ÉTAPE

ACQUISITION DES STOCKS 

Obtenir l’approbation du Bureau des services d’approvisionnement (PSO)

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Traiter la transaction dans Quantum via le catalogue d’approvisionnement du PNUD

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

ENTRÉE ET SORTIE DE STOCKS 

ENTRÉE DE STOCKS 

Effectuer une inspection des stocks en comparant l’expédition au bordereau d’expédition et approuver les bons de commande (PO)

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Dans les Bureaux de pays où le PNUD agit en tant que bénéficiaire principal du Fonds mondial, toutes les fournitures et équipements médicaux reçus doivent être inspectés par des pharmaciens du PNUD conformément aux directives établies par l’Organisation mondiale de la santé (OMS) afin de garantir la qualité des fournitures et équipements médicaux.

ÉTAPE

Consigner toutes les réceptions dans un bordereau d’entrée de stock, en indiquant le numéro du bon de commande (PO) approuvé

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le bordereau d’entrée de stock doit indiquer la date, la description et la quantité des articles reçus.

ÉTAPE

Faire signer le bordereau d’entrée de stock par le personnel ayant réceptionné les articles et conserver une copie dûment signée dans les dossiers du Bureau

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Transmettre une copie de ce bordereau à l’unité des finances du Bureau de pays afin de permettre, ultérieurement, le rapprochement avec la facture du fournisseur et le bon de commande (PO) durant le processus de paiement.
Certains Bureaux de pays utilisent un Good Receive In Note (GRN) pour le processus d’entrée de stocks, dont le format est similaire et qui remplit la même fonction que le bordereau d’entrée de stock. Dans les Bureaux de pays où le GRN n’est pas utilisé, le bordereau d’entrée de stock doit être utilisé.

ÉTAPE

Attribuer un numéro de document séquentiel au bordereau d’entrée de stock (ou au GRN)

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

SORTIE DE STOCKS

Soumettre un formulaire de demande de sortie de stock au PNUD et obtenir l’approbation du Représentant résident (RR) ou du fonctionnaire désigné

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Prélever les articles correspondants des stocks

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Au moment de la distribution, établir un bordereau de sortie de stock (c’est à dire un relevé de consommation).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Obtenir l’accusé de réception et la signature du destinataire local ou du personnel réceptionnaire lors de la distribution et conserver un dossier de tous les bordereaux de sortie de stock signés.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Dans certains cas, le PNUD agit en qualité de bénéficiaire principal et acquiert des fournitures médicales du Fonds mondial, expédiées directement vers les entrepôts centraux des sous bénéficiaires (par exemple, les administrations locales). Dans ce scénario, le contrôle des fournitures médicales n’est transféré au sous bénéficiaire qu’après l’achèvement des inspections de qualité et du processus d’entrée de stocks par le personnel du PNUD. Par conséquent, dans ce scénario, le personnel du PNUD est responsable de l’établissement à la fois du bordereau d’entrée de stock et du bordereau de sortie de stock.

ÉTAPE

Attribuer un numéro de document séquentiel au formulaire de demande de sortie de stock et au bordereau de sortie de stock

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le numéro séquentiel doit commencer par l’identifiant de l’unité opérationnelle et être suivi d’une numérotation séquentielle. Exemple : Demande de sortie no : JAM0026 et Sortie no : JAM0001.

ÉTAPE

Tenir à jour des fiches de stock afin de suivre les mouvements des stocks

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La tenue des fiches de stock et la vérification physique périodique facilitent la détermination des besoins de réapprovisionnement et le suivi des mouvements des stocks.

ÉTAPE

DÉNOMBREMENT PHYSIQUE 

Réaliser un inventaire physique périodique pour chaque lieu d’entreposage, conformément aux instructions de clôture financière (au minimum semestriel pour les T2 et T4).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Les Bureaux de pays peuvent décider de réaliser un dénombrement physique à des intervalles plus fréquents (par exemple, mensuellement ou lors de la réception d’une expédition importante).

ÉTAPE

Obtenir la certification du dénombrement physique relative à la quantité et à la valeur des stocks déclarés (y compris l’impact de la péremption, des dommages, de l’obsolescence, etc.) par le Représentant résident (RR) ou le fonctionnaire désigné.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Le RR désigne un point focal chargé de superviser le dénombrement physique des stocks.
En l’absence de directives formelles relatives à la conduite des dénombrements physiques, se référer aux Directives relatives au dénombrement physique des stocks.

ÉTAPE

Établir, pour chaque projet, un rapport de contrôle des stocks indiquant les soldes d’ouverture et de clôture des stocks lors des dénombrements semestriels et le soumettre, via le site SharePoint de clôture financière, avec la certification de stocks du RR, à la Division de la comptabilité du Siège.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Pour les Bureaux de pays ne détenant aucun article du stock lors des dénombrements semestriels, le rapport de contrôle des stocks accompagné de la certification de stocks du RR est également requis afin de confirmer que le solde des stocks est nul. Les dates de soumission sont le 15 juillet et le 15 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.

ÉTAPE

Examiner tout écart entre les fiches de stock et les résultats du dénombrement physique

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Recompter les articles présentant des écarts. Enquêter sur les écarts et les résoudre sous la responsabilité du point focal du dénombrement physique.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Soumettre les résultats de l’enquête au Représentant résident (RR) pour approbation

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Après approbation par le RR de l’exactitude des articles et des unités dénombrés, consigner les écarts en tant que rajustements trimestriels des stocks sur les fiches de stock pour les trimestres concernés et documenter une explication détaillée de l’écart.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

STOCK EN TRANSIT 

Examiner les incoterms applicables pour chaque bon de commande ouvert et confirmer si, bien que la réception physique n’ait pas encore eu lieu, les articles du stock sont devenus la propriété du PNUD sur la base des incoterms.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Lorsque des marchandises sont expédiées selon des incoterms tels que FOB au point d’expédition, FAS, CAF, etc., et qu’elles sont en transit à la fin de la période de dénombrement, elles doivent être comptabilisées au moyen du processus de réception habitue

ÉTAPE

À la fin de chaque période de dénombrement, examiner et consigner, dans le rapport de contrôle des stocks, le solde des articles du stock en transit devenus la propriété du PNUD sur la base des incoterms.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Se référer aux POPP sur la réception des marchandises, des services et des travaux pour les politiques et procédures détaillées relatives à la réception des marchandises en transit.

ÉTAPE

ÉVALUATION DES STOCKS 

Pour les articles du stock détenus aux fins de vente, utiliser la valeur la plus faible entre le coût et la valeur nette de réalisation.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Pour les articles du stock détenus aux fins de distribution sans frais ou moyennant des frais nominaux, utiliser la valeur la plus faible entre le coût et le coût de remplacement actuel.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

Lors du calcul du coût des stocks, attribuer les coûts selon la méthode du premier entré, premier sorti (FIFO).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La méthode FIFO suppose que les articles du stock acquis en premier sont distribués en premier. En conséquence, les articles restant en stock à la fin de la période sont ceux acquis ou produits le plus récemment. Étant donné que le PNUD utilise la méthode périodique pour comptabiliser les stocks à la fin des périodes semestrielles, le ou les prix figurant sur la facture la plus récente doivent être utilisés pour évaluer le solde des stocks.

ÉTAPE

Pour les articles du stock donnés, utiliser la juste valeur à la date du don pour déterminer le coût. La juste valeur est généralement déterminée sur la base du coût d’acquisition de l’article sur le marché. Les prix cotés sur un marché actif ou les bulletins de prix constituent la meilleure mesure de la juste valeur des articles du stock donnés.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Déterminer la valeur nette de réalisation ou le coût de remplacement actuel comme suit :
a) Pour les stocks détenus aux fins de vente (par exemple, publications du PNUD destinées à être vendues), utiliser le prix de vente actuel comme valeur nette de réalisation.
b) Pour les stocks détenus aux fins de distribution sans frais ou moyennant des frais nominaux (par exemple, fournitures médicales du Fonds mondial), utiliser le prix d’achat actuel comme valeur nette de réalisation.

ÉTAPE

COMPTABILISATION ET ÉTABLISSEMENT DE RAPPORTS

Le Représentant résident (RR) doit déclarer, sur une base semestrielle, au Siège, au Bureau de la gestion financière (OFM) et à la Division de la comptabilité et de l’information financière (CFRA), via le site SharePoint de clôture financière, la quantité et la valeur des stocks et du stock en transit à la fin de chaque période de dénombrement, en soumettant des rapports de contrôle des stocks certifiés.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

La certification doit être soumise le 15 juillet et le 15 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.

ÉTAPE

À la fin de chaque période de dénombrement, l’Unité mondiale des services partagés (GSSU), fonction stocks, doit enregistrer une écriture comptable de journal, avec l’approbation de la Division de la comptabilité du Siège, afin de comptabiliser la valeur des stocks en tant qu’actifs et de réduire d’un montant équivalent la charge périodique correspondante.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’écriture comptable de journal est automatiquement contrepassée le mois suivant. Les écritures sont comptabilisées en utilisant la structure du plan comptable attribuée aux stocks. Les écritures suivantes sont enregistrées pour chaque dénombrement semestriel :
Débit : Stocks
Crédit : Charge
Débit : Stock en transit
Crédit : Charge

ÉTAPE

La Division de la comptabilité du Siège doit achever l’examen des rapports et enregistrer l’écriture comptable de journal relative aux stocks au plus tard le 20 juillet et le 20 janvier pour les deuxième et quatrième trimestres, respectivement.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

ÉTAPE

INCIDENCE SUR LES RAPPORTS 

Le Bureau mondial des services partagés (GSSC) synthétise les rapports de contrôle des stocks reçus et déclare la valeur des stocks en tant qu’actifs dans le rapport financier du PNUD.

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

L’écriture comptable de rajustement des stocks n’a pas d’incidence sur les ressources disponibles au titre du solde budgétaire du projet. Toutefois, le rajustement a une incidence sur le rapport aux donateurs et sur le Rapport de situation des dépenses (CDR) à compter du 1er janvier 2012 comme suit :

a) Dans le rapport aux donateurs, la valeur des stocks est présentée comme des « dépenses futures » dans la catégorie des « actifs non amortis et stocks ». La valeur déclarée correspond aux articles destinés à être distribués et passés en charges lors de la période de rapport suivante.

b) Dans le CDR, la valeur des stocks est déclarée dans la section « utilisation des fonds » à la deuxième page, sous la colonne du PNUD. La valeur déclarée correspond aux articles destinés à être distribués et passés en charges pour les programmes et projets lors de la période de rapport suivante.