PASO

ADQUISICIÓN DE INVENTARIOS 

Obtener la aprobación de la Oficina de Servicios de Adquisiciones (PSO)

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Procesar la transacción en Quantum a través del catálogo de adquisiciones del PNUD

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

ENTRADA Y SALIDA DE INVENTARIOS 

ENTRADA DE INVENTARIOS 

Realizar la inspección del inventario comparando el envío con la lista de empaque y aprobar las órdenes de compra (PO)

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

En las oficinas de país en las que el PNUD actúa como receptor principal del Fondo Mundial, todos los suministros y equipos médicos recibidos deben ser inspeccionados por farmacéuticos del PNUD, de conformidad con las directrices establecidas por la Organización Mundial de la Salud, a fin de garantizar la calidad de los suministros y equipos médicos.

PASO

Registrar todas las recepciones en una nota de entrada de inventario con referencia al número de la orden de compra aprobada

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

La nota de entrada de inventario debe registrar la fecha, la descripción y la cantidad de los artículos recibidos.

PASO

La nota de entrada de inventario debe ser firmada por el personal receptor y la copia debidamente firmada debe conservarse en los archivos de la oficina

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Debe enviarse una copia de esta nota a la unidad de Finanzas de la oficina de país para su conciliación posterior con la factura del proveedor y la orden de compra durante el proceso de pago.
Algunas oficinas de país pueden utilizar actualmente el documento de recepción de mercancías (GRN), el cual tiene un formato similar y cumple la misma función que la nota de entrada de inventario. En las oficinas donde el GRN no esté en uso, deberá utilizarse la nota de entrada de inventario.

PASO

Asignar un número secuencial de documento a la nota de entrada de inventario o al GRN

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El número secuencial debe comenzar con el identificador de la unidad operativa, seguido de una numeración consecutiva.
Ejemplo: Entrada No.: JAM0005.

PASO

SALIDA DE INVENTARIOS 

Presentar un formulario de emisión de inventario al PNUD y obtener la aprobación del Representante Residente o del funcionario designado

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Separar los artículos del inventario

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

En el momento de la distribución, preparar una nota de salida de inventario, es decir, un registro de consumo

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Obtener el acuse de recibo o la firma del destinatario local o del personal receptor en el momento de la distribución o emisión y conservar un registro de todas las notas de salida firmadas

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

En algunos casos, el PNUD actúa como receptor principal y adquiere suministros médicos del Fondo Mundial que se envían directamente a los almacenes centrales de los subreceptores, como gobiernos locales. En estos casos, el control de los suministros médicos se transfiere al subreceptor únicamente después de que el personal del PNUD haya completado la inspección de calidad y el proceso de entrada en inventario. Por lo tanto, el personal del PNUD es responsable de preparar tanto la nota de entrada como la nota de salida de inventario.

PASO

Asignar un número secuencial de documento al formulario de emisión y a la nota de salida de inventario

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El número secuencial debe comenzar con el identificador de la unidad operativa seguido de una numeración consecutiva.
Ejemplo: Solicitud de emisión No.: JAM0026 y Salida No.: JAM0001.

PASO

Actualizar las tarjetas de existencias para hacer seguimiento del movimiento de los inventarios

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El mantenimiento de tarjetas de existencias y la verificación física periódica facilitan la determinación de necesidades de reposición y el seguimiento del movimiento de inventarios.

PASO

RECUENTO FÍSICO

Realizar recuentos físicos de inventario de forma periódica en cada ubicación de almacenamiento conforme a las instrucciones de cierre financiero, como mínimo de forma semestral en los trimestres segundo y cuarto

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las oficinas de país pueden decidir realizar recuentos físicos con mayor frecuencia, por ejemplo, de forma mensual o cuando se recibe un envío importante.

PASO

Obtener la certificación del recuento de inventario sobre la cantidad y el valor de los inventarios, incluidos los efectos de vencimiento, daños u obsolescencia, por parte del Representante Residente o del funcionario designado

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El Representante Residente debe designar un punto focal para supervisar el recuento físico de inventarios.
En ausencia de directrices formales, debe consultarse la Guía sobre el recuento físico de inventarios.

