ÉTAPE

Les procédures relatives au PPCF sont les mêmes que les procédures du PCF, sauf pour les différences clés énumérées ci-dessous :

• L’autorité est déléguée uniquement au Représentant résident (sans possibilité de subdélégation) pour nommer un titulaire d’un accord de services du personnel (NPSA/IPSA) comme Dépositaire du PPCF. Lorsque le Dépositaire du PPCF est un NPSA/IPSA, la demande de réapprovisionnement doit être examinée et approuvée par le Directeur des opérations ou un niveau supérieur, et non par le Gestionnaire de projet ni par le responsable du bureau de projet. (Voir les orientations supplémentaires dans le Dispositif de contrôle interne.)
• Le siège social du Bureau de pays doit examiner et approuver l’APJV mensuelle du PPCF et le Directeur des opérations doit certifier le rapprochement mensuel.
• Si le montant total de tous les PPCFs (qu’il s’agisse d’un seul PPCF ou de plusieurs) dépasse le niveau maximal autorisé, le Chef du Bureau doit transmettre la demande au Trésorier pour approbation. (Voir Annexe 5 : Demande d’approbation du Trésor.)
• Le compte du grand livre général pour le Fonds de petite caisse pour un projet (PPCF) est : 16106.
• Les champs analytiques (« COA ») pour les écritures AP sans bon de commande, les APJV et les journaux directs AR relatifs au PPCF doivent être remplis avec les informations suivantes :

a) Compte = 16106

b) Fonds = code de fonds pertinent pour le projet

c) Unité opérationnelle

d) Département

e) Agent de mise en œuvre

f) Donateur

g) ID de projet (cet ID doit être identique à l’ID de projet figurant dans la demande adressée au Trésorier)

h) Élément clé en suspens (Open Item Key) = Index ID du membre du personnel dépositaire du PPCF ou ID du fournisseur.

L’attestation ou le certificat de fin d’année doit confirmer le statut de chaque PPCF en soumettant la liste relative au PPCF avec les toutes les informations (suivre les procédures exactes de clôture en fin d’exercice en tant que PCF, y compris le dépôt du solde en espèces dans le coffre-fort ou dans le compte bancaire du Bureau de pays et la comptabilité complète/le rapprochement complet).

Partie responsable

MODÈLE/DIRECTIVE

Notes explicatives

Attention : Il est important d’être pleinement familiarisé avec les procédures du PCF et de les suivre pour le PPCF, en tenant compte des différences ci-dessus, notamment en ce qui concerne les contrôles internes, la comptabilité, le rapprochement et la clôture de fin d’exercice.