ÉTAPE

Transmettre au PNUD les formulaires FACE dûment signés, accompagnés, le cas échéant, de copies des pièces justificatives nécessaires, y compris le Modèle de devis détaillé (ICE) du PNUD (en anglais). Conserver l’ensemble des pièces justificatives originales.

Partie responsable

Partenaire

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Étant donné que le Partenaire est responsable des activités d’approvisionnement, les copies des pièces justificatives ne sont fournies que lorsque le PNUD en fait expressément la demande, lorsqu’un niveau de contrôle plus élevé est jugé nécessaire.
Le formulaire FACE signé par le fonctionnaire désigné constitue la pièce justificative utilisée par le PNUD pour le traitement du paiement.

ÉTAPE

S’assurer que la signature figurant sur le formulaire FACE correspond au registre des signatures autorisées du Partenaire.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne — premier niveau d’approbation

Étant donné que l’approvisionnement a été effectué par le Partenaire, la transaction du PNUD débute par une facture dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum, quel que soit le montant.

ÉTAPE

Examiner la demande et les documents de référence, le cas échéant, afin d’en évaluer la pertinence et la cohérence avec le budget du projet et le plan de travail annuel.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Confirmer que la demande s’inscrit dans le budget disponible du projet dans Quantum et dans les ressources disponibles.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le rapport d’analyse des comptes (Power BI) et le rapport sur le solde du budget du projet dans Quantum peuvent être utilisés pour suivre les dépenses et les budgets déclarés par le Partenaire.

ÉTAPE

S’assurer que le nom du fournisseur, son adresse et ses coordonnées bancaires complètes sont fournis.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le fichier maître des fournisseurs doit être examiné périodiquement afin d’éviter toute duplication de fournisseurs.

ÉTAPE

Vérifier que le fournisseur est légitime, qu’il ne figure pas sur la liste du Comité 1267 du Conseil de sécurité des Nations Unies relative aux terroristes et aux financeurs du terrorisme, et qu’il ne figure pas sur la liste du PNUD des fournisseurs suspendus ou radiés.

Si le fournisseur n’existe pas encore, créer et approuver le profil du fournisseur dans Quantum.

Lorsque la fonctionnalité d’accès externe de Quantum est utilisée, le Partenaire crée le profil du fournisseur et les factures du module Comptes fournisseurs (AP). Avant d’approuver le fournisseur et la facture de paiement, le PNUD procède à la vérification du fournisseur.

Partie responsable

Responsable de la maintenance des fournisseurs, niveau approbateur / Approbateur du CSSG

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Consulter le tableau de bord LexisNexis afin de confirmer si le fournisseur figure sur une liste de sanctions. Le cas échéant, le Bureau doit contacter le Comité d’examen des fournisseurs (Vendor Review Committee, VRC) afin d’obtenir des orientations sur la marche à suivre concernant les paiements en attente dus au fournisseur sanctionné.

ÉTAPE

Lorsque toutes les vérifications sont satisfaisantes, le formulaire FACE est approuvé par le Chef du Bureau. La demande de paiement est acceptée, la facture est créée dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum, signée et transmise au responsable de l’approbation.

Partie responsable

Responsable de programme,

Approbateur du Bureau de pays du PNUD

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les paiements directs sont effectués uniquement en monnaie locale. Les demandes de paiement dans une monnaie autre que la monnaie locale doivent être soumises à la Trésorerie du Siège du PNUD pour approbation, conformément au POPP.

Lorsque le document de projet ou le plan de travail annuel identifient clairement des activités et des dépenses à engager dans une monnaie autre que la monnaie locale, l’approbation de la Trésorerie du Siège du PNUD n’est pas requise.

Tous ces cas doivent être approuvés par le Chef du Bureau.

Les bureaux doivent soumettre au CSSG les pièces justificatives nécessaires relatives aux décaissements en monnaie autre que la monnaie locale.

ÉTAPE

Rejeter la demande de paiement lorsque les résultats de l’examen ne sont pas satisfaisants.

Communiquer avec le Partenaire afin de résoudre les points litigieux.

Tenir compte de toute autre information susceptible d’empêcher le PNUD d’effectuer le paiement, notamment les signaux d’alerte liés à la fraude, et demander des explications appropriées au Partenaire, le cas échéant.

Partie responsable

Approbateur du Bureau de pays du PNUD

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Examiner la facture Quantum, les formulaires FACE et les pièces justificatives afin de vérifier leur cohérence et l’autorisation appropriée, y compris la signature par un fonctionnaire habilité.

Partie responsable

Deuxième approbateur du CSSG

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne — deuxième niveau d’approbation

ÉTAPE

Décaisser les fonds. Voir POPP : Décaissement des fonds (effectuer des paiements).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Contrôle interne —  troisième niveau d’approbation

ÉTAPE

Informer le Partenaire lorsque les paiements ont été effectués.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Rejeter la dépense lorsque des informations deviennent disponibles et remettent en question la pertinence des paiements directs déjà effectués.

Partie responsable

Responsable de programme

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Dans Quantum, les dépenses enregistrées au titre des paiements directs sont annulées dans le module Comptes fournisseurs (AP) de Quantum et une créance correspondante est comptabilisée dans le compte GL 14095, Créances diverses hors personnel.