PASO

Compilar un informe de control de inventarios por proyecto, que registre los saldos iniciales y finales durante los recuentos semestrales, y presentarlo a través del sitio de cierre financiero en SharePoint junto con la certificación del Representante Residente a la División de Cuentas de la Sede

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Incluso si una oficina de país no mantiene inventarios durante el recuento semestral, debe presentarse el informe con certificación, confirmando que el saldo es cero.
Las fechas de presentación son el 15 de julio y el 15 de enero para los trimestres segundo y cuarto, respectivamente.

PASO

Revisar cualquier diferencia entre las tarjetas de existencias y los recuentos físicos

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Recontar los artículos con diferencias e investigar y resolver dichas diferencias por el punto focal del recuento físico

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

El Representante Residente debe aprobar el resultado de la investigación

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Una vez aprobada la exactitud de los artículos y unidades contadas, el punto focal del recuento físico debe registrar las diferencias como ajustes trimestrales de inventario en las tarjetas de existencias y documentar una explicación detallada

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

INVENTARIO EN TRÁNSITO

Revisar los incoterms correspondientes a cada orden de compra abierta y confirmar si los artículos han pasado a ser propiedad del PNUD, aunque no se haya producido aún la recepción física

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Si los bienes se envían bajo incoterms como FOB, FAS o CIF y se encuentran en tránsito al cierre del período de recuento, deben reconocerse mediante el proceso regular de recepción.

PASO

Al cierre de cada período de recuento, revisar y registrar el saldo de inventarios en tránsito que sean propiedad del PNUD en el informe de control de inventarios

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Consultar las POPP sobre Recepción de bienes, servicios y obras para los procedimientos detallados.

PASO

VALORACIÓN DE INVENTARIOS

Utilizar el menor valor entre el costo y el valor neto realizable para los inventarios destinados a la venta

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Utilizar el menor valor entre el costo y el costo de reposición actual para los inventarios destinados a distribución gratuita o a precio nominal

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

Asignar el costo de los inventarios utilizando el método de primeras entradas, primeras salidas (FIFO)

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El método FIFO supone que los artículos adquiridos primero se consumen primero. Dado que el PNUD utiliza el método de inventario periódico, el precio de la factura más reciente se utiliza para valorar el saldo al final del período.

PASO

Para inventarios donados, utilizar el valor razonable en la fecha de la donación para determinar el costo

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El valor razonable se basa normalmente en el precio de mercado.
a) Para inventarios destinados a la venta, utilizar el precio de venta actual.
b) Para inventarios destinados a distribución gratuita o nominal, utilizar el precio de compra actual.

PASO

CONTABILIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMES

El Representante Residente debe informar semestralmente a la Sede OFM/CFRA, a través del sitio de cierre financiero en SharePoint, la cantidad y el valor de los inventarios y del inventario en tránsito mediante informes certificados

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Las certificaciones deben presentarse el 15 de julio y el 15 de enero.

PASO

El CMSC registrará un asiento contable de diario, con la aprobación de Cuentas de la Sede, para reconocer el valor de los inventarios como activos y reducir el gasto correspondiente

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

El asiento se revertirá automáticamente en el mes siguiente.
Asientos contables semestrales:
Débito Inventarios
Crédito Gastos
Débito Inventarios en tránsito
Crédito Gastos

PASO

Cuentas de la Sede debe completar la revisión de los informes y registrar los asientos contables antes del 20 de julio y del 20 de enero

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

PASO

IMPACTO EN LOS INFORMES

El CMSC consolidará los informes de control de inventarios y reportará el valor de los inventarios como activos en el Informe Financiero del PNUD

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Los ajustes de inventario no afectan los recursos disponibles del presupuesto del proyecto, pero sí impactan los informes a donantes y el Informe Consolidado de Ejecución.