PASO

Enviar al PNUD los formularios FACE firmados, junto con copias de la documentación justificativa cuando sea necesario, incluida la Plantilla de Estimación de Costos Desglosada del PNUD (ICE). Conservar toda la documentación justificativa original.

PARTE RESPONSABLE

Asociado

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Dado que el Asociado es responsable de las adquisiciones, las copias de la documentación justificativa solo se proporcionarán cuando el PNUD las solicite específicamente, cuando se considere necesario un mayor nivel de supervisión.
El formulario FACE firmado por el funcionario designado constituye la documentación justificativa utilizada por el PNUD para tramitar el pago.

PASO

Asegurar que la firma consignada en el formulario FACE coincida con el registro de firmas autorizadas del Asociado.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno – primera aprobación

Dado que la adquisición ha sido realizada por el Asociado, la transacción del PNUD comienza con una factura en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, independientemente del importe.

PASO

Revisar la solicitud y la documentación de respaldo, cuando corresponda, para evaluar su razonabilidad y coherencia con el presupuesto del proyecto y el plan de trabajo anual.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Confirmar que la solicitud se encuentre dentro del presupuesto disponible del proyecto en Quantum y de los recursos disponibles.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Informe de Análisis de Cuentas (Power BI) y el Informe de Saldo del Presupuesto del Proyecto en Quantum pueden utilizarse para supervisar los gastos y presupuestos declarados por el Asociado.

PASO

Asegurar que se proporcionen el nombre del proveedor, la dirección y los datos bancarios completos.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Revisar periódicamente el archivo maestro de proveedores para evitar la duplicación de proveedores.

PASO

Verificar que el proveedor sea legítimo, que no figure en la lista del Comité 1267 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas relativa a terroristas y financiadores del terrorismo, y que no figure en la lista del PNUD de proveedores suspendidos o excluidos.

Si el proveedor no existe previamente, crear y aprobar el perfil del proveedor en Quantum.

Cuando se utilice la funcionalidad de acceso externo de Quantum, el Asociado creará el perfil del proveedor y las facturas del módulo de Cuentas por Pagar (AP). Antes de aprobar el proveedor y la factura de pago, el PNUD deberá verificar al proveedor.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de mantenimiento de compradores y proveedores, nivel aprobador / Aprobador del GSSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Consultar el panel de LexisNexis para confirmar si el proveedor figura en listas de sanciones. En tal caso, la Oficina deberá ponerse en contacto con el Comité de Revisión de Proveedores (VRC) para recibir orientación sobre cómo proceder con los pagos pendientes al proveedor sancionado.

PASO

Cuando todo esté en orden, el formulario FACE deberá ser aprobado por el Jefe de la Oficina, aceptar la solicitud de pago y generar la factura en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum, firmarla y presentarla al funcionario aprobador.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas,

Aprobador de la Oficina de País del PNUD

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los pagos directos solo deberán efectuarse en moneda local. Las solicitudes de pagos en moneda no local deberán presentarse a la Tesorería de la Sede del PNUD para su aprobación, de conformidad con el POPP.

Cuando el documento del proyecto o el plan de trabajo anual identifiquen claramente actividades y gastos que deban realizarse en moneda no local, no será necesaria la aprobación de la Tesorería de la Sede del PNUD.

Todos estos casos deberán ser aprobados por el Jefe de la Oficina.

Las oficinas deberán presentar al GSSC la documentación justificativa necesaria relacionada con los desembolsos en moneda no local.

PASO

Rechazar la solicitud de pago cuando los resultados de la revisión no sean satisfactorios.

Comunicarse con el Asociado para resolver los asuntos controvertidos.

Tener en cuenta cualquier otra información que pudiera impedir al PNUD efectuar el pago, incluidos indicios de fraude, y solicitar explicaciones adecuadas al Asociado cuando corresponda.

PARTE RESPONSABLE

Aprobador de la Oficina de País del PNUD

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Revisar la factura de Quantum, los formularios FACE y la documentación justificativa para verificar su coherencia y la autorización correspondiente, incluida la firma por un funcionario autorizado.

PARTE RESPONSABLE

Segundo aprobador del GSSC

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno – segunda aprobación

PASO

Desembolsar los fondos. Véase Desembolso de fondos (realización de pagos).

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Control interno – tercera aprobación.

PASO

Informar al Asociado cuando se hayan efectuado los pagos.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Rechazar el gasto cuando se disponga de información que ponga en duda la idoneidad de los pagos directos ya efectuados.

PARTE RESPONSABLE

Oficial de programas

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

En Quantum, los gastos registrados derivados de pagos directos se revierten en el módulo de Cuentas por Pagar (AP) de Quantum y se reconoce la correspondiente cuenta por cobrar en la cuenta contable GL 14095, Cuentas por cobrar a no funcionarios, varios.