemplazo.
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PARTE RESPONSABLE
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Si se devuelve un cheque dañado, se aplicarán los mismos procedimientos que para un cheque perdido, excepto que no se debe emitir una orden de suspensión de pago ni una carta de indemnización. El cheque dañado debe conservarse para conciliación.
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11
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PASO
Gestión de cheques anulados y cheques devueltos sin cobro Si un cheque es devuelto sin cobrar o debe anularse debido a un error, debe anularse y el pago colocarse en espera para reemisión. El cheque anulado debe conservarse. Cualquier cheque pendiente de compensación durante 2 meses o más debe seguirse con el beneficiario. Si se confirma que se perdió, se sigue el procedimiento anterior. Si se encuentra pero no puede ser honrado por el banco debido a fecha antigua u otra imperfección, debe devolverse, anularse y sustituirse por uno nuevo. Si hay cheques pendientes durante 6 meses o más pese al seguimiento, el pago debe anularse y aplicar el procedimiento de cheque perdido. Todos los cheques de cuentas del PNUD deben indicar “No válido después de X días”, donde X es el período local de validez.
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PARTE RESPONSABLE
Personal de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
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PASO
Revisar los informes de excepciones del Panel de Finanzas relacionados con facturas AP y PO: tomar acciones para asegurar que las excepciones sean resueltas oportunamente
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PARTE RESPONSABLE
Oficial superior de finanzas
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Plantilla/Directriz
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Notas explicativas
Control interno clave.
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Español
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