PASO

Los procedimientos para el PPCF son los mismos que los procedimientos del PCF, excepto por las diferencias clave enumeradas a continuación:

• La autoridad para nombrar a un titular de un Contrato de Servicios del Personal (NPSA/IPSA) como Custodio del PPCF está delegada únicamente en el Representante Residente (RR) y no puede ser subdelegada. Cuando el Custodio del PPCF sea un NPSA/IPSA, la solicitud de reposición debe ser revisada y aprobada por el Gerente de Operaciones o un nivel superior, y no por el Gerente del Proyecto ni por el gerente de la oficina del proyecto.
  (Texto tomado y adaptado según el documento oficial en español.)
• Se requiere que la oficina principal de la CO revise y apruebe el APJV mensual del PPCF, y que el Gerente de Operaciones certifique la conciliación mensual.
  (Formulación alineada con el documento oficial.)
• Si el monto total de todos los PPCF (ya sea un PPCF o varios) excede el nivel máximo, el/la Jefe/a de la Oficina debe enviar la solicitud al Tesorero para su aprobación.
  (Ver Anexo 5: Solicitud de aprobación de Tesorería.)
• La cuenta del libro mayor (GL) para el Fondo de Caja Chica del Proyecto (PPCF) es: 16106.
  (Coincide con el texto oficial: “16106 – caja chica del proyecto PCF”.)
• Los campos del cuadro de cuentas (“COA”) para facturas AP sin orden de compra, APJV y AR Direct Journal deben completarse con los siguientes datos:

a) Cuenta = 16106

b) Fondo = código de fondo pertinente para el proyecto

c) Unidad operacional

d) Departamento

e) Agente de implementación

f) Donante

g) ID del proyecto (este ID debe ser el mismo que el ID del proyecto incluido en la solicitud enviada al Tesorero)

h) Clave de elemento abierto (Open Item Key) = ID del índice de personal del Custodio del PPCF o ID del proveedor.

La certificación anual de cierre de ejercicio o la “atestación” debe confirmar el estado de cada PPCF mediante la presentación de la lista detallada del PPCF (respetar los mismos procedimientos de cierre anual de ejercicio que los de un PCF, incluido el depósito del efectivo restante de la caja fuerte en la cuenta bancaria de la CO y la conciliación/contabilidad completa).

PARTE RESPONSABLE

Plantilla/Directriz

Notas explicativas

Advertencia: Debe conocer en detalle los procedimientos para PCF y aplicarlos a los PPCF, tomando en cuenta las diferencias anteriores (especialmente en lo que respecta a los controles internos, la contabilidad, la conciliación y el cierre de ejercicio